Capítulo 07: Contabilidad

Transcripción

1 Contenido Objetivo y alcance... 1 Consideraciones... 1 Derechos de Autor... 1 Pólizas de Diario... 2 Pólizas de Ingreso... 4 Pólizas de Egreso... 5 Generación de Contabilidad... 5 Depreciaciones... 6 Comprobación de Gastos... 7 Objetivo y alcance Este capítulo describe las ventanas y funciones de Kórima SGG relacionados con el módulo de Contabilidad. Está dirigido a aquellas personas interesadas en conocer la operación de Kórima SGG en relación a las funciones de generación de pólizas, procesamiento contable y validaciones. Aplica para la versión del sistema: 2.25 Consideraciones En las descripciones incluidas en este manual se da por hecho que: el sistema Kórima SGG se encuentra instalado tanto en el servidor como en la estación de trabajo del usuario; que se ha instalado la versión más reciente del sistema y que se han aplicado correctamente los scripts de actualización a la Base de Datos; que el sistema se ha configurado de acuerdo a las necesidades del Ente; que los catálogos correspondientes han sido dados de alta; que el usuario tiene experiencia razonable en el uso del equipo de cómputo y de sistema operativo Windows; que el usuario ha leído la sección Guía de Entorno, del Manual de Usuario Kórima SGG. Derechos de Autor Realizado por: Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Con la colaboración de: María Trinidad Rivera Nuño Luis Alberto Meza Pérez KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 1 de 8

2 Jorge Alberto Ornelas de la Torre Gabriel Noriega Cámara Roberto Olvera Romo Pólizas de Diario Módulo Contabilidad/Pólizas de Diario Muestra el listado de las pólizas de diario registradas en el sistema de acuerdo al ejercicio y periodo indicado e incluye opciones para Agregar o Modificar. Reporte: Muestra el reporte Diario Cronológico y Relación de Pólizas para el periodo seleccionado. Imprimir: Permite visualizar e imprimir la póliza seleccionada. Pre-Póliza / ventana Aplica Prepóliza Pre póliza: Tipo de plantilla a aplicar. Guía: Muestra la guía contabilizadora previamente registrada en Módulo Catálogos / Contabilidad / Guía Contabilizadora Cantidad Base: Importe total de la póliza. Fecha de Aplicación: Fecha en la cual quedará registrada la póliza. Concepto: Concepto de la póliza. Generar Póliza: crea la nueva póliza el sistema mandará un mensaje indicándole el número de folio de la póliza que creó, cerrará la ventana Aplica Prepóliza y mostrará el nuevo registro creado en el listado de pólizas con la información capturada Agregar / ventana Agregando Póliza KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 2 de 8

3 NoPóliza: Es el número consecutivo de la póliza que inicia cada mes y es asignado de forma automática por el sistema al momento de grabar el movimiento (clic en el botón Aceptar). Fecha: Es la fecha de aplicación contable de la Póliza, este valor se puede cambiar al momento de crear la póliza pero una vez grabado el registro ya no se puede modificar el valor. Si quiere cambiar la póliza de fecha deberá cancelar la póliza creada y agregar una nueva póliza con la fecha correspondiente. IdPóliza: Es el número consecutivo único de cada póliza, no se reinicia por periodos. Estado: Indica el estado (Capturado, Impreso, Cancelado) de la póliza. Este valor es de solo lectura y cambia como resultado de la operación que el usuario realice con la póliza. Tipo: Indica el tipo (Diario, Ingreso, Egreso, Orden) de póliza valor que el sistema coloca de forma automática, este valor es de solo lectura. Cheque/Depósito: Este dato aplica para pólizas de egreso y muestra el cheque que está relacionado con la póliza de egreso. Tipo de Movimiento: Indica la clasificación de la póliza. Para indicar una nueva clasificación para la póliza haga clic en el botón Tipo de Movimiento, seleccione el tipo de movimiento deseado el cual determinará las afectaciones al Flujo de los movimientos a registrar cuando aplique o el Tipo de Cuentas que será posible usar para su elaboración (Ejemplo: Empleados, Proveedores, etc.). Concepto: Es la descripción general de la Póliza. Cuadre contable: Indica la suma de cargos y abonos de tal forma que para que se pueda grabar el registro el sistema valida que ambos sean iguales. Modificar Póliza: Permite realiza modificaciones de cuentas o montos en las pólizas previamente generadas. Este botón se habilita únicamente para los usuarios de perfil con nivel Máximo. Cualquier usuario con perfil de nivel diferente a Máximo solo puede consultar las pólizas pero no modificarlas. Agregar / ventana Agrega Registro KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 3 de 8

4 Cuenta Contable: Seleccionar la cuenta contable específica que se requiere afectar. Cargo: Indicar el importe del cargo contable. (No se permite capturar Cargo y Abono en el mismo registro) Abono: Indicar el importe del abono contable. (No se permite capturar Cargo y Abono en el mismo registro) Referencia y Concepto: aquí se indicar datos referenciales de la afectación (opcional). Clave Pres Ingresos: Si aplica, seleccionar la clave presupuestal de ingresos que corresponda. Clave Pres Egresos: Si aplica, seleccionar la clave presupuestal de egresos que corresponda. Cancelar / ventana Cancela póliza Permite generar la póliza de cancelación correspondiente a la póliza que se desea cancelar. Póliza: Muestra los datos de la póliza seleccionada. Concepto: Muestra el concepto de la póliza seleccionada. Cancelar Póliza: Dar clic para generar la póliza de cancelación. Pólizas de Ingreso Módulo Contabilidad/Pólizas de Ingreso Muestra el listado de las pólizas de ingreso registradas en el sistema e incluye opciones para Agregar o Modificar. KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 4 de 8

