Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo.

Transcripción

1 ACUERDO QUE ESTABLECE LAS BASES DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LAS COMISIONES CONSULTIVAS MIXTAS DE ABASTECIMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. D. O. F. 5 de agosto de Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. ACUERDO QUE ESTABLECE LAS BASES DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS Y DE LAS COMISIONES CONSULTIVAS MIXTAS DE ABASTECIMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL. ARSENIO FARELL CUBILLAS, Secretario de Contraloría y Desarrollo Administrativo, con fundamento en los artículos 37 fracción XIX de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 8, 24 y 25 de la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, y CONSIDERANDO Que dentro de las acciones previstas en el Plan Nacional de Desarrollo , se encuentran aquellas que tienden a impulsar la modernización de la gestión pública, ello en virtud del desenvolvimiento del país que requiere de una administración que responda con flexibilidad y oportunidad a los cambios estructurales, y que promueva al uso eficiente de los recursos públicos cumpliendo puntualmente con programas precisos y claros de rendición de cuentas; Que bajo este contexto, el Programa de Modernización de la Administración Pública dispone que las dependencias y entidades deberán analizar las normas que regulen sus funciones e identificar aquellas que sean susceptibles de eliminarse o simplificarse, y promover los cambios indispensables al marco jurídico administrativo aplicable, con objeto de eficientar la actuación del servidor público, sin que ello implique discrecionalidad o ineficiencia en el cumplimiento de sus obligaciones; Que el dinamismo que caracteriza a las operaciones en que participan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y de prestación de servicios, exige que los ordenamientos legales y disposiciones administrativas que regulan esos actos, respondan por una parte, a los principios de simplificación administrativa y racionalidad, y por otra, a salvaguardar la transparencia y certeza de las propias operaciones; Que con motivo de la actualización del marco legal y normativo que rige a los comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, se hace indispensable adecuar su integración y funcionamiento, a fin de coadyuvar a que sus actos respondan a las exigencias de la modernización de los procedimientos en que deben participar; Que en el desempeño de las funciones que la ley otorga a los comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, deben precisarse los aspectos que conduzcan a los servidores públicos que los integran, a asumir su participación con el más amplio sentido de responsabilidad en el análisis y dictamen de los asuntos sometidos a su consideración, de forma tal que se asegure el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y honradez que deben observar las dependencias y entidades en la administración de los recursos que destinen a esas operaciones, y Que igualmente los órganos internos de control de las dependencias y entidades deben desempeñar sus actividades de control preventivo y correctivo con la autonomía e imparcialidad que su función requiere; procurando que su actuación no se limite a detectar y a sancionar a los eventuales infractores, sino también a

2 promover la instrumentación del Programa de Modernización de la Administración Pública en el ámbito de su competencia y, con ello, coadyuvar al logro de una administración honesta y eficiente de los recursos públicos, he tenido a bien expedir el siguiente: ACUERDO QUE ESTABLECE LAS BASES DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS Y DE LAS COMISIONES CONSULTIVAS MIXTAS DE ABASTECIMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL PRIMERA.- Para los fines de este Acuerdo se entenderá por: I. Ley: la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, II. Contraloría: la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, III. Comité: el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios a que se refiere el artículo 24 de la Ley; IV. Comisiones consultivas: las comisiones consultivas mixtas de abastecimiento a que se refiere el artículo 25 de la Ley, y V. Dependencias, entidades, adquisiciones, arrendamientos y servicios: los considerados como tales en la Ley. SEGUNDA.- Los comités en las dependencias se integrarán con los miembros siguientes: A. Con derecho a voz y voto: I. El Oficial Mayor, quien lo presidirá; II. El titular del área responsable de la administración de los recursos materiales, quien fungirá como secretario ejecutivo, y III. Los vocales siguientes: a). c). d). El titular del área administrativa de cada Subsecretaría El titular del área de programación y presupuesto; El titular del área responsable de la administración central de los almacenes, y Los titulares de otras área que el Comité considere estrictamente necesario formen parte del mismo, cuando tengan relación con la generalidad de los asuntos materia del Comité. B. Sin derecho a voto, pero con voz, los asesores siguientes: I. Un servidor público designado por el área jurídica; II. Un servidor público designado por el órgano interno de control de la dependencia, y III. En su caso, un servidor público designado por el área normativa de la Contraloría. TERCERA.- Los comités en las entidades se integrarán con los miembros siguientes:

