CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÍA A ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS INSTITUCIONES CIVILES ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ -ADECCAP- DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 GUATEMALA, MAYO DE 2016

2 Guatemala, 06 de mayo de 2016 Señor Miguel Coché Pablo Presidente y Representante Legal Cantón Pachichay, Santiago Atitlán, Solola Su despacho Señor Miguel Coché Pablo: En mi calidad de Contralor General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas contenidas en el Decreto , hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría practicado por los auditores gubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

3 Guatemala, 06 de mayo de 2016 Señor Miguel Coché Pablo Presidente y Representante Legal Cantón Pachichay, Santiago Atitlán, Solola Su despacho Señor Miguel Coché Pablo: En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas contenidas en el Decreto , hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría practicado por los auditores gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

4 Guatemala, 06 de mayo de 2016 Señor Miguel Coché Pablo Presidente y Representante Legal Cantón Pachichay, Santiago Atitlán, Solola Su despacho Señor Miguel Coché Pablo: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto No y sus reformas contenidas en el Decreto No conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría practicado por los auditores gubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÍA A ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS INSTITUCIONES CIVILES ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ -ADECCAP- DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 GUATEMALA, MAYO DE 2016

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL Base legal Función 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA Fundamento legal Otros aspectos legales 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera Área técnica 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios Conclusiones 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con Control Interno 7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 8. COMISIÓN DE AUDITORÍA ANEXOS Del área financiera Nombramiento Forma única de estadística Formulario SR

7 Guatemala, 06 de mayo de 2016 Señor Miguel Coché Pablo Presidente y Representante Legal Cantón Pachichay, Santiago Atitlán, Solola Su despacho Señor Miguel Coché Pablo: La comisión de auditoría fue designada de conformidad con el (los) nombramiento (s) DAEE de fecha 01 de abril de 2016, para practicar auditoría que incluyó la evaluación de aspectos financieros y de cumplimiento, a la entidad Asociación de Desarrollo Comunitario del Cantón Panabaj -ADECCAPidentificada con la Cuentadancia A , por el período comprendido del 26 de agosto de 2010 al 31 de diciembre de 2015, con el objetivo de evaluar los fondos provenientes del Estado. Del examen realizado se concluye que la información financiera y los registros contables auxiliares de los fondos públicos percibidos por la Entidad del Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza -FONACON-, para la ejecución de 4 proyectos: 1 en el año 2014 que corresponde al Diseño e implementación de un modelo de uso sostenible del Tul en las orillas de la bahía de Santiago Atitlán para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario; y 3 en el año 2015, identificados de la forma siguiente: 1) Diseño e implementación de un sistema artesanal para la reproducción del pez Bluegill Lepomis Macrochirus en la parte sur del Lago de Atitlán, Santiago Atitlán, Sololá; 2) Sensibilización y recuperación de los conocimientos ancestrales sobre plantas nativas (nutricionales y medicinales), en los municipios de San Andrés Semetabaj y San Antonio Palopó, ubicados dentro de la Reserva de Usos Múltiples de la Cuenca del Lago de Atitlán -RUMCLA-, en el marco del programa hambre cero y aceptabilidad ante el cambio climático; 3) Promoción y Conservación de los diferentes ecosistemas y la vida silvestre del Área de Protección Especial APE Manchón Guamuchal, mediante la implementación de actividades de protección restauración de áreas de bosque manglar; en cifras de

8 la ejecución, presentan razonablemente la situación financiera, sin embargo se detectaron deficiencias de control interno, tal como falta de libros autorizados y deficiencias de control interno, específicamente en la operatoria de la caja fiscal, situaciones que originaron la formulación de los hallazgos correspondientes. De los cuatro proyectos ejecutados por la Entidad, la Comisión de Auditoria examinó la documentación relacionada con el proyecto del año 2014, correspondiente al Diseño e implementación de un modelo de uso sostenible del Tul en las orillas de la bahía de Santiago Atitlán para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario, por valor de Q275,000.00, el que se consideró como muestra de auditoría en el presente informe. Hallazgos relacionados con el Control Interno Área Financiera Libros sin autorización Deficiencia en control La comisión de auditoría nombrada se integra de la siguiente manera: Lic. Victor Enrique Leiva Alva supervisado por: Lic. Rafael Estuardo Ortiz Siguenza El (los) hallazgo (s) contenido (s) en el presente informe, fue (fueron) discutido (s) por la comisión de auditoría con las personas responsables de la entidad auditada oportunamente. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. VICTOR ENRIQUE LEIVA ALVA Coordinador Gubernamental Lic. RAFAEL ESTUARDO ORTIZ SIGUENZA Supervisor Gubernamental

