GESTIÓN DE GOBIERNO MANUAL DE SARLAFT COOLAC COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO CÓDIGO DE SARLAFT

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1 Página: 1 de 39 COOLAC COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO CÓDIGO DE SARLAFT SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SARLAFT) Bogotá, Mayo de 2017

2 Página: 2 de 39 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 DEFINICIÓN DE TERMINOS... 5 I. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO ETAPAS DEL SARLAFT IDENTIFICACION MEDICIÓN CONTROL MONITOREO ELEMENTOS DEL SARLAFT POLÍTICAS SOBRE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO PROCEDIMIENTOS GENERALES DEL SARLAFT REPORTES RELACIONADOS CON EL SARLAFT DOCUMENTACIÓN: REQUISITOS Y CONSERVACIÓN DE LA MISMA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y EN GENERAL INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA MECANISMOS INSTRUMENTOS CAPACITACIÓN ALCANCE DE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN PROCEDIMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS CAPACITACIONES DIVULGACION VIGENCIA... 38

3 Página: 3 de 39 INTRODUCCIÓN El presente Código del Sistema Integral de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo, recoge en sus partes fundamentales todo lo que tiene que ver con el ejercicio de la actividad financiera, respondiendo a la naturaleza de entidad Cooperativa y reconociendo la importancia de la relación con sus asociados y la sociedad en general en el manejo responsable de los recursos económicos. El Código se constituye en una herramienta que nos permite minimizar los riesgos y establecer normas de control, procedimientos, responsabilidades y facultades de los órganos administrativos, de control y funcionarios, brindando los suficientes elementos para mitigar la probabilidad de que la Cooperativa sea utilizada para el manejo de dinero u otros bienes como resultado de actividades ilícitas aparentemente legales. En consecuencia con la adopción del presente Código del Sistemas de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, nos permite adoptar medidas apropiadas orientadas a evitar la realización de cualquier operación en efectivo, documentaría, de servicios financieros o cualquier otra para ser utilizadas como instrumentos para proveer, recolectar, entregar, recibir, administrar, aportar, custodiar, guardar fondos, bienes o recursos o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. Mediante la Circular Externa de la Superintendencia 04 del 27 enero de 2017 se obliga a las Cooperativas a adoptar el SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO AL LAVADO DE ACTIVOS Y FOMENTO AL TERRORISMO- SARLAFT, el cual sustituye el SISTEMA DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS SIPLAFT. Las principales diferencias entre el SARLAFT frente a las normas de SIPLAFT son: Que el SIPLAFT estaba diseñado para prevenir el lavado de activos y financiación al terrorismo en cambio cuando se habla de SARLAFT lo que se busca es Administrar el riesgo que ya está vigente en las cooperativas. Por otro lado el SARLAFT es un manual completo que busca no solo prevenir sino controlar, detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o que ya se realizaron. Acorde con las actualizaciones que ha presentado el grupo GAFI en relación con la prevención para el financiamiento de actividades delictivas, es necesario ajustar la instrucción en el sentido que el enfoque de las medidas para la prevención de actividades delictivas se fundamenta en sistemas de administración de riesgos, como

4 Página: 4 de 39 es el caso del Sistemas de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT). En Colombia la prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía, prevenir que las instituciones que los integran sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, (en adelante LA/FT) o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Las organizaciones solidarias vigiladas por esta superintendencia que deban implementar el SARLAFT, y que en el desarrollo de su actividad pretendan tener relaciones comerciales con otros sujetos obligados al régimen de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo de cualquier sector de la economía, deberán adoptar procedimientos mínimos de conocimiento de ese tercero, en lo que considere le pueda generar algún tipo de riesgo, según los parámetros establecidos en su debida diligencia. Las organizaciones vigiladas clasificadas en los niveles de supervisión 1 y 2 deberán implementar y poner en funcionamiento el SARLAFT dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación y vigencia de la presente instrucción.

5 Página: 5 de 39 DEFINICIÓN DE TERMINOS El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SARLAFT: Se compone de dos fases: la primera corresponde a la prevención del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo, La segunda, que corresponde al control y cuyo propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar, para intentar dar apariencia de legalidad. Asociado: Es cualquier persona natural o jurídica vinculada a la Cooperativa por medio de los mecanismos o instancias establecidas en sus estatutos y con la cual se establece una relación para el suministro de los servicios que presta la entidad. Producto: Son las operaciones legalmente autorizadas que puede realizar la cooperativa que cumplen con el objeto social y la misión de la Cooperativa. Canal: Es el medio por el cual la Cooperativa presta el servicio en forma directa. Jurisdicción: Es la ubicación geográfica donde se realiza la vinculación que legaliza la relación contractual. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de asociados, disminución de ingresos o procesos judiciales. Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores. Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado.

