PLAN DE ORGANIZACIÓN Diseño y Elaboración de Manuales de Organización, Parte A Estructura Organizativa (Instructivo para su Elaboración)

Transcripción

1 PLAN DE ORGANIZACIÓN Diseño y Elaboración de Manuales de Organización, Parte A Estructura Organizativa (Instructivo para su Elaboración) Maracay, Septiembre 2014

2 OBJETIVO: Determinar los Lineamientos Técnicos y Metodológicos para el diseño y elaboración de los Manuales de Organización Parte A Estructura Organizativa por parte de las Secretarías Sectoriales y Direcciones de línea, con la finalidad de lograr la uniformidad y estandarización de las estructuras organizativas a nivel de todo el espectro organizacional del Gobierno Bolivariano de Aragua. ALCANCE: El diseño y elaboración de los Manuales de Organización parte A Estructura Organizativa, comienza con el acatamiento de las indicaciones contenidas en el presente instructivo, descripción de los conceptos de las diferentes secciones (Parte Introductoria y Estructura Organizativa), definición de los objetivos de cada una de las unidades que conforman la estructura al igual que las funciones estratégicas, generales y específicas; hasta la revisión a nivel gramatical y de sintaxis por parte de la máxima autoridad del Órgano (Secretarías Sectoriales y Direcciones de líneas) y posterior remisión del trabajo a la Dirección de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión para su revisión técnica, estudio, análisis y posterior aprobación.

3 INSTRUCCIONES: VER PÁGINAS 1. Describa la denominación de la Secretaría Sectorial o Dirección de línea que realizará el trabajo; en la parte inferior del logo del Gobierno Bolivariano de Aragua. 2. Indique al pie de la página mes y año en que se culmine y se haga entrega del trabajo (Centrado). Pág. 1/14 1. Aspectos a desarrollar en las diferentes secciones que conforman la Parte Introductoria y Estructura Organizativa del Manual IMPORTANTE: Parte Introductoria: a) Sección III, compilar e indicar las Leyes Nacionales y Regionales vinculantes con la elaboración del Manual. b) Sección VI, en el caso de no tener definida la Misión y la Visión de la Secretaría Sectorial o Dirección de línea, proceder a su redacción, tomando como base el documento Constitutivo o Decreto de Creación. Ver Anexo 1: Filosofía de Gestión (Misión y Visión) Estructura Organizativa 2. En la parte superior derecha del formato indique la sección en números romanos y el número de página que corresponda en números arábigos. 3. En la parte inferior del formato; indique la denominación del Órgano, fecha de culminación y entrega del trabajo (debe incluirse en todas Pág. 2/14:

4 1. Describa la denominación de la Secretaría Sectorial o Dirección de línea que realizara el trabajo; en la parte inferior del logo del Gobierno Bolivariano de Aragua. 2. Indique al pie de la página mes y año en que se culmine y se haga entrega del trabajo (Centrado). VER PÁGINAS Pág. 3/14: Señalar el número de páginas que conforman el desarrollo de cada una de las secciones; Ejemplo: En el caso de que una sección esté conformada por cuatro páginas indique 1/4 y así sucesivamente. Pág. 4/14: Defina en forma clara y sencilla la Introducción del Manual, la cual debe considerar los siguientes aspectos: - Denominación del Órgano - Finalidad del Manual - Justificación Pág. 5/14: 1. Describa la denominación de la Secretaría Sectorial o Dirección de línea que realizara el trabajo; en la parte inferior del logo del Gobierno Bolivariano de Aragua. 2. Indique al pie de la página mes y año en que se culmine y se haga entrega del trabajo (Centrado). Pág. 6/14: 1. Señalar el número de páginas que conforman el desarrollo de cada una de las secciones; Ejemplo: - En el caso de que una sección esté conformada por cuatro páginas indique 1/4 y así sucesivamente. 2. Sección I, Introducción: Ver modelo anexo n 2 Pág. 7/14:

5 1. Inserte el Organigrama Estructural General correspondiente a su Secretaría Sectorial o Dirección de línea remitido por la Dirección de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión. VER PÁGINAS Pág.8/14: Modelo de Formato para utilizar durante el desarrollo de todo el Manual, excluyendo las páginas donde se define la descripción de las unidades. Pág. 9/14: 1. Definir las secciones de acuerdo a las unidades reflejadas en el Organigrama Estructural General. 2. Señale la denominación de las unidades 3. Señalar el número de páginas que conforman el desarrollo de cada una de las secciones; Ejemplo: - En el caso de que una sección esté conformada por cuatro páginas: indique 1/4 y así sucesivamente. 4. Utilice el Modelo anexo. Pág. 10/14: Pág. 11/14: Inserte el Organigrama Especifico correspondiente a cada Unidad Organizativa de su Secretaría Sectorial o Dirección de línea en la medida en la que se desarrollen cada una de las unidades que conforman la Estructura Organizativa. Pag.12/14: 1. Descripción de la Unidad: Señale la denominación de la Unidad, naturaleza, adscripción, unidades y áreas de trabajo que estén bajo relación de dependencia de la unidad principal. IMPORTANTE: Al momento de hacerles entrega del Informe Técnico correspondiente a cada Secretaría Sectorial o Dirección de línea se anexaran ejemplos al respecto. Pág. 13/14:

6 2. Describa el Objetivo, la Función Estratégica (en caso de que corresponda), Específicas y Generales. IMPORTANTE: Las funciones específicas corresponden al Objetivo de cada unidad y las Generales al Marco Jurídico relacionado con el cumplimiento de Leyes, Reglamentos y Decretos por parte de las Instituciones Públicas. VER PÁGINAS Pág. 13/14: Describa las funciones que correspondan (Específicas o Generales). Pág. 14/14: RECOMENDACIONES 1. Redacte los Objetivos y las funciones utilizando tiempo de verbos en infinitivo, no utilizar más de tres por cada una de ellas. 2. Evite la redundancia en la redacción. 3. Utilice diccionario de Antónimos y Sinónimos con la finalidad de facilitar la redacción. 4. Utilice los conectores adecuados en la redacción. 5. Tome en cuenta la sintaxis al momento de redactar.

7 1/16 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, Estructura Organizativa Maracay

8 2/14 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ÍNDICE GENERAL I INTRODUCCIÓN CONTENIDO PARTE INTRODUCTORIA II III IV PROPÓSITO Y ALCANCE DEL MANUAL MARCO LEGAL OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS DE LA SECRETARÍA O DIRECCIÓN V VI VII MISIÓN Y VISIÓN DEL GOBIERNO BOLIVARIANO DE ARAGUA MISIÓN Y VISIÓN DE LA SECRETARÍA O DIRECCIÓN DECRETO DE CREACIÓN Y/O ACTA CONSTITUTIVA DE LA SECRETARÍA O DIRECCIÓN ESTRUCTURA ORGANIZATIVA I II III IV INTRODUCCIÓN ORGANIGRAMA GENERAL ESTRUCTURAL ÍNDICE DE LAS UNIDADES UNIDADES ORGANIZATIVAS - Organigramas Específicos. - Descripción de las Unidades. - Objetivos. - Funciones: Estratégicas, Especificas y Generales

9 3/14 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, (Parte Introductoria) Maracay

10 4/14 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, PARTE INTRODUCTORIA CONTENIDO PÁGINAS I INTRODUCCIÓN II PROPÓSITO Y ALCANCE DEL MANUAL III IV V VI VII MARCO LEGAL OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS DE LA SECRETARÍA O DIRECCIÓN MISIÓN Y VISIÓN DEL GOBIERNO BOLIVARIANO DE ARAGUA MISIÓN Y VISIÓN DE LA SECRETARÍA O DIRECCIÓN DECRETO DE CREACIÓN Y/O ACTA CONSTITUTIVA DE LA SECRETARÍA O DIRECCIÓN