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10 Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL Base legal La Asociación de Desarrollo Comunitario del Cantón Panabaj, -ADECCAP- del municipio de Santiago Atitlán, departamento de Sololá, es una entidad sin fines de lucro, constituida según escritura pública número 162 de fecha 05 de diciembre de 2005, con modificaciones de sus estatutos en escrituras públicas 59 y 89 de fechas 05 de marzo de 2010 y 12 de abril de 2010 respectivamente. Se encuentra inscrita en el Registro de Personas Jurídicas del Registro Civil de Santiago Atitlán, en el libro número 2, folios 154/155, partida número En la Contraloría General de Cuentas se le asignó el registro de cuentadancia A y en la Superintendencia de Administración Tributaria se identifica con número de identificación La Asociación de Desarrollo Comunitario del Cantón Panabaj, -ADECCAP- se ubica en el Cantón Pachichaj, del municipio de Santiago Atitlán, del departamento de Sololá. La Asociación de Desarrollo Comunitario del Cantón Panabaj, -ADECCAP-, en lo sucesivo del presente informe se denominará la Entidad. Función La, es una entidad de naturaleza privada, no lucrativa, de servicio y desarrollo social, con personalidad, patrimonio y gobierno propio, cuyos fines y objetivos son de carácter social, productivo, cultural y científico de acuerdo a lo establecido en su escritura de constitución. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA Fundamento legal La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en el artículo 232. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Decreto Número Reformas a los Decretos Números del Congreso

11 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) de la República, Ley Orgánica del Presupuesto; del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; y 1-98 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria. Normas Internacionales de Auditoría -NIAS-, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. Otros aspectos legales Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Decreto No , Ley Implementación de medidas fiscales, aprobación del presupuesto general de ingresos y egresos del Estado, para el ejercicio fiscal 2015 y aprobación del financiamiento para el ejercicio fiscal 2014, de fecha 3 de diciembre de Decreto No , Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo. Leyes y disposiciones vigentes relacionados con la administración de fondos públicos. Nombramiento de auditoría DAEE , de fecha 01 de abril de 2016, emitido por la Dirección de Auditoría de Entidades Especiales de la Contraloría General de Cuentas. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Examinar los registros contables y auxiliares de los fondos públicos que corresponden al período auditado, para emitir opinión sobre la razonabilidad en la ejecución de los mismos. Específicos Evaluar la estructura de control interno de la entidad, relacionado a la administración de los fondos públicos provenientes del Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza -FONACON-.

12 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Revisar los registros contables, transacciones financieras, así como sus documentos de soporte que amparen las operaciones realizadas. Verificar el cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Determinar la veracidad en el manejo de los fondos del estado, por parte de los responsables de la entidad. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera La auditoría incluye un examen con base a pruebas de la evidencia que sustenta los montos y las revelaciones de las operaciones financieras registradas en la caja fiscal. También incluye la evaluación de los procedimientos aplicados por la entidad por el período comprendido del 26 de agosto de 2010 al 31 de diciembre de 2015 a las cuentas de ingresos y egresos, así como a la documentación de respaldo en la ejecución de los fondos públicos. En el proceso de revisión, se verificó el 100% de los ingresos, razón por la cual no se consideró en esta área el método del muestreo. Muestra La Norma Internacional de Auditoría 530, indica: "El muestreo de auditoría es la aplicación de los procedimientos a un porcentaje inferior al 100% de los elementos de una población relevante para la auditoría, en forma que todas las unidades de muestreo tengan posibilidad de ser seleccionadas con el fin de proporcionar al auditor una base razonable a partir de la cual alcanzar conclusiones sobre toda la población". Derivado de lo anterior y con el propósito de determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos de evaluación de riesgo, la revisión se realizó de acuerdo a la materialidad y para el efecto se examinó una muestra equivalente al 38% de los egresos en que incurrió la Entidad durante el período del 26 de agosto de 2010 al 31 de diciembre de 2015, la cual asciende a Q275, que se originaron de la suscripción del Contrato correspondiente al proyecto: Diseño e implementación de un modelo de uso sostenible del TUL en las orillas de la bahía de Santiago Atitlán, para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario, contrato suscrito con el Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza -FONACON-. (Ver Anexo 6)

