GUÍA OPERATIVA DE UNIDADES DE PRODUCTOS REGISTRADOS

Transcripción

1 GUÍA OPERATIVA DE UNIDADES DE PRODUCTOS REGISTRADOS

2 ÍNDICE Centros de Tratamiento. Ciclo de Tratamiento. La Unidad de Productos Registrados: Productos. Recepción de correo de oficinas. Operativa en la zona logística. Lay-out. Sectores UPR: Básica certificada. Productos detallables. Productos registrados devueltos. Productos registrados devueltos sin detallar en SGIE. Operativa con los productos registrados devueltos sin detallar en SGIE: Del CTA de origen a CTA de destino. Del CTA de origen a Madrid y Barcelona. Del CTA de destino a CTP dependientes. Del CTA de destino a las unidades de reparto y a grandes clientes.

3 Centros de Tratamiento CTA BILBAO CTA SANTIAGO CTA OVIEDO CTA VITORIA CTA VALLADOLID CAM 1 MADRID CTA ZARAGOZA CTA SAN CUGAT CTA COLON CAM 3 MADRID CTA VALENCIA CTA PALMA MALLORCA CTA MÉRIDA CTA ALICANTE CTA SEVILLA CTA GRANADA CTA MÁLAGA CTA TENERIFE CTA LAS PALMAS

4 La Unidad de Productos Registrados (UPR) Qué hacemos? Todo el correo que entra en el centro para la UPR se recibe: De las UAM y Servicio de recogidas de clientes. De las Unidades de reparto y USES. De las oficinas y otros CTA s. CORREO PROCEDENTE DE LAS UAM Y SERVICIO DE RECOGIDAS DE CLIENTES. Este correo nos llega separado por líneas de productos y en el caso de grandes clientes según las clasificaciones establecidas. CORREO PROCEDENTE DE LAS UNIDADES DE REPARTO Y USES. De estas unidades solo recibiremos Acuses de recibo, correo mal encaminado y reexpedido así como correo devuelto. Recibiremos los siguientes despachos: CTP/CTA correo mal encaminado, reexpedido. CTP/CTA Acuses de Recibo. CTP/CTA Registrados y Paquetería devuelta. CCPC con las Notificaciones SICER y e-ar.

5 La Unidad de Productos Registrados. Qué hacemos? CICLO DE TRATAMIENTO RECOGIDA DE CLIENTES OFICINAS USES UROS UAM OFICINAS USES UROS

6 La Unidad de Productos Registrados. Qué hacemos? La UPR es la Unidad de Productos Registrados, es decir la unidad donde se realiza el tratamiento, grabación en SGIE y encaminamiento de los despachos a otros Centros de Tratamiento o a las correspondientes Unidades de Reparto, USES u oficinas con los siguientes productos: Básica Certificada Nacional Cartas certificadas. Notificaciones administrativas. Notificaciones acuerdos especiales. Productos detallables Nacionales: Cartas certificadas urgentes. Cartas ordinarias urgentes( sin detallar) Cartas certificadas con valores añadidos (reembolso y valor declarado ) VALIJAS Productos Registrados Devueltos : Cartas certificadas sin valores añadidos. Notificaciones No Sicer. Productos Internacionales Cartas Certificadas CUI EMS Exportación Acuses de recibo. Postal Exprés Postal 48 formato sobre

7 La Unidad de Productos Registrados. Qué hacemos? Correo procedente de Oficinas. Consultar especificaciones de cada zona en: E%20CORRESPONDENCIA/CLASIFICACION%20Y%20ROTULACION.pdf

8 La Unidad de Productos Registrados. Qué hacemos? OPERATIVA EN LA ZONA LOGÍSTICA UPR

9 LAY-OUT UNIDAD DE PRODUCTOS REGISTRADOS BÁSICA CERTIFICADA PRODUCTOS DETALLABLES

10 Productos Básica Certificada Certificado nacional Notificaciones no SICER (NA) Notificaciones SICER informatizada Acuse de recibo

11 Operativa Básica Certificada Los destinos de certificados de línea Básica incluyen todos los certificados y notificaciones sin valores añadidos tanto normalizados como no normalizados sin registrar en SGIE: Certificados no normalizados se clasificarán directamente a bandeja sin registrar en SGIE. Certificados normalizados se clasificarán en el casillero de normalizado por provincias, formando un legajo con cada una de ellas y se contenerizarán en la misma bandeja junto con los certificados no normalizados. Utilizar siempre la bandeja más pequeña posible y que mejor se adapte al contenido. Las bandejas deben circular perfectamente rotuladas. Cerradas y flejadas para aquellos destinos que vuelen.