6 Página: 6 de 39 El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad. Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación) I. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 1.1. IDENTIFICACION 1. ETAPAS DEL SARLAFT La COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO reconoce en el desarrollo de su objeto social el riesgo de las relaciones en cualquier sector de la economía, la adopción de procedimientos mínimos de conocimiento de los asociados, según los parámetros establecidos y su debida diligencia, régimen de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo Por lo anterior la Administración de la Cooperativa en cabeza de la Consejo de Administración implementa el Sistema de administración de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, el cual debe responder en todo momento a las necesidades vigentes de operaciones y servicios con sus asociados, así como divulgarse y fomentar la capacitación permanente de los empleados para su práctica y modificaciones. Detectar el tipo de riesgo: Riesgo de crédito Riesgo de mercado Riesgo de liquidez Riesgo Operacional Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo, se entienden 1o todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo.

7 IMPACTO GESTIÓN DE GOBIERNO Página: 7 de 39 Efectos (Consecuencias): Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes de la entidad MEDICIÓN Mide la posibilidad o probabilidad de materialización del riesgo inherente de LA/FT al cual está expuesto cada uno de los procesos de COOLAC frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados CONTROL Herramienta de control y de gestión utilizada para identificar los procesos más relevantes de la Cooperativa, el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas actividades y los factores que engendran estos riesgos, igualmente la matriz de riesgo permite evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los riesgos financieros, operativos y estratégicos que impactan los objetivos de la Cooperativa. Semaforo Nivel de Riesgo Calficacion Alto 4 a 5 Medio 3 a 3.9 Bajo 1 a 2.9 NIVEL DE RIESGO ALTO ALTO MEDIO BAJO MEDIO Alto Medio Bajo BAJO PROBABILIDAD NIVEL DE RIESGO TRATAMIENTO DEL RIESGO RESIDUAL Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender, las cuales deben ser factibles y efectivas, tales como: la implementación de las políticas, definición de estándares, optimización de procesos y procedimientos entre otros.

8 Página: 8 de 39 La selección de las acciones más conveniente se puede realizar con base en los siguientes criterios: a) La valoración del riesgo b) El balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma. Para la ejecución de las acciones, se deben identificar las áreas o dependencias responsables de llevarlas a cabo, definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario MONITOREO La Cooperativa mantendrá monitoreo permanente a todos sus productos y asociados; así mismo determinará las operaciones inusuales de acuerdo con el conocimiento que se tiene del asociado. Fechas de monitoreo: Este se debe llevar a cabo como mínimo dos veces al año Materialización de riesgos: Se deben formular planes de mejora para corregir las desviaciones presentadas y eliminar las causas de su materialización Modificaciones a los riesgos: Si necesita ajustar un riesgo es necesario justificar la razón de su modificación, para que quede registrada la trazabilidad. El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas. El monitoreo debe estar a cargo de: Los responsables de los procesos Control Interno Su finalidad principal será la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. Control Interno dentro de su función asesora comunicará y presentará luego del seguimiento y evaluación sus resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento a las situaciones detectadas.

9 Página: 9 de ELEMENTOS DEL SARLAFT 2.1. POLÍTICAS SOBRE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO Son los lineamientos generales que adopta la Cooperativa en relación con el SARLAFT. Cada uno de los elementos del sistema cuenta con unas políticas claras y efectivamente aplicables que a continuación se describen: Política de procedimiento de conocimiento del asociado. No se exime a ningún asociado, del suministro de información solicitada en el formato de vinculación establecido y en todos los formatos con que cuente la Cooperativa, por su parte esta realizara la verificación que le permiten identificar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular como asociado. La Cooperativa implementará los mecanismos necesarios para obtener el conocimiento razonable de las actividades y entorno de los asociados para poder realizar operaciones o prestar servicios con los mismos. Toda persona que por su actividad económica se considere de alto riesgo deberá cumplir los requisitos y confirmaciones para la aprobación de su ingreso. Los colaboradores de COOLAC y el sistema de información generaran alertas a operaciones inusuales y las operaciones sospechosas para dar el reporte a las autoridades competentes Política de documentación. Los elementos y en general toda la documentación y registros relacionados con el SARLAFT reposarán dentro de los papeles de trabajo del Oficial de Cumplimiento. La documentación como mínimo debe: Conservación de registros y archivos Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma Política de órganos de control

