Presentación INSTITUTO NACIONAL REGISTRO NACIONAL ESTADISTICA (INE) LAS PERSONAS (RNP)

Transcripción

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2 Presentación El presente manual contiene la descripción sumaria de las actividades definidas para concretar el proceso de obtención de la información básica por parte del Instituto Nacional de Estadística (INE) para la elaboración de Estadísticas Vitales, a partir de los registros administrativos de hechos vitales a cargo del Registro Nacional de las Personas (RNP). Asimismo, se definen los procedimientos a ser aplicados durante el desarrollo del proceso y se asignan las responsabilidades operativas específicas, en el marco de lo establecido por la legislación vigente. La eficacia del sistema depende básicamente tanto de la respuesta afirmativa de la población al cumplir a cabalidad con los requisitos formales de inscripción oportuna de nacimientos, defunciones, matrimonios, unión de hecho, divorcios y disoluciones de unión de hecho, como del desempeño profesional de los Registradores Civiles Municipales, Escribientes, Secretarios, Oficiales Civiles Departamentales y Seccionales, personal del área de la Salud, Alcaldes Municipales, Abogados y Notarios. De una clara comprensión por parte de todos, de la importancia de los registros de hechos vitales y de las estadísticas vitales asociadas, estarán dependiendo las posibilidades de seguir avanzando hacia los objetivos de lograr la ejercitación plena y generalizada de los derechos legales esenciales para la vida en sociedad, así como un adecuado conocimiento de la realidad sociodemográfica del país. INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA (INE) REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS (RNP)

3 Contenido Marco Básico del Sistema de Estadísticas Vitales... 2 Glosario.. 3 Normas y Procedimientos.. 6 Procedimiento para el Manejo del Material Estadístico a cargo de la Oficialía Civil Procedimiento para el Manejo del Material Estadístico a cargo del Registro Civil Municipal Procedimiento para el Llenado de las Constancias e Informes Estadísticos Procedimiento para el Manejo de las Estadísticas Internas Marco Legal Anexos

4 Marco Básico del Sistema de Estadísticas Vitales Para la consolidación del sistema de estadísticas vitales, en el Registro Nacional de las Personas y el Instituto Nacional de Estadística se ha conformado un marco jerárquico/organizacional básico formado por los siguientes niveles: Nivel Administrativo Superior Constituido por el Directorio del Registro Nacional de las Personas RNP y el Director del Instituto Nacional de Estadística INE Nivel Técnico de Supervisión y Seguimiento Constituido por la Gerencia de Estadísticas Sociales y demográficas del INE y la Asesoría Técnica, Planificación y Desarrollo Institucional del RNP Nivel de Coordinación Operativo Constituido por las Oficialías Civiles del RNP y el Área de Estadísticas de Hechos Vitales del INE Nivel Operativo Constituido por los Registros Civiles Municipales del RNP (incluyendo los Registros Civiles Auxiliares) 2

5 Glosario Para efectos de la comprensión de este Manual de Procedimientos de Estadísticas Vitales, se entenderán los siguientes términos contenidos en el mismo, así: BOLETA DE INVENTARIO DE INFORMACIÓN BÁSICA DEL REGISTRO CIVIL MUNICIPAL: es el formato donde se registra la ubicación geográfica, recurso humano y equipamiento con que cuentan los Registros Civiles Municipales y las Oficialías Civiles Departamentales, el cual será completado una vez al año. BOLETA DE ENVÍO DE MATERIAL (3 FORMATOS): Boleta de Envío No.1: Es la boleta enviada por el INE al Oficial Civil Departamental o Seccional, en la cual se detallada el tipo y cantidad de los formularios enviados a dicha oficina para su distribución a los diferentes Registros Civiles Municipales de su jurisdicción. Boleta de Envío No.2: Es la boleta enviada por el Oficial Civil Departamental o Seccional, a cada uno de los Registros Civiles Municipales bajo su jurisdicción y en ella se detalla el tipo y cantidad de formularios de constancia e informe estadístico que se están remitiendo. Boleta de Envío No.3: Es la boleta enviada por el Registrador Civil Municipal al Oficial Civil Departamental o Seccional detallando el tipo y cantidad de reportes estadísticos llenados en base a las inscripciones hechas en dicha oficina. CONSTANCIA E INFORME ESTADÍSTICO DE NACIMIENTO: Es un formato de estadística externa que consta de dos partes: La constancia y el Informe estadístico. La Constancia: Es la parte desprendible del formato que contiene los datos relativos al nacimiento y constituye la prueba de la ocurrencia de este. El Informe Estadístico: Es el documento que recolecta los datos demográficos y estadísticos de la inscripción del nacimiento. ESTADÍSTICAS EXTERNAS: Es el conjunto de los reportes estadísticos de los hechos y actos vitales, boletas, hojas de control y etiquetas autorizados por el INE y el RNP, para recolectar la información demográfica y estadística proveniente de las inscripciones que se efectúan en el Registro Civil, las cuales son remitidas por medio de las Oficialías Civiles al INE. 3

6 ESTADÍSTICAS INTERNAS: Es el conjunto de los informes mensuales de actividades y demás información estadística del movimiento de las inscripciones de los hechos y actos, reposiciones por omisión, rectificaciones y emisión de certificaciones que realizan los Registros Civiles Municipales y las Oficialías Departamentales y Seccionales, las cuales son remitidas por medio de las Oficialías Civiles a la Unidad de Estadística del Departamento de Asesoría Técnica, Planificación y Desarrollo Institucional del RNP. ETIQUETAS PARA ENVÍOS (4 FORMATOS): Etiqueta de envío No.1: Es la etiqueta que el INE envía al Oficial Civil Departamental o Seccional, como referencia de identificación de la dirección de la oficina y el nombre de la persona a la cual va dirigido el paquete conteniendo los formularios estadísticos. Etiqueta de envío No.2: Es la etiqueta que el Oficial Civil Departamental o Seccional envía al Registrador Civil Municipal consignando el nombre y la dirección de la oficina a la cual va dirigido el paquete conteniendo los formularios estadísticos. Etiqueta de envío No.3: Es la etiqueta que el Registrador Civil Municipal envía al Oficial Civil Departamental o Seccional de su jurisdicción, conteniendo los formularios estadísticos llenados en base a las inscripciones hechas en el Registro Civil Municipal. Etiqueta de envío No.4: Es la etiqueta que el Oficial Civil Departamental o Seccional envía al INE, conteniendo los formularios estadísticos llenados en base a las inscripciones hechas en los Registros Civil Municipales de su jurisdicción. FORMATO DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA ENVIADA POR LOS REGISTROS CIVILES MUNICIPALES Y OFICIALÍAS CIVILES DEPARTAMENTALES O SECCIONALES: Es el formato que llevará la Unidad de Estadística para el control y evaluación de las actividades registrales y de gestión administrativa que realizan los Registros y Oficialías Civiles. El mismo sirve para generar el informe consolidado que se presentará trimestralmente al Directorio del RNP. FORMATO DE INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES OFICIALÍAS CIVILES DEPARTAMENTALES O SECCIONALES (UE-OCD-0002): Es el formato oficial de estadísticas internas en el cual se detalla el movimiento mensual de las gestiones administrativas que por reposición, omisión o rectificación realizan las Oficialías Civiles Departamental y Seccionales. 4