12 Básica Certificada 1.- Formateamos Normalizado Manualmente: Clasificamos por provincias, engomamos y contenerizamos con el no normalizado. Clasificación automática en IRV. 2.- Utilizar siempre la bandeja más pequeña posible y que mejor se adapte al contenido. Las bandejas deben circular perfectamente rotuladas, cerradas y flejadas para aquellos destinos que vuelen. No normalizado Clasificamos directamente a la bandeja. 3.- Etiquetado de bandejas en EGES. CERTIFICADOS

13 Envíos detallables Nacionales Carta ordinaria urgente Carta certificada con Reembolso Certificado urgente Carta certificada con Reembolso y VD Carta certificada con Valor declarado VD

14 Envíos detallables Nacionales Postal Exprés Nacional

15 Envíos detallables Internacionales de Exportación Postal Exprés internacional Carta Urgente Internacional Certificado internacional Valor declarado Reembolso internacional EXPRES Urgente

16 Envíos detallables Nacionales Antigua etiqueta de reembolso desaparece Nueva identificación de reembolsos: etiqueta del producto + etiqueta identificativa

17 Operativa con los envíos detallables En los destinos de urgentes se incluyen todos los productos nacidos y devueltos que se registran en SGIE: certificados urgentes, Postal Exprés, cartas con valor declarado, cartas contra reembolso, Postal 48 formato sobre, cartas certificadas internacionales de exportación (y cartas ordinarias urgentes sin grabar en SGIE) con las siguientes excepciones: Barcelona CIA urgentes (no se incluyen los reembolsos). Madrid CIA urgente (no se incluyen ni los reembolsos ni los valores). A Castilla La Mancha (Toledo, Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Guadalajara), Baleares y Canarias se cursan todos los productos incluidos los certificados de línea básica. Utilizar siempre la bandeja más pequeña posible y que mejor se adapte al contenido. Las bandejas deben circular perfectamente rotuladas, cerradas y flejadas para aquellos destinos que vuelen.

18 Operativa con los envíos detallables Mesa de apertura Aperturar bandejas. Consolidar los productos en bandejas tipo C sin formatear y sin separar por productos. Ring de Urgentes Utilizar siempre la bandeja más pequeña posible y que mejor se adapte al contenido. Cerrar el despacho y comprobar que la hoja y etiqueta del mismo se corresponde con el contenido. Las bandejas deben circular perfectamente rotuladas con destino SGIE. 1. Pistolear el código postal de destino en SGIE. 2. Pistolear en SGIE el código de barras del envío. 3. Contenerizar directamente a la bandeja. Deben ir cerradas y flejadas para aquellos destinos que vuelen.

19 Operativa turno tarde: tratamiento del correo nacional, internacional y zonal, origen zona/provincia propia RING URGENTES En el Ring de Urgentes se clasificarán y grabarán todos los productos detallables (las cartas ordinarias urgentes no se graban en SGIE). Se confeccionará un despacho a cada provincia rotulado CTP/CTA mesa provincial Urgentes. donde se incluye capital y provincia excepto para la propia zona, Madrid y Barcelona que se confeccionarán dos destinos de urgentes (Cía Urgente y Mesa Prov. urgente). Los envíos internacionales se grabarán todos. Priorización de la línea urgente en momentos críticos por volumen de envíos o salida de las conducciones.

20 Tratamiento de Valijas Las valijas es un servicio que, bajo contrato, permite la recogida, transporte y entrega urgente de documentos y mercancías, de forma recíproca y regular, en horarios fijos entre destinos distintos. Es un producto que se diseña y se adapta a la medida del cliente, especialmente indicado para el correo interno de las empresas: Bancos, compañías de seguros, comunicaciones, etc. Correos dispone de embalajes específicos para este servicio. El cierre con cremallera se puede precintar y es el color del precinto, junto con la etiqueta origen/destino, lo que permite identificar el destino de la valija: - Para valijas enviadas desde la central a las delegaciones, el precinto será de color amarillo. - Para las valijas que se envíen desde las delegaciones a la central el precinto será de color rojo - Algunos clientes utilizan precintos de distinto color que el amarillo y el rojo.

21 Operativa del correo origen interzonal, con destino provincial y local Esquema para CTA s y CTP s que no están concentrados. Trabajarán todos los productos de UPR con destino provincial y local recibidos de: La propia provincia que no haya podido ser tratado en el turno tarde Zonas limítrofes. Interzonales directos. RUN. Se efectuará la apertura en dos mesas con la misma distribución con el objeto de agilizar dicha apertura, priorizando siempre la línea urgente sobre la básica. A la llegada de la RUN, se priorizará la apertura de todos los despachos rotulados a: CTA/CTP... Mesa Provincial Urgentes. CTA/CTP... Cía Urgentes. (Donde exista más de una USE).

