ACTA Nº 89 DE LA REUNIÓN DEL GRUPO DE MEJORA DEL ÁREA DE ALUMNOS

Transcripción

1 ÁREA DE ALUMNOS ACTA Nº 89 DE LA REUNIÓN DEL GRUPO DE MEJORA DEL ÁREA DE ALUMNOS ASISTEN JUSTIFICAN SU AUSENCIA Dª Mª Teresa Luanco Gracia Dª Luisa Zamora Jiménez D. Gregorio Parrilla Barrera D. Juan Antonio Sánchez Pérez Dª Raquel González Rodríguez Dª María Trillo Rodríguez D. José Luís Jiménez Gordillo Dª Belén Rosado Domínguez Dª Esperanza Cruz Villalón Dª Pilar Macarena Marciano Almansa Dª Ruth Casado Laso Dª Graciela Fernández de Bobadilla Coloma Siendo las 9:05 horas del día 21 de abril de 2009, se reúnen las personas arriba indicadas en sesión del Grupo de Mejora del Área de Alumnos, previa la oportuna convocatoria, para tratar el siguiente Orden del día: 1) Revisión y Aprobación del Acta nº 88 de 14 de abril de Asuntos Tratados: 1. Índices de los Procesos del Área de Alumnos. 2. Procesos que se presentan: 1º y 2º Ciclo y Títulos. Proceso (Duplicado de Títulos) o Subproceso Sin notificación al Ministerio. o Subproceso Con notificación al Ministerio. En la exposición de estos subprocesos se advierte que en la ficha del proceso en el apartado CLIENTES podría indicarse los Centros. En las instrucciones, en Referencia Normativa se delibera que refleje de un modo expreso la citada referencia para que en cada subproceso conste de forma determinada la normativa aplicable. Debido a la falta de asistencia justificada de la Sra. Jefa del Servicio de 1º y 2º Ciclo y Títulos, las posibles modificaciones que atañen a estos subprocesos pasarán por la debida supervisión de la Sra. Jefa del Servicio. Serán, por tanto, aprobadas, en su caso, en la próxima reunión del Grupo de Mejora. 1

2 2. Acuerdo 13.1/CG 22/07/08, por el que se Aprueba el Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla. 3. Encuesta de clima laboral (PAS) Estudio de carga de trabajo. 5. Pág. Web del Área de Alumnos. 6. Paneles informativos. Acuerdos Adoptados: 1. Índices de los Procesos del Área de Alumnos. Se delibera y aprueba que cada índice señale en el margen inferior izquierdo la versión y en el margen derecho el año en el que se realiza. 2. Procesos que se presentan: El proceso Revisión de documentación. Entrega de impresos y documentos es un proceso de apoyo, para la tramitación y resolución de las Becas y Ayudas convocadas por el Ministerio de Educación, y por la Universidad de Sevilla. Comprenderá la entrega de impresos, de documentos que formen parte de los expedientes de Becas y Ayudas propias, así como la petición de revisión de los documentos que el estudiante va a entregar. Se acuerda cambiar de orden la denominación del proceso, para pasar a ser Entrega de impresos y documentos. Revisión de documentación, de esta forma coincide con el esquema del diagrama de flujo. En la ficha del proceso, en el apartado PROVEEDOR se añadirá la preposición del Solicitantes de Becas del Ministerio En SALIDAS se acuerda añadir e información solicitada. En Instrucciones de procedimiento se añadirá en el apartado de Referencia Normativa la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos. A su vez, en la ENTREGA DE IMPRESOS, se delibera y aprueba que la localización de los impresos de solicitud de Becas de Convocatoria General y Movilidad del Ministerio de Educación, así como los de Ayudas Propias se podrán conseguir en el Servicio de Becas de manera excepcional. Por norma general, se obtendrán a través de la página Web que está a disposición del estudiante. En el apartado ENTREGA DE DOCUMENTOS, se acuerda cambiar la denominación de Archivo Temporal por el de Archivo de Gestión (zona de atención público). 3. Acuerdo 13.1/CG 22/07/08, por el que se Aprueba el Reglamento de Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla. Según se desprende de los artículos 12,13 y 14 la denominación de los Archivos es: Archivo de Gestión (El que se halla en el Área) Archivo Intermedio o Central (Rectorado) Archivo Histórico (Conservación permanente) 2