10 Página: 10 de 39 La Cooperativa se apoyara para controlar, evaluar y auditar los temas de riesgo en la Revisoría Fiscal y en Auditoria interna las cuales deben contar con conocimientos técnicos para los análisis correspondientes por parte del oficial de cumplimiento Política de productos aprobados Cuando se desarrolle un nuevo producto que impliquen un cambio de fondo en los sistemas de Control para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, según lo descrito en este Código, el nuevo producto deberá ser estudiado y analizado previamente por el Oficial de Cumplimiento quien le presentará para su aprobación al Consejo de Administración sus propuestas modificándolo o adicionándolo. Esta política también hace referencia al análisis e identificación de riesgos asociados a los nuevos productos, así como la identificación de los riesgos de LA/FT inherentes al objeto social de la entidad Política de requerimiento de información por autoridades competentes La Cooperativa atenderá a través del Oficial de Cumplimiento la entrega de información que le soliciten las autoridades competentes; en su defecto, lo hará el Gerente General de la Cooperativa Política de confidencialidad de la información La cooperativa mantendrá la reserva y confidencialidad sobre la información de reportes y documentos generados en los procesos del Sistema Integral de Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo Políticas sobre modificación del Código El presente Código del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo debe ser actualizado de acuerdo con las necesidades de la Cooperativa. Las modificaciones deben ser aprobadas por el Consejo de Administración e informadas a la Superintendencia de Economía Solidaria Políticas para sancionar el incumplimiento del Código La política sobre sanciones a los miembros de Consejo de Administración, Gerencia General y empleados de la Cooperativa por incumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente Código serán las establecidas en las normas laborales o en el Reglamento Interno de Trabajo.

11 Página: 11 de Política en relación con los procedimientos Los controles del SARLAFT harán parte de los procedimientos de la entidad y serán de obligatorio cumplimiento. Todos los procedimientos deben contener responsables, funciones y actividades Medidas para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT. La COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO cuenta con el recurso humano suficientes para la implementación y ejecución del SARLAFT. De esta forma el Representante Legal velará por que la Entidad cuente con la infraestructura tecnológica y humana para que el SARLAFT sea desarrollado de forma efectiva dentro de la entidad. Por su parte, el Oficial de Cumplimiento en colaboración con los órganos de control, evaluará las deficiencias que pueda presentar el sistema y propondrá al Consejo de Administración los correctivos que sean necesarios. El SARLAFT será divulgado a todos los empleados de la Cooperativa, quienes estarán en la obligación de cumplirlo a cabalidad para lo cual suscribirán constancias de conocimiento del mismo y compromisos de cumplimiento. Se sancionara a los funcionarios que expongan a la Entidad a un mayor riesgo debido al incumplimiento de las normas consagradas en el presente Código PROCEDIMIENTOS GENERALES DEL SARLAFT Procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes. La responsabilidad de La COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO son las siguientes: Realizar un listado de los requerimientos de información recibidos por parte las autoridades judiciales de la jurisdicción penal. Dar respuesta a los requerimientos en un tiempo no mayor de tres (3) días hábiles. Verificar que los requerimientos cuenten con la siguiente información mínima, para poder dar respuesta:

12 Página: 12 de 39 Logo de la autoridad judicial Fecha de oficio Número de oficio Número radicado del proceso penal. Jurisdicción y competencia de Fiscal o Juez Penal Número y jurisdicción del Juez Municipal cuando ejerce como Juez de Control de Garantías. Nombre, firma, y cargo del funcionario que suscribe el oficio. Soporte legal en el que se basa el requerimiento Procedimientos que se aplicarán para: a) la detección de operaciones inusuales b) la determinación de las operaciones sospechosas. a) La detección de operaciones inusuales: Procedimiento para la detección La detección de una operación inusual se puede dar como resultado del procedimiento para el seguimiento de las operaciones. En adición, se puede dar inicio a una investigación por las siguientes razones: Por reporte de un funcionario. Por requerimiento de autoridad competente Por información externa. Resultado de monitoreo. Siempre que se presenta una de las anteriores situaciones, el Oficial de Cumplimento inicia un caso, asignando número consecutivo, igualmente verifica qué productos tiene el asociado, información de la persona en motores de búsqueda disponibles en Internet, solicita al área comercial los soportes de conocimiento del asociado y documentos de vinculación, estudio de los productos vigentes y transacciones realizadas; se hace un análisis confrontando el perfil del asociado contra las tipologías 1 conocidas de lavado de activos y se genera un informe con todos la información y riesgos encontrados.