11 5/14 PARTE INTRODUCTORIA INTRODUCCIÓN

12 6/14 (Estructura Organizativa) Maracay

13 7/14 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, ESTRUCTURA ORGANIZATIVA CONTENIDO PÁGINAS I INTRODUCCIÓN II III ORGANIGRAMA GENERAL ESTRUCTURAL ÍNDICE DE LAS UNIDADES UNIDADES ORGANIZATIVAS: - Organigramas Específicos. IV - Descripción de las Unidades. - Objetivos. - Funciones: Estratégicas, Especificas y Generales

14 8/14 EJEMPLO DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL DESPACHO DEL GOBERNADOR SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO NIVEL EJECUTIVO SECRETARÍA SECTORIAL DEL PODER POPULAR PARA LA HACIENDA, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DESPACHO /// /// SECRETARIA EJECUTIVA NIVEL DE APOYO Ó DE STAFF OFICINA DE ASESORÍA LEGAL OFICINA DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA NIVEL MEDULAR Ó SUSTANTIVO COORDINACIÓN GENERAL SERVICIO TRIBUTARIO DE ARAGUA (SETA) OFICINA ESTADAL DEL TESORO OFICINA DE CONTABILIDAD PÚBLICA COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUMINISTROS Y PROCURAS ARAGUA S.A. (SUPRARAGUA) FUENTE: Propuesta de Estructura formulada por la Secretaría Sectorial del Poder Popular Para Hacienda, Administración y Finanzas, Aprobada por el Despacho del Gobernador en fecha REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DE ARAGUA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA AÑO 2014 UNIDAD: SECRETARÍA SECTORIAL DEL PODER POPULAR PARA LA HACIENDA, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL

15 9/14 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

16 10/14 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DENOMINACIÓN PÁGINAS

17 11/14 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD UNIDADES ORGANIZATIVAS - Organigramas Específicos. - Descripción de las Unidades. - Objetivos. - Funciones: Estratégicas, Especificas y Generales

18 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 12/14 EJEMPLO DE ORGANIGRAMA ESPECIFICA DESPACHO DEL GOBERNADOR SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO SECRETARÍA SECTORIAL DEL PODER POPULAR PARA LA HACIENDA, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DESPACHO I I SERVICIO TRIBUTARIO DE ARAGUA SETA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES SUMINISTROS Y PROCURAS ARAGUA, S.A. (SUPRARAGUAS) SECRETARÍA EJECUTIVA OFICINA DE ASESORIA LEGAL OFICINA DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO COORDINACIÓN GENERAL REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DE ARAGUA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA AÑO: 2014 UNIDAD: DESPACHO DE LA SECRETARIA SECTORIAL DEL PODER POPULAR PARA LA HACIENDA, ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-DESPACHO NIVEL EJECUTIVO

19 13/14 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Denominación: Naturaleza: Adscripción: EJEMPLO DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DEPENDENCIAS SUBALTERNAS: OBJETIVO: FUNCIONES: ESTRATÉGICA: ESPECIFICAS: GENERALES:

20 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 14/14 INDIQUE LA DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD

21 ANEXO N 1 FILOSOFIA DE GESTIÓN: MISIÓN-VISIÓN La filosofía de gestión se establece a través de los elementos estratégicos que tipifican y determinan la dirección de la Secretaria Sectorial o la Dirección de línea, básicamente tenemos: visión, misión, políticas, objetivos, estrategias y valores. MISIÓN La misión expresa el propósito general o razón de ser de la Secretaria Sectorial y/o Dirección de Línea, el cual enuncia a qué usuarios sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de servicio ofrece y en general, cuál es su ámbito de acción. La misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas. Conforme a esto último, el Art. 26 de la LOAP establece: Principio de la competencia Toda competencia atribuida a los órganos y entes de la Administración Pública será de obligatorio cumplimiento y ejercida bajo las condiciones, límites y procedimientos establecidos; será irrenunciable, indelegable, improrrogable y no podrá ser relajada por convención alguna, salvo los casos expresamente previstos en las leyes y demás actos normativos. Toda actividad realizada por un órgano o ente manifiestamente incompetente, o usurpada por quien carece de autoridad pública, es nula y sus efectos se tendrán por inexistentes. Quienes dicten dichos actos, serán responsables conforme a la ley, sin que les sirva de excusa órdenes superiores.

