MANUAL DEL EXPOSITOR. 2 al 4 de Abril Ciudad Juárez Chihuahua

Transcripción

1 MANUAL DEL EXPOSITOR 2 al 4 de Abril Ciudad Juárez Chihuahua

2 Bienvenida A TODOS LOS EXPOSITORES: Bienvenidos a Expo Packing 2014, el evento más importante para proveedores y fabricantes de la industria del empaque, que se llevará a cabo del 2 al 4 de Abril en el Centro de Convenciones Cuatro Siglos, ubicado en Calzada del Rio #8989 esquina con Florida, Fracc. Quintas Alameda en Cd. Juárez, Chihuahua. Para nosotros es un gran gusto que sea parte de esta Expo que tiene como objetivo ofrecer un espacio de oportunidad para el crecimiento de su empresa. El manual de expositor hará de su conocimiento información importante para tener una destacada participación dentro de la Expo, por lo cual le solicitamos poner especial atención a los horarios, fechas y requerimientos, así como difundir este manual a toda aquella persona que estará involucrada durante el evento. Centro de Convenciones Cuatro Siglos a nombre de Expo Packing, le damos la bienvenida y le deseamos una exitosa participación. 1

3 Resumen Nombre del Evento: Primer Expo Packing. Ubicación: Calzada del Rio #8989 esquina con calle Florida, Fraccionamiento Quintas Alameda. Fecha: Del 2 al 4 de Abril del Horario de exhibición: De las 10 am a 6 pm. Estacionamiento: Se cuenta con estacionamiento para 700 vehículos. Seguridad: Se contará con seguridad tanto pública como privada para el bienestar de los visitantes. Voluntarios: Estos se encontrarán debidamente identificados, entre las actividades principales de los voluntarios será el atender a los asistentes a la Expo. Edecanes: La Expo Packing contará con edecanes propias, sin embargo se permite que cada empresa tenga sus propias edecanes. Promoción Interna: Se permitirá que cada empresa, a su criterio y consideración, pueda utilizar folletería, regalos y souvenirs. Publicidad externa: Los expositores tienen derecho a que su logotipo empresarial aparezca en la publicidad impresa y en la manta exterior de Bienvenida con una medida de 5 X 5 metros. Conferencias: Todos los asistentes y empresas exhibidoras tendrán derecho a asistir a las conferencias que se llevaran a cabo los 3 días del evento en horarios matutinos y vespertinos. Se llevarán a cabo entrevistas personalizadas tanto en la sala de prensa como de producción televisiva para quien desee promocionarse en los medio masivos. Hospedaje: Para este evento se están contando con 6 hoteles sedes. Los hoteles han concedido descuentos considerables para los asistentes a la 1era Expo Packing. 2

4 Características del stand El stand Incluye: Mampara de melamina Blanca de 3.0 m ancho x 2.0 m fondo y 2.40 m. de altura. Antepecho con el logo y nombre de la empresa. Iluminación. Una mesa rectangular con dos sillas. Toma de energía eléctrica de 110 volts/ 760 watts (no incluye extensiones eléctricas). Inserción en Directorio impreso (antes del 20 de Marzo). Gafetes para el personal de su stand (4). Opcional a renta: alfombra de 3x2 mts. Si usted no requiere alguno de los elementos que conforman su módulo, favor de notificarlo. 3

5 Ubicación 4

6 STANDS 5

7 Reglamento MODULOS Normas Básicas: 1.- La contratación de contactos eléctricos adicionales se deberá hacer directamente con el coordinador general de Expo Packing. 2.- Si el expositor requiere de un mayor consumo de 760 watts, deberá solicitarlo por escrito con un mínimo de 15 días previos a la exposición y cubrir el costo correspondiente. 3.- No se permite clavar ni perforar las mamparas del stand; solo puede utilizar cinta adhesiva doble cara. 4.- No se permite pintar en el interior o exterior de las instalaciones. 5.- Los materiales o artículos de exposición no deberán exceder los límites del espacio contratado. 6.- El aseo de los stands es responsabilidad del expositor tanto en época de montaje y desmontaje como durante el evento, si alguna empresa especializada o persona ajena se encargara del mismo, el propio expositor quedará como responsable ante el Comité Expo Packing. 7.- Toda empresa de montaje debe contar con las herramientas y equipos necesarios para la ejecución de sus trabajos, Expo Packing no presta ni alquila sus herramientas o equipos. MONTAJE Y DESMONTAJE Normas Básicas: 1.- El montaje y asignación de los stands se realizará los días Lunes 31 de Marzo y Martes 1 de Abril. 2.- No se entregarán áreas para montaje de expositores antes de la fecha programada, sin embargo en casos estrictamente necesarios, y si las condiciones de tiempo lo permiten, solo el Comité autorizará el uso anticipado del espacio. 3.- No se entregarán áreas de exhibición o stand sin presentar la documentación solicitada por el Comité Expo Packing debidamente llenada y firmada, cada expositor será responsable de todos y cada uno de los objetos en ellos contenidos.. 6