13 Página: 13 de 39 Finalmente el Oficial de cumplimiento decide si se realiza el reporte de operaciones inusuales a la Unidad de Información y Análisis Financiero-UIAF-. b) Operaciones sospechosas. El responsable de decidir si una operación es o no sospechosa es el Oficial de Cumplimiento. La decisión, debe realizarse, conforme a los siguientes criterios objetivos aprobados por el Consejo de Administración: El reporte debe estar documentado, es decir que deben existir soportes que permitan verificar el proceso por el cual se llegó al reporte de la operación sospechosa. El funcionario encargado de determinar si una operación es sospechosa debe abandonar en la toma de la decisión, cualquier tipo de razón subjetiva y se basará en la consolidación de operaciones, la comparación de las operaciones con señales de alerta, el estudio del asociado frente a su perfil financiero y el análisis del segmento. Una vez establece que la operación es sospechosa, el Oficial de Cumplimiento, diligencia y envía en forma inmediata el reporte de operación sospechosa (ROS) a la Unidad de Información de Análisis Financiero UIAF. Para efectos del reporte no se requiere tener certeza de que se trata de una actividad delictiva o que los recursos que maneja provienen o se usarán para un propósito ilegal. El reporte de operación sospechosa no constituye denuncia penal, en consecuencia no se exige que deba estar suscrito por funcionario alguno de la Entidad. Todos los funcionarios están obligados a guardar reserva de la información reportada y por lo tanto no podrán informar a los asociados, posibles empleados y proveedores relacionados en los reportes de operación sospechosa remitidos por la entidad a la UIAF. Los documentos originales que soportan la detección y reporte de la operación sospechosa, deben conservarse en los archivos del Oficial de Cumplimiento, con las debidas seguridades, a efectos de hacerlos llegar de manera completa y oportuna a las autoridades competentes en el evento que cualquiera de ellas los soliciten. La COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO documentará en un formato las especificaciones de las operaciones inusuales y sospechosas. Objetivo TEMA OPERACIONES SOSPECHOSAS Reportar al oficial de complimiento las operaciones sospechosas que se

14 Página: 14 de 39 identifican en la Cooperativa. Fecha del reporte Medio de envió DD/MM/AAAA Físico y correo electrónico Nombre del asociado Identificación del asociado Monto de la operación sospechosa Continuidad de la operación sospechosa Nombre y cargo de colaborador que reporta Procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT. Los manuales y procedimientos internos desarrollados frente al tema, constituirá una falta grave que motivará las acciones administrativas contenidas en los reglamentos internos de la Cooperativa, sin detrimento de las acciones judiciales a que haya lugar de acuerdo con las normas legales, disposiciones de la Superintendencia de Economía Solidaria, Administración de Impuestos, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Régimen Sancionatorio del Estatuto Tributario, Código Penal, Código Sustantivo del Trabajo, Código de Comercio y demás normatividad vigente, las cuales serán adelantadas por los representantes legales LA COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO, cuando éstas sean la afectada, garantizándose siempre el debido proceso. Los procedimientos que a continuación se enumeran serán documentados de forma individual pero serán parte integrante de este Código. Procesos para el conocimiento de los asociados actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por estos. Procesos para dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional. Procedimiento general para monitoreo.

15 Página: 15 de 39 El seguimiento de las operaciones de los asociados es efectuado en forma mensual por el Oficial de Cumplimiento según el riesgo del asociado. Consolidación electrónica de operaciones. La COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO consolida mensualmente las operaciones por productos, utilizados por cada asociado. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y REVISIÓN DEL SARLAFT Periodicidad de la revisión de los elementos del SARLAFT. El Oficial de Cumplimiento elaborará un plan anual de revisión de los elementos y etapas del SARLAFT, el cual deberá ser presentado al Consejo de Administración, y entregado a la Revisoría Fiscal y la Gerencia de Auditoría Interna Órganos encargados de la revisión del SARLAFT. Los órganos de control, Auditoría Interna y Revisoría Fiscal, son responsables de realizar evaluaciones del SARLAFT, las cuales determinan las fallas que pueda presentar el sistema. Revisoría Fiscal La Revisoría Fiscal evaluará trimestralmente el SARLAFT, para lo cual tendrá acceso a los documentos, archivos, indicadores y procesos que lo integran. Los resultados de la evaluación constarán en el reporte trimestral dirigido al Consejo de Administración, el cual deberá indicar de manera precisa las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. Este reporte deberá ser puesto en conocimiento del Oficial de Cumplimiento. Auditoría Interna La Auditoría Interna evaluará anualmente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Este informe será puesto en conocimiento del Consejo de Administración y del Oficial de Cumplimiento, indicando de manera precisa las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

16 Página: 16 de 39 Oficial de Cumplimiento El Oficial de Cumplimiento deberá promover la adopción de correctivos al SARLAFT de acuerdo con las fallas que hayan detectado la Revisoría Fiscal y Control Interno REPORTES RELACIONADOS CON EL SARLAFT Se contemplara la generación de reportes tanto internos como externos, que garanticen el funcionamiento de sus propios procedimientos y el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de LA/FT Reportes internos Reporte interno sobre operaciones inusuales. De acuerdo con los procedimientos establecidos en el presente Código quien detecte en la cooperativa operaciones inusuales reportará tales operaciones al Oficial de Cumplimiento. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual. Reporte interno sobre operaciones sospechosas. De acuerdo con lo establecido en el SARLAFT los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas deben operar de manera permanente haciéndose de inmediato y en forma escrita por quien corresponda el reporte dirigido al Oficial de Cumplimiento, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación. Reporte de monitoreo. Los reportes trimestral de la etapa de monitoreo permiten establecer el perfil de riesgo residual de la entidad, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo, los factores de riesgo y los riesgos asociados. Los reportes de la etapa de monitoreo son los siguientes: A. Informe trimestral del Oficial de Cumplimiento al Consejo de administración. Este informe debe tener como mínimo: Los reportes realizados a los entes de fiscalización La gestión que se está realizando con los hallazgos que informa la revisoría fiscal y control interno. Las alertas que genera el sistema en referencia a operaciones inusuales y sospechosas.