13 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Caja Fiscal A la fecha de cierre de los registros de caja fiscal operados al 31 de diciembre de 2015, se estableció que refleja un saldo de Q453,855.50, integrado por los saldos de tres proyectos ejecutados con fondos transferidos a la Entidad por parte del Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza -FONACON-, los que se encuentran en proceso de liquidación al 31 de diciembre (Ver Anexos 1 y 6) Es importante indicar que en la revisión de los registros de caja fiscal que corresponden al período auditado, se establecieron deficiencias de control interno en su operatoria, situación que originó la formulación del hallazgo No.2 relacionado con el control interno. Bancos Para la administración de los fondos que percibe la Entidad, del Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza -FONACON-, tiene aperturada una cuenta de depósitos monetarios por cada uno de los proyectos, en el Banco Crédito Hipotecario Nacional CHN, cuyo saldo total debidamente conciliado al 31 de diciembre de 2015, asciende a Q453, que al compararlo con el saldo de caja fiscal a dicha fecha no presenta diferencia. (Ver Anexos 3 y 4) De la revisión a los registros auxiliares de bancos, se comprobó que estos libros, asignados para cada una de las cuentas bancarias de los proyectos ejecutados por la Entidad, no se encuentran autorizados por la Contraloría General de Cuentas, situación que originó la formulación del hallazgo No.1, relacionado con el control interno. Ingresos Durante el período auditado la Entidad percibió ingresos por valor de Q1,174, Estos ingresos corresponden a la ejecución de 4 proyectos que se originaron de la suscripción de 4 contratos con el Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza FONACON-. (Ver Anexos 1, 2 y 5) Así mismo se revisó la documentación de soporte, estableciéndose que los ingresos se respaldan con formas oficiales 63-A2 y con los respectivos estados de cuenta bancarios que emite el banco, en el cual se tiene aperturada la cuenta de cada proyecto para la administración de fondos públicos.

14 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Egresos De conformidad con los documentos de respaldo y registros contables de caja fiscal que corresponden al período auditado, los egresos ascienden al monto de Q720,568.50, distribuidos en 3 proyectos en proceso de ejecución y 1 finalizado. (Ver Anexos 1, 5 y 6) Para la verificación del cumplimiento de los aspectos contenidos en los expedientes de los proyectos, se realizaron pruebas de cumplimiento, verificando la elaboración del estudio de mercado en el departamento de Sololá para la comercialización de los productos derivados del Estudio del plan de manejo para las plantaciones del tul, en Santiago Atitlán. Se verificó la existencia del estudio técnico de las características vegetativas, sociales y económicas del uso sostenible del cultivo del Tul, en las orillas de la bahía de Santiago Atitlán, Sololá. A efecto de comprobar la ejecución del proyecto diseño e implementación de un modelo de uso sostenible del Tul, en las orillas de la bahía de Santiago Atitlán para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario, se realizó una entrevista con el comité de tuleros de Santiago Atitlán y se realizó una encuesta escrita, establecéndose mediante la cual que el proyecto es de beneficio para dichas personas, Para efectos de la muestra de la presente auditoría, se examinó este proyecto que fue suscrito por valor de Q275, el cual fue ejecutado en un 100% y que en términos generales corresponde al 38% del total de fondos ejecutados por la Entidad durante el período auditado. (Ver Anexo 6) De conformidad con el contrato para la ejecución del proyecto Diseño e implementación de un sistema artesanal para la reproducción del pez Bluegill Lepomis Macrochirus, en la parte sur del Lago de Atitlán, Santiago Atitlán, Sololá, en la cláusula tercera, establece un objetivo específico: 1) Concientizar a los pobladores sobre la ley general de pesca y su reglamento, aplicando las medidas de ordenación establecidas, así como medidas temporales (vedas) y establecimiento de zona de pesca, reproducción y no pesca. Se verificó el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los documentos de respaldo, en el sentido que a nivel de la página de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT-, las resoluciones de facturas de proveedores de la Entidad, estableciéndose que se encuentran en estatus de activas, con lo cual se evidencia la legalidad de las mismas. Con el objeto de comprobar la efectiva ejecución del Proyecto diseño e implementación de un sistema artesanal para la reproducción del pez Bluegill

