MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y CONTROL DEL PROGRAMA OPERATIVO FEDER PARA LAS ISLAS BALEARES

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1 MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y CONTROL DEL PROGRAMA OPERATIVO FEDER PARA LAS ISLAS BALEARES Versión 10 Marzo de 2013

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3 Índice de Contenidos INTRODUCCIÓN LA POLÍTICA REGIONAL EUROPEA PARA EL PERÍODO El FEDER y el Programa Operativo de Baleares Justificación del Manual de Procedimientos Procedimiento de Actualización del Manual de Procedimientos... 5 ASPECTOS GENERALES Proceso para la confección y el establecimiento del sistema de gestión y control Designación de Autoridades del Programa Operativo LAS AUTORIDADES RESPONSABLES DEL PO FEDER DE LES ILLES BALEARS, Autoridad de Gestión Organismo Intermedio Organismo Intermedio y funciones principales Organigrama y distribución y separación de funciones Autoridad de Certificación Autoridad y Organismos de Auditoría Autoridad de Auditoría y principales funciones Organigrama de la Autoridad de Auditoría y los organismos de auditoría bajo su responsabilidad Las Unidades Gestoras DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO Rasgos fundamentales de os procesos a seguir para la gestión de las operaciones cofinanciadas Procedimiento de Selección y Aprobación de Operaciones Contratación pública, ayuda estatal, igualdad de oportunidades y normas medioambientales Contratación Pública Ayudas de Estado Convenios Igualdad de oportunidades y normativa de medio ambiente Descripción de los procedimientos de verificación Verificaciones administrativas Verificaciones sobre el terreno Sistema de Contabilidad El proceso de gestión de pagos Validación de la relación de gastos pagados y elaboración de las declaraciones de gastos realizados Contabilización y relación de operaciones: Solicitud de pagos intermedios Recepción e ingreso de la ayuda Corrección de las irregularidades detectadas I

4 (A) INSTRUCCIONES PARA LOS ÓRGANOS GESTORES DEL PO FEDER DE BALEARS SOBRE LA COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES (B) CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR EL ESTADO (C) CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR LA COMISIÓN (D) PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LOS INFORMES DE AUDITORIA ELABORADOS POR LA INTERVENCION ADJUNTA Rectificación de gastos declarados y recuperación de los pagos indebidos Pista de auditoría El seguimiento del Programa Operativo El Comité de Seguimiento Informes anuales e Informe final Examen anual del Programa Revisión del Programa La evaluación del Programa Operativo Mecanismo de Coordinación: Comité Consultivo sobre Seguimiento y Evaluación Tipos de evaluaciones Definición de Indicadores SISTEMA DE INFORMACIÓN Recogida y transmisión de datos Procedimiento de obtención de datos ANEXO I: LISTAS DE COMPROBACIÓN Lista de comprobación general FEDER ANEXO II: MODELO DE INFORME ANUAL DE CONTROL CON ARREGLO AL ARTÍCULO 62, APARTADO 1, LETRA D), INCISO I), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006 DEL CONSEJO Y AL ARTÍCULO 18, APARTADO 2, DEL PRESENTE REGLAMENTO ANEXO III: MODELO DE DICTAMEN ANUAL CON ARREGLO AL ARTÍCULO 62, APARTADO 1, LETRA D), INCISO II), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006 DEL CONSEJO Y AL ARTÍCULO 18, APARTADO 2, DEL PRESENTE REGLAMENTO ANEXO IV: DATOS CONTABLES REQUERIDOS EN RELACIÓN CON LAS OPERACIONES CORRESPONDIENTES AL PROGRAMA OPERATIVO ANEXO V. NORMAS SOBRE GASTOS SUBVENCIONABLES ANEXO VI. LISTA DE COMPROBACIÓN DE CONVOCATORIAS Y CONVENIOS. 155 ANEXO VII. LISTA DE COMPROBACION DE LA UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN ANEXO VIII. PLAN DE CONTROL DE VERIFICACIONES IN SITU A REALIZAR POR LA UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN, PROGRAMA OPERATIVO DE BALEARES , TRAMO REGIONAL FEDER... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. ANEXO IX. LISTA DE COMPROBACION CONTROL IN SITU ANEXO X. PLAN DE CONTROL DE VERIFICACIONES IN SITU, PROGRAMA OPERATIVO DE BALEARES , TRAMO REGIONAL FEDER II

5 H ANEXO XI. PROCEDIMIENTO DE MUESTREO DE LA SELECCIÓN DE LAS OPERACIONES PARA LA VERIFICACIÓN IN SITU DE LAS CONVOCATORIAS DE AYUDAS A N E X O XII. APLICACIÓN INFORMÁTICA ANEXO XIII. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DEL ORGANISMO INTERMEDIO III

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7 0B1. INTRODUCCIÓN 1.1. LA POLÍTICA REGIONAL EUROPEA PARA EL PERÍODO La Política Regional Europa persigue, como objetivo fundamental, la cohesión económica y social, es decir, la reducción de las disparidades interregionales desde una perspectiva económica, social y territorial, impulsando los principios horizontales de igualdad de oportunidades y de medio ambiente. Los objetivos fundamentales para el período de programación son: Convergencia Fomentar el potencial de crecimiento y reducir las diferencias de desarrollo. Las regiones enmarcadas en este objetivo son aquellas que tienen un PIB per cápita inferior al 75% de la media de la UE de 25 países, incluyendo las denominadas regiones phasing out o efecto estadístico. Competitividad Regional y Empleo Anticipar y promover el cambio económico. En este marco resultan subvencionables todas las regiones comunitarias que no pertenecen al objetivo de Convergencia, incluidas las regiones phasing in. Cooperación Territorial Europea Favorecer la integración armónica y equilibrada del territorio de la Unión entre las regiones fronterizas o grandes regiones de cooperación transnacional. En este contexto, los Fondos Estructurales son los instrumentos financieros al servicio de la cohesión económica y social. Su finalidad es reducir las diferencias entre los niveles de desarrollo de las diversas regiones de la UE, combatir el paro y reforzar la formación de los trabajadores. 1

8 Esquema 1. El nuevo enfoque de la Política de Cohesión CONCENTRACIÓN DE LAS INTERVENCIONES: TEMAS CLAVE INNOVACIÓN Y ECONOMÍAS BASADAS EN EL CONOCIMIENTO MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS RIEGOS FACILIDADES DE ACCESO Y SERVICIOS DE INTERÉS ECONÓMICO GENERAL OBJETIVOS INST. FCROS. OBJETIVOS INST. FCROS. Fondo de Cohesión Fondo de Cohesión Fondo de Cohesión Objetivo 1 FEDER / FSE / Convergencia FEDER FEOGA-Orientac. / FSE IFOP Objetivo 2 FEDER Competitividad FSE Regional FEDER FSE Objetivo 3 FSE - Nivel regional - Nivel Nacional: EEE INTERREG FEDER URBAN FEDER FEDER EQUAL FSE Cooperación LEADER+ FEOGA-Orientación Territorial Fuente: Elaboración propia. El presupuesto de los Fondos Estructurales y las normas básicas que regulan su utilización se aprueban por el Consejo Europeo, a partir de una propuesta presentada por la Comisión Europea, en la que figura el reparto por objetivos y Estados miembros. La Comisión establece, de acuerdo con los países, las zonas beneficiarias de los Fondos. En este contexto, el Marco Estratégico Nacional de Referencia recoge, en este contexto, la distribución financiera de los Fondos Estructurales recibidos por España en el período en función de los objetivos establecidos. 2

9 Tabla 1. Dotación financiera anualizada de los Fondos para la Cohesión recibidos por España en el período TOTAL Convergencia Fondo de Cohesión FEDER+FSE Competitividad Regional y Empleo (FEDER+FSE) Cooperación Territorial Europea TOTAL Fuente: Marco Estratégico Nacional de Referencia. 3

10 1.2. El FEDER y el Programa Operativo de Baleares La Comunidad Autónoma de Illes Balears queda enmarcada entre las regiones Objetivo Competitividad Regional y Empleo, y en consecuencia percibe recursos tanto del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) como del Fondo Social Europeo (FSE). De acuerdo con lo establecido en los considerandos del Reglamento (CE) nº 1080/2006 el FEDER contribuye a reducir las disparidades en cuanto al nivel de desarrollo de las distintas regiones y el retraso de las regiones menos favorecidas, incluidas las zonas rurales y las zonas urbanas, las regiones con industrias en declive y aquellas zonas con desventajas geográficas o naturales, tales como islas, zonas de montaña, zonas escasamente pobladas y regiones fronterizas. En definitiva, con los recursos del FEDER se pretende responder a la necesidad de impulsar la competitividad y la innovación, crear y salvaguardar puestos de trabajo duraderos y garantizar un desarrollo sostenible. Para ello, en el caso de las regiones Objetivo Competitividad Regional y Empleo intervendrá en las actuaciones vinculadas a varias líneas básicas: innovación y economía del conocimiento, medioambiente y prevención de riesgos, y acceso a servicios de transportes y telecomunicaciones. La consecución de tales objetivos se ha perseguido a través de una estrategia operativa diseñada en torno a cinco Ejes prioritarios. EJE 1: Competitividad: Innovación, desarrollo empresarial y economía del conocimiento EJE 2: Medio ambiente: Protección medioambiental y prevención de riesgo EJE 3: Recursos energéticos y acceso a servicios de transporte. EJE 4: Desarrollo sostenible local y urbano EJE 5: Asistencia Técnica Justificación del Manual de Procedimientos La aplicación de la programación estructural tiene ante sí un desafío fundamental en el plano de la gestión de las intervenciones cofinanciadas: elevar la eficacia y la eficiencia de los mecanismos de funcionamiento de los Programas. La mejora de la gestión operativa y financiera, la simplificación en la administración de las ayudas comunitarias y la consolidación de los procedimientos de seguimiento, control y ejecución de Fondos exige especificar, claramente, las funciones y responsabilidades del conjunto de los órganos implicados en las operaciones cofinanciadas. 4

11 De esta forma, el presente Manual de Procedimientos de Gestión del Programa Operativo FEDER de Baleares constituye la principal herramienta de trabajo y una guía de referencia de aplicación a todos aquellos órganos del ámbito de las Illes Balears cuya actividad está ligada a la gestión de recursos FEDER: presupuestación, ejecución, certificación, seguimiento, evaluación y control En este sentido, el Título VI del Reglamento (CE) nº 1083/2006 sobre gestión, seguimiento y control establece los principios generales que, sobre esta materia, deben considerar los sistemas a implantar, con el fin de asegurar una utilización óptima de los fondos. Por lo tanto, este Manual tiene una misión doble. Por un lado, explicar los procedimientos de gestión adoptados en el ámbito del Govern de Balears, describiendo los distintos procesos que se realizan por el Organismo Intermedio para desarrollar las funciones que le corresponden. Por otro, ofrecer una visión general de aquellos procesos que trascienden el ámbito de la Comunidad Autónoma, para dar una visión global de la ejecución del PO FEDER Procedimiento de Actualización del Manual de Procedimientos El Manual de procedimientos del PO FEDER de las Illes Balears constituye un documento vivo en el que se recogen los principales procesos para su adecuado desarrollo. Ello implica que cualquier elemento que derive en una alteración en los mencionados procesos o procedimientos debe tener un fiel reflejo en el presente Manual. Así, podrá ser objeto de actualización como consecuencia de la dinámica que caracteriza al propio Programa Operativo, tanto en lo que se refiere a los aspectos normativos, como a los aspectos técnicos y tecnológicos, en definitiva cuando concurra alguna de las circunstancias siguientes: Cambios en la normativa regional, nacional o comunitaria de aplicación. Consideración de los cambios realizados en el Programa Operativo como resultado de las conclusiones y recomendaciones derivadas de los procedimientos de auditorías, seguimientos y evaluaciones. Condiciones de carácter técnico o tecnológicos que supongan una alteración en los procedimientos definidos en el momento de la elaboración del Manual. Otras circunstancias que acarreen alteraciones en los sistemas tal y como quedan definidos en el momento de la elaboración del Manual. Con el objetivo de garantizar la trazabilidad de todos los cambios realizados durante el período de vigencia del Programa Operativo, en cada nueva versión del Manual de los Procedimientos de Gestión y Control del Programa Operativo FEDER

12 para las Islas Baleares quedará constancia de la fecha de actualización y del número de la versión que corresponde. El Organismo Intermedio, entidad encargada del control de dichas actualizaciones, lo es asimismo de la guarda del Manual, de modo que en todo momento deberá conservar las diferentes versiones realizadas en papel y en soporte informático. Al mismo tiempo, procederá a la cumplimentación de la tabla adjunta a continuación, en la que se detallan los cambios introducidos, lo que permitirá un seguimiento a lo largo del tiempo de la historial del mismo. Tabla 2. Procedimiento de actualización del Manual de Procedimientos de Control y Gestión del PO FEDER de las Illes Balears.. Versión del Documento Fecha de Modificación Cambios introducidos con respecto a la versión anterior 6

13 Esquema 2. El procedimiento de Actualización del Manual de Procedimientos de Gestión y Control del PO FEDER de las Illes Balears. Aparición de factores que hacen necesaria una actualización del Manual Propuesta de modificación (Unidades Gestoras u Organismo Intermedio) NO Valoración por parte del Organismo Intermedio de la Propuesta Aprobación? SÍ Nueva versión del Manual de Procedimientos Ficha de Actualización del Manual de Procedimientos Almacenamiento de las versiones del Manual (electrónica y papel) 7

14 1B2. ASPECTOS GENERALES. De acuerdo con el artículo 58 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, los sistemas de gestión y control de los Programas Operativos establecidos por los Estados miembros deberán prever: a) la definición de las funciones de los organismos responsables de la gestión y el control, y la asignación de cometidos en el seno de cada organismo; b) el cumplimiento del principio de separación de funciones entre dichos organismos y en el seno de cada uno de ellos; c) procedimientos que garanticen la exactitud y regularidad del gasto declarado en el marco del Programa Operativo; d) unos sistemas informatizados fiables de contabilidad, seguimiento e información financiera; e) un sistema de información y seguimiento en el que el organismo responsable confíe la ejecución de los cometidos a otro organismo; f) unas reglas para auditar el funcionamiento de los sistemas; g) sistemas y procedimientos que garanticen una pista de auditoría adecuada; h) procedimientos de comunicación y seguimiento en relación con las irregularidades y la recuperación de los importes indebidamente abonados. Teniendo en cuenta lo anterior, el presente manual tiene por objeto establecer las pautas procedimentales que se han de seguir en el ámbito del Govern de les Illes Balears, dentro de un marco de mejora de la calidad de los procesos, para la gestión operativa y financiera de las actuaciones cofinanciadas por el FEDER, dentro del correspondiente Programa Operativo para el período Para ello, toma como referencia las disposiciones establecidas en el Marco Estratégico Nacional de Referencia , en lo que se refiere a Autoridades y Sistemas de Gestión, Pagos y Control. 8

15 Tabla 3. Las Autoridades del Programa Operativo FEDER de les Illes Balears, CONCEPTO PO FEDER DE LES ILLES BALEARS, INFORMACIÓN PRESENTADA POR FECHA ESTRUCTURA DEL SISTEMA Estado Miembro España Programa PO FEDER de Illes Balears (CCI: 2007 ES 16 2 PO 007) Nombre: Juana Ana Perelló Martorell Contacto principal japerello@dgeconomia.caib.es Fax: Autoridad de gestión Organismos intermedios Autoridad de certificación Autoridad de auditoría 20/diciembre/2007 SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEL FEDER Dirección General de Fondos Comunitarios (Ministerio de Economía y Hacienda) Paseo de la Castellana, Madrid. Persona de contacto: Anatolio Alonso (sgfeder@sgpg.meh.es) DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo (Govern de les Illes Balears) C/ Palau Real, 17 Palma (07001) Persona de contacto: Juana Ana Perelló Martorell (japerello@dgeconomia.caib.es) SUBDIRECCIÓN GENERAL DE CERTIFICACIÓN Y PAGOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE FONDOS COMUNITARIOS Paseo de la Castellana, 165. Madrid. Persona de contacto: Luis Ángel Díez INTERVENCIÓN GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO (IGAE) Ministerio de Economía y Hacienda. Paseo de la Castellana, 165. Madrid. Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears C/ Palau Real, 17, Palma Persona de contacto: Maria Marquès Caldentey (mmarques@interven.caib.es) 9

16 2.1. Proceso para la confección y el establecimiento del sistema de gestión y control. La elaboración del presente Manual de Procedimientos se ha basado en un proceso que responde al siguiente esquema: La Autoridad de Gestión ha sido la responsable de elaborar las directrices comunes a los organismos intermedios para la gestión y el control de las actuaciones cofinanciadas por el FEDER y el Fondo de Cohesión en España, que constituyen la referencia básica a considerar para la descripción de los sistemas, la organización y los procedimientos de las Autoridades intervinientes en el PO FEDER de Baleares, de acuerdo con el artículo 71.1 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. Corresponde, por su parte, a la Autoridad de Auditoría (que participa de forma activa en este proceso de elaboración de la Descripción de los Sistemas y, en consecuencia, del presente Manual de Procedimientos) la evaluación y la emisión del correspondiente informe sobre su idoneidad de la Descripción de los Sistemas. Finalmente, tras la recepción de la Descripción de los Sistemas y del informe de la Autoridad de Auditoría, la Autoridad de Gestión remitirá a la Comisión la Descripción de los Sistemas, la Evaluación y el Dictamen, así como el presente Manual que toma como punto de referencia dicha descripción Designación de Autoridades del Programa Operativo De acuerdo con el artículo 59 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 y con el artículo 14 del Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo de 5 de julio de 2006, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, el Estado español, en aplicación de las citadas disposiciones, designa Autoridad de Gestión del Programa Operativo FEDER de les Illes Balears, a la Subdirección General de Administración del FEDER ubicada en la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda. Sin perjuicio de la responsabilidad que implica lo anterior, el ejercicio de las funciones de la Autoridad de Gestión se realizará en cooperación con el Govern de les Illes Balears, a través de la Dirección General de Economía y Estadísticas adscrita a la Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo, la cual ha sido 10

17 designada como Organismo Intermedio de conformidad con el artículo 59.2 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. En el Programa Operativo FEDER de les Illes Balears, la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda, asegurará, en última instancia, el funcionamiento correcto del sistema de gestión y control, garantizando el ejercicio responsable de las funciones de los diferentes elementos del mismo. Para ello, realizará las verificaciones que estime necesarias, proponiendo, en consecuencia, las medidas correctoras precisas. Asimismo, asumirá la coordinación general del sistema e impartirá las directrices que contribuyan a su mantenimiento. La Autoridad de Certificación en España y para todas las Intervenciones estructurales, es la Subdirección General de Certificación y Pagos, ubicada en la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda. La Autoridad de Auditoría será la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda. No obstante lo anterior, la Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears, dentro de su ámbito de actuación, y en conformidad con las disposiciones escritas que de mutuo acuerdo contraiga con la IGAE, ejercerá determinadas funciones, a fin de garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones establecidas en el ordenamiento jurídico comunitario. 11

18 Esquema 3. Las Autoridades del PO FEDER de les Illes Balears,

19 2B3. LAS AUTORIDADES RESPONSABLES DEL PO FEDER DE LES ILLES BALEARS, Autoridad de Gestión. La Autoridad de Gestión se define como la autoridad pública u organismo público o privado nacional, regional o local que se ocupa de la administración del Programa Operativo. Tal y como se señala previamente, y en los términos recogidos en el artículo 59 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 y el artículo 14 del Reglamento (CE) nº 1080/2006, la Autoridad de Gestión del Programa Operativo FEDER de les Illes Balears, corresponde a la Subdirección General de Administración del FEDER ubicada en la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda. De acuerdo con el artículo 58 y 59 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, es necesario especificar la Autoridad de Gestión única de cada Programa Operativo, definiendo sus principales funciones. Las disposiciones de aplicación del PO FEDER de les Illes Balears establecen que la Autoridad de Gestión corresponde a la Subdirección General de Administración del FEDER de la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda, correspondiéndole las funciones de: Asegurar el funcionamiento correcto del sistema de gestión y control y tener la responsabilidad del ejercicio adecuado de las funciones enumeradas en el Artículo 60 del Reglamento (CE) n 1083/2006, realizando las verificaciones que estime necesarias y proponiendo las medidas correctoras precisas. Llevar a cabo la coordinación general del sistema e impartir las directrices que contribuyan a su mantenimiento. Teniendo la cuenta los criterios de instrumentación de la Autoridad de Gestión aplicados según el artículo 59.2 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, las funciones cuya responsabilidad recae en la Autoridad de Gestión del PO FEDER de Baleares son las recogidas en el ya citado artículo 60 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo: a) Garantizará que la selección de las operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicables al Programa Operativo, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el periodo de ejecución. 13

20 El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de actuación, excepto en el caso de actuaciones con incidencia plurirregional, que serán responsabilidad de la Administración General del Estado. b) Comprobará que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que se cumplen las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia; las verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas se podrán realizar por muestreo, de acuerdo con las normas de aplicación que adoptará la Comisión de conformidad con el procedimiento a que se refiere el artículo 103 apartado 3 del Reglamento( CE) Nº 1083/2006. El Govern de les Illes Balears será el organismo encargado dentro de su ámbito de actuación. c) Garantizará que se dispone de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables relacionados con cada una de las operaciones correspondientes al Programa Operativo, y que se procede a la recopilación de los datos sobre la ejecución necesaria para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación. El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de actuación. El Ministerio de Economía y Hacienda mantendrá un sistema centralizado que facilite los datos necesarios para la evaluación de la ejecución, su seguimiento, las verificaciones, auditorías y aplicación de las correcciones financieras. d) Se asegurará de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional. El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de actuación. e) Garantizará que las evaluaciones del Programa Operativo a que se refiere el artículo 48, apartado 3 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, se lleven a cabo con arreglo a lo dispuesto en el artículo 47 del citado Reglamento. Las evaluaciones del Programa Operativo constituyen una de las funciones delegadas al Govern de les Illes Balears. La Administración General del Estado será incorporada al proceso de evaluación y emitirá informe sobre la misma. 14

21 Las evaluaciones de los Programas Plurirregionales serán responsabilidad de la Administración General del Estado. A su vez, el Govern de les Illes Balears, junto con los Gobiernos de las demás Comunidades Autónomas, serán incorporados al proceso de evaluación y emitirán informe sobre el mismo. f) Establecerá procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarias para contar con una pista de auditoría apropiada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 90 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. El Govern de les Illes Balears es el organismo encargado de cumplir esta función dentro de su ámbito de actuación. El Ministerio de Economía y Hacienda establecerá directrices tendentes a facilitar la existencia de procedimientos que permitan disponer a la Comisión Europea de la información necesaria para la realización de sus controles. g) Se asegurará de que la Autoridad de Certificación dispondrá de toda la información necesaria sobre los procedimientos y verificaciones efectuadas en relación con el gasto a efectos de certificación. El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de actuación. h) Orientará el trabajo del Comité de Seguimiento y le suministrará los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del Programa Operativo a la luz de sus objetivos específicos. Conforme a lo establecido en las Disposiciones de Aplicación del PO FEDER de Baleares, esta función corresponderá al Govern de les Illes Balears, bajo la responsabilidad de la Autoridad de Gestión. i) Elaborará y remitirá a la Comisión, tras su aprobación por el Comité de Seguimiento, los informes de ejecución anual y final. Al igual que en el caso anterior, las Disposiciones de Aplicación del PO FEDER de Baleares determinan que la elaboración corresponderá al Govern de les Illes Balears. j) Garantizará el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el artículo 69 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de actuación. 15

22 3.2. Organismo Intermedio. Tal y como queda definido en el Reglamento (CE) nº 1083/2006, se entiende por organismo intermedio todo organismo o servicio de carácter público o privado que actúe bajo la responsabilidad de una Autoridad de Gestión o de Certificación o que desempeñe competencias en nombre de tal autoridad en relación con los beneficiarios que ejecuten las operaciones. En el caso de PO FEDER de les Illes Balears para el período este papel corresponde a la Dirección General de Economía y Estadísticas, encuadrada en la Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo del Govern de les Illes Balears. Dado que en los Programas Operativos regionales de FEDER se ha optado por aceptar como suficientes las especificaciones contenidas en el Programa aprobado, la forma de atribución de las funciones al Organismo Intermedio se produce mediante la Decisión de adaptación del PO correspondiente. Ello significa que se va a prescindir de suscribir un acuerdo específico entre la Autoridad de Gestión y el Organismo Intermedio Organismo Intermedio y funciones principales. Las principales funciones desempeñadas por el Organismo Intermedio, delegadas por la Autoridad de Gestión, son las recogidas en la 4HTabla 4. Donde se especifica, además, el Servicio encargado de llevarlas a la práctica, en los términos que posteriormente serán desarrollados en el Apartado

23 Tabla 4. Funciones de la Autoridad de Gestión delegadas en el Organismo Intermedio Funciones Garantizará que, en conformidad con el artículo 60 a), la selección de operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicados al Programa Operativo, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución, excepto en el caso de grandes proyectos y actuaciones con incidencia plurirregional. Comprobará que, en conformidad con el artículo 60 b) y los preceptos concordantes del Reglamento (CE) nº 1828/2006, se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que este cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables a la materia. Garantizará que dispone de sistemas informatizados compatibles con el sistema de información común a todos los Programas Operativos del FEDER en España, con el objetivo de permitir a la Autoridad de Gestión respetar las exigencias del Artículo 60 c). En definitiva, asume por delegación de la Autoridad de Gestión la obligación de desarrollar un sistema informático compatible con FONDOS 2007, aportando al sistema la información correspondiente a cada remisión de certificaciones de gastos. Se asegurará que, en conformidad con el artículo 60 d), los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones del Programa Operativo mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional. Contribuirá a la evaluación del Programa Operativo para permitir a la Autoridad de Gestión respetar las exigencias del artículo 60 e). Establecerá, en conformidad con el artículo 60 f), procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada, en conformidad con el artículo 90 del Reglamento (CE) n 1083/2006. Será responsable de suministrar a la Autoridad de Gestión la información necesaria para que ésta esté en disposición de respetar las exigencias del artículo 60 g). En conformidad con el artículo 60 h), orientará el trabajo del Comité de seguimiento y le suministrará los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del Programa Operativo a la luz de sus objetivos específicos. Elaborará y remitirá a la Autoridad de Gestión su contribución a los informes de ejecución anual y final, para permitir a la Autoridad de Gestión respetar las exigencias del artículo 60 i). Garantizará, en conformidad con el artículo 60 j), el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el artículo 69 del Reglamento (CE) 1083/2006. Fuente. PO de les Illes Balears, Disposiciones de Aplicación. Unidad competente Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización Unidad de Control y Verificación Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización 17

24 Organigrama y distribución y separación de funciones. La Dirección General de Economía y Estadísticas desarrolla sus funciones en materia de cofinanciación europea a través del: Departamento de Fondos Europeos. Tal y como se desprende de la 115HTabla 4, el desarrollo de las funciones delegadas al Organismo Intermedio corresponden al Departamento de Fondos Europeos, el cual se estructura en dos unidades: Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización. Unidad de Control y Verificación. Esquema 4. Organigrama de la Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo del Govern de les Illes Balears. Fuente: Elaboración propia. La separación de funciones queda garantizada con la distribución de responsabilidades en los siguientes términos: 18

25 En líneas generales, y desde una perspectiva regional, las funciones de la Autoridad de Gestión y la colaboración con la Autoridad de Certificación son desempeñadas por la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización. A nivel interno del propio Departamento la Unidad de Control y Verificación es el encargado de certificar la veracidad, física y financiera, y la adecuación normativa del gasto a certificar. (a) UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN. Está integrada por tres puestos que dedican el 100% de su trabajo al desarrollo del Programa Operativo. Las categorías de dichos puestos son las siguientes: Jefe de Servicio. Auxiliar Administrativo. Auxiliar Administrativo. Las funciones que desempeñan son, fundamentalmente las siguientes: (a) Garantizar la mayor difusión posible del PO, especialmente entre los posibles beneficiarios potenciales. Las convocatorias para acceder a la cofinanciación del FEDER deben ser públicas debiendo contemplar como mínimo los siguientes puntos: Detalle del Fondo Europeo financiador. Requisitos para acceder a la financiación. Criterios de selección de las operaciones. Puntos o centros de información complementaria. Procedimiento de evaluación de las solicitudes. Plazos de ejecución. Obligaciones de los potenciales beneficiarios. A tal fin, se analizará el contenido de las convocatorias previamente a su publicación para verificar su conformidad con el Programa Operativo, la correcta aplicación de los criterios de selección de operaciones y que contienen el detalle adecuado y suficiente para que los beneficiarios conozcan los requisitos de cofinanciación, los procedimientos a seguir y los derechos y las obligaciones que les corresponden. En caso de que no se trate de convocatoria pública, se analizará el contenido del convenio para verificar su conformidad con el Programa Operativo, la correcta aplicación de los criterios de selección de operaciones y que contienen el detalle adecuado y suficiente para que los beneficiarios conozcan los requisitos de cofinanciación, los procedimientos a seguir y los derechos y las obligaciones que le corresponden. Esta lista de comprobación figura como Anexo VI de este Manual. 19

26 (b) Controlar la ejecución administrativa, financiera. Para ello velará por: La elegibilidad de las operaciones y de los pagos objeto de contabilización. Con esta finalidad, se elaborará un informe de elegibilidad para toda operación susceptible de cofinanciación no seleccionada mediante convocatoria pública, especificando la elegibilidad de la actuación, área temática de la Comisión, código, categoría de gasto de la operación y el importe máximo cofinanciable. El cumplimiento de la normativa comunitaria, estatal y regional en las siguientes materias: información y publicidad. El encuadre de las distintas actuaciones en el PO y en su Plan Financiero. Estas tareas quedarán plasmadas en una lista de comprobación de gestión, seguimiento y contabilización, que se incluye como Anexo VII de este Manual. El cumplimiento de la regla n+2 La cumplimentación, tramitación y modificación de la documentación administrativa referente a la ejecución de actuaciones en el marco del PO, mediante su examen previo a la contabilización. También se velará por el archivo y custodia de la documentación. Proporcionar la documentación requerida por la Autoridad de Auditoría y otros departamentos competentes para la realización de las tareas de Verificación y Control que tengan encomendadas. Ayudar a la Unidad de control y verificación a preparar y contestar las alegaciones a los informes de control financiero y, en su caso, realizar las descertificaciones correspondientes, así como el inicio de los expedientes de solicitud de reintegro y su seguimiento. Control y seguimiento del fichero de deudores Disponer de un archivo fotográfico de las actuaciones cofinanciadas. Solicitar la información financiera de los organismos ejecutores a efectos de: - Su evaluación y depuración. - Sistematización y contabilización. - Remisión a la unidad de control y verificación para su informe previo a la contabilización e inclusión en la correspondiente relación de operaciones. 20

27 Proceder, una vez recibido el informe de conformidad de la unidad de control y verificación, a la inclusión de la declaración de gastos en la aplicación SFC Una vez elaborada y firmada (firma electrónica) se remite a la Autoridad de Gestión (quien posteriormente procederá a la emisión de la Solicitud de Pago a la Autoridad de Certificación) y una copia a la Dirección General de Presupuestos, a la Intervención General de la CAIB y al órgano ejecutor, en su caso. Control de los ingresos. Una vez recibida la comunicación de ingreso por parte de la Subdirección General de Certificación y Pagos del Ministerio de Economía y Hacienda, identificar el ingreso y comunicarlo a la DG Presupuestos y la IG de la CAIB. La evaluación continua del PO en cuanto a ejecución financiera y material (mediante indicadores físicos y de ejecución), cumplimiento de anualidades, etc. Elaborar la documentación necesaria para la celebración anual del Comité de Seguimiento. La elaboración de los informes anuales. La realización de propuestas de reprogramación y asignación de la reserva de eficacia. (b) 6UNIDAD DE CONTROL Y VERIFICACIÓN Está integrada por tres puestos con la siguiente categoría: Técnico Superior del Centre Balears Europa. Técnico Superior. Auxiliar Administrativo. Las funciones a desempeñar por la Unidad de Control y Verificación se concretan en las siguientes: (a) Recibir la información contabilizada de los pagos a certificar de la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización. (b) Realizar la verificación de la legalidad y la ejecución financiera y la realidad material de las operaciones cuyos pagos serán posteriormente incluidos en la correspondiente relación de operaciones que figuran en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso.. En este marco, el control de los proyectos se concentra en las siguientes áreas: 1. Contratación pública. 2. Medidas de información y publicidad. 3. Información contable: certificaciones y gastos. 4. Evidencia física de la inversión y correcto funcionamiento. 21

28 5. Protección del medio ambiente. 6. Igualdad de oportunidades. 1. Contratación pública. Objetivo: El objetivo es verificar que los procedimientos de contratación llevados a cabo por el beneficiario y las empresas adjudicatarias son afines a la normativa comunitaria, nacional y autonómica en materia de mercados públicos y que los contratos han sido suscritos por el órgano competente. Alcance: - Verificar que el órgano de contratación tiene competencia para suscribir contratos. - Verificar la existencia de una aprobación de los criterios de valoración y del sistema de determinación del precio. - Comprobar que el procedimiento de licitación se rige por los correspondientes pliegos de condiciones administrativas y de especificaciones técnicas, y que los mismos cuentan con los contenidos mínimos suficientes. - Verificar que, en caso de exigirse calificación profesional a los licitadores, ésta sea acorde a los requisitos del objeto de la contratación. - Verificar los mecanismos establecidos para garantizar la adecuada concurrencia de licitadores mediante mecanismos adecuados de publicidad en los boletines oficiales correspondientes. - Comprobar que la prestación, apertura, valoración y adjudicación de proposiciones sigue un proceso imparcial y transparente, respetando los principios de igualdad y no discriminación. Verificar la existencia de informes técnicos de valoración y Actas de las Mesas de Contratación donde se refleja la puntuación dada a los licitadores. - Comprobar la correcta prestación de garantías provisionales, definitivas y complementarias, si procede. - Verificar que el organismo de ejecución suscribe el correspondiente documento contractual con el adjudicatario, una vez hecha la adjudicación del mismo. 22

