PROVEEDORES Y PRODUCTOS

Transcripción

1 MENÚ PRINCIPAL C. Menú de Proveedores es la sección del sistema en la que se tendrá la posibilidad de dar de alta, consultar y configurar los diferentes catálogos relacionados con los Proveedores de la empresa (tipos de proveedor, reporte de estado de cuenta, contacto, etc.) e Información de los productos que opera la empresa.

2 C. C.1 Proveedores El catálogo de Proveedores es uno de los principales y primeros catálogos que son necesarios para el Sistema, en este se van a registrar cada uno de los proveedores que por lo menos una vez se le compró un producto o servicio proporcionado. Cabe mencionar que cualquier pago emitido a una persona física o moral por gastos administrativos, es decir cualquier servicio necesario para la operación de la empresa que no sea mercancía de venta, se tiene que dar de alta como proveedor. Para este catálogo es muy importante que se capturen los siguientes datos, de lo contrario el sistema no va a permitir agregar o modificar el registro.

3 DATOS PERSONALES: Nombre, domicilio, colonia, municipio, y estado, si no se tiene el dato puede pones un., De tal forma que se capture un valor. Estos datos son muy importantes porque son fiscales y cuando se generan órdenes de compra estos datos se imprimen en el documento. RFC. Dato fiscal, que se imprime en formatos de documentos fiscales de compra. Este dato tiene un formato que se configura en el parámetro del Sistema Máscara ID Fiscal. Cuando se capture el RFC si es persona Moral se tendrá que dejar un espacio en blanco antes de empezar a capturar. BANCO y CTA CHEQUES: No es obligatorio, se utiliza para la liquidación de la Cuenta X Pagar, si el proveedor tiene una Cuenta de Transferencia de un banco X, cuando se genera la cuenta X pagar, el Sistema determina por default que la forma de liquidación va ser por transferencia con la Cuenta bancaria especificada en el catálogo. Si no tiene valor, el sistema determina por default, que el pago va hacer por cheque, y toma la forma de liquidación de Cheques mas frecuente y que esta parametrizada en el Sistema. TIPO PERSONA: Clave generada en el catálogo de TIPOS DE PERSONAS DE PROVEEDORES, en el que se especifica si el tipo de proveedor es una persona FÍSICA o MORAL, si esta sujeto a RET IVA y % de RET IVA aplicable en él modulo de Ventas y Compras. Es importante mencionar que para que se pueda calcular Retención de IVA en el Módulo de Ventas, el tipo de persona del Proveedor Interno, deber estar configurado como persona SUJETA A RETENCIÓN independientemente si es persona físico o moral. Si el tipo de proveedor no se encuentra en lista al presionar el botón manda a la pantalla de Tipo de Proveedor para dar de alta. PORCENTAJE ISR: Si el concepto de Egreso al que pertenece el producto esta configurado como SUJETO ISR, significa que se va a calcular ISR al generar la orden de compra, y el PORCENTAJE ISR del proveedor, es el factor por el que se va a obtener el valor. AUXILIAR: Es necesario capturar el valor de la cuenta contable del proveedor, sólo si la contabilidad esta activa, recordemos que si el parámetro de Aux Contable Aut es 2, entonces este valor se va a generar automáticamente.

4 Para el caso del auxiliar automático de los proveedores hay dos cuentas predeterminadas, una es para los NACIONALES y la otra para los EXTRANJEROS La cuenta contable va ser utilizada por el proceso de generación de pólizas por compras, para registrar el movimiento referente al proveedor. NACIONALIDAD: Se utiliza en él modulo de Importaciones, para identificar la nacionalidad de la compra de mercancía y gastos de importación, por otro lado si el Proveedor de la Mercancía es EXTRANJERO el Sistema va a controlar el Num. Pedimento en la entrada del Inventario y además no calculara ningún tipo de impuesto. SUJETO CONTROL DE USO IMP/EXP: Se utiliza en el Módulo de Importaciones, si el proveedor esta configurado con SI, entonces el proveedor va aparecer en la lista de proveedores autorizados para controlar pedimentos, en caso de NO, entonces los proveedores no están autorizados para Importar mercancía. ZONAS FISCALES DEL PROVEEDOR: Seleccionar la zona Fiscal a la que pertenece el proveedor ya que esta determina el porcentaje de impuesto a aplicar al producto en una compra. NOTA: Si el proveedor y el producto también son sujetos a retención entonces se aplica la retención de IVA. Si es sujeto a retención se captura lo siguientes datos para la hoja de retención: ID PROVEEDOR APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S)