15 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Lepomis Macrochirus, en la parte sur del Lago de Atitlán, Santiago Atitlán, Sololá, se organizó una reunión durante la cual se encuestó en forma escrita a los pescadores, quienes coincidieron en el beneficio que les ha traído la ejecución del presente proyecto, entre estos se encuentra mayores ingresos a la economía familiar y expansión del mercado de peces, entre otros. Contratos Durante el período auditado, la Entidad suscribió cuatro contratos con el Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza FONACON-, en el año 2014 para la ejecución del proyecto Diseño e implementación de un modelo de uso sostenible del Tul en las orillas de la bahía de Santiago Atitlán para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario, por valor de Q275, y tres contratos en el 2015, siendo los siguientes: 1) Proyecto de diseño e implementación de un sistema artesanal para la reproducción del pez Bluegill Lepomis Macrochirus en la parte sur del Lago de Atitlán, municipio de Santiago Atitlán, por valor de Q300,000.00; 2) Proyecto de Sensibilización y recuperación de los conocimientos ancestrales sobre plantas nativas (nutricionales y medicinales), en los municipios de San Andrés Semetabaj y San Antonio Palopó, ubicados dentro de la Reserva de Usos Múltiples de la Cuenca del Lago de Atitlán -RUMCLA-, en el marco del programa hambre cero y aceptabilidad ante el cambio climático por valor de Q299, y 3) Proyecto para promover la conservación de los diferentes ecosistemas y la vida silvestre del Área de protección especial APE- Manchón Guamuchal, mediante la implementación de actividades de protección restauración de áreas de bosque manglar, por valor de Q400, (Ver Anexo 5) Activos Fijos Se comprobó que la Entidad por ser unidad ejecutora de proyectos, no dispone de bienes de activo fijo adquiridos con fondos públicos. Otras Áreas Depuración de formas La Entidad administra fondos públicos, en consecuencia emite formas oficiales, comprobándose que para documentar los ingresos, se utiliza la forma 63-A2 y los registros contables se realizan en la forma oficial 200-A3. Estas formas oficiales son autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, mediante la emisión de envíos fiscales, documentos que permitieron verificar la existencia de las mismas, así mismo mediante el conteo físico se comprobó su adecuado registro, control y resguardo, por lo que no se detectaron deficiencias al respecto. (Ver Anexo 7)

16 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Área técnica De conformidad con la Norma Internacional de Auditoría 620 que regula el uso del trabajo de un experto, por medio del oficio DAEE de fecha 4 de mayo de 2016, la Comisión de Auditoría solicitó a la Dirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas, se realice la evaluación técnica de los proyectos ejecutados por el Entidad, quien por separado presentará el informe correspondiente. 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios De conformidad con la auditoría practicada se comprobó que el Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza -FONACON-, se constituye en la principal fuente de financiamiento de los proyectos ejecutados por la Entidad, cuyo objetivo principal radica en la contribución al mejoramiento del nivel de vida de las comunidades de Santiago Atitlán, por medio de un apoyo técnico fortaleciendo las capacidades de la población para lograr un desarrollo integral. Cabe indicar que la Entidad emitió carta de representación, sin número de fecha 29 de abril de 2016, informando a la Comisión de Auditoría que proporcionó toda la información financiera y administrativa correspondiente al período auditado, asimismo, manifestaron la inexistencia de irregularidades que puedan incidir significativamente en los registros financieros y contables que amparan la información proporcionada. De igual forma presentó a la Comisión de Auditoría, carta de abogados en la cual manifiestan que no existe ningún litigio o demanda pendiente en ninguna instancia penal ni a favor o en contra de la Entidad. Para hacer constar la recepción de los comentarios relacionados con los hallazgos que se originaron de la presente auditoría por parte de los responsables de la administración de los fondos, se suscribió el Acta DAEE de fecha 29 de abril de 2016, en el libro de la Contraloría General de Cuentas, identificado con el número L Se emitió Carta a la Gerencia, identificada con el número de fecha 29 de abril de 2016, mediante la cual se dan a conocer deficiencias que por su importancia no ameritan incluirse en el presente informe.

