1.- OBJETIVOS GENERALES 2. STANDS

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2 1.- OBJETIVOS GENERALES La siguiente guía está diseñada para brindarle un mejor servicio durante su estancia como Expositor, durante la edición 2017 del Congreso Nacional del Turismo de Reuniones CNTR, el cual se llevara a cabo en las instalaciones de Expo Guadalajara del 02 al 04 de agosto del Este documento le otorgará las herramientas necesarias para aclarar todas las dudas que puedan generarse durante el congreso y hará de su participación, una experiencia positiva. 2. STANDS 2.1 Asignación de stands de patrocinadores La asignación de los stands o espacios, está sujeta a la decisión del Comité Organizador del CNTR. Dicha asignación, se basa en los siguientes criterios: 1. Nivel de patrocinio, dando prioridad a aquellos cuya aportación sea mayor y en efectivo. 2. Diseño y ambientación del stand asignado. 3. Generación de actividades dinámicas e interactivas en su stand. 2.2 Ingreso y registro de mobiliario Invariablemente, el material que ingrese al recinto deberá contar con una relación previamente elaborada, perfectamente detallada de los bienes de los expositores (equipos de audio, video, promocionales, etc.) y se entregará a vigilancia en la puerta de acceso destinada a este control. Es importante tener en cuenta que CNTR NO SE HACE RESPONSABLE DE ARTICULOS PERSONALES, NI OBJETOS DE VALOR TALES COMO: LAPTOPS, CÁMARAS DE FOTO Y VIDEO, CELULARES, TABLETS, ETC. Pág. 01

3 1) El personal de operaciones conservará el original y el patrocinador la copia, misma que le servirá como pase de salida el día del desmontaje. 2) Al término del desmontaje el Patrocinador está obligado a entregar el stand y los accesorios que se le asignaron tales como mesa(s), silla(s), repisa(s), mamparas (en caso de que se les hayan proporcionado) en perfecto estado, ya que será responsable de cualquier daño, avería o pérdida, en cuyo caso deberá pagar su valor antes de abandonar el recinto. El expositor o su personal de montaje podrán únicamente utilizar los accesos indicados para efectuar los movimientos de carga y descarga de los equipos y/o materiales predestinados en cada uno de los accesos. Una vez realizado el movimiento correspondiente, deberá desalojar el área mencionada para permitir el acceso a otros equipos de trabajos 2.3 Montaje y desmontaje Para decoraciones especiales, los expositores deberán realizar el montaje y desmontaje en los horarios establecidos: MONTAJE: Día 01 de agosto del 2017, en un horario de las 08:00 a 22:00 horas. DESMONTAJE: Día 04 de mayo de 2017 a partir de las 16:00 a las 22:00 hrs. El montaje y desmontaje fuera del horario establecido genera cargos extras para el expositor. El Comité Organizador designará la puerta por la que podrán salir y será necesario presentar su hoja de inventario al momento de retirar sus pertenencias. Es responsabilidad de cada patrocinador mantener limpio su stand. Si requiere servicios de plataforma o diablitos, los deberá rentar directamente en el área de servicios de Expo Guadalajara. Tel. (33) ext Pág. 02

4 Le sugerimos que el día del desmontaje retire toda cinta, vinil o similar colocado en el piso del evento, para evitar que Expo Guadalajara le aplique una multa de $ por metro lineal. 2.4 Decoración y ambientación de stands La renta del espacio de exposición incluye la instalación del stand a base de perfileria de aluminio y mampareria en color blanco, con marquesina y rotulo y 1 contacto doble (110 wts). 2.5 Decoraciones Especiales En caso de que el expositor quiera montar una decoración especial está será responsabilidad total del Expositor. El Comité Organizador no tendrá ninguna responsabilidad en infraestructura para el montaje y funcionalidad del stand, con excepción de delimitar el espacio físico para la colocación del stand. Los stands con decoración especial deberán ser instalados de manera que no obstruyan la ambientación general y la visibilidad de los stands de los demás expositores, así como respetar el límite de altura de 4m. Los stands que deseen colocar anuncios, banderines, banners o decoración en su stand, deberán limitarse al espacio asignado. En caso de incumplimiento, el comité organizador retirará el material, mismo que será devuelto al término del Congreso. Sólo podrá utilizar el área que corresponda al espacio asignado para su stand. Se prohíbe utilizar áreas como pasillos o accesos, incluso para colocación de letreros o publicidad. Pág. 03