22 Tratamiento del correo origen interzonal con destino local PRODUCTOS A CURSAR A LAS UNIDADES DE SERVICIOS ESPECIALES (USES) Carta ordinaria urgente (sin detallar en SGIE). Postal Exprés Carta certificada urgente PRODUCTOS A CURSAR A LAS UNIDADES DE REPARTO (URO) Cartas certificadas nacionales e internacionales (sin detallar en SGIE). Notificaciones Cartas certificadas contra reembolso Postal 48/72 (solo PQ formato sobre) Cartas certificadas con Valor declarado No se detallan en SGIE: Las cartas ordinarias urgentes. Las notificaciones, cartas certificadas nacionales e internacionales de importación sin valores añadidos

23 Registrados devueltos REGISTRADOS DEVUELTOS QUE NO SE DETALLAN EN SGIE CARTAS CERTIFICADAS NACIONALES, LOCALES O PROVINCIALES NOTIFICACIONES NO SICER (las notificaciones SICER se seguirán tratando en el esquema actual) CARTAS CERTIFICADAS INTERNACIONALES

24 Registrados devueltos Del CTA de origen al CTA de destino Con todas las cartas certificadas sin valores añadidos (ni RB ni VD) y Notificaciones no SICER normalizadas y no normalizadas se clasificarán al CTA de destino con todas las provincias de la zona sin grabar en SGIE. Se contenerizarán en la bandeja que mejor se adapte al contenido. La bandeja será rotulada al CTA de destino (excepto a Madrid y Barcelona), con las etiquetas de las EGES: Ejemplo: CTA Santiago Registrados devueltos: Se cursarán a diario en las rutas de transportes establecidas en cada zona NO RUN. No Aéreo (EXCEPTO DE CANARIAS A PENINSULA).

25 Registrados devueltos del CTA de origen con destino Madrid y Barcelona Madrid Cía. Registrados Devueltos. Madrid Provincia Registrados devueltos. Barcelona Cía. Registrados devueltos. Barcelona Provincia y resto zona 5 Registrados devueltos. Madrid MCM e islas Registrados devueltos: Toledo. Cuenca. Ciudad Real. Albacete. Guadalajara. Baleares. Canarias. Madrid Barajas Registrados devueltos (internacionales).

26 Registrados devueltos del CTA de Las Palmas y CTA de Tenerife a Península y Baleares Se clasificarán en el mismo esquema que el resto de CTA s. Sin registrar en SGIE. Se engomarán cada uno de los destinos según el esquema y contenerizarán en 2 bandejas: una con todos los envíos nacionales y otra con los envíos internacionales. Siempre en el contenedor mas pequeño. Se etiquetarán las bandejas con las etiquetas descritas y el siguiente rotulo: CTA LAS PALMAS CTA LAS PALMAS CCP CHAMARTIN REGISTRADOS DEVUELTOS CCP BARAJAS REGISTRADOS DEVUELTOS Se remitirán vía aérea con el resto de bandejas de correo nacido.

27 Registrados devueltos del Centro de Tratamiento de Devueltos Las relaciones de devoluciones masivas de SGIE se cerrarán y liquidarán DIARIAMENTE.

28 Tareas críticas en las UPR El cierre de despachos se realizará con tiempo suficiente para no retrasar la salida de las conducciones, evitar los errores producidos por las prisas de última hora y asegurar que el correo enlace. Se respetará el LAY-OUT establecido que será el mismo para todos los turnos, evitando desplazar el mobiliario cada vez que cambia el turno. (excepto Madrid y Barcelona por estar el tratamiento del correo nacional y el provincial - local en distintos centros). Se agilizará el traslado de la carga desde el escáner hasta la UPR. Al comienzo del turno de tarde se priorizará la apertura de despachos de Productos Especiales (urgentes y asimilados). En el Turno Noche se priorizará la apertura de los despachos rotulados a Mesa Provincial Urgente y Cía urgente cuando haya más de una USE.

29 Tareas críticas en las UPR Es importante mantener el área de trabajo limpia y ordenada, tanto al comenzar como al finalizar la jornada. Cada turno deberá dejar los expositores alimentados con bandejas para que el siguiente turno pueda comenzar a trabajar. En el cierre de despachos hay que extremar las precauciones asegurando que vayan bien cerrados con tapas, flejados, en el caso de destinos que tengan que volar, y bien rotulados. Una vez cerrados los despachos es fundamental imprimir los mapones. Es fundamental el trabajo en equipo y que cuando se incorpore una persona nueva le demos la acogida y formación necesaria para que pueda desempeñar correctamente su trabajo.

30 Tareas críticas en las UPR Establecer UN SISTEMA UNIFORME de funcionamiento de todas las UPR s en los Centros de Tratamiento. Fomentar el trabajo en equipo. Reducir los tiempos de tratamiento de los envíos y asegurar su completa trazabilidad. Reducir costes de producción que nos permita ser más competitivos ante un mercado cada vez más liberalizado. Tratamiento y mejora de los encaminamientos de los envíos para evitar costes de no calidad. Compromiso en cuanto a calidad en plazo y seguridad de los envíos.