29 - Controlar que a la finalización del proyecto se levanta acta de conformidad y acta de recepción firmada por la dirección técnica del contrato. 2. Medidas de información y publicidad Objetivo: El objetivo es verificar que se ha cumplido con las obligaciones sobre información y publicidad establecidas en la Sección 1ª del Capítulo II del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión. Alcance: - Verificación de que se ha hecho constatar la participación comunitaria en los proyectos cofinanciados. - Comprobación de las actuaciones de información y publicidad realizadas (documentación administrativa, vallas, placas conmemorativas, carteles, impresos, etc). - Comprobación de que las vallas informativas, placas conmemorativas y carteles cumplen las normas especiales fijadas por el Anexo I del Reglamento (CE) nº 1828/ Comprobación de que se ha informado a los beneficiarios de ayudas y adjudicatarios de contratos de su participación en una medida cofinanciada. 3. Información contable: certificaciones y gastos Objetivo: El objetivo es determinar la exactitud y la elegibilidad de los gastos y verificar que dichos gastos están soportados documentalmente y han sido contabilizados y pagados cumpliendo los plazos estipulados y las condiciones establecidas en el Convenio con la Autoridad de Gestión por el que se concede la ayuda. Alcance: - Verificar si los gastos contabilizados están avalados por facturas pagadas o documento contable de valor probatorio equivalente. - Verificar el pago efectivo de las facturas (extractos bancarios). - Verificar si los gastos están previstos en el proyecto y directamente relacionados con el mismo. - Verificar que los gastos declarados han sido contraídos y pagados dentro del período de elegibilidad previsto. 23

30 - Verificar si el tipo de gastos declarados es admisible en base a los criterios de subvencionabilidad definidos por el Estado Miembro, de acuerdo con los requisitos reglamentarios. - Verificar si los gastos se han imputado a la tipología correcta. - Verificar que se cumpla la normativa aplicable en cada caso. 4. Evidencia física de la inversión y correcto funcionamiento Objetivo: El objetivo es verificar in situ el proyecto y comprobar que se ha ejecutado conforme a los objetivos fijados. Alcance: - Comprobar que el proyecto se ha ejecutado conforme a los objetivos fijados por el proyecto. - Verificar la existencia física de las instalaciones. - Verificar el funcionamiento correcto de las instalaciones. - Verificar, en el caso de otras actuaciones distintas de inversiones físicas, la realización de la actividad a través de los procedimientos más convenientes. 5. Protección del medio ambiente Objetivo: El objetivo es verificar que se han respetado las normas relativas a protección del medio ambiente. Alcance: - Verificar la necesidad de llevar a cabo un estudio de impacto medioambiental y, en caso afirmativo, determinar si éste ha sido anterior a la ejecución del proyecto. - Verificar si en el proyecto de la inversión se mencionan las medidas tomadas para minimizar el impacto medioambiental. - Verificar si el proyecto se encuentra incluido en el Anexo I de la Ley 6/2001 de evaluación ambiental, y en caso afirmativo si se ha sometido a impacto medioambiental. - Verificar si el proyecto se encuentra incluido en el Anexo 2 de la Ley 6/2001 de evaluación ambiental, y en caso afirmativo si se ha sometido a evaluación ambiental de acuerdo con los criterios del anexo 3. 24

31 6. Igualdad de oportunidades Objetivo: El objetivo es verificar, si procede, que la igualdad de oportunidades se ha respetado. Se incorpora como Anexo IX a este Manual, listas de comprobación complementarias a las requeridas a la Aplicación Fondos 2007 que utilizará la Unidad de Control y Verificación para plasmar las tareas y comprobaciones realizadas. (c) Preparar y contestar las alegaciones a los informes de control financiero 3.3. Autoridad de Certificación. El Reglamento (CE) nº 1083/2006 define la Autoridad de Certificación como una autoridad u organismo público, nacional, regional o local designado por el Estado miembro a fin de certificar las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago antes de su envío a la Comisión. La Autoridad de Certificación en España será la Subdirección General de Certificación y Pagos de la Dirección General de Fondos Comunitarios. Las relaciones de la Autoridad de Certificación con la Autoridad de Gestión estarán presididas por el principio de separación de funciones e independencia, de acuerdo con el artículo 58 apartado b) del Reglamento (CE) nº 1083/2006 Según lo establecido con el artículo 61 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, las funciones de la Autoridad de Certificación serán las siguientes: a) Elaborar y remitir a la Comisión las certificaciones de las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago. b) Certificar: que la declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes verificables; que el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y se ha realizado en relación con las operaciones seleccionadas para financiación, de conformidad con los criterios aplicables al programa y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias. 25

32 c) Velar, a efectos de certificación, que ha sido convenientemente informada por la Autoridad de Gestión de los procedimientos y las verificaciones llevados a cabo en relación con el gasto incluido en las declaraciones. d) Tomar nota, a efectos de certificación, de los resultados de todas las auditorías llevadas a cabo por la autoridad de auditoría o bajo su responsabilidad. e) Mantener registros contables en soporte electrónico del gasto declarado a la Comisión. f) Mantener una cuenta de los importes recuperables y de los importes retirados debido a la cancelación de toda o parte de la contribución a una operación. Los importes recuperados se devolverán al presupuesto general de las Comunidades Europeas, antes del cierre del Programa Operativo, deduciéndolos del siguiente estado de gastos. De acuerdo con el Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión de 8 de diciembre de 2006 por el que se fijan normas de desarrollo del Reglamento General (1083/2006) y del FEDER (1080/2006) además, antes del 31 de marzo de cada año, a partir de 2008, enviará a la Comisión una declaración en la que determinará, para cada Eje prioritario del Programa Operativo: Los importes retirados de las declaraciones de gastos presentadas durante el año anterior a raíz de la cancelación de toda o parte de la contribución pública a una operación. Los importes recuperados que se hayan deducido de dichas declaraciones de gastos. Una declaración de los importes que deban recuperarse a 31 de diciembre del año anterior, clasificados por año de emisión de las órdenes de recuperación Autoridad y Organismos de Auditoría Autoridad de Auditoría y principales funciones. La Autoridad de Auditoría será la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda. La IGAE ejercerá las funciones establecidas en el artículo 62 apartados 1, 2 y 3 del Reglamento (CE) n 1083/2006. De acuerdo con lo anterior, las funciones establecidas en el artículo 62.1 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo se instrumentarán de la siguiente manera: Auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control (artículo 62.1a): La IGAE y la Intervención General de la Comunidad Autónoma, serán responsables dentro de su ámbito de actuación, de que se 26

33 realicen las auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control del Programa Operativo. Auditorías de las operaciones (artículo 62.1b): La IGAE y la Intervención General de la Comunidad Autónoma garantizarán dentro de su ámbito de actuación, que se realizan las auditorías de las operaciones y que éstas se basan en una muestra representativa que permita verificar el gasto declarado. Estrategia de auditoría, artículo 62.1c): La IGAE y la Intervención General de la Comunidad Autónoma, dentro de su ámbito de actuación, elaborarán sus estrategias de auditoría que comprenderán la definición del método de muestreo, la planificación indicativa de las auditorías así como el resto de contenidos establecidos en el artículo 62. 1c. En base a dichas estrategias, la IGAE presentará a la Comisión la estrategia de auditoría conjunta. En el caso de que los ámbitos de actuación no estuvieran claramente definidos, las Intervenciones Generales afectadas acordarán la estrategia a desarrollar y su ejecución. Informe anual de control y dictamen sobre el funcionamiento del sistema de gestión y control, artículo 62.1d, apartados i y ii): El informe anual de control se basará en los controles y auditorías realizados de conformidad con el artículo 62.1a y b, de acuerdo con el sistema institucional jurídico y financiero del Estado miembro, recogiendo las constataciones de las auditorías efectuadas y comunicando las deficiencias observadas en los sistemas de gestión y control del Programa. La IGAE presentará el informe anual que se elaborará a partir de la información derivada de las actuaciones realizadas bajo su responsabilidad y de los informes elaborados por las IG de las CCAA, entre ellas la de las Illes Balears, en base a los resultados de sus controles y auditorías. El dictamen anual sobre el funcionamiento eficaz de los sistemas se elaborará por la IGAE. En los programas regionales, tanto la IGAE como la IG de las CCAA, emitirán un dictamen sobre las operaciones de su ámbito de actuación. En este caso, la IGAE emitirá el dictamen anual sobre la base de las opiniones emitidas por las correspondientes IG de las CCAA, entre ellas la de Illes Balears. Declaraciones de cierre parciales y finales, artículo 62.1 d) apartado iii y 62.1 e): Las declaraciones de cierre parciales que analicen la legalidad y regularidad de los gastos y la declaración de cierre final del Programa, en la que se evaluará la validez de la solicitud de pago del saldo y la legalidad y regularidad de las transacciones, así como el informe final de control, se presentarán por la IGAE de acuerdo con el principio de responsabilidad compartida. Así, de acuerdo con lo establecido en el artículo 62, apartado 1, letra d) del Reglamento (CE) nº 1083/2006, la Autoridad de Auditoría deberá elaborar y 27

34 presentar ante la Comisión con la fecha límite del 31 de diciembre de cada año, en el período , tres documentos: i. Informe anual de control que recoja las constataciones de las auditorías realizadas durante los doce meses anteriores al 30 de junio del año de que se trate, en el marco de la estrategia de auditoría del Programa Operativo y en el que comunicará todas las deficiencias observadas en los sistemas de gestión y control del programa. El modelo de presentación se ajustará a los parámetros establecidos en el Anexo VI del Reglamento (CE) nº 1828/2006 (ver ii. iii. Dictamen, basado en los controles y auditorías que se hayan realizado bajo su responsabilidad, sobre si el funcionamiento del sistema de gestión y control es eficaz y ofrece, por lo tanto, garantías razonables de que los estados de gastos presentados a la Comisión son correctos, así como garantías razonables de que las transacciones conexas son legales y regulares. El modelo de presentación se ajustará a los parámetros establecidos en el Anexo VII del Reglamento (CE) nº 1828/2006. Declaración de cierre parcial, cuando sea necesaria en los términos establecidos en el artículo 88 0F1 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, que analice la legalidad y regularidad de los gastos de que se trate. En este contexto, tal y como queda recogido en los considerandos del Reglamento (CE) nº 1828/2006 es necesario establecer detalladamente su contenido y especificar la naturaleza y la calidad de la información en la que se basan. En este programa regional, la IGAE y la Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears, emitirán una declaración de cierre parcial o final y el informe final, relativos a las operaciones de sus respectivos ámbitos de actuación. Estas declaraciones servirán de base para la emisión de la declaración parcial o final del Programa Operativo por parte de la IGAE. En definitiva, y sin perjuicio de la responsabilidad global de la IGAE como Autoridad de Auditoría, la Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears, dentro de su ámbito de actuación, y en conformidad con las disposiciones escritas que de mutuo acuerdo contraiga con la IGAE a fin de garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones establecidas en el ordenamiento jurídico comunitario, ejercerá en el Programa Operativo los siguientes cometidos: Llevará a cabo auditorías sobre los sistemas de control y gestión en el marco de la estrategia de auditoría. 1 El cierre parcial se referirá a las operaciones ya ejecutadas hasta el 31 de diciembre del año anterior. A efectos del presente Reglamento, las operaciones se considerarán ejecutadas cuando se hayan llevado a cabo de forma efectiva las actividades que las conforman y respecto de las cuales se hayan abonado todos los gastos efectuados por los beneficiarios y la correspondiente contribución pública. 28

35 Llevará a cabo auditorías de las operaciones en el marco de la estrategia de auditoría. Contribuirá a la preparación de la estrategia de auditoría y a su actualización. Contribuirá a la preparación del informe anual de control. Contribuirá, en su caso, a la preparación de la declaración de cierre parcial y/o total. En este contexto, debe quedar especificado entre los procedimientos de gestión y control el método empleado en la estrategia de auditoría, el método de muestreo para las auditorías de las operaciones, así como una planificación indicativa de las auditorías, a fin de garantizar que los principales organismos sean auditados y que las auditorías se distribuyan de forma equilibrada a lo largo del período de programación. Controles realizados sobre muestras En el caso de que la certificación incluya más de 10 proyectos, el control se realiza sobre una muestra de los mismos. La muestra se selecciona conforme al siguiente criterio: Debe representar como mínimo el 25% del importe total certificado. Debe garantizarse una representación proporcional de todas las islas. Si alguno de los proyectos representa un porcentaje de gasto muy superior a la media debe incluirse en la muestra. Deben estar representados todos los ejes y categorías de gasto que estén incluidos en la certificación. En caso de que en la muestra se detecten irregularidades que se producen de forma sistémica caben dos opciones: a) Si es posible se comprueban todos los proyectos incluidos en la certificación. b) Si no es posible realizar el control de todos los proyectos, se procede a la corrección de la certificación en el porcentaje medio de error detectado. En caso de que en la muestra se detecte una irregularidad no sistémica se procede a ampliar la misma en un 5%: a) Si la irregularidad no se repite, se da por buena la representatividad de la nueva muestra ampliada. b) Si la irregularidad se repite, se corrige el importe de la certificación en el porcentaje de irregularidad detectado. 29

36 Cumplimentación de la lista de chequeo y emisión del informe para la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización. - Si el informe se emite de conformidad, se tramita junto a la certificación de pagos. - Si el informe es de no conformidad: En el caso de que la totalidad del gasto no sea elegible, se anula la certificación. Si es de no conformidad parcialmente, se corrigen las deficiencias Organigrama de la Autoridad de Auditoría y los organismos de auditoría bajo su responsabilidad. La Autoridad de Auditoría desempeña una importante función de control al ser la responsable de asegurar el buen funcionamiento de los sistemas y de verificar el correcto cumplimiento de las exigencias reglamentarias de los proyectos aprobados. En consecuencia, es el órgano que debe indicar a la Autoridad de Gestión y a la Autoridad de Certificación las lagunas constatadas en el sistema y las irregularidades detectadas en los gastos. El artículo 62 señala las funciones que le corresponden a la Intervención General del Estado como Autoridad de Auditoría del PO y que se recogen en la siguiente tabla. ART a) R b) R c) R d) R.1083 Tabla 5. Las funciones reglamentarias de la Autoridad de Auditoría DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ATRIBUIDAS REGLAMENTARIAMENTE Asegurarse de que se realizan auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control del programa operativo. Garantizar que las auditorías de las operaciones se basan en una muestra representativa que permita verificar el gasto declarado. Presentar a la Comisión, en el plazo de nueve meses a partir de la aprobación del programa operativo, una estrategia de auditoría que comprenda a los organismos que vayan a llevar a cabo las auditorías mencionadas en las letras a) y b), el método que vaya a aplicarse, el método de muestreo para las auditorías de las operaciones, así como una planificación indicativa de las auditorías, a fin de garantizar que los principales organismos sean auditados y que las auditorías se distribuyan de forma equilibrada a lo largo del período de programación. Como muy tarde el 31 de diciembre de cada año, durante el período comprendido entre 2008 y 2015: i) Presentar a la Comisión un informe anual de control que recoja las constataciones de las auditorías realizadas durante los doce meses anteriores al 30 de junio del año de que se trate, en el marco de la estrategia de auditoría del programa operativo y en el que comunicará todas las deficiencias observadas en los sistemas de gestión y control del programa. El primer informe que se presentará antes del 31 de diciembre de 2008 cubrirá el período comprendido entre el 1 de enero de 2007 y el 30 de junio de La información correspondiente a las auditorías llevadas a cabo después del 1 de julio de 2015 se incluirá en el informe final de control que debe respaldar la declaración de cierre a que se refiere la letra e) ii) Emitir un dictamen, basado en los controles y auditorías que se hayan realizado bajo su 30

37 ART e) R R R.1083 Tabla 5. Las funciones reglamentarias de la Autoridad de Auditoría DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ATRIBUIDAS REGLAMENTARIAMENTE responsabilidad, sobre si el funcionamiento del sistema de gestión y control es eficaz y ofrece, por lo tanto, garantías razonables de que los estados de gastos presentados a la Comisión son correctos, así como garantías razonables de que las transacciones conexas son legales y regulares, iii) Presentará, cuando se requiera según el artículo 88, una declaración de cierre parcial que analice la legalidad y regularidad de los gastos de que se trate. Cuando se aplique un sistema común a varios programas operativos, la información a que se refiere el inciso i) podrá reagruparse en un informe único y el dictamen y la declaración contemplados en los incisos ii) y iii) podrán cubrir todos los programas operativos de que se trate. Presentar a la Comisión, a más tardar el 31 de marzo de 2017, una declaración de cierre en la que se evaluará la validez de la solicitud de pago del saldo y la legalidad y regularidad de las transacciones conexas cubiertas por la declaración final de gastos, que deberá sustentarse en un informe final de control. Cerciorarse de que los trabajos de auditoría tienen en cuenta normas de auditoría internacionalmente aceptadas. Cerciorarse de que los demás organismos que efectúen las auditorías y controles mencionados en el apartado 1, letras a) y b), cuentan con la necesaria independencia funcional Las Unidades Gestoras. La instrumentación más directa de las actuaciones corresponde a las Unidades Gestoras. Éstas, de acuerdo con la encomienda firmada con la suprimida Dirección General de Fondos Europeos, asumen una serie de responsabilidades, siempre bajo la coordinación del Organismo Intermedio. Dichas Unidades gestoras son: Dirección General de Comercio y Empresa. Dirección General de Industria y Energía. Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico. Empresa Pública Servicios Ferroviarios de Mallorca. Dirección General de Economía y Estadísticas. Dirección General de Universidades, Investigación y Transferencia del Conocimiento. Servei de Salut de les Illes Balears (IB Salut) Agencia de Turismo de las Islas Baleares (ATB) Agencia Balear del Agua y la Calidad Ambiental (ABAQUA) Instituto Balear de la Naturaleza (IBANAT) La DG de Economía y Estadísticas, además, asume la tarea de supervisión y coordinación de las Unidades Gestoras con el fin de verificar periódicamente si las operaciones financiadas en el ámbito de la subvención que gestionan se han 31

38 realizado correctamente en el marco establecido por la normativa regional, estatal y comunitaria, así como por el propio Programa Operativo. 32

39 3B4. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO. La estructura del sistema se organiza en las siguientes fases: presupuestación, ejecución del gasto, certificación, y seguimiento y evaluación. A continuación se apuntan los rasgos generales de estas etapas, que se describen con detalle en capítulos posteriores. Presupuestación: Esta fase comprende las tareas necesarias destinadas a la aprobación anual de los Presupuestos Generales del Govern de las Illes Balears. Por consiguiente, implica la dotación de los créditos asignados a los diferentes Centros Gestores, incluidos los cofinanciados por los Fondos Europeos, con los que desarrollan las competencias que tienen atribuidas. Selección de Operaciones. En este punto se definirán los procedimientos que abarcan desde la definición y planificación inicial de las operaciones, hasta su adjudicación final, pasando por las fases de puesta en marcha de las convocatorias y valoración de los proyectos presentados en las mismas. Gestión y Ejecución del gasto: Los órganos gestores son los máximos responsables de la ejecución del gasto. En el caso de las operaciones cofinanciadas la ejecución debe ajustarse a los procedimientos establecidos en cada caso, así como a la normativa vigente. Para ello, se establecerán los oportunos dispositivos de verificación de la legalidad de los gastos cofinanciados, con el objetivo de establecer los mecanismos de supervisión y control interno que garanticen una correcta gestión financiera, conservar la documentación justificativa de los gastos realizados, informar de su gestión a la Dirección General de Economía y Estadísticas y Financiación, y colaborar en las tareas de control ejecutadas por otros órganos. Certificación: Esta fase se corresponde con el reembolso de los gastos efectivamente realizados. A este respecto, las Autoridades de Gestión y Certificación tienen que ser informadas de la relación de gastos pagados integrantes de una solicitud de reembolso. Las certificaciones se realizarán de manera electrónica y constituyen la base de los certificados que la Autoridad de Certificación remitirá a la Comisión, solicitando los correspondientes pagos intermedios. Seguimiento: Este proceso presenta un carácter continuo o permanente, con el fin de garantizar la calidad y la eficacia en el desarrollo de la intervención. Es responsabilidad de la Autoridad de Gestión, aunque el principal instrumento para asegurar dicho objetivo es el Comité de Seguimiento del PO. De hecho, entre sus funciones está aprobar los criterios de selección de las operaciones, analizar periódicamente los progresos en la consecución de los objetivos del PO, examinar los resultados de la ejecución, así como proponer cualquier revisión de la intervención a la Autoridad de Gestión. 33

40 Control: Los procedimientos de control de las actuaciones cofinanciadas se referirán a verificaciones administrativas con carácter exhaustivo y sobre el terreno mediante un método de muestreo. Con ellas se pretende asegurar que los gastos declarados han sido realizados efectivamente, cumplen con lo establecido en la Decisión de aprobación de la intervención y las normas sobre la elegibilidad, respetan la normativa comunitaria y conservan una pista de auditoría suficiente. Evaluación: El PO será objeto de un proceso de evaluación continua que podrá tener un carácter estratégico u operativo en función de las necesidades de la intervención. Las tareas de evaluación serán realizadas por equipos independientes y tienen por objeto asegurar la eficacia y el correcto desarrollo del Programa Operativo Rasgos fundamentales de los procesos a seguir para la gestión de las operaciones cofinanciadas. Las operaciones susceptibles de cofinanciación deben cumplir los requisitos mínimos de: legalidad, elegibilidad y respetar los criterios objetivos de selección, aplicables al Programa Operativo FEDER para las Islas Baleares en el período Se entiende que una operación es legal cuando para su ejecución se cumple con la normativa vigente tanto comunitaria como estatal y autonómica, y especialmente en materia de contratación pública. De forma particular, por lo que respecta a la normativa de la Comunidad Autónoma de Illes Balears, de acuerdo con lo recogido en el esquema siguiente. 34

41 Tabla 6. Normativa regional de aplicación en el ámbito de las ayudas comunitarias. PRESUPUESTOS Decreto Legislativo 1/2005, de 24 de junio, por el cual se aprueba el texto refundido de la Ley de Finanzas de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears. Decreto 75/2004, de 27 de agosto, de desarrollo de determinados aspectos de la Ley de Finanzas y de las leyes de presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears. Ley 6/2007, de 27 de diciembre, de medidas tributarias y económico-administrativas. Decreto 62/2006, de 7 de julio, por el cual se regula el régimen de control interno que ha de ejercer la Intervención General de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears. Ley 5/2007, de 27 de diciembre, presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears para SUBVENCIONES Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones. Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el cual se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones. Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de subvenciones. Acuerdo del Consejo de Gobierno del día 14 de diciembre de 2007, por el que se aprueba el Plan Estratégico de Subvenciones de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears para el año CONTRATOS Fuente. PO de les Illes Balears, Disposiciones de Aplicación. La elegibilidad viene determinada por la tipología de operaciones susceptibles de cofinanciación. En el artículo 56, apartado 4, del Reglamento (CE) nº 1083/2006, se establece que las normas sobre subvencionabilidad del gasto se determinarán a escala nacional, salvo excepciones establecidas en el artículo 7 del Reglamento (CE) nº 1080/2006, relativo al FEDER. Estas normas han sido recogidas en la ORDEN EHA/524/2008, de 26 de febrero, por la que se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los Programas Operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional y del Fondo de Cohesión, publicada en el BOE num. 53, el 1 de marzo de Asimismo la elegibilidad estará condicionada por el marco establecido por el propio Programa Operativo en cuanto a su encuadre y su ejecución temporal. Toda operación no seleccionada mediante convocatoria pública susceptible de cofinanciación, debe de ser objeto (con carácter previo a su ejecución) de un informe de elegibilidad por parte de la Dirección General de Economía y Estadísticas en el que se concretará la tipología de los gastos elegibles y su importe previsto y ello independientemente de otros informes y controles que puedan efectuar otras autoridades con competencia para ello. A efectos de selección de los distintos tipos de operaciones se asegurará que los beneficiarios potenciales reciban información clara y detallada de los requisitos que 35

42 deben cumplir para tener acceso a la financiación comunitaria, procedimiento de solicitud, criterios de selección, aprobación de operaciones y forma y plazo de ejecución y justificación de los gastos. El procedimiento de selección, aprobación, gestión, seguimiento y control de las operaciones cuya ejecución y financiación se enmarca en el PO FEDER de les Illes Baleares para el período viene determinada por la tipología de las unidades gestoras que realizan y se responsabilizan de la ejecución efectiva de las actuaciones. Las peculiaridades funcionales y administrativas de los distintos tipos de unidades gestoras presuponen sistemas de gestión y control con un tronco dispositivo común al que se incorporan procedimientos inherentes a las propias peculiaridades de la unidad gestora-ejecutora. Así, cabe distinguir tres tipos de unidades gestoras: 1. Departamentos del Govern de les Illes Balears. 2. Entes de Derecho Público y Sociedades Públicas. 3. Administraciones Locales: Consejos Insulares y Ayuntamientos. 1. Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionarejecutar por departamentos del Govern de les Illes Balears. La estructura administrativa del Govern de les Illes Balears está constituida por Consejerías o Secciones Presupuestarias, de las que dependen los distintos departamentos administrativos, entes de derecho público y empresas públicas. Así, dentro de la estructura orgánica de la Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo se encuentran entre otros departamentos, la Dirección General de Economía y Estadísticas (Organismo Intermedio), la Dirección General de Presupuestos y Financiación, la Intervención General, la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, independientes la una de la otra. A su vez, en cada Consejería existe una Secretaría General y una Unidad de Gestión Económica, que depende funcionalmente de la Intervención General y orgánicamente de las Secretarías Generales. La selección, aprobación, control de la gestión, seguimiento y evaluación de las operaciones ejecutadas por este tipo de entidades gestoras se ajusta al siguiente protocolo procedimental: 36

43 1.- La Dirección General de Presupuestos y Financiación conjuntamente con la Secretaría General correspondiente al confeccionar o modificar sus presupuestos anuales, codifican las partidas presupuestarias tanto de ingresos como de gastos, informando al Departamento de Fondos Europeos de aquellas partidas relacionadas con fondos europeos. 2.- El departamento competente inicia el procedimiento de selección y aprobación de las operaciones a cofinanciar. El proceso de selección puede ser: Mediante convocatoria pública a través de una orden de ayudas y posteriores resoluciones. En la convocatoria se especifica la tipología de actuaciones susceptibles de ser cofinanciadas, el porcentaje de cofinanciación, beneficiarios potenciales, requisitos, criterios de selección, plazo de ejecución, plazo de justificación, tipología de gastos susceptibles de ser cofinanciados,.y obligaciones de las partes. Mediante convocatoria dirigida a todos los beneficiarios potenciales y posteriores resoluciones. Mediante acuerdo del Comité de Seguimiento y posteriores resoluciones y, Mediante resoluciones cuando las operaciones a ejecutar son competencia exclusiva del Govern y entran en sus planes de actuación. 3.- Cuando se requiera, la Dirección General de Economía y Estadísticas informará sobre la elegibilidad de la actuación, explicitando el Eje prioritario y categoría de gasto en que se enmarca, así como el importe del gasto elegible subvencionable. 4.- A través de las Unidades de Gestión Económica, las Secretarías Generales de las Consejerías ejecutoras de las actuaciones cofinanciadas asegurarán la realización efectiva de la actuación, la exactitud del gasto y la custodia de la documentación. Asimismo, recabarán de los departamentos gestores de la Consejería la información complementaria en orden a la evaluación exhaustiva de la actuación (indicadores, información, publicidad) para su remisión a la Dirección General de Economía y Estadísticas. Las Unidades de Gestión Económica generan los documentos contables (reserva de crédito, autorización del gasto, disposición del mismo y órdenes de pago) de acuerdo con el proceso normal de ejecución y en base a los documentos generados en cada fase de la misma. Éstos quedan anotados en el sistema contable de la CAIB. 37

44 En concreto, las órdenes de pago se generan una vez acreditado el cumplimiento físico y financiero del objeto del gasto (subvención), es decir, en base a declaración del beneficiario de haber ejecutado el objeto de la subvención y de las correspondientes facturas. Las órdenes de pago una vez generadas son remitidas a la Intervención General o a las Intervenciones Delegadas para su fiscalización y validación y trasladadas, si procede, a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera para su pago efectivo. Cuando la Dirección General del Tesoro y Política Financiera de la CAIB ordena el pago efectivo de las órdenes de pago validadas por la Intervención queda registrada en el sistema contable de la CAIB la fecha del pago. 5.- La Dirección General de Economía y Estadísticas, a través del sistema de contabilidad pública, lleva a cabo el seguimiento presupuestario de las actuaciones cofinanciadas. El sistema de contabilidad administrativa pública utilizado por el Govern de les Illes Balears permite conocer con detalle todas las fases del gasto para cada actuación. En este contexto, las Secretarias Generales afectadas remiten a la Dirección General de Economía y Estadísticas la información requerida, en su caso. 6.- La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización de la Dirección General de Economía y Estadísticas recibe la información a través de las Secretarías Generales y/o mediante el sistema de contabilidad pública de las actuaciones y pagos efectivos correspondientes para su contabilización de las relaciones de operaciones en base a la cuales se generan los Certificados de gastos y solicitud de reembolso a la Autoridad de Gestión mediante la aplicación informática Fondos La información así recibida es examinada y comprobada para su remisión a la Unidad de Control y Verificación de la Dirección General de Economía y Estadísticas para que ésta lleve a cabo y emita el correspondiente informe de control y verificación. Una vez controlados y verificados administrativamente, y financieramente y físicamente de conformidad la Unidad de Gestión procede a su contabilización en la aplicación informática Fondos 2007 a efectos de generar la correspondiente relación de operaciones que figura en el certificado de gastos y solicitud de reembolso, que es validado vía electrónica por la Autoridad de Gestión. La unidad de gestión, seguimiento y contabilización remite copia de todas las relaciones mencionadas a la Intervención General de la CAIB, a la DG de Presupuestos de la CAIB y al órgano ejecutor correspondiente. 38

45 7.- Mediante el proceso de fiscalización, previa o a posteriori, la Intervención General velará por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y eficiencia en la ejecución de las actuaciones. Cuando la unidad gestora coincide con el Organismo Intermedio, es decir, la Dirección General de Economía y Estadísticas (Organismo Intermedio del tramo regional), las operaciones son gestionadas por parte de la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización. Si para la ejecución de estas actuaciones se precisa realizar contratación pública, ésta se realiza a través de la Unidad de Gestión Económica de la Vicepresidencia Económica, de Promoción y Empleo. Como beneficiario de la actuación, la Unidad de Gestión se limita a realizar las comprobaciones adecuadas, previamente a la autorización del pago, y su adecuada inclusión como actuación cofinanciada con cargo al PO FEDER. Posteriormente a la realización del pago, la Unidad de Control y Verificación, realiza las verificaciones correspondientes utilizando las listas de comprobación previas a la contabilización del gasto en la Aplicación Fondos 2007 (tarea realizada por la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización). 39

46 Esquema 5. Circuito de gestión y control para departamentos del Govern de les Illes Balears (Grupo A) DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTOS Y FINANCIACIÓN Con apoyo de las SGs y DGPF identifican las partidas de ingresos y gastos SECRETARIAS GENERALES y/o DIRECCIONES GENERALES Con el apoyo y control de las UGE, se seleccionan y aprueban las operaciones U.G.E. Elabora expedientes Control gestión y pagos I.G. Emite informe elegibilidad En caso de disconformid ad de la I.G. Dirección General del Tesoro y Política Financiera DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS Gestiona y/o hace el seguimiento de la operación Solicita y comprueba la información administrativa, financiera y física. Elabora la relación de operaciones incluidas en el certificado de gasto y solicitud de reembolso (Fondos 2007) En caso de conformidad remite relación de operaciones AUTOR. DE CERTIFIC. A.G. S.G. I.G. D.G.P y OEs INTERVENCIÓN GENERAL Comprueba la ejecución material de los pagos y la remite de nuevo a la DGPF 40

