Manual del expositor

Transcripción

1 Manual del expositor

2 Es nuestro compromiso reducir la posibilidad de riesgos durante la realización de Expo Tecnología, por eso le sugerimos verificar cuidadosamente la logística de su participación. Recuerde que nuestro personal con gusto le asesorará y aclarará todas sus dudas. Turne este manual a las personas involucradas en la participación de su empresa, así como al decorador de su stand para el correcto cumplimiento del presente. 1 Espacio Existen espacios con las siguientes características: 3 x 3 m (9 m 2 ) Mamparas - Cajón: 2 paredes laterales y 1 de fondo - Esquina: 1 pared lateral y 1 de fondo Iluminación de stand (solo stands con antepecho) Antepecho con el nombre de la empresa (no logotipo) Alfombra Contacto eléctrico (1,000 watts) 4 gafetes 1 mesa 2 sillas Esquina Cajón 6 x 3 m (18 m 2 ) Mamparas - Cajón: 2 paredes laterales y 1 de fondo - Esquina: 1 pared lateral y 1 de fondo Iluminación de stand (solo stands con antepecho) Antepecho con el nombre de la empresa (no logotipo) Alfombra Contacto eléctrico (1,000 watts) 6 gafetes 1 mesa 2 sillas Esquina Cajón 6 x 6 m (36 m 2 ) 6 x 9 m (54 m 2 ) 8 gafetes Contacto eléctrico (1,000 watts) Alfombra 12 gafetes Máximo 8 expositores Contacto eléctrico (1,000 watts) Alfombra 2

3 1.1 Mobiliario Mesa Sillas Mesa con faldón azul 65 cm 1.20 m 2 sillas 60 cm Todo el mobiliario, mamparas y rótulos que se incluyen en el paquete se deben solicitar previamente en el módulo del expositor con las claves asignadas a su empresa. Si se solicita fuera de la fecha límite, 29 de mayo o durante el montaje de la expo, tiene un costo adicional de $2, pesos más IVA en stand 3x3 y $5, pesos más IVA en stand 6x3, entregándose al día siguiente del solicitado, dado que el montaje de adicionales se hará durante la noche. La altura máxima de los stands no debe ser mayor a 5 m. En caso de sobrepasar los 2.44 m de altura, deberá cubrir las partes sobresalientes que afecten la vista de los demás stands. La parte posterior de los paneles a utilizar en el stand deberán estar forrados y pintados de un color neutro (blanco o negro). Es inadmisible la invasión del espacio de otros expositores o de pasillos de circulación para el público. En caso de stands de doble piso la altura máxima es de 5.70mts y deberán exhibir un letrero señalando la capacidad máxima de estimada de personas, indicando en texto la capacidad en kg/mts2. Lo anterior deberá estar respaldado con un cálculo estructural, firmado por un perito. 2 Operación en la Sede 2.1 Montaje El montaje del evento iniciará el martes 24 de junio a partir de las 09:00 hrs., de acuerdo al tamaño de su stand: Tipo de Stand Horario Salón Jalisco C 6 x 9 y 6 x 6 6 x 3 3 x 3 09:00-22:00 hrs. 10:00-22:00 hrs. 11:00-22:00 hrs. Consulte el mapa del evento en: 3