3 A. Con derecho a voz y voto: I. El superior jerárquico del titular del área responsable de la administración de los recursos materiales, quien lo presidirá; II. El titular del área responsable de la administración de los recursos materiales, quien fungirá como secretario ejecutivo, y III. Los vocales siguientes: a). c). d). El titular del área financiera; Los encargados de las funciones administrativas en las área requirentes; El titular del área responsable de la administración central de los almacenes, y Los titulares de otras área que el Comité considere estrictamente necesario formen parte del mismo, cuando tenga relación con la generalidad de los asuntos materia del Comité. B. Sin derecho a voto, pero con voz, los asesores siguientes: I. Un servidor público designado por el área jurídica; II. Un servidor público designado por el órgano interno de control de la entidad, y III. En su caso, un servidor público designado por el área normativa de la Contraloría. CUARTA.- Las reuniones de los comités se celebrarán en los términos siguientes: I. Las ordinarias tendrán verificativo por lo menos una vez al mes, salvo que no existan asuntos a tratar, en cuyo caso deberá darse aviso oportunamente a los miembros del Comité, cuando menos con veinticuatro horas de anticipación a la que se tenía prevista para su celebración; Sólo en casos debidamente justificados y a través de convocatoria emitida por el presidente del Comité, se podrán realizar reuniones extraordinarias, II. Se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto, y las decisiones se tomarán por mayoría de votos, debiendo indicarse en el acta de la reunión quienes emiten el voto y el sentido de éste, excepto en los casos en que la decisión sea unánime; En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación correspondiente; III. En ausencia del presidente del Comité o de su suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo; IV. El orden del día, junto con los documentos correspondientes de cada reunión, se entregarán a los integrantes del Comité, cuando menos con dos día hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y con un día hábil para las extraordinarias. En caso de inobservarse estos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo; V. Los asuntos que se sometan a consideración del Comité, podrán presentarse a través del formato número CAAS-01 que se anexa al presente Acuerdo, mismo que se propone sea utilizado por las dependencias y entidades, ajustándolo de conformidad con sus propias necesidades; No obstante lo anterior, cualquiera que sea el formato que adopten, éste invariablemente deberá contener como mínimo indispensable, los datos siguientes:

4 a). c). d). La información resumida del asunto que se propone sea analizado, o bien, la descripción genérica de los bienes o servicios que se pretendan adquirir, arrendar o contratar, así como su monto estimado; La justificación y la fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de contratación; La indicación de la documentación soporte que se adjunte para cada asunto, dentro de la cual deberá considerarse, entre otra, la que acredite la existencia de suficiencia presupuestal, así como la que certifique la cantidad de existencias en inventario; Las características relevantes de la operación, tales como: el carácter nacional o internacional del procedimiento de contratación, tomando en cuenta que si fuese internacional, se deberá presentar la investigación de mercado a que hace referencia el antepenúltimo párrafo del artículo 31 de la Ley; si se encuentra o no cubierto por los Capítulos de Compras del Sector Público de los Tratados de Libre Comercio; en su caso, si se cuenta con la autorización de la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial para reservar de la aplicación de los tratados de libre comercio el procedimiento de contratación respectivo; si los precios son fijos o sujetos a escalación; si los contratos son abiertos, si se requerirá abastecimiento simultáneo, entre otros. VI. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el formato a que se refiere la fracción anterior, deberá ser firmado antes de concluir la reunión, por cada asistente con derecho a voto; VII. De cada reunión se levantará acta que será firmada por todos los que hubieran intervenido en ella, misma que se aprobará a más tardar en la reunión ordinaria inmediata posterior; VIII. Invariablemente deberá incluirse en el orden del día, un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las reuniones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo, y IX. En la primera reunión del ejercicio fiscal de que se trate deberá presentarse, a consideración el calendario de reuniones ordinarias; el volumen anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios autorizado, y los montos máximos a que alude el artículo 82 de la Ley. QUINTA.- Para efectos de la integración del Comité, así como para la realización de sus reuniones, se deberá considerar lo siguiente: I. Los integrantes titulares del Comité con derecho a voz y voto podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, los que deberán contar con un nivel jerárquico inmediato inferior al del titular, II. Quedará a elección de los asesores y los invitados que asistan para orientar o aclarar la información de los asuntos a tratar, firmar el formato en que se contenga el acuerdo respectivo. Sin embargo, deberán firmar el acta de la reunión como constancia de su participación, en la que deberá señalarse el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho a voz y voto, y los comentarios relevantes de cada caso; III. El formato del asunto que se someta a la consideración del Comité, deberá estar firmado por el secretario ejecutivo, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas requirentes;