47 Tabla 7. Fases de selección, aprobación, gestión y control de las operaciones de las operaciones ejecutadas por los distintos Departamentos de las Secciones Presupuestarias que conforman el Govern de les Illes Balears Dirección General de Presupuestos y Financiación y Secretarías Generales Secretarías Generales u otros departamentos competentes Dirección General de Economía y Estadísticas Secretarías Generales afectadas u otros departamentos competentes Intervención General Codifican e identifican las correspondientes partidas de gastos e ingresos. Informan de ello al Departamento de Fondos Europeos. Seleccionan y aprueban la operación Formalizan el convenio o contrato. Informan de ello a la Dirección General de Economía y Estadísticas Informa de la elegibilidad de la actuación, especificando Eje y Categoría de gasto de la operación, y el gasto elegible. Vela por el cumplimiento de las normas sobre información y publicidad. Realiza el seguimiento de la ejecución de las actuaciones. Recibe periódicamente de las Secretarías Generales información sobre la ejecución de las actuaciones, que es examinada y comprobada Realiza los controles de verificación administrativa, financiera y física de las operaciones. Verifica el cumplimiento de las normas sobre información, contratación y publicidad. Carga la aplicación informática Fondos Confecciona las certificaciones de pagos y las remite a la Autoridad de Gestión y Pagos, una vez diligenciadas por el Interventor General. Remite copia de las certificaciones a la Dirección General de Presupuestos, a la Intervención General y a los órganos ejecutores correspondientes. Controla los reembolsos de la aportación comunitaria a la financiación de las actuaciones e informa a la DG de Presupuestos y Financiación y a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. Las Unidades de Gestión Económica montan los expedientes de ejecución. Velan por el cumplimiento de las normas sobre información y contratación. Certifican la realización efectiva de la actuación y la exactitud del gasto. Realizan la comprobación de primer nivel según la normativa aplicable Custodian la documentación. Recogen información complementaria requerida por la Dirección General de Economía y Estadísticas. Fiscaliza el expediente de ejecución de la actuación. Vela por los principios de legalidad, transparencia y eficiencia. Certifica que los gastos certificados están contabilizados en base a documentos fehacientes. 41

48 2. Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionarejecutar por entes de derecho público y sociedades públicas del Govern de les Illes Balears. Estas entidades gestoras-ejecutoras, aunque de carácter público, están sometidas en su funcionamiento al derecho privado. Presentan diferencias fundamentales con los departamentos administrativos del apartado anterior. Su sistema contable no es administrativo, sino de partida doble, y su fiscalización se hace a posteriori, a través de auditorías externas. El protocolo de actuación en cuanto a la selección, aprobación, control de la gestión, seguimiento y evaluación de las operaciones ejecutadas por este tipo de entidades gestoras-ejecutoras es el siguiente: 1.- La DG de Presupuestos y Financiación, la Secretaría General correspondiente y la Gerencia de la entidad gestora confeccionan los presupuestos anuales de la entidad. 2.- La Gerencia de la entidad gestora codifica las correspondientes partidas de ingresos y gastos. 3.- La selección y aprobación de las actuaciones se realiza por la Gerencia de conformidad con los planes de actuación de la entidad. 4.- La Dirección General de Economía y Estadísticas informará sobre la elegibilidad de la actuación, explicitando el Eje y la Medida en que se enmarca así como el gasto elegible. 5.- La Gerencia de la entidad gestora velará por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y eficiencia en la ejecución de las actuaciones, así como por el respeto a la normativa comunitaria. La Gerencia de la entidad gestora asegurará la realización efectiva de la actuación, la exactitud del gasto y la custodia de la información. Asimismo, se compromete a recabar la información complementaria en orden a la evaluación exhaustiva de la actuación (indicadores, información, publicidad) y su remisión a la Dirección General de Economía y Estadísticas. La Gerencia, una vez examinadas, comprobadas y aprobadas las facturas comprensivas de los gastos inherentes a la ejecución de los proyectos, las remitirá al departamento contable financiero para su contabilización y pago efectivo. 42

49 6.- La Dirección General de Economía y Estadísticas, conjuntamente con la Gerencia de la entidad gestora, a través de su sistema de contabilidad, llevará a cabo el seguimiento financiero de las actuaciones cofinanciadas. 7.- La Gerencia de la entidad gestora certificará la cuantía de los gastos comprometidos y el importe de los pagos para cada actuación. Las Gerencias remitirán a la Dirección General de Economía y Estadísticas toda la información requerida. 8.- La unidad de gestión, seguimiento y contabilización de la Dirección General de Economía y Estadísticas recibe la información que una vez examinada y comprobada, procede a su remisión a la unidad de control y verificación para que pueda elaborar y emitir el correspondiente informe de control y verificación que remite a la unidad de gestión, seguimiento y contabilización para que esta tome nota y en caso de ser favorable proceda a confeccionar la correspondiente relación de operaciones a incluir en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso a través de la aplicación informática Fondos 2007, que es validada vía electrónica por la Autoridad de Gestión del EM. 9.- La unidad de gestión, seguimiento y contabilización remite copia de todas las certificaciones a la Intervención General de la CAIB, a la Dirección General de Presupuestos y Financiación y a la Unidad Gestora correspondiente Mediante el proceso de fiscalización a posteriori, la Intervención General de la CAIB velará por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y eficiencia en la ejecución de las actuaciones. 43

50 Esquema 6. Circuito de gestión y control para entes de derecho público y sociedades públicas del Govern de les Illes Balears (Grupo B) GERENCIA Identifica partidas Vela por la gestión y control Certifica la realidad de la ejecución y de los pagos DEPARTAMENTO FINANCIERO Emite informe elegibilidad En caso de disconformidad de la I.G. DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS Gestiona y/o hace el seguimiento de la operación Solicita y comprueba la información administrativa, financiera y física. Elabora la relación de operaciones incluidas en el certificado de gasto y solicitud de reembolso (Fondos 2007),, En caso de conformidad remite relación de operaciones AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN A.G. S.G.T. GERENCIA I.G. 44

51 Tabla 8. El papel de los distintos agentes en la gestión y control de las actuaciones realizadas por los Entes de Derecho Público y Sociedades Públicas Gerencia y Secretarías Generales afectadas Dirección General de Economía y Estadísticas Identifican las correspondientes partidas de gastos e ingresos. Informan de ello a la Dirección General de Economía y Estadísticas, Formalizan el convenio o contrato. La Gerencia, con el apoyo de la Unidad de Gestión Económica de la Conselleria en la que está integrada, monta los expedientes de ejecución. Vela por el cumplimiento de las normas sobre información y publicidad. Certifican la realización efectiva de la actuación y la exactitud del gasto. Realizan la comprobación material de primer nivel según la normativa aplicable Custodia la documentación. Recoge información complementaria requerida por la Dirección General de Economía y Estadísticas. Informa de la elegibilidad de la actuación, especificando Eje y Medida. Vela por el cumplimiento de las normas sobre información y publicidad. Realiza el seguimiento presupuestario de la ejecución de las actuaciones Periódicamente, recibe de las Gerencias, a través de las Secretarías Generales, información sobre la ejecución de las actuaciones, que es examinada y comprobada. Realiza los controles de verificación administrativa, financiera y física de las operaciones. Verifica por el cumplimiento de las normas sobre información, contratación y publicidad. Carga la aplicación informática Fondos Confecciona las certificaciones de pagos y las remite a la Autoridad de Gestión y Pagos, una vez diligenciadas por la Gerencia. Remite copia de las certificaciones a la Dirección general de Presupuestos y Financiación, a la Intervención General y a las Unidades Gestoras correspondientes. Controla los reembolsos de la aportación comunitaria a la financiación de las actuaciones e informa a la DG de Presupuestos y Financiación y a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. 45

52 3. Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionarejecutar por las Administraciones Locales (Consejos Insulares y Ayuntamientos). La particularidad fundamental de este tipo de entidades gestoras es que siendo de carácter público y sometidas a una contabilidad administrativa, su funcionamiento es totalmente autónomo e independiente del Govern de les Illes Balears. En los casos en que la ejecución se financie conjuntamente entre la Administración Autonómica y la Corporación Local, se formaliza un convenio entre ambas partes, cuyo objeto es la ejecución de la actuación, especificando: Presupuesto. Gasto elegible. Aportación financiera de la administración local correspondiente. Aportación financiera del Govern de les Illes Balears. Aportación financiera de la Comisión Europea con cargo al FEDER. Definición de las obligaciones referentes a la ejecución, información y control de cada una de las partes. Para agilizar el desarrollo del convenio, el Govern de les Illes Balears, podrá anticipar, además de la propia, la aportación comunitaria, renunciando la Corporación Local correspondiente a la percepción de los recursos comunitarios que pudieran corresponderle. De esta forma se consigue agilizar la ejecución de las actuaciones, disminuir el esfuerzo financiero por parte de la entidad local, y simplificar los trámites administrativos que comportan los trasvases de recursos financieros entre las distintas administraciones. El plan de control de gestión, seguimiento y evaluación de las actuaciones ejecutadas por este tipo de entidades gestoras se ajusta a las siguientes determinaciones: Formalización de un acuerdo o convenio. Identificación de las correspondientes partidas de ingresos y de gastos por parte de la Corporación Local. La Dirección General de Economía y Estadísticas informará sobre la elegibilidad de la actuación, explicitando el Eje y Medida en que se enmarca y la cuantía del gasto elegible. La Administración Local velará por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y eficiencia en la ejecución de las actuaciones así como, en general, de la normativa autonómica, nacional y comunitaria. La Administración Local asegurará la realización efectiva de la actuación, la exactitud del gasto y la custodia de la documentación. Asimismo, se compromete a recabar la información complementaria en orden a la 46

53 evaluación exhaustiva de la actuación (indicadores. información, publicidad) y su remisión a la Dirección General de Economía y Estadísticas. Conjuntamente con la Administración Local, la Dirección General de Presupuestos y Financiación, a través del sistema de contabilidad, llevará a cabo el seguimiento financiero de las actuaciones cofinanciadas. La Intervención de la Administración Local certificará la cuantía de los gastos comprometidos y el importe efectivo de los pagos para cada actuación. De forma periódica, normalmente cada tres meses, o a petición de la Dirección General de Presupuestos y Financiación, las administraciones locales remitirán a ésta toda la información requerida. La Administración local remitirá la documentación señalada en el convenio (justificación de la ejecución material y certificaciones de obras o facturas) a las Secretarías Generales correspondientes que a su vez las remitirán a su Unidad de Gestión Económica a efectos de proceder al reintegro estipulado en el convenio. Para proceder a contabilizar la actuación a efectos de obtener la cofinanciación europea es necesario que la Administración local haya realizado el pago efectivo y que la comunidad autónoma haya realizado el pago efectivo de su aportación financiera. A partir de este momento, la Unidad de Gestión, seguimiento y contabilización y la Unidad de Control y Verificación proceden de la misma forma que en el caso de las actuaciones efectuadas por la Administración de la CAIB. La unidad de gestión, seguimiento y contabilización de la Dirección General de Economía y Estadísticas recibe la información que una vez examinada y comprobada, procede a su remisión a la unidad de control y verificación para que pueda elaborar y emitir el correspondiente informe de control y verificación que remite a la unidad de gestión, seguimiento y contabilización para que esta tome nota y en caso de ser favorable proceda a confeccionar la correspondiente relación de operaciones a incluir en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso a través de la aplicación informática Fondos 2007, que es validada vía electrónica por la Autoridad de Gestión del EM. La unidad de gestión, seguimiento y contabilización remite copia de todas las certificaciones a la Intervención General de la CAIB, a la Dirección general de Presupuestos y Financiación y al órgano ejecutor correspondiente. 47

54 Esquema 7. Circuito de gestión y control para por las Administraciones Locales (Consejos Insulares y Ayuntamientos. (Grupo C) CONSEJERIAS Y ADMINISTRACIONES LOCALES Formalizan un convenio SECRETARIAS GENERALES o DIRECCIONES GENERALES A través de las cuales remiten información a la D.G.P.F. UNIDAD DE GESTIÓN ECONÓMICA I.G. Emite informe elegibilidad En caso de disconformidad de la I.G. D.G. TESORO Y POLÍTICA FINANCIERA DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS Gestiona y/o hace el seguimiento de la operación Solicita y comprueba la información administrativa, financiera y física. Emite relación de operaciones que figuran en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso (Fondos 2007) l En caso de conformidad remite relación de operaciones que figuran en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN A.G. A.A.L.L. I.G. INTERVENCIÓN GENERAL Comprueba la ejecución material de los pagos y la remite de nuevo a la DGPF 48

55 49

56 Tabla 9. Tareas correspondientes a las distintas administraciones en las actuaciones ejecutadas por los Consejos Insulares y Ayuntamientos Secretarías Generales Técnicas afectadas Dirección General de Economía y Estadísticas Administración Local Intervención General de la Administración Local Intervención General de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears Identifican las correspondientes partidas de gastos e ingresos. Formalizan el convenio e informan a la Dirección General de Economía y Estadísticas. Informa de la elegibilidad de las actuaciones, especificando Eje y Medida. Vela por el cumplimiento de las normas sobre información y publicidad. Realiza el seguimiento presupuestario de la ejecución de las actuaciones. Recibe periódicamente de las Administraciones Locales, a través de las Secretarías Generales Técnica afectadas, información sobre la ejecución de las actuaciones, que es examinada y comprobada. Carga la aplicación informática Fondos Confecciona las certificaciones de pagos, informando de ellas a la Dirección General de Presupuestos y Financiación y a la Intervención General. Remite las certificaciones de pagos a la Autoridad de Gestión y Pagos, una vez diligenciadas por el Secretario-Interventor. Controla los reembolsos de la aportación comunitaria a la financiación de las actuaciones e informa a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. Velan por el cumplimiento de las normas sobre información y publicidad. Certifican la realización efectiva de la actuación y la exactitud del gasto. Realizan la comprobación de primer nivel según normativa aplicable. Custodian la documentación. Recogen información complementaria requerida por la Dirección General de Economía y Estadísticas. Cumplimentan la Base de Datos. Vela por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y eficiencia. Audita a posteriori el expediente de ejecución de la actuación si es objeto de selección en los controles. Verificar el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y eficiencia 50

57 4.2. Procedimiento de Selección y Aprobación de Operaciones La finalidad última de este procedimiento es definir el conjunto de tareas necesarias que deben efectuarse para el inicio de la ejecución de las operaciones susceptibles de recibir una ayuda del FEDER a través del PO regional. En este sentido, un elemento previo que señala la normativa comunitaria es informar de las posibilidades de financiación que ofrece el FEDER. Esto implica la obligación de hacer públicos los pasos que ha de seguir un beneficiario potencial para presentar una solicitud de financiación, así como los criterios de selección que se van a aplicar (artículo 5 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006). En el Programa Operativo Competitividad Regional y Empleo de Baleares tramo regional existen básicamente dos tipos de unidades gestoras: Administración de la CAIB y las Empresas Públicas de la CAIB. Las unidades gestoras de la CAIB, básicamente Direcciones Generales, son las responsables, en su caso, de la confección de las órdenes de ayudas correspondientes, selección de operaciones de conformidad con los criterios elegidos y que deben estar comprendidos entre los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento del Programa Operativo. En el caso de que las unidades colaboradoras sean empresas públicas del Govern de les Illes Balears las actuaciones a realizar deben cumplir con los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento, si bien, no hace falta selección de las mismas dado que figuran en el plan de actuación de la misma. La selección de las operaciones a cofinanciar por el FEDER corresponde a la Autoridad de Gestión, quien ha delegado tal responsabilidad en la Dirección General de Economía y Estadísticas, como Organismo Intermedio del PO. Así, las fases en las que se articula este procedimiento son las cuatro siguientes: Información a los beneficiarios potenciales en relación con los requisitos exigidos a las operaciones a cofinanciar. Una vez la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización ha resuelto que la operación en cuestión será cofinanciada por el PO FEDER de las Illes Balears, corresponde a las Unidades Gestoras puesta en marcha de la misma (órdenes de ayuda, procedimientos de contratación, etc). Los beneficiarios o, en su caso, destinatarios últimos presentará a las Unidades Gestoras la solicitud o propuesta correspondiente y corresponderá a ésta la selección inicial. Posteriormente, esta selección inicial es comunicada a la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización que valida y contabiliza las operaciones seleccionadas. 51

58 Información a los beneficiarios potenciales. Estas operaciones habrán de acogerse a los criterios de selección y la normativa comunitaria aprobados a tales efectos: El artículo 65 del Reglamento (CE) 1083/2006 establece que el Comité de Seguimiento del Programa Operativo estudiará y aprobará los criterios de selección de las operaciones objeto de financiación en un plazo de seis meses a partir de la aprobación del programa operativo y aprobará toda revisión de dichos criterios atendiendo a las necesidades de programación. De acuerdo con las disposiciones reglamentarias, las operaciones habrán de ser seleccionadas conforme a criterios que permitan alcanzar los objetivos del eje prioritario en el que se encuadren. Así mismo, todas las operaciones deben cumplir con lo establecido en los reglamentos comunitarios de aplicacións. En este marco, el primer paso es la aprobación de los criterios de selección de las operaciones objeto de financiación por parte del Comité de Seguimiento del PO. Se informará a los beneficiarios potenciales de las condiciones establecidas para el acceso a la cofinanciación a través del PO FEDER de las Illes Balears, Evaluación de las solicitudes. Una vez la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización comunica a la Dirección General de Presupuestos y Financiación así como a la propia Unidad Gestora la inclusión de la operación en el Programa Operativo, ésta se encargará de iniciar la operación (procedimiento de subvención, contratación, convenio, etc) Aprobación de las operaciones seleccionadas. Los beneficiarios potenciales o, en su caso, destinatarios últimos proceden a la presentación de la correspondiente solicitud u oferta. Ésta será valorada por la Unidad Gestora que es la responsable de realizar una propuesta inicial de cuáles de las solicitudes o propuestas han de ser objeto de cofinanciación Validación y contabilización. El Organismo Intermedio (Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización), a la luz de la propuesta remitida por la Unidad Gestora, revisará la adecuación de la solicitud/propuesta del beneficiario o destinatario último y procederá a su validación y contabilización. El paso siguiente es la comunicación a la Unidad Gestora de la decisión adaptada, y será ésta la encargada de comunicar al destinatario de los fondos la resolución final. 52

59 4.3. Contratación pública, ayuda estatal, igualdad de oportunidades y normas medioambientales. De acuerdo con lo establecido en el Reglamento (CE) nº 1828/2006 quedará certificado que el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y ha servido para financiar operaciones seleccionadas a tal fin, de conformidad con los criterios aplicables al Programa Operativo y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias, en concreto en lo que se refiere a las normas sobre contratación pública y ayudas estatales. Así, en las auditorías de los sistemas deberá hacerse la correspondiente indicación de toda cuestión horizontal que han de abarcar las auditorías de los sistemas, tales como la contratación pública, las ayudas estatales, los requisitos medioambientales o la igualdad de oportunidades. Además, en las tablas que a continuación se relacionan, se describen los procedimientos de tramitación de las solicitudes de reembolso y de pago a los beneficiarios Contratación Pública. La adjudicación de un contrato público debe ajustarse en todo momento con lo establecido en la normativa comunitaria aplicable en materia de contratación pública (Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de contratos públicos de obras, suministros y de servicios (DOCE L 134 de ), así como en la legislación nacional (Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público- BOE nº 261 de 31 de octubre de 2007) y regional vigente al respecto. La Dirección General de Economía y Estadísticas de la Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo, en tanto Organismo Intermedio, y de acuerdo con la delegación de funciones previamente recogida, tiene la responsabilidad de asegurar que todo proceso de contratación ha sido conforme. Para ello realizará un control sobre toda la documentación (pliegos de condiciones, criterios de adjudicación, publicaciones, etc.). (a) Normativa vigente. Directiva 89/665/CEE del Consejo de 21 de diciembre de 1989 relativa a la coordinación de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas referentes a la aplicación de los procedimientos de recursos en materia de adjudicación de los contratos públicos de suministros y obras. 53

60 Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 31 de marzo de 2004 sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación y de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios. Directiva 2005/75/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 16 de noviembre de 2005 que corrige la Directiva 2004/18/CE sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios. Directiva 2005/51/CE de la Comisión de 7 de septiembre de 2005 por la que se modifican el anexo XX de la Directiva 2004/17/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y el anexo VIII de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo sobre contratación pública. Comunicación C (88) 2510 de la Comisión, a los Estados miembros sobre el control del cumplimiento de las normas sobre contratos públicos en los proyectos y programas financiados por los fondos estructurales e instrumentos financieros. Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y modificaciones. Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (Boletín Oficial del Estado, 26 de Octubre 2001, núm. 257). (b) Descripción del procedimiento de contratación. El esquema general para la preparación y adjudicación de los contratos queda recogido en la tabla y el flujagrama siguientes. No obstante, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 95 de la Ley 30/2007, en los denominados contratos 2F2 menores la tramitación del expediente sólo exigirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente y podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación. 2 A estos efectos, se consideran contratos menores aquellos contratos de importe inferior a euros, cuando se trate de contratos de obras, o a euros, cuando se trate de otros contratos. 54

61 FASES DOCUMENTACIÓN PREPARATORIA TRAMITACIÓN Y APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN ADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOS Tabla 10.Descripción del procedimiento de contratación. TAREAS El procedimiento se inicia con la justificación de la necesidad de la firma de un contrato para la realización de la actividad por parte del Organismo Intermedio OI), de forma particular cuando concurra la circunstancia de colaboración entre el sector público y el sector privado (artículo 118 de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público), de la que quedará constancia en el informe correspondiente. La tipología de contratos previstos en la Ley se concreta en: contratos de obras, concesión de obras públicas, gestión de servicios públicos, suministro, servicios y de colaboración entre el sector público y el sector privado que celebren los entes, organismos y entidades pertenecientes al sector público se calificarán de acuerdo con las normas contenidas en la presente sección. El expediente, además de incluir la documentación preparatoria, requerirá de: La preparación y aprobación de pliegos de cláusulas administrativas (podrá recoger la consideración de mejoras o variaciones como criterios de valoración adicionales al precio). La preparación y aprobación de pliegos de cláusulas técnicas. El establecimiento del plazo de duración del contrato y, cuando este prevista, su posible prórroga y alcance. Incorporación del certificado de existencia de crédito o documento que legalmente le sustituya, y la fiscalización previa de la intervención, en su caso, de acuerdo con lo establecido en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria. Justificación de la elección del procedimiento y de los criterios que se tendrán en consideración para adjudicar el contrato. Los procedimientos que se pueden seguir para la adjudicación de los contratos, de acuerdo con lo recogido en la Ley 30/2007 de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, son de tres tipos: Procedimiento abierto: En el procedimiento abierto todo empresario interesado podrá presentar una proposición, quedando excluida toda negociación de los términos del contrato con los licitadores (artículo 141 de la Ley 30/2007). Procedimiento restringido: En el procedimiento restringido sólo podrán presentar proposiciones aquellos empresarios que, a su solicitud y en atención a su solvencia, sean seleccionados por el órgano de contratación. En este procedimiento estará prohibida toda negociación de los términos del contrato con los solicitantes o candidatos (artículo 146 de la Ley 30/2007). Procedimiento negociado: En el procedimiento negociado la adjudicación recaerá en el licitador justificadamente elegido por el órgano de contratación, tras efectuar consultas con diversos candidatos y negociar las condiciones del contrato con uno o varios de ellos (artículo 153 de la Ley 30/2007). En los supuestos de necesidad inaplazable o interés público se podrá recurrir a la tramitación urgente del expediente (en los términos recogidos en el artículo 96 de la Ley 30/2007) o, en su caso, a la tramitación de emergencia (artículo 97 de la Ley 30/2007). El Servicio Jurídico de la Consejería correspondiente procederá al análisis del borrador del expediente de modo que si se adecua a la legislación vigente procederá a su aprobación en tanto si no lo hace lo rechazará iniciándose de nuevo el procedimiento. En este marco, podrán contratar con el sector público las personas naturales o jurídicas, españolas o extranjeras, que tengan plena capacidad de obrar, no estén incursas en una prohibición de contratar, y acrediten su solvencia económica, financiera y técnica o profesional, en los términos establecidos en los pliegos y de acuerdo con la normativa vigente. Los contratos deberán regirse por los principios de igualdad y transparencia, así como por las condiciones de confidencialidad recogidas en el artículo 124 de la Ley 30/2007. ORGANISMO RESPONSABLE OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN SERVICIO JURÍDICO OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN 55

62 FASES Tabla 10.Descripción del procedimiento de contratación. TAREAS Anuncio previo (en función del tipo de contrato del que se trata se realizará un anuncio en el DOCE, el BOE y/o los diarios oficiales autonómicos; se abre, asimismo, la posibilidad de publicar el perfil del contratante del órgano de contratación artículo 42 de la Ley 30/2007 ). Presentación de las solicitudes. Las propuestas presentadas por los beneficiarios, secretas hasta el momento de la licitación, deberán ajustarse en forma y contenido a lo establecido por la normativa aplicable y por los pliegos de cláusulas administrativas y técnicas, reflejando de forma explícita el importe correspondiente al Impuesto sobre el Valor Añadido. Las ofertas deben incluir todos los elementos requeridos y necesarios para la realización del proyecto. Junto a la propuesta habrá de adjuntarse la documentación solicitada en las cláusulas administrativas, siendo de obligada presentación los documentos siguientes: 1. Acreditación de la personalidad jurídica del empresario y, en su caso, su representación. 2. Acreditación de la clasificación de la empresa, en su caso, o justificación de los requisitos de su solvencia económica, financiera y técnica o profesional. 3. Declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar. 4. Declaración sometimiento a la jurisdicción de los juzgados y tribunales españoles de cualquier orden en el caso de empresas extranjeras. 5. Acreditación de la solvencia económica y financiera, así como de la solvencia técnica y profesional. En ambos casos, habrán de especificarse los requisitos mínimos y la documentación necesaria en el anuncio de licitación y el pliego del contrato, de acuerdo con los medios de acreditación establecidos en el artículo 64 y 67, respectivamente. Cada licitador podrá presentar una única proposición. El órgano colaborador o contratante, podrá solicitar precisiones o aclaraciones sobre las ofertas presentadas, ajustes en las mismas o información complementaria relativa a ellas. El ORGANISMO INTERMEDIO/ órgano de contratación podrá exigir a los licitadores la constitución de una garantía provisional que responda del mantenimiento de sus ofertas hasta el momento de la adjudicación provisional del contrato (artículo 91 de la Ley 30/2007), y que nunca superará el 3% del presupuesto de licitación. La cuantía y el régimen devolución de dicha garantía quedará especificado en las cláusulas administrativas. Selección del adjuditario. Los criterios de valoración que servirán de base para la selección del adjudicatario serán determinados por el órgano de contratación u órgano colaborador, quedando detallados en el anuncio o en los pliegos de cláusulas administrativas particulares, junto con la ponderación correspondiente a cada uno de ellos. Se tratará de dar prioridad a los criterios cuantificables a través de fórmulas matemáticas, de hecho cuando sólo se utiliza un criterio éste debe ser el del precio más bajo. No obstante, en el caso de incluir algunos que requieran una interpretación subjetiva, si éstos representan un peso superior a los cuantificables se procederá a la constitución de un comité de expertos externos que valorará las propuestas. ORGANISMO RESPONSABLE LICITANTES / BENEFICIARIOS POTENCIALES ORGANISMO INTERMEDIO/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN ADJUDICATARIO PROVISIONAL 56

63 FASES FORMALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS Tabla 10.Descripción del procedimiento de contratación. TAREAS Las propuestas recibidas serán clasificadas en orden decreciente de acuerdo a la valoración derivada de tales criterios. A resultas de tal clasificación, se determinará adjudicatario provisional a aquél que proponga la oferta más ventajosa. Comunicación de la resolución provisional. La adjudicación provisional se acordará por el órgano de contratación u ORGANISMO INTERMEDIOen resolución motivada en la que se determinarán las causas que justifican dicha selección y las que justifican la no selección del resto de los licitadores, que deberá notificarse a los candidatos o licitadores y publicarse en un diario oficial o en el perfil de contratante del órgano de contratación (artículo 135 de la Ley 30/2007). El adjudicatario provisional deberá constituir a disposición del órgano de contratación una garantía de un 5 por ciento del importe de adjudicación, excluido el Impuesto sobre el Valor Añadido (artículo 83 de la Ley 30/2007). Las fórmulas a través de las cuales se podrán prestar estas garantías son: en efectivo o en valores de deuda pública; mediante aval o mediante contrato de seguro de caución, y en determinadas situaciones a través de la retención en el precio, en todo caso en los términos recogidos en el artículo 84 de la Ley 30/2007. Adicionalmente, el adjudicatario entregará, en un plazo máximo de 15 días (a contar desde la publicación de la resolución en el correspondiente boletín oficial o en el perfil del contratante), la documentación justificativa de hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social y cualesquiera otros documentos acreditativos de su aptitud para contratar o de la efectiva disposición de los medios que se hubiesen comprometido a dedicar o adscribir a la ejecución del contrato. Transcurridos 10 días desde el cumplimiento del plazo para la entrega de la documentación referida, la resolución se devendrá definitiva (nunca podrá ser antes de pasados 15 días desde la publicación en el correspondiente diario oficial o en el perfil del contratante). Comunicación de la adjudicación definitiva. La adjudicación provisional devendrá en definitiva transcurrido un plazo no inferior a 15 días hábiles desde el momento de la publicación en el diario oficial o en el perfil de contratante del Organismo colaborador. Durante este plazo, el adjudicatario provisional deberá aportar la información requerida que garantice su capacidad para contratar con la Administración Pública, y de forma particular aquellos documentos que garanticen que la entidad está al día en sus obligaciones fiscales y pagos a la Seguridad Social. Transcurrido el plazo establecido para la presentación de la documentación, se iniciará la computación de los 10 días hábiles que constituyen en plazo mínimo para la elevación a definitiva de la adjudicación. En el supuesto de que el adjudicatario provisional no de cumplimiento a dicho requisito, el órgano contratante podrá nombrar como nuevo adjudicatario provisional al licitador que haya presentado la siguiente oferta en la clasificación realizada. En el transcurso de diez días desde la comunicación oficial de la resolución definitiva deberá procederse a la firma del documento administrativo para la formalización del contrato. ORGANISMO RESPONSABLE OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN + ADJUDICATARIO /BENEFIARIO OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN +BENEFICIARIO 57

64 FASES EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS PAGO DE LOS CONTRATOS Tabla 10.Descripción del procedimiento de contratación. TAREAS El contrato se entenderá cumplido por el contratista cuando éste haya realizado, de acuerdo con los términos del mismo y a satisfacción de la Administración, la totalidad de la prestación u objeto establecido en los pliegos (artículo 205 de la Ley 30/2007). En caso de incumplimiento del contrato o de ejecución defectuosa el ORGANISMO INTERMEDIOpodrá proceder a penalizar al contratista, no pudiendo superar la penalización el 10% del presupuesto del contrato (artículo 196 de la Ley 30/2007). Asimismo, cuando se produce una demora en la entrega de los trabajos parciales o totales el Organismo contratante podrá proceder al establecimiento de una penalización o, incluso, a la derogación del contrato cuando se den las condiciones recogidas en el artículo 196 de la Ley 30/2006. Bajo tales circunstancias, o cuando acontezcan cualquier otra causa que sea motivo de resolución del contrato (artículo 206 de la Ley 30/2007) se iniciará un procedimiento de derogación del contrato, cuyos efectos serían: o La incautación de la garantía provisional cuando no llega a firmarse el contrato por causa del contratista (artículo 140.3). o El acuerdo de ambas partes supondría los efectos pactados por las mismas. o En el caso de que la culpabilidad por el incumplimiento del contrato corresponde a alguna de las partes, ésta procederá a la indemnización a la otra parte por los daños y perjuicios ocasionados. La posibilidad de modificación del contrato, así como las condiciones de la misma deberán quedar recogidas tanto en los pliegos como en el propio documento del contrato (artículo 202 de la Ley 30/2007). El ORGANISMO INTERMEDIOpodrá introducir modificaciones en el contrato sólo en el caso de que existan motivaciones de interés público o para atender a causas imprevistas, justificando debidamente su necesidad en el expediente. No podrán, sin embargo, considerarse como modificaciones las ampliaciones del objeto de contrato que no puedan integrarse en el proyecto inicial, que supongan una prestación susceptible de aprovechamiento independiente o dirigidas a satisfacer necesidades nuevas. En tales casos procederá la realización de una nueva contratación. El procedimiento de modificación se inicia con la elaboración de una propuesta que debe contar con el visto bueno de los Servicios Jurídicos (Informe favorable del Servicio Jurídico) y la intervención (Informe de fiscalización), para posteriormente pasar a ser aprobada por ambas partes. En esta fase de aprobación habrá de contemplarse, asimismo, la aprobación del gasto por parte del órgano contratante. El pago del precio del contrato podrá hacerse de manera total o parcial, mediante abonos a cuenta o mediante pago en cada uno de los vencimientos parciales que se hubiesen establecidos en la redacción del contrato. Asimismo, el contratista podrá percibir abonos a cuenta que cubran el importe de las operaciones preparatorias cuando así se haya hecho explícito en los pliegos correspondientes. El ORGANISMO INTERMEDIO u órgano contratante adquiere, con la firma del contrato, la obligación de abonar el precio en los sesenta días siguientes a la fecha de expedición de los correspondientes documentos que acrediten la realización total o parcial del contrato. Si bien, las Comunidades Autónomas cuentan con la potestad de reducir la duración de este plazo. En caso de demora el órgano contratado deberá abonar al contratista los intereses de demora y la indemnización correspondientes (en función de los establecido en la Ley 3/2004). ORGANISMO RESPONSABLE ADJUDICATARIO + OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN + ADJUDICATARIO 58

