MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA CASA DE MONEDA DE MÉXICO.

Transcripción

1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA CASA DE MONEDA DE MÉXICO. 24 de septiembre de 2010

2 INTRODUCCIÓN Con el objeto de que la Entidad desarrolle sus operaciones en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, optimizando la utilización de los recursos de la misma, se constituyó el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Casa de Moneda de México, cuyo funcionamiento está enmarcado por el conjunto de normas jurídicas que regulan su actividad. Para este efecto, se creó el "Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios", que contiene las normas de su integración y actuación; así como las funciones y responsabilidades de cada uno de sus integrantes.

3 OBJETIVO Coadyuvar a que las funciones que realiza el Comité en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios de la Entidad, se lleven a cabo con apego a las normas, lineamientos y disposiciones aplicables, a fin de apoyar la optimización en el uso de los recursos que la Casa de Moneda de México destine para este propósito.

4 MARCO LEGAL El "Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Casa de Moneda de México", se fundamenta en lo dispuesto en el Artículo 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el Artículo 19 de su Reglamento.

5 ANTECEDENTES La Casa de Moneda de México es un Organismo Descentralizado de la Administración Pública Federal, de conformidad a su Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 20 de enero de El 28 de julio de 2010, fue publicado en el Diario Oficial de la Federación, el Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones al Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Por lo anterior y, considerando que los Comités de Adquisiciones de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal están contemplados en dicho cuerpo legal, y que el mismo regula las materias de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, surge el requerimiento de contar con el manual de integración y funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Casa de Moneda de México.

6 DEFINICIONES Para la aplicación del presente documento, se entenderá por: Órgano de Casa de Moneda de Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Casa de Moneda de Secretaria de la Función Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos Servicios de la Casa de Moneda de Políticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos de muebles y de prestación de servicios de cualquier naturaleza de la Casa de Moneda de H. Junta de Gobierno de la Casa de Moneda de Subdirección Corporativa de Recursos

7 CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES 1. El presente Manual, tiene por objeto regular el funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Casa de Moneda de México. 2. El Comité será el Órgano rector en materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de la Casa de Moneda de México. 3. El Comité realizará sesiones ordinarias, así como extraordinarias.

8 CAPÍTULO II FUNCIONES 4. El Comité tendrá las siguientes funciones: I. Revisar el programa y el presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como sus modificaciones, y formular las observaciones y recomendaciones convenientes; II. III. Dictaminar previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de la excepción a la licitación pública por encontrarse en alguno de los supuestos a que se refieren las fracciones I, III, VIII, IX segundo párrafo, X, XIII, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII y XIX del artículo 41 de esta Ley. Dicha función también podrá ser ejercida directamente por el titular de la Entidad, o aquel servidor público en quien éste delegue dicha función. En ningún caso la delegación podrá recaer en servidor público con nivel inferior al de director general en las dependencias o su equivalente en la Entidad; Dictaminar los proyectos de políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios que le presenten, así como someterlas a la consideración del órgano de gobierno de la entidad; en su caso, autorizar los supuestos no previstos en las mismas. El comité establecerá en dichas políticas, bases y lineamientos, los aspectos de sustentabilidad ambiental, incluyendo la evaluación de las tecnologías que permitan la reducción de la emisión de gases de efecto invernadero y la eficiencia energética, que deberán observarse en las adquisiciones, arrendamientos y servicios, con el objeto de optimizar y utilizar de forma sustentable los recursos para disminuir costos financieros y ambientales; IV. Analizar trimestralmente el informe de la conclusión y resultados generales de las contrataciones que se realicen y, en su caso, recomendar las medidas necesarias para verificar que el programa y presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se ejecuten en tiempo y forma, así como proponer medidas tendientes a mejorar o corregir sus procesos de contratación y ejecución; V. Autorizar, cuando se justifique, la creación de subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como aprobar la integración y funcionamiento de los mismos; VI. VII. Elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento del comité, Coadyuvar al cumplimiento de esta Ley y demás disposiciones aplicables. Asimismo, para el ejercicio de las funciones de los comités, deberá considerarse lo siguiente: I. La información y documentación que se someta a la consideración del comité serán de la exclusiva responsabilidad del área que las formule; II. Tratándose de las fracciones II, IV, V, VI, VII, IX primer párrafo, XI, XII y XX del artículo 41 de la Ley, no es facultad del comité el dictaminar sobre la procedencia de no llevar a cabo el procedimiento de licitación pública. Para ello sólo se requerirá del escrito firmado por el titular del área solicitante, considerando lo indicado en el artículo 71 del Reglamento; III. No deberán someterse a consideración del comité los procedimientos de contratación cuya adjudicación por monto se ubique en el artículo 42 de la Ley, así como los asuntos cuyos procedimientos de contratación se hayan iniciado sin dictamen previo del comité, y IV. Las operaciones en que el titular de una dependencia o entidad o aquel servidor público en quien éste delegue dicha función, ejerza la facultad de no someter alguna contratación al procedimiento de licitación pública, por encontrarse en alguno de los supuestos del artículo 41 de la Ley, se incluirán en el informe trimestral respectivo. 5. El informe trimestral de la conclusión de los asuntos dictaminados por el comité conforme lo establece el artículo 22, fracción IV de la Ley, incluyendo las licitaciones públicas, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios de la dependencia o entidad, lo suscribirá y presentará el presidente del comité en las reuniones ordinarias que tengan lugar en los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, el cual contendrá como mínimo los aspectos referentes a: I. Los procedimientos de contratación que, en términos de lo dispuesto por el artículo o 41 de la Ley, hayan