17 Página: 17 de 39 La gestión que se está realizando para minimizar el riesgo. Debe tener en su contenido graficas de diferentes tipos donde se evidencie la información B. Informe trimestral de la Revisoría Fiscal al Consejo de administración. Este informe debe tener como mínimo: Evaluación de los riesgos en que incurre la cooperativa Hallazgos identificados en las operaciones de la cooperativa Validación de las alertas automáticas que genera el sistema de la Cooperativa Muestras aleatorias de transferencias. C. Informe de Control Interno al Oficial de Cumplimiento, por lo menos una vez al año Este informe debe tener como mínimo: Evaluación de los riesgos en que incurre la cooperativa Hallazgos identificados en las operaciones de la cooperativa Validación de las alertas automáticas que genera el sistema de la Cooperativa Muestras aleatorias de transferencias. Debe tener en su contenido graficas de diferentes tipos donde se evidencie la información Opciones de mejora para minimizar el riesgo de la cooperativa en referencia Lavado de activos y financiación al terrorismo. D. Informe segmentado de riesgos por tipos de asociado. Este informe debe tener como mínimo: Segmentación por puntos de atención Segmentación por montos superiores a DEFINIR LOS CONTENIDOS MINIMOS DE LOS ANTERIORES REPORTES Reportes externos:

18 Página: 18 de 39 Los reportes externos corresponden a los informes que deben remitirse a la UIAF ó a las autoridades competentes, según lo previsto en las normas, a saber: Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS). Se reportara a la UIAF en forma inmediata las operaciones que se determinen como sospechosas. Se entiende por inmediato el momento a partir del cual se toma la decisión de clasificarlo como tal, dentro de un tiempo razonable. Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas. El Oficial de Cumplimiento si no ha encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes, deberá informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente del corte mensual. Reporte de transacciones en efectivo. COOLAC por sus características y en el desarrollo del giro ordinario de su objeto social no realiza transacciones en efectivo. Se entiende por transacciones en efectivo la entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes moneda legal colombiana. La Cooperativa de acuerdo con la normatividad vigente y aunque no realice transacciones en efectivo diligenciara y remitirá a la UIAF, en la fecha correspondiente, el formato con valores en cero (0). En cada periodo de reporte, la Cooperativa remitirá toda la información, si los hubiere, de los asociados exonerados vigentes. Y aunque no existiere información se diligenciara y reportara el formato con valores en cero (0) para remitir lo a la UIAF, dentro del plazo establecido. Reporte de transacciones individuales en efectivo. COOLAC reportara las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Reporte de transacciones múltiples en efectivo. COOLAC reportara las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD25.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del

19 Página: 19 de 39 día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. La COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO reportara mensualmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo. Reporte sobre productos ofrecidos. La Cooperativa le remitirá trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del formato establecido para el evento, toda la información relacionada con las distintas modalidades de ahorro como son los depósitos de ahorro contractual y los depósitos del ahorro permanente, incluidos los titulares de los depositantes DOCUMENTACIÓN: REQUISITOS Y CONSERVACIÓN DE LA MISMA. Toda gestión desarrollada por el SARLAFT deberá estar debidamente documentada garantizando integridad, oportunidad, confiabilidad, disponibilidad y un manejo adecuado de su custodia y conservación. Lo cual tendrá a cargo el Oficial de Cumplimiento. La documentación como mínimo deberá: Contar con un respaldo físico. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma. Documentos que se deben conservar: Extractos de movimientos Carpetas de empleados Carpetas de asociado Comprobantes de depósito y retiros 5 años Extractos de movimientos Manuales de ética y SARLAFT Manuales de procedimientos Documentación Roi Documentación Ros Requerimientos judiciales y administrativos Listas vinculantes