7 FORMATO DE INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES REGISTROS CIVILES MUNICIPALES (UE-RCM-0001): Es el formato oficial de estadísticas internas en el cual se detalla el movimiento mensual de las inscripciones de los hechos y actos de las personas naturales. Asimismo la cantidad de las certificaciones emitidas de cada uno de estos hechos y actos, constancias y las solicitudes de la tarjeta de identidad gestionadas en cada Registro Civil Municipal. HOJA DE CONTROL DE LA RECEPCIÓN DEL INFORME ESTADÍSTICO DEL OFICIAL CIVIL: Es la hoja que llenará el Oficial Civil Departamental o Seccional, la cual le permitirá llevar un control mensual de la cantidad de reportes estadísticos enviados por los Registradores Civiles de su jurisdicción. HOJA DE CONTROL DE ENTREGA DE FORMATOS DEL REGISTRADOR CIVIL: Es la hoja que llenará el Registrador Civil, la cual le permitirá llevar un control de los reportes estadísticos enviados por los establecimientos de salud, alcaldes, abogados y notarios. INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (INE): Es el ente encargado de la coordinación, planificación y normalización de las estadísticas del país, teniendo a su cargo la generación de estadísticas sociales: salud, demográficas, educación y económicas. REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS (RNP): Es la Institución encargada de planificar, organizar, dirigir, desarrollar y administrar, el sistema integrado del Registro Civil e Identificación de las Personas Naturales. REPORTE ESTADÍSTICO DE UNIÓN CONYUGAL (MATRIMONIO Y UNIÓN DE HECHO): Es el formato en él que se anotará la información relativa a la inscripción de los matrimonios o las uniones de hecho, según sea el caso y forma parte de las estadísticas externas REPORTE ESTADÍSTICO DE DISOLUCIÓN CONYUGAL (DIVORCIO Y DISOLUCIÓN DE LA UNIÓN DE HECHO): En este formulario se anotará la información relativa a la inscripción de las sentencias de divorcio o de la disolución de la unión de hecho, según sea el caso y forma parte de las estadísticas externas. 5

8 Normas y Procedimientos Con el objeto de obtener información confiable sobre los hechos y actos que se realizan en los municipios, el Instituto Nacional de Estadística y el Registro Nacional de las Personas han diseñado cuatro formatos estadísticos (Nacimiento, Defunción, Unión Conyugal y Disolución Conyugal). Estos formatos serán distribuidos a todos los Registros Civiles Municipales del país para que a través de ellos, todos los hechos y actos inscritos de cada población municipal esté registrada la información estadística de cada uno de ellos. A continuación se presenta el procedimiento de envío y de retorno de los formatos estadísticos desde el INE hacia los Registros Civiles Municipales y los plazos en que se deben realizar. Envío del Material desde el INE Los formularios estadísticos serán preparados por el Instituto Nacional de Estadística, en paquetes identificados con las Etiqueta No. 1 1, que serán enviados a las Oficialías Civiles Departamentales o Seccionales, en forma anual y cuando éstas lo soliciten. Todo el material deberá ser enviado en el primer trimestre de cada año y se mantendrá una reserva, en caso de ser requerido por los Registradores Civiles Municipales. Cada paquete contendrá: 1. Detalle de la cantidad de formularios enviados, para lo que se usará la Boleta de Envío No Tantas bolsas o paquetes como Registros Civiles Municipales dependan de la Oficialía Civil, conteniendo el material para cada Registro Civil Municipal. Cada bolsa se identifica con la Etiqueta No Doce Etiqueta No. 4 4 para el retorno de los informes estadísticos llenos al INE. 4. Hojas de Control de Recepción de Reportes Estadísticos del Oficial Civil Inventario de Información Básica de Oficialías y Registros Civiles Material de reserva para suministros emergentes. 1 Ver Anexo # 4 2 Ver Anexo # 1 3 Ver Anexo # 5 4 Ver Anexo # 7 5 Ver Anexo # 8 6 Ver Anexo # 10 6

9 El Oficial Civil verificará el contenido del paquete, archivará la Boleta de Envío No.1, y remitirá cada bolsa al Registro Civil Municipal correspondiente. El Registrador Civil Municipal recibe la bolsa con el material, verifica el contenido y archiva la Boleta de Envío No El contenido de cada bolsa o paquete para el Registro Civil Municipal, será el siguiente: 1. Formularios en blanco para cada tipo de inscripción (nacimientos, defunciones, uniones conyugales y disoluciones conyugales). El número de formularios de cada tipo, será estimado en función de las proyecciones de población a nivel municipal y de las inscripciones efectivamente realizadas, en el año anterior. 2. Una etiqueta por cada mes del año (Etiqueta No.3 8 ). que será utilizada por el Registro Civil Municipal, para remitir los formularios con la información registrada durante el mes de referencia, a la respectiva Oficialía Civil. 3. Hoja de Control de Entrega de Formularios del Registrador Civil Municipal y Auxiliares Boleta de Envío No.2 con el detalle del material enviado desde el INE, a través de la Oficialía Civil Departamental o Seccional, a cada Registro Civil Municipal y Auxiliar. 5. Copias de la Boleta de Envío No.3 10 para que el Registrador Civil Municipal documente la información enviada a la Oficialía Civil Departamental o Seccional. A continuación, el Registrador Civil Municipal procede a realizar la entrega inmediata de los formularios de Nacimientos y Defunciones a los establecimientos de salud existentes en su jurisdicción. Los formularios de Unión Conyugal serán enviados al Alcalde, al Abogado y Notario, que celebre el acto. En el caso del formulario de Disolución Conyugal, se manejará en el Registro Civil Municipal. Las cantidades a entregar se estimarán de acuerdo a la demanda de dichos establecimientos y de los funcionarios o autoridades. Retorno de los Informes Estadísticos desde los Registros Civiles Municipales y Auxiliares Al finalizar cada mes, el Registrador Civil Municipal dispone hasta el día 15 del mes siguiente para remitir los informes estadísticos a la Oficialía Civil correspondiente, utilizando para ello la Etiqueta No Ver Anexo # 2 8 Ver Anexo # 6 9 Ver Anexo # 9 10 Ver Anexo # 3 7