9 sido dictaminados favorablemente, así como los de las licitaciones públicas celebradas. En ambos casos se incluirán en los informes, los avances respectivos hasta la formalización del contrato o pedido correspondiente;

10 II. Los contratos en que el proveedor haya incurrido en retraso y en los que se haya autorizado diferimiento de los plazos de entrega de los bienes o de prestación de los servicios, precisando a los que se haya aplicado la penalización respectiva, así como los casos en que se haya agotado el monto máximo de penalización; III. Las inconformidades recibidas, a fin de que el comité cuente con elementos para proponer medidas tendientes a subsanar las deficiencias que, en su caso, estuvieren ocurriendo en las áreas encargadas de realizar los procedimientos de contratación; IV. El estado que guarden los procedimientos de aplicación de las garantías por la rescisión de los contratos o por el no reintegro de anticipos, así como tratándose de dependencias, en su caso, el cumplimiento del envío a que se refiere el artículo 143 del Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación, y V. Los porcentajes de las contrataciones formalizadas de acuerdo a los procedimientos de contratación a que se refiere el artículo 42 de la Ley. En estos casos no será necesario detallar las contrataciones que integran los citados porcentajes.

11 CAPÍTULO III POLÍTICAS DE ACTUACIÓN 6. El Comité tendrá las siguientes políticas de actuación: a) Promover la difusión de la normatividad y el estricto apego a su cumplimiento, sin menoscabo del control interno; b) Cumplir con la asistencia puntual de los integrantes del Comité a las sesiones; c) Promover la programación y calendarización de adquisiciones, arrendamientos y servicios. d) Promover cuando se recurra a importaciones, que éstas sean estrictamente indispensables y no sea posible obtener El bien o servicio de proveedores nacionales;

12 CAPÍTULO IV INTEGRACIÓN DEL COMITÉ 7. El Comité estará integrado por los siguientes miembros con derecho a voz y voto, y se conformará de la siguiente forma: I. El Director Corporativo de Administración y Asuntos Jurídicos, quien lo presidirá, y II. Los vocales que deberán ser: a) El Director Corporativo de Finanzas; b) El Director Corporativo de Operaciones, c) El Subdirector de Corporativo de Operación Financiera, y d) El Gerente de Recursos Materiales y Obra Pública El Presidente designará al Subdirector Corporativo de Recursos Materiales como secretario técnico del Comité. El Titular del Órgano Interno de Control y el Subdirector Corporativo Jurídico, fungirán como asesores, los cuales asistirán a las sesiones del Comité, con voz pero sin voto, quienes podrán entregar sus pronunciamientos razonados de manera escrita o hacerlos verbalmente, en la sesión correspondiente. A solicitud de cualquiera de los miembros o asesores del Comité se podrá invitar a sus sesiones a las personas cuya intervención se estime necesaria, para aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité, quienes tendrán el carácter de invitados, participarán con voz pero sin voto y sólo permanecerán en la sesión durante la presentación y discusión del tema para el cual fueron invitados. Los invitados a que se refiere el párrafo anterior suscribirán un documento en el que se obliguen a guardar la debida reserva y confidencialidad, en caso de que durante su participación tengan acceso a información clasificada con tal carácter en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 8. Para efectos de la integración del Comité, así como para la realización de sus reuniones, se deberá considerar lo siguiente: I. El presidente, secretario técnico, asesores así como los vocales podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, los que deberán tener el nivel jerárquico inmediato inferior, y sólo podrán participar en ausencia del titular. II. Los asesores y los invitados que asistan para orientar o aclarar la información de los asuntos a tratar, deberán firmar el acta de la reunión como constancia de su participación en el que deberá señalarse el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho a voz y voto, y los comentarios relevantes de cada caso; III. El formato del asunto que se someta a la consideración del Comité deberá estar firmado por el Secretario Técnico, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas requirentes;

13 IV. Las especificaciones y justificaciones técnicas deberán ser firmadas por el titular del área responsable de la requisición; V. La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada; En este sentido las determinaciones y opiniones de los miembros del Comité no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos; VI. No podrán someterse a consideración del Comité, los procedimientos de contratación cuya adjudicación se fundamente en el Artículo 42 de la Ley, y cualquier otro que se encuentre expresamente excluido por la normatividad aplicable.

