Bpopartners Outsourcing Inmobiliario

Transcripción

1 Bpopartners Outsourcing Inmobiliario Procedimiento de Ingreso al Edificio Comunidad Espacio Cumming. Vigencia desde 20 de Enero 2012 Alcance. Este instructivo se aplica a toda persona que ingrese a la comunidad, como por ejemplo, sin que sea taxativo, sino meramente ejemplar, copropietario, residente, visita a residentes, trabajadores de distintas compañías de servicios externos, proveedores de insumos y servicios y empleados de la comunidad. También aplica a los vehículos en los que se desplacen. Objetivos. Proporcionar a la comunidad de un alto nivel de seguridad en materias relacionadas con la circulación de personas a través de: 1.- La generación de procedimientos normalizados claros. 2.- La asignación de responsabilidades claramente definidas a cada persona que interviene en el control de acceso. 3.- Contar con herramientas de capacitación y control para el personal que se contrata, y apoyo a la gestión de la administración del edificio y Comité de administración. Descripción de vías de acceso al Edificio Espacio Cumming 1. Se accede al área perimetral de jardines y estacionamientos del primer nivel a través de 2 accesos: a) Portón eléctrico Estacionamientos Superficie: Se ingresa mediante control remoto, es de uso exclusivo de los residentes. b) Puerta eléctrica de ingreso de peatones, accionado mediante control de acceso en mesón de conserjería. Nota: Cada departamento posee un control remoto. La administración deberá conocer el número total de controles remotos y su distribución. Se deberá mantener un listado actualizado de los mismos, esto con la finalidad de registrar eventuales pérdidas del dispositivo. 2. Se accede al edificio a través de 1 entrada a) Puerta principal del edificio, accionada eléctricamente en el mesón de conserjería. Ningún residente tiene dispositivos de acceso a esta puerta. Esta puerta debe mantenerse constantemente cerrada. Acceso Interno; b) Puerta lateral zócalo poniente torre A c) Puerta lateral zócalo poniente torre B pasando por torre A. Procedimiento de ingreso de personas residentes. Los residentes pueden hacer ingreso al edificio accionando el control remoto del portón para ingresar en sus vehículos particulares. El conserje deberá verificar a través de las cámaras de seguridad que no ingresan peatones no residentes mientras se cierra el portón. Se efectuarán las gestiones para que el portón permita la apertura parcial controlada por controles remotos. Se reitera que está prohibido ingresar o salir caminado por el acceso vehicular poniente, haciendo uso del control remoto, así como también solicitar a los

2 Conserjes o Porteros su apertura. Esta mala práctica genera problemas de seguridad adicionales y mayor gasto y desgaste en el motor. Procedimiento de ingreso de personas no residentes (Visitas). Toda persona que desee ingresar al edificio deberá anunciarse a través del citófono existente en Portería. Para permitir el ingreso el conserje realizará lo siguiente: Solicitud de nombre, persona a la que desea visitar y número de departamento. Informar de inmediato al Conserje por radio o verbal. El conserje deberá llamar al departamento involucrado y solicitar autorización para el ingreso de los visitantes. En caso que se autorice, el conserje lo comunicará a portería y solo entonces se permitirá el ingreso de la visita o, en su defecto, del vehículo. Se excepciona de esta regla el ingreso de personas mayores, personas acompañadas de niños menores, o con guaguas, personas discapacitadas y otras que a criterio del conserje no puedan esperar la autorización de ingreso en Portería. Una vez en la conserjería, el conserje procederá a registrar la siguiente información: Nombre y apellidos. Departamento que visita. Adicionalmente, para los visitantes que ingresen en vehículos motorizados, se llevará un registro que indique: Patente del Vehículo. Hora de ingreso. Departamento que visita. Número de personas. Número del estacionamiento que utiliza. El responsable de llevar este registro (de vehículos estacionados), será el Conserje de turno. Aquellos visitantes que no deseen seguir este procedimiento, sólo podrán acceder al departamento que desean visitar acompañados por el residente, por lo que éste deberá concurrir a buscar a su visita personalmente a portería. No se permitirá que las personas que piden reserva de su identidad circulen solos por áreas comunes. En este caso, el residente deberá acompañar a sus visitas a la salida del edificio al momento que deseen retirarse. Con la finalidad de hacer más expedito este procedimiento, se recomienda para las visitas planificadas, informar al conserje con antelación los datos de los visitantes, de esta manera el conserje sólo deberá corroborar los datos y anunciar la visita para permitir el acceso. No se permitirá el acceso de no residentes a los subterráneos ni a las bodegas salvo circunstancias extraordinarias calificadas por el Administrador o por el consentimiento del dueño quien deberá dejarlo por escrito en el Libro de Novedades, debiendo en este caso, designar a una persona responsable que lo acompañe durante su permanencia en las bodegas y estacionamientos. En Administración Página 2

