ACTIVIDADES EXTRA CONGRESO

Transcripción

1 XXX Conferencia Interamericana de Contabilidad Punta del Este Uruguay 2013 Opciones de Patrocinio Tipo de Sponsor PLATINO ORO PLATA BRONCE EXHIBIDORES Metros² Inversión USD CRITERIOS DE PATROCINIO Los paquetes de patrocinio se ofrecerán en función de la disponibilidad, respetando el orden de confirmación. Cualquier actividad de marketing no prevista en la presente propuesta de negocios deberá ser presentada para su aprobación al Comité Organizador de la XXX Conferencia Interamericana de Contabilidad a través de la Empresa Personas Asimismo se solicitará a las empresas completar el COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN firmado por el responsable de la compañía. La participación de vuestra empresa en el mencionado evento se considerará CONFIRMADA ÚNICAMENTE con el envío de dicho documento y el respectivo pago establecido. El mismo deberá ser enviado a: Personas Edificio Plaza Mayor, Plaza Independencia 831 of. 803 Montevideo, Uruguay cicuruguay2013@personas.com.uy ACTIVIDADES EXTRA CONGRESO Se solicita a los señores expositores y representantes de las diferentes empresas, tengan a bien informar al Comité Organizador del evento de todo tipo de actividad social o comercial extra congreso que conlleve la presencia de asistentes al mismo durante los días del evento. El comité organizador debe tener conocimiento de estas y ver que no coincidan con ninguna actividad regular del mismo.

2 SPONSOR PLATINO Stand de 15 metros cuadrados Cóctel de apertura o Cena de Clausura El sponsor platino podrá escoger auspiciar en forma exclusiva uno de los dos eventos sociales (apertura o clausura) que se llevarán a cabo durante la conferencia. - Cóctel de apertura: 1ero. de Diciembre Jardines y Terrazas del Hotel Conrad o lobby, según condiciones climáticas. - Cena de clausura: 3 de Diciembre Salón Montecarlo y Punta del Este del Hotel Conrad En estos eventos participan todos los delegados (participantes) de la conferencia, por lo que se estima una participación de más de 800 personas (antecedentes del año 2001, 1800 personas) El auspicio incluye: Proyección de anuncio de 30 segundos esporádicamente, será mencionado el nombre de la empresa durante el evento como auspiciador principal, entrega de 5 invitaciones para ejecutivos de la compañía, así como mención destacada en el programa de la conferencia Patrocinio de publicidad en cartelería (tener en cuenta que el patrocinio será únicamente de los sponsors Platino y Oro) Inclusión de logotipo institucional en el cartel de estrado ubicado (al frente) en la sala en la cual se llevará a cabo la actividad científica. Co- patrocinio de publicidad en cartelería (con sponsor Oro, Plata y Bronce) Inclusión de logotipo institucional en la siguiente cartelería Cartelería de bienvenida a ubicar en lobby del hotel sede Tótems a ubicar en foyer de Centro de Convenciones Co- patrocinio de publicidad en material gráfico y marketing por correo electrónico (con sponsor Oro, Plata y Bronce) Inclusión de logotipo institucional en forma destacada en el siguiente material gráfico: boletines preliminares, afiches, programa oficial. Inclusión de logotipo institucional en forma destacada en marketing por correo electrónico (además de comunicación promocional de la XXX CIC y del IX CEAC a los 6500 socios de CCEU y también a los 21 países integrantes de la Asociación Interamericana) con previo consentimiento del participante. Inclusión de logotipo institucional en página web del evento Entrega de mailing list de participantes que autorizaron entregar sus datos 3 becas de inscripción para asistir a la XXX Conferencia Interamericana de Contabilidad. Publicidad en programa oficial del evento contratapa o retiro de contratapa El espacio incluye la siguiente estructura: Wi fi Paneleria básica Cenefa con el nombre del Patrocinador 1 toma de corriente por stand Iluminación mediante 1 foco por mt. lineal