10 El Registrador Civil clasificará los formularios por tipo de inscripción e incluirá la Boleta de Envío No. 3 conteniendo el detalle del envío. Archivará una copia de dicha boleta para su propio control administrativo. El Oficial Civil recibe el material proveniente de los Registros Civiles Municipales de su jurisdicción. Realiza la comprobación de lo que recibe y efectúa los registros correspondientes en la Hoja de Control de Recepción de Reportes Estadísticos del Oficial Civil (por triplicado). El plazo de que dispone para el envío del paquete al INE (utilizando la Etiqueta No. 4), vence al finalizar cada mes. Los Oficiales Civiles Departamentales o Seccionales, llevarán control de esta actividad y presentarán informe mensual de los Registros Civiles Municipales que no estén cumpliendo con el envío de los reportes estadísticos o el informe de actividades mensuales, debiendo enviar este informe a la oficina central del RNP. En el envío se incluirá una de las copias de la Hoja de Control de Recepción de Reportes Estadísticos del Oficial Civil. Paralelamente se enviará la segunda copia a la Unidad de Estadísticas del RNP, archivando la restante para su propio control administrativo. Información de los Registros Civiles Municipales que cuentan con Sistema Automatizado La información estadística de los Registros Civiles Municipales que cuentan con el sistema automatizado, será trasladada al nivel central a través de la Oficialía Civil correspondiente para ser incorporada a la base de datos del RNP. El llenado de las constancias automatizadas no exime a los Registradores Civiles Municipales, cuando fuera necesario, del llenado en forma manual de las respectivas constancias e informe estadístico y su posterior envío a la Oficialía Civil correspondiente. 8

11 Diagrama de Proceso de Recepción, Distribución y Envío de Formularios Estadísticos Deja una reserva de material para atender solicitudes de emergencia INE Oficial Civil Departamental o Seccional El RCM revisa la documentación y entrega formularios de nacimientos y defunciones a los establecimientos de salud de su jurisdicción RCM El Oficial Civil envía los paquetes a cada RCM El Oficial Civil devuelve los formularios (con los controles establecidos) al INE e informa al RNP Entrega formularios de uniones o disoluciones conyugales (matrimonio divorcio) a las Alcaldías D N U D C Al finalizar cada mes, el RCM dispone de un plazo de 15 días para remitir los informes estadísticos de las inscripciones realizadas a la Oficialía Civil Departamental o Seccional 9

12 Procedimiento para el Manejo del Material Estadístico a cargo de la Oficialía Civil En el transcurso del primer trimestre de cada año, el Oficial Civil Departamental o Seccional recibirá un paquete proveniente del INE, que contiene lo siguiente: Bolsas por cada municipio en su jurisdicción Boleta de Envío 1 con la descripción detallada del número de formularios enviados por cada tipo de Informe Estadístico. (Nacimiento, Defunción, Unión Conyugal y Disolución Conyugal) Hoja de Control de Recepción del Oficial Civil: Este formulario será completado con la información del número de informes estadísticos producidos cada mes por cada uno de los Registros Civiles Municipales a su cargo. Inventario de Información Básica. Doce Etiqueta No. 4 para enviar al INE el material recibido cada mes por parte de los Registradores Civiles Municipales. Material de Reserva que permanecerá en la Oficialía Civil. Al recibir el material proveniente del INE, El Oficial Civil revisara el material y archivará la Boleta de Envío No.1 que contiene la descripción detallada de los formularios enviados por el INE, separará las bolsas correspondientes a cada uno de los Registros Civiles Municipales y las remitirá a su destino respectivo. Todo el material deberá ser enviado en el primer trimestre de cada año, así mismo mantendrá una reserva en caso de ser requerido por los Registradores Civiles Municipales. Dentro de los primeros 15 días de cada mes los Oficiales Civiles Departamentales o Seccionales recibirán los reportes estadísticos provenientes de los registros Civiles Municipales de su jurisdicción. El Oficial Civil es responsable de disponer lo necesario para que no se presenten demoras por parte de los Registradores Civiles Municipales. El plazo de que dispone el Oficial Civil para el envío del material recolectado al INE vence al finalizar cada mes. Junto con el material proveniente de cada Registro Civil Municipal, el Oficial Civil recibirá la Boleta de Envío No. 3 que contiene una descripción detallada del contenido del envío. Con esta información de todos los Registros Civiles Municipales de su jurisdicción, el Oficial Civil llenará la Hoja de Control del Oficial Civil en triplicado. Unas de las hojas se enviarán junto con el material de retorno, al INE. La 10

13 segunda se enviará a la Sección de Estadísticas del RNP. La tercera se archivará en la oficina de Oficialía Civil. Los Registradores Civiles Municipales que no estén cumpliendo con el envío de los reportes estadísticos o el informe de actividades mensuales observando demoras injustificadas, serán objeto en primera instancia de un llamado de atención y en caso de reincidencia se les aplicarán las sanciones que en derecho corresponden. Diagrama de proceso de Recepción y Envío de Formularios Estadísticos por parte del Oficial Civil Departamental o Seccional El Oficial deja en su poder material de reserva para abastecer a los RCM en caso de emergencia INE El INE envía a la Oficialía Civil el paquete conteniendo bolsas o paquetes rotulados para cada RCM U C N D C D El Oficial Civil Departamental o Seccional, envía a cada Registro Civil Municipal de su jurisdicción la bolsa o paquete RCM El Oficial recibe del RCM los formularios llenos (clasificados por hecho y acto). Anota en la hoja de control, envía los paquetes al INE e informa al RNP 15 días después de finalizado el mes, el RCM enviará los formularios llenos de cada hecho o acto inscrito en su municipio al Oficial Civil Departamental o Seccional 11

