MANUAL DE PARTICIPACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE PARTICIPACIÓN

2 EXPOARTESANO LA MEMORIA, es reconocido como un espacio de encuentro de culturas y saberes provenientes de diferentes zonas del país, en donde se reúne lo más selecto del sector artesanal colombiano en una muestra única, representada a través de objetos llenos de identidad y tradición. El proyecto inicia en el año 2009, gracias a la alianza entre PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. y Artesanías de Colombia S.A., con el propósito de ampliar, fomentar y promover la comercialización de productos artesanales y en consecuencia aportar al bienestar socioeconómico del sector, al mismo tiempo, preservar y mantener nuestro patrimonio cultural vivo.

3 PERFIL DEL EXPOSITOR Convocatoria abierta a artesanos productores del país, que demuestren tener experiencia en oficios y técnicas artesanales, que cumplan con los criterios de evaluación establecidos en este manual. Dirigidas a comunidades étnicas y afrocolombianas. CONVOCATORIA Expoartesano La Memoria 2018, se llevará a cabo en Medellín del 29 de Junio al 8 de Julio de La convocatoria abre el viernes 15 de diciembre de 2017, y cierra el día viernes 23 de febrero de Es importante que tenga en cuenta que las solicitudes presentadas o remitidas después de la fecha de cierre no serán evaluadas. Las inscripciones y demás requisitos de participación descritos en este manual, se recibirán a través del correo electrónico: expoartesano@artesaniasdecolombia.com.co con fecha de envío máximo al viernes 23 de febrero de Todos los aspirantes que se presenten al proceso de selección, incluyendo expositores de ferias anteriores, deberán cumplir con los requisitos establecidos por el evento que se mencionan en este manual. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN 1. Formulario de Solicitud para comunidades indígenas y afrocolombianas, completamente diligenciado y firmado por el representante del taller artesanal o asociación; éste formulario lo puede descargar de la página ingresando en la pestaña Ferias y Eventos / Expoartesano. 2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona representante del stand, quien es la misma que aparece en el formulario de inscripción. 3. Fotocopia del RUT actualizado, según la DIAN 4. Catálogo digital con fotografías ordenadas y referenciadas de todos y cada uno de los productos que desea comercializar, diferenciando los productos más recientes desarrollados por su unidad productiva o comunidad. Este material es indispensable para la evaluación y selección. 5. Listado de precios, este requisito debe tener relación directa con el catálogo de productos, ver punto de listado de precios. 6. Fotografías ordenadas del proceso productivo en donde se evidencie el desarrollo del producto, este material será de uso exclusivo de Artesanías de Colombia.

4 7. Imagen corporativa: se deben incluir fotografías de las tarjetas, etiquetas, empaques y otras aplicaciones gráficas que serán usadas para los productos en la feria. 8. Propuesta de exhibición para un stand tipo de 3x2m y/o fotografía de participación de una feria del año anterior (2017) en la cual se identifique como mínimo la distribución del espacio y la exhibición de los productos. Esta propuesta puede ser presentada de tal forma que permitan apreciar aspectos como mobiliario, iluminación, color y recorridos, ver punto de exhibición. Importante: debe enviar los documentos completos para facilitar la evaluación de su taller. ENVÍO DE DOCUMENTOS: Debe enviar todos los documentos en archivo digital en PDF o JPG a la dirección de correo electrónico: expoartesano@artesaniasdecolombia.com.co En asunto colocar: INSCRIPCIÓN EXPOARTESANO 2018 En el cuerpo del mensaje: NOMBRE DEL ARTESANO REPRESENTANTE NOMBRE DEL TALLER / UNIDAD PRODUCTIVA EN ARCHIVO ADJUNTO: formulario de inscripción, RUT

5 actualizado, catálogo de productos, fotografías del proceso de producción, listado de precios, identidad corporativa, propuesta de exhibición. Tenga en cuenta: Verifique antes de enviar su correo que los archivos estén subidos correctamente y de forma completa de acuerdo a lo solicitado en este manual. Los documentos digitales enviados serán de uso exclusivo de Artesanías de Colombia. Es indispensable que los formularios se encuentren debidamente diligenciados incluyendo toda la información solicitada en el mismo. Tenga en cuenta que si consigna antes de ser aprobado por la organización, el dinero no será reembolsado, solamente podrá hacerlo en el momento de tener certeza de su aprobación. El formulario se debe diligenciar en letra imprenta o legible para facilitar y agilizar el proceso de inscripción, el formulario debe ser firmado por el representante legal del taller u organización. El propósito de Artesanías de Colombia es promover a los artesanos de las comunidades étnicas y afrocolombianas que sean productores. Por lo tanto, NO SE ACEPTAN intermediarios ni comercializadores. Quien no acate estas normas, no podrá participar en próximas ferias. En ningún caso, Expoartesano 2018, tendrá participación o responsabilidad alguna por discusiones o reclamaciones surgidas entre solicitantes o eventuales expositores, con relación a la existencia a su favor de derechos de exclusividad o de cualquier otra índole, estos asuntos lo deberán definir las partes ante las autoridades competentes. LISTADO DE PRECIOS: Debe presentar los precios al detal y al por mayor; precios en pesos y dólares; dimensiones, peso y capacidad de producción mensual. Ejemplo: Referencia Producto Valor Valor al por Valor unit. Valor al por # piezas al Dimensiones Peso Capacidad producción unit.ario mayor unitario mayor por mayor mensual (pesos) (pesos) (dólares) (dólares) (escaleras) 001 MANILLA $ $ $ $ DE 10 A 30 50x30x20 1 kg 10 PIEZAS El listado de precios que se suministre con la solicitud, deberá ser el mismo que se utilice como precios máximos durante la Feria EXPOARTESANO 2018 y deberá tenerlo a la mano en su stand hasta la finalización del evento. Este puede ser requerido por clientes u organizadores del evento.