5 C. C.2 Contactos de Proveedores Se realiza el alta de los contactos relacionados con los proveedores. Indican el nombre del proveedor y posteriormente se capturará la información correspondiente al contacto (nombre, dirección, apellido, ciudad, estado, código postal, teléfono, fecha de nacimiento y correo electrónico) cuenta con una área para que el usuario capture alguna observación o nota si así lo desee.

6 C. C.3 Tipo de Proveedor Se capturan o se visualizan los tipos de proveedor. Este catálogo es muy importante para el catálogo de proveedores ya que en el se especifica si el tipo de proveedor es una persona FÍSICA o MORAL, si esta sujeto a RET IVA y % de RET IVA aplicable en él modulo de Ventas y Compras. TIPO DE PERSONA: Si la persona es Física o Moral se le da un clic dentro del círculo para activar el tipo de persona. SUJETA A RETENCIÓN: Se aplica en la generación de una Orden de Compra y el valor esta asociado con el concepto de egreso asociado al producto, es decir que no todos los proveedores están sujetos a retención de ISR. El valor de este campo se indica con SI, que significa que el proveedor asociado al tipo de proveedor esta sujeto a Retención de ISR y NO, que independientemente que producto este sujeto a Retención no se va a calcular ISR. % RETENCIÓN IVA: Capturar el porcentaje de retención en caso de que el tipo de proveedor este Sujeto a Retención.

7 C. C.4 Directorio de Proveedores Se visualiza y/o imprime el directorio de todos los proveedores que están dados de alta en el sistema, contiene (nombre del proveedor, dirección, fax, teléfono y RFC.). El reporte puede ser exportado a Word o Excel

8 C. C.5 Estado de Cuenta del Proveedor Muestra el estado de cuenta de un Proveedor en una fecha especificada por el usuario. Existen 2 tipos de Reportes: Contable: Reporte que muestra el detalle de Cargos (Facturas Validadas) y Abonos (Pagos, Notas de Crédito, cancelación de Facturas, Gastos por Comprobar, etc.) indicando el saldo del proveedor valuado en moneda nacional con respeto a la fecha del movimiento y el T.C. Oficial o Negociado según sea el caso. Administrativo: La característica principal de este reporte es que se diseña con las características que el proveedor solicite tales como el idioma del texto, etiquetas, orden, moneda, entre otros y este puede estar en Excel, Word o rpt. Se filtra por: Un Proveedor. Todos los proveedores. Rango de Fechas a partir del cual desea ver los movimientos.

9

10 C. C.6 Movimientos Diversos a la Cuenta Corriente del Proveedor Cuenta Corriente: Es una cuenta en la que se deposita o se controla un saldo en contra del proveedor tales como un Anticipo, Notas de Crédito, etc. Y pueden ser afectados cuando el proveedor especifique a que factura se desea aplicar. En esta opción se registran los movimientos que se pueden hacer de forma manual en la cuenta corriente de un proveedor. Para seleccionar un proveedor SIAN le proporciona dos alternativas, seleccionar por consecutivo o la segunda por nombre de proveedor. De cualquier manera al seleccionar una opción automáticamente se llenarán los campos de Saldo en Cuenta Corriente y el consecutivo o nombre según sea el caso. El siguiente paso es seleccionar el tipo de movimiento: Ingreso a la cuenta corriente: Incrementa el saldo en contra del proveedor Egreso a la cuenta corriente: Disminuye el saldo en contra del proveedor Y por ultimo capturar Importe, Referencia y alguna Observación.