20 Página: 20 de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Cooperativa velará por que todos los colaboradores tengan conocimiento y acceso permanente a este Código, mediante comunicación escrita y aceptada por cada funcionario, la cual reposará en la hoja de vida. Todos los colaboradores de la Cooperativa, tendrán el deber de comunicar al Oficial de Cumplimiento, los hechos o circunstancias que estén catalogados como señales de alerta y operaciones inusuales, así como los hechos o circunstancias que consideren que pueden dar lugar a actividades delictivas por parte de algún asociado, de un empleado de la cooperativa o de un proveedor. Cualquier persona que aspire a vincularse como empleado de esta entidad, no podrá haber sido sancionado por ningún tipo de delitos, incluidos los relacionados con Lavado de Activos. Cuando se compruebe, se tenga duda o sospeche de la vinculación o participación de un empleado de la Cooperativa en actividades internas o externas, en operaciones o actividades de Lavado de Activos será inmediatamente desvinculado. Cualquier empleado que ingrese a la COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO, antes de iniciar sus labores, deberá recibir la adecuada capacitación en el Sistema Integral para la Prevención y el Lavado de Activos. El presente Código debe ser entregado por escrito y conocido por todos los empleados de la Cooperativa. Cada empleado vinculado será objeto de un permanente monitoreo de sus actividades diarias dentro de la COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO. Ningún empleado puede aceptar de nuestros proveedores obsequios, sobornos u otro tipo de ventajas o beneficios, los cuales puedan comprometer acciones irregulares que dañen la imagen de la Cooperativa y deberán abstenerse de realizar actos fraudulentos que deterioren el patrimonio de la COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO en beneficio o detrimento de terceros.

21 Página: 21 de 39 ASAMBLEA DE ASOCIADOS COMITES CONSEJO DE ADMINISTRACION REVISOR FISCAL ASESORES EXTERNOS Asesores contables y tributarios GERENTE GENERAL AUDITOR INTERNO DIRECTOR FINANCIERO Y ADMNINISTRATIVO DIRECTOR DE CARTERA DIRECTOR DE CREDITO CONTADOR ( Oficial de cumplimiento ) DIRECTORES DE SUCURSALES Y AGENCIAS GERENTE SUCURSAR PRINCIPAL DIRECTOR JURIDICO SECRETARIA DE GERENCIA COORDINADOR DE SISTEMAS AUXILIAR DE OFICINA SUPERNUMER ARIO TESORERO ASISTENTE DE CARTERA Y COBRANZA ASISTENTE DE CONTABILIDAD AUXILIAR DE CONTABILIDAD CAJEROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD CARTERA AUXILIAR DE SISTEMAS 2.6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y EN GENERAL La Cooperativa designara personas y definirá las instancias responsables de efectuar la evaluación y supervisión del diseño y funcionamiento del SARLAFT, a fin de que se puedan establecer las fallas o debilidades y adoptar las medidas pertinentes para garantizar su adecuado funcionamiento Funciones y responsabilidades Consejo de Administración. El Consejo de Administración, como órgano permanente de administración de la Cooperativa, le corresponde para el apropiado funcionamiento del SARLAFT las siguientes funciones: Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos que se aplicarán en la Cooperativa y los demás elementos que integran el SARLAFT. Adoptar el Código de Conducta de la cooperativa en relación con el SARLAFT. Nombrar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente. Pronunciarse sobre los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento dejando expresa constancia en la respectiva acta. Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoria Interna y hacer seguimiento a las recomendaciones adoptadas dejando expresa constancia en la respectiva acta. Ordenar, teniendo en cuenta las características propias de la cooperativa, los recursos técnicos y humanos necesarios para poner y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

22 Página: 22 de 39 Designar el funcionario ó la instancia responsable de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación del asociado. Designar el funcionario ó la instancia autorizada para exonerar asociados del diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo Las demás consignadas por la Ley y el cuerpo estatutario de la Entidad con relación al SARLAFT Funciones y responsabilidades del Representante Legal El representante legal, como ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración tiene a su cargo, las siguientes funciones relacionadas con el riesgo de LA/FT: Someter a aprobación del Consejo de Administración, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el Código de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones. Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las políticas aprobadas por el Consejo de Administración. Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT, según la aprobación impartida por el Consejo de Administración. Brindar efectivo y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento. Coordinar y programar los planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigido a todos los empleados de la cooperativa, incluyendo el consejo de administración, la revisoría fiscal y la junta de vigilancia. Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con el SARLAFT y garantizar la confidencialidad de dicha información. Las demás consignadas por la Ley y el cuerpo estatutario de la Entidad con relación al SARLAFT Funciones del Oficial de Cumplimiento Las cooperativas tienen la obligación de designar un oficial de cumplimiento con su respectivo suplente, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con el artículo 98 de la Ley 795 de El Oficial de Cumplimiento y su suplente tendrá como mínimo las siguientes funciones:

23 Página: 23 de 39 Vigilar el cumplimento de todos los aspectos señalados en la ley, en el Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Economía Solidaria de Colombia y los que determine la entidad en el SARLAFT. Participar en el diseño y desarrollo de programas internos de capacitación. Proponer al Consejo de Administración, junto con el representante legal, la actualización y adopción de correctivos del Código de procedimientos y del código de conducta y velar por su divulgación a todos los empleados de la entidad. Reportar a la persona ú órgano designados en el Código, sobre las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los empleados, para que se adopten las medidas a que haya lugar. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa. Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos establecidos en la normatividad, individualmente ó con la instancia designada para el efecto. Mantener actualizados los datos de la entidad y/o empresa con la UIAF Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL, opción reportes estadísticos. Presentar personalmente informes trimestrales al Consejo de Administración en el cual trate por lo menos los aspectos señalados en la normatividad vigente Funciones de la Revisoría Fiscal De conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio, a la Revisoría Fiscal le corresponde, entre otros deberes, velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades, en consecuencia dicho órgano deberá: Deberá establecer los controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT. Presentar un informe trimestral al Consejo de Administración, sobre el resultado de su evaluación relacionado con el cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el SARLAFT. Deberá poner en conocimiento del oficial de cumplimiento las deficiencias e incumplimientos detectados en esta materia. Presentar un informe trimestral a la Superintendencia de Economía Solidaria de Colombia sobre el cumplimiento de los controles de ley, deberá incluir la verificación realizada sobre el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del SARLAFT adoptado por LA COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO. Las demás consignadas por la Ley y el cuerpo estatutario de la Entidad con relación al SARLAFT

24 Página: 24 de Funciones de la Auditoria Interna Si bien el diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de los órganos de administración de cada organización, la auditoria interna o quien haga sus veces, deberán: Incluir dentro de sus procesos de auditoria, un programa específico para verificar el cumplimiento del SARLAFT de cada entidad, basado en los procedimientos de auditoria generalmente aceptados. Informar de los resultados de las evaluaciones al consejo de administración y al oficial de cumplimiento, para que se realicen los análisis correspondientes y se adopten los correctivos necesarios. Las demás consignadas por la Ley y el cuerpo estatutario de la Entidad con relación al SARLAFT Responsabilidades de los empleados. Es responsabilidad de todos los empleados de la Cooperativa dar cumplimiento estricto a los procedimientos establecidos en el presente Código. Los empleados se obligan a implementar todo lo relacionado en este Código al igual que aplicar los procedimientos propios de cada cargo, así como informar cualquier operación que a su criterio y en el desarrollo de sus funciones considere como inusual al oficial de Cumplimiento. Realizar sus labores dentro del concepto de mejor debida diligencia con el fin de evitar que La Cooperativa pueda ser utilizada en la ejecución de operaciones ilícitas, y participar activamente en el proceso de Prevención y control de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Las demás consignadas por la Ley y el cuerpo estatutario de la Entidad con relación al SARLAFT 2.7. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

25 Página: 25 de 39 LA COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CRÉDITO implementará la infraestructura tecnológica necesaria que le permita dar cumplimento con lo establecido en el SARLAFT y se compromete con la mejora de los programas y aplicativos que permitan consolidar la información suministrada y organizara una base de datos con la totalidad de las operaciones reportadas. Para el efecto se apoya en el proveedor del software quien permanentemente recibirá requerimientos para ajustar el sistema y generar los reportes acordes a lo exigido por las normas legales y los requerimientos administrativos que buscan el óptimo control de SARLAFT MECANISMOS Conocimiento del asociado-empleado y proveedor. Se entiende por ASOCIADO la persona natural o jurídica con la que la organización establece y/o mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad financiera. De conformidad con la Ley 454 de 1998, la Cooperativa sólo pueden ofrecer sus servicios financieros a la persona natural o jurídica que ostenta la calidad de asociado; en consecuencia, el concepto de asociado para estas organizaciones se aplicará a los asociados Conocimiento asociado: Se cuenta con un procedimiento de conocimiento del razonablemente para: asociado diseñado