6 Se entiende que el listado de precios a que hace referencia en este punto, son los precios máximos que el expositor fija libre y unilateralmente para sus productos, por lo cual los mismos no podrán ser aumentados durante el evento, sin perjuicio de que cada expositor negocie libremente con los compradores precios inferiores a los precios máximos, fijados en la lista de precios. Lo dispuesto anteriormente constituye un elemento de la esencia del contrato a celebrarse entre ARTESANÍAS DE COLOMBIA, PLAZA MAYOR y los expositores, por lo cual su violación, entendida como el cobro de precios superiores a los establecidos por el expositor en la lista de precios que suministra con la solicitud, el no tener disponible el listado impreso en su stand, o la modificación de ésta, dará lugar al incumplimiento del contrato, con la consecuente terminación inmediata del mismo y el cobro de la cláusula penal previamente acordada. SELECCIÓN DEL REPRESENTANTE La comunidad participante debe elegir solamente a uno (1) de sus miembros, para representarlos en EXPOARTESANO 2018 y debe reunir las siguientes condiciones: Ser artesano no mayor de 55 años. Hablar y escribir en español.

7 Gozar de buena salud. No sufrir de hipertensión. Tener experiencia en el manejo de las ventas y atención al público. Certificar en una carta firmada por la Autoridad Mayor de la comunidad que fue elegido en Asamblea General. Hacer demostración del oficio artesanal durante los días del evento. Para este propósito se debe traer los materiales y herramientas necesarias para la elaboración de los productos. Disponer de suficiente cantidad de productos para la venta durante todos los días de Feria, con el fin de realizar negocios que superen la inversión realizada para la participación. Comprometerse con la comunidad, a traer los productos aprobados de todos los artesanos que la conforman y responder ante ellos por las ventas obtenidas. EXPOARTESANO NO SE HACE RESPONSABLE POR EL MAL MANEJO QUE EN ESTE SENTIDO PUEDA HACER EL REPRESENTANTE. Asumir el valor del transporte de ida y regreso desde su lugar de origen, tanto de la mercancía, como del representante y los gastos pertinentes para la participación. CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN: La muestra artesanal de las comunidades indígenas y afrocolombianas se ha constituido en el principal atractivo de la Feria, por esta razón, es necesario que los productos expuestos por las comunidades participantes sean los más representativos de su tradición. Con el ánimo de rescatar y conservar los objetos que simbolizan la cultura e identidad, se seleccionarán únicamente los productos que cumplan con los siguientes requisitos: - Que conserven las características que identifican la cultura que representan. El tamaño, la forma, el color y la función deben corresponder a lo que cotidianamente utilizan las comunidades. Los souvenires, las miniaturas, las innovaciones sin asesoría dirigida y los productos comestibles como mermeladas, ajíes, aceites vegetales, etc., no se aceptan. - Que no sean copias de otras culturas. El valor y la belleza de los objetos artesanales indígenas, radica en su autenticidad. No deben incorporar materiales como plásticos, colorantes y pegantes químicos, lacas y escarchas. - Los artesanos asesorados por proyectos de Artesanías de Colombia, deben presentar las propuestas en igualdad de

8 condiciones que el resto de participantes ya que serán evaluados por el comité sin distingo de ninguna índole, recuerden que los productos serán la carta de presentación final para el comité. - Que los precios de los productos no se modifiquen durante la feria. Es obligatorio tener disponible el listado de precios sellado al ingreso al evento durante la formalización del contrato. En caso de pérdida, robo o deterioro de la mercancía, Expoartesanías no se hace responsable. El expositor debe presentar el denuncio ante las autoridades competentes e informar a la oficina de Expoartesanías. IMPORTANTE: ESTÁ PROHIBIDO TRAER NIÑOS COMO ACOMPAÑANTES A LA FERIA, ESTO CON EL FIN DE EVITAR ACCIDENTES QUE SE HAN PRESENTADO ANTERIORMENTE Y TIENE QUE VER CON LA SEGURIDAD DE LOS MENORES. CRONOGRAMA DE SELECCIÓN Se publicarán los listados de seleccionados para las diferentes áreas a través de las páginas: - Indígenas, afrocolombianos y tradicionales: 30 de Marzo