11 De clic en el botón para registrar el movimiento. Si algún proveedor no está en la lista se puede dar de alta dando clic en este botón lo llevara al catálogo de Proveedores. y

12 C. C.7 Productos Catálogo principal en la operación del Sistema y de la configuración de éste va a depender prácticamente todos los módulos del Sistema. TIPO DE PRODUCTO: El catálogo permite agregar 4 tipos de productos: ACTIVO, CONSUMIBLE, MERCANCÍA Y SERVICIO, cada uno de estos tiene un trato especial en los diferentes módulos del SISTEMA. ACTIVO: Como su nombre lo dice son todos los Artículos que son propiedad de la empresa y que se registran para la administración de ellos, tales como Depreciación,

13 amortización y Control de unidades, este último se refiere al control de los activos que se utilizan para proporcionar servicios de Renta. Para este tipo de producto el Sistema requiere que se capturen además de los datos principales, la clave de la capa de depreciación y la clave de la clase del catálogo correspondiente, que son utilizados en el módulo de Depreciación. CONSUMIBLES: Productos que no se venden, pero que son necesarios para la operación de la empresa, tales como papelería, artículos de limpieza, etc. Para este tipo de productos existe un módulo especial llamado CONSUMIBLES que va a controlar inventario, consumo, costos, etc. MERCANCIA: Para las empresas de giro comercial, este tipo de productos es indispensable porque de este tipo de productos va depender las ventas e Inventarió de mercancía. SERVICIOS: Todos los Servicios que pueda proporcionar ó requerir la Empresa, tales como Renta de Maquinaría, Mano de Obra, Gastos administrativos, etc., tienen que registrarse como productos de tipo Servicio. Cada producto va a estar clasificado por una CATEGORÍA, una MARCA y un MODELO si lo tiene, estas clasificaciones se dan previamente de alta en sus respectivos catálogos, Estas le van a permitir hacer sus búsquedas de forma más rápida y sencilla en el catálogo de productos, en la captura de pedidos de ventas, compras, remisiones, cotizaciones, etc. Por esta razón es muy importante que se determinen cuidadosamente estos catálogos. Sino no existe la categoría, marca o modelo se da de alta desde esta misma pantalla. Únicamente se presiona que se encuentra a la derecha del combo de selección y mandará a la pantalla del catálogo correspondiente. Cabe mencionar que en la CATEGORÍA se configura los % mínimos de utilidad. UNIDAD DE MEDIDA: Valor importante, sobre todo para los productos de Servicios que muchas veces la unidad de medida va a decir el periodo del servicio que necesariamente

14 deberán ser día, semana, quincena y mes. Si no existe la unidad de medida se da de alta con el botón que lo llevara a la pantalla del catalogo de unidades de medida. TIPO DE MANEJO DE INVENTARIO: Si el producto es de Tipo Mercancía, el sistema asignará por default No Sobrevendible que significa que si no hay existencias en el Inventario no se va a poder facturar y en otro caso Sobrevendible, que se utiliza en los productos de tipo Servicio, esto es porque regularmente los servicios no se compran y además no se controla Inventario. VALUACIÓN DE INVENTARIO: Se utiliza solo en los productos de tipo Mercancía y se refiere al método que se aplicara en los movimientos de inventario (salidas) y así poder determinar el costo de la mercancía, pueden ser: Peps: Primeras Entradas Primeras Salidas Ueps: Ultimas Entradas Primeras Salidas Prom: Promedio CODE: Costo Determinado, se utiliza únicamente en Mercancía Individualizable (con Numero de serie) INDIVIDUALIZABLE: Se utiliza en los productos de tipo Mercancía, y puede tener dos valores; S Significa que se va a controlar Números de Series en el Inventario de Mercancía y que por lo tanto cada que se haga un movto. De inventario va ser necesario indicar No. Serie y el valor N que significa que el inventario no se va a controlar en el ámbito de Números de Serie. EXISTENCIAS MAXIMAS Y MINIMAS: Se utilizan en los productos de tipo Mercancía y van a ayudar al responsable del almacén controlar que se tenga solo lo necesario y evitar perdidas ya sea por almacenaje o por falta de mercancía. ORIGEN: El origen de un producto le va indicar al Sistema la nacionalidad, que para el caso de ser Extranjero y además el tipo del producto es Mercancía, entonces se va a controlar (NO OBLIGATORIO) Número de Pedimento y costos indirectos de Importación en cada movimiento del Inventarío. Para el caso de ser origen Nacional no le permitirá controlar ninguno de estos conceptos.