14 Procedimiento para el Manejo del Material a Cargo del Registro Civil Municipal Durante el primer trimestre de cada año, el Registrador Civil Municipal, recibirá un paquete enviado por la Oficialía Civil correspondiente, conteniendo: Formularios en blanco de Constancias e Informes Estadísticos (nacimiento, defunciones, uniones conyugales y disoluciones conyugales). Doce copias de la Etiqueta No. 3 que serán utilizadas por el Registro Civil Municipal, para remitir los formularios con la información registrada de cada mes, a la respectiva Oficialía Civil. Hoja de Control de Entrega de Formularios del Registrador Civil Municipal. En este formulario se dejarán documentadas las entregas de material que se efectúen a los establecimientos de salud, alcaldía y otros. Boleta de Envío No. 2 conteniendo la descripción y cantidad detallada del material enviado desde el INE. Copias de la Boleta de Envío No. 3 en blanco, para que el Registrador Civil Municipal documente el envío de los formularios llenos, de retorno a la Oficialía Civil correspondiente. El Registrador Civil Municipal recibe el material y archiva la Boleta de Envío No. 2, verifica el contenido del paquete y procede a realizar la entrega de los formularios de nacimientos y defunciones a los establecimientos de salud existentes en su jurisdicción. Así mismo los formularios de Unión Conyugal serán enviados al Alcalde y este los remitirá al Abogado y Notario que celebre el acto. En el caso del formulario de Disolución Conyugal se manejará en el Registro Civil Municipal. Las cantidades a entregar se estimarán de acuerdo a la demanda de dichos establecimientos y funcionarios. Al recibir los nuevos formularios en su primera entrega el Registrador Civil Municipal deberá entregar al Oficial Civil Departamental los formatos antiguos que tengan en existencia. En el acto, todos los formularios antiguos pierden su vigencia. La entrega de los nuevos formularios en blanco se llevará a cabo efectuando los debidos registros en la Hoja de Control de Entrega de Formularios del Registrador Civil Municipal. Todo el material restante quedará en la oficina del Registro Civil para satisfacer solicitudes específicas de los diferentes establecimientos. En caso necesario y con la debida antelación, se podrá recurrir a solicitar material adicional al Oficial Civil Correspondiente, el cual contará con el material de reserva. 12

15 Al finalizar cada mes el Registrador Civil Municipal dispone de un plazo que vence el día 15 del mes siguiente para remitir los Informes Estadísticos a la Oficialía Civil correspondiente. Para ello utilizará la Etiqueta No. 3. Clasificará los formularios separados por tipo de hecho o acto e incluirá la Boleta de Envío No. 3 que habrá completado con la descripción detallada del envío. Esta Boleta se ubicará afuera del envoltorio que contiene los informes estadísticos, para que el Oficial Civil pueda acceder a ella sin necesidad de abrirlo. Archivará una copia de dicha boleta para su propio control administrativo. Diagrama de proceso de Recepción, Distribución y Envío de Formularios Estadísticos por parte del Registrador Civil Deja una reserva de material para atender solicitudes de emergencia El Oficial Civil envía los paquetes a cada RCM El RCM revisa la documentación y entrega formularios de nacimientos y defunciones a los establecimientos de salud de su jurisdicción Oficial Civil Departamental o Seccional N RCM U C DC D Al finalizar cada mes, el RCM dispone de un plazo de 15 días para remitir los informes estadísticos de las inscripciones realizadas a la OCDS Entrega formularios de uniones conyugales a las Alcaldías y Abogados y Notarios 13

16 Procedimiento para el Llenado de las Constancias e Informes Estadísticos Existen cuatro tipos de formularios: 1. Constancia e Informe Estadístico de Nacimiento 2. Constancia e Informe Estadístico de Defunción 3. Informe Estadístico de Unión Conyugal 4. Informe Estadístico de Disolución Conyugal Los Formularios de Nacimiento y Defunción constan de dos partes: la Constancia desprendible en la parte superior del formulario y el Informe Estadístico en la parte inferior. La Constancia: Es la parte desprendible del formato que contiene los datos relativos al acontecimiento de un hecho o acto y que constituye la prueba de la ocurrencia del mismo. La constancia deberá archivarse correlativamente en la Oficina del Registro Civil Municipal donde se efectúa la inscripción. El Informe Estadístico: Es el documento que recolecta los datos demográficos de cada inscripción de hechos y actos realizados en los Registros Civiles Municipales, dicho informe debe desprenderse y ser enviado según número correlativo al Oficial Civil Departamental de su jurisdicción. Instrucciones para el llenado La forma de llenado de los formularios no ofrece mayores dificultades. Las respuestas se registran de dos formas, dependiendo de la pregunta: Encerrando cuidadosamente en un círculo el código correspondiente a la respuesta. Por ejemplo: Hombre.. 1 Mujer 2 Registrando la información numérica o alfabética sobre la línea continua que aparecer junto a la pregunta, con letra muy clara. Por ejemplo: Municipio: Santa Rita Fecha: Día Mes Año 14

17 Una buena parte de la eficacia del procedimiento depende de que los formularios lleguen al Registro Civil Municipal debidamente llenados, sin errores ni omisiones. Sin embargo, en el caso que el Registrador Civil Municipal constate errores en el llenado de los formularios podrá efectuar correcciones que mejoren la calidad del sistema, quedando perfectamente identificados los casos en que la calidad del llenado es deficiente. En estos casos, se procederá a efectuar las comunicaciones institucionales pertinentes, con la finalidad de que se tomen las medidas que pudieran corresponder, en el marco de las disposiciones normativas y reglamentarias vigentes. La información estadística de los Registros Civiles Municipales que cuentan con el sistema automatizado, será trasladada al nivel central para ser incorporada a la base de datos del RNP. Posteriormente, los archivos del Informe Estadístico serán entregados al INE para su procesamiento. El llenado del Informe Estadístico automatizado no exime a los Registros Civiles Municipales del llenado en forma manual de los respectivos reportes estadísticos y su envío a través de a Oficialía Civil correspondiente. 15