3 SPONSOR ORO Stand de 12 metros cuadrados Patrocinio de publicidad en cartelería (tener en cuenta que el patrocinio será únicamente de los sponsors Platino y Oro) Inclusión de logotipo institucional en el cartel de estrado ubicado (al frente) en la sala en la cual se llevará a cabo la actividad científica. Co- patrocinio de publicidad en cartelería (con sponsor Oro, Plata y Bronce) Inclusión de logotipo institucional en la siguiente cartelería Cartelería de bienvenida a ubicar en lobby del hotel sede Tótems a ubicar en foyer de Centro de Convenciones Co- patrocinio de publicidad en material gráfico y marketing por correo electrónico (con sponsor Oro, Plata y Bronce) Inclusión de logotipo institucional en forma destacada en el siguiente material gráfico: boletines preliminares, afiches, programa oficial. Inclusión de logotipo institucional en forma destacada en marketing por correo electrónico (además de comunicación promocional de la XXX CIC y del IX CEAC a los 6500 socios de CCEU y también a los 21 países integrantes de la Asociación Interamericana) con previo consentimiento del participante- Inclusión de logotipo institucional en página web del evento Entrega de mailing list de participantes que autorizaron a entregar sus datos. 2 becas de inscripción para asistir a la XXX Conferencia Interamericana de Contabilidad Publicidad en programa oficial del evento página entera Co patrocinador de alguno de los ítems abajo mencionados: 1. Identificación del evento (solaperos) Dichas credenciales serán entregadas a los participantes el primer día del evento al momento de su acreditación. Los costos de dichos materiales serán a cargo del comité organizador. Los modelos serán definidos y realizados con la aprobación del Comité Organizador y la empresa auspiciante Aplicación del logotipo del patrocinador y del evento. Cantidad: Bolsos o carpetas, blocks, lapiceras Dichos materiales serán entregados a los participantes el primer día del evento al momento de su acreditación. Los costos de dichos materiales serán a cargo del comité organizador. Los modelos serán definidos y realizados con la aprobación del Comité Organizador y la empresa auspiciante Aplicación del logotipo del patrocinador y del evento. Cantidad: Grupos de discusión Auspiciante de 1 de los 9 grupos de discusión de las comisiones técnicas. Estos grupos de discusión se llevarán a cabo todos los días. El nombre de la empresa aparecerá como auspiciador en la promoción y/o anuncios que se hagan sobre el grupo de discusión, así como en pantalla dentro del salón seleccionado en el Hotel Conrad. El espacio incluye la siguiente estructura: Wi fi Paneleria básica Cenefa con el nombre del Patrocinador 1 toma de corriente por stand Iluminación mediante 1 foco por mt. lineal

4 SPONSOR PLATA Stand de 9 metros cuadrados Co- patrocinio de publicidad en cartelería (con sponsor Oro, Plata y Bronce) Inclusión de logotipo institucional en la siguiente cartelería Cartelería de bienvenida a ubicar en lobby del hotel sede Tótems a ubicar en foyer de Centro de Convenciones Co- patrocinio de publicidad en material gráfico y marketing por correo electrónico (con sponsor Oro, Plata y Bronce) Inclusión de logotipo institucional en forma destacada en el siguiente material gráfico: boletines preliminares, afiches, programa oficial. Inclusión de logotipo institucional en forma destacada en marketing por correo electrónico (además de comunicación promocional de la XXX CIC y el IX CEAC a los 6500 socios de CCEU y también a los 21 países integrantes de la Asociación Interamericana) con previo consentimiento del participante. Inclusión de logotipo institucional en página web del evento Entrega de mailing list de participantes que autorizaron a entregar sus datos. 1 becas de inscripción para asistir a la XXX Conferencia Interamericana de Contabilidad Publicidad en programa oficial del evento media página Co patrocinador de alguno de los ítems abajo mencionados: 1. Grupos de discusión Auspiciante de 1 de los 9 grupos de discusión de las comisiones técnicas. Estos grupos de discusión se llevarán a cabo todos los días. El nombre de la empresa aparecerá como auspiciador en la promoción y/o anuncios que se hagan sobre el grupo de discusión, así como en pantalla dentro del salón seleccionado en el Hotel Conrad. 2. Cyber café Se destinará un espacio en la exposición comercial para la colocación de un Cyber con tres computadoras, las cuales estarán a disposición de los participantes en forma gratuita para acceder a sus cuentas de correo, internet, etc. Asimismo la empresa patrocinante podrá colocar como fondos de pantalla publicidad de la empresa. El costo de alquiler de dicho equipamiento será de cargo de la empresa. Nota: Los expositores podrán optar por la panelería básica proporcionada por la organización del evento o contratar un armado especial y/o decoración con su empresa de montaje. En ambos casos deberán presentar el diseño a la Empresa Oficial del Montaje ARQUITECTURA PROMOCIONAL quien está al tanto de los requerimientos (carga eléctrica, cableado, etc) del hotel sede antes del 1ero. de noviembre de El espacio incluye la siguiente estructura: Wi fi Paneleria básica Cenefa con el nombre del Patrocinador 1 toma de corriente por stand Iluminación mediante 1 foco por mt. lineal