15 CLASIFICACIÓN ARANCELARIA: Es obligatorio sólo si el producto es Extranjero, y significa la tasa del arancel que el Sistema Aduanal aplica para obtener el Impuesto aduanal para su Importación. Si no existe la clasificación arancelaria se da de alta con el botón que lo llevara a la pantalla del catalogo de clasificaciones. TIPO COMISIÓN: Sólo puede tener 3 valores; MONTO, MARGEN y PORCENTAJE, y sé utiliza para calcular las comisiones por PRODUCTO FACTURADO, para este Reporte no importa que la factura este pagada, la comisión se calcula por producto facturado. VALOR COMISÓN: Va ligado con el TIPO COMISION, y se utiliza en él cálculo de comisiones por producto facturado y se determina: COMISIÓN X MONTO= Suma Cantidad * Valor Comisión COMISIÓN X PORCENTAJE= Suma SubTotal Bruto*(Valor Comisión/100) COMISIÓN X MARGEN= (Suma SubTotal Bruto Suma precio compra Costo Indirecto) * (Valor Comisión/100) CONCEPTO: El concepto es dato muy importante en este catálogo y se refiere a la Clave del concepto de Ingreso o Egreso generado en su catálogo correspondiente. La configuración de este concepto va definir él % IVA, % IMPUESTOS ESPECIALES, si el producto esta sujeto a ISR, sujeto a RET IVA, % RET IVA y TIPOS DE PERSONAS de clientes autorizados para calcular RET IVA, todo esto aplica en la COMPRA Y VENTA de los. Si la contabilidad esta ACTIVA, en el concepto se configura la cuenta contable del producto y los diferentes conceptos mencionados anteriormente. DESCRIPCIONES: Necesarias para indicar el nombre del producto, y son 3: DESCRIPCIÓN CORTA (Cadena de 80 caracteres), con esta se van hacer las búsquedas X producto en los diferentes módulos, así como en los reportes donde hace referencia al producto. DESCRIPCIÓN SINTETICA (Cadena de 255 caracteres) se imprime en documentos como la factura, Notas de crédito, remisiones, contratos, etc. DESCRIPCIÓN LARGA (Block de texto) se utiliza para impresión de pedidos y cotizaciones.

16 NUMERO DE PARTE: Se imprime en varios reportes, además que permite hacer búsqueda del producto por esta clave en varios módulos del Sistema. CODIGO FABRICANTE: Código de barras del fabricante del producto y se utiliza para imprimir etiquetas de código de barras o búsquedas del producto en varios módulos del Sistema MONEDA PRECIO VENTA: Tipo de moneda en que se Vende el Producto. PRECIO DE VENTA DEL PRODUCTO AL PÚBLICO: Este precio es el que tomará el sistema y sobre el cual se aplicarán los descuentos que se deseen hacer. PRECIO VENTA: Precio mínimo de venta del producto MAX PRECIO DE COMPRA Y MAX COSTO INDIRECTO: Se utilizan solo para productos de tipo Mercancía, se modifica automáticamente por el Sistema con base a todos los movimientos de entrada del producto. De estos valores depende para calcular el precio mínimo de venta, significa que el Sistema no va a permitir vender abajo del precio máximo de compra. PRECIOS: Para cualquier tipo de producto es necesario asociar un proveedor y configurar los precios de compra y venta. Cuando un producto se COMPRA, es importante configurar los precios de compra, moneda de los precios, vigencia del precio y clave del proveedor EXTERNO, pero si el producto del proveedor EXTERNO se puede vender es necesario se configure los precios de venta. Cuando el producto también se VENDE, entonces se deberá asociar el PROVEEDOR INTERNO con sus respectivos valores de venta, este registro lo hace automáticamente el Sistema al asociar los valores directamente en el catálogo de productos.