3 todo caso, de presentarse esta situación, deberá ocupar el estacionamiento de visitas en caso de desplazarse en vehículo. Queda prohibido entregar el control remoto de acceso a los estacionamientos a personas que no sean residentes. Procedimiento de ingreso de personas no residentes, autorizadas por Residentes. Este punto establece el procedimiento de ingreso que tendrá el servicio de limpieza o servicio de cada departamento y personas que realizan cuidados particulares en caso de vacaciones. Para el caso del Servicio de limpieza, cada propietario deberá entregar los datos de las personas e informar cuando se produzcan cambios, reemplazos por vacaciones, días en que se realizan las labores (en caso que sea servicio por días específicos). En el caso de cuidadores, por el periodo de vacaciones, cada residente deberá dejar registrada en forma previa con el Mayordomo o Conserje, la siguiente información: Nombre completo. Numero de departamento a utilizar. Indicar uso de estacionamientos y/o vehículos de los residentes. Otra información que sirva de Control. Procedimiento de ingreso Personal Empresas de Servicio u Otros. 1. Empresas de Servicio. Se deberá reducir tanto como sea posible la circulación de personal que generalmente entregan diarios, revistas, cuentas y correspondencia. Cada vez que el volumen lo permita, deberán ser recibidas a través de los ventanales de Conserjería. El responsable de la recepción de la documentación será el conserje de turno. Se reitera la prohibición existente para el ingreso de todo tipo camiones que efectúen mudanzas y/o traslado de bienes, aunque se encuentren sin carga, no pudiendo entrar al estacionamiento de visitas. Lo anterior, porque el asfalto de los estacionamientos no tienen la capacidad de soportar vehículos pesados. El horario para las mudanzas es de lunes a viernes entre las 09:00 y las 18:00 horas y el día sábado entre las 09:00 y las 14:00 horas y el ingreso será por acceso principal peatonal Edificio. Se debe informar las fechas y horas de las mudanzas a fin de coordinar ante una eventual duplicidad en un mismo día, además se reitera la obligación de firmar carta compromiso Condominio Espacio Cumming al iniciar la mudanza, para responder por los posibles daños que se ocasionen en el edificio. Las mudanzas deben utilizar el ascensor habilitado y recubierto para esos efectos, sin que puedan utilizar los restantes, siempre respetando el límite de carga. Administración Página 3

4 2. Empresas de Comida o Servicios similares. Para el personal de entrega de comidas, se permitirá el acceso hasta el departamento siguiendo el procedimiento para personas no residentes. 3. Empresas o Personal trabajos de Obra. Para el personal externo, contratado para realizar obras en departamentos de residentes o para obras en áreas comunes, el conserje de turno al inicio de las obras deberá registrar los datos personales completos en el libro Registro de obras, que se mantendrá en Conserjería. Contendrá la siguiente información. a) Departamento o espacio donde se desarrollan las obras. b) Propietario o responsable de la contratación. c) Nombre del responsable de las obras. d) Datos de contacto del propietario y prestador del servicio. e) Tiempo estimado para la ejecución de las obras. Los residentes deberán informar previamente el inicio de los trabajos. Cuando corresponda solicitar garantías por posibles daños. Los horarios para efectuar los trabajos son: de lunes a viernes desde las 9:00 a 19:00. Sábados de 10:00 a 14:00. Los días Domingo no se permiten obras. Entrada y retiro de materiales o desechos. Registro de las personas, adicionales al responsable de la Obra. Portar en lugar visible una tarjeta con un número asignado (que será proporcionada por la Administración y Conserjería), el que individualiza al trabajador externo y que en la eventualidad de haber algún reclamo pueda establecerse la identidad. Para trabajos con tiempo de ejecución superiores a 5 días, se exigirá certificado de Antecedentes para fines especiales para cada operario. El conserje de turno proporcionará una tarjeta de identificación numerada a cada trabajador, la que deberá ser mantenida en un lugar fácilmente visible para cualquier miembro de la comunidad. No se permitirá la circulación de maestros a áreas no declaradas a la administración. Quienes no cumplan con lo indicado, serán invitados a retirarse del edificio por nuestro personal. 4. Personal Condominio Espacio Cummnig. Sobre el personal del Condominio, se dispone lo siguiente: Toda nueva contratación deberá ser publicada en el diario mural, indicando Nombre completo y labores que realizará, con la foto de la persona. Los trabajadores deberán estar claramente identificados mediante su uniforme y logotipo alusivo al condominio. El personal de Administración portará en zona visible una tarjeta de identificación indicando en letra grande el nombre de pila, seguido por el apellido en tipografía inferior, indicando el cargo, como por ejemplo Mayordomo, Conserje, Auxiliar, etc. Administración Página 4

5 5. Empadronamiento de residentes en caso de emergencias: Con el propósito de poder llevar adecuadamente la evacuación del edificio en caso de catástrofe, se mantendrá en portería un cuaderno en donde se anote en orden correlativo el número de personas que habitan cada uno de los departamentos, sin nombre, indicando si hay personas minusválidas, ancianos, niños u otros que requieran colaboración para bajar las escaleras, o personas que deseen ser contactadas en caso de siniestros para ayudar en la evacuación. 6. Finalmente, creemos necesario reiterar normas básicas de seguridad, como por ejemplo: 1.- Al salir de su departamento utilice siempre la alarma instalada, cuyo manual le fue proporcionado al momento de la entrega. 2.- Al salir, no deje nunca su departamento sin doble llave. Se sugiere colocar doble chapa de seguridad. 3.- De ser posible, si va a salir por varios días, avise al Administrador, Conserjería y a algún vecino del edificio. 4.- Si Ud. ve personas circulando por espacios comunes sin que los reconozca como residentes, avise a conserjería. 5.- No deje a sus visitas solas en áreas comunes, como jardines, piscina, pues está prohibido. Esperamos que sepan comprender que estas normas básicas van en nuestro beneficio y el de nuestras familias, por lo que si algún copropietario desea cooperar, por favor no duden en hacerlo. Administración Página 5

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