REGLAMENTO PARA AUSPICIOS DE EVENTOS DEL PMI CAPITULO ECUADOR

Transcripción

1 REGLAMENTO PARA AUSPICIOS DE EVENTOS DEL PMI CAPITULO ECUADOR Ecuador, 1 de Abril del ANTECEDENTES El PMI Capítulo Ecuador realizará, el 15 de mayo del 2013 en Guayaquil y el 17 de mayo del 2013 en Quito, el Tercer Congreso Internacional de Dirección de Proyectos con el objetivo de difundir las mejores prácticas para la Dirección de Proyectos aceptadas a nivel global. La Directiva responsable de la organización del evento ha diseñado una interesante agenda de conferencias que serán dictadas por expositores internacionales con amplia experiencia en Dirección de Proyectos, enfocadas a innovadores temas que, sin lugar a dudas, serán un valioso aporte al conocimiento y experiencia para los involucrados, directa o indirectamente, con la gestión de proyectos en nuestro país. Adicionalmente, el PMI Capitulo Ecuador ha puesto a disposición de la comunidad empresarial la posibilidad de participar en este importante evento, a través de auspicios, los mismos que serán gestionados y normados por medio de este reglamento.! 1 de 5!

2 2.- PRODUCTOS/CARACTERÍSTICAS/COSTOS AUSPICIO PLATINUM AUSPICIO GOLD AUSPICIO SILVER ÁREA 2,40 m2 Stand con backing y mostrador 1,80 m2 Stand con backing y mostrador 1,20 m2 Stand con backing y mostrador BANNERS Máximo 2 tipo roll up Máximo 2 tipo roll up Máximo 1 tipo roll up LOGO Mailing y publicidad impresa Mailing y publicidad impresa Mailing y publicidad impresa SITIO WEB PMI CAPITULO ECUADOR Publicación del logo con enlace al sitio web del auspiciante Publicación del logo con enlace al sitio web del auspiciante Publicación del logo con enlace al sitio web del auspiciante MATERIAL DE APOYO DISTRIBUIDO DURANTE EVENTO Logo impreso en cada hoja Logo impreso en cada hoja Logo impreso en cada hoja MENCIÓN DEL AUSPICIO AL INICIO Y CIERRE DEL EVENTO BANNER EN EL SITIO WEB DEL PMI CAPITULO ECUADOR SI SI SI 1 año 6 meses --- PERSONAL EN STAND INVITACIONES DE CORTESIA COSTOS USD USD 1, USD Nota 1.- Los costos no incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Nota 2.- El PMI Capitulo Ecuador se reserva el derecho de ofrecer algún tipo de auspicio fuera del considerado en este documento El auspicio en una sola ciudad tiene un 20.00% de descuento sobre el precio indicado! 2 de 5!

3 3.- DERECHOS DE LOS AUPICIANTES a) Recibir los productos y características ofertados de acuerdo al tipo de auspicio seleccionado y pagado. b) Recibir la factura correspondiente dentro de los plazos establecidos por la ley. c) Recibir las retenciones de ley correspondientes dentro del tiempo establecido por la ley. d) Disponer de la logística adecuada (conexiones eléctricas, iluminación, mesas, ubicación) para la presentación de sus productos. e) Promoción y difusión adecuada del evento por parte de los organizadores. f) Escoger el espacio físico de acuerdo al orden de pago, según lo establecido en este reglamento g) Formar parte y participar en la actividad de presentación de cada auspiciante. 4.- OBLIGACIONES DE LOS AUSPICIANTES a) Cancelar los valores correspondientes según el tipo de auspicio contratado dentro de los plazos definidos. b) Mantener niveles éticos y de comportamiento adecuados durante la ejecución del evento. c) Definir y comunicar el nombre de la persona responsable de la coordinación del espacio contratado. d) Crear y estimular un ambiente de alto nivel, acorde con la importancia del evento, con el público asistente y con el resto de auspiciantes. 5.- POLITICA DE ADMISIÓN a) Definir y comunicar el nombre de la persona responsable de la coordinación del espacio contratado. b) Los espacios físicos serán escogidos por los postulantes según la disponibilidad al momento del pago.! 3 de 5!

4 c) El pago en efectivo, transferencia, entrega del cheque certificado y/o la efectivización del cheque es la única manera de asegurar el orden y la prelación para escoger el espacio. d) Una vez verificado el pago (en efectivo, transferencia o cheque certificado la confirmación es instantánea y en cheque normal es una vez que se verifique la efectivización), el auspiciante tiene derecho a solicitar la asignación de un espacio, de acuerdo a la disponibilidad del momento. f) Previamente se señalarán cuáles son los espacios platino, gold y silver,, a los cuales se les colocará un número para la asignación de auspiciantes.. g) Los espacios se ocuparán de acuerdo a la fecha de pago. No se garantizan más espacios que los que se indiquen en el plano de distribución. 6.- POLÍTICA DE GESTIÓN a) La responsabilidad de Gestión y Resolución de Conflictos relacionados con el evento por parte de la Directiva del Capítulo PMI Ecuador, deberá ser solucionada entre un representante de PMI Capitulo Ecuador, el representante de la empresa organizadora del evento (o el representante del lugar del evento) y el Responsable de la coordinación del espacio físico por parte del auspiciante. b) Cualquier inquietud o solicitud deberá ser realizada por escrito como máximo hasta 3 días antes de la fecha de ejecución del evento. c) Toda inquietud o solicitud realizada de manera formal será respondida por el responsable de Gestión y Resolución de Conflictos del evento en un plazo máximo de 24 horas. d) Las formas de pago aceptadas serán solamente: efectivo, transferencia directa, cheque certificado y cheque normal. e) El pago confirmado (en el caso de cheque normal, la efectivización en la cuenta del PMI) será la única forma para escoger el espacio de exhibición (la fecha de efectivización del cheque será la que del orden para la selección). f) No existen inscripciones, ni muestras de interés de los espacios disponibles, el pago es la única manera de escoger el espacio.! 4 de 5!

5 h) No se permitirán cambios de espacios físicos que hayan sido acordados entre los auspiciantes. i) El período de pago de los auspicios será entre el 1 de abril al 30 de abril ii) El punto único de pago será en las oficinas del PMI Capítulo Ecuador (Naciones Unidas, Edificio del Banco Bolivariano, piso 6, telf ) con la Contadora del Capítulo, señora María Dolores Puebla en el siguiente horario 08h00-13h00 y 14h00-17h00.! 5 de 5!