26 Página: 26 de 39 Obtener información completa, clara y exacta en los formatos de conocimiento del asociado, al igual que todos los anexos requeridos, verificar los datos y anexos por él suministrados. Documentar y guardar la información soporte de identificación del asociado y verificar su identidad, de manera que se tenga una certeza razonable de la verdadera identidad del asociado. Obtener información suficiente de acuerdo con el perfil de riesgo del asociado del uso que el asociado pretende hacer del producto y el origen de fondos o destino de los fondos. Proteger a la entidad del riesgo de hacer negocios con cualquier persona (natural o Jurídica) cuya identidad no pueda ser determinada, que se rehúse a proporcionar la información requerida o que haya suministrado información que contenga inconsistencias que no puedan ser resueltas después de una mayor investigación. Ingresar la información del formato de conocimiento del asociado a la aplicación Captura de información de beneficiarios de CDATs en el aplicativo. Sin excepción, al momento de abrir cuentas de ahorro contractual o programado y constituir certificados o en sus respectivas prórrogas, debe registrarse en el sistema toda la información solicitada en pantalla sobre el beneficiario o beneficiarios, con el propósito de lograr uniformidad en la información de Asociados y garantizar un adecuado y suficiente conocimiento de los mismos. Para cualquier vinculación de Asociados por Cuenta de Ahorros Contractuales o Programados y Certificados de Depósitos, se seguirán los pasos definidos en los procedimientos incorporados en los respectivos Manuales de Procedimientos que tenga o llegare a tener la Cooperativa Productos de Colocación Para el estudio de cualquier clase de crédito y basado en el conocimiento que la Cooperativa deben tener del asociado, según su información personal, el volumen de sus transacciones y la actividad que desarrolla, es necesario evaluar que los montos solicitados, destino y plazo, sean coherentes y tengan relación directa con la capacidad financiera del solicitante y con sus necesidades actuales de recursos. Lo anterior con el propósito de que se determine oportunamente, si se trata de créditos que pueden estar destinados a ocultar o facilitar el lavado de dineros provenientes de actividades ilícitas.

27 Página: 27 de Diligenciamiento del formato de conocimiento del asociado llamado en la Cooperativa como Solicitud de Vinculación Persona Natural y/o Jurídica. Todo potencial asociado debe diligenciar, previa a su vinculación, el formato diseñado por la entidad que contiene los campos para recolectar toda la información necesaria para un adecuado conocimiento del asociado y conforme a la normatividad vigente. Los asociados deben diligenciar los formatos de vinculación, en presencia de un(os) funcionario(s) de la entidad autorizado quien deberá dejar constancia de su presencia mediante la imposición de su nombres y apellidos en el formato de vinculación debajo de la firma y huella del asociado. Una vez diligenciado el formato, la persona encargada del procedimiento de conocimiento del asociado debe revisar que se encuentre diligenciado en forma completa, correcta y legible (sin borrones, enmendaduras y tachones). Si algún formato no cumple con los requisitos, la persona encargada solicitará al asociado que lo diligencie nuevamente. La persona encargada del procedimiento de conocimiento del asociado debe ingresar los datos suministrados por el asociado al aplicativo, sin realizar omisiones y/o modificaciones de la misma. De la entrevista que se realice al potencial asociado, deberá dejarse constancia en el mismo formulario indicando el funcionario que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó y cualquier anotación relevante sobre sus resultados. La Cooperativa no podrá iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial asociado mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntados los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo. La organización deberá realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar por lo menos una vez al año, los datos suministrados en el formulario de vinculación del asociado, que por su naturaleza puedan variar. Para tal propósito deberá informar al asociado de la obligación de actualizar sus datos, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos. Documentos anexos al formato de vinculación: Anexo al formato de vinculación, el potencial asociado debe entregar fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% con firma y huella legibles y los documentos anexos que llegasen a requerirse Verificación en las listas restrictivas

28 Página: 28 de 39 Previa vinculación de todo potencial asociado, al momento en que la persona encargada, al ingresar la identificación de las personas naturales y/o jurídicas en el sistema, se realizará validación automática y en caso de que encuentre alguna coincidencia exacta, el procedimiento de vinculación se restringe y en consecuencia el funcionario deberá solicitar a la Unidad de Cumplimiento revisar el caso Actualización de información. Dado que los servicios de ahorro y crédito varían en tiempo vigencia, la actualización se realizará anualmente o cada vez que se requiera un servicio. Se procederá a diligenciar la información de conocimiento del asociado y se aplicarán actividades de confirmación. La información de cada uno de los asociados, se mantendrá actualizada en el sistema Verificación de asociados existentes. Los procedimientos tienen disposición para garantizar que todos los asociados existentes (beneficiarios), sean verificados contra las listas restrictivas en forma periódica, de acuerdo con los riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo que presentan PEP (Persona Públicamente Expuesta). Una persona públicamente expuesta es aquella que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas, maneja recursos públicos o goza de reconocimiento público. También se considera PEP a los miembros de la familia o asociados cercanos a los PEP. Clasificación de las personas públicamente expuestas PEP s: Personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos: Son aquellos que se encuentren en el nivel directivo como el Presidente de la República, los Ministros, Rectores y Vicerrectores de Universidades e Institutos de Estudios, Directores Generales y Subdirectores de Superintendencias, Ministerios, Departamentos Administrativos, Escuelas e Institutos, Jefes, Directores Generales, Subjefes o Subdirectores de Departamento o Instituciones Universitarias, Presidentes, Vicepresidentes, Gerentes, Subgerentes, Subdirectores y Jefes de Establecimientos Públicos, Secretarios Generales y Miembros de Consejos Asesores.