5 IV. Las especificaciones y justificaciones técnicas deberán ser firmadas por el titular del área responsable de la requisición; V. La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada; En este sentido las determinaciones y opiniones de los miembros del Comité no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos; VI. No podrán someterse a consideración del Comité, los procedimientos de contratación cuya adjudicación se fundamente en el artículo 82 de la Ley, y VII. La Contraloría, tomando en cuenta las características y necesidades de las dependencias y entidades, podrá autorizar que los comités se integren en forma distinta de la establecida en las bases segunda y tercera. SEXTA.- Los comités de las dependencias y entidades tendrán las siguientes funciones: I. Las establecidas en el artículo 24 de la Ley; II. Establecer subcomités cuando se justifique, determinando su integración, operación y funciones, así como la forma y términos en que deberán informar al propio Comité en forma trimestral de cada asunto que dictaminen, a más tardar dentro de los quince días siguientes al término de cada trimestre; III. Constituir el subcomité encargado de la revisión de bases de licitaciones, mismo que quedará integrado por los servidores públicos de las áreas que se mencionan a continuación: a). c). De la encargada de conducir los procedimientos de contratación; De la requirente del objeto de la licitación y, en su caso, del área técnica correspondiente, y De la de programación y presupuesto o de la de finanzas. El titular del área correspondiente hará la designación de los servidores públicos mencionados, quienes deberán contar, cuando menos, con el nivel de subdirector de área en el caso de las dependencias o de su equivalente, cuando se trate de las entidades. A las reuniones respectivas se invitará a un servidor público del órgano interno de control en la dependencia o entidad. IV. Autorizar las reducciones del plazo que debe transcurrir entre la fecha de publicación de la convocatoria y el acto de presentación y apertura de proposiciones de las licitaciones públicas, y V. Aprobar el programa de aseguramiento de bienes patrimoniales de la dependencia o entidad, y vigilar que las pólizas de seguros se contraten de acuerdo a la disponibilidad de recursos. SEPTIMA.- El informe trimestral de la conclusión de los asuntos dictaminados conforme lo establece la fracción II del artículo 24 de la Ley, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, deberán presentarse por el presidente del Comité, dentro de la primera quincena de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año.

6 Este documento deberá permitir al Comité analizar la gestión de las áreas responsables de las contrataciones y, en su caso, proponer las medidas preventivas que estime necesarias. El informe contendrá, por lo menos, los aspectos siguientes: I. La mención de los procedimientos de contratación que hayan concluido, cuya procedencia haya sido dictaminada por el Comité, precisando el desarrollo de dichos procedimientos y la formalización del contrato respectivo, conforme al formato número CAAS-02 que se anexa al presente Acuerdo, II. La precisión de los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, cuyo comportamiento podrá advertirse, a través de los indicadores siguientes: a). El del porcentaje de atención de requisiciones, mismo que se obtendrá de la división del total de requisiciones que hayan sido formalizadas mediante pedido o contrato en el trimestre, entre el total de requisiciones recibidas por el área responsable de las contrataciones, y El del porcentaje del cumplimiento de las obligaciones de los proveedores pactadas en los contratos, el cual se obtendrá de la división del total de los contratos cuyas obligaciones fueron cumplidas por los proveedores, entre el total de los contratos cuyas prestaciones deben cumplirse por los proveedores durante el trimestre. III. El señalamiento de los contratos en los que el proveedor haya incurrido en atraso en el cumplimiento de sus obligaciones, así como los casos en que se haya autorizado el diferimento de los plazos de entrega o de prestación de los bienes o servicios, precisando aquellos en los que se haya aplicado la penalización respectiva. La información a que alude esta fracción podrá incluirse en el formato número CAAS-03 que se anexa al presente Acuerdo, el cual podrá adecuarse a las necesidades de cada dependencia o entidad, conservando el contenido del formato como mínimo, IV. La referencia de las inconformidades recibidas, a fin de que el Comité cuente con elementos para proponer medidas tendientes a subsanar las deficiencias que, en su caso, estuvieren ocurriendo en las áreas contratantes, con el propósito de evitar se susciten de nueva cuenta las deficiencias que generaron dichas inconformidades. Para ello, será necesario precisar el acto en contra del cual se presenta la inconformidad; las áreas involucradas, los motivos que la generaron, y el sentido de la resolución. Al rendirse esta información podrá utilizarse el formato número CAAS-04 que se anexa al presente Acuerdo, y V. La indicación del estado que guarden los procedimientos de aplicación de las garantías, por el no sostenimiento de las propuestas, la rescisión de los contratos y por el no reintegro de anticipos. OCTAVA.- Los integrantes de los comités tendrán las siguientes funciones: I. Presidente: autorizar las órdenes del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias; coordinar y dirigir las reuniones del Comité y convocar a sus miembros cuando sea necesario; II. Secretario ejecutivo: vigilar la expedición correcta de las órdenes del día y de los listados de los asuntos que se tratarán, incluyendo los soportes documentales necesarios; así como remitir a cada integrante del Comité, el expediente de la reunión a celebrarse. Cuidar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos, y se levante el acta de cada una de las sesiones, vigilando que el archivo de documentos esté completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo que marca la Ley;