17 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Conclusiones Del examen realizado se concluye que la información financiera y los registros contables auxiliares de los fondos públicos percibidos por la Entidad, para la ejecución de 4 proyectos financiados por el Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza -FONACON-, presentan razonablemente la situación financiera, sin embargo se detectaron aspectos relacionados con el control interno, tal como falta de libros autorizados y deficiencias de control interno, específicamente en la operatoria de la caja fiscal, situaciones que originaron la formulación de los hallazgos correspondientes. De los cuatro proyectos ejecutados por la Entidad durante el período auditado, la Comisión de Auditoria examinó la documentación relacionada con el proyecto ejecutado en el año 2014, correspondiente al Diseño e implementación de un modelo de uso sostenible del Tul en las orillas de la bahía de Santiago Atitlán para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario, por valor de Q275,000.00, el que se consideró como muestra de auditoría en el presente informe. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Libros sin autorización Condición Para la ejecución de los fondos públicos que percibe la Entidad, tiene aperturada una cuenta de depósitos monetarios en el banco Crédito Hipotecario Nacional, para cada uno de los cuatro proyectos, identificadas con los números siguientes: 1) a nombre de diseño e implementación de un modelo de uso sostenible del Tul en las orillas de la bahía de Santiago Atitlán para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario; 2) a nombre de diseño e implementación de un sistema artesanal para la reproducción del pez Bluegill Lepomis Macrochirus; en la parte sur del Lago de Atitlán, municipio de Santiago Atitlán, departamento de Sololá; 3) a nombre de sensibilización y recuperación de los conocimientos ancestrales sobre plantas nativas (nutricionales y medicinales), en

18 Contraloría General de Cuentas 9 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) los municipios de San Andrés Semetabaj y San Antonio Palopó, ubicados dentro de la Reserva de Uso Múltiple de la Cuenca del lago Atitlán RUMCLA-, en el Marco del Programa Hambre Cero y Aceptabilidad ante el Cambio Climático y 4) a nombre de Promover la conservación de los diferentes ecosistemas y la vida silvestre del Área de Protección Especial -EPA- Manchón Guamuchal mediante la implementación de actividades de protección restauración de áreas de bosque manglar, entre los actores locales, comprobándose que los libros auxiliares de bancos que corresponden a cada una de las cuentas, no están autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Así mismo, se estableció que cuentan con un libro de actas de Junta Directiva, que tampoco se encuentra autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4 Atribuciones de la Contraloría General de Cuentas, literal k) indica como atribución: Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización. Causa Incumplimiento de parte de los responsables de la Entidad en la ejecución de los fondos públicos, de la normativa que regula la utilización de libros auxiliares autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Efecto Los registros contables operados en libros, hojas móviles o medios magnéticos, no autorizados por la Contraloría General de Cuentas, no se consideran oficiales ni garantizan confiabilidad de su contenido, debido a que la información que incluyen puede ser manipulada, alterada o cambiada. Recomendación Que el Representante Legal gire instrucciones por escrito al Contador para que inicie las gestiones ante la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas de Sololá, a efecto de solicitar autorización de los libros auxiliares de bancos y de actas que regularmente utiliza la Entidad.

19 Contraloría General de Cuentas 10 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Comentarios de los Responsables Según oficio No MCP de fecha 29 de abril de 2016, los responsables de la administración de los fondos manifestaron lo siguiente: "En este caso por ser una institución que llevamos pocos años del manejo de fondo del Estado tenemos muy pocos conocimientos y experiencia en trabajar los sistemas que exige la Contraloría General de Cuentas y además no hemos tenido un asesoramiento directo de un profesional y esto nos ha representado como una debilidad interna de nuestra institución. En este caso nos comprometemos de buscar asesoramiento profesional y regirnos en el sistema que exige la Contraloría General de Cuenta. Que esta misma auditoria nos ha venido a fortalecernos por las recomendaciones dado por el auditor". Comentario de la Auditoría Analizados los comentarios de los responsables de la administración de los fondos, se confirma el hallazgo debido a que los responsables, mediante sus comentarios aceptan la deficiencia, toda vez que se evidenció que los libros auxiliares de bancos y de actas de Junta Directiva, no fueron autorizados ante la Contraloría General de Cuentas. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 19, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL MIGUEL (S.O.N.) COCHE PABLO 23, Total Q. 23, Hallazgo No. 2 Deficiencia en control Condición En la revisión de los registros de caja fiscal que corresponden al período auditado, se establecieron las siguientes deficiencias: a) Los recibos de ingresos por concepto de aportes relacionados con los contratos suscritos por la Entidad con el Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza FONACON-, son

