CANALIZACIÓN DE SOLICITUDES

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1 GUÍA PARA PRESENTAR SOLICITUDES DURANTE LA EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA BECA OTORGADA POR LA SENESCYT Y ADMINISTRADA POR EL IECE CONVOCATORIAS DE BECAS 2011 Y SIGUIENTES I. INTRODUCCIÓN El presente documento tiene por objetivo orientar a los becarios para una correcta canalización de sus solicitudes que se presenten ante el Comité de Becas Nacional o Comité de Becas Regional, con respecto a requerimientos realizados por los becarios, en razón de la ejecución de su contrato de beca. II. TIPOS DE SOLICITUDES Un becario podrá solicitar al Comité de Becas Nacional o al Comité de Becas Regional lo siguiente: CANALIZACIÓN DE SOLICITUDES Proceso para Comité Nacional Solicitud Comité de Becas Nacional Documentos de respaldo Informe técnico del analista Cambio de Universidad Cambio de programa de estudios Cambio de presupuesto Ampliación de tiempo de beca Cambio de responsables solidarios Suspensión temporal o definitiva Prórroga de inicio de compensación Proceso para Comité Regional Solicitud Documentos de respaldo Informe técnico del analista Comités Regionales / Gerencias Regionales Redistribución de turnos Cambio de universidad o programa de adjudicatarios Todas las solicitudes, dependiendo del caso solicitado, deberán ser sometidas a conocimiento y posterior aprobación de la instancia pertinente, de acuerdo a lo detallado en el cuadro anterior.

2 III. PROCESO DE CANALIZACIÓN DE SOLICITUDES III.1. ENTREGA DE DOCUMENTOS POR PARTE DEL BECARIO El becario deberá entregar a su analista los siguientes documentos: A) Formulario de Solicitud (Anexo 1) B) Documentación de Respaldo (dependiendo del tipo de solicitud) a. Cartas de la universidad/tutor b. Certificados académicos c. Certificados médicos (de instituciones públicas del Ecuador que incluyan diagnóstico y pronóstico médico, mínimo 2) d. Los demás que se consideren necesarios o se soliciten por parte del analista de becas. III.2. PROCESO DE LOS ANALISTAS DE BECAS DEL IECE A) El analista receptará la información física o digital que remita el becario e incluirá las observaciones pertinentes en el formulario de solicitud presentado. B) Se analizará la solicitud del becario y los documentos de respaldo que se adjunten, en caso de requerirse mayor información, se solicitará inmediatamente al becario a través de correo electrónico para que sea respondido por la misma vía. C) Una vez completada la información el analista elaborará un Informe Técnico que será sometido a revisión y aprobación antes de ser puesto en conocimiento del CEB o de la SFCB de la SENESCYT. D) Una vez que el Comité Nacional o Regional hayan resuelto sobre el caso, notificará a los analistas a través de un acta u oficio, que será el documento de respaldo para elaborar los instrumentos legales correspondientes en base a la solicitud realizada por el becario. E) El analista notificará vía correo electrónico u oficio al becario sobre la resolución. Línea de Tiempo analistas de becas del IECE: 6 días. Recepción y revisión de documentos Elaboración de informe técnico Envío informe técnico a la Senescyt Tiempo de ejecución 1 día laborable 3 días

3 III.3. PROCESO DE CONOCIMIENTO Y APROBACIÓN DEL COMITÉ DE BECAS NACIONAL A) El Comité Nacional analizará el caso en sesión ordinaria. B) La resolución del Comité Nacional será plasmada en un Acta, la misma que será puesta en conocimiento de los analistas en los 7 días hábiles posteriores a la reunión del Comité. Línea de Tiempo Resolución sobre solicitudes Comité Ejecutivo de Becas: 1. Recepción de documentación para conocimiento del CEB (Se reune cada 15 días) Reunión ordinaria del CEB Analistas a becarios Elaboración de instrumentos legales Tiempo de ejecución 1 día laborable 7 días III.4. PROCESO DE CONOCIMIENTO Y APROBACIÓN DE COMITÉ DE BECAS REGIONAL A) Comité de Becas Regional analizará la solicitud del becario y sus documentos de respaldo. B) La resolución será plasmada en un oficio, el mismo que será puesta en conocimiento de los analistas en los 7 días hábiles posteriores a la entrega de la solicitud. Línea de Tiempo Resolución sobre solicitudes Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas: 10 días. Envío de dicumentación para conocimiento de SFCB Analistas a Becarios Elaboración de instrumentos legales Tiempo de ejecución 5 días 1 día laborable