3 4. Encuesta de clima laboral (PAS) A la vista del reciente de la Dirección de Recursos Humanos recibido por el personal de Administración y Servicio de la Universidad, acerca de las encuestas realizadas sobre el clima laboral del PAS en el 2009, por la Sra. Directora Técnica del Área se ha solicitado a la citada Dirección datos específicos que clarifique la comprensión del resultado encuestado.no obstante, en la próxima reunión se comentará por D. Gregorio Parrilla Barrera la interpretación de las mismas. 5. Estudio de la carga de trabajo. La propuesta en este sentido de la Sra. Directora Técnica del Área es para los meses de diciembre y abril, fechas no coincidentes con exceso de trabajo en los distintos Servicios que componen el Área; mientras que la Sra. Vicerrectora de Estudiantes señala como fecha el mes de octubre. El próximo jueves se celebrará una reunión al respecto con la consultoría externa encargada de llevar a cabo esta labor. Se dará cuenta de los extremos de la misma, en la próxima reunión del Grupo. 6. Pág. Web del Área de Alumnos. La Sra. Directora Técnica del Área insta al Servicio de Becas para que aporte la información precisa que deberá ser colgada en la página web en el apartado relativo a las Becas. 7. Paneles informativos. La Sra. Directora Técnica del Área le comenta a la persona encargada de la actualización y mantenimiento de la página web la posibilidad de enviar un a la empresa que diseñará los paneles para conocer el estado en el que actualmente se encuentra. Se acuerda presentar para la próxima reunión: 1º y 2º Ciclo y Títulos (Duplicado de Títulos) que comprende: Subproceso Sin notificación al Ministerio Subproceso Con notificación al Ministerio Acceso intentará aportar el Proceso 1.3 (Archivo). Comentario de la Encuesta de Satisfacción del Personal PAS. Sin más asuntos que tratar siendo las 10:03 horas, se levanta la sesión, de todo lo cual, como Secretaria doy fe. LA DIRECTORA TÉCNICA DEL ÁREA LA SECRETARIA Fdo.: Mª Teresa Luanco Gracía Fdo.: Belén Rosado Domínguez 3

4 1 ÁREA DE ALUMNOS SERVICIO DE BECAS PETICIÓN IMPRESOS PROCESO DE ENTREGA DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS Y REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN (ESQUEMA GENERAL) PETICIÓN DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE D.P.:2.3.4 / Versión 01 FECHA: ABRIL 09 PETICIÓN REVISIÓN DOCUMENTACIÓN ENTRADA SOLICITUD IMPRESO RECEPCIÓN SOLICITUD REVISA DOCUMENTACIÓN CONSULTA BASE DE DATOS SACAR EXPEDIENTE ARCHIVO DOCUMENTOS SOLICITADOS SI SI ES SUFICIENTE? NO CONSULTA BASE DE DATOS ES SUFICIENTE? NO CONSULTA EXPEDIENTE COPIA DOCUMENTO SOLICITADO AVISO AL ALUMNO SI ES SUFICIENTE? ARCHIVO GUARDAR DOCUMENTO SOLICITADO EN ARCHIVO GESTIÓN NO CONSULTA TRAMITADORES FIRMA RECIBÍ RECIBE IMPRESO RECIBE DOCUMENTACIÓN RECIBE INFORMACIÓN

5 ÁREA DE ALUMNOS Servicio de Becas Proceso de Entrega de impresos y documentos.revisión de documentación. P Versión: 01 abril de 2009