22 En este sentido, la Misión de la Secretaria Sectorial o de la Dirección de línea debe estar en función de las competencias que le han sido asignadas en el instrumento jurídico de creación, y puede construirse tomando en cuenta las siguientes preguntas: Quiénes somos? = Identidad, legitimidad Qué buscamos? = Propósitos de la Secretaria Sectorial Por qué lo hacemos? = Valores, principios, motivaciones Para quienes trabajamos? = Ciudadanos Por otro lado, en cuanto a su redacción se deben usar verbos que expresen claramente las acciones a llevar a cabo por la Secretaria Sectorial o Dirección de línea para ejecutar las competencias asignadas en el marco jurídico vigente, por Ej.: proteger, realizar, ejercer la rectoría, construir, transportar, etc. VISIÓN La visión define y describe la situación futura que desea alcanzar la institución en un espacio de tiempo determinado, teniendo como propósito guiar, controlar y alentar a la Secretaria Sectorial o Dirección de línea en su conjunto a fin de alcanzar el estado deseable de la organización. En otras palabras la visión establece el horizonte hasta dónde quiere llegar la organización en el futuro. Para la construcción de la visión se debe responder a las interrogantes cuál es la aspiración futura de la Secretaria Sectorial o de la Dirección? Expresa al futuro deseado de la Secretaria Sectorial o Dirección de acuerdo al marco legal y el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación? Expresa las competencias requeridas para su funcionamiento? Expresa los principios o valores de funcionamiento? Por otro lado, la visión en cuanto a la imagen-objetivo de la institución, debe reflejar la naturaleza y principios de cooperación interinstitucional, servicio al colectivo social y creación de valor público de una filosofía de gestión

23 pública, en privilegio sobre los principios de libre competencia y maximización de rentabilidad que caracteriza la filosofía de gestión privada. Los organismos públicos, deben atender las demandas sociales y colectivas que le competen, así como colaborar y coadyuvar a otros tanto estadales como municipales, en la persecución de una sociedad justa, la promoción de la prosperidad y bienestar del pueblo y el cumplimiento de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución En este sentido, la redacción de la Visión se debe hacer en términos más bien existenciales con verbos (simples o compuestos), tales como: llegar a ser, ser, lograr, sobresalir, etc.

24 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA INDIQUE LA DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ANEXO N 2 : EJEMPLO A TITULO ILUSTRATIVO: INTRODUCCIÓN La estructura organizativa de la XXXXX, representa la plataforma de sustanciación sobre el cual se desenvuelve una institución, pública o privada, además nos indica cómo están constituidas sus partes debidamente integradas con el propósito de poder funcionar y lograr sus metas y objetivos. Mediante el presente trabajo se muestra la estructura funcional y orgánica de la XXXXX, donde se representa, mediante el organigrama general estructural y los organigramas específicos, las distintas dependencias administrativas que conforman la Institución, así como los objetivos de cada una de ellas y sus funciones estratégicas, específicas y generales que se deben realizar con el propósito de lograr su objetivo. Su diseño permite introducir fácilmente modificaciones o ajustes que se puedan generar debido a los cambios internos y externos que afecten parte de la estructura organizativa o funcional en las distintas dependencias que integran la XXXXX, con el propósito de que una vez aprobados los cambios en la unidad organizativa involucrada se proceda a su actualización correspondiente.

25 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA El presente manual de organización define la estructura organizativa de manera integral especificando aspectos como: - La división del trabajo y la especialización organizacional. - El principio de jerarquía. - La autoridad, obligación y responsabilidad. - La amplitud operacional y el ámbito de control. Las unidades de staff y de líneas. Enmarcados en las partes estructurales y funcionales de la organización como: - Nivel ejecutivo - Nivel de apoyo técnico y administrativo - Nivel medular o sustantivo eficiente. Con la finalidad de garantizar la fluidez de las operaciones en forma controlada, eficaz y