8 Reglamento 4.- Toda persona que asista ya sea para descarga o montaje del módulo, deberá de contar con una identificación oficial y gafete que le proporcionará el Centro de Convenciones Cuatro Siglos, para poder tener acceso a las instalaciones. 5.- La empresa de montaje y desmontaje deberán portar todo el tiempo, el gafete correspondiente para la instalación. 6.-La zona de carga y descarga será por el área de rampas en la parte sur del edificio. 7.- El tiempo de carga y descargar será máximo de 30 minutos. 8.- No se permite clavar ni perforar las mamparas del stand; solo puede utilizar cinta adhesiva doble cara. 9.- No se permite pintar en el interior o exterior de las instalaciones Los materiales o artículos de exposición no deberán exceder los límites del espacio contratado Las lonas que serán colocadas a una altura mayor a los 2.5 mts sobre las estructuras del CCCS, deberán ser entregadas a mas tardar el sábado 29 de marzo El aseo de los stands es responsabilidad del expositor tanto en época de montaje y desmontaje como durante el evento, si alguna empresa especializada o persona ajena se encargara del mismo, el propio expositor quedará como responsable ante el Comité Expo Packing Toda empresa de montaje debe contar con las herramientas y equipos necesarios para la ejecución de sus trabajos, Expo Packing no presta ni alquila sus herramientas o equipos Toda material y/o equipo pesado deberá estar apoyado sobre hule o algún material similar al momento de la descarga para proteger el piso A partir de las 7:00 pm del día Martes 1 de Abril, no se permitirá el ingreso de ningún material y/o equipo a la zona de exhibición, ya que permanecerá cerrada para limpieza general El desmontaje se realizaran los días Viernes 4 de abril de 18 a 20 hrs y Sábado 5 de Abril de 10 a 18 horas. 7

9 Reglamento EXPOSITORES Normas Básicas: 1.- Se entregarán 4 gafetes por módulo. Los expositores deberán portar durante todo el evento el gafete correspondiente, proporcionado por el Comité Expo Packing. 2.- Cada módulo deberá de contar con un responsable y contacto directo. El responsable tendrá la obligación de enviar los nombres de las 4 personas que tendrán acceso al pase de expositor (Formato). 3.- La fecha límite para registro de expositores será el día 26 de Marzo a las 6:00 pm. 4.- Los días del 24 de Marzo al 1 de Abril se entregarán los gafetes de expositores en las oficinas del Centro de Convenciones Cuatro Siglos, en horario de oficinas de 9 am a 6 pm. 5.- Los expositores deberán presentar el gafete oficial de la compañía de la cual serán expositores, para poder recoger los gafetes. 6.- El montaje del módulo debe ser atendido en todo momento por el personal del Expositor, sin excepción. 7.- El Expositor nombrará a un encargado de módulo, quien será el responsable ante el Comité de Expo Packing antes, durante y al finalizar la exposición del evento. 8

10 Reglamento REGLAS GENERALES 1.- Antes de iniciar el montaje, tanto el expositor como el encargado del mismo deberán cerciorarse en el sitio de las condiciones físicas y de las dimensiones, de los espacios a ocupar y los diseños deberán seguirse a las condiciones existentes. Expo Packing no modificará sus instalaciones para acoplarse al diseño del stand como consecuente el proyecto deberá ajustarse a las condiciones del recinto. 2.- El lugar Sede cuenta con diferentes áreas, como son: salas de conferencias, área de comidas, áreas de exposición, vestíbulo, oficinas y exteriores, espacios que cuentan con diferentes tipos de acabados en pisos y muros, por lo que solicitamos de la manera más atenta seamos muy cuidadosos en su uso para no ser dañadas por la naturaleza propia de las instalaciones. 3.- Las empresas de decoración que tengan a su cargo módulos independientes, deberán recibir y entregar las áreas correspondientes mediante acta o contrato suscrito por la coordinación operativa. Bajo ninguna circunstancia podrá iniciarse el montaje de las áreas de exhibición sin la correspondiente entrega oficial por parte de Expo Packing. 4.- Por razones de seguridad no se entregan planos en medio magnético, únicamente impresos y a expositores con formato oficial de autorización de ocupación de modulo. 5.- No se aprobará la utilización del espacio como taller de producción, únicamente podrá utilizarse para ensamblaje y montar las partes o módulos fabricados con anticipación. Quedando prohibido la limpieza de materiales, herramientas, brochas, contenedores de pintura, o cualquier equipo en las áreas de sanitarios, cafetería y las instalaciones generales del recinto. 6.- Debe respetarse el perímetro que delimita el área de exhibición en planta así como la altura permitida, siendo esta de 6 metros. 7.- No se permite el uso de espacios no autorizados en el plano de distribución correspondiente o que no se encuentre establecido mediante acuerdo escrito. El Departamento Técnico se reserva el derecho de desalojar o hacer desalojar dichas áreas sin responsabilidad alguna de su parte y con cargo al expositor. 8.- El expositor entregara el espacio asignado en idéntica forma de conservación y aseo en que fue recibidos, en caso contrario se aplicarán las multas y valores de reposición. 9.- Está prohibido pintar con aerosol, sistema de aspersión o compresión dentro del recinto, quienes necesiten pintar por fuerza mayor dentro del área de exhibición están obligados a instalar PLÁSTICO EN TODA EL ÁREA DE EXHIBICIÓN, y encerrar o aislar el espacio del stand para no afectar las áreas adyacentes, de no cumplir con este requerimiento se multara a la empresa responsable del montaje y quien responderá de los daños o molestias causadas. 9