20 Contraloría General de Cuentas 11 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) operados en el mes de emisión de cada uno de los mismos, sin embargo los depósitos de los fondos son operados en el libro auxiliar de bancos, meses después; b) A cada uno de los cuatro proyectos a cargo de la Entidad, se asignó un fondo de caja chica para cubrir gastos urgentes de poco valor, mediante la emisión de cheques a nombre de cada encargado de los mismos y al momento de liquidar estos fondos, los saldos son operados en los registros de caja fiscal como ingresos, con lo cual se aumentan los mismos; c) En el momento que la Entidad se queda sin disponibilidad de fondos del Estado, realiza prestamos internos de sus fondos privativos, prestamos que se operan como ingresos (cuentas por pagar) en los registros de caja fiscal, con lo cual aumentan los ingresos a nivel de caja fiscal, sin que efectivamente hayan ingresado a la cuenta bancaria; d) A nivel de registros de caja fiscal de egresos, únicamente se opera el número y serie de la factura que originó el gasto, sin embargo no se incluye el concepto que justifique la erogación de los fondos. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No de fecha 08 de julio de 2003, grupo 1 Normas de Aplicación General, numeral 1.6 Tipos de Controles, indica Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. Causa Deficiente sistema de control interno, en los procedimientos de operación de los registros de caja fiscal. Efecto Provoca que la Entidad no disponga de la información financiera confiable y oportuna, la cual es necesaria para la toma de decisiones gerenciales. Recomendación Que el Representante Legal, gire instrucciones por escrito al Contador para que no se registre a nivel de caja fiscal de ingresos, los recibos que hayan sido emitidos, hasta que efectivamente se perciban los fondos correspondientes; Respecto a los reintegros por liquidación de fondos de caja chica, los mismos no deben ser registrados como ingresos en caja fiscal, sino que se debe reembolsar con otro cheque el valor liquidado. El valor de los préstamos internos, no deben ser operados en caja fiscal debido a que se aumenta indebidamente el valor de los

21 Contraloría General de Cuentas 12 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ingresos. Así mismo, los registros de egresos deben incluir una amplia descripción del concepto de cada gasto. Comentarios de los Responsables Según oficio No JPD, de fecha 29 de abril de 2016, los responsables de la administración de los fondos manifestaron lo siguiente: "En este caso por ser una institución que llevamos pocos años del manejo de fondo del Estado tenemos muy pocos conocimientos y experiencia en trabajar los sistemas que exige la Contraloría General de Cuenta y además no hemos tenido un asesoramiento directo de un profesional y esto nos ha representado como una debilidad interna de nuestra institución. En este caso nos comprometemos de buscar asesoramiento profesional y regirnos en el sistema que exige la Contraloría General de Cuentas. Que esta misma auditoria nos ha venido a fortalecernos por las recomendaciones dado por el auditor". Comentario de la Auditoría Analizados los comentarios de los responsables de la administración de los fondos, se confirma el hallazgo en virtud que en sus comentarios aceptan la deficiencia, toda vez que se evidencia la deficiencia de control interno, en la operatoria de la caja fiscal. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales CONTADOR JERONIMO (S.O.N.) PACAY DAMIAN 5, Total Q. 5, AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los directivos y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluye en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO 1 FRANCISCO (S.O.N) COCHE PABLO PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 26/08/ /03/ MIGUEL (S.O.N) COCHE PABLO PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 27/03/ /12/ JERONIMO (S.O.N) PACAY DAMIAN CONTADOR 26/08/ /12/2015

22 Contraloría General de Cuentas 13 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 8. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. VICTOR ENRIQUE LEIVA ALVA Auditor Gubernamental Coordinador Lic. RAFAEL ESTUARDO ORTIZ SIGUENZA Supervisor Gubernamental INFORME CONOCIDO POR: RAZÓN: De conformidad con lo establecido en el articulo 29 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas los auditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el director y subdirector únicamente firman en constancia de haber conocido el contenido del mismo.