4 Para la descarga de materiales al área de exposición la entrada es por Av.Faro, deben mencionar que van al evento Expo Tecnología. El transporte tiene solo media hora para la descarga, de exceder ese tiempo se le aplicará un cobro por concepto de estacionamiento; únicamente se permite el acceso de un vehículo por empresa. El ingreso está sujeto a la capacidad de los andenes y del lugar que ocupe en la fila, es necesario tomar precauciones. No se hacen excepciones. A las 22:00 hrs. del día 24 de junio, todos los stands deberán estar terminados, por lo que el personal de montaje deberá abandonar la sala. El stand que no haya sido ocupado a esta hora se considerará abandonado por parte del expositor y será utilizado como el comité organizador lo considere conveniente. El colganteo de lonas, banners o pendones que vayan sujetos al techo del recinto se realiza directamente en el módulo de servicios de Expo Guadalajara, tel: (33) Ext. 2800, [email protected] (El precio depende de las características del material a colgar). No está permitido clavar, atornillar, raspar, pintar ni utilizar pegamentos o adhesivos que dejen huella en las paredes, piso, alfombras, columnas, techos y trabes del recinto. En caso de dañar las instalaciones o el material que les es proporcionado, deberán cubrir el costo correspondiente al daño. Los trabajos de carpintería, herrería, albañilería, plomería, electricidad ó de cualquier otra índole se deberán efectuar fuera del área de exposición, permitiéndose únicamente dentro de ésta el armado de mobiliario y equipo. Queda prohibido dentro del área de exposiciones el uso de sierras, compresores, soldadoras, pistolas de aire y demás equipos ruidosos o contaminantes. No se permite manipular, desmontar o modificar el material instalado (mamparas, iluminación, stands, etc.) de hacerlo deberán cubrir el costo correspondiente. En caso de usar adhesivos sobre las mamparas, se hará un cargo extra de $ por metro lineal por depilación. La limpieza general de la exhibición será proporcionada por los organizadores. La limpieza individual de los stands es responsabilidad de cada expositor. Los expositores deberán encargarse de sacar del recinto los materiales sobrantes, así como la basura resultante del desempaque de los productos durante el montaje (cajas, cartones, materiales de construcción, etc.). 2.2 Servicios Adicionales Grupo Fidalex pone a su disposición los servicios de apoyo de la división imagen, para cualquier solicitud usted podrá contactar a: Maribel Guzmán Tel: (55) Ext. 185 / [email protected] Todos los diseños de stand, junto con la hoja de la página 10, ficha técnica de construcción y dibujo del stand a montar, deberán ser enviados a [email protected] para ser autorizado por Expo Guadalajara y protección civil. 4

5 Para contratación de servicios de internet, favor de comunicarse a Expo Guadalajara, tel: (33) Ext. 2800, o al correo [email protected] 2.3 Gafetes Expositores El registro de los gafetes de expositor se hace mediante el módulo de expositor con las claves asignadas a su empresa. La entrega se hará el día 24 de junio de 14:00 a 20:00 hrs., y el 25 de junio de 09:00 a 11:00 hrs. en el área de registro el lobby del Salón Jalisco. 2.4 Energía Eléctrica El espacio cuenta con suministro de energía eléctrica mediante un contacto doble polarizado de 1,000 watts por cada área contratada. En caso de requerir instalaciones especiales, favor de enviar un correo a [email protected] este servicio adicional tiene un costo extra. Durante el montaje, la luz del piso de exhibición se habilitará hasta el día 25 de junio a partir de las 9 de la mañana. El recinto cuenta con cajas de luz en los pasillos, en caso de requerir electricidad para maniobras de montaje, será necesario que el montador lleve sus propias extensiones. Las instalaciones eléctricas internas que se realicen en cada stand deberán hacerse con cable de uso rudo y de calibre adecuado para la carga a utilizar, entubadas, protegidas y aislando los empalmes correctamente. NO SE ACEPTA BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA CABLE DUPLEX. Está prohibido manipular o cambiar de lugar las instalaciones eléctricas de suministro a los expositores; por lo que podrán conectarse exclusivamente a los contactos de líneas directas que para tal efecto se han dispuesto en su área de stand. No se permite montar tarimas sobre el cable de suministro de energía eléctrica. Los organizadores se reservan el derecho a desconectar el suministro de energía eléctrica a cualquier expositor cuyas instalaciones no cumplan con las regulaciones indicadas y/o que representen peligro. 5