11 Reglamento REGLAS GENERALES 10.- Se permite colgar elementos livianos como mantas, de las estructuras del edificio siempre dentro del área de su(s) módulo(s). Las empresas deberán prever diseños ágiles, fáciles de armar y desarmar que no impliquen modificaciones o alteraciones de las edificaciones del Recinto. No se permite pegar artículos en pisos y paredes 11.- El Comité de Expo Packing proveerá a cada stand de un tomacorriente con dos clavijas por cada stand (110 vts). Cada expositor deberá contar con las extensiones eléctricas necesarias para cumplir con su actividad El expositor o la empresa de montaje, están obligados a cumplir con las reglas y políticas del presente manual y no permitir alterar su orden, queda prohibido el portar armas de fuego, fumar en cualquier zona interna del recinto, introducir sin la autorización del Comité de Expo Packing alimentos, bebidas, substancias toxicas, materiales inflamables, explosivos, corrosivos, objetos punzocortantes y en general artículos o actividades que al usarse o realizar pongan en riesgo a las personas, el inmueble o las instalaciones, mobiliario y equipo El Comité de Expo Packing realizará las labores de levantamiento de materiales, objetos o mercancía que encuentre abandonados en áreas comunes o de circulación, fuera del área asignada al expositor, sin responsabilidad por su estado o paradero, y cobrará los gastos que genere esta operación Una vez terminado el periodo de tiempo establecido para el desmontaje, el Comité Expo Packing retirará y dispondrá del material de decoración o elementos que aún permanezcan en el área de exhibición sin que ello implique responsabilidad de la Corporación sobre los mismos, y cobrará los gastos que ello origine No se permitirá la entrada al área de stands de maquinaria, equipo pesado, cajas, vehículos y empaques de gran volumen después del día de la inauguración. En el caso de ser motivo de exhibición, debe permanecer apagado y con el mínimo de combustible necesario para realizar maniobras. Cumpliendo siempre con las normas de seguridad que garanticen la ausencia de cualquier riesgo para los visitantes e instalaciones. El Comité Expo Packing podrá adoptar las medidas de seguridad que se consideren al momento de la demostración y funcionamiento de dicha maquinaria y aparatos, en caso de que se considere peligroso y/o nocivo o molesto para los visitantes y expositores se le solicitara que deje de utilizarse. 10

12 Reglamento REGLAS GENERALES 16.- No se permite el pintar o tapizar pisos, muros, columnas, estructuras, techos, clavar, atornillar, perforar o realizar cualquier acción que implique el deterioro de las instalaciones y servicios dentro y fuera del lugar. No se permite el soldar en ningún lugar de la exposición Cualquier daño causado por no cumplir con las normas anteriores deberá ser cubierto de inmediato por el Expositor, como responsable absoluto y solidario de su personal a cargo o el contratado para montaje y desmontaje de su stand, aunque sea de manera eventual El Expositor debe portar en todo momento durante el evento el gafete según sea el caso de expositor o instalador. Tiene prohibido subarrendar y el compartir parcial o totalmente sus(s) módulo(s), estará sujeto a aprobación de Expo Packing Queda PROHIBIDO cualquier demostración o actividad que de por resultado un obstáculo en los pasillos o que evite el libre acceso a los módulos de los expositores contiguos, en su caso le será suspendida por el Comité Expo Packing durante el tiempo necesario Está PROHIBIDO llevar a cabo actividades, exhibiciones o espectáculos que puedan ser ilegales o contrarias a la moral y buenas costumbres. El Comité Expo Packing se reserva el derecho de cancelar cualquier actividad al respecto En caso de que el Expositor esté interesado en presencia publicitaria o de su logo en áreas comunes favor de consultar el plan de patrocinadores con el Comité Organizador Los expositores responsables de cada stand deberán presentarse al menos 30 minutos antes del inicio de actividades y retirarse 30 minutos después de los horarios establecidos para el público en general. Si no se cumple con lo anterior, los riesgos de pérdidas o robos se acentúan considerablemente Todo el personal del módulo debe realizar las actividades de distribución y promoción de folletería, propaganda, edecanes, etc., dentro del espacio contratado. Por lo que no se permitirá la invasión o colocar publicidad en pasillos, baños, estacionamiento, cafetería, vestíbulos, andenes, salas, stands vacíos y áreas comunes para realizar esta actividad No se permite la introducción de animales vivos ni mascotas a la exposición.. 11