5 Reporte: Muestra el reporte Diario Cronológico y Relación de Pólizas para el periodo seleccionado. Imprimir: Permite visualizar e imprimir la póliza seleccionada. Prepóliza, Agregar, Modificar, Cancelar: Misma funcionalidad que para las pólizas de diario. Pólizas de Egreso Módulo Contabilidad/Pólizas de Egreso Muestra el listado de las pólizas de egresos registradas en el sistema como parte de los procedimientos administrativos del módulo Egresos / Pagos e incluye opciones para Modificar. Reporte: Muestra el reporte Diario Cronológico y Relación de Pólizas para el periodo seleccionado. Imprimir: Permite visualizar e imprimir la póliza seleccionada. Prepóliza, Modificar: Misma funcionalidad que para las pólizas de diario. Generación de Contabilidad Módulo Contabilidad / Generación Contabilidad KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 5 de 8

6 Permite generar las pólizas para los procesos específicos que por causas operativas no se realicen de forma automática. Movimientos Presupuestales: Permite generar la contabilidad los momentos (aprobado, comprometido, ejercido, pagado) presupuestales del egreso y sus movimientos, así como del ingreso. Compras y Almacén: Genera la contabilidad del momento devengado de compras de consumibles, devoluciones, salidas y entradas del almacén. Servicios y Obra: Genera la contabilidad del momento devengado de servicios. Ingresos: Genera la contabilidad de las los ingresos por recaudar y recaudados, devoluciones y depósitos bancarios. Traspasos Bancarios: Genera la contabilidad de traspasos bancarios. Nómina, Gastos, Depreciación y Otras: Genera la contabilidad de las comprobaciones de gastos, depreciaciones, nóminas, inicialización y baja de activos. En cada una de estas secciones es necesario elegir: Fecha Movimientos: se mostrará el listado de los movimientos generados en la fecha elegida. Movimientos pendientes: elegir esta opción para visualizar los movimientos que se hayan generado en la fecha y origen previamente seleccionados. Fecha para la afectación contable: seleccionar la fecha en la cual se creará la póliza. Eliminar: Eliminar movimientos/afectaciones para que no se incluyan en la póliza por generar. Esta opción no elimina los movimientos origen, únicamente evita que se contabilicen en la póliza por generar. Generar pólizas: Genera las pólizas automáticamente enviado mensaje del número de póliza generada. Depreciaciones Módulo Contabilidad / Depreciaciones Muestra el listado de las depreciaciones registradas en el sistema e incluye opciones para Agregar, Modificar, Eliminar. KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 6 de 8

7 Agregar / ventana Agregando Depreciación Muestra el listado de bienes para los cuales se generará el cálculo de la depreciación. Id Depreciación: Identificador único del registro de la depreciación, este valor es asignado automáticamente por el sistema. Póliza: Indica la póliza de diario con la cual está afectada la contabilidad para el registro de la depreciación. Ejercicio: Validar el año para el cual se va a generar el periodo de depreciación. Mes: Seleccione el mes para el cual requiere generar el periodo de depreciación. Calcula Depreciación: Realiza el cálculo del importe de depreciación de cada activo de acuerdo a la fecha de adquisición, costo de compra y porcentaje de depreciación. Modificar: Se utiliza para realizar nuevamente el cálculo de la depreciación, en caso de haber agregado activos adicionales para un periodo de depreciación previamente generado. Eliminar: Elimina el registro del periodo de depreciación previamente generado. Comprobación de Gastos Módulo Contabilidad / Valida Comprobación Gastos Muestra un listado de gastos comprobados pendientes de validar e incluye opción para validar. Ver Aprobados/Cancelados: Filtra los registros por pendientes de validar o Aprobados/Cancelados (ya procesados). Ejercicio: Seleccionar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 7 de 8

8 Validar / ventana Revisando Comprobación Gastos Muestra el detalle de la comprobación de gastos realizada por el usuario correspondiente. Fecha programada de pago: Seleccionar la fecha en la que se desea que se realice el pago al usuario que comprobó los gastos. Modificar: permite ver el detalle de cada gasto incluido en la comprobación de gastos. Saldo: Actualiza el saldo a favor o en contra de la comprobación. Capturado: Seleccionar en caso de requerir regresar la comprobación al estado inicial. Rechazado: Seleccionar en caso de rechazo del trámite por algún motivo (ej.: por falta de comprobantes legibles). Afectado: Seleccionar en caso de que la validación proceda. Si el saldo es a favor se muestra una ventana en la que se continúa el trámite con la confirmación de la solicitud de cheque. Si el saldo es en contra se muestra una ventana en la que se continúa el trámite con la recepción de dinero en efectivo sobrante. KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 8 de 8