23 Contraloría General de Cuentas 14 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ANEXOS

24 Contraloría General de Cuentas 15 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ANEXO 1 ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ, DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO ATITLÁN INTEGRACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 (Cifras expresadas en Quetzales) AÑO INGRESOS EGRESOS SALDO , , , , , TOTALES 1,174, , , Fuente: Registros de caja fiscal de ingresos y egresos y documentos de soporte. Comentario: Este anexo muestra los ingresos que percibió la Asociación durante el período auditado, los cuales ascendieron a Q1,174,424.00, de los cuales se ejecutaron Q720,568.50, estableciéndose el saldo para el 01 de enero de 2016 por valor de Q453, La información se obtuvo de los registros de caja fiscal tanto de ingresos como de egresos, así como de los documentos de soporte, los cuales se encuentran archivados y bajo el resguardo de las personas encargadas de operar dichos registros.

25 Contraloría General de Cuentas 16 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ANEXO 2 ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ, DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO ATITLÁN INTEGRACIÓN DE INGRESOS POR ENTIDAD PROVEEDORA DE RECURSOS DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 (Cifras expresadas en Quetzales) ENTIDAD PROVEEDORA DE RECURSOS TOTAL Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza FONACON- 247, , ,174, TOTAL 247, , ,174, Fuente: Registros de caja fiscal de ingresos y egresos y documentos de soporte. Comentario: El anexo muestra los ingresos percibidos por la Entidad del Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza -FONACON- durante el período auditado, ingresos que fueron registrados en las cajas fiscales 200-A y respaldados con las formas oficiales 63-A2 autorizados por la Contraloría General de Cuentas.

26 Contraloría General de Cuentas 17 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ANEXO 3 ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ, DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO ATITLÁN COMPARACIÓN DEL SALDO CONTABLE DE CAJA FISCAL CON BANCOS DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 (Cifras expresadas en Quetzales) DESCRIPCIÓN VALOR TOTAL SALDO Saldo inicial Ingresos del período auditado 1,174, ,174, SUB TOTAL 1,174, ,174, (-) Egresos del período auditado 720, , Saldo en caja fiscal al 31 de diciembre , (-) Saldo total de bancos al 31 de diciembre , Diferencia Fuente: Registros de caja fiscal, conciliaciones bancarias y estados de cuenta. Comentario: El objeto de este anexo es comparar el saldo de caja fiscal al 31 de diciembre 2015, con el saldo total de las cuentas bancarias debidamente conciliadas a dicha fecha. Derivado de esta comparación no se estableció ninguna diferencia, razón por la cual ambos saldos se consideran razonables.

27 Contraloría General de Cuentas 18 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ANEXO 4 ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ, DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO ATITLÁN INTEGRACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 (Cifras expresadas en Quetzales) No. CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA BANCO SALDO AL 31/12/ Diseño e implementación de un sistema artesanal para la repr Sensibilización y recuperación de los conocimientos ancestra Conservación y protección del área de protección especial ma Crédito Hipotecario Nacional 184, Crédito Hipotecario Nacional 168, Crédito Hipotecario Nacional 100, TOTAL 453, Fuente: Libros de bancos, conciliaciones bancarias, estados de cuenta y chequeras. Comentario: El presente anexo refleja los saldos de las cuentas bancarias que la Entidad tiene aperturadas en el Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala, para el manejo de los fondos públicos percibidos del Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza FONACON-. La existencia de dichos saldos al 31 de diciembre 2015, obedece a que a la fecha de la auditoría, los proyectos están en proceso de ejecución, razón por la cual los fondos se encuentran comprometidos.

28 Contraloría General de Cuentas 19 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ANEXO 5 ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ, DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO ATITLÁN INTEGRACIÓN DE CONTRATOS SUSCRITOS CON EL FONDO NACIONAL PARA LA CONSERVACIÓN DE LA NATURALEZA -FONACON- DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 (Cifras expresadas en Quetzales) NOMBRE DEL CONTRATO CONTRATO VALOR APROBADO TOTAL APORTADO PENDIENTE D i s e ñ o e implementación de un modelo de uso sostenible del Tul, en las orillas de la bahía de Santiago de Atitlán, Sololá para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario. F , , D i s e ñ o e implementación de un sistema artesanal para la reproducción del pez Bluegill Lepomis Macrochirus en la parte sur del Lago de Atitlán, Santiago Atitlán, Sololá. F , , , Sensibilización y recuperación de los conocimientos ancestrales sobre plantas nativas (nutricionales y

29 Contraloría General de Cuentas 20 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) medicinales), en los municipios de San Andrés Semetabaj y San Antonio Palopó, ubicados dentro de la Reserva de Usos Múltiples de la Cuenca del Lago de Atitlán -RUMCLA-, en el marco del programa hambre cero y aceptabilidad ante el cambio climático. F , , , Promoción de la conservación de los d i f e r e n t e s ecosistemas y la vida silvestre del Área de protección especial -APE- Manchón Guamuchal, en los departamentos de Retalhuleu y San Marcos, mediante la implementación de actividades de protección restauración de áreas de bosque manglar. F , , , TOTALES 1,274, ,174, , Fuente: Contratos suscritos por la Entidad con FONACON, registros de caja fiscal. Comentario: El anexo muestra en detalle el valor de los contratos aprobados y el valor de lo efectivamente transferido a la Entidad durante el período auditado, así mismo el saldo pendiente de transferir por parte del FONACON para la ejecución de los proyectos relacionados con aprovechamiento de los recursos naturales de una forma sostenible. De los cuatro proyectos ejecutados por la Entidad durante el período auditado, se examinó la documentación que corresponde al proyecto ejecutado en el año 2014 por valor de Q275,000.00, identificado con el Contrato F

30 Contraloría General de Cuentas 21 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ANEXO 6 ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ, DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO ATITLÁN MUESTRA DE CONTRATOS EJECUTADOS DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 (Cifras expresadas en Quetzales) NOMBRE DEL CONTRATO CONTRATO MONTO RECIBIDO MONTO PAGADO SALDO DISPONIBLE D i s e ñ o e implementación de un modelo de uso sostenible del Tul, en las orillas de la bahía de Santiago de Atitlán, Sololá para reducir la contaminación ambiental y generar alternativas de desarrollo económico comunitario. F , , Proyecto de diseño e implementación de un sistema artesanal para la reproducción del pez Bluegill Lepomis Macrochirus en la parte sur del Lago de Atitlán, Santiago Atitlán, Sololá F , , , Sensibilización y recuperación de los conocimientos ancestrales sobre plantas nativas (nutricionales y medicinales), en los municipios de San Andrés Semetabaj y

31 Contraloría General de Cuentas 22 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) San Antonio Palopó, ubicados dentro de la Reserva de Usos Múltiples de la Cuenca del Lago de Atitlán -RUMCLA-, en el marco del programa hambre cero y aceptabilidad ante el cambio climático. F , , , promover la conservación de los diferentes ecosistemas y la vida silvestre del Área de protección especial -APE- Manchón Guamuchal, en los departamentos de Retalhuleu y San Marcos, mediante la implementación de actividades de protección restauración de áreas de bosque manglar. F , , , TOTALES 1,174, , , Muestra seleccionada de conformidad a los gastos pagados 275, Muestra 38% Fuente: Contratos suscritos por la Entidad con FONACON, registros de caja fiscal. Comentario: El anexo muestra el monto de la muestra seleccionada de los fondos transferidos durante el período auditado, de parte del Fondo Nacional para la Conservación de la Naturaleza FONACON- a favor de la Entidad, para la ejecución de proyectos relacionados con aprovechamiento de los recursos naturales de una forma sostenible.

32 Contraloría General de Cuentas 23 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) ANEXO 7 ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO DEL CANTÓN PANABAJ, DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO ATITLÁN DEPURACIÓN DE FORMAS OFICIALES DEL 26 DE AGOSTO DE 2010 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Autorizadas Utilizadas Existencia Forma Envío Fiscal Fecha Del No. Al No. Total Del No. Al No. Total Del No. Al No. Saldo 63-A /03/ A /03/ Fuente: Envíos fiscales, registros de caja fiscal y formas oficiales en existencia. Comentario: En virtud que la Entidad administra fondos públicos, emite las siguientes formas oficiales: 200-A3 para registros de caja fiscal y 63-A2 para documentar los ingresos públicos que percibe. Para realizar la depuración de las formas oficiales, fue necesario realizar el conteo físico de la existencia de las mismas, verificándose que se encuentran debidamente archivadas y resguardadas, no detectándose ninguna deficiencia que por su importancia amerite revelarse en el presente informe.

33 Contraloría General de Cuentas 24 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

34 Contraloría General de Cuentas 25 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Nombramiento

35 Contraloría General de Cuentas 26 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Forma única de estadística

36 Contraloría General de Cuentas 27 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Formulario SR1