7 III. Vocales: en su caso, enviar al secretario ejecutivo antes de la reunión, los documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del Comité; analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estime pertinentes y emitir el voto respectivo; IV. Asesores: proporcionar la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que lo haya designado, y V. Invitados; únicamente tendrán participación en los casos en que el secretario ejecutivo considere necesaria su intervención, para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité. NOVENA.- La Contraloría, tomando en cuenta los requerimientos e importancia de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, determinará las dependencias y entidades que deban contar con comisiones consultivas. DECIMA.- Cuando la Contraloría determine la instalación de comisiones consultivas, éstas se integrarán por el Oficial Mayor de la dependencia o su equivalente tratándose de entidades, quien la presidirá; el titular del área responsable de la administración de los recursos materiales, quien fungirá como secretario ejecutivo; el titular del área de programación y presupuesto o de finanzas; por los servidores públicos designados por las secretarías de Comercio y Fomento Industrial, de Hacienda y Crédito Público, y de Contraloría y, en su caso, de la dependencia coordinadora de sector, así como por los representantes de la confederación, cámaras y/o asociaciones de la industria. Cada miembro propietario podrá nombrar a su suplente. Las comisiones consultivas mensualmente celebrarán reuniones ordinarias, de conformidad con el calendario que se presente en la primera sesión a la que se convoque, salvo que no existan asuntos a tratar; cuando sea necesario se celebrarán reuniones extraordinarias. Las reuniones se efectuarán cuando asistan la mitad más uno de sus miembros, y de cada sesión se levantará acta que se firmará por quienes hubiesen asistido a ella. El manual de integración y funcionamiento de las comisiones consultivas deberá presentarse a los miembros para su revisión y aprobación, a más tardar, en la segunda reunión ordinaria y deberá contener, entre otros aspectos, la forma específica de su integración, las funciones de sus integrantes y la posibilidad de establecer subcomisiones o grupos de trabajo cuando así se justifique. DECIMA PRIMERA.- Las comisiones consultivas tendrán las siguientes funciones: I. Las establecidas en el artículo 25 de la Ley; II. Promover programas de sustitución eficiente de importaciones; III. En su caso, emitir recomendaciones sobre metas de utilización de las reservas de compras pactadas con otros países; IV. Difundir el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios entre las respectivas cámaras o asociaciones de industrias proveedoras, y V. Informar a los comités las recomendaciones planteadas en el seno de las comisiones consultivas. DECIMA SEGUNDA.- Las dependencias y entidades que cuenten en materia de obras públicas, con órganos colegiados que realicen funciones similares a las que desempeñan los comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, podrán considerar para la integración y funcionamiento las disposiciones de este Acuerdo, como marco de referencia. Dichos órganos tendrán como finalidad servir como instancia de

8 orientación para la toma de decisiones en dicha materia, con el propósito de coadyuvar a proveer de una mayor transparencia a los procedimientos de contratación de las obras públicas. TRANSITORIOS PRIMERO.- El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. SEGUNDO.- Se abroga el Acuerdo que establece las bases de integración y funcionamiento de los comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios relacionados con bienes muebles y de las comisiones consultivas mixtas de abastecimientos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 3 de mayo de 1990, y se derogan las disposiciones administrativas que se opongan al presente Acuerdo. TERCERO.- Los comités y comisiones consultivas que se encuentren instalados a la fecha de publicación del presente Acuerdo, continuarán operando en los términos de su creación y constitución, debiendo efectuar dentro de los sesenta días siguientes a la entrada en vigor de este Acuerdo, las adecuaciones necesarias conforme a las disposiciones contenidas en este Acuerdo. Sufragio Efectivo. No Reelección. Dado en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veintiocho días del mes de julio de mil novecientos noventa y nueve.- El Secretario de Contraloría y Desarrollo Administrativo, Arsenio Farell Cubillas.- Rúbrica.