14 CAPÍTULO V FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES 9. Los participantes en el Comité tendrán las siguientes funciones: I. El presidente: expedir las convocatorias y órdenes del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias, así como presidir las sesiones del Comité y emitir su voto respecto de los asuntos que se sometan a consideración del mismo; II. El secretario técnico: a) Elaborar las convocatorias, órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán; incluir en las carpetas correspondientes los soportes documentales necesarios, así como remitir dichos documentos a los participantes en el Comité; b) Levantar la lista de asistencia a las sesiones del Comité para verificar que exista el quórum necesario; c) Supervisar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos, elaborar el acta de cada una de las sesiones y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos, y d) Vigilar que el archivo de documentos esté completo y se mantenga actualizado; III. Los vocales: analizar el orden del día y los documentos de los asuntos que se sometan a consideración del IV. Comité, a efecto de emitir el voto correspondiente; Los asesores: proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten en el Comité, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que los haya designado, y V. Los invitados: aclarar aspectos técnicos, administrativos o de cualquier otra naturaleza de su competencia, relacionados exclusivamente con el asunto para el cual hubieren sido invitados.

15 CAPÍTULO VI OPERACIÓN DEL COMITÉ 10. Las reuniones del Comité se celebrarán en los términos siguientes: 1. Ordinarias, por lo menos una vez al mes, salvo que no existan asuntos a tratar. Sólo en casos justificados se podrán realizar reuniones extraordinarias; 2. Se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto. En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación correspondiente; 3. En ausencia del Presidente del Comité o de su Suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo; 4. El Orden del Día, junto con los documentos correspondientes de cada reunión, se entregará a los integrantes del Comité cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y con un día hábil para las extraordinarias. En caso de inobservancia a dichos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo; 5. Los asuntos que se sometan a consideración del Comité podrán presentarse en el formato que la Casa de Moneda de México considere conveniente, el cual invariablemente deberá contener, como mínimo lo siguiente: a) La información resumida del asunto que se propone sea analizado, o bien, la descripción genérica de los bienes o servicios que se pretendan adquirir, arrendar o contratar, así como su monto estimado; b) La justificación y la fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de contratación de conformidad con lo establecido en el segundo párrafo del Artículo 40 de la Ley, indicación acerca de sí los precios serán fijos o sujetos a ajuste, si los contratos serán abiertos o con abastecimiento simultáneo y las condiciones de entrega y pago; c) La indicación de la documentación soporte que se adjunte para cada asunto, dentro de la cual se considerará la que acredite la existencia presupuestaria, así como la que haga constar la cantidad de existencias en inventario, y d) El formato deberá estar firmado por el Secretario Técnico, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas respectivas. Asimismo, las especificaciones y justificaciones técnicas serán firmadas por el titular del área responsable del asunto que se someta a consideración del Comité; 1. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el formato a que se refiere la fracción anterior deberá ser firmado por cada asistente con derecho a voto; 2. De cada reunión se levantará acta que será firmada por todos los que hubieran asistido a ella, misma que se aprobará a más tardar en la reunión ordinaria inmediata posterior. En dicha acta se deberá señalar el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho a voto y los comentarios relevantes de cada caso. Los asesores e invitados firmarán el acta como constancia de su participación; 3. Invariablemente se incluirá en el Orden del Día un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las reuniones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo, y En la primera reunión de cada ejercicio fiscal se presentará a consideración del Comité el calendario de reuniones ordinarias; el volumen anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios autorizado, y los montos máximos a que alude el Artículo 42 de la Ley.

16 CAPÍTULO VII DE LAS MODIFICACIONES AL MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS 11. El presente Manual podrá ser modificado a propuesta de cualquiera de los miembros del Comité, siempre y cuando no contravenga las disposiciones legales aplicables al mismo.

17 TRANSITORIO UNICO. El presente manual de integración y funcionamiento del comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Casa de Moneda de México, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el comité. Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Casa de Moneda de México FECHA DE PUBLICACION O EMISION TIPO DE REFORMA 24 de septiembre de 2010 EMISION