5 SPONSOR BRONCE Stand de 6 metros cuadrados Co- patrocinio de publicidad en cartelería (con sponsor Oro, Plata y Bronce) Inclusión de logotipo institucional en la siguiente cartelería Cartelería de bienvenida a ubicar en lobby del hotel sede Tótems a ubicar en foyer de Centro de Convenciones Co- patrocinio de publicidad en material gráfico y marketing por correo electrónico (con sponsor Oro, Plata y Bronce) Inclusión de logotipo institucional en forma destacada en el siguiente material gráfico: boletines preliminares, afiches, programa oficial. Inclusión de logotipo institucional en forma destacada en marketing por correo electrónico (además de comunicación promocional de la XXX CIC y el IX CEAC a los 6500 socios de CCEU y también a los 21 países integrantes de la Asociación Interamericana) con previo consentimiento del participante. Inclusión de logotipo institucional en página web del evento Entrega de mailing list de participantes que autorizaron a entregar sus datos. 1 beca de inscripción para asistir a la XXX Conferencia Interamericana de Contabilidad Publicidad en programa oficial del evento PIE DE PAGINA El espacio incluye la siguiente estructura: Wi fi Paneleria básica Cenefa con el nombre del Patrocinador 1 toma de corriente por stand Iluminación mediante 1 foco por mt. lineal EXHIBIDORES Stand de 4 metros cuadrados El espacio incluye la siguiente estructura: Wi fi Paneleria básica Cenefa con el nombre del Patrocinador 1 toma de corriente por stand Iluminación mediante 1 foco por mt. lineal Mención en el material de auspicio.

6 OTRAS OPCIONES DE COLABORACION - CAFETERIA - El costo es de U$S cada coffee break.podran colocar decoración, señaladores, banners como difusión durante ese espacio de tiempo. - GRUPOS DE DISCUSION Este producto se enfoca a los sponsors interesados en la temática en discusión, pudiendo elegir el de su preferencia. - El costo es de USD por el espacio de 2 días. - BANNERS - El costo es de USD 800 y serán colocados dentro de la exposición comercial. - ESTÁTICA EN LAS SALAS - Durante los intervalos de la actividad científica se proyectara en la pantalla diapo con logo del sponsor. El costo es de USD por día OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR No subarrendar, total ni parcialmente, el (los) stand(s), ni cederlo(s), salvo autorización expresa y por escrito del COMITE ORGANIZADOR LOCAL. Asumir el costo de decoración, ambientación y del stand en caso de no poseer uno propio como asi los servicios adicionales solicitados. No superar los 2,40 metros de altura en el diseño en la ambientación de su stand. Si el proyecto del stand prevee alturas mayores, el mismo deberá ser presentado a la empresa de montaje Arquitectura Promocional para su aprobación vía mail en escala 1.50 Reintegrar los elementos que le hayan sido suministrados en el estado en que los recibió. En caso de roturas o extravíos los materiales serán cobrados directamente al expositor responsable. Ocupar sólo el área que corresponde al espacio adquirido, no podrán ocupar pasillos, entradas, pasajes, ni ningún tipo de acceso o circulación del público con publicidad, objetos o muebles sin previa autorización del COMITE ORGANIZADOR LOCAL. Tampoco podrá destinar el área de su espacio como corredor de paso para los asistentes, desvirtuando de esta manera el recorrido establecido por el COMITE ORGANIZADOR LOCAL. Los expositores no podrán clavar, pintar, marcar, aplicar laca, adhesivo o cualquier otro recubrimiento en los pisos, paredes, columnas y estructura de los stands ni del recinto. Las alfombras u otro tipo de revestimiento se deberán aplicar sobre tarima y no directamente al piso. No modificar las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas o de iluminación. Retirar todos los elementos de su stand al finalizar el evento, el día 02 diciembre a partir de la hora 21. Es de estricta obligación que el personal del stand esté presente durante los días del evento, desde el montaje hasta el desmontaje. La persona que atenderá el stand debe portar permanentemente la acreditación que así lo identifique para ingresar a las diferentes áreas del evento, y trasladarse dentro de sus instalaciones En los stands no está permitido vender elementos, artículos, alimentos ni.bebidas. Las empresas interesadas en invitar a los participantes con alimentos & bebidas en sus stands podrán ofrecer productos que no compitan con el servicio de cafetería (café, te, leche, jugos, pasteleria). FECHAS Y HORARIOS DEL EVENTO La Exposición Comercial abrirá el día 30 de noviembre a la hora El EXPOSITOR velará por el cumplimiento en los horarios de apertura y cierre que se indicarán en el Programa del evento.