17 PROVEEDOR: Seleccionar el nombre del proveedor. MONEDA: Seleccionar el tipo de moneda en que se compra. PRECIO LISTA: Precio de lista del producto proporcionado por el proveedor. PORCENTAJE: Se especifica el porcentaje de descuento que proporciona el proveedor por la compra del producto en caso de que exista descuento. Cuando se captura el porcentaje automáticamente da el precio de compra PRECIO COMPRA: Precio en el que se compra el producto (precio lista descuento).este precio es el que toma el sistema cuando se realiza el pedido de compra. NUMERO PARTE: Número de Parte del producto que maneja el proveedor, se imprime en varios reportes, además que permite hacer búsqueda del producto por esta clave en varios módulos del Sistema. Es muy importante recalcar que se puede comprar en MN y se VENDE en MEXT, porque los precios los toma del proveedor correspondiente a cada modulo. Por otro lado no se permite capturar un producto en un Pedido de Compra o Venta si la moneda en esta configuración es diferente a la del pedido. COMPUESTOS. Si el producto que se este dando de alta será un producto compuesto, es decir esta formado por más de 1 producto se especifica presionando el botón. Para esto primero es necesario haber capturado ya un producto.

18 El producto compuesto se ocupa en el inventario. Éste es utilizado para componer o descomponer los productos, es decir, en éste módulo usted puede relacionar un producto en base a otros con el inventario o viceversa relacionar varios productos partiendo de un producto. Búsquedas de productos Para realizar una búsqueda de uno o varios productos dentro del catálogo se cuentan con los siguientes filtros. #Producto. Categoría. Marca. Num. parte Producto. Buscar nombres con.

19 C. C.8 Reporte de Movimientos a la Cuenta Corriente Muestra todos los movimientos de ingresos y egresos afectados a la cuenta corriente del Proveedor en una fecha determinada por el usuario. El reporte se puede solicitar por: Todos los Proveedores. Un Proveedor.

20 El reporte muestra la siguiente información: Nombre y no. del Proveedor, fecha, tipo de movimiento, importe, moneda origen, tipo de cambio, referencia, documento, descripción y usuario.

21

22 C. C.9 Catálogo de Productos SIAN le permite consultar los productos que estén dados de alta en el sistema. Este módulo presenta las opciones de imprimir, presentar un reporte y consultar los registros. Lo anterior se emite por: Producto. Concepto. Los filtros se pueden realizan por: Tipo de producto. Categoría. Marcas. Concepto. De clic en el recuadro para activar el filtro que desee. El recuadro en blanco representa combo activado, recuadro seleccionado representa combo desactivado.

23 CONSULTA REPORTE

24 C. C.10 Catálogo de Productos con Precios de Ventas SIAN le permite consultar precios por producto registrados en el sistema. Este módulo presenta las opciones de imprimir, presentar un reporte y consultar los registros. Los filtros se pueden realizan por: Tipo de producto. Categoría. Marcas. Concepto. De clic en el recuadro para activar el filtro que desee. El recuadro en blanco representa combo activado, recuadro seleccionado representa combo desactivado.

25 REPORTE CONSULTA

26 C. C.11 Actualización de Vigencia de Productos Este módulo permite actualizar la fecha de vigencia del precio del producto dada una marca, es decir, si la fecha ha vencido, en esta pantalla se colocará la nueva fecha de vigencia para la marca en general y el sistema actualizará. Nota: si un producto no tiene actualizada la fecha de vigencia, el sistema no permitirá realizar un proceso de compra o venta.