18 Constancia e Informe Estadístico de Nacimiento Este formulario debe ser llenado por el médico, partera o enfermera, que constató el nacimiento en el establecimiento de salud o en la casa y se entregará al interesado para proceder a su inscripción en el Registro Civil Municipal. En los lugares donde no hay personal de salud, debe ser llenado por el Alcalde Auxiliar. Al Registrador Civil Municipal le corresponde el llenado de la Sección de Identificación de la Inscripción, al dorso de la Constancia y además la Sección 5 del Informe Estadístico, que tiene la misma finalidad. En ningún caso el Registrador Civil Municipal podrá ser el responsable del llenado de Constancia de Nacimiento (secciones 1 a 4). No obstante, con carácter excepcional, cuando la persona que constata el nacimiento no está en condiciones de registrar la información solicitada, podrá colaborar en el llenado de la Constancia, así como hacerse cargo de completar el Informe Estadístico en su totalidad (sección 1 y siguientes). Para ello recabará los datos necesarios consultando a la persona compareciente, la que forzosamente deberá firmar o registrar su huella digital en la sección 4 de la constancia de nacimiento. Las razones que motivaron la aplicación de este procedimiento excepcional deberán aclararse convenientemente, en la sección 4: OBSERVACIONES. El formulario se compone de dos partes, que serán separadas por el Registrador Civil Municipal, una vez que el llenado haya sido completado en su totalidad. La constancia de nacimiento será archivada en la oficina de Registro Civil Municipal y el Informe Estadístico de nacimiento será enviado junto a todos los demás informes estadísticos completados en el mes, a la Oficialía Civil Departamental o Seccional correspondiente para su remisión al INE, dentro de los plazos establecidos. En los Registros Civiles Municipales que disponen de sistemas automatizados el Registrador Civil Municipal ingresará en primer término la información requerida para la elaboración del acta de nacimiento y posteriormente, el contenido del informe estadístico electrónico (sección 1 y siguientes). A efecto de evitar redundancias en el ingreso de la información, el programa transferirá automáticamente los datos comunes ya ingresados, al archivo del informe estadístico. 16

19 Instructivo para el llenado del Informe Estadístico de Nacimiento Instrucciones Generales: Al hacerle la pregunta al entrevistado NO ASUMA LA RESPUESTA. Léale todas las posibles respuestas. No se salte ninguna pregunta porque cree que sabe la respuesta. Encierre en un círculo el código correspondiente a su respuesta o escriba sobre los lugares indicados utilizando letra muy clara. Todas y cada una de las partes deben ser llenadas con cuidado y registrar los datos solicitados, excepto las casillas en gris que corresponden al Instituto Nacional de Estadística. Informe Estadístico de Nacimiento: El Informe Estadístico de Nacimiento corresponde a la parte inferior del formulario. 1. DATOS DEL NACIDO VIVO Y DEL PARTO 1.1. Nombres y apellidos del nacido vivo: Escriba en los espacios indicados el nombre y apellidos del nacido vivo, en el siguiente orden: anote el (los) nombre (s), el primer apellido y el segundo apellido, utilizando los espacios indicados Sexo: Encierre en un círculo el número que corresponda a si el nacido vivo es hombre o mujer Fecha y hora del nacimiento: Anote con números el día, mes y año de nacimiento, de acuerdo al esquema día/mes/año, así como las horas y los minutos. No olvide encerrar el tiempo meridiano a.m. o p.m. 17

20 1.4. Peso al nacer: Anote el peso del nacido vivo al momento de su nacimiento. Si el dato se tomó en kilogramos anote los gramos, si fue en libras escriba las libras y onzas en el espacio asignado a cada una. Encierre en un círculo el número 1 si no se pesó o el número 2 si es no sabe / no responde Lugar de nacimiento: encierre en un círculo el número que corresponde al lugar donde ocurrió el nacimiento Midió: Anote en las casillas los centímetros que midió el nacido vivo, si al momento de nacer fue medido Ubicación del lugar de nacimiento: Escriba en la línea correspondiente el departamento, municipio, ciudad, aldea, barrio, colonia o caserío donde ocurrió el nacimiento Atención del parto: Encierre en un círculo el número correspondiente a quién atendió el parto Tipo de embarazo: Encierre en un círculo el número que indique si el embarazo fue único, doble, triple o más Tipo de parto: Encierre en un círculo el número que indica si el parto fue vaginal o por cesárea. 2. DATOS DE LA MADRE 2. DATOS DE LA MADRE 2.1 Nombres y apellidos de la madre: Nombre (s) Primer Apellido Segundo Apellido 2.2 Está viva? Sí. 1 No En el momento de este nacimiento: NO TENÍA TRABAJO Y ESTABA BUSCANDO (desocupada) Edad en años cumplidos:.. NO TENÍA TRABAJO Y NO ESTABA BUSCANDO Fecha de nacimiento: 2.10 a En este caso: Cuidaba del hogar.. 1 día mes año Era estudiante... 2 Jubilada o pensionada Nacionalidad: Hondureña. 1 Extranjera... 2 Incapacitada permanente Grupo poblacional (etnia) al que pertenece: Garífuna. 1 Misquito... 5 Negro Inglés 2 Lenca....6 Tolupán 3 Tawahka (Sumo).7 Pech (Paya).4 Chortí... 8 Otro Ninguno. 10 No sabe / No resp Estado conyugal en relación a este nacimiento: Casada.. 1 Soltera. 4 En unión de hecho.. 2 Viuda. 5 En unión libre... 3 Divorciada Sabe leer y escribir?: Sí. 1 No Estudios realizados: Ninguno 1 INCOMPLETA COMPLETA Primaria Secundaria Superior Ocupación: 2.11 Historia de hijos: Número de hijos vivos actualmente incluido el presente. Número de hijos que nacieron muertos. Número de hijos vivos que nacieron vivos y han muerto Domicilio actual o permanente: Departamento: Municipio: Ciudad o aldea: Barrio, colonia o caserío: 2.1. Nombres y apellidos de la madre: Escriba el nombre y apellidos de la madre del nacido vivo, en el siguiente orden: anote el (los) nombre (s), el primer apellido y el segundo apellido, utilizando los espacios indicados Está viva?: Encierre e un círculo el número que indique si la madre esta viva o no. 18