7 FECHAS IMPORTANTES: MONTAJE: Las empresas podrán ingresar al Hotel Conrad (sector proveedores) para decorar o montar sus stands a partir del día: 29 de noviembre de 2013, de hrs a hrs. DESMONTAJE: Una vez finalizado el evento, el desmontaje se podrá realizar a partir del 02 de diciembre a las hrs al 03 de diciembre a las hrs. Se podrá desmontar durante la noche. Las empresas deberán retirar sus materiales y equipamiento, dejando el stand vacío y en las mismas condiciones en que lo recibieron. Pasado dicho horario, el COMITE ORGANIZADOR LOCAL, LA EMPRESA DE LOGISTICA PERSONAS Y EL HOTEL CONRAD, no se responsabilizarán por los materiales y equipamientos. POLÍTICA DE CANCELACIÓN La decisión de cancelación deberá ser dirigida por escrito al COMITE ORGANIZADOR LOCAL Y LA EMPRESA DE LOGISTICA PERSONAS, cicuruguay2013@personas.com.uy y las siguientes condiciones se aplicarán: Habrá una pena del 30% del precio, más gastos, para cancelaciones anteriores al 31/08/2013. Cancelaciones posteriores a dicha fecha pierden íntegramente el precio abonado. RECOMENDACIONES Se aconseja a los EXPOSITORES contratar pólizas de seguro propias, dado que los seguros contratados por el COMITE ORGANIZADOR LOCAL no cubren daños o perjuicios que sufran personas o bienes durante su permanencia en la Exposición Comercial. Durante la XXX Conferencia Interamericana de Contabilidad, equipos como laptops y proyectores multimedia deben tener candados de seguridad. Sugerimos retirar las laptops por la noche y otros objetos de valor. El COMITE ORGANIZADOR LOCAL no entrega pases de cortesía para que las empresas expositoras inviten clientes, la Exposición Comercial está dirigida, y es visitada, únicamente por los participantes Todos los proyectos decorativos deben ser remitidos a la empresa de montaje Arquitectura Promocional para la aprobación de los mismos en forma conjunta con el COMITÉ ORGANIZADOR LOCAL Y LA EMPRESA DE LOGISTICA PERSONAS. Ante cualquier consulta o solicitud especial para su stand por favor contactar con el responsable de la empresa oficial proveedora de las estructuras básicas de los stands:

8 COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN La participación de vuestra empresa en el mencionado evento se considera CONFIRMADA ÚNICAMENTE con el envío de este documento (Compromiso de Participación) y el respectivo pago establecido. Favor completar los datos enunciados a continuación y enviar a Secretaría de Personas (Plaza Independencia 831, piso 8, oficina 803, cicuruguay2013@personas.com.uy, fax: La empresa contratante tiene conocimiento que tiene derecho solo al espacio físico, y que la estructura del mismo estará a cargo de ella, en caso de poseer stand propio podrá llevarlo siempre y cuando cumpla con las medidas adquiridas contratadas. En caso que la empresa desee contratar a la empresa de montaje oficial de la Conferencia, deberá enviar el diseño a la misma, para ser presupuestado, y si ya posee un stand foto para tener conocimiento de la estructura que utilizara. La coordinación tanto para solicitud de creación de diseño, presupuesto, como así necesidades de equipamiento Deberán ser enviados a Arquitectura Promocional, si la empresa contratante no posee su propio armador. Nombre de la empresa

9 Razón social de la empresa Nombre y apellido del representante de la empresa Dirección Teléfono de contacto Fax Correo electrónico Confirmación de participación Sponsor Importe a pagar Disponibilidad (marque con una X) () Sponsor Platino USD () Sponsor Oro USD () Sponsor Plata USD () Sponsor Bronce USD () Exhibidores USD Fechas de pago: 50% a la firma del compromiso. 50% antes del 15 noviembre FORMAS DE PAGO: Efectivo: Colegio de Contadores, Economistas y Administradores del Uruguay De 12 a 20 horas en Av. Libertador 1670, 3er. Piso. Transferencia bancaria: BROU Agencia Centro. Dirección: 18 de Julio Montevideo Uruguay. Titular de la Cuenta; Colegio de Contadores Economistas y Administradores del Uruguay. Número de Cuenta: Caja de Ahorros en dólares Nº SWIFT: BROUUYMM. ABBA :

10 Por empresa auspiciante Firma Aclaración