5 Tampoco estará permitido colocar decoración ligada al stand, SUJETA A LA ESTRUCTURA DEL CENTRO DE EXPOSICIONES, incluyendo colganteo. Queda estrictamente prohibido pegar, clavar, engrapar, atornillar o adherir a columnas, paredes, pisos, techos, muebles, cristales o cualquier estructura propiedad del Centro de Convenciones o a las mamparas perfiles de aluminio de los stands asignados. En caso de incumplimiento, el Comité Organizador realizará las adecuaciones necesarias aún sin el consentimiento del expositor. Todos los gastos generados por dichos movimientos o gastos generados por daños ocasionados serán responsabilidad del expositor. 2.6 Mesa de Servicios. Durante el montaje se colocara una mesa de servicios para ofrecer al expositor la solución al momento de renta de mobiliario y/o decoración básica, pantallas, refrigeradores, impresión e instalación de gráficos. 3. ALIMENTOS Y BEBIDAS El servicio de Alimentos y Bebidas incluyendo el catering, es proporcionado exclusivamente por el Recinto, por lo que queda prohibido el ingreso de alimentos y bebidas de proveedores externos al recinto. Para cualquier contratación de servicio de alimentos y bebidas deberá solicitarse al recinto por lo menos con 48 horas hábiles de anticipación al inicio del evento. Para el caso de los banquetes a partir de 200 personas se deberá solicitar por escrito con una anticipación de 1 (una) semana al inicio del evento. En caso de que el Organizador no solicite dichos servicios de alimentos y bebidas en el tiempo especificado en el presente párrafo, el Organizador no podrá ingresar ningún otro proveedor de alimentos y bebidas. Pág. 04

6 En los eventos de consumo al público y/o aquellos que por naturaleza involucren la venta de alimentos y/o bebidas, deberá el Organizador dar aviso por escrito a al Recinto 1 semana antes del inicio del evento, por lo que el Recinto se reserva el derecho de autorización por escrito. 3.1 Catering (Servicio De Alimentos Y Bebidas A Expositor) El recinto cuenta con un menú de Alimentos y Bebidas que será puesto a disposición del Cliente (Expositor) para que seleccione los Alimentos y Bebidas que deberán servirse durante su Evento. El expositor podrá solicitar el servicio de catering con 48 (cuarenta y ocho) horas hábiles de anticipación al inicio del evento, sujetándose en todo momento a lo dispuesto en su respectivo Formato de Catering y/o a lo que determine el Recinto al respecto. Bajo ninguna circunstancia el expositor podrá contratar a un tercero para prestar el servicio de Alimentos y Bebidas durante su Evento, en el entendido que Recinto es el único facultado para prestar este servicio. La atención a Clientes, es únicamente a través de módulo de servicios de Operadora, no se comercializará el servicio de catering a través de ningún intermediario. 4. SERVICIOS DE INTERNET Y TELÉFONO Los servicios de teléfono e internet se deberán de solicitar directamente en el Módulo de Servicios del Centro de Exposiciones (Tel ). 5. INGRESO DIARIO AL CENTRO DE EXPOSICIONES El ingreso al Centro de Exposiciones deberán hacerlo los expositores y su personal en el lugar señalado por el Comité Organizador y acreditando su carácter de expositor mediante el gafete que se otorgue para tales efectos. Pág. 05

7 Cantidad de gafetes correspondiente por patrocinio: Stand 3x3 2 gafetes Stand 3x6 3 gafetes Stand 6x6 4 gafetes Stand 3x9 4 gafetes 6.- SANCIONES 6.1 Será motivo para impedir la instalación de su (s) espacio (s) por lo siguiente: - Algún adeudo pendiente con el Comité organizador del Congreso o falta de documentación debidamente llenada y firmada. - No cumplir completamente con este reglamento. 6.2 Durante el montaje del evento y el desarrollo del mismo, será motivo de sanción lo siguiente: - Invasión de espacios no contratados ni autorizados (muros, paredes, columnas, vidrios, etc.) - Pegar o colocar publicidad en espacios no contratados ni autorizados. - Utilizar magna voces o equipos de sonido salvo autorización por escrito del Comité organizador del Congreso. - Utilizar y proyectar efectos visuales en áreas o superficies diferentes de las contratadas y autorizadas. - Efectuar rifas, juegos, etc. sin la previa autorización por escrito del Comité organizador del Congreso. - Distribuir alimentos y/o bebidas alcohólicas dentro de la exposición Comercial sin autorización. Pág. 06

8 - Montar el (los) stand(s) en días u horarios no autorizados. - Desmontar su (s) espacio (s) antes del día y horario señalado. Las sanciones podrán ser desde la exclusión de la exposición Comercial hasta la aplicación de sanciones económicas a criterio del Comité organizador del congreso. Se tiene la intención de que el evento sea para todos nuestros patrocinadores una oferta de productos y servicios seria y digna que sea de un valor para nuestros visitantes, por lo que el comité organizador puede llevar a cabo cualquier acción que así considere pertinente contra cualquier patrocinador por conducta perjudicial al evento. Cualquier asunto no especificado en este reglamente queda sujeto al criterio del comité organizador. Pág. 07

9 Plano de exposición Pág. 08