4 DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA PROCESOS ESPECÍFICOS A) Revisión/Aumento de presupuesto/reasignación de Rubros Carta o certificado emitido por el centro de Estudios que justifique el aumento de matrícula. Facturas o comprobantes de pago del rubro sobre el cual se solicita aumento. Presupuesto propuesto. B) Ampliación de tiempo de estudios Carta o certificado emitido por el centro de Estudios que justifique el incremento de tiempo (en caso de que aplique el costo adicional a ser financiado debidamente certificado por la universidad). Anexo para solicitudes de aumento de presupuesto, en caso de que la ampliación requiera financiamiento. C) Prórroga de inicio de período de compensación Carta de aceptación a un nuevo programa de estudios de nivel superior, en caso de que la prórroga responda a motivaciones académicas. Respaldos que indiquen que el becario se encuentra en el país realizando los trámites respectivos para el inicio del período de compensación, en caso de que la prórroga responda al inicio de la compensación: a. Récord migratorio o copia del pasaporte b. Mecanizado del IESS o copia del RUC c. Certificados laborales

5 D) Suspensión temporal o definitiva de beca Certificados médicos (de instituciones públicas del Ecuador que incluyan diagnóstico y pronóstico médico, mínimo 2). Certificados académicos que indiquen el estado del becario en el centro de estudios al momento de la solicitud. Certificado del centro de estudios que respalde la suspensión temporal o definitiva de estudios. E) Cambio de universidad Carta de aceptación a un nuevo centro de estudios (debe adjuntarse una certificación en caso de que la nueva universidad reconozca los créditos realizados en la anterior universidad, de ser el caso). Certificados académicos que indiquen el estado del becario en el centro de estudios para el cual se le otorgó la beca al momento de la solicitud. F) Cambio de programa de estudios dentro de la misma convocatoria de becas Carta de aceptación a un nuevo programa de estudios, con los costos y duración del nuevo programa. Certificados académicos que indiquen el estado del becario en el centro de estudios para el cual se le otorgó la beca al momento de la solicitud. G) Cambio de responsables solidarios Copia de cédula y papeleta de votación de los actuales responsables solidarios. Copia de cédula y papeleta de votación de los nuevos responsables solidarios.

6 ANEXO 1 - FORMULARIO DE SOLICITUD DEL BECARIO Llenar los espacios que se encuentran en negrita Señores COMITÉ EJECUTIVO DE BECAS DE LA SENESCYT / SUBSECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS DE LA SENESCYT Presente.- Ciudad, día de mes de año Yo, Nombres y Apellidos completos, con Cédula de Identidad No , becario del programa Nombre del Programa de Becas solicito (indicar solicitud). Tipo de solicitud Revisión / Aumento de presupuesto / Reasignación de rubros Amplicación de tiempo de estudios Prórroga de inicio de compensación Suspensión temporal de beca Suspensión definitiva de beca Cambio de universidad Cambio de programa de estudios Cambio de responsables solidarios Otros (indicar) Con financiamiento Si No Motivaciones: - Mencionar las motivaciones de tipo académico - Mencionar las motivaciones de tipo financiero - Mencionar las motivaciones de tipo personal o de fuerza mayor Antecedentes: - Mencionar antecedentes académicos - Mencionar antecedentes financieros - En caso de solicitar aumento de presupuesto, indicar el monto de presupuesto actualmente vigente Documentos de Respaldo: - Indicar los documentos de respaldo académicos que se adjuntan a la solicitud - Indicar los documentos de respaldo financieros que se adjuntan a la solicitud - Indicar los documentos de respaldo adicionales (certificados médicos, facturas, etc) Atentamente, Firma, Nombres y Apellidos completos