9 Cualquier cambio sobre fechas se informará a través de un correo electrónico y a las páginas: donde se publican los listados de seleccionados, así como toda la información de la feria. COSTOS DE PARTICIPACIÓN Expoartesano establece el valor del alquiler de los stands sobre metro cuadrado y de acuerdo a la ubicación de los stands dentro de la feria por pabellón, se informará una vez sean publicadas las listas de los expositores seleccionados a través de la página web de Artesanías de Colombia. Expoartesano envía una comunicación directa a los talleres con asignación de stand, informando sobre su aceptación a la feria. CONDICIONES DE PAGO 1a Cuota: 50% sobre el valor del stand asignado. 2a Cuota: 50% sobre el valor del stand asignado, 30 días posteriores de la fecha indicada en la carta de aprobación. Las fechas de pago se estipularan según información descrita en la carta de aprobación. Los expositores deberán realizar la primera consignación a la organización y enviar los soportes de pago al correo electrónico expoartesano@artesaniasdecolombia.com.co, la organización se comunicará en orden de llegada de las consignaciones con cada uno de los expositores con el fin de realizar la selección y reserva de su stand. Tenga en cuenta que la persona que no haya cancelado la totalidad del espacio dentro de los plazos establecidos por la organización, puede perder su stand, sin derecho a reclamación alguna por parte del participante, esto con el fin de generar la oportunidad a otro artesano que se encuentre en estado de LISTA DE ESPERA, igualmente le será informado por escrito y en caso de no obtener respuesta oportuna, se entenderá que no está interesado en adquirirlo. Debe estar atento a las llamadas telefónicas que realice la organización de la feria. El expositor no debe consignar valor alguno antes de ser seleccionado e informado para separar su stand, en caso de que lo haga, tenga en cuenta que no se realizará devolución del dinero. Deberá conservar el original de las consignaciones para entregarlas el día de ingreso al recinto ferial en PLAZA MAYOR MEDELLÍN.

10 SERVICIOS INCLUIDOS CON EL PAGO DE SU STAND El valor que cancela por participar en la feria incluye un stand con pre-decorado básico. Este se socializará en el Manual de Montaje para Expositores. Para el área indígena la superficie a ocupar podrá ser de 3x2m, para un total de 6m2. Marcación del stand. Limpieza y vigilancia general de áreas comunes. Iluminación general. CÓMO DEBE REGISTRAR LAS IMÁGENES DE PRODUCTO? Indicaciones y recomendaciones de las imágenes digitales: Las fotos del producto deben ser tipo catálogo; esto quiere decir que debe ser una sola pieza o producto por toma fotográfica. El fondo debe ser de un solo color que se diferencie del color del producto, se sugieren fondos de color blanco, negro o gris.

11 La fotografía debe permitir apreciar los detalles del producto artesanal de forma general y sus detalles técnicos. Iluminación: las fotos deben estar bien iluminadas para poder ver los detalles, texturas, colores y la técnica, no deben estar ni muy oscuras ni muy claras. En la imagen los contornos del producto deben ser completamente identificables. En caso de ser imágenes escaneadas estas deben cumplir con los mismos requisitos anteriormente expuestos. Nota Importante: las propuestas de nuevas empresas o talleres deberán enviar toda la información requerida en este manual y el comité de selección se reserva el derecho de solicitar muestras físicas. En caso de que la pieza o el producto tenga varias caras y que cada una sea diferente, debe adjuntar las otras caras siguiendo todos los requerimientos anteriores. Series y/o colecciones: si los productos hacen parte de una serie o colección de objetos estos deben aparecer en una sola fotografía. En el siguiente vínculo podrá encontrar un tutorial de cómo puede tomar las fotografías: Artesanías de Colombia. Formatos de archivo: para las imágenes solo se recibirán archivos en las siguientes extensiones: JPG, PNG y PDF. Otro tipo de formatos no se recibirán. Tamaño del archivo y/o de la foto: las imágenes mínimo deben tener una medida o resolución de 1280 x 960 pixeles ó 13 x 19 cm (2 megas aproximadamente).

12 2018 MAYOR INFORMACIÓN: Artesanías de Colombia S.A. Teléfonos directos: (57) / 26 ext Correo electrónico: expoartesano@artesaniasdecolombia.com.co Página web: Dirección: Carrera 2 # 18A-58, Las Aguas. Bogotá - Colombia