MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONALES E INTERCAMBIO ACADÉMICO (DRIIA)

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1 DRIIA-MP Fecha de Elaboración: 24/06/2017 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONALES E INTERCAMBIO ACADÉMICO (DRIIA) Fecha de Actualización: 15/09/2017 Versión: 1

2 ÍNDICE Introducción 3 Objetivo del Manual. 4 Procedimientos. 4 Desarrollo de los procedimientos... 5 Firma de convenios con IES nacionales e internacionales 5 Movilidad educativa para estudiantes de la UAEH. 6 Movilidad educativa para estudiantes visitantes. 8 Movilidad de profesorado y/o gestores. 10 Afiliación y renovación de membrecías en asociaciones y consorcios nacionales e internacionales Cooperación académica e internacionalización Posgrados nacionales e internacionales Comunicación, promoción y difusión. 14 2

3 1. INTRODUCCIÓN: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO El propósito de este manual es homogeneizar y explicar las actividades y servicios que se llevan a cabo en la Dirección de Relaciones Internacionales e Intercambio Académico, para lograr la mejora continua de los servicios que ofrece. El manual se presenta como un documento de consulta para el propio personal, los usuarios/usuarias, así como mecanismo auxiliar en la inducción del personal de nuevo ingreso, dado que se describen en forma detallada las diferentes actividades y servicios. Contiene los procedimientos con los que cuenta la Dirección y describe detalladamente los pasos que siguen las áreas para realizar sus actividades. El apartado de anexos contiene los formatos e instructivos utilizados en los procedimientos, para el buen desarrollo administrativo de la Dirección. 3

4 2. Objetivo del Manual: Contar con una guía que oriente al personal de la DRIIA acerca de la operación de las actividades que se realizan en esta dependencia universitaria; asimismo, servir como instrumento de apoyo para el personal de nuevo ingreso. 3. Procedimientos: 1. Firma de convenios con IES nacionales e internacionales 2. Movilidad educativa para estudiantes de la UAEH 3. Movilidad educativa para estudiantes visitantes 4. Movilidad de profesorado y/o gestores 5. Afiliación y renovación de membrecías en asociaciones y consorcios nacionales e internacionales 6. Cooperación académica e internacionalización 7. Posgrados nacionales e internacionales 8. Comunicación, promoción y difusión 4

5 4. Desarrollo de los Procedimientos: Firma de convenios con IES nacionales e internacionales Generar lazos de cooperación entre la UAEH e Instituciones de Educación Superior (IES) nacionales e internacionales que cuenten con reconocimiento y visibilidad a nivel mundial. Área de Convenios DESCRIPCION DEL 1. Recibe o envía propuestas de convenios con alguna IES; 2. Si la IES está bien posicionada en los Rankings Académicos reconocidos pasa a la actividad cinco. En caso de no estar en los mencionados Rankings la IES, pasa a la actividad tres; 3. Archiva la propuesta de convenio y se da fin al procedimiento; 4. La IES puede estar en los Rankings Académicos Reconocidos pero si no está una buena posición se realiza la actividad tres. 5. Envía el convenio a la Dirección General Jurídica para que realice la revisión jurídica del mismo; Dirección General Jurídica: 6. Realiza la revisión jurídica del convenio; 7. Si el convenio es aprobado pasa a la actividad 11. En caso de no aprobar el convenio pasa a la actividad 10; 8. Informa adecuaciones al convenio a la DRIIA; 9. Realiza adecuaciones al convenio con las partes involucradas y pasa a la actividad cinco; Dirección General Jurídica: 10. Realiza segunda revisión y otorga el apostille del convenio; 11. Solicita la firma del convenio a Rectoría; Rectoría: 12.. Firma el convenio; 13. Solicita a la contraparte (IES que envió o recibió el convenio) el domicilio al que se deben remitir los ejemplares respectivos. 14. Solicita firma de la persona facultada para tales efectos de la contraparte destino y la devolución de los ejemplares finales para Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo; 15. Arma y envía el paquete por correo postal a la Institución de Educación Superior destino; 16. Recibe y resguarda los ejemplares finales pertenecientes a la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. 5

6 Movilidad educativa para estudiantes de la UAEH Facilitar la internacionalización de los estudiantes de la UAEH. Área de Asesoría y Atención Estudiantes, Área de Movilidad Educativa Internacional de Estudiantes, Área de Movilidad Educativa Nacional de Estudiantes y Área de Seguimiento de Estudiantes de Movilidad Educativa. DESCRIPCION DEL 1. Elabora y difunde las convocatorias del Programa de Movilidad Educativa en Institutos y Escuelas Superiores de la UAEH; 2. Solicita difusión de Convocatorias del Programa de Movilidad Educativa en medios de comunicación institucionales; 3. Realiza pláticas informativas acerca de las Convocatorias del Programa de Movilidad Educativa en Institutos y Escuelas Superiores; 4. Brinda asesoría, atención e información a los candidatos de movilidad educativa; 5. Si el candidato cumple con los requisitos necesarios de la convocatoria pasa a la actividad seis; si el candidato no cumple con los requisitos necesarios tendrá que esperar hasta la siguiente convocatoria y culmina el procedimiento; 6. Recepción de expediente de los candidatos de movilidad educativa; 7. Cierra la Convocatoria; 8. Se turnan los expedientes a las áreas correspondientes (nacional o internacional) de acuerdo con la solicitud del candidato. 9. Áreas de movilidad realizan postulación de los candidatos, a través del envío de documentación requerida por cada IES Nacional o Internacional de destino; IES Nacional o Internacional: 10. Recibe documentación y evalúa las postulaciones, si es aceptado pasa a la actividad 11; si no es aceptado notifica a la DRIIA los motivos y pasa a la actividad Envía la carta de aceptación a la DRIIA; 12. Recibe carta de aceptación y notifica al candidato; 13. Recibe notificación del rechazo de la postulación e inicia el trámite de postulación con la segunda o tercera opción de acuerdo con la solicitud. 14. Envía documentación solicitada por Organismos Públicos y Privados para solicitud de becas; Organismo Públicos y Privados 15. Recibe documentación, evalúa y publica resultados de beneficiados; 16. Notifica resultados a los postulantes; 17. Si son beneficiados pasan a la actividad 20; 18. Si no son beneficiados, envía un listado de postulantes no beneficiados al Comité de Fideicomiso de Movilidad con la finalidad de que evalúen la posibilidad de asignarles un recurso económico; Comité de Fideicomiso de Movilidad 19. Recibe lista de postulantes no beneficiados, evalúa el expediente y emite un dictamen de los Estudiantes que se les asignará un recurso económico; 6

7 Estudiantes: 20. Los postulantes beneficiados pasan a la actividad 21, los que no fueron beneficiados determinan si realizarán la Movilidad con recursos propios o cancelan su proceso de movilidad; 21. Realiza reunión informativa para todos los estudiantes que realizarán Movilidad Educativa para ser canalizados al área de Seguimiento de Estudiantes de Movilidad Educativa; Área de Seguimiento de Estudiantes de Movilidad Educativa 22. Realiza el registro de los estudiantes de movilidad educativa nacional e internacional en redes sociales; 23. Mantiene contacto permanente con los estudiantes de movilidad educativa nacional e internacional para confirmar el bienestar de los mismos; Estudiantes: 24. Realizan traslado a su IES destino para iniciar su periodo de movilidad; 25. Envía reportes electrónicos a la Dirección de Relaciones Internacionales como parte del seguimiento a su periodo de movilidad; 26. Concluye movilidad en IES destino y se reincorpora a la UAEH; IES Nacional o Internacional 27. Envía calificaciones obtenidas por estudiantes a la DRIIA; 28. Recibe de las IES destino calificaciones obtenidas por los estudiantes; 29. Solicita homologación a las Coordinaciones Académicas correspondientes; 30. Envía oficio para la Dirección de Administración Escolar con la finalidad de incorporar las calificaciones obtenidas durante el semestre de movilidad; Estudiante 31. Asiste personalmente a la Dirección de Administración Escolar para confirmar su inscripción. 7

8 Movilidad educativa para estudiantes visitantes Facilitar la internacionalización de los estudiantes visitantes. Área de Movilidad Educativa Internacional de Estudiantes, Área de Movilidad Educativa Nacional de Estudiantes y Área de Seguimiento de Estudiantes de Movilidad Educativa. DESCRIPCION DEL 1. Difunde convocatoria del Programa de Movilidad Educativa para estudiantes visitantes ante IES Nacionales e Internacionales; IES Nacional o Internacional: 2. Envía expediente de los candidatos a la DRIIA; 3. Recibe expediente del estudiante visitante; 4. Cierra la fecha límite para entregar documentos; 5. Evalúa expediente del Estudiante visitante, si está completo pasa a la actividad siete, si no está completo pasa a la actividad seis; 6. Informa a la IES Nacional o Internacional, el Estudiante espera hasta la próxima convocatoria y culmina el procedimiento; Instituto o Escuela Superior: 7. Recibe solicitud de carta de aceptación y elabora carta dirigida al estudiante para remitirla a la DRIIA; 8. Recibe carta de aceptación y elabora carta dirigida al estudiante para notificarle su aceptación; 9. Envía información de interés para el estudiante visitante, para su orientación durante su estancia; Estudiante visitante: 10. Arriba a la UAEH y se presenta en la oficina de la DRIIA; 11. Firma formatos de llegada; 12. Se presenta con la Coordinación de su Programa Educativo para definir su carga académica; 13. Solicita inscripción del Estudiante visitante a la Dirección de Administración Escolar; 14. Solicita número de cuenta y NIP del estudiante visitante; 15. Solicita a la Coordinación de Administración y Finanzas la condonación de pago de inscripción y credencialización; Estudiante visitante: 16. Se presenta a la Dirección de Administración Escolar para firmar su inscripción; 17. Inicia su periodo de Movilidad en el Instituto o Escuela Superior correspondiente; 18. Realiza reunión de orientación para estudiantes visitantes; 19. Organiza cena de bienvenida de estudiantes visitantes con el Rector de la UAEH; 20. Realiza seguimiento de los Estudiantes a través de sus reportes enviados electrónicamente; 21. Organiza eventos culturales para la integración de los estudiantes visitantes; 8

9 Estudiantes visitantes: 22. Se presenta al término del periodo de Movilidad para firmar el formato de confirmación de terminación de Movilidad; 23. Solicita las calificaciones de los estudiantes visitantes a la Dirección de Administración Escolar; Dirección de Administración Escolar: 24. Recibe solicitud y envía constancias de calificaciones a la Dirección de Relaciones Internacionales; 25. Recibe constancias de calificaciones y se envían a la IES de origen de manera física y digital; IES de origen: 26. Recibe calificaciones y culmina el procedimiento. 9

10 Movilidad de Profesorado y/o gestores. Facilitar la internacionalización de los profesores e investigadores de la UAEH. Área de Movilidad de Profesorado DESCRIPCION DEL Dirección de Relaciones Internacionales: 1. Elabora y difunde las Convocatorias del Programa de Movilidad Educativa para Profesores y/o gestores en Institutos y Escuelas Superiores; 2. Solicita difusión de las Convocatorias del Programa de Movilidad Educativa para Profesores y/o gestores en medios de comunicación institucionales; 3. Realiza pláticas informativas acerca de las Convocatorias del Programa de Movilidad Educativa para Profesores y/o gestores en Institutos y Escuelas Superiores; 4. Asesora, orienta y proporciona información a candidatos; 5. Si el candidato cumple con los requisitos necesarios para la integración del expediente físico, pasa a la actividad seis; si el candidato no cumple con los requisitos necesarios tendrá que esperar hasta la siguiente convocatoria y culmina el procedimiento; 6. Acepta expediente de candidatos; 7. Envía a la Secretaría General la documentación para trámite de licencia con o sin goce de sueldo, de acuerdo con la solicitud; 8. Envía la documentación correspondiente al Sindicato de Personal Académico para gestionar permiso sindical, de acuerdo con la solicitud. Secretaría General o Sindicato: 9. Recibe documentación y evalúa la solicitud, si es aceptado pasa a la actividad diez, si no es aceptado notifica a la DRIIA las razones, el candidato espera hasta la próxima convocatoria y culmina el procedimiento; 10. Envía oficio mediante el cual se concede el permiso o licencia solicitada a la DRIIA; Dirección de Relaciones Internacionales e Intercambio académico: 11. Recibe el oficio en el que se manifiesta la concesión del permiso/licencia solicitada. 12. Envía al solicitante el documento que ampara que le ha sido otorgado el permiso/la licencia. Candidato: 13. Realiza la estancia de investigación. 14. A su regreso entrega la documentación que ampare haber cumplido con el objetivo de la estancia de investigación/ posgrado 15. Anexa al expediente físico del profesor/investigador el documento probatorio de la satisfactoria culminación de la estancia der investigación/posgrado. 10

11 Afiliación y renovación de membresías en asociaciones y consorcios nacionales e internacionales Generar y mantener la incorporación de la UAEH a asociaciones y consorcios de universidades nacionales e internacionales. Área de Convenios DESCRIPCION DEL 1. Realiza la verificación de membrecías vigentes con las que cuenta la UAEH y las posibles nuevas afiliaciones; 2. Confirma que la UAEH esté afiliada, si ya se encuentra afiliada pasa a la actividad seis; si no se encuentra afiliada al consorcio y/o asociación internacional pasa a la actividad tres; 3. Investiga el costo, servicios y beneficios que ofrece la membrecía; en caso de ser conveniente, se pide una solicitud de afiliación; Consorcio y/o asociación: 4. Recibe solicitud de afiliación y si están interesados en aceptar a la UAEH como miembro, envían formato correspondiente y pasa a la actividad cinco, si no están interesados notifican las razones; 5. Llena y envía el formato correspondiente al Consorcio y/o Asociación de vuelta, y pasa a la actividad siete; 6. Verifica fecha de vencimiento y costo de renovación; 7. Comprueba si el recurso está aprobado en el PAO, si está aprobado pasa a la actividad once, si no está aprobado pasa a la actividad ocho; 8. Realiza y envía una Tarjeta de Acuerdo solicitando el recurso a Rectoría; Rectoría 9. Recibe tarjeta de acuerdo, si aprueba el recurso pasa a la actividad once, si no es aprobado pasa a la actividad diez; 10. Archiva la propuesta de membrecía y se da fin al procedimiento; 11. Solicita el recurso a la Coordinación de la División de Administración y Finanzas; Coordinación de la División de Administración y Finanzas 12. Recibe solicitud de recurso, si es aprobado pasa a la actividad catorce, si no es aprobado pasa a la actividad trece; 13. Archiva la propuesta de membrecía y se da fin al procedimiento; 14. Realiza solicitud del pago de la membrecía; Consorcio y/o asociación: 15. Recibe pago y envía comprobante de pago a la Dirección de Relaciones Internacionales; 16. Archiva comprobante de pago y aprovecha los beneficios de la membrecía. 11

12 Cooperación académica, internacionalización y enlace con embajadas Buscar y desarrollar actividades varias que promuevan la internacionalización de la UAEH. Área de Cooperación Académica, Internacionalización y Enlace con Embajadas DESCRIPCION DEL 1. Capta proyectos y realiza contacto con IES y Organismos Gubernamentales y no Gubernamentales. 2. Evalúa el impacto de dichos proyectos o relaciones de cooperación al Programa de Movilidad Educativa. 3. Hace una discriminación de la efectividad de implementar o participar en dichos proyectos; si los resultados empatan con los objetivos, pasa a la actividad cuatro; 4. Canaliza los proyectos al Área correspondiente y aterriza la operatividad de los mismos; 5. Asigna los proyectos de acuerdo a los objetivos propuestos en los mismos; 6. Se da seguimiento de resultados de los proyectos en coordinación con las áreas correspondientes. Áreas de Movilidad Nacional, Internacional y de Profesorado. 7. Proyectos con actividades encaminadas a fortalecer las diversas modalidades de la Movilidad Educativa, tales como: Intercambio Académico, estudiantil y/o gestores, a través de convocatorias internas, externas, consorcios y asociaciones. Programas Nacionales e Internacionales 8. Los proyectos que impacten en la formación externa a estudiantes, egresados, profesores y gestores para fortalecer proyectos de investigación, estancias cortas y programas de posgrado. Área de convenios 9. Continúa el procedimiento de formalización de las relaciones de cooperación académica mediante la firma de convenios, acuerdos o memorándums de entendimiento con IES nacionales e Internacionales y Organismos Gubernamentales y no Gubernamentales, si se culmina el procedimiento pasa a la actividad cuatro, si no se formaliza el convenio sólo se da seguimiento de contacto. Planeación y Administración 10. Apoya en la gestión y la administración de recurso previamente aprobado para el proyecto; 11. Coordinan acciones en conjunto referente a los proyectos. 12

13 Posgrados nacionales e internacionales Orientar a los estudiantes y egresados de la UAEH interesados en realizar un posgrado en México o en el extranjero y difundir las convocatorias especiales de Movilidad Educativa. Programas especiales, logística, promoción y difusión. DESCRIPCION DEL 1. Recibe notificación sobre apertura de convocatoria especiales de Organismos y/o Asociaciones externos; 2. Difunde convocatoria a través de redes sociales de la Dirección de Relaciones Internacionales e Intercambio Académico; 3. Orienta y asesora a los interesados para realizar el proceso de postulación en alguna IES nacional o internacional; Interesado: 4. Se pone en contacto con la IES nacional o internacional para realizar el trámite correspondiente para gestionar carta de aceptación; si la IES le entrega su carta de aceptación pasa a la actividad seis, si no cuenta con carta de aceptación pasa a la actividad seis; 5. Si obtiene la carta de aceptación, pasa a la actividad siete; 6. Si no la obtiene, pasa a la actividad tres e inicia todo el proceso nuevamente; 7. Integra expediente del interesado y redacta Carta de Postulación por parte de la UAEH; 8. Envía expediente del interesado a la instancia que oferta la beca; Instancia que oferta la beca: 9. Recibe expediente del interesado y a través de su comité evaluador dictamina un resultado, si el interesado es beneficiado se notifica a la DRIIA y pasa a la actividad diez, si no es beneficiado pasa a la actividad 10; Interesado: 10. Inicia nuevamente el proceso en la próxima convocatoria; 11. Notifica al interesado que fue beneficiado con la beca de estudios de posgrado nacional o internacional y elabora documentos correspondientes para firma del interesado; Interesado: 12. Firma convenio, carta compromiso y pagaré, con el objetivo de adquirir y cumplir obligaciones con la UAEH, si el interesado cumple con los compromisos adquiridos pasa a la actividad trece, si no cumple pasa a la actividad doce; 13. Devuelve el monto del pagaré y culmina procedimiento; 14. Entrega reportes semestrales, termina su periodo de estudio y entrega título a la UAEH; 15. Solicita devolución de pagaré; Dirección de Relaciones Internacionales: 16. Cierra expediente del interesado y culmina procedimiento. 13

14 Comunicación, promoción y difusión Promover los alcances de la movilidad educativa. Programas especiales, logística, promoción y difusión. DESCRIPCION DEL 1. Solicitar a las diversas áreas de la DRI la información correspondiente a las actividades de mayor impacto académico Área de Programas especiales, logística, promoción y difusión: 2. Generar la nota informativa para que se publique en medios externos 3. Solicitar la validación de la nota informativa a la directiva de la DRI 4. Enviar nota informativa a los medios de comunicación externos e internos para su publicación 5. Monitorear la publicación de las notas en la garceta o medios externos 6. Con apoyo del área de Sistemas e Información de la DRI, recabar las evidencias físicas y digitales de las publicaciones realizadas Dirección de Relaciones Internacionales: 7. Validar la nota informativa. 14