21 2.3. Edad en años cumplidos: Anote en el espacio correspondiente, los años cumplidos de la madre del nacido vivo al momento del parto Fecha de nacimiento: Escriba, en los espacios indicados, en números la fecha en que nació la madre siguiendo el formato día/mes/año Nacionalidad: Encierre en un círculo el número indicando si la madre es hondureña o extranjera Grupo poblacional (etnia) al que pertenece: Encierre en un círculo el número de la etnia al que pertenece la madre, según lo que manifieste el informante o declarante de quien está brindando la información. Etnia comprende los factores culturales (nacionalidad, afiliación tribal, religiosa, fe, lenguaje o tradiciones) y biológicos de un grupo humano Estado conyugal en relación a este nacimiento: Encierre en un círculo el número que corresponde al estado conyugal de la madre al momento de nacer el hijo (a) que está inscribiendo Sabe leer y escribir?: Encierre en un círculo el número que corresponda si la respuesta es Sí o No Estudios realizados: Encierre en un círculo el número que indica si la madre ha realizado o no estudios. En el caso del 2 al 4, se debe consignar además 1 si fueron incompletos ó 2 en el caso de que hubiera realizado estudios completos En el momento de este nacimiento: Encierre en un círculo el número para indicar si al momento del nacimiento la madre estaba trabajando o no. Si la respuesta es 2 tiene que contestar el inciso 2.10a encerrando en un círculo el número correspondiente a la respuesta que dio la madre. Si la respuesta es 3 escriba la ocupación en el espacio correspondiente Historia de hijos: Escriba en los espacios el número de hijos (as) vivos y muertos que reporta la madre según el interrogatorio. Utilice los donde espacio anteponiendo cero (0) en el primero si el número es menor de Domicilio actual o permanente: Escriba en la línea correspondiente el departamento, municipio, aldea, barrio, colonia o caserío donde vive la madre. 3. DATOS DEL PADRE 3.1. Nombres y apellidos del padre: Escriba el nombre y apellidos del padre del nacido vivo, en el siguiente orden: anote el (los) nombre (s), el primer apellido y el segundo apellido, utilizando los espacios indicados Está vivo?: Encierre e un círculo el número que indique si el padre esta vivo o no Edad en años cumplidos: Anote en el espacio correspondiente, los años cumplidos del padre del nacido vivo al momento del nacimiento Nacionalidad: Encierre en un círculo el número indicando si el padre es hondureño o extranjero. 19

22 3.5. Grupo poblacional (etnia) al que pertenece: Encierre en un círculo el número de la etnia al que pertenece el padre, según lo que manifieste el informante o declarante de quien está brindando la información. Etnia comprende los factores culturales (nacionalidad, afiliación tribal, religiosa, fe, lenguaje o tradiciones) y biológicos de un grupo humano Estado conyugal en relación a este nacimiento: Encierre en un círculo el número que corresponde al estado conyugal del padre al momento de nacer el hijo (a) que está inscribiendo Sabe leer y escribir?: Encierre en un círculo el número que corresponda si la respuesta es Sí o No Estudios realizados: Encierre en un círculo el número que indica si el padre ha realizado o no estudios. En el caso del 2 al 4, se debe consignar además 1 si fueron incompletos ó 2 en el caso de que hubiera realizado estudios completos En el momento de este nacimiento: Encierre en un círculo el número para indicar si al momento del nacimiento el padre estaba trabajando o no. Si la respuesta es 2 tiene que contestar el inciso 3.9a encerrando en un círculo el número correspondiente a la respuesta que dio la madre. Si la respuesta es 3 escriba la ocupación en el espacio correspondiente. 20

23 4. OBSERVACIONES Anote toda la información que considere de interés para aclarar el contenido del presente reporte. 5. PARA SER LLENADO POR EL REGISTRADOR CIVIL 5.1. Identificación de la Oficina del Registro Civil Municipal: Escriba el departamento y municipio, la fecha de inscripción, nombre y sello del Registrador Civil, así como el tomo, folio y acta en que se registra el nacimiento. 21

24 Constancia e Informe Estadístico de Defunción Este formulario debe ser llenado por el médico que constató la defunción y se entregará al interesado para su inscripción en el Registro Civil Municipal. Cuando la intervención del médico para constatar la defunción no es posible por causas de fuerza mayor, se admite que la constancia de defunción sea llenada por otro profesional del área de la salud con título reconocido por el Estado hondureño. Al Registrador Civil Municipal le corresponde el llenado de la sección de identificación de la inscripción, al dorso de la constancia y además la sección 6 del informe estadístico, que tiene la misma finalidad. La constancia de defunción será archivada en la oficina del Registro Civil Municipal y el informe estadístico de defunción será enviado, junto a los demás completados en el mes, a la Oficialía Civil correspondiente para su remisión al INE, dentro de los plazos establecidos. Sin embargo, cuando el fallecimiento se produce en lugares muy apartados de difícil acceso, donde no hay presencia de profesionales del área de la salud, la inscripción de la defunción puede hacerse con base a la declaración jurada de dos testigos, que deberán presentarse a la oficina del Registro Civil y exhibir documentos que acrediten fehacientemente sus respectivas identidades. Estos testigos, proporcionarán toda la información necesaria para el llenado de la Constancia y el Informe Estadístico de Defunción. Al menos uno de los testigos firmará, o en caso de no poder hacerlo, estampará la huella dactilar de su dedo índice, en la sección 3 de la Constancia. En casos extremos, cuando la distancia o las dificultades de acceso hacen muy difícil el traslado hasta una de esas oficinas para registrar la defunción, se admite que el Alcalde Auxiliar o la autoridad religiosa del lugar, redacten un documento en el que se deje constancia de la defunción, informe sobre las dificultades existentes y proporcione los siguientes datos: 1. La hora, día, mes, año y lugar del fallecimiento. 2. Nombre(s) y apellidos, sexo, edad, domicilio, nacionalidad y profesión del fallecido. 3. Los nombres y apellidos, domicilio, nacionalidad y profesión de los padres del fallecido. 4. La causa básica de la muerte. Este documento debidamente firmado, será remitido al Registro Civil Municipal correspondiente para inscribir la defunción. En este caso, el Registrador Civil transferirá los datos disponibles al Informe Estadístico de Defunción, describirá en la Sección 4 de OBSERVACIONES, la situación que motivó este procedimiento excepcional, y archivará el documento junto con la Constancia de Defunción. En los Registros Civiles Municipales que actualmente disponen de sistema automatizado el Registrador Civil Municipal ingresará en primer termino la información requerida para la inscripción del acta de defunción y posteriormente, el contenido del informe estadístico (Sección 1 y siguientes). A efecto de 22