6 FICHA: P ÁREA DE ALUMNOS SERVICIO BECAS Versión: 01 Fecha: abril de 2009 PROCESO: ENTREGA DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS.REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN. MISIÓN: REVISIÓN DOCUMENTACIÓN DE ENTREGAR POR LOS SOLICITANTES DE BECAS Y AYUDAS PROPIAS GESTIONADAS POR EL SERVICIO DE BECAS. ENTREGA IMPRESOS. ENTRAGA DE DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DE LO EXPEDIENTES DE BECAS Y AYUDAS PROPIAS. PROPIETARIO: JEFE DE SERVICIO DE BECAS. DOCUMENTACIÓN: R..D. 1721/2007, de 21 de diciembre, por el que se establece el régimen de las becas y ayudas al estudio personalizado. R..D. anual por el que se establece los umbrales de renta y patrimonio familiar y las cuantías de la becas y ayudas al estudio del Ministerio de Educación. Convocatorias anuales de becas del Ministerio de Educación. Convocatorias anuales de las ayudas propias de la Universidad de Sevilla. Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Ley Protección de Datos. ALCANCE: EMPIEZA: Petición del alumno. INCLUYE: Obtener impreso. Registro solicitud. Recepción solicitud. Consulta Base de datos. Copia documento solicitado. Aviso al alumno. Archivo. Firma recibí. Revisión documentación. Consulta Base de datos. Consulta expediente. Consulta tramitadores. TERMINA: Recepción por el alumno del impreso, documentación o información solicitada. ENTRADAS: SOLICITUD. PROVEEDOR: Solicitantes de Becas del Ministerio de Educación y/o Ayudas propias. SALIDAS: Impresos. Documentación e información solicitada. CLIENTES: Alumnos. Solicitantes de Becas Ministerio de Educación y/o Ayudas Propias. REGISTRO: Solicitudes. Base de datos. Expedientes. Recibís. Estadística. INDICADORES PRINCIPALES: FICHAS: VARIABLES DE CONTROL: - Volumen de peticiones. - Aplicaciones Informáticas. - Organización Archivo. - Afluencia de clientes.

7 Área de Alumnos Servicio de Becas INSTRUCCIONES PROCESO: ENTREGA DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS. REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN. TIPO DE PROCESO: Proceso no clave y de apoyo, para la tramitación y resolución las Becas y Ayudas convocadas por el Ministerio de Educación, y por la Universidad de Sevilla. RESPONSABLES: Jefe de Servicio de Becas, bajo la supervisión de la Directora Técnica del Área. REFERENCIA NORMATIVA: - R.D. 1721/2007, de 21 de Diciembre, por el que se establece el régimen de las becas y ayudas al estudio personalizadas. - R.D. anual por el que se establecen los umbrales de renta y patrimonio familiar y las cuantías anuales de las becas y ayudas al estudio del Ministerio de Educación. - Convocatorias anuales de becas del Ministerio de Educación. - Convocatorias anuales de Ayudas Propias. - Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999 (B.O.E. de 27 de Noviembre). - Ley de Protección de datos 15/99 de 13 de Diciembre. PROCEDIMIENTO GENERAL: ENTREGA DE IMPRESOS: El proceso de entrega de impresos para la tramitación y resolución de las Becas y Ayudas convocadas por el Ministerio de Educación y las Ayudas Propias de la Universidad, se inicia: 1.- Con la petición del alumno del impreso. 2.- Se localiza el impreso solicitado por el alumno: - Instancias. - Impresos de solicitud de Becas de Convocatoria General y Movilidad del Ministerio de Educación. - Impresos de solicitud de Ayudas Propias de la Universidad de Sevilla - Impresos de Autorización para cruce de datos económicos con la A.E.A.T. de Becas de convocatoria General/Movilidad e Inicio de Ministerio de Educación. - Impreso aceptación de las Bases de la convocatoria de Ayudas Propias. - Impresos de traslados de Becas. 1

8 Área de Alumnos Servicio de Becas - Impresos de alegaciones. - Impresos de recursos de Alzada o Reposición. - Impresos de no estar afectado de incompatibilidad, para la solicitud de autorización del nombramiento de becario. - Impresos aportación de documentación 3.- Se procede a la entrega del mismo al alumno. ENTREGA DE DOCUMENTOS: El proceso de entrega de documentos a los interesados contenidos en los expedientes de las Becas convocadas por el Ministerio de Educación de Inicio, General/Movilidad y Colaboración, y Ayudas propias de la Universidad, se inicia: 1.- Comienza con la petición del interesado, a través: - El Registro General/Auxiliar de la Universidad. - Registros, Oficinas de correos, Oficinas consulares y en cualquier otra de las dependencias a la que se refiere el art de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. (Modificada por la Ley 4/1999 de 13 de Enero). 2.- El Servicio de Becas recibe la solicitud de petición de documentos. 3.- Se consulta la Base de Datos de Becas para obtener el número del expediente y el año al que corresponde. 4.- Se procede a extraer el expediente del Archivo de Gestión de Becas o del Archivo Central según corresponda Se localizan los documentos que solicita el interesado. 6.- Se hace