65 La adjudicación de un contrato de obras (definido en los artículos 5 y 6 de la Ley 30/2007) requerirá la previa elaboración, supervisión en su caso, aprobación y replanteo del correspondiente proyecto, que definirá con precisión el objeto del contrato (artículo 105 de la Ley 30/2007). En este marco, el Órgano de Contratación se ocupa de la elaboración de un Proyecto de Obras en los términos establecidos en los artículos de la Ley 30/2007 a través del cual se definirá el objeto del contrato. El Organismo contratante será a estos efectos el encargado de realizar las actuaciones preparatorias del contrato de concesión de obra pública en los términos recogidos en los artículos de la Ley 30/2007. Cuando el importe del proyecto supere los euros habrá de solicita a la Oficina de Supervisión de Proyectos un informe que examine el mismo con el objeto de verificar la consideración de las disposiciones generales legales o reglamentario así como la normativa técnica que resulten de aplicación para cada tipo de proyecto (artículo 109 de la Ley 30/2007). En el supuesto de que el informe sea negativo se procederá a la subsanación de las potenciales si fuese posible para reiniciar el procedimiento. Por su parte, si éste resulta favorable se procederá a la remisión al órgano de contratación para su aprobación. A partir de este momento, la ejecución se inicia con el acta de aprobación del replanteo (artículos 110 y 212 de la Ley 30/2007). Ésta recogerá la comprobación de la realidad de la obra así como la disponibilidad de los terrenos, quedando la misma sujeta a las pautas establecidas en el Capítulo I del Título II del Libro IV de la Ley de Contratos. 59

66 Esquema 8. Procedimiento de contratación. NO FIN DEL PROCEDIMIENTO Documentación preparatoria SÍ NO Tramitación del expediente de contratación Resolución motivada y aprobación del gasto Aprobación del expediente de contratación ADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOS SÍ Anuncio previo Licitación Recepción de solicitudes Valoración de la solicitudes (criterios de selección) Adjudicación provisional (resolución motivada) Clasificación decreciente de las ofertas Comunicación a licitadores y publicación en diario oficial o perfil contratante. 15 días Presentación documentación que justifica el estar al corriente el obligaciones tributarias, con la SS y otra. NO Adjudicación definitiva SÍ 10 días Comunicación a licitadores y publicación en diario oficial o perfil contratante. Solicitud de información de motivos de rechazo por parte de los licitadores 10 días 15 días Formalización del contrato Finalización del contrato Cumplimiento Resolución 60

67 Las normas de publicidad e información establecidas en la reglamentación exigen hacer públicas las referencias de los contratos anunciados en el Diario Oficial de la Unión Europea, especificando su fecha y referencia. Para aquellos casos en los que el organismo firmante del contrato no estuviese sujeto a la normativa sobre contratación pública española, habrá de garantizar los principios de publicidad, transparencia y libre concurrencia de las ofertas, de modo que el procedimiento se ajuste en su totalidad los requisitos establecidos por la misma, al tiempo que se incide en la maximización de la eficacia del proceso Ayudas de Estado. La ayuda de Estado puede definirse como toda aportación gratuita de fondos públicos, en forma de subvenciones, préstamos u otros, realizada a favor de personas o entidades públicas o privadas, para fomentar una actividad de utilidad o de interés social o para promover la consecución de un fin público. En cuanto a las órdenes de ayuda, aplican las políticas fundamentalmente dirigidas al fortalecimiento y modernización del tejido productivo regional y a una equilibrada distribución de la actividad económica en el territorio. Estas órdenes desarrollan la normativa nacional y regional (ver 117HTabla 7) por la que se establece el marco normativo de las ayudas a los sectores comercial, industrial y de servicios a las Islas Baleares, de una parte, y al desarrollo de la I+D+i de la región, de la otra. Las órdenes de ayuda correspondientes al período tendrán en cuenta lo establecido en el Reglamento (CE) nº 1998/2006 relativo a la aplicación de los artículos 87 y 88 del Tratado a las ayudas de minimis, y el Reglamento (CE) nº 1857/2006 de la Comisión sobre la aplicación de los artículos 87 y 88 del Tratado a las ayudas estatales para las pequeñas y medianas empresas dedicadas a la producción de productos agrícolas y por el que se modifica el Reglamento (CE) nº70/2001. El procedimiento de la concesión de tales ayudas en el marco del PO FEDER de les Illes Balears, se estructura en las fases estructuradas en la tabla y el flujogramas siguientes. 61

68 FASES ESTABLECIMIENTO DE BASES INSTRUCCIÓN Tabla 61.Descripción del procedimiento de subvención. TAREAS Definición de las bases reguladoras a través de la orden del Consejero correspondiente, cuyo contenido mínimo queda recogido en el artículo 13 del Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones. El servicio jurídico deberá, tras la correspondiente revisión de las bases reguladoras, emitir una validación de las mismas. Asimismo, la Intervención General de las Illes Balears fiscalizará las mismas. Una vez aprobadas, serán publicadas en los diarios oficiales correspondientes (BOIB) Acto de convocatoria: El organismo instructor, de acuerdo a las bases reguladoras, es el encargado de redactar la convocatoria que será remitida a la Asesoría Lingüística de la Consejería correspondiente para su adecuación con el lenguaje administrativo y su traducción, también, al castellano. El contenido mínimo del acto de la convocatoria queda recogido en el artículo 15.2 del Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones. El Servicio Jurídico correspondiente deberá emitir un informe de adecuación de la convocatoria a la normativa vigente. Será preceptivo el correspondiente informe previo de la Dirección General competente en materia de presupuestos. La documentación es remitida a la Unidad de Gestión Económica (UGE) de la Consejería para su comprobación y generación del documento contable propio. La convocatoria deberá ser publicada en el Boletín Oficial de Islas Baleares (BOIB), una vez aprobada por el Organismo intermedio. Presentación de solicitudes. Las solicitudes de participación deberán ajustarse en forma y contenido a lo establecido en las bases reguladoras, e ir acompañadas de la documentación solicitada. Se presentarán en el Registro General de la Consejería correspondiente o en otros lugares contemplados en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las AA.PP. y del Procedimiento Administrativo Común. Pre-evaluación de las solicitudes. Determinación de los participantes admitidos en la convocatoria, tras la revisión inicial de las solicitudes que determine su evaluavilidad, asignando a cada una de ellas un número de expediente, así como un número de código a cada una de las acciones contenidas en la misma. En el supuesto de que la documentación inicialmente presentada esté incompleta se procederá al requerimiento de la corrección de los fallos, de modo que en la medida en que éstos sean subsanados se dará continuidad al procedimiento. Resolución de dudas en relación con las bases reguladoras y en caso de que la documentación presentada resulte inexacta o incompleta, solicitud de la subsanación correspondiente. Solicitud de informes necesarios para la realización de la propuesta de resolución. Selección de los beneficiarios a través de la evaluación de las solicitudes presentadas. El procedimiento más habitual en este caso es el régimen de concurrencia competitiva, ajustándose a los principios de publicidad, transparencia, objetividad, igualdad y no discriminación, contenidos en ORGANISMO RESPONSABLE OI/gestor OI/gestor Beneficiarios potenciales OI/gestor OI/gestor + Comisión 62

69 FASES RESOLUCIÓN Y NOTIFICACIÓN PAGO Tabla 61.Descripción del procedimiento de subvención. TAREAS el artículo 8 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. En el caso de concursos cuando los fondos públicos asciendan a importes superiores a euros o el importe individual percibido por los beneficiarios sea superior a los euros se constituirá una comisión evaluadora preceptivamente. Ésta estará integrada por un presidente, un secretario y un número de vocales no inferior a tres. Sus funciones se concretan en el análisis de los proyectos presentados, la comprobación de la documentación recibida y la elaboración de un Informe de Propuesta de Adjudicación. La selección deberá realizarse en el marco definido por los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento el FECHA DE APROBACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN. Propuesta de resolución. Concluida su labor, la Comisión de evaluación elaborará un informe que remitirá a la DG que actúa como órgano instructor (Organismo intermedio). Tras la recepción de dicho informe, y a la vista de los expedientes, la Organismo intermedio formulará una propuesta de resolución provisional debidamente motivada, que se notificará a los interesados para que, en el plazo establecido en las bases reguladoras, formulen las alegaciones que estimen convenientes. Examinadas las alegaciones realizadas por los interesados, en su caso, o transcurrido dicho plazo sin que lo hayan hecho, el Organismo intermedio formulará propuesta de resolución definitiva que recogerá el listado de beneficiarios, la cuantía de la ayuda concedida, el resultado de la evaluación y los criterios de valoración seguidos para efectuarla; así como la sugerencia para la formalización de la contratación correspondiente. Por otro lado, se incluye también el listado de las solicitudes que no han resultado beneficiarias con las correspondientes motivaciones. Esta propuesta de resolución se notificará a los beneficiarios propuestos. Los interesados deberán acreditar, previo requerimiento del órgano instructor antes de dictar la propuesta de resolución definitiva, estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, en el plazo establecido en las bases reguladoras. La resolución formal adoptará la forma de orden emitida por la Consejería competente y deberá especificar las entidades seleccionadas y las no seleccionadas. Procedimiento de concesión de subvenciones. La concesión debe ser motivada y ha de recoger específica y definitivamente la cuantía individual de las concesiones realizadas. Una vez aprobada la concesión, deberá realizarse la correspondiente notificación al beneficiario y publicar el listado de beneficiarios de acuerdo a la normativa aplicable (Reglamento (CE) nº 1828/2006) y el Plan de Publicidad del PO FEDER de las Illes Balears, El Organismo intermedio en relación con la UGE (encargada del sistema contable) asignará a los beneficiarios la correspondiente partida presupuestaria contable (para la que previamente se habrá realizado una reserva). A continuación se remitirá a los beneficiarios los códigos identificativos para que queden recogidos en toda la documentación, así como en sus sistemas contables. Justificación del cumplimiento de la finalidad de la subvención y de la aplicación de los fondos percibidos. El pago de la subvención estará supeditado a la presentación de la documentación exigida en las bases reguladoras para la justificación de la finalidad de la subvención y la aplicación de los fondos percibidos, dando cumplimiento en cualquier caso a lo exigido ORGANISMO RESPONSABLE evaluadora OI/gestor OI/gestor Beneficiarios 63

70 FASES CONTROL Y EVALUACIÓN Tabla 61.Descripción del procedimiento de subvención. TAREAS en la normativa comunitaria (artículo del Reglamento (CE) nº 1083/2006). Justificación que podrá ser tanto de índole económica como técnica (información gráfica, certificación de realización de actividades, etc.). Se procederá a la revisión de toda la documentación presentada por el beneficiario y, cuando proceda, a la inspección física, emitiendo el correspondiente informe en el que se determine el grado de cumplimiento de las condiciones establecidas en la resolución, y la conformidad con el proyecto. En este contexto, los costes indirectos de una operación declarados globalmente, hasta un máximo del 20 % de los costes directos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11.3.b del Reglamento (CE) nº 1081/2006, y tal y como queda recogido en la Norma sobre Gastos Subvencionables por el FEDER en el Período de Programación (artículo6.3.b). En caso de que no se realice en modo y tiempo la justificación se podrán dar varias situaciones: Justificación parcial: La inversión subvencionable se ha justificado en su totalidad. En este caso se procederá al abono parcial de la subvención, de forma proporcional a los justificantes aportados. Incumplimiento total de los requisitos de información: En tal caso se procederá a la revocación de la subvención si, transcurrido el plazo de presentación y tras el requerimiento correspondiente, no se hubiese subsanado la ausencia de la documentación. Los justificantes presentados no corresponden con la inversión subvencionable. Abono del importe de las subvenciones. El procedimiento de pago se ajustará a las pautas establecidas en el Reglamento (CE) nº 1083/2006. Una vez constatada la validez de su documentación justificativa, se procederá al pago o se solicitará el reintegro de las ayudas, según corresponda. En el caso de que se hayan solicitado anticipos (tal y como establece el artículo del Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones, y de acuerdo con las bases reguladoras de la convocatoria y la reglamentación vigente), éstos serán gestionados por la DGPAEF. Reintegro de pagos indebidos. Si se hubiesen concedido anticipos y, debido al incumplimiento de las condiciones establecidas en las bases reguladoras o en la normativa vigente se hubiese revocado la concesión de la subvención, se procederá al reintegro de los pagos. Se procederá de acuerdo con lo estipulado en el artículo 44 Decreto Legislativo 2/2005 de 28 de diciembre. Auto-evaluación: De acuerdo con el artículo 3.1. del Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones, tienen la obligación de auto-evaluación la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, las entidades autónomas dependientes de la misma y las demás entidades de derecho público dependientes. Habrán de evaluarse, en consecuencia los programas de subvenciones ejecutados con la finalidad de analizar los resultados obtenidos. ORGANISMO RESPONSABLE OI/gestor Beneficiarios 64

71 Esquema 9. Procedimiento de subvención. NO Informe previo de DG Presupuestos y Financiación SÍ Establecimiento de las bases (Ley 4/2001, de 14 de marzo 2005, del Gobierno de las Islas Baleares) CONVOCATORIA INSTRUCCIÓN Publicación en el BOIB Presentación de solicitudes NO Pre-evaluación SÍ Subsanación de errores Selección de beneficiarios Concurrencia (concurso) Comisión evaluadora Propuesta de resolución RESOLUCIÓN Y NOTIFICACIÓN Resolución expresa y motivada Registro de subvenciones o beneficiarios Comunicación de aceptación de la propuesta por parte del beneficiario Justificación del cumplimiento de la finalidad de la subvención SÍ NO CONTROL Incumplimiento de obligaciones PAGO Parcial Total CONTROL IG de la Comunidad de las Illes Balears NO Revocación de la subvención Subsanación SÍ Revocación de la subvención 65

72 Las órdenes de ayuda previstas en el PO se estructuran comos sigue, en Ejes y categorías de gasto: Tabla 12. Estructuración de las órdenes de ayuda en el PO FEDER de las Illes Balears, Eje Código Categoría de gasto Denominación Ordenes de ayuda BOIB 01 Eje Eje 4 56 Actividades de I+DT en centros de investigación Inversiones en empresas directamente vinculadas con la innovación Servicios y aplicaciones para las pequeñas empresas Protección y valorización del patrimonio natural. Resolución de de ayudas para acciones especiales de I+D+i Resolución de de ayudas para la organización de reuniones, congresos, seminarios y jornadas Resolución de de ayudas de realización de proyectos de I+D+i Resolución de de ayudas a grupos de investigación emergentes y competitivos Resolución de la Consejera de Comercio, Industria y Energía de Resolución de Consejera de Comercio, Industria y Energía de Convocatoria pública Convocatoria pública Convocatoria pública Convocatoria pública nº 184 de 23/12/2006 nº 97 de 11/07/2006 nº 80 de 07/06/2008 nº 145 de 19/10/2006 Nº 43 de 29/03/2008 Nº 48 de 10/04/2008 Pendiente publicación Pendiente publicación Pendiente publicación Pendiente publicación Convocatoria pública Pendiente publicación 58 Protección y preservación del patrimonio cultural. Convocatoria pública Convocatoria pública Pendiente publicación Pendiente publicación Convocatoria pública Pendiente publicación Convenios. Los convenios, de acuerdo con lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común (artículo 6), constituyen acuerdos de colaboración establecidos entre la Administración General y los Organismos públicos vinculados o dependientes de la misma y los órganos correspondientes de las Administraciones de las Comunidades Autónomas en el ámbito de sus respectivas competencias. No obstante, el concepto se ha ampliado progresivamente, de modo que en la actualidad los entes públicos pueden suscribir un convenio entre sí o con instituciones de carácter privado. 66

73 PROCEDIMIENTO: SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS CÓDIGO: ORGANISMO FASES TAREAS RESPONSABLE JUSTIFICACIÓN DE LA Organismo Elaboración de un informe justificativo de la conveniencia de suscribir un convenio. NECESIDAD Intermedio ELABORACIÓN DEL CONVENIO Una vez confirmada la conveniencia de llevar a cabo el proyecto en cuestión a través de la fórmula del convenio, el Órgano colaborador procederá a la ordenación del expediente y la elaboración del primer borrador, en el cual se deberán definirse al menos los siguientes aspectos técnicos: Objeto del convenio. Datos de identificación de las entidades participantes. Acciones y tipo de gasto elegibles. Vigencia del convenio. Propuesta de distribución de financiación en función del proyecto presentado, las actuaciones a realizar y la disponibilidad financiera por anualidades. Se indicará que la ayuda está cofinanciada por el Fondo Social Europeo, así como el porcentaje de cofinanciación. Forma de pago. Consignación presupuestaria. Documentación requerida en la justificación. El borrador se remitirá al Servicio Jurídico de la Consejería quien tras la revisión correspondiente procederá a la emisión de un informe, quien emitirá un Informe Jurídico que se adjuntará al expediente. Una vez recibido el acuerdo con los informes favorables mencionados, se remitirá a la otra parte participante para que proceda a su comprobación y posterior la devolución del mismo junto con la documentación correspondiente al Organismo Intermedio, quien realizará la comprobación de la misma y reflejará, si procede, la información derivada en el texto del convenio. El siguiente paso lo constituye la elaboración de la propuesta de autorización por parte del Organismo Intermedio, en el cual se propone la aprobación del texto del convenio, la autorización del gasto y la elevación del expediente al Consejo de Gobierno. Organismo Intermedio TRAMITACIÓN DEL CONVENIO Una vez aprobada la propuesta y recopilada la información requerida en el marco del convenio (entre la que se encontrará el informe justificativo, la orden de tramitación del expediente, el informe del servicio jurídico, etc.), ésta será remitida al Servicio Jurídico competente, quien procederá a su revisión y envío a la UGE del Organismo Intermedio. En aquellos casos en los que éste sea preceptivo (es decir, cuando el importe económico del convenio supere los euros, de él se deriven obligaciones económicas indeterminadas o genere ingresos para la Comunidad Autónoma, así como cuando existan gastos plurianuales), se procede a la solicitud del informe de la Dirección General de Presupuestos y Financiación. Se plantea una excepción cuando el convenio supera los euros. En tal caso será necesaria la autorización previa del Consejo de Gobierno, para lo cual será requisito imprescindible la presentación de la siguiente documentación: Resolución del Consejero/a por la cual se aprueba el inicio del expediente. Acreditación de la existencia de crédito asignado y suficiente, mediante el documento contable correspondiente (RF). Organismo Intermedio 67

74 PROCEDIMIENTO: SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS CÓDIGO: ORGANISMO FASES TAREAS RESPONSABLE REGISTRO DEL CONVENIO JUSTIFICACIÓN DEL GASTO Texto del convenio. Por otra parte, se realizará una solicitud de informe de fiscalización previa favorable a la Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears en el caso de que el convenio genere obligaciones económicas iguales o superiores a los ,60 euros. Corresponde al Organismo Intermedio presentar una copia compulsada del expediente correspondiente al convenio, y quedarán recogidas la fecha de solicitud y registro del informe. A continuación, reunido el Consejo de Gobierno, éste acuerda autorizar la celebración del convenio y la concesión de la subvención, en su caso, y faculta al titular de la Consejería para su suscripción. En este marco, y antes del envío para la firma a las partes, será necesario proceder a la resolución y firma por parte del Consejero/a de la correspondiente autorización del convenio, así como de las disposiciones de aplicación. El Organismo Intermedio reclamará, una vez realizados todos los trámites previos, la firma del convenio por la otra parte. En este marco, el titular de la Consejería será el encargado de decidir si el Convenio se firma mediante acto protocolario de forma simultánea por la Consejería y la Entidad o bien si se remite a la interesada para su firma. Si la posibilidad por la que se optase fuese esta última, se remitiría por triplicado a la otra parte quien, una vez firmado, devolverá toda la documentación a la UGE. La propia UGE remitirá al Organismo Intermedio el convenio para su firma y éste lo devolverá para que la UGE conserve una copia de todo el expediente del convenio y tramite los originales firmados por ambas partes a la Dirección General correspondiente. Finalmente, la Dirección General remitirá un original del convenio a la otra parte, archivando el otro original del mismo. Una vez firmado el convenio, se procederá a la emisión de la Resolución correspondiente para la publicación del convenio en el BOIB. Los gastos realizados deberán ser justificados, en el plazo previsto para ello en el texto del convenio, a través de la presentación de las facturas o documentos de valor acreditativo equivalente que permitan la identificación de los costes reales pagados en concepto de la operación. Gastos para los que será necesario verificar su elegibilidad de acuerdo con el Reglamento (CE) nº 1080/2006. Si tras la revisión de la documentación se constata que el convenio no queda justificado o se justifica sólo parcialmente se procederá a la revisión del pago. UGE Organismo Intermedio 68

75 Esquema 10. Procedimiento para la suscripción de convenios. NO FIN DEL PROCEDIMIENTO Justificación SÍ Ordenación del expediente Redacción del Borrador NO Informe jurídico sobre el expediente del convenio SÍ NO Redacción del Borrador Comprobación por parte de la entidad colaboradora NO Propuesta de Orden del Director General Revisión del Servicio Jurídico IG de la CC.AA. de Illes Balears Informe de fiscalización previa SÍ UGE Informe de DG de Presupuestos (> euros) SÍ Autorización de celebración del Convenio Firma del Convenio Registro y publicación en el BOIB NO Justificación del gasto SÍ Reintegro Pago 69

76 Igualdad de oportunidades y normativa de medio ambiente. Entre los requisitos exigidos a las operaciones co-financiadas con FEDER se encuentra el respeto por las disposiciones de los Tratados y las políticas comunitarias. La Autoridad de Gestión, de acuerdo con lo establecido en el artículo 60 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, será la responsable de garantizar esta coherencia con la normativa comunitaria. Con este objetivo, se ha garantizado la participación activa de los organismos representantes de fomentar la igualdad entre mujeres y hombres en todas las fases de los procesos de programación, ejecución y control y seguimiento del PO FEDER de les Illes Balears, formando parte del Comité de Seguimiento en calidad de miembro permanente el Institut Balear de la Dona. De este modo queda garantizado el respecto y coherencia de las actuaciones a ejecutar con el marco normativo en la región en el ámbito de igualdad de oportunidades entre hombre y mujeres, estructurado en torno a la Ley 12/2006 para la Mujer, de 20 de septiembre, que define en su artículo 1 el objeto de regular de forma integral la situación de la mujer en los distintos ámbitos con la finalidad de hacer efectivo el principio de igualdad de mujeres y hombres en las Illes Balears, establecer los principios generales que deben orientar dicha igualdad, determinar las acciones básicas que deben ser implantadas, así como completar la organización administrativa de la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres en el ámbito de las Illes Balears. Asimismo, las actuaciones previstas en el marco del PO FEDER de les illes Balears deben ser coherentes con los principios y objetivos de desarrollo sostenible y de protección y mejora del medio ambiente previstos en el Tratado, así como con los compromisos asumidos por la Unión en el marco de acuerdos internacionales. Asimismo, deben atenerse a la normativa comunitaria en materia de medio ambiente. En este marco, el requisito reglamentario de incorporación del principio horizontal de protección del medio ambiente queda garantizado a través de la consideración en todas las fases de programación, ejecución y evaluación del PO (tal y como queda recogido en la 118HTabla 14). 70

77 Tabla 13. La consideración de los principios horizontales en el PO FEDER de les Illes Balears, Principio de Igualdad de Oportunidades Principio de Protección del Medio Fases entre Hombres y Mujeres Ambiente. PROGRAMACIÓN SELECCIÓN DE OPERACIONES SEGUIMIENTO VERIFICACIONES Y CONTROLES EVALUACIÓN Consideración en el diagnóstico, integración en los objetivos finales e intermedios, e integración en las estrategias definidas. Los criterios de selección incluyen la consideración del principio horizontal de igualdad de género, recogiendo las aportaciones realizadas por el Institut Balear de la Dona. El sistema de seguimiento del PO ha realizado un esfuerzo en lo que se refiere a la incorporación de la perspectiva de género dentro del mismo a través de la definición de indicadores que recojan esta perspectiva en todos los ejes, bien sea dentro del grupo de los indicadores de contexto, o en los distintos tipos de indicadores de seguimiento. La evolución de tales indicadores será puesta en valor en los informes anuales de ejecución. Las listas de comprobación exigidas en los procedimientos de verificación y control incluyen cuestiones que tratan de recoger la consideración del principio horizontal de igualdad de género. En las evaluaciones previstas en el Plan de Evaluación se llevará a cabo, de forma integrada, un análisis del seguimiento del principio horizontal de igualdad de género. Asimismo, se podrán llevar a cabo evaluaciones específicas de igualdad de oportunidades en el contexto del Marco Estratégico de Referencia. Elaboración de la Evaluación Ambiental Estratégica sometida a consulta pública (Ley 9/2006, de 28 de abril, sobre evaluación de los efectos de determinados planes y programas en el medio ambiente) Los criterios de selección incluyen la consideración del principio horizontal de protección del medio ambiente, recogiendo las aportaciones realizadas por las autoridades medioambientales competentes, así como los criterios ambientales generales de selección de actividades cofinanciables contenidos en la Memoria Ambiental del Programa Operativo. Asimismo, en todos los Ejes del PO se han incorporado algún indicador de contexto y/o seguimiento que permita valorar el cumplimiento del requisito medioambiental de protección del entorno, utilizando los definidos de forma genérica por la Administración General del Estado. La evolución de tales indicadores será puesta en valor en los informes anuales de ejecución. Del mismo, los chef-list perceptivos en estos ámbitos incorporan cuestiones que tratan de recoger la consideración del principio horizontal de cuidado y respeto medioambiental. Por otra parte, el seguimiento de los efectos ambientales del Programa Operativo se realizará coincidiendo temporalmente con la evaluación del principio horizontal de medio ambiente prevista para 2009 en el Plan de Evaluación y en la evaluación final, a ser posible de forma integrada en las mismas. 71

78 4.4. Descripción de los procedimientos de verificación. El procedimiento de verificación tiene como objetivo fundamental garantizar, por parte del Organismo Intermedio, por delegación de funciones, la legalidad de las operaciones en un momento previo a la declaración del gasto o solicitud de reembolso (ex ante). Dicha verificación resulta independiente del procedimiento de control que ha de realizar la Autoridad de Auditoría una vez ha sido certificado el gasto. Las verificaciones se definen como el conjunto de procedimientos destinados a la comprobación de la justificación documental (en cuanto que está completa y que es acorde con las normas y condiciones de aplicación) así como material del total de gastos certificados, en un periodo de referencia. Éstas han de abarcar tanto los aspectos administrativos y financieros, como los técnicos y físicos de las operaciones, según corresponda. Tabla 14. Ámbitos de las verificaciones administrativas. Ámbitos Ámbito Administrativo Ámbito Financiero Ámbito Técnico Ámbito Físico Objetivos Verificación de la conformidad del gasto declarado con las normas nacionales y comunitarias en materia de subvencionabilidad, contratación pública, medio ambiente, ayudas de estado, etc. Comprobación de la corrección de la solicitud. Garantía de la inexistencia de doble financiación del gasto en otros regímenes comunitarios y otros periodos de programación Constatación de que los bienes han sido entregados y servicios realizados de conformidad con la decisión aprobatoria del proyecto. Comprobación de la realidad del gasto y del servicio prestado y/o bien entregado. Este procedimiento ha de ajustarse a los parámetros normativos establecidos por el artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006 y el artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, con un contenido mínimo que confirme: que el gasto declarado es real; que los bienes se han entregado o los servicios se han prestado de conformidad con la decisión aprobatoria; que las solicitudes de reembolso del beneficiario son correctas; que las operaciones y gastos son subvencionables o elegibles; 72

79 que no existe una doble financiación del gasto ya sea a través de otros fondos europeos o nacionales, así como con otros períodos de programación; y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y nacionales (en materia de contratación pública, política de competencia, información y publicidad, medioambiente e igualdad de oportunidades). Estas funciones correrán a cargo de la Unidad de Control y Verificación en el seno de la Dirección General de Economía y Estadísticas, debiendo conservar en cada operación registro de las verificaciones en el que se especifique: el trabajo realizado, la fecha del mismo, los resultados obtenidos del proceso de verificación, así como las medidas adoptadas en el supuesto de que haya sido observada alguna irregularidad. En este marco, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 90 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 deberán conservarse todos la documentación justificativa relacionada con los gastos y con las auditorías correspondientes al PO, de manera que se encuentren a disposición de la Comisión y del Tribunal de cuentas durante un período de tres años a partir del cierre de un Programa Operativo o del cierre parcial, en su caso. Para ello, tal y como ha quedado especificado en el Apartado (b) del presente Manual, cuenta con dos personas con una dedicación del 100%, a lo que se añade la contribución realizada por la asistencia externa contratada por la Dirección General de Economía y Estadísticas a tal efecto. En concreto, las actuaciones a desempeñar por la asistencia técnica contratada, tal y como se desprende de los Pliegos Técnicos 3F3, se concretan en: - La comprobación de la elegibilidad de los pagos a certificar y su imputación al correspondiente código y categoría de gasto. - La constatación de la materialización del gasto o efectividad del pago. - La comprobación de la ejecución material del proyecto o actuación En función de los artículos reglamentarios previamente mencionados, las verificaciones han de incluir dos tipologías complementarias: a) Verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios. b) Verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas. En ambos casos se respetarán las directrices emitidas al respecto por la Autoridad de Gestión. 3 Pliego de Prescripciones Técnicas que han de regir la contratación de una asistencia técnica para la evaluación y seguimiento (control y verificación) continuos del Programa Operativo de les Illes Balears , tramo FEDER, para las operaciones cofinanciadas en el periodo

80 Verificaciones administrativas En el ámbito de las verificaciones administrativas, corresponderá a la Unidad de Control y Verificación la verificación de la totalidad de las declaraciones de gasto, pudiendo contar con el apoyo de una asistencia externa. Su objetivo es la detección de las deficiencias e irregularidades en la contabilización del gasto elegible, excluyéndolas antes de ser remitida a la Autoridad de Certificación. El plan de control de la Unidad de control y verificación será: El universo a verificar anualmente serán todas las operaciones de los distintos órganos gestores cuyas transacciones son realizadas a través del SAP en las partidas presupuestarias correspondientes al PO FEDER (fondo finalista 31108). Todo ello con las siguientes excepciones: - En el caso de operaciones gestionadas por Serveis Ferroviaris de Mallorca (SFM) u otras empresas públicas se verificarán las operaciones susceptibles de ser cofinanciadas por los fondos FEDER. - En el caso de ayudas (Promoción Industrial, Comercio, Energía e Innovación) se verificaran solo las ayudas pagadas que estén finalizadas. - En el caso de subvenciones sin financiación de la CAIB, y por tanto sin transacciones realizadas en el SAP, se verificarán todas las subvenciones cofinanciadas por fondos FEDER. - En el caso de la asistencia técnica del FEDER realizada por personal del Centro Baleares Europa se verificarán los gastos susceptibles de ser cofinanciados por los fondos FEDER. a) ÁMBITOS A CONSIDERAR EN LAS VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS. Los ámbitos fundamentales a considerar en las verificaciones administrativas serán los recogidos, de forma genérica, en la tabla siguiente: 74

81 Tabla 75. Ámbitos de las verificaciones administrativas. Ámbitos Requisitos generales Requisitos documentales Requisitos de comprobación física Actuaciones Verificar todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios, de todas las operaciones cofinanciadas, y a todos los procedimientos de gestión de cada operación cofinanciada, en las áreas de criterios generales, contrataciónnormativa comunitaria y nacional, ayudas-normativa comunitaria y nacional, gastos no subvencionables, operaciones generadores de ingresos, pagos, publicidad, políticas orientales, pista de auditoría, etc. Las verificaciones han de considerar todo el gasto certificado, así como cotejar los documentos justificativos de todas las declaraciones de gasto presentadas Verificar la idoneidad y realización de los gastos declarados así como de las operaciones, constatando su conformidad con las condiciones bajo las cuáles el gasto resultó aprobado. b) CONTENIDO MÍNIMO. De acuerdo con los ámbitos anteriores, el contenido mínimo de las verificaciones administrativas recogerá: El cumplimiento de las normas de subvencionabilidad. La existencia de las facturas u otros documentos con valor de prueba equivalente, debidamente selladas para evitar la duplicidad del pago, así como el comprobante de pago de los gastos. La correspondencia con el período al que corresponde la co-financiación. La vinculación de los gastos efectuados con los objetivos originales del proyecto, así como la correspondencia con las condiciones del Programa Operativo. El cumplimiento de las normas de subvencionabilidad establecidas a escala nacional, de acuerdo con lo establecido en el artículo 56 del Reglamento (CE) 1083/2006. La justificación de la entrega de los bienes y servicios. c) PROCEDIMIENTOS. El procedimiento de verificación administrativa se estructura en tres fases fundamentales: (1) Ejecución de la actuación y conservación de la documentación justificativa, responsabilidad del beneficiario. 75

82 (2) Revisión de los ámbitos a verificar y cumplimentación de las listas de comprobación y los informes de verificación, responsabilidad de la Unidad de Control y Verificación. (3) Conservación de las listas de comprobación y los informes de verificación, con el fin de garantizar la pista de auditoría, responsabilidad de la Unidad de Control y Verificación. (1) Ejecución de la actuación y conservación de la documentación justificativa. Durante la fase de ejecución de la operación, los beneficiarios habrán de conservar todos los documentos justificativos que le permitan en el momento de la verificación demostrar que el gasto ha sido realizado en los términos establecidos. La documentación generada en cada una de las actuaciones cofinanciadas quedará archivada en un expediente independiente en el que se incluirán tanto los documentos administrativos, como los técnicos y los financieros desde el momento de arranque de la actividad hasta su finalización. A todos los efectos, los documentos de pago deberán contener suficiente información detallada tal como precio unitario y concepto, y la imputación clara de los mismos a la actividad subvencionada, dejando para ello, una pista de auditoría sobre su justificación, contabilización y pago. (2) Revisión de los ámbitos a verificar y cumplimentación de las listas de comprobación y los informes de verificación. Antes de proceder a la contabilización de las operaciones recogidas en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso, la Unidad de Control y Verificación (como parte del Organismo Intermedio encargada de las actuaciones de verificación) deberá llevar a cabo una verificación administrativa del 100% de las operaciones aprobadas. Las fases establecidas para la verificación por parte del Organismo Intermedio se concretan en las siguientes: Solicitud de la documentación necesaria al beneficiario para llevar a cabo la verificación administrativa de la operación o, en caso de estimarse necesario, establecimiento de una fecha para la realización de una visita al mismo. A la recepción de la documentación, el técnico responsable procederá a la revisión inicial de la misma, requiriendo a la entidad interesada la documentación necesaria en caso de observar alguna deficiencia o ausencia en la misma. 76