25 evitar redundancia en el ingreso de la información, el programa transferirá automáticamente los datos comunes ya ingresados al archivo correspondiente al informe estadístico. Instructivo para el llenado del Informe Estadístico de Defunción Instrucciones Generales: Al hacerle la pregunta al entrevistado NO ASUMA LA RESPUESTA. Léale todas las posibles respuestas. No se salte ninguna pregunta porque cree que sabe la respuesta. Encierre en un círculo el código correspondiente a su respuesta o escriba sobre los lugares indicados utilizando letra muy clara. Todas y cada una de las partes deben ser llenadas con cuidado y registrar los datos solicitados, excepto las casillas en gris que corresponden al Instituto Nacional de Estadística. Informe Estadístico de Defunción: El Informe Estadístico de Defunción corresponde a la parte inferior del formulario. 1. DATOS DEL FALLECIDO 23

26 1.1. Nombres y apellidos completos del fallecido: Escriba el nombre y apellidos del fallecido en el orden siguiente: anote el (los) nombre (s), el primer apellido y el segundo apellido, utilizando los espacios indicados Documento de Identidad: Encierre en un círculo el número del tipo de documento con que se identifica al fallecido. Número: En la línea anote el número del documento que marcó para la identificación del fallecido Domicilio habitual o permanente: Escriba el departamento, municipio, aldea, barrio, colonia o caserío, donde vivía el fallecido Sexo: Encierre en un círculo el número que corresponda ya sea hombre o mujer Fecha de nacimiento: Anote con número el día, mes y año de nacimiento del fallecido Edad al fallecer: Anote en el espacio correspondiente, la edad cumplida al momento de la defunción en sólo una de las categorías posibles. Si era menor de un día, consigne la edad en horas. Si era menor de un mes, anote la edad cumplida en días. Si no vivió un año (1 a 11 meses), anote la edad en meses, y si era de un año o mayor, anote la edad en años cumplidos. Si se ignora la edad rellene las casillas con Nacionalidad: Encierre en un círculo el número que corresponda Grupo poblacional (etnia) al que pertenecía: Encierre en un círculo el número de la etnia al que pertenece el padre, según lo que manifieste el informante o declarante de quien está brindando la información. Etnia comprende los factores culturales (nacionalidad, afiliación tribal, religiosa, fe, lenguaje o tradiciones) y biológicos de un grupo humano Sabía leer y escribir?: Encierre en un círculo el número que corresponda Estudios realizados: Encierre en un círculo el número que indica si el difunto había o no realizado estudios. En el caso del 2 al 4 se debe consignar además 1 si fueron incompletos ó 2 en el caso de que hubiera realizado estudios de ese nivel Profesión, ocupación u oficio (por ejemplo, enfermero (a), abogado(a), ama de casa, etc.): Anote la profesión u oficio del fallecido. 2. CAUSA DE LA DEFUNCIÓN (Anote una causa en cada renglón) La sección causa de Defunción consta de dos partes: La Parte I tiene cuatro renglones a), b), c) y d) donde debe anotarse un solo diagnóstico en cada uno de ellos, tan informativo y específico como sea posible y sin abreviaturas; no es estrictamente necesario llenar todos los renglones de la Parte I. Si la causa que se anota en el renglón a) describe por completo la defunción y no se debió a ninguna otra causa, antecedente o estado morboso, lo renglones b), c) y d) se dejan en blanco. Aunque es muy recomendable extender la información en el reporte o certificado. 24

27 Renglón a). Aquí se anota la causa o estado patológico que produjo directamente la muerte, es decir la última que el médico descubrió en el fallecido y que tiene el menor tiempo de duración. Renglón b). Se utiliza cuando el médico considere que la causa informada en a) se debió o fue originada por una causa previa que tiene mayor tiempo de evolución que la anotada en el renglón a). Renglón c). Se llenará este renglón si el médico considera que existe otra causa que dio origen a la anotada en el renglón b) y que tiene mayor tiempo de evolución que las anotadas en los renglones a) y b). Renglón d). Se llenará cuando el médico considere que en la defunción estuvieron involucradas cuatro causas; de modo que la registrada en a) se debió a la informada en b) y esta fue originada por la que se anota en c) y esta a su vez fue originada por la que se anota en d). Esta última es la que tendrá el mayor tiempo de duración. Cuando dos o más causas hayan contribuido a la muerte, estas deberán anotarse en una secuencia lógica que se inicia en el último renglón de la Parte I, que bien puede ser b) c) o d), pero que invariablemente termina en la línea a). De otra forma la información vertida en el certificado no facilita la tarea de codificación. La Parte II está destinada para registrar otra u otras causas que en opinión de médico pudieran contribuir a la muerte, por ejemplo debilitando al paciente o de otra forma, pero que no estuvieron relacionadas con la causa que condujo directamente a ella (Parte I). 2. CAUSA DE LA DEFUNCIÓN (anote una sola causa en cada renglón) Parte I Estado patológico que produjo la muerte directamente a) Causas antecedentes: Estados morbosos, si existiera alguno, que produjera la causa consignada arriba, mencionándose en último la causa básica b) c) d) Debido a (como consecuencia de) Debido a (como consecuencia de) Debido a (como consecuencia de) Tiempo aproximado entre comienzo de enfermedad y la muerte Código de causa Parte II Otros estados patológicos significativos que contribuyeron a la muerte, pero no relacionados con la enfermedad o estado morboso que la produjo. Código de la causa básica 25