6 2.5 Seguridad Durante todo el evento habrá vigilancia necesaria para el material y equipo del expositor, sin embargo, ni los organizadores, ni el recinto se hacen responsables por robo o pérdida de algún tipo de pertenencias personales, así como de los materiales de exhibición e instalaciones del stand. Se recomienda asegurarlos contra daño, robo o pérdida. Es obligación del expositor entregar un inventario de materiales y equipos ante el servicio de vigilancia. Dicho inventario tiene función de seguridad preventiva y no podrá ser considerado como recibo de materiales, por lo que el organizador se deslinda de cualquier responsabilidad. En el momento que se ingrese el equipo de cómputo y/o electrónico, es obligación del expositor registrarlo en la bitácora del personal de seguridad, cabe mencionar que el equipo debe salir por la misma puerta de acceso donde se registró. El personal de seguridad puede colocar sin costo alguno candados a laptops, proyectores, pantallas, dvds, etc. Le sugerimos asegurar todos sus equipos para evitar pérdidas o robos, solo es necesario solicitar los candados a los elementos de seguridad. Esto no deslinda al expositor de hacerse responsable de sus pertenencias. 2.6 Alimentos y Bebidas De acuerdo con las políticas del recinto, no se permite el ingreso de comestibles ni bebidas que no sean de la empresa México en su Mesa, S.A. de C.V., con la que Expo Guadalajara tiene la concesión del servicio. En caso de ingresar alimentos y/o bebidas sin previa autorización del Comité Organizador, el expositor deberá cubrir el costo por desplazamiento el cual se determinará por la cantidad y tamaño del aperitivo. Si requiere contratar alimentos y bebidas, favor de contactar a [email protected] 2.7 Material de Promoción, Venta y Escaneo de Visitantes Los materiales impresos de promoción, las demostraciones y cualquier otra actividad de ventas directas u obsequios, así como el escaneo de visitantes, están restringidos al área de su propio stand. Si el expositor hace caso omiso de este punto se procederá a retirar el material que se esté repartiendo en las zonas de circulación. 6

7 2.8 Rifas El recinto requiere con anticipación el original del permiso de la Secretaría de Gobernación para que el expositor pueda realizar rifas dentro de su stand, de lo contrario no se podrán efectuar. 2.9 Horarios de Exposición Fecha Horario 25 de Junio 13:00 hrs. a hrs. 26 de Junio 13:00 hrs. a 20:00 hrs. El evento se llevará a cabo en el Salón Jalisco C de Expo Guadalajara, ubicado en Av. Mariano Otero 1499, Col. Verde Valle, Guadalajara, Jalisco, los días 25 y 26 de junio. Se requiere la llegada de los expositores al menos una hora antes de que se abra el acceso al público para que, una vez iniciada la expo, se encuentren atendidos todos los stands, de lo contrario, por políticas de imagen de la empresa, todos los stands serán abiertos aunque no estén atendidos. El reabastecimiento de materiales para los stand se realizará el día 26 de junio de 09:00 a 12:00 hrs. Durante el horario de exposición no se permitirá a los expositores ingresar con materiales pesados, diablos, carros o decoración para su stand. 3 Desmontaje El desmontaje será el 26 de junio de las 20:30 hrs. a 23:00 hrs. No está permitido desmontar su stand antes del horario establecido. Es importante considerar que no se podrá retirar ningún material (banners, estructuras, pósters, promocionales, etc.) por puertas principales, ni por andenes, antes del horario mencionado. 4 Estacionamiento El costo del estacionamiento es de $50.00 pesos tarifa única, más I.V.A. No hay tarifa exclusiva para expositores. 7

8 5 Hospedaje y Transportación En caso de requerir hospedaje y/o transportación, favor de contactar al siguiente número: Tel: (55) Ext [email protected] 6 Términos y Condiciones Grupo Fidalex se reserva el derecho de modificar o añadir disposiciones en el presente reglamento, lineamientos que deberán ser cumplidos por parte del expositor. El expositor acatará también las políticas de la sede y se hará responsable de los daños que ocasione a las instalaciones del lugar y a los expositores que resulten afectados. 8

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10 Montaje y Diseño de Stand Datos Expositor Nombre de Empresa: No. Stand: Nombre de Responsable: Cargo: Datos Proveedor de Montaje Empresa: Nombre de Responsable: Tel: Este formato deberá enviarse previamente lleno a [email protected] con los datos solicitados, la ficha técnica de construcción y el dibujo del stand a montar para ser autorizado por Expo Guadalajara y protección civil. De no ser enviado, no se permitirá hacer el montaje del mismo. 10