83 La revisión detallada de la mencionada documentación permitirá a los responsables técnicos de la Unidad de Control y Verificación proceder a las correspondientes listas de comprobación o check-list El siguiente paso es la suscripción del correspondiente Informe Provisional de Verificación que acredite que se ha controlado el cumplimiento de las condiciones previstas en el actual artículo 13.2 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006. Dicho informe recogerá: Operación cofinanciada realizada. Fecha en la que se realiza la verificación. Resultados obtenidos. Irregularidades y errores detectados. Posibles medidas correctoras /complementarias. Conclusiones y recomendaciones. Como anexo al informe: Lista de Comprobación completa, pormenorizada, A partir de este momento, se abre la posibilidad de subsanación de las deficiencias identificadas y recogidas en el informe para el beneficiario. Con esta finalidad se realizarán tantos requerimientos como sean necesarios a través de correo certificado a la entidad para que aporte la documentación correspondiente y, de este modo, validar la documentación y garantizar la pista de auditoría. La Unidad de Control y Verificación realizará un seguimiento sobre la implementación de las recomendaciones. Transcurrido el plazo para la subsanación (que será determinado por el Organismo Intermedio), se procederá a valorar si ésta se ha producido en los términos requeridos, adquiriendo el informe la calidad de informe definitivo: En el supuesto de no acometer las recomendaciones, se procederá a la exclusión de las partidas afectadas o, cuando proceda, de la totalidad del expediente. Por el contrario, cuando la verificación permita validar todos los pagos efectuados, los expedientes pasan a formar parte de la población a partir de la cual se procederá a la selección de la muestra sobre la que se realizarán las verificaciones in situ o sobre el terreno. (3) Conservación de las listas de comprobación y los informes de verificación, con el fin de garantizar la pista de auditoría. 77

84 La Unidad de Control y verificación deberá conservar en cada una de las verificaciones realizadas los check-list o listas de comprobación junto a la documentación justificativa de las operaciones cofinanciadas, y los informes de verificación (tanto en formato papel como electrónico) garantizando su puesta a disposición de los órganos de control que pudieran requerirla. El archivo informático contendrá de una parte las listas de comprobación (en Excel y pdf) y los informes de verificación (en pdf). 78

85 Verificaciones sobre el terreno Esquema 11. Procedimiento de Verificación Administrativa de las Actuaciones. Ejecución del gasto Conservación de la d ocumentación acreditativa ( BENEFICIARIOS) Verificación documental de carácter administrativo Verificación documental del SCyV ex - ante de todos los expedientes carácter administrativo Listas de comprobación Informe de verificación Negativo Remisión al beneficiario Positivo Irregularidades sistémicas SÍ NO Realización de nuevos exámenes y adopción d e medidas p reventivas/ correctoras Subsanación de las faltas o d eficiencias de la d ocumentación ju stificativa SÍ Remisión de la declaración de ga sto y documentación ju stificativa al SCyV Extrapolación A tanto alzado NO Archivo de listas de comprobación e informe de verificación Exclusión de conceptos o exp edientes sobre los que se ob serven irregularidades Selección de la muestra para las verificaciones in situ NO SÍ Remisión de la d eclaración de gasto a la Autoridad de Gestión Realización de la verificación sobre terreno 79

86 El objetivo de las verificaciones sobre el terreno es constatar los aspectos documentales administrativos y financieros, así como, los aspectos técnicos y físicos de las operaciones cofinanciadas. Éstas serán realizadas por el Organismo Intermedio, de forma específica, por la Unidad de Control y Verificación. No obstante, la Unidad contará con el apoyo de una asistencia técnica externa para la realización de las visitas in situ. Se adjunta como Anexo X de este Manual el Plan de control de verificaciones in situ. De acuerdo con lo establecido en el artículo 60.b. del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y el artículo 13.3 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006, las verificaciones sobre el terreno podrán realizarse por muestreo aleatorio. En este contexto, corresponderá a la Unidad de Control y Verificación la definición del método de muestreo así como el tamaño de la muestra que ofrezca las garantías suficientes, comprometiéndose además a conservar registro de la descripción y justificación del método empleado, así como de las operaciones seleccionadas para ser verificadas (artículo 13.2 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006). Se adjunta como Anexo XI de este Manual el Procedimiento de muestreo de la selección de operaciones para la verificación in situ de las convocatorias de ayudas. a) DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL MÉTODO DE MUESTREO UTILIZADO La selección de una muestra representativa de operaciones debe realizarse aplicando una técnica cualitativa (muestreo probabilístico). Tal y como establece la Comisión, para definir una muestra representativa de las operaciones aprobadas se tendrá en cuenta la necesidad de controlar operaciones de diversa naturaleza y los factores de riesgo identificados. El sistema para la determinación de riesgos en las operaciones debe partir necesariamente de la consideración de dos criterios fundamentales: la complejidad de las operaciones de gestión y la naturaleza del beneficiario. Teniendo en cuenta lo anterior, la selección de indicadores para la evaluación de riesgos debe necesariamente partir de un análisis pormenorizado del Programa Operativo que sea de aplicación, informes de verificación, listado de operaciones en las que se ha certificado gasto, tipología de las operaciones, etc. En la determinación de los riesgos, y tal y como establece el Manual de Auditoria de Fondos Estructurales, se debe diferenciar entre: RIESGOS INHERENTES: posibilidad de que se produzca una irregularidad en una determinada área, con independencia de los controles (complejidad de la regulación, etc). 80

87 RIESGOS DE CONTROL: posibilidad de que los controles no sirvan para prevenir o detectar tales errores o irregularidades. Aparte de estos riesgos inherentes y de control se tendrán en cuenta criterios o indicadores mecánicos, como: 1. El tamaño de la muestra garantizará la representatividad de la misma en relación a la población y, de acuerdo con lo recogido en el artículo del Reglamento (CE) 1828/2006, la legalidad y regularidad de las transacciones conexas, teniendo en cuenta el nivel de riesgo que haya identificado para el tipo de beneficiarios y operaciones en cuestión. 2. El proceso de selección permitirá la verificación de actuaciones realizadas en todas las categorías de gasto y beneficiarios, concediendo una mayor representatividad a aquellas categorías que tengan un porcentaje de gasto más elevado en el PO. 3. Asimismo, recogerá una representación contratos públicos, convenios, órdenes de ayudas, etc. 4. El proceso elegido se revisará anualmente. El Organismo Intermedio conservará la documentación que contenga la descripción y justificación del método de muestro seleccionado, junto a la identificación de las operaciones elegidas. Este método de muestreo será revisado de forma anual, correspondiendo al Comité de Seguimiento evaluar las posibles incidencias encontradas tras la puesta en práctica del sistema de muestreo y, en consecuencia, las alternativas existentes para su revisión y mejora. b) CONTENIDO MÍNIMO. El procedimiento de verificación abarcará como mínimo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006: La verificación de la ejecución física y entrega de bienes y servicios. La verificación de que el beneficiario realiza un seguimiento de las operaciones cofinanciadas mediante comprobación in situ y a través de sistemas de indicadores, dejando constancia documental del mismo, así como de la existencia de una contabilidad separada o el uso de un código contable adecuado para dichas operaciones. La existencia de auditorías internas o externas, así como las posibles irregularidades detectadas y las recomendaciones realizadas, junto con el seguimiento de su cumplimiento. 81

88 La comprobación de la existencia de procedimientos escritos para actuar ante posibles irregularidades. La observancia de la normativa en materia de publicidad Plena conformidad de los procedimientos de adjudicación de contratos públicos. c) PROCEDIMIENTOS. El desarrollo del procedimiento de verificación in situ se estructura en las siguientes fases: Definición de la muestra, en los términos recogidos en el apartado anterior. Una vez realizada la muestra, se procederá a su publicación. Planificación del calendario de visitas. De acuerdo con los beneficiarios implicados, se procederá a la planificación del calendario de visitas y a la solicitud a los mismos de la documentación necesaria de cara a la realización del trabajo de campo. A tales efectos, a las entidades se les exige la recopilación de toda la documentación y que ésta esté a disposición de los técnicos cuando realicen las visitas. Para ello, en la orden de convocatoria se especifica que las entidades se comprometen a la recopilación y custodia de toda la documentación relativa a su/s operación/es hasta tres años después del cierre del PO. Realización del trabajo de campo, en el que se procederá a la revisión técnica y física de todos los aspectos recogidos en las listas de comprobación diseñadas al efecto, atendiendo las observaciones de la Autoridad de Gestión. Éstas podrán ser completado con la información gráfica o fotográfica que se considere oportuna en cada caso. El resultado de dichas comprobaciones in situ se plasmará en un acta de inspección o acta de visita in situ. Este informe de control es firmado por el técnico que realiza la visita y por el personal del organismo beneficiario presente durante la misma. Elaboración y envío del Informe. Tras la realización de la visita, el equipo encargado de la verificación revisará los documentos e información recopilados en la misma y redactará el Informe de cada proyecto revisado, que será remitido al beneficiario en un plazo no superior a 15 días y cuyo contenido recogerá, al menos: 1. La fecha en la que se realizó la visita o las visitas, en caso de que se estime necesario más de una. 2. La descripción del trabajo realizado en cada una de las visitas a la entidad en base al check-list que al respecto se hayan cumplimentado. 82

89 3. Copia de toda la documentación que justifique la actuación puesta en práctica utilizada para la elaboración del correspondiente informe de verificación. Asimismo, se obtendrá la documentación fotográfica necesaria para apoyar las conclusiones del mismo. 4. Resultados y conclusiones de las revisiones efectuadas. Especificando las instrucciones que se han dado a las entidades para corregir las posibles incidencias encontradas. La Unidad de Control y Verificación conservará en soporte papel y en soporte informático copia de los informes provisionales y definitivos, con el objetivo de garantizar la pista de auditoría. Envío del informe a la Autoridad de Auditoría cuando se hayan observado irregularidades y entre las recomendaciones efectuadas se encuentra la de descertificar el gasto. 83

90 Esquema 12. Procedimiento de Verificación In Situ de las Actuaciones. Definición del método de mu estreo Constancia escrita de la d escripción y justificación del método seleccionado Constancia escrita de las op eraciones seleccionadas Selección de la muestra Programa de visitas Comunicación a los b eneficiarios del calendario de visitas Realización de la visita. V erificación sobre el terreno Ac ta de Inspección INFORME Envío de informe a la Au toridad de Auditoría 4.5. Sistema de Contabilidad. De acuerdo con el artículo 14 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 y el artículo 61 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 debe especificarse de forma detallada la información a incluir en los registros contables de las operaciones. El sistema contable de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares permite realizar un seguimiento separado de todas las transacciones relacionadas con las operaciones objeto de cofinanciación. 84

91 El Gobierno de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears, dispone de un sistema de información integrado para la gestión económico-financiera, cuya implantación y regulación se recoge en el Decreto de la Consejería de Hacienda y Presupuestos número 119/2001, de 19 de octubre, publicado en el BOIB núm. 129, del 27 de octubre de Dicho sistema de información contable descentralizado (de ahora en adelante SICODE), está formado por un conjunto de módulos (gestión de ingresos, gestión de gastos, tesoreria etc.), y está basado en la solución ERP de SAP 3 para el sector público. A los efectos que aquí interesan, el SICODE muestra la ejecución del presupuesto de gasto, desde la fase de reserva de crédito, pasando por las de autorización y disposición del gasto hasta finalizar con la de reconocimiento de la obligación y propuesta de pago. Asociados a cada una de estas fases del gasto existen los siguientes documentos que los reflejan DOCUMENTO RU/RF.- Aunque no se trata de un documento contable propiamente dicho permite reservar el crédito suficiente en la partida idónea para la ejecución de la correspondiente actuación. Su generación y anulación está atribuida a las unidades de gestión económica (RU) salvo para determinadas reservas de crédito en cuya validación la Intervención General de la CAIB tiene una actuación directa o indirecta (RF). DOCUMENTO A.- Refleja en contabilidad la autorización de gasto que el órgano competente ha llevado a cabo para cada acto o negocio jurídico concreto, hasta un importe máximo igual o inferior al de la R precedente. DOCUMENTO D.- Refleja en contabilidad la disposición de gasto, por el importe exacto requerido por el acto o negocio jurídico de que se trate (igual o inferior al de la A precedente), vinculada a un perceptor concreto, dado de alta como tal en el sistema, con sus datos personales/sociales asociados a los necesarios para llevar a cabo los pagos correspondientes (datos de cuenta bancaria, endoso, factoring etc.). DOCUMENTO AD.- Este documento es un compendio de los dos anteriores y se utiliza cuando se unifican las dos fases anteriores. 85

92 DOCUMENTO OP.- Refleja en contabilidad el reconocimiento de la obligación y la propuesta de pago, bien por el importe total (igual o inferior al de la D precedente) o por el parcial que en cada caso corresponda. Una vez fiscalizado de conformidad por la Intervención General es objeto de expedición informática a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, que emite las correspondientes órdenes de pago a los perceptores que ostenten el derecho de cobro. DOCUMENTO ADOP.- Este documento es el compendio de los dos anteriores, se utiliza cuando se unifican las fases de autorización y disposición del gasto y de reconocimiento de la obligación y propuesta de pago. Cada una de las fases posteriores del gasto está ineludiblemente unida a la anterior, hasta llegar a la primera. Ello implica la posibilidad de realizar un seguimiento integral y unificado de la ejecución de un determinado proyecto o actuación a partir del primer documento contable/expediente informático de gasto, desplegando las sucesivas fases contables. Para ello, basta solicitar al SICODE la información individual o de la partida presupuestaria para obtener, ordenadas sucesivamente, todas las fases de gasto mencionadas anteriormente. A su vez, el SICODE está vinculado con dos sistemas de seguimiento de expedientes de gasto: 1.- Por un lado, en fase de reingeniería, pero con años de experiencia, existe el SEINCO que permite, además de generar desde el mismo los documentos contables necesarios, visualizar todo el árbol de tramitación administrativa y de fiscalización de los expediente de gasto relativos a la contratación administrativa, contratación patrimonial y convenios, ajustada a la normativa vigente en cada momento. 2.- Por otro lado, existe el módulo de seguimiento de subvenciones, denominado SAIS que está recientemente implantado y en fase inicial de uso por los gestores de subvenciones. Asociado al mismo se halla la base de datos de subvenciones (BAS). Al igual que sucede en el SEINCO, desde el SAIS se pueden generar los documentos contables necesarios y se puede visualizar el árbol de tramitación de los expedientes de gasto asociados a subvenciones, tales como: 2.1 Convocatorias de subvenciones 2.2 Ajustes de convocatorias de subvenciones 86

93 2.3 Concesiones de subvenciones con convocatoria. Justificación y pago. 2.4 Concesiones de subvenciones sin convocatoria. Justificación y pago. 2.5 Ajustes de concesión de subvenciones 2.6 Devoluciones 2.7 Reintegros En determinados puntos de la tramitación de estos expedientes de gasto está previsto el traspaso de la información pertinente a la BAS, para, desde esta base de datos autonómica, alimentar la Base de datos nacional de subvenciones, conforme a lo dispuesto en la Ley 38/2003, general de subvenciones, en el RD 887/2006, por el que se aprueba el Reglamento de la citada ley. Todo ello cumpliendo las especificaciones técnicas previstas en la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda EHA/875/2007, de 29 de marzo. La información a almacenar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 60, c) del Reglamento (CE) 1083/2006 y el artículo 14 y el anexo III del Reglamento (CE) 1828/2006, se estructura en dos ámbitos fundamentales: Datos sobre operaciones. Gasto declarado de la operación. Los 41 campos en los que se desarrollan estos dos ámbitos quedan especificados en el Anexo III El proceso de gestión de pagos El Título VII del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 establece las normas generales de aplicación en materia de gestión financiera de los recursos procedentes de los Fondos Estructurales de la Política Regional. En él se especifican las obligaciones de los Estados miembros en materia de sistemas de gestión y control, de certificación de gastos y de prevención, detección y corrección de las irregularidades e infracciones del Derecho. En particular, la gestión de pagos relacionados con operaciones cofinanciadas por el FEDER es el proceso que describe el flujo financiero de los fondos, desde los pagos realizados por los Beneficiarios hasta la transferencia por la Autoridad de Certificación del PO de la ayuda comunitaria recibida de la Comisión Europea. La financiación del PO FEDER de Balears se basa en un sistema de compromisos presupuestarios y de pagos: 87

94 Los compromisos corresponden a un contrato financiero entre la Comisión y el Estado para la asignación de fondos europeos a cada uno de los PO aprobados. Se efectúan por tramos anuales (máximo hasta el 30 abril de cada año) y no se registra movimiento físico de recursos (artículo 75 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). Es importante señalar que la Comisión procederá a la liberación automática de la parte de un compromiso presupuestario correspondiente a un programa operativo que no se haya utilizado para el pago de la prefinanciación o para los pagos intermedios, o con respecto a la cual no se haya remitido una petición de pago a 31 de diciembre del segundo año siguiente a aquel en que se haya contraído el compromiso presupuestario correspondiente al programa (artículo 93.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). Por su parte, los pagos por la Comisión con cargo al FEDER podrán revestir la forma de: Prefinanciaciones: Pago de importe único, o anticipo, que asciende al 2% de la contribución del FEDER al PO efectuado tras la decisión de aprobación de la intervención para el período , y al 3% de la contribución del FEDER al PO en 2008 (artículo 82 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). Pagos intermedios: Pago efectuado tras la recepción por parte de la Comisión de una solicitud de pago y una declaración de gastos, sujeto al cumplimiento de una serie de requisitos a satisfacer (artículos 85, 86 y 87 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). El importe total acumulado de las prefinanciaciones y de los pagos intermedios realizados no podrá superar el 95% de la contribución del FEDER al PO (artículo 79 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). Pago del saldo final: Pago efectuado tras la recepción por parte de la Comisión de una solicitud de pago del saldo y una declaración de gastos, sujeto al cumplimiento de una serie de requisitos a satisfacer (artículos 85, 86 y 87 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). Hay que señalar que los beneficiarios no reciben los pagos realizados directamente de la Comisión, sino a través de la Autoridad de Certificación, que remitirá las solicitudes de reembolso a la Comisión tres veces al año y efectuará, entonces, los pagos en el plazo de dos meses a partir de la recepción de la solicitud (artículo 87 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). Aunque los Fondos Estructurales dependen del presupuesto de la UE, su administración se basa en un reparto de responsabilidades entre la Comisión Europea y los Gobiernos de los Estados miembros. 88

95 Así, la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización, como Organismo Intermedio de las operaciones cofinanciadas a través del PO FEDER de Balears, debe facilitar la presentación ordenada de las certificaciones de gastos realizadas por cada unos de los Beneficiarios del PO, con el detalle y periodicidad requeridos por la Autoridad de Certificación, al objeto de contribuir a la fluidez de los flujos financieros. Tales certificaciones son la base, a su vez, de los certificados que la Autoridad de Certificación remitirá a la Comisión, solicitando los correspondientes pagos intermedios. El resto de las entidades involucradas en el circuito financiero del PO son: Organismo receptor de los pagos de la Comisión Europea: Autoridad de Esquema 13. Procedimientos básicos para la gestión financiera de las operaciones cofinanciadas por el FEDER. Declaración de gastos realizados Solicitud de pagos intermedios Recepción e ingreso de la ayuda Cierre de la Intervención Certificación. Organismo Ordenador de Pagos a los Beneficiarios: La Autoridad de Certificación, en base a la documentación que la Autoridad de Gestión le remite, propone a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera del Ministerio de Economía y Hacienda el mandamiento de pago a favor de los distintos Organismos Intermedios en la cantidad que les corresponda. Los Organismos Intermedios serán los responsables de efectuar los pagos a los beneficiarios dentro de su ámbito de competencia. Caja Pagadora: El órgano de la Comunidad Autónoma con competencias para ordenar los pagos a favor de los acreedores que consten en las distintas propuestas de pago. En el caso de las Illes Balears, se trata de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera de la Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo El Esquema 13 sintetiza los procedimientos básicos para la gestión de los pagos de las operaciones cofinanciadas por el FEDER que se describen en los siguientes epígrafes. 89

96 A estos procedimientos básicos, hay que añadir aquellos que tienen lugar en el caso de que se detecten irregularidades que afecten a la naturaleza o a las condiciones de desarrollo o de control de las operaciones (artículo 98 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). En tal situación se generan dos procedimientos adicionales destinados a la corrección de las irregularidades detectadas y la rectificación, en su caso, de la Declaración de Gastos efectuada. Todos ellos se describen en los siguientes epígrafes Validación de la relación de gastos pagados y elaboración de las declaraciones de gastos realizados La validación de la relación de gastos pagos y la elaboración de las declaraciones de gastos realizados abarca el procedimiento mediante el cual el Organismo Intermedio emite la relación de operaciones que figuran en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso (Fondos 2007) y comunica a las Autoridades de Gestión y de Certificación la relación de gastos pagados que pasarán a integrar una solicitud de reembolso. Su objetivo es justificar la ejecución efectuada de los proyectos de gasto llevados a cabo. Tres elementos previos e importantes a señalar son: En primer lugar, que el Beneficiario solamente puede certificar los gastos efectivamente pagados entre el 1 de enero de 2007 y el 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con el artículo 56 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006. La justificación de dichos gastos realizados se realiza mediante documentos de pago (facturas o documentos contables de valor probatorio equivalente, según el artículo 78.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). De esta forma, se identifican todos los proyectos en los que el FEDER ha participado a través del PO regional, y se toman sus documentos con objeto de certificar el máximo gasto elegible posible y obtener, así, el importe de la ayuda destinada a dicha fuente de financiación. En segundo lugar, que, con anterioridad a la emisión de la correspondiente relación de operaciones, se efectuarán las verificaciones de los gastos declarados a las que se refiere el artículo 13 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006 y, conforme a los resultados que se obtengan, se procederá a efectuar las certificaciones por el importe correspondiente (en función de la aplicación, en su caso, de las correcciones financieras que procedan). Además, es preciso distinguir que el procedimiento varía ligeramente dependiendo de si el beneficiario coincide, o no, con el órgano gestor del Govern de la operación que se cofinancia. En el primer caso, los órganos gestores ejecutan el gasto directamente, mientras que en el segundo 90

97 conceden subvenciones a los Beneficiarios y éstos son los que ejecutan las operaciones. El procedimiento se estructura en tres fases: FASE 1: RECOPILACIÓN DE GASTOS PAGADOS: EL LISTADO PARA LA RELACIÓN DE OPERACIONES QUE FIGURAN EN EL CERTIFICADO DE GASTO Y SOLICITUD DE REEMBOLSO (FONDOS 2007). El beneficiario del proyecto, previamente a la elaboración de la solicitud de reembolso, realiza el abono correspondiente a la ejecución de las actividades. Las tareas de contabilización y apoyo que asume el Organismo Intermedio en este procedimiento quedan a cargo de la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización (quedando de este modo garantizada la separación de funciones. En caso de regimenes de ayuda, se estará a lo dispuesto en el artículo 78 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. El Organismo Intermedio a través de la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización deberá introducir los datos de las relaciones de operaciones que han de figurar en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso en la aplicación informática. Una vez dadas de alta las operaciones en la aplicación informática FEDER 2007 y registrada toda la información necesaria, El Organismo Intermedio, a través de la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización, introducirá los datos requeridos: Gastos elegibles realizados y soportados mediante facturas, en función del eje y tema prioritario correspondiente y de acuerdo con las normas de subvencionalidad. Actualización de indicadores en función del tramo de ejecución. Documentos de validación, listas de comprobación y controles previos asociados a la relación de operaciones que figuran en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso (Fondos 2007). FASE 2: EMISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA RELACIÓN DE GASTOS Se comprobará la regularidad de los gastos consignados (ver procedimiento de verificación), pudiendo exigir de los Beneficiarios cuantas rectificaciones se considere necesarias. Se comprueba la información del Certificado de Verificaciones y el Certificado de Gastos remitidos: 91

98 Comprobación de forma: utilización de los modelos, firmas de los responsables, entre otros. Comprobación de contenido: exactitud de la relación de operaciones que figuran en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso conforme a la documentación recibida, elegibilidad de los gastos, respeto a las políticas comunitarias, entre otros. A continuación, procederá a elaborar una propuesta de declaración de gastos. FASE 3: DECLARACIÓN DE GASTOS Tramita el Certificado de Gastos a la Autoridad de Certificación, si considera que cumple con los requisitos necesarios, junto a la información de los gastos incluidos en él y de las verificaciones realizadas. El Certificado puede adoptar: El estado de Presentado a la Autoridad de Certificación. Presentado con observaciones, si plantea alguna observación como resultado de sus análisis, En el caso en que rechace en su totalidad el Certificado como resultado de sus análisis, lo devuelve al OI para que lo confeccione de nuevo, adoptando el estado de Devuelto. La Autoridad de Certificación verifica que los gastos han sido efectivamente pagados y corresponden a operaciones subvencionables. A partir de entonces, se generará un documento de Declaración de Gastos, de acuerdo con el artículo 78 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006. El Reglamento (CE) nº 1083/2006 establece en su artículo 78 que las declaraciones de gasto deben contener una información mínima para cada Eje prioritario, información que deberá ser exacta, proceder de sistemas de contabilidad fiables y estar basada en justificantes verificables. 92

99 Tabla 16. Información que debe constar en las declaraciones de gastos. Importe total de los gastos subvencionables (de acuerdo con lo establecido en el Capítulo III del Reglamento (CE) nº 1083/2006, las normas en relación con la subvencionabilidad del gasto se establecerán a nivel del Estado Miembro) Importe correspondiente a la aportación pública. Documentación justificativa de los gastos efectuados por los beneficiarios (facturas pagadas, documentos contables, etc). Adelantos concedidos a los beneficiarios por el organismo que otorgue la ayuda: Opcional cuando se cumpla que estén sometidos a una garantía bancaria o a un instrumento financiero público de efecto equivalente; no superen el 35 % del importe total de la ayuda que se vaya a conceder a un beneficiario para un proyecto dado; y estén cubiertos mediante el gasto abonado por los beneficiarios al ejecutar el proyecto, y documentados mediante la presentación de facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente a más tardar tres años después del pago del adelanto o el 31 de diciembre de 2015 Gastos relativos a los grandes proyectos sólo cuando ya hayan sido adoptados por la Comisión. Gasto total abonado al constituir o contribuir a instrumentos de ingeniería financiera o fondos de cartera. Especial consideración requiere el caso específico de los regímenes de ayuda: En este tipo de regímenes, la ayuda se concede a empresas privadas u organismos públicos por una Administración o Ente Público que actúa como Órgano intermedio. Éste selecciona las operaciones a financiar con cargo a los Fondos Estructurales, con sus correspondientes beneficiarios. Es el responsable de garantizar la realización correcta de las operaciones seleccionadas (elegibilidad), así como de su adecuación al programa, correspondiéndole las funciones de contabilización de las mismas, de cara a la posterior certificación. En la financiación de cada operación, se distinguen por su origen tres tipos de fondos: Procedentes de FEDER. Procedentes de la Administración o Ente público que actúa como Organismo Intermedio. Aportados por el beneficiario. En su gestión, podemos encontrar determinadas diferencias, de acuerdo con el régimen de que se trate: El artículo 78 del Reglamento (CE) nº 1083/06 indica que, por lo que respecta exclusivamente a los regímenes de ayuda en el sentido del artículo 87 del Tratado, 93

100 además de las condiciones establecidas con carácter general y de forma previa a su certificación, la contribución pública correspondiente a los gastos que consten en una declaración de gastos deberán haber sido abonados a los beneficiarios por el organismo que conceda la ayuda Contabilización y relación de operaciones: Solicitud de pagos intermedios Una vez remitida la documentación de pagos y de verificación del Organismo Intermedio por la Autoridad de Gestión a la Autoridad de Certificación, y validada por esta última, de acuerdo con los pasos descritos anteriormente, prosigue el proceso con la elaboración de la Solicitud de Pago para el reembolso de los fondos. El procedimiento de solicitud de pagos intermedios consiste en la comprobación, por parte de la Autoridad de Certificación, del cumplimiento por el Organismo Intermedio y la Autoridad de Gestión del PO de todos los requisitos necesarios para poder solicitar el pago a la Comisión Europea. La presentación de las solicitudes de pago ante la Comisión Europea se realizará conforme al artículo 87.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, esto es, de forma agrupada tres veces al año. En las disposiciones de aplicación del PO, se indica el plazo máximo para hacerlo dentro de cada año: La última semana de marzo. La última semana de junio. Antes del 31 de octubre. De esta forma, los pasos a seguir para la solicitud de los pagos intermedios precisa la realización de las tareas que se detallan en la siguiente ficha de procedimiento. El procedimiento se estructura en dos fases: FASE 1: COMPROBACIÓN DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA SU ADMISIBILIDAD. Se comprobará el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 71 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y del artículo 22 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006, en especial, la presentación de la descripción de los sistemas de gestión y control y su correspondiente evaluación. Verifica que la documentación recibida es correcta, para lo cual analiza el Certificado de Verificaciones: Si hay incorrecciones se solicita a la Autoridad de Gestión su subsanación. No se tramita el Certificado hasta que la información sea correcta. 94

101 Si es necesario, la Autoridad de Gestión contacta con el Organismo Intermedio para subsanar las incidencias detectadas. Además se cerciorará del cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 86.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006: Presentación del último Informe Anual de Ejecución La Comisión no haya abonado más de la cantidad máxima de ayuda FEDER aprobada por el PO. La Comisión no haya presentado ningún dictamen por incumplimiento. FASE 2: ELABORACIÓN Y REMISIÓN DE LA SOLICITUD DE PAGO. Demostrado que se satisfacen las anteriores condiciones, se procede a cumplimentar en el sistema informático nacional de seguimiento (FONDOS 2007) la Solicitud de Pago. Se da de alta la Solicitud de Pago y se firma por el responsable de la Autoridad de Certificación. Finalmente, se une la Solicitud de Pago Intermedio a la Declaración de Gastos, que se dirigirá al correspondiente Servicio de la Comisión Europea Recepción e ingreso de la ayuda. La Comisión, tras examinar y admitir la Declaración de Gastos y la Solicitud de Pago recibidas, efectuará el pago en un plazo de dos meses a partir de la fecha en que se haya registrado la entrada, como señala el artículo 87.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006. De esta forma se inicia el procedimiento de recepción del cobro, que consiste en la forma en que se produce el ingreso asociado a la solicitud de pago enviada a la Comisión y la comunicación del mismo. Dicho procedimiento se estructura en tres fases: FASE 1: VERIFICACIÓN DE LA DECLARACIÓN Y LA SOLICITUD DE PAGO. La Comisión comprueba que toda la documentación exigida por los Reglamentos se ha recibido y la examinará al objeto de: Dar su conformidad. Corregir la Solicitud si se detecta alguna inexactitud, en cuyo caso detraerá la cantidad afectada y lo comunicará a la Autoridad de Gestión. FASE 2: TRANSFERENCIA Y COMUNICACIÓN DEL COBRO. 95

102 Se realiza la transferencia por el importe resultante de la revisión a la cuenta correspondiente del Banco de España a disposición de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera del Ministerio de Economía y Hacienda. Ingresados los fondos, el Organismo Ordenador de Pagos comunica a la Autoridad de Certificación su recepción, indicando: Número de referencia del Tesoro. PO al que correspondiente (FEDER de Baleares). Importe. Fecha de recepción y de contabilización. Realización de un análisis previo de la situación financiera y las incidencias en los pagos del organismo intermedio del PO. Se consigna en el sistema informático FEDER 2007 el cobro y se le asocia a la Solicitud de Pago correspondiente a la Declaración de Gastos enviada, dando lugar a la Notificación de Cobro. Se comunica a la Autoridad de Gestión la recepción del cobro. Prepara la Orden de Pago del Tesoro al Organismo Intermedio, ordenando: El pago al organismo intermedio. La cantidad a abonar. El ingreso de la cantidad determinada en la cuenta dada de alta en el archivo de terceros. Notifica la propuesta de pago al Organismo Intermedio indicando: La remisión al Tesoro de la Orden de pago. La cantidad que se le va a abonar. Si existen incidencias en el pago (debido a un control, al tratamiento de una irregularidad, o a otras causas). Una vez recibida la Orden de pago, realiza el pago. La ayuda comunitaria es ingresada por la Autoridad de Certificación en la Dirección General del Tesoro y Política Financiera del Govern de les Illes Balears en su totalidad, excepto en el caso de las actuaciones desarrolladas por las corporaciones locales, que reciben directamente el importe de la aportación comunitaria correspondiente a los gastos efectivamente certificados. En el caso de Baleares, las actuaciones ejecutadas son prefinanciadas por los presupuestos de las entidades ejecutoras. En consecuencia, se comprueba qué parte de la ayuda recibida pertenece a las actuaciones realizadas por órganos ejecutores integrados en los presupuestos de la Administración regional y qué parte corresponde a unidades ejecutoras externas. Una vez comprobado, el Consejero de Industria, Turismo y Comercio 96

103 ordena transferir, en su caso, la parte correspondiente a los órganos ejecutores no pertenecientes a la Administración Autonómica. La parte de ayuda asociada al retorno de gasto prefinanciado por fondos propios del Govern de les Illes Balears se ingresa en la Dirección General del Tesoro y Política Financiera y su importe se aplica al correspondiente concepto del presupuesto de ingresos. Esquema 14. Flujograma para la petición de reembolso: Circuito financiero. Beneficiario / Organismo Intermedio Autoridad de Gestión / Organismo Intermedio Organismo Intermedio Autoridad de Gestión Autoridad de Certificación Alta de operaciones Selección de operaciones (art.13.1 del Reg. 1828/2006) Certificado Art. 13. Petición de reembolso. Remisión de la certificación a la autoridad de gestión. Validación del certificado. Elaboración de propuesta de reembolso a la Autoridad de Certificación Elaboración de la declaración de gasto, solicitud de pagos y certificado (art. 61b del Reg 1083/2006) Alta de transacciones Propuesta de solicitud de reembolso Verificaciones Art, 13.: Verificaciones administrativas y sobre el terreno. SFC 2007 Comisión Europea Corrección de las irregularidades detectadas. Así, los procedimientos establecidos que deberán aplicarse en caso de identificación de irregularidades son los que se muestran en el 120HEsquema 15: Correcciones financieras de la Comisión: Corresponde a la Comisión, se inicia cuando detecta una irregularidad en la gestión de un Estado miembro, y finaliza con la adopción de medidas correctoras. Correcciones financieras del Estado: Corresponde a cualquiera de los órganos con competencia y responsabilidad en materia de control dentro del Estado, se inicia cuando se detecta una irregularidad en cualquier operación cofinanciada, y finaliza con la adopción de medidas correctoras. Rectificación de los gastos declarados y recuperación de los pagos indebidos: Tiene lugar desde el comienzo de la etapa de compensación de gastos hasta la realización de una nueva carga en la aplicación informática. 97

104 Esquema 15. Procedimientos para la aplicación de correcciones financieras. Correcciones financieras de la Comisión Modificación de Gastos Declarados Correcciones financieras del Estado (A) INSTRUCCIONES PARA LOS ÓRGANOS GESTORES DEL PO FEDER DE BALEARS SOBRE LA COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES. Definición de irregularidad y diferencia respecto a fraude Según el artículo 1.2 del Reglamento (CE, Euratom) nº 2988/95, constituirá irregularidad toda infracción de una disposición del derecho comunitario correspondiente a una acción u omisión de un agente económico que tenga o tendría por efecto perjudicar al presupuesto general de las Comunidades o a los presupuestos administrados por éstas, bien sea mediante la disminución o la supresión de ingresos procedentes de recursos propios percibidos directamente por cuenta de las Comunidades, bien mediante un gasto indebido. La diferencia entre fraude e irregularidad es que en el fraude hay intención de cometer un acto delictivo (por ejemplo, falsificar la fecha de una factura para que sea elegible), y en la irregularidad no. Importe mínimo de deuda a comunicar Según el artículo 12 del Reglamento 1681/94, sólo deben comunicarse a la Comisión las irregularidades detectadas superiores a ecus/euros ( pta.) de presupuesto comunitario (o sea, de ayuda de la U.E.). Para importes inferiores, la comunicación a la Comisión sólo se hará sólo en el caso de que la misma lo solicite expresamente. Casos en los que deben comunicarse irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94 98

105 a. 7BComunicación de irregularidades objeto de un primer acto de comprobación (artículo 3 Reglamento 1681/94) De acuerdo al artículo 3 del Reglamento 1681/94, dentro de los 2 meses siguientes al final de cada trimestre deben comunicarse a la Comisión las irregularidades que hayan sido objeto de un primer acto de comprobación administrativa o judicial. De acuerdo a lo indicado en el documento de trabajo del 19º COCOLAF denominado Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.), emitido por la OLAF el , debe entenderse que el primer acto de comprobación es la primera manifestación, incluso de carácter interno, de la administración o de instancias judiciales nacionales, por la que se constata, basándose en hechos concretos, la existencia de una irregularidad. Ello no impide a las autoridades administrativas o judiciales retirar o corregir posteriormente esa primera comprobación en función del desarrollo del procedimiento administrativo o judicial. Para los casos de irregularidades detectadas como consecuencia de controles realizados por órganos de control distintos de los gestores (por ejemplo, por los órganos de control del Govern de Balears), de acuerdo al escrito de OLAF D/10768, de , debe considerarse como el primer acto de comprobación administrativa o judicial el propio informe de control emitido, y no el momento en el que se inicie el proceso de reintegro. En el artículo 3 del Reglamento 1681/94 se indican los datos que deben facilitarse en esa 1ª comunicación de irregularidades, datos que se recogen en el modelo de ficha establecido por la OLAF. b. 8BComunicación del seguimiento de las irregularidades previamente notificadas (artículo 5.1 Reglamento 1681/94) De acuerdo al artículo 5.1 del Reglamento 1681/94, dentro de los 2 meses siguientes al término de cada trimestre, los Estados miembros informarán a la Comisión, haciendo referencia a cualquier comunicación anterior efectuada en virtud del artículo 3, de los procedimientos incoados como consecuencia de las irregularidades comunicadas así como de los cambios significativos que se hayan producido en dichos procedimientos, y en particular, acerca de los siguientes extremos: Importe de las recuperaciones efectuadas o previstas. Medidas cautelares adoptadas por los Estados miembros para salvaguardar la recuperación de las cantidades indebidamente abonadas. Procedimientos administrativos y judiciales que se hayan incoado con vistas a la recuperación de las cantidades indebidamente abonadas y a la aplicación de las sanciones. 99

106 Razones del eventual abandono de los procedimientos de recuperación; en la medida de lo posible, se informará a la Comisión antes de tomar esta decisión. Eventual abandono de las acciones penales. Los Estados miembros comunicarán a la Comisión las decisiones administrativas, o judiciales o los elementos fundamentales de las mismas relativas a la conclusión de dichos procedimientos. c. 9BComunicación en caso de estimación de irrecuperabilidad de una deuda (artículo 5.2 Reglamento 1681/94) De acuerdo al artículo 5.2 del Reglamento 1681/94, cuando un Estado miembro considere que la recuperación de un importe no es posible o previsible, indicará a la Comisión, mediante comunicación especial, el importe no recuperado y las razones por las que, a su juicio, dicho importe quede a cargo de la Comunidad o del Estado miembro. Dichas informaciones deberán ser suficientemente detalladas, con objeto de que la Comisión pueda adoptar, a la mayor brevedad posible y tras concertación con las autoridades del Estado miembro de que se trate, una decisión sobre la imputabilidad de las consecuencias financieras a efectos del tercer guión del apartado 1 del artículo 23 del Reglamento (CEE) nº 4253/88. En este caso, de acuerdo al artículo 5.3 del Reglamento 1681/94 la Comisión podrá pedir expresamente al Estado miembro que prosiga el procedimiento de recuperación. d. 10BAclaraciones sobre tipos de irregularidades a comunicar Irregularidades corregidas / no corregidas Deben comunicarse a la Comisión todas las irregularidades, incluso las que se corrijan automáticamente y se excluyan de un Programa Operativo a través de descertificaciones o rectificaciones del gasto declarado. Una irregularidad que se descertifica en el mismo momento en el que se pone de manifiesto conlleva una comunicación, al mismo tiempo, en aplicación de los artículos 3 y 5.1 del Reglamento 1681/1994. Irregularidades por incumplimiento de normas europeas / nacionales Según indica el apartado 1.2 del Documento Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.) de la OLAF, de , deben comunicarse las irregularidades que vulneran directamente el derecho comunitario, pero también las que vulneran las disposiciones nacionales. Excepciones a la obligación de comunicar 100

107 No existe obligación de comunicar en los siguientes casos: Cuando el gestor o beneficiario final comunica a la autoridad administrativa correspondiente que ha cometido un error involuntario. Cuando la autoridad (por ejemplo, un órgano de gestión) constate un error de subvencionalidad del proyecto y proceda a retirar el importe antes de haber efectuado el pago (ver apartado 5 del Documento de trabajo de la OLAF sobre Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos - 19ª COCOLAF, 11/4/2002 ). Si lo detectase una vez efectuado el pago, sí habría que comunicarlo. Cuando exista Fuerza Mayor (ver apartado 5 del Documento de trabajo de la OLAF sobre Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos - 19ª COCOLAF, 11/4/2002 ). Procedimiento de notificación de irregularidades en la Comunidad Autónoma de Balears en aplicación del Reglamento (CE) Nº 1681/94 Los órganos de la Comunidad Autónoma de Balears que gestionan las ayudas financiadas por Fondos Estructurales son los responsables de iniciar el trámite de notificación de irregularidades previsto en los artículos 3 y 5 del Reglamento 1681/94, tanto para los casos de irregularidades detectadas a través de controles realizados por el propio órgano gestor como de controles realizados por otros órganos externos (Órganos de Control Económico del Govern, Tribunales de Cuentas, Comisión Europea, etc.). Para ello, deberán enviar al Organismo Intermedio que corresponda (por ejemplo, en el caso de las ayudas cofinanciadas por el FEDER, a la Dirección General de Economía y Estadísticas) la siguiente documentación tan pronto como conozcan la existencia de la irregularidad (artículo 3 del Reglamento 1681/94) o se produzca una modificación en el proceso de recuperación (artículo 5 del Reglamento 1681/94): Ficha de comunicación de irregularidades debidamente cumplimentada, tanto en soporte papel como en soporte informático (Word); en este último caso, el documento en Word deberá enviarse por correo electrónico a la dirección que facilite el Organismo Intermedio. Para cumplimentar adecuadamente una Ficha, deben tenerse en cuenta las directrices establecidas en la Guía elaborada por la Comisión Europea, remitida por IGAE el 15/11/2000, y tener en cuentas las siguientes cuestiones: 101

108 No deben cumplimentarse los datos de Caso nº y Fecha de envío, datos que serán cumplimentados por la IGAE. Dentro del apartado 27- Observaciones de la Ficha debe incluirse, cuando sea de aplicación, el número o código del expediente a efectos del órgano gestor, precedido del siguiente texto: Nº expediente asignado por el órgano gestor: Las dudas que surjan sobre la cumplimentación de los datos de la Ficha podrán consultarse al Organismo Intermedio. En el caso de que la irregularidad se produzca como consecuencia de un expediente de reintegro o de devolución, ya sea total o parcial, de una ayuda, deberá remitirse, junto con la Ficha, copia del documento que justifique la devolución de dicho importe (resolución mediante la que se solicita el reintegro, etc.). En caso de que el órgano gestor considere que no es posible o previsible la recuperación de la deuda, deberá remitirse, junto con la Ficha, copia de la comunicación especial que en aplicación del artículo 5.2 del Reglamento 1681/94 debe enviarse a la Comisión, así como copia de toda la documentación generada por las actuaciones tendentes a la recuperación de las sumas indebidamente percibidas. Tan pronto como el Organismo Intermedio reciba de algún organismo gestor la comunicación de una irregularidad o de una modificación en el proceso de recuperación de una irregularidad, procederá a trasladar todos los documentos recibidos a los órganos de control del Govern. Esa comunicación deberá ser en soporte papel, y en soporte informático, para todos los documentos así remitidos por los órganos gestores, especialmente para la Ficha de comunicación de irregularidades. Posteriormente, el órgano regional de control transmitirá a la IGAE toda la documentación recibida, para su posterior remisión a la OLAF. La comunicación de irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94 y 1831/94 por parte de la Oficina de Control Económico a la IGAE debe ser antes del día 15 del mes en que deba realizarse la comunicación a la OLAF, o sea, antes del 15 de mayo, 15 de agosto, 15 e noviembre y 15 de febrero, respectivamente, para las irregularidades detectadas en el 1º, 2º, 3º y 4º trimestre de cada año. En los casos en que el órgano regional de control conozca la existencia de una irregularidad o de una modificación en el procedimiento de recuperación de una irregularidad, detectada por cualquier organismo, cuyo proceso de comunicación hacia la Comisión no se haya iniciado, podrá bien requerir al órgano de gestión correspondiente el inicio de dicho proceso, bien iniciar de oficio el trámite de 102

109 notificación, en cuyo último caso podrá solicitar al citado órgano de gestión los datos necesarios para efectuar dicha comunicación. (B) CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR EL ESTADO. El procedimiento de corrección financiera efectuado por el Estado puede activarse como consecuencia de: Un procedimiento de reintegro o de compensación de pagos. Un error en la tramitación de los proyectos. Una sanción por parte de los actores de los controles de verificación de las operaciones. Si como consecuencia de los análisis efectuados por la Autoridad de Auditoría o por otros órganos, se detectan irregularidades o deficiencias, se debe establecer el alcance de las mismas sobre el total de las operaciones certificadas por el gestor responsable de la irregularidad, así como valorar la gravedad de la irregularidad y la pérdida financiera que ocasiona al FEDER. Como consecuencia de la irregularidad, se propone la corrección financiera que se considere adecuada. La corrección consistirá en supresión total o parcial de la contribución pública aprobada al Beneficiario correspondiente (artículo 98.2 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006) por parte de la Autoridad de Gestión. Por tanto, su objetivo es llevar a cabo la supresión parcial o total de la contribución pública del Programa Operativo, como consecuencia de irregularidades individuales o sistémicas detectadas en actividades de control, con el fin de restablecer una situación en la que todo el gasto declarado para su cofinanciación con cargo al FEDER sea elegible conforme a la normativa aplicable. La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización ha establecido un registro informático de los beneficiarios objeto de solicitud de reintegro ( control de deudores ) en el que quedan plenamente identificados tanto los deudores como el expediente administrativo de solicitud de reintegro, dejando constancia del proyecto, el beneficiario, la entidad gestora, el importe total de la ayuda, el importe de la ayuda a reintegrar, etc. Esquema 16. Procedimiento de correcciones efectuadas por los estados miembros financieras 103

110 Identificación de Irregularidades por el Estado miembro Análisis de la documentación de referencia AG OI SI Corrección? NO Notificación al órgano afectado Fin procedimiento SI Alegaciones? NO B Estudio de las alegaciones presentadas Propuesta de Resolución Decisión de Resolución OI AG Comunicación a la AC del importe a compensar o reintegrar Aplicación de la corrección financiera Reasignación de los fondos liberados AC OI AG Nota: AG = Autoridad de Gestión; AC = Autoridad de Certificación; OI = Organismo Intermedio; CE = Comisión Europea; B = Beneficiarios (C) CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR LA COMISIÓN El artículo 99 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 establece los criterios aplicados a las correcciones financieras efectuadas por la Comisión. En él se especifican las causas por las que la Comisión Europea podría realizar correcciones financieras: La existencia de fallos graves en los sistemas de gestión y control del PO, que suponga un riego grave para la contribución comunitaria ya abonada a favor de éste. 104

111 La existencia de irregularidades en el gasto incluido en una declaración de gastos certificada que no haya sido corregida por el Estado miembro. El incumplimiento por el Estado miembro de su responsabilidad de investigar las irregularidades y de actuar cuando haya pruebas de una modificación importante que afecte a la naturaleza o a las condiciones de desarrollo o de control de las operaciones o de la intervención. El artículo 100 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 especifica el procedimiento a seguir en tales supuestos. 105

112 PROCEDIMIENTO: CORRECCIÓN DE IRREGULARIDADES DETECTADAS POR LA COMISIÓN CÓDIGO: GF/CFC/0806/00 FASES TAREAS A DESARROLLAR ORGANISMOS RESPONSABLES SOPORTES DOCUMENTALES ELEMENTOS DE VERIFICACIÓN OBSERVACIONES 1. IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LA IRREGULARIDAD 2. DISCUSIÓN Y AUDIENCIA Realización de exámenes sobre posibles irregularidades en la gestión y aplicación de los fondos. Valoración de la irregularidad detectada, pudiéndose dar las siguientes situaciones: No requiere de una corrección inmediata: Realización de observaciones, solicitud de su estudio al Estado miembro y aplicación, en su caso, de la corrección financiera prevista. Requiere de una corrección inmediata: Suspensión total o parcial de los pagos y comunicación justificada al Estado miembro. Análisis de las observaciones de la Comisión por el Estado miembro, pudiéndose dar: Conformidad: Realización de las modificaciones propuestas. No conformidad: Celebración de una Audiencia para alcanzar un acuerdo al respecto. Del resultado de la audiencia, cabe plantear dos escenarios: En caso de acuerdo, se podrán utilizar los fondos de que se trate con arreglo artículo 98.2 del Reglamento (CE) 1083/2006. En caso de desacuerdo, la Comisión adoptará una decisión sobre la corrección financiera a aplicar. Comisión Europea Comisión Europea Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización (OI) / Autoridad de Gestión (AG) En caso de no requerir corrección inmediata el plazo para contestar a las observaciones de la Comisión es de 2 meses; o de 4 si la Comisión propone realizar correcciones a tanto alzado El plazo para decidir sobre la corrección es de 6 meses desde la fecha de audiencia. Si la audiencia no se produce este plazo empieza a correr dos meses después de la fecha que conste en la carta de invitación enviada por la Comisión. 3. APLICACIÓN DE LA CORRECCIÓN FINANCIERA La decisión de la Comisión podrá referirse a una reducción del anticipo o una supresión total o parcial de los pagos. Comisión Europea - - La decisión tendrá en cuenta la naturaleza y gravedad de la irregularidad y el alcance de las implicaciones financieras de los fallos detectados. Nº de ficha: 1 Sustituye el día: Sustituido el día: de de 20 de de 20 A la ficha: Por ficha: 106

113 Esquema 17. Flujograma del procedimiento de corrección financiera por parte de la Comisión. Identificación de Irregularidades por la Comisión Europea Valoración de la Irregularidad CE SI Corrección inmediata? NO Suspensión de Pagos Observaciones Análisis de las observaciones OI Conformidad? AG SI NO Aplicación medidas correctoras Audiencia Acuerdo? SI Decisión como en el caso del procedimiento GF/CFE/0809/00 NO Decisión sobre la corrección Aplicación de la corrección financiera OI AG CE Nota: AG = Autoridad de Gestión; AC = Autoridad de Certificación; OI = Organismo Intermedio; CE = Comisión Europea 107

114 (D) PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LOS INFORMES DE AUDITORIA ELABORADOS POR LA INTERVENCION ADJUNTA Una vez recibido el informe definitivo de Auditorias, el Organismo Intermedio introduce los datos del informe en la aplicación Fondos 2007 y se archiva el informe definitivo junto con el informe provisional y los escritos de alegaciones tanto del Organismo Intermedio como del Órgano Gestor en Informes de Control Financiero R(CE) 1083 PO Si el informe definitivo contiene conclusiones o recomendaciones que exigen la adopción de medidas correctoras para la subsanación de las deficiencias o los errores sistémicos encontrados (en caso contrario, el Organismo Intermedio se asegura que el Órgano Gestor ha recibido el informe y se archiva el expediente), el Organismo Intermedio analiza las recomendaciones propuestas por la Autoridad de Auditoría y comunica al órgano gestor implicado las conclusiones y propuestas recogidas en el informe para que se proceda a su implementación por parte del mismo. Para ello, dirigirá un oficio al órgano gestor implicado donde: - se le concede un periodo de tiempo adecuado para la adopción de las medidas correctoras que subsanen las deficiencias puestas de manifiesto en el informe. - se le indica que deberá comunicar a éste, en el menor plazo posible, las medidas adoptadas, los plazos previstos para la subsanación de las deficiencias o errores sistémicos y los resultados esperados. En el caso de que se proceda a su implementación en los términos recogidos por el informe de auditoría se procederá a remitir al Organismo Intermedio una descripción de las medidas implementadas, así como el plazo de ejecución de las mismas y los resultados esperados. Por el contrario, si se observan inconvenientes que hacen imposible la atención estricta de las recomendaciones, el Órgano gestor procederá a la realización de un informe en el que se recojan de forma detallada los motivos que justifican esta imposibilidad. El Organismo Intermedio, a la recepción de la información remitida por el correspondiente órgano gestor procederá a la comprobación in situ, tanto de las medidas implementadas como, en su caso, de las causas presentadas para no haberse llevado a la práctica las mismas. El Organismo Intermedio comunicará a la Autoridad de Auditoría, en un plazo máximo de 3 meses a partir de la recepción del informe definitivo, la adopción de las medidas correctoras por parte del Órgano gestor, y en caso de de no haber sido posible adoptar las medidas correctoras, informará en el mismo plazo, al Secretario 108

115 General y a la Autoridad de Auditoria de las causas que han impedido la adopción de medidas correctoras a las conclusiones y recomendaciones del informe de auditorías. Esquema 18. Procedimiento de Seguimiento de los resultados de los Informes de Auditoria Análisis de las propuestas y comunicación al OG OI Medidas Correctoras SI NO Descripción de las medidas, plazo de ejecución y resultados esperados Oficio justificando las causas que impiden la aplicación de las medidas OG Comprobación in situ Comunicación a AA de los resultados del seguimiento realizado OI 109

116 Rectificación de gastos declarados y recuperación de los pagos indebidos. La rectificación de los gastos declarados es el procedimiento por el cual se modifican los datos referentes a certificaciones de pagos ya realizadas. Tales modificaciones puede obedecer a: Errores detectados en el curso de una verificación por cualquiera de los organismos con responsabilidades en materia de control. La aplicación de las conclusiones realizadas en el marco de auditorías y demás operaciones de control. En consecuencia, el objeto de este procedimiento está dirigido a recuperar los importes indebidamente certificados a la Comisión Europea. Su alcance se relaciona con los trabajos de verificación y control de los diferentes organismos con competencia para ello, a partir de los cuales pueden detectarse errores puntuales en certificaciones ya emitidas por el Organismo Intermedio y tramitadas a la Comisión, dando lugar a la percepción indebida de importes. 110

117 PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE GASTOS Y RECUPERACIÓN DE LOS PAGOS INDEBIDOS CÓDIGO: GF/RGD/0806/00 FASES TAREAS A DESARROLLAR ORGANISMOS RESPONSABLES OBSERVACIONES 1. IDENTIFICACIÓN DE ERRORES El punto de partida es la detección de un error en una relación de las operaciones, que figuran en el Certificado de gasto y solicitud de reembolso, ya presentada por el OI y tramitada a la Comisión. Ello motiva la emisión de un informe que determina la necesidad de llevar a cabo una rectificación negativa o minoración de gastos certificados. Remisión del informe, con carácter general, a las Autoridades de Gestión y Certificación. Órgano nacional o europeo con competencia en la verificación o el control En el caso de errores detectados por la Autoridad de Auditoría, el informe es enviado al menos a la Autoridad de Certificación (art. 61.d del Reglamento (CE) 1083/2006 y Art. 20 del Reglamento (CE) 1828/2006) Se comunica a la Autoridad de Gestión las conclusiones del informe y las cantidades que deben recuperarse. Autoridad de Certificación 2. MINORACIÓN DE LOS IMPORTES SIGUIENTES A CERTIFICAR Introduce la información necesaria en el Sistema cuando procede a compensar la cantidad irregular en futuras certificaciones. Minora la cantidad percibida irregularmente, motu proprio, en posteriores certificaciones de gastos. De este modo se produce una compensación de importes en una nueva relación de operaciones, para su posterior certificación. Comprueba que el importe se ha compensado y por tanto recuperado efectivamente En caso de no minorar los importes, puede producirse una de estas situaciones: De forma excepcional, cuando el órgano de control que emitió el informe es la IGAE, previo acuerdo con la AG y con el visto bueno de la AC, presenta alegaciones y aporta documentación para demostrar que el alcance real de la irregularidad es inferior a lo determinado por el informe de auditoría. Se seguirán los trámites establecidos en la normativa nacional. Autoridad de Gestión Organismo Intermedio Autoridad de Certificación Organismo Intermedio En 30 días desde que conoce la cantidad a recuperar, pone en conocimiento de la AC su intención de llevar a cabo la minoración. Excepcionalmente, cuando existan criterios de necesidad y oportunidad, la AC retira el importe de gastos posteriormente certificados. En este caso el OI debe proceder a conciliar las cantidades tramitadas a la Comisión y las certificadas por él en posteriores certificaciones de gastos. Autoridad de Certificación La AC propone al órgano competente la resolución para la apertura de un expediente de reintegro. En este caso, analiza las alegaciones presentadas y evalúa la conveniencia de variar las cantidades irregulares detectadas, comunicando a la AG su decisión. Autoridad de Certificación 3. COMUNICACIÓN Y Comunica al OI la resolución adoptada justificando la consideración realizada de las alegaciones presentadas. Órgano con competencia en la 111

118 PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE GASTOS Y RECUPERACIÓN DE LOS PAGOS INDEBIDOS CÓDIGO: GF/RGD/0806/00 FASES TAREAS A DESARROLLAR ORGANISMOS RESPONSABLES OBSERVACIONES RESOLUCIÓN verificación o el control Si no está conforme con la resolución adoptada puede interponer un recurso de alzada ante el superior jerárquico. Si el sentido de la resolución es desfavorable, independientemente del posible recurso judicial, el OI debe proceder a compensar los importes irregulares en posteriores certificaciones de gastos o ingresar la cantidad irregular en la cuenta existente al efecto en el Banco de España. Si el recurso administrativo resulta desestimado, puede con posterioridad recurrir al procedimiento contencioso administrativo. Organismo Intermedio Antes del 31 de marzo de cada año desde 2008 Envía a la Comisión una declaración con los importes retirados de las declaraciones del año anterior, los recuperados, y los pendientes de recuperación, todo ello desagregado a nivel de eje prioritario y para cada PO Autoridad de Certificación Anexo XI R1828: Declaración anual sobre importes retirados y recuperados y sobre recuperaciones pendientes. Nº de ficha: 1 Sustituye el día: Sustituido el día: de de 20 de de 20 A la ficha: Por ficha: 112

119 Esquema 19. Flujograma del Procedimiento de rectificación de la Declaración de Gastos y Recuperación de los Pagos Indebidos. Detección de errores en certificados Remisión del Informe Negativo de Control SI OI Minoración? NO OI Comunicación de la intención de minorar OI Presentación alegaciones AC Retiro excepcionalmente del importe certificado AC Expediente de reintegro y comunicación a AG OI Conciliación de cantidades en posteriores certificaciones AC Variación, en su caso, de las cantidades a minorar AC Comprobación efectiva dela compensación AG Comunicación al OI de la decisión adoptada OI Recurso de alzada OI Compensación de importes si es desestimado AC Remisión a la CE Declaración anual sobre importes retirados, recuperados y pendientes de recuperación

120 En caso de un proceso de reintegro iniciado con posterioridad a la declaración de gasto como consecuencia de controles de seguimiento se seguirá el siguiente procedimiento por parte del organismo gestor: 1. Comunicación del Jefe de Servicio por escrito y con justificante de recibo a los afectados del reintegro voluntario de la subvención. Se indicará el importe y, si procede, los intereses establecidos en la normativa vigente. En el plazo de 15 de días, se debe hacer el pago voluntario y remitir fotocopia del ingreso. 2. Informe o acta de comprobación: es la primera evaluación por escrito que supone el reconocimiento de hechos concretos que sustenta la abertura de un expediente de recuperación de pagos indebidos. Se remitirá copia al Departamento de Gestión de Recursos. 3. Tramitar copia al Departamento de Gestión de Recursos del acuerdo de inicio de expediente y del importe actualizado si se aplican intereses. 4. Tramitar copia al Departamento técnico de la propuesta de resolución y del importe actualizado si se aplican intereses. 5. Tramitar copia al Departamento técnico de la resolución y del importe actualizado si se aplican intereses. 6. El Departamento de Gestión de Recursos, si tiene conocimiento de la devolución la comunicará al servicio. 7. El Servicio procederá a corregir la base de datos y lo comunicará a la Dirección General de Economía y Estadísticas. 8. El Servicio seguirá y controlará el seguimiento de los expedientes deudores iniciados. Si se interpone recurso potestativo de reposición contra la resolución, se notificará a la asesoría jurídica. 114

121 4.7. Pista de auditoría. El Reglamento (CE) nº 1828/2006 recoge en sus considerandos el requisito de garantizar la correcta realización de la auditoría de los gastos en el marco de los Programas Operativos, es necesario fijar los criterios que ha de cumplir una pista de auditoría para ser considerada adecuada, de acuerdo a lo establecido posteriormente en el Artículo 15 de dicho Reglamento. En la medida en que la pista de auditoría constituye el cauce más seguro para realizar el control y la verificación del conjunto de operaciones seleccionadas se exige que permita: a) Conciliar los importes agregados certificados a la Comisión con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obran en poder de la Autoridad de Certificación, la Autoridad de Gestión, los organismos intermedios y los beneficiarios, con respecto a las operaciones cofinanciadas en el marco del Programa Operativo. b) Verificar el pago de la contribución pública al beneficiario. c) Verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de seguimiento para el Programa Operativo. d) Recoger las especificaciones técnicas con respecto a cada operación, así como el plan de financiación, los documentos relativos a la aprobación de la concesión, los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, los informes de situación y los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo. El procedimiento genérico de ejecución de cualquier actuación a cofinanciar establece las siguientes fases: reserva de crédito, autorización, selección, adjudicación, formalización, ejecución, gasto, validación, pago, contabilización, certificación, reintegro, ayuda. El seguimiento financiero de la ejecución se puede seguir paso a paso a través de las siguientes fases y documentos contables: 1.- Existencia de crédito: requisito necesario para iniciar el expediente, se acredita mediante la reserva correspondiente de crédito (R). 2.- La autorización por la autoridad competente del gasto inherente a la actuación, se formaliza mediante el documento contable (A). 115

122 3.- La selección de los proyectos se realiza por los procedimientos administrativos establecidos en base a unos criterios de selección, con el objeto de determinar el ejecutor del proyecto o beneficiario de una subvención. 4.- El resultado de la selección es la adjudicación que se formaliza mediante un documento contable (D). 5.- El ejecutor o beneficiario formaliza o no un documento (adquiere unos determinados compromisos administrativos y financieros). 6.- Como resultado de la ejecución de la actuación y de los compromisos adquiridos el ejecutor o beneficiario emite una serie de documentos y facturas que son remitidos a la entidad gestora para su pago, documentos que se materializan en certificaciones y facturas, que son remitidos a las unidades gestoras correspondientes. 7.- Las unidades gestoras correspondientes proceden a la confección de las correspondientes órdenes de pago (OP) o validación de las mismas que son remitidas respectivamente a la Intervención General o al departamento contable correspondiente para su pago efectivo. Pago que es anotado en los sistemas contables respectivos. 8.- La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización del organismo intermedio, realizados los trámites oportunos por la Unidad de Control y Verificación, procede a la contabilización del gasto en la aplicación informática Fondos 2007 a efectos de la contabilización de la relación de operaciones correspondientes. 9.- Una vez confeccionada y validada por la Autoridad de Gestión la certificación de gastos se procede al reintegro de la ayuda a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera de la comunidad autónoma que a su vez lo comunica a la Dirección General de Presupuestos y Financiación para su aplicación a la partida presupuestaria correspondiente. Como consecuencia de este proceso y los documentos contables generados en base a documentos fehacientes, se estima que se cumple la pista de auditoría, toda vez que el reintegro de la ayuda es posterior a la realización del gasto y la correspondiente certificación. La garantía del archivo y custodia de la documentación y los justificantes (originales o copias certificadas conformes con los originales en la forma comúnmente aceptada) relativos a los gastos y a los controles correspondientes a la intervención durante los tres años siguientes al cierre del PO o a un cierre parcial (artículo 90 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). En este contexto, cada beneficiario es responsable de la custodia de los mencionados documentos relativos a las operaciones que ha gestionado. A estos 116

123 efectos el beneficiario deberá tener en cuenta que el pago del saldo final relativo a la intervención se retrasa unos 3 ó 4 años desde la conclusión del período operativo, siendo dicho pago el momento en que empiezan a computarse los 3 años del Reglamento. Por su parte, la unidad de gestión, seguimiento y contabilización, asi como la Unidad de Control y Verificación, custodiaran la información por ellas generada tanto en formato papel (informes de los controles y de las relaciones de pagos) como en formato informático y, la aplicación Fondos En cuanto a los Gestores, depende de su tipología. La unidades Gestores integrantes de la estructura administrativa del Govern Balear custodiaran la documentación en su propio departamento, las entidades publicas dependientes del Govern Balear en el departamento económico-financiero y las administraciones locales en las Secretarias y/o intervenciones generales, en formato papel y/o microfilmado hasta la finalización del programa operativo (año 2021). 117

124 Esquema 20. Suficiencia de la pista de auditoría Flujo de Fondos Flujo de Información La garantía de una información de calidad en este proceso puede partir del uso y presentación de una lista de comprobación, del tipo de la incluida a continuación. 118

125 Tabla 17. Lista de verificación sobre pista de auditoría y transmisión de información ACTIVIDADES VERIFICADAS La operación cumple con los criterios de selección, es coherente con los objetivos del PO, respeta las políticas comunitarias y los demás criterios aplicables a la intervención. El sistema permite llegar desde cualquier pago de la Comisión hasta el último detalle de los pagos efectuados a los que han realizado las inversiones (certificación del contratista factura - pago efectivo recepción de la ayuda- registro del ingresos). Los registros contables indican los siguientes datos: fecha de creación, importe de cada partida de gastos, naturaleza de los justificantes, fecha y método de pago. Se ha abonado la contribución pública al beneficiario de conformidad con el artículo 80 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 Se conservan adecuadamente todos los justificantes de pagos realizados. Los gastos declarados son conformes a las normas comunitarias y nacionales. Los documentos administrativos (contratación, registro de documentación, registro de envíos, etc.), se conservan adecuadamente. Los procedimientos para garantizar la custodia y conservación de la documentación y conservación por parte del organismo ejecutor son adecuados. Existe un registro por parte del Servicio o Unidad que conserva la documentación Existe una relación pormenorizada de documentos de pago en el órgano intermedio Los procedimientos para garantizar la custodia y conservación de la documentación y conservación por parte del organismo ejecutor son adecuados Existe un registro con la transmisión de información por parte del organismo ejecutor Existe un registro con la transmisión de información por parte del organismo intermedio RESULTADO DE LA VERIF. (SÍ / NO) OBSERVAC. En este marco y en función de los requerimientos contenidos en los artículos 66 y 76 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y en los artículos 39 al 42, del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión, así como de las orientaciones de la Comisión para el sistema informático SFC 2007, éste garantizará a la Autoridad de Gestión del Programa y al Comité de Seguimiento que el seguimiento del Programa responde a criterios de calidad, así como a la transmisión electrónica de la Información. 119

126 4.8. El seguimiento del Programa Operativo. El diseño de un sistema o procedimiento de seguimiento del Programa Operativo de les Illes Balears para el período constituye uno de los factores fundamentales en el cumplimiento del objetivo de garantizar la calidad de ejecución del mismo. En este ámbito, el Comité de Seguimiento va a desempeñar un papel prioritario, en la medida en que se encuentra presente en todo el proceso de aplicación de los Fondos, comprobando su eficacia y uso correcto El Comité de Seguimiento. El Comité de Seguimiento se define como el órgano que acompaña la intervención, comprueba su gestión, garantiza que se respeten sus orientaciones y disposiciones de aplicación y examina su evaluación. (a) 11BComposición del Comité de Seguimiento Al efecto de asegurar el correcto desarrollo del presente Programa Operativo y con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 63 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, el Estado miembro ha creado un Comité de Seguimiento de acuerdo con la Autoridad de Gestión, dando cumplimiento al requisito temporal de en un plazo máximo de tres meses desde la fecha de notificación de aprobación del programa, en la reunión celebrada el día 11 de marzo de En dicha reunión, el Comité de Seguimiento estableció su Reglamento Interno ateniéndose al marco institucional, jurídico y financiero del Estado y lo aprobó de acuerdo con la Autoridad de Gestión. Dicho Reglamento Interno establece la composición del propio Comité de Seguimiento que se reunirá al menos una vez al año y estará presidido por el órgano responsable de la gestión en la Comunidad Autónoma de Islas Baleares en régimen de co-presidencia con el Ministerio de Economía y Hacienda. Son miembros permanentes del Comité, los representantes del Ministerio de Economía y Hacienda y de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears. Un representante de la Comisión podrá formar parte del Comité de Seguimiento a título consultivo. 120

127 Asimismo, podrán, formar parte de dicho Comité los interlocutores económicos y sociales, interlocutores medioambientales, organismos responsables del fomento de la igualdad y representantes de las Entidades Locales. Por otra parte, cuando proceda podrá participar, en calidad de asesor, un representante del BEI y del FE. Por último, se podrá invitar a las reuniones del Comité a representantes de los Organismos ejecutores del Programa, asociaciones representativas de la sociedad civil afectada, así como asesores externos que colaboren en las tareas de seguimiento y evaluación y, eventualmente, a observadores invitados de países comunitarios o extra comunitarios. (b) 12BFunciones del Comité de Seguimiento De acuerdo con el artículo 65 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, el Comité de Seguimiento se asegurará de la eficacia y la calidad de la ejecución del programa del siguiente modo: a) Estudiará y aprobará los criterios de selección de las operaciones objeto de financiación en un plazo de seis meses a partir de la aprobación del Programa Operativo y aprobará toda revisión de dichos criterios atendiendo a las necesidades de programación. b) Analizará periódicamente los progresos realizados en la consecución de los objetivos específicos del Programa Operativo basándose en la documentación remitida por la Autoridad de Gestión. c) Examinará los resultados de la ejecución, en particular el logro de los objetivos fijados en relación con cada Eje prioritario y las evaluaciones contempladas en el artículo 48 apartado 3 del Reglamento (CE) 1083/2006. d) Estudiará y aprobará los informes de ejecución anual y final previstos en el artículo 67 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. e) Se le comunicará el informe de control anual, o la parte del informe que se refiera al Programa Operativo FEDER de les Illes Balears y cualquier observación pertinente que la Comisión pueda efectuar tras el examen de dicho informe o relativa a dicha parte del mismo. f) Podrá proponer a la Autoridad de Gestión cualquier revisión o examen del Programa Operativo que permita lograr los objetivos de los Fondos mencionados en el artículo 3 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, o mejorar su gestión, incluida la gestión financiera. 121

128 g) Estudiará y aprobará cualquier propuesta de modificación del contenido de la decisión de la Comisión sobre la contribución de los Fondos. El Comité de Seguimiento podrá constituir Grupos Técnicos Temáticos en los que participarán los representantes de los organismos relevantes para cada uno de los ejes prioritarios del programa, con el objetivo de acompañar su desarrollo y contribuir al proceso de evaluación. (c) 13BDisposiciones en materia de seguimiento De acuerdo con el artículo 66 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, la Autoridad de Gestión y el Comité de Seguimiento garantizarán que la ejecución del programa responda a criterios de calidad. La Autoridad de Gestión y el Comité de Seguimiento llevarán a cabo su labor de seguimiento basándose en indicadores financieros y en los indicadores mencionados en el artículo 37, apartado 1 letra c), especificados en el Programa Operativo. Cuando la naturaleza de la ayuda lo permita, las estadísticas se desglosarán por sexo. El intercambio de datos entre la Comisión y los Estados miembros con este fin se llevará a cabo por medios electrónicos, de conformidad con las normas de desarrollo del Reglamento (CE) nº 1083/2006 adoptadas por la Comisión de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 103, apartado Informes anuales e Informe final. A partir de 2008, la Autoridad de Gestión remitirá a la Comisión, a más tardar el 30 de junio de cada año, un informe anual y, a más tardar el 31 de marzo de 2017, un informe final de ejecución del Programa Operativo. Estos informes incluirán la siguiente información: a) Los progresos realizados en la ejecución del programa y los ejes prioritarios en relación con sus objetivos específicos y verificables, cuantificando, siempre y cuando sea posible, mediante los indicadores mencionados en el artículo 37 apartado 1 letra c) del Reglamento (CE) nº 1083/2006, en relación con cada Eje prioritario. b) La ejecución financiera del programa, desglosando para cada Eje prioritario: El gasto efectuado por los beneficiarios, incluidos en las solicitudes de pago enviadas a la Autoridad de Gestión y la contribución pública correspondiente. 122

129 El total de los pagos obtenidos de la Comisión y la cuantificación de los indicadores financieros indicados en el artículo 66 apartado 2 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. El gasto abonado por el organismo responsable de la realización de los pagos a los beneficiarios. c) El desglose indicativo de la asignación de los fondos por categorías, con arreglo a las disposiciones de aplicación adoptadas por la Comisión conforme al procedimiento a que se refiere el artículo 103, apartado 3 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. d) Las medidas adoptadas por la Autoridad de Gestión o por el Comité de Seguimiento a fin de garantizar la calidad y la eficacia de la intervención, en particular: Las medidas de evaluación y seguimiento, incluidas las reglas sobre recopilación de datos. Una síntesis de los problemas más importantes surgidos durante la ejecución del programa y de las medidas que se han tomado para hacerles frente, incluidas las adoptadas a raíz de las observaciones formuladas en virtud del artículo 68 apartado 2 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, cuando proceda. La forma en que se ha utilizado la asistencia técnica. e) Las medidas adoptadas a fin de facilitar información sobre el Programa Operativo y aquellas que tengan por objeto darlo a conocer. f) Información sobre problemas significativos relativos al cumplimiento de la legislación comunitaria, que se hayan encontrado al ejecutar el programa y las medidas adoptadas para hacerles frente. En este ámbito se considerarán las evoluciones del cumplimiento de la normativa comunitaria en relación con los principios horizontales de igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres y medioambiente. g) Cuando proceda, el progreso y la financiación de los grandes proyectos. h) El uso de la ayuda que haya quedado como resultado de la supresión a que se refiere el artículo 98, apartado 2, a disposición de la Autoridad de Gestión o a otra autoridad pública durante el periodo de ejecución del Programa Operativo. i) Los casos en los que se haya detectado una modificación sustancial de las operaciones con arreglo al artículo 57 del Reglamento (CE) nº 1083/

130 La información mencionada en las letras d), g), h) e i) no se incluirá si no se han producido cambios significativos desde el informe anterior. Los informes se considerarán admisibles en la medida en que incluyan toda la información adecuada. La Comisión informará al Estado respecto de la admisibilidad del informe anual en un plazo de diez días hábiles a partir de la fecha de su recepción. La Comisión informará al Estado de su dictamen acerca del contenido de un informe anual de ejecución admisible remitido por la Autoridad de Gestión en un plazo de dos meses a partir de la fecha de recepción. Por lo que respecta al informe final de ejecución del Programa Operativo, este plazo será como máximo de cinco meses a partir de la fecha de recepción de un informe admisible. En caso de que la Comisión no responda en el plazo estipulado al efecto, el informe se considerará aceptado Examen anual del Programa De acuerdo con el artículo 68 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, cada año, tras la presentación del informe anual de ejecución, la Comisión y la Autoridad de Gestión examinarán los progresos realizados en la ejecución del Programa Operativo, los principales resultados obtenidos durante el año anterior, la ejecución financiera, así comu otros factores a fin de mejorar la ejecución. Podrá examinarse, asimismo, cualquier otro aspecto del funcionamiento del sistema de gestión y control que se haya planteado en el último informe anual de control mencionado en el artículo 62, apartado 1, letra d), inciso i) del Reglamento (CE) nº 1083/2006. Tras el examen previsto, la Comisión podrá formular observaciones al Estado y a la Autoridad de Gestión, que informará al respecto al Comité de Seguimiento. El Estado comunicará a la Comisión las medidas adoptadas en respuesta a dichas observaciones. Cuando se disponga de las evaluaciones ex post realizadas en relación con la ayuda concedida a lo largo del periodo de programación , los resultados globales podrán analizarse, cuando proceda, en el siguiente examen anual. 124

131 Revisión del Programa De acuerdo con el artículo 33 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, por iniciativa del Estado o de la Comisión, el Programa Operativo podrá reexaminarse y, cuando sea necesario, podrá revisarse, si se dan una o varias de las circunstancias siguientes: a) tras haberse producido cambios socioeconómicos importantes; b) con el fin de atender a los cambios sustanciales de las prioridades comunitarias, nacionales o regionales en mayor grado o de forma diferente; c) en función de la evaluación del programa; y/o d) como consecuencia de dificultades de aplicación. La revisión del Programa Operativo no implicará la revisión de la Decisión de la Comisión mencionada en el artículo 28 apartado La evaluación del Programa Operativo. Teniendo en cuenta las diversas disposiciones del Reglamento (CE) nº 1083/2006, en el período , así como el contenido de los Documentos de Trabajo nº 2 y 5 de la Comisión4F4, se deberá dar respuesta a una serie de cuestiones en materia de seguimiento y evaluación, que se resumen en las siguientes necesidades: 1. Será necesario presentar, como en períodos anteriores, un informe de ejecución anual de cada Programa Operativo. 2. También con carácter anual, se deberá analizar la contribución de los Programas Operativos al cumplimiento de los objetivos del Programa Nacional de Reformas. 3. Se deberán realizar, para el conjunto de todos los Programas Operativos, dos Informes de Seguimiento Estratégico en 2009 y Por último, junto a las evaluaciones ex ante y ex post, será necesario realizar las evaluaciones que se estimen oportunas (evaluaciones on-going), ya sean de carácter estratégico, ya sean de carácter operativo. La respuesta del Marco Estratégico a este conjunto de necesidades derivadas de las disposiciones reglamentarias es doble: por un lado, se desarrollará un sistema de coordinación basado en la creación de un Comité Consultivo sobre Seguimiento y Evaluación que se reunirá como mínimo una vez al año; por otro lado, se 4 Documento de trabajo nº2 de la Comisión Europea Indicadores para el seguimiento y la evaluación: Una guía práctica. Documento de Trabajo nº5 de la Comisión Europea: Orientaciones sobre Evaluación. 125

132 desarrollará un sistema de seguimiento basado en tres tipos de indicadores. Estos tres tipos de indicadores son los siguientes: indicadores estratégicos, indicadores operativos e indicadores de evaluación Mecanismo de Coordinación: Comité Consultivo sobre Seguimiento y Evaluación. El Comité Consultivo de Seguimiento y Evaluación, estará compuesto por miembros de los distintos organismos que intervienen en los Programas Operativos tanto a nivel nacional y regional como comunitario. Asimismo, se podrán incorporar a las reuniones del mismo los expertos independientes que se estime oportuno en función de los temas a analizar. Las funciones de este Comité Consultivo sobre Seguimiento y Evaluación serán las siguientes: 1. Elaborar y valorar un Informe Anual del Marco Estratégico Nacional de Referencia (MENR). 2. Valorar la necesidad de emprender alguna evaluación on-going. 3. Velar por la calidad del sistema de seguimiento. No obstante, la composición y funciones de dicho Comité se deberán definir en un Reglamento de Funcionamiento interno a elaborar una vez haya sido aprobado formalmente el MENR. El contenido del Informe anual del MENR incorporará, al menos, los siguientes elementos: Una exposición de los indicadores operativos y de los indicadores estratégicos, así como una exposición de los indicadores de evaluación cuando éstos estén disponibles. Dicha exposición incluirá el valor absoluto de cada indicador, el grado de cumplimiento del mismo en la ejecución y el grado de cumplimiento de coste unitario. Contribución del conjunto de Programas Operativos al MENR. Conclusiones sobre la calidad del sistema de seguimiento y sobre las principales desviaciones operativas y/o estratégicas de los Programas Operativos. 126

133 Tipos de evaluaciones. (a) EVALUACIÓN EX ANTE. La evaluación previa sirve de base para definir las líneas de actuación y los Programas Operativos en los que se enmarcan éstas. En el período , ha correspondido al Estado miembro la elaboración de una evaluación previa o ex ante que abarque todos los programas operativos, o una evaluación en relación con cada Fondo, cada prioridad o cada programa operativo, de acuerdo con lo determinado por el artículo 48 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. En la práctica, tal y como el Plan de Evaluación, en las regiones objetivo «competitividad regional y empleo», se ha planteado la posibilidad de llevar a cabo una evaluación ex ante que abarque todos los programas operativos, o una evaluación en relación con cada Fondo, cada prioridad o cada programa operativo. (b) EVALUACIÓN ON-GOING. Durante la fase de ejecución del Programa Operativo, se llevará a cabo un seguimiento y evaluación continuados que permitirá analizar los resultados de las intervenciones, su pertinencia y la consecución de los objetivos en tiempo real, dotando a las autoridades competentes de capacidad de reacción en el caso de producirse alteraciones significativas. En concreto, de acuerdo con lo establecido en el artículo del Reglamento (CE) nº 1083/2006, los escenarios que justificarían la realización de una evaluación, que se concretan en los siguientes: (a) Importantes cambios en el contexto socioeconómicos. (b) Cambios sustanciales de las prioridades comunitarias, nacionales o regionales. (c) Dificultades de aplicación del PO. (d) Desviaciones significativas con respecto a los objetivos definidos en el PO. En este marco se definen varios tipos de evaluaciones: 127

134 SEGUIMIENTO Enf. interno ESTRATÉGICO De1 er nivel De 2º nivel Contribución a las OEC CAMBIOS EN EL CONTEXTO EVALUACIONES ESTRATÉGICAS Enf. externo Contribución a las Pol. Nac. (PNR, MENR) ATENCIÓN A PRIORIDADES COMUNITARIAS Y NACIONALES Enfoque financiero DIFICULTADES DE APLICACIÓN OPERATIVO Complementariedad EVALUACIONES OPERATIVAS Enfoque físico DESVIACIÓN FRENTE A OBJETIVOS Funcionamiento de procedimientos (control, certificación, ) EVALUACIÓN DE PROCEDIM. (Autoridad de Auditoría) DE LA GESTIÓN EVALUACIONES DE GESTIÓN Plan de Publicidad EVALUACIÓN DEL PLAN DE PUBLICIDAD SEGUIMIENTO EVALUACIÓN EVALUACIONES TEMÁTICAS + PH

135 I) La evaluación operativa o de seguimiento consiste en el análisis del funcionamiento de los Programas Operativos, realizada bajo la responsabilidad de los Estados miembros o de la Comisión Europea, cuando se hayan identificado desviaciones significativas respecto a los objetivos fijados en un principio o cuando se presenten propuestas para la revisión de dichos programas. Para determinar la necesidad de llevar a cabo este tipo de evaluaciones se procederá de forma periódica al análisis de los indicadores de alerta. Corresponderá a la SG de Programación y Evaluación, el seguimiento de los indicadores de alerta de todos los P.O dos veces al año (en tono a marzo y septiembre). En el supuesto de que dichos indicadores superen los umbral determinados, se planteará a los Comités de Seguimiento la necesidad, o no, de hacer una Evaluación Operativa, dado que la responsabilidad última de la decisión recae sobre el Comité de Seguimiento. La responsabilidad última corresponderá a la Subdirección General de Programación Territorial y Evaluación de Programas Comunitarios, si bien el encargado de realizarla será en cada caso el responsable de la evaluación en el ámbito del organismo afectado (la propia Subdirección General de Programación Territorial y Evaluación de Programas Comunitarios o el organismo encargado en las correspondientes dichas regiones). La metodología empleada para su elaboración se ajustará a los términos definidos en la Metodológica de la Evaluación Continua que será discutida en el seno del Grupo Consultivo de Evaluación. Los resultados se remitirán al propio Comité así como a la Comisión, y se incluirán en los informes anuales. II) Por su parte, la evaluación estratégica se define como el examen de la evolución de un programa o grupo de programas en relación con las prioridades comunitarias y nacionales o de naturaleza operativa, realizado con carácter previo, simultáneo o posterior al período de programación, con el fin de apoyar el seguimiento de un Programa Operativo. En lo que se refiere a las evaluaciones on going, se procederá a la realización de evaluaciones estratégicas cuando, como resultado del seguimiento continuado, se observen cambios de relieve en el contexto socioeconómico o derivados de las estrategias regionales, nacionales o comunitarias. Adicionalmente, se llevarán a cabo evaluaciones de determinadas áreas temáticas, correspondiendo la responsabilidad a la Autoridad de Gestión. En concreto, las disposiciones de aplicación del PO, aluden a tres evaluaciones temáticas: 129

136 Evaluación estratégica temática de la I+D+i y la Sociedad de la Información. Corresponderá a la Subdirección General de Programación Territorial y Evaluación de Programas Comunitarios en el año Evaluación Ambiental Estratégica. La responsabilidad de su realización corresponde a Subdirección General de Programación Territorial y Evaluación de Programas Comunitarios a lo largo del año Evaluación sobre la integración del principio horizontal de Igualdad de Oportunidades en los programas operativos. Del mismo modo se realizará en el año 2009 a cargo de la Subdirección General de Programación Territorial y Evaluación de Programas. III) La Evaluación del Plan de Publicidad. La responsabilidad del seguimiento y evaluación del Plan de Comunicación recae en el Organismo Intermedio, tal y como se señala en el capítulo 6 del Plan de Comunicación y en el Plan de Evaluación, con la colaboración de los órganos ejecutores de las actuaciones. El Plan de Comunicación se someterá, de acuerdo con el calendario indicativo del Plan de Evaluación, a dos ejercicios de evaluación, en 2010 y 2013 respectivamente, siguiendo las indicaciones que, a este respecto, realice la Autoridad de Gestión. Los resultados de estas evaluaciones se incluirán en: Informes de evaluación del PO. Los informes de Ejecución de 2010 y Además, en todos los Informes Anuales se incluirá todo lo concerniente al desarrollo del Plan de Comunicación, como señala el artículo 4.2 del Reglamento (CE) nº 1828/2006. La evaluación del Plan de Comunicación se ajustará a los parámetros establecidos por la guía que a tal efecto será discutida en el GERIP, y que tendrá un carácter único para el FEDER, FSE y Fondo de Cohesión. IV) Evaluación de procedimientos. Entre las funciones de la Comisión se encuentra la de confirmar que los Estados miembros han implantado un sistema de gestión y control ajustado a la normativa y a la descripción de los procedimientos exigida en el artículo 71 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, de acuerdo con las pautas recogidas en el artículo 25 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, así como la de confirmar el funcionamiento eficaz de los sistemas mencionados durante el período de ejecución del Programa Operativo (artículo 72 del Reglamento (CE) nº 1083/2006). En definitiva, garantizar que los Estados miembros aplican adecuadamente los sistemas de verificación y control y que los controles se están realizando en los términos requeridos por la normativa comunitaria. Adicionalmente, la Dirección General de Economía y Estadísticas podrá llevar a cabo controles de sistemas y procedimientos a efectos de comprobar si los 130

137 Organismos colaboradores o los propios beneficiarios han instaurado sistemas de verificación suficientes para dar cumplimiento eficaz a los requisitos establecidos en los procedimientos anteriores, de modo que permitan la detección y corrección de las posibles irregularidades derivadas de la gestión del PO y de este modo: Verificar que los beneficiarios proporcionan información apropiada sobre las operaciones realizadas a los organismos colaboradores en primera instancia y que éstos disponen de un manual de procedimientos que se ha aplicado de forma correcta. Controlar que los procedimientos establecidos ofrecen una garantía suficiente de que se están llevando a cabo las actuaciones en el marco de los requisitos normativos definidos desde una perspectiva regional, nacional y comunitaria. Verificar que los sistemas contables garantizan un correcto registro y asignación de gastos. Como resultado de este proceso de verificación de los procedimientos se emitirá un informe provisional, al que podrán realizarse las alegaciones correspondientes por las partes afectadas, de forma que cuando éste devenga en definitivo recoja dichas alegaciones. (c) EVALUACIÓN EX POST. Análisis realizado bajo la responsabilidad de la Comisión Europea, antes del 31 de diciembre de 2015, del grado de utilización de los recursos, la eficacia, la eficiencia de la programación de los Fondos y el impacto socioeconómico, con el fin de determinar los factores que han contribuido al éxito o al fracaso en la ejecución de los Programas Operativos, identificar buenas prácticas y extraer conclusiones trasladables a las políticas de cohesión económica y social (artículo 49 del Reglamento (CE) nº 1083/2006). Se realizará una evaluación conjunta para todos los programas que integran el Objetivo de Competitividad Regional y Empleo, del mismo modo que para el resto de los Objetivos de la Política Regional Definición de Indicadores El documento Elementos clave para un sistema de seguimiento y evaluación continua se puede considerar como un anexo a este Plan de Evaluación en el que se listan y detallan tres tipos de indicadores: Indicadores de contexto. El listado de 172 indicadores pretende analizar el desarrollo socioeconómico así como la sostenibildad de las diferentes regiones. Se tiene previsto una actualización anual siendo responsabilidad de la Subdirección General de Programación Territorial y Evaluación de Programas Comunitarios. 131

138 Indicadores Estratégicos. Son indicadores de contexto y de impacto definidos en el Marco Estratégico Nacional de Referencia a nivel de Eje prioritario. Son indicadores útiles para la realización del seguimiento anual de los efectos buscados sobre la economía, la sociedad y el medio ambiente por cada Eje prioritario. Sus metas se cuantificarán inicialmente para el año 2010 y serán objeto de un seguimiento anual por parte de la Autoridad de Gestión. Se propondrán aproximadamente cinco por Eje prioritario entre los cuales se deberán elegir para cada PO los más pertinentes en función de los Temas Prioritarios desarrollados, y se incluirán para cada Eje indicadores de las dos prioridades horizontales. Indicadores Operativos. Son indicadores útiles para la realización del seguimiento anual de los progresos físicos (realizaciones), y en algunos casos, del empleo creado y mantenido (resultado e impacto). Sus metas se cuantificarán para los años 2010 y 2013 y serán objeto de un seguimiento anual por parte de los gestores de las actuaciones. Se propondrán tres o menos por cada Tema Prioritario y, en la medida de lo posible, con carácter agregable por Eje. Se incluirán para cada Eje indicadores de las dos prioridades horizontales. Indicadores de Evaluación. Son indicadores útiles para el análisis de las relaciones causa-efecto entre las actuaciones realizadas (realizaciones y los avances estratégicos (resultados e impacto) fundamentalmente serán indicadores de resultado. Su definición y metodología de elaboración deberá ser fruto de un estudio específico de cada Eje, lo cual dará lugar a un Marco Común de Trabajo para la elaboración de los Indicadores de Evaluación. El seguimiento de dichos indicadores se realizará con carácter puntual mediante trabajo de campo. Los momentos de elaboración serán: En el año 2008 referido a la realización de 2007: Test y primer balance estratégico. En el año 2009 referido a la realización de 2008: Informe Seguimiento Estratégico. En el año 2012 referido a la realización de 2011: Informe Seguimiento Estratégico. Cuando se realice una evaluación on-going. 132

139 4B5. SISTEMA DE INFORMACIÓN. El sistema informático 2007 (SFC 2007) da servicio integral a la gestión de los Fondos Comunitarios en el período , basándose en tres pilares funcionales: Gestión, Certificación (Pagos) y Auditoría (Control). En este marco y en función de los requerimientos contenidos en los artículos 66 y 76 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y en los artículos 39 al 42, del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión, así como de las orientaciones de la Comisión para el sistema informático SFC 2007, garantiza a la Autoridad de Gestión del Programa y al Comité de Seguimiento que el seguimiento del Programa responde a criterios de calidad, así como a la transmisión electrónica de la Información. El sistema también permite la transmisión y recepción oficial de documentación con la Comisión. SFC 2007 integra el trabajo en la gestión de los Fondos que deben realizar las distintas Unidades responsables. En este sentido va a disponer de tres módulos diferenciados de información: Gestión, Certificación y Auditoría. Esquema 21. El sistema informático SFC 2007 GESTIÓN AUDITORÍA CERTIFICACIÓN MERN Programación inicial Gestión financiera Controles Artículo 16 Certificación de gasto. Declaración de gasto Solicitud de pago Cobro Transferencias ARCHIVO DIGITAL ARCHIVO DIGITAL ARCHIVO DIGITAL Datos programación inicial Datos informes anuales Datos adicionalidad Datos declaración de gastos. Datos solicitudes de pagos Archivo para intercambio con la Comisión SFC

140 Las comunicaciones que deben establecerse entre estos tres módulos deben reproducir los trámites administrativos que van a producirse. La Dirección General de Fondos Comunitarios asegurará para las distintas intervenciones el establecimiento de un sistema operativo de gestión y seguimiento, con una estructura y una dotación de medios adecuados a los fines perseguidos, de tal manera que dicho sistema de gestión permita: Registrar la información relativa a la realización al nivel previsto en el Reglamento (CE) nº 1083/2006. Disponer de datos financieros y físicos fiables y, cuando sea posible, agregables. Facilitar información específica que eventualmente pudiera ser precisa con motivo de los controles, preguntas parlamentarias o supuestos semejantes. Asimismo, la Dirección General de Fondos Comunitarios establecerá para las distintas Formas de Intervención un sistema de seguimiento con el objeto de canalizar los flujos de información sobre las actuaciones cofinanciadas y efectuar el seguimiento financiero y cualitativo de la intervención. A este sistema estarán vinculados todos los titulares de las medidas cofinanciadas por los Fondos Estructurales dentro de la intervención. Este sistema debe permitir: Garantizar la correcta administración de los flujos financieros con la UE y con cada uno de los promotores de las actuaciones. Garantizar la identificación de las actuaciones cofinanciadas, reforzando el principio de programación y facilitando la medición del valor añadido de la cofinanciación aportada por cada Fondo a las actuaciones habituales de los promotores. Aportar información cualitativa sobre el contenido y los resultados de la intervención, facilitando la identificación de los impactos de las actuaciones sobre los colectivos o los sectores prioritarios. Esta información permitirá una evaluación más homogénea de las formas de intervención, estableciendo parámetros comunes de valoración en función de la tipología de las operaciones cofinanciadas. Entre las novedades que presenta el sistema, se incluye en el procedimiento de gestión financiera la incorporará firma electrónica. En concreto, se prevé que los certificados digitales y firma electrónica se utilizarán, al menos, durante los siguientes procesos: En los accesos de los distintos usuarios a través de Internet. En los envíos de información que haya que realizar con la Comisión Europea. 134

141 En las certificaciones expedidas por los Organismos intermedios y distintas autoridades. En la realización de propuestas de transferencias al Tesoro Público Recogida y transmisión de datos. Los niveles de información que son requeridos oficialmente por la Comisión Europea para el periodo representan una simplificación respecto al periodo anterior. Es decir, Programa-años y Ejes prioritarios. Sin embargo en los documentos de aplicación propuestos por la Comisión se requiere hacer un seguimiento de la información a nivel de operación. Por otra parte el Reglamento de aplicación de la Comisión establece una división por categorías de gasto. Una programación indicativa de estas categorías de gasto debe acompañar al Programa Operativo en su presentación a la Comisión Europea. Los datos financieros serán registrados para cada operación y seguidamente agregados por temas prioritarios, Ejes prioritarios y años. Los datos de indicadores, estratégicos y operativos se agregarán a nivel de Eje prioritario. Fondos 2007 se estructura a través de una serie de tablas vinculadas, que permiten clasificar, ordenar y jerarquizar la información de la manera más óptima posible a la hora de obtener extractos, informes y, en general, realizar análisis y obtener conclusiones sobre la información existente en el sistema. De manera genérica, las tablas se pueden clasificar en ocho grandes grupos: Datos referidos a la programación del Marco Estratégico de Referencia: Es lo que se denomina Estructura del Marco. Es una información fija, que hace referencia a las estructuras definidas por los Reglamentos. Datos de variables: Se trata de una serie de tablas que recogen conceptos tales como Provincias, Municipios, Órganos ejecutores, Organismos de control, Bancos, Indicadores, Tipos de institución, Instituciones. Datos sobre la programación: Son datos que hacen referencia a la programación financiera de las distintas intervenciones vigentes en el periodo, desagregada a nivel de tema prioritario y beneficiario final. Datos sobre el archivo digital: este archivo se utilizará para la transferencia de información documental a la SFC Está dividido entre distintas carpetas a las que acceden los Organismos que participan en las Programas Operativos. Datos sobre la ejecución: Son datos que se registran a nivel de operación y pagos de los beneficiarios y a las certificaciones presentadas por los mismos en el proceso de ejecución de los proyectos. 135

142 Esquema 22. Esquema de funcionamiento de Fondos Fuente: Elaboración propia.

143 Datos sobre repartos y transferencias monetarias: Esta información, hace referencia a las cantidades remitidas por la Comisión Europea para hacer frente a los pagos de la ayuda comprometida, y al proceso de reparto de esta ayuda entre los Beneficiarios. La aplicación lleva un registro sistematizado, a nivel de beneficiario, de la ayuda adeudada a los mismos, la recibida de la Comisión y la que se le ha transferido de manera efectiva. Indicadores. Los indicadores serán registrados a nivel de operación para cada beneficiario y se agregarán teniendo en cuenta el panel de indicadores comunes definido por las Autoridades de Gestión. Datos sobre controles. Recoge la información sobre los controles realizados a las Intervenciones Procedimiento de obtención de datos. SFC 2007 posee cuatro vías principales para obtener la información, en función de la cantidad deseada de la misma, su grado de (des)agregación y las necesidades que se posean a la hora de cribar los datos. Visualización en pantalla: Está disponible para cualquiera de las secciones en las que trabaja la aplicación, y el funcionamiento es similar en todas ellas. Informes: Este es un apartado de la aplicación que genera informes en formato PDF. Y HTML. Son documentos, con un formato preestablecido, de carácter oficial, siendo algunos de ellos obligatorios a la hora de elaborar informes solicitados por la Comisión Europea. Descargas: Es una vía para obtener información estructurada de la Base de datos, en formato XML o HTML. Generador Automático de Informes GAUDI: Esta herramienta, instalada en la aplicación, es un programa específicamente diseñado para generar informes a partir de los datos de una base de datos. 137

144 ANEXO I: LISTAS DE COMPROBACIÓN. Lista de comprobación general FEDER. CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN: DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE: ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE: Tipo lista Código Texto SÍ NO NO APLICABLE OBSERVACIONES Artículo 13 in situ Artículo 13 in situ Artículo 13 in situ Artículo 13 in situ Artículo 13 in situ Artículo 13 in situ Artículo 13 in situ Artículo 13 in situ Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados 1 Se dispone de acta o informe debidamente suscrito sobre la visita de comprobación fisica realizada para constatar la existencia de los bienes objeto de la ayuda y que los mismos se correspondan con los aprobados? 2 Se cumple con las medidas de información y publicidad establecidas en el artículo 8 del Reglamento 1828/ Se han tenido en cuenta los resultados de la evaluación ambiental? 4 En el caso de que se realicen vertidos, tiene autorización de vertido y se cumplen sus condiciones? 5 Si la operación supone la construcción de un vertedero dentro del ámbito de aplicación del Real Decreto 1481/2001, de 27 de diciembre, por el que se regula la eliminación de residuos mediante depósito en vertedero, se ha ejecutado con estricto cumplimiento de las condiciones contenidas en la autorización para su construcción? 6 Consta resolución sancionadora por incumplimiento grave o muy grave de la legislación ambiental? 7 Si la operación supone la construcción de una incineradora de residuos dentro del ámbito de aplicación del Real Decreto 653/2003, de 30 de mayo, sobre incineración de residuos, se ha ejecutado con estricto cumplimiento de las condiciones contenidas en la autorización para su construcción? 8 Se ha cumplido con las normas de accesibilidad para las personas discapacitadas? 1 Gasto certificado: Corresponde de manera indubitada a la operación aprobada conforme a los criterios fijados por el Comité de seguimiento? 2 Se han incluido gastos pagados fuera del periodo elegible establecido en el art. 56 del Reglamento 1083/2006, en la correspondiente Decisión que aprueba el Programa Operativo (Fecha inicial / final) y, en su caso, fuera del periodo contemplado en la normativa propia de las operaciones? 3 Los pagos de los beneficiarios finales están justificados documentalmente con arreglo al art. 78 del Reglamento 1083/2006? 4 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en el punto 4 de la Norma nacional sobre subvencionabilidad del gasto aprobada por Orden EHA/524/2008 del Ministerio de Economía y Hacienda de 26 de febrero de 2008 (en lo sucesivo, Norma nacional de subvencionabilidad)? 5 Se incluyen contribuciones en especie? 6 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en el punto 5 de la Norma nacional de subvencionabilidad? (Gastos generales) 7 Se ha cumplido lo establecido en el artículo 8 del Reglamento 1828/2006? (Publicidad) 138

145 CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN: DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE: ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE: Tipo lista Código Texto SÍ NO NO APLICABLE OBSERVACIONES Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados Certificados Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre 8 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en el punto 2 de la Norma nacional de subvencionabilidad? (Gastos financieros, judiciales y de otra naturaleza) 9 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en el punto 6 de la Norma nacional sobre subvencionabilidad? (Adquisición de bienes de equipo de segunda mano) 10 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en el punto 3 de la Norma nacional sobre subvencionabilidad?(adquisición de terrenos y bienes inmuebles) 11 IVA y otros impuestos y gravámenes: Se han incluido gastos pagados en concepto de IVA recuperable, impuesto general indirecto canario recuperable u otros impuestos similares recuperables, en contra de lo establecido en el punto 2.e de la Norma nacional sobre subvencionabilidad? 12 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en los artículos 43 a 45 del Reglamento 1828/2006? (Fondos de capital riesgo, de garantía y de préstamos) 13 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en los artículos 43, 44 y 46 del Reglamento 1828/2006? (Fondos de desarrollo urbano) 14 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en el punto 7 de la Norma nacional sobre subvencionabilidad? (Gastos de gestión y ejecución) 15 Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo establecido en el artículo 78 del Reglamento 1083/2006? (Adelantos concedidos a beneficiarios en regímenes de ayuda) 16 Se han incluido descuentos efectuados o pagos realizados por el contratista a la Administración en concepto de tasa de dirección de obra, control de calidad u otros conceptos, en contra de lo establecido en el punto 2.k de la Norma nacional sobre subvencionabilidad? 17 Modificados de contratos: Se han incluido gastos pagados correspondientes a modificaciones de contratos públicos, sin autorización de la Dirección General de Fondos Comunitarios, en contra de lo establecido en el punto 2.k de la Norma nacional sobre subvencionabilidad? 1 En el caso de haberse publicado, Incluía el anuncio de licitación una mención a la cofinanciación europea? 2 Se ha justificado adecuadamente en los pliegos el procedimiento y forma de adjudicación seleccionado? (abierto, restringido, subasta, concurso y negociado) 3 Ha sido informado favorablemente el pliego de cláusulas administrativas particulares por el servicio jurídico? 4 En los pliegos de cláusulas administrativas particulares, se incluye algún criterio de valoración de ofertas no directamente vinculado con el objeto de contrato ( precios medios, )? 5 Existen en el expediente indicios de fraccionamiento del gasto, de forma que se eludan obligaciones de publicación, procedimiento, necesidad de clasificación,? 139

146 CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN: DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE: ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE: Tipo lista Código Texto SÍ NO NO APLICABLE OBSERVACIONES Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre 6 7 Se cumplen las normas de publicidad de las licitaciones? En caso de haberse utilizado la tramitación de urgencia o emergencia, está debidamente justificado según la ley? 8 Una vez realizada la convocatoria de la licitación, se han cumplido los plazos de presentación de las solicitudes de participación y de las proposiciones? 9 Se ha acreditado la personalidad jurídica de los licitadores, clasificación o solvencia, y una declaración de no estar incursos en prohibición de contratar, así como el cumplimiento de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social? 10 Son perfectamente distinguibles los criterios de solvencia de los criterios de valoración de ofertas en los anuncios de licitación o pliegos de condiciones? 11 Existen pruebas de que haya existido discriminación por distintos motivos (nacionalidad, ubicación, etc.)? 12 Para la valoración de las proposiciones y la determinación de la oferta económicamente más ventajosa, se han tenido en cuenta exclusivamente los criterios de valoración directamente vinculados con el objeto del contrato recogidos en el pliego? En el caso de subasta, se ha adjudicado el contrato al licitador que ha presentado el precio más bajo presentado? En el caso de concurso, se ha adjudicado el contrato al licitador que ha presentado la oferta más ventajosa? Se ha notificado a los participantes en la licitación la adjudicación del contrato? En caso de que hayan existido ofertas desproporcionadas o temerarias, se ha solicitado su justificación? Se han tenido en cuenta los resultados de la evaluación ambiental, en el caso de que fuese preceptivo? 18 Existe documentación acreditativa del órgano adjudicador que recoja todas las ofertas y la valoración de las mismas, y se ha dispuesto de los informes de valoración técnica correspondientes? Se ha publicado la adjudicación en los plazos legales exigibles? Se ha constituido garantía definitiva? 21 En caso de contratación conjunta de redacción de proyecto y de ejecución de las obras, se cumplen los requisitos del artículo 125 LCAP? 22 En su caso, existe certificado de disponibilidad de terrenos? 140

147 CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN: DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE: ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE: Tipo lista Código Texto SÍ NO NO APLICABLE OBSERVACIONES Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Texto Refundido 2/2000 de 16 de junio y Ley 48/1998 de 30 de diciembre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre 23 El contrato firmado con el adjudicatario lo ha sido por el importe de la oferta que éste ha presentado y no contiene cláusulas contrarias a los pliegos? 24 Cuando se trate de prestaciones complementarias (obras o servicios) que no figuren en el proyecto ni en el contrato inicial, se cumplen los requisitos establecidos en el articulo 141.d (obras), 182 (suministros) o 210 estudios y servicios)?( 25 En caso de prestaciones complementarias (obras o servicios), supera el importe acumulado del 20% del contrato primitivo? 26 El órgano de contratación ha comunicado a todo candidato o licitador rechazado que lo solicite, en el plazo de quince días a partir de la solicitud, los motivos del rechazo de su candidatura o de su proposición y las características de la proposición del adjudicatario determinantes de la adjudicación a su favor? 1 En el caso de haberse publicado, Incluía el anuncio de licitación una mención a la cofinanciación europea? 2 Se ha justificado adecuadamente en los pliegos el procedimiento de adjudicación seleccionado? (abierto, restringido, negociado y diálogo competitivo) 3 Ha sido informado favorablemente el pliego de cláusulas administrativas particulares por el servicio jurídico? 4 En los pliegos de cláusulas administrativas particulares, se incluye algún criterio de valoración de ofertas no directamente vinculado con el objeto de contrato ( precios medios, )? 5 Existen en el expediente indicios de fraccionamiento del gasto, de forma que se eludan obligaciones de publicación, procedimiento, necesidad de clasificación,? 6 Se cumplen las normas de publicidad de las licitaciones? 7 Se ha difundido/publicado el Perfil del contratante de acuerdo con lo establecido en el artículo 42 de la ley 30/2007 de contratos del sector público? 8 En caso de haberse utilizado la tramitación de urgencia o emergencia, está debidamente justificado según la ley? 9 Una vez realizada la convocatoria de la licitación, se han cumplido los plazos de presentación de las solicitudes de participación y de las proposiciones? 10 Se ha acreditado la personalidad jurídica de los licitadores, clasificación o solvencia, y una declaración de no estar incursos en prohibición de contratar, así como el cumplimiento de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social? 11 Tratándose de una licitación basada en varios criterios de valoración de ofertas, consta en el pliego de condiciones/documento descriptivo (en caso de diálogo competitivo), la ponderación relativa atribuida a cada uno de los criterios de valoración? 12 En caso de establecerse un único criterio de valoración de ofertas, se corresponde éste con el de precio más bajo? 13 Son perfectamente distinguibles los criterios de solvencia de los criterios de valoración de ofertas en los anuncios de licitación o pliegos de condiciones? 14 En su caso, se ha dado plazo para subsanación de problemas en la presentación de la documentación? 15 Existen pruebas de que haya existido discriminación por distintos motivos (nacionalidad, ubicación, etc.)? 141

148 CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN: DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE: ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE: Tipo lista Código Texto SÍ NO NO APLICABLE OBSERVACIONES Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Ley 30/2007 y Ley 31/2007 de 30 de octubre Medio ambiente sobre operaciones Medio ambiente sobre operaciones Medio ambiente sobre operaciones Medio ambiente sobre operaciones 16 Para la valoración de las proposiciones y la determinación de la oferta económicamente más ventajosa, se han tenido en cuenta exclusivamente los criterios de valoración directamente vinculados con el objeto del contrato recogidos en el pliego? 17 A efectos de la adjudicación del contrato si se ha procedido a una subasta electrónica, se ajusta a lo establecido en el art. 132 de la L.C.S.P? 18 Se ha adjudicado el contrato al licitador que ha presentado la oferta económica más ventajosa? 19 Se ha notificado a los participantes en la licitación la adjudicación del contrato? 20 En caso de que hayan existido ofertas desproporcionadas o temerarias, se ha solicitado su justificación? 21 Se han tenido en cuenta los resultados de la evaluación ambiental, en el caso de que fuese preceptivo? 22 Existe documentación acreditativa del órgano adjudicador que recoja todas las ofertas y la valoración de las mismas, y se ha dispuesto de los informes de valoración técnica correspondientes? 23 Se ha publicado la adjudicación en los plazos legales exigibles? 24 Se ha constituido garantía definitiva? 25 En caso de contratación conjunta de redacción de proyecto y de ejecución de las obras, se cumplen los requisitos del artículo 108 L.C.S.P.? 26 En su caso, existe certificado de disponibilidad de terrenos? 27 El contrato firmado con el adjudicatario lo ha sido por el importe de la oferta que éste ha presentado y no contiene cláusulas contrarias a los pliegos? 28 Cuando se trate de prestaciones complementarias (obras o servicios) que no figuren en el proyecto ni en el contrato inicial, se cumplen los requisitos establecidos en el articulo 155.b (obras), 158.b (servicios) o 157 (suministros)? 29 En caso de prestaciones complementarias (obras o servicios), supera el importe acumulado del 50% del contrato primitivo? 30 El órgano de contratación ha comunicado a todo candidato o licitador rechazado que lo solicite, en el plazo de quince días a partir de la solicitud, los motivos del rechazo de su candidatura o de su proposición y las características de la proposición del adjudicatario determinantes de la adjudicación a su favor? 1 En caso de necesitar DIA, es positiva? 2 Según la DIA o la resolución de exección de evaluación de impacto ambiental, causará efectos negativos apreciables sobre las zonas RED NATURA 2000? 3 Se han tenido en cuenta en el diseño del proyecto los condicionantes de la DIA o de la Autorización Ambiental Integrada? 4 Si la operación supone la construcción de un vertedero dentro del ámbito de aplicación del Real Decreto 1481/2001, de 27 de diciembre, por el que se regula la eliminación de residuos mediante depósito en vertedero, dispone de autorización para su construcción o ampliación y, en su caso, el proyecto se ha ajustado a la 142

149 CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN: DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE: ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE: Tipo lista Código Texto SÍ NO misma?. NO APLICABLE OBSERVACIONES Medio ambiente sobre operaciones Operaciones Operaciones Operaciones Operaciones 5 Si la operación supone la construcción de una incineradora de residuos dentro del ámbito de aplicación del Real Decreto 653/2003, de 30 de mayo, sobre incineración de residuos, dispone de autorización para su construcción o ampliación y, en su caso, el proyecto se ha ajustado a la misma? 1 Se ha comunicado al beneficiario la cofinanciación europea? 2 Se ha comunicado al beneficiario que debe cumplir la normativa nacional y comunitaria? 3 Se ha informado a los beneficiarios de que la aceptación de la ayuda implica la aceptación de su inclusión en una lista pública de beneficiarios? 4 En el caso de Sistema de Ayudas, se han respetado los límites máximos regionales de las ayudas previstos en la normativa comunitaria? 143

150 ANEXO II: MODELO DE INFORME ANUAL DE CONTROL CON ARREGLO AL ARTÍCULO 62, APARTADO 1, LETRA D), INCISO I), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006 DEL CONSEJO Y AL ARTÍCULO 18, APARTADO 2, DEL PRESENTE REGLAMENTO 1. INTRODUCCIÓN Indicación de la Autoridad de Auditoría responsable y otros organismos que han participado en la elaboración del informe. Indicación del período (de referencia) de doce meses a partir del cual se ha extraído la muestra aleatoria. Identificación del programa o Programas Operativos que abarca el informe y de sus autoridades de gestión y certificación. Cuando el informe se refiera a más de un programa o Fondo, se desglosará la información por programa y por Fondo. Descripción de las etapas de elaboración del informe. 2. CAMBIOS EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL Indicación de todos los cambios significativos en los sistemas de gestión y control notificados a la Autoridad de Auditoría con respecto a la descripción facilitada con arreglo al artículo 71, apartado 1, del Reglamento (CE) nº 1083/2006 y de las fechas a partir de las cuales dichos cambios son aplicables. 3. CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DE AUDITORÍA Indicación de todos los cambios introducidos, o propuestos, en la estrategia de Auditoría y de los motivos. 4. AUDITORÍAS DE LOS SISTEMAS Indicación de los organismos que han llevado a cabo auditorías de los sistemas, incluida la propia Autoridad de Auditoría. Lista recapitulativa de las auditorías llevadas a cabo (organismos auditados). Descripción de las bases para la selección de las auditorías en el contexto de la estrategia de auditoría. Descripción de los principales resultados y conclusiones extraídos del trabajo de auditoría de los sistemas de gestión y control y su funcionamiento, incluidos el grado de suficiencia de los controles de gestión, los procedimientos de certificación y la pista de auditoría, la separación adecuada de las funciones y la conformidad con los requisitos y políticas de la Comunidad. Indicación de si alguno de los problemas detectados se considera de carácter sistémico y de las medidas adoptadas al respecto, incluida la cuantificación del gasto irregular y de las correcciones financieras aplicables. 144

151 5. AUDITORÍAS DE MUESTRAS DE OPERACIONES Indicación de los organismos que han llevado a cabo las auditorías de la muestra, incluida la Autoridad de Auditoría. Descripción de la base para la selección de la muestra o muestras. Indicación del nivel de tolerancia y, en el caso del muestreo estadístico, el nivel de confianza aplicado y el intervalo, en su caso. Cuadro recapitulativo (véase más adelante), desglosado por programa y por Fondo, en el que se indiquen los gastos subvencionables declarados a la Comisión durante el año (de referencia) civil (que finaliza en el período de auditoría), el importe del gasto auditado y el porcentaje del gasto auditado en relación con el gasto total subvencionable declarado a la Comisión (tanto durante el último año civil como acumulado). Conviene distinguir la información relativa a la muestra aleatoria de la relativa a otras muestras. Descripción de los principales resultados de las auditorías, indicando, en particular, el importe del gasto irregular y el índice de error resultante de la muestra aleatoria auditada. Indicación de las conclusiones extraídas de los resultados de las auditorías con respecto a la eficacia de los sistemas de gestión y control. Información sobre el seguimiento de las irregularidades, incluida la revisión de los índices de error previamente comunicados. Indicación de si alguno de los problemas detectados se considera de carácter sistémico y de las medidas adoptadas al respecto, incluida la cuantificación del gasto irregular y de las correcciones financieras aplicables. 6. COORDINACIÓN ENTRE LOS ORGANISMOS DE AUDITORÍA Y EL TRABAJO DE SUPERVISIÓN DE LA AUTORIDAD DE AUDITORÍA Descripción del procedimiento de coordinación entre los diferentes organismos nacionales de auditoría y la propia Autoridad de Auditoría (cuando proceda). Descripción del procedimiento de supervisión aplicado por la Autoridad de Auditoría a otros organismos de auditoría (cuando proceda). 7. SEGUIMIENTO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA DE AÑOS ANTERIORES Información sobre el seguimiento de las principales recomendaciones de auditoría y sobre el seguimiento de los resultados de las auditorías de los sistemas y las auditorías de las operaciones de años anteriores. 8. MÁS INFORMACIÓN (CUANDO PROCEDA) 145

152 ANEXO III: MODELO DE DICTAMEN ANUAL CON ARREGLO AL ARTÍCULO 62, APARTADO 1, LETRA D), INCISO II), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006 DEL CONSEJO Y AL ARTÍCULO 18, APARTADO 2, DEL PRESENTE REGLAMENTO A la Comisión Europea, Dirección General INTRODUCCIÓN El abajo firmante, representante de (nombre del organismo designado por el Estado miembro), ha examinado el funcionamiento de los sistemas de gestión y control en el Programa Operativo (nombre del Programa Operativo, número de CCI y período), al objeto de emitir un dictamen en cuanto a la eficacia del funcionamiento de dichos sistemas para ofrecer garantías razonables sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión y, en consecuencia, garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las transacciones conexas. ALCANCE DEL EXAMEN El examen se llevó a cabo de conformidad con la estrategia de auditoría con respecto al presente programa durante el período de 1 de julio a 30 de junio de (año) y se comunicó en el informe anual de control adjunto con arreglo al artículo 62, apartado 1, letra d), inciso i), del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo. Bien El alcance del examen era ilimitado. O bien El alcance del examen se vio limitado por los factores siguientes: a) b) c), etc. (Indíquese cualquier limitación en el alcance del examen; por ejemplo, problemas sistémicos, deficiencias en los sistemas de gestión y control, falta de documentos acreditativos, asuntos sujetos a procedimientos jurídicos, etc.; y calcúlense los importes del gasto y de la contribución comunitaria afectados. Si la Autoridad de Auditoría considera que estas limitaciones no tienen consecuencias en el gasto final declarado, deberá indicarse). Bien (Dictamen sin reservas) Sobre la base del examen al que se hace referencia más arriba, se considera que, en relación con el período mencionado, los sistemas de gestión y control establecidos para el programa (nombre del Programa Operativo, número de CCI y período) cumplían los requisitos aplicables de los artículos 58 a 62 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y de la sección 3 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión y funcionaban de manera eficaz como para ofrecer garantías razonables sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión y, en 146

153 consecuencia, garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las transacciones conexas. O bien (Dictamen con reservas) Sobre la base del examen al que se hace referencia más arriba, se considera que, en relación con el período mencionado, los sistemas de gestión y control establecidos para el programa (nombre del Programa Operativo, número de CCI y período) cumplían los requisitos aplicables de los artículos 58 a 62 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y de la sección 3 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión y funcionaban de manera eficaz como para ofrecer garantías razonables sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión y, en consecuencia, garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las transacciones conexas, excepto en los aspectos siguientes: (Indíquense el organismo u organismos y el aspecto o aspectos de sus sistemas que no cumplían los requisitos o no funcionaban con eficacia) Las razones para considerar que este aspecto (o estos aspectos) de los sistemas no cumplían los requisitos o no funcionaban de manera que pudieran ofrecer garantías razonables sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión son las siguientes: (Indíquese, en relación con cada organismo y aspecto del sistema, el motivo de las reservas) Se calcula que el impacto de las cuestiones objeto de reservas es de... del gasto total declarado. La contribución comunitaria afectada es, por consiguiente, de. O bien (Dictamen desfavorable) Sobre la base del examen al que se hace referencia más arriba, se considera que, en relación con el período mencionado, los sistemas de gestión y control establecidos para el programa (nombre del Programa Operativo, número de CCI y período) no cumplían los requisitos aplicables de los artículos 58 a 62 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y de la sección 3 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión ni funcionaban de manera eficaz como para ofrecer garantías razonables sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión y, en consecuencia, garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las Tansacciones conexas. El presente dictamen desfavorable se basa en (Indíquese, en relación con cada organismo y cada aspecto, los motivos del dictamen desfavorable). Fecha Firma 147

154 ANEXO IV: DATOS CONTABLES REQUERIDOS EN RELACIÓN CON LAS OPERACIONES CORRESPONDIENTES AL PROGRAMA OPERATIVO. Los datos contables expuestos a continuación responden a los requerimientos recogidos en el artículo 60, letra c del Reglamento (CE) nº 1083/2006 y en el artículo 14 y el Anexo III del Reglamento (CE) nº 1828/2006, detallando los datos que deben comunicarse a petición de la Comisión relativos a las operaciones puestas en práctica para la realización de controles de documentos y verificaciones sobre el terreno con arreglo al artículo 14. Tabla 8. Datos contables requeridos en relación con las operaciones correspondientes al Programa Operativo. A. Datos sobre las operaciones (según la decisión aprobatoria modificada) Campo 1. Número de CCI del Programa Operativo Campo 2. Número de prioridad Campo 3. Denominación del Fondo Campo 4. Código de la región o zona en la que se ubica o realiza la operación (nivel NUTS u otro, cuando proceda) Campo 5. Autoridad de certificación Campo 6. Autoridad de gestión Campo 7. Organismo intermedio que declara los gastos a la Autoridad de Certificación, cuando proceda Campo 8. Número de código único de la operación Campo 9. Breve descripción de la operación Campo 10. Fecha de inicio de la operación Campo 11. Fecha de conclusión de la operación Campo 12. Organismo que emite la decisión aprobatoria Campo 13. Fecha de aprobación Campo 14. Referencia del beneficiario Campo 15. Moneda (si no es el euro) Campo 16. Coste total de la operación1 Campo 17. Gasto total subvencionable2 Campo 18. Gasto público total subvencionable Campo 19. Financiación del BEI B. Gasto declarado de la operación Campo 20. Número de referencia interno de la última solicitud de reembolso de la operación Campo 21. Fecha en la que se introdujo en el sistema de seguimiento la última solicitud de reembolso de la operación Campo 22. Importe del gasto subvencionable declarado en la última solicitud de reembolso de la operación introducida en el sistema de seguimiento Campo 23. Gasto total subvencionable en relación con el cual se ha presentado una solicitud de reembolso Campo 24. Emplazamiento de los documentos acreditativos detallados de la solicitud cuando no se encuentren en los locales del beneficiario Campo 25. Gastos relacionados con el FEDER correspondientes a Programas Operativos cofinanciados por el FSE3 Campo 26. Gastos relacionados con el FSE correspondientes a Programas Operativos cofinanciados por el FEDER Campo 27. Gastos abonados en zonas adyacentes a las zonas subvencionables (cooperación transfronteriza)5 Campo 28. Gastos abonados por socios ubicados fuera de la zona (cooperación transnacional) Campo 29. Gastos abonados fuera de la Comunidad (cooperación transfronteriza, transnacional e interregional)7 Campo 30. Gastos abonados por la compra de terrenos8 148

155 Campo 31. Gastos abonados en concepto de vivienda9 Campo 32. Gastos abonados en concepto de costes indirectos/gastos generales calculados como cantidades a tanto alzado10 Campo 33. Ingresos deducidos de las solicitudes de reembolso, en su caso Campo 34. Correcciones financieras deducidas de las solicitudes de reembolso, en su caso Campo 35. Gasto total subvencionable declarado de la operación e incluido en la declaración de gastos enviada a la Comisión por la Autoridad de Certificación (en euros) Campo 36. Gasto total subvencionable declarado de la operación e incluido en la declaración de gastos enviada a la Comisión por la Autoridad de Certificación (en moneda nacional) Campo 37. Fecha de la última declaración de gastos de la Autoridad de Certificación que contiene los gastos de la operación Campo 38. Fecha de las verificaciones llevadas a cabo con arreglo al artículo 13, apartado 2, letra b) Campo 39. Fecha de las auditorías con arreglo al artículo 16, apartado 1 Campo 40. Organismo encargado de la realización de la auditoría o la verificación Campo 41. Grado de consecución del objetivo de la operación, si se ha completado (%) Fuente: Anexo III del Reglamento (CE) nº 1828/

156 ANEXO V. NORMAS SOBRE GASTOS SUBVENCIONABLES BOE núm. 53 Sábado 1 marzo I. Disposiciones generales ORDEN EHA/524/2008, de 26 de febrero, por la que se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional y del Fondo de Cohesión. El marco normativo comunitario aplicable a los fondos europeos en el periodo de programación está constituido, básicamente, por el Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) n.º 1260/1999, por el Reglamento (CE) n.º 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 5 de julio, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 1783/1999, y por el Reglamento (CE) n.º 1084/2006 del Consejo, de 11 de julio, por el que se crea el Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) n.º 1164/94. El artículo 56 del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, establece en su apartado 4 que las normas de subvencionabilidad del gasto se establecerán a nivel nacional, y que dichas normas cubrirán la totalidad del gasto declarado en el marco de cada programa operativo. Esta regulación supone una novedad sobre la regulación anterior, puesto que en ésta se establecían unas normas de subvencionabilidad comunes a todos los Estados miembros, recogidas, para el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, en el Reglamento (CE) n.º 1685/2000 de la Comisión, de 28 de julio (objeto de varias modificaciones posteriores), y en el Fondo de cohesión por el Reglamento (CE) n.º 16/2003 de la Comisión, de 6 de enero. En elaboración de las normas que se aprueban se ha tenido en cuenta el artículo 31 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, así como el artículo 56 del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, y las normas específicas de subvencionabilidad recogidas en el artículo 7 del Reglamento (CE) n.º 1080/2006, del Consejo, de 5 julio, para el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, y en el artículo 3 del Reglamento (CE) n.º 1084/2006, del Consejo, de 11 de julio, para el Fondo de Cohesión. Las normas aprobadas se organizan en una norma general sobre gastos que son subvencionables, otra sobre gastos que no son subvencionables, y detalla en las siguientes los requisitos que deben cumplir determinados tipos de gastos para ser subvencionables. Vistos el artículo 12.2 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, MINISTERIO de Organización y Funcionamiento de la Administración DE ECONOMÍA Y HACIENDA General del 150

157 Estado, que atribuye a los ministros el ejercicio de la potestad reglamentaria en los términos previstos en la legislación específica y la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. En su virtud, a propuesta de la Dirección General de Fondos Comunitarios y de acuerdo con el Consejo de Estado, dispongo: Artículo único. Aprobación de las normas sobre gastos subvencionables. Se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos previstos en el artículo 37 del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) n.º 1260/1999, que sean financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional y el Fondo de Cohesión, cuyo texto se inserta a continuación. Disposición final única. Entrada en vigor. La presente orden ministerial entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». No obstante, las normas sobre gastos subvencionables que en ella se establecen serán de aplicación a los gastos efectivamente pagados a partir del día 1 de enero de Madrid, 26 de febrero de El Vicepresidente Segundo del Gobierno y Ministro de Economía y Hacienda, Pedro Solbes Mira. Normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y el Fondo de Cohesión 1. Gastos subvencionables. Norma general. Los gastos subvencionables deberán corresponder de manera indubitada a la operación cofinanciada, sin más limitaciones que las derivadas de la normativa comunitaria y de la legislación nacional aplicables, y las recogidas en las presentes normas. Las acciones cofinanciadas por el FEDER que entren dentro del ámbito de aplicación del artículo 3 del Reglamento (CE) n.º 1081/2006, deberán respetar las normas sobre gastos subvencionables establecidas en el artículo 11 del mencionado Reglamento y, en su caso, a las establecidas de acuerdo al artículo 56.4 del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 para el FSE. 2. Gastos no subvencionables. No tendrán derecho a contribución del FEDER ni del Fondo de Cohesión los siguientes gastos: a) intereses deudores. 151

158 b) los demás gastos financieros, salvo las bonificaciones de intereses recogidas en regímenes de ayuda. c) vivienda. d) desmantelamiento de centrales nucleares. e) el impuesto sobre el valor añadido recuperable y el impuesto general indirecto canario recuperable, así como los impuestos de naturaleza similar que sean recuperables. f) los impuestos personales o sobre la renta. g) contribuciones en especie. h) intereses, recargos y sanciones administrativas y penales. i) gastos de procedimientos judiciales. j) gastos de garantías bancarias o de otro tipo, salvo para bonificaciones del coste del aval recogidas en regímenes de ayuda. k) en la adquisición de bienes y servicios mediante contratos públicos: 1.º Los descuentos efectuados. 2.º Los pagos efectuados por el contratista a la Administración en concepto de tasa de dirección de obra, control de calidad o cualesquiera otros conceptos que supongan ingresos o descuentos que se deriven de la ejecución del contrato. 3.º Los pagos efectuados por el beneficiario que se deriven de modificaciones de contratos públicos mientras que no se admita su subvencionabilidad por la Dirección General de Fondos Comunitarios. 3. Terrenos y bienes inmuebles. 1. Serán subvencionables las adquisiciones de terrenos y de bienes inmuebles en los que exista una relación directa entre la compra y los objetivos de la operación. 2. No será subvencionable la adquisición de terrenos por importe superior al 10% del gasto total subvencionable de la operación considerada. No obstante, respecto de operaciones cofinanciadas por el FEDER, en casos excepcionales debidamente justificados, la autoridad de gestión podrá permitir un porcentaje mayor para las operaciones relativas a la conservación del medio ambiente. 3. Las adquisiciones de bienes inmuebles deberán utilizarse para los fines y durante el periodo que se prevea expresamente su inclusión en el acto de selección de la operación cofinanciada. 4. En todo caso, el importe subvencionable no podrá superar el valor de mercado de los terrenos y de los bienes inmuebles, extremo que deberá acreditarse mediante certificado de tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial. Este certificado no será necesario en el caso de adquisiciones mediante expropiación forzosa, siempre que se siga el procedimiento establecido en su normativa específica para la fijación del precio. 152

159 5. No será subvencionable las adquisiciones de los terrenos o de bienes inmuebles que pertenezcan o hayan pertenecido durante el periodo de elegibilidad al organismo responsable de la ejecución o a otro organismo o entidad, directa o indirectamente, vinculado o relacionado con el mismo. 4. Costes de depreciación. Será subvencionable el coste de depreciación de los bienes inventariables, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: a) que la adquisición de los bienes amortizados no haya sido objeto de cofinanciación por parte de los fondos, ni hayan sido objeto de cualquier otra subvención, b) que la amortización se calcule de conformidad con la normativa contable nacional pública y privada, y c) que el coste se refiera exclusivamente al periodo de elegibilidad de la operación. 5. Gastos generales. Los gastos generales serán subvencionables siempre que cumplan los siguientes requisitos: a) que conste expresamente su inclusión en el acto de selección de la operación cofinanciada, conforme a los criterios aprobados en el Comité de Seguimiento, y b) que estén basados en costes reales imputables a la ejecución de la operación en cuestión de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente admitidas, o bien en costes medios reales imputables a operaciones del mismo tipo. Las cantidades a tanto alzado basadas en los costes medios no podrán superar el 25% de los costes directos de una operación que pueda afectar al nivel de los gastos generales. El cálculo de las cantidades a tanto alzado se documentará adecuadamente, sobre la base de un informe técnico motivado, antes de la primera declaración de gastos en que se incluyan, y se revisará, al menos, anualmente. 6. Bienes de equipo de segunda mano. Los costes de adquisición de bienes de equipo de segunda mano serán subvencionables siempre que cumplan los siguientes requisitos: a) que conste una declaración del vendedor sobre el origen de los bienes y sobre que los mismos no han sido objeto de ninguna subvención nacional o comunitaria, y b) el precio no podrá ser superior al valor de mercado y deberá ser inferior al coste de los bienes nuevos similares, acreditándose estos extremos mediante certificación de tasador independiente. 7. Gastos de las administraciones y organismos públicos relativos a la preparación o ejecución de operaciones. 1. Además de la ayuda técnica para el programa operativo con arreglo al artículo 46 del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, serán 153

160 subvencionables los gastos siguientes abonados por las autoridades públicas durante la preparación o ejecución de una operación: a) los costes de los servicios profesionales prestados por una autoridad pública distinta del beneficiario durante la preparación o ejecución de una operación; b) los costes de los servicios relativos a la preparación y ejecución de una operación prestados por una autoridad pública cuando ella misma sea la beneficiaria y esté ejecutando una operación por cuenta propia sin recurrir a prestadores de servicios externos. 2. La autoridad pública en cuestión, bien facturará al beneficiario los costes a los que se refiere el apartado 1, letra a), o bien certificará dichos costes sobre la base de documentos de valor acreditativo equivalente que permitan la identificación de los costes reales pagados por la autoridad en concepto de la operación. 3. Los costes a los que se refiere el apartado 1, letra b), serán subvencionables cuando sean costes adicionales y relacionados con los gastos real y directamente abonados con cargo a la operación cofinanciada. 4. A los efectos previstos en esta norma se considerará administración u organismo público toda aquella entidad que realice «gasto público» tal y como se define en el artículo 2 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de

161 DE CONVOCATORIAS Y CONVENIOS 155