28 3. DATOS DE LA DEFUNCIÓN 3.1. Fecha y hora de la defunción: Anote el día, mes y año de la defunción, con el formato día/mes/año. Anote además la hora y los minutos en el espacio que corresponda. Si fue entre las 00:00 y las 12 del mediodía encierre el número 1 ó si fue desde el mediodía a medianoche encierre el número Sitio donde murió: Encierre en un círculo si la defunción ocurrió en la casa, trabajo, vía pública, establecimiento de salud u otro espacio Lugar donde ocurrió la defunción: Anote el departamento, municipio y aldea donde ocurrió la defunción. En el caso de ocurrir en una aldea o ciudad, registre además el barrio, colonia o caserío Recibió atención médica por la causa que produjo la muerte?: Encierre en un círculo el número que indica si la respuesta es Sí o No Si la muerte se debió a causa externa: Encierre en un círculo el número que corresponda si la respuesta es afirmativa 1 ó negativa 2. Si la respuesta es NO, pase al numeral Si la muerte se debió a causa externa, especifique, se debió a: Encierre en un círculo el número que corresponda Si la muerte se debió a una causa externa, especifique si ocurrió con: Encierre en un círculo el número que identifica con que ocurrió Si la muerte se debió a una causa externa, especifique el sitio donde ocurrió la violencia: Encierre en un círculo el número que determina el lugar donde aconteció el hecho Si es mujer, especifique: Encierre en un círculo el número que corresponda, según si la mujer estaba en estado de embarazo, en parto o en puerperio o no estaba embarazada. 26

29 4. OBSERVACIONES Se deben anotar toda información que considere de interés para aclarar el contenido del presente reporte. 5. DATOS DE LA PERSONA QUE LLENÓ EL INFORME ESTADÍSTICO Es muy importante conocer qué persona completó el Informe Estadístico, sea el médico tratante u otra persona autorizada con el fin de poderlos contactar y solicitar aclaraciones respecto a los datos consignados Nombre, apellido y sello: Anotar el nombre, apellido y poner el sello de la persona que llenó el reporte estadístico. Además anote el número de la Institución que representa Tipo de informante: Encierre en un círculo el número que corresponda Fecha del llenado del reporte: Anote el día mes y año en que se llenó el reporte de la defunción. 6. DATOS DE LA INSCRIPCIÓN Es un apartado para ser llenado por el Registrador Civil, donde se anota el departamento, municipio, la fecha de inscripción y el Tomo, Folio y acta en que se registró la defunción. 27

30 Informe Estadístico de Unión Conyugal En este formulario se anotará la información relativa a la inscripción de los matrimonios o las uniones de hecho, según sea el caso. El formulario debe ser llenado por el Alcalde o por el Abogado y Notario que autorice el Matrimonio o la Unión de Hecho. Al Registrador Civil Municipal le corresponde el llenado de la Sección 4. A diferencia de los Informes Estadísticos de Nacimiento y Defunción, este formulario no contiene la Constancia. Instructivo para el llenado del Informe Estadístico de Unión Conyugal Instrucciones Generales: Al hacerle la pregunta al entrevistado NO ASUMA LA RESPUESTA. Léale todas las posibles respuestas. No se salte ninguna pregunta porque cree que sabe la respuesta. Encierre en un círculo el código correspondiente a su respuesta o escriba sobre los lugares indicados utilizando letra muy clara. Todas y cada una de las partes deben ser llenadas con cuidado y registrar los datos solicitados, excepto las casillas en gris que corresponden al Instituto Nacional de Estadística. Informe Estadístico de Unión Conyugal: 1. CARÁCTER DE LA UNIÓN CONYUGAL Encierre en un círculo el número correspondiente si está registrando un Matrimonio o una Unión de Hecho. 2. DATOS DE LA CONTRAYENTE 2.1. Nombres y apellidos completos: Escriba el nombre y apellidos de la contrayente, en el orden siguiente: anote el (los) nombre(s), el primer apellido y el segundo apellido, utilizando el espacio indicado Nacionalidad: Encierre en un círculo el número indicando su es hondureña o extranjera Edad en años cumplidos a la fecha de la unión conyugal: Anote en el espacio los años cumplidos de la contrayente. 28

31 2.4. Número de veces que se ha unido 2. DATOS DE LA CONTRAYENTE anteriormente: Anote el número en que se 2.1 Nombres y apellidos completos: ha unido ya sea por matrimonio o unión de hecho, sin incluir el que inscribe. Anote 00 si es la primera vez. 2.2 Nacionalidad Hondureña. 1 Extranjera Estado civil anterior a la unión: Encierre en un círculo el número que corresponda al estado civil de la contrayente antes de esta unión. 2.4 Número de veces que se ha unido anteriormente: (Ninguna vez anote 00) 2.5 Estado civil anterior a la unión: 2.6. Profesión, ocupación u oficio (por Soltera Disolución de unión Divorciada.. 2 de hecho... 4 ejemplo: enfermera, abogada, ama de casa, etc.): Anote la ocupación u oficio de Unión Libre Profesión, ocupación u oficio (por ejemplo: enfermera, abogada, ama de casa, etc.) Viuda... 5 la contrayente, lo más claro posible y de manera completa Sabe leer y escribir?: Encierre en un 2.7 Sabe leer y escribir?: Sí. 1 No Estudios realizados: círculo el número que corresponda si la Ninguno 1 Incompleta Completa respuesta es Sí o No. Primaria Secundaria Estudios realizados: Encierre en un círculo el número que indica si la contrayente ha realizado o no estudios. En el caso del numeral 2 al 4, se debe consignar además 1 si fueron incompletos ó 2 en el caso de que Superior Domicilio habitual o permanente: Departamento: Municipio: Ciudad o aldea: Barrio, colonia o hubiera realizado estudios completos de ese nivel. caserío: 2.10 Grupo poblacional (etnia) al que pertenece: Garífuna. 1 Misquito Domicilio habitual o permanente: Escriba Negro Inglés 2 Lenca....6 Tolupán 3 el departamento, municipio, aldeas, barrio, Tawahka (Sumo).7 Pech (Paya).4 Chortí... 8 colonia o caserío en el que vive Grupo poblacional (etnia) al que pertenece: Encierre en un círculo el número de la etnia al que pertenece la contrayente, según lo que manifieste la persona que está brindando la información. Etnia comprende los factores culturales (nacionalidad, afiliación tribal, religiosa, fe, lenguaje o tradiciones) y biológicos de un grupo humano. 2.3 Edad en años cumplidos (a la fecha de la unión conyugal): Otro Ninguno. 10 No sabe / No resp DATOS DEL CONTRAYENTE 3.1. Nombres y apellidos completos: Escriba el nombre y apellidos del contrayente, en el orden siguiente: anote el (los) nombre(s), el primer apellido y el segundo apellido, utilizando el espacio indicado Nacionalidad: Encierre en un círculo el número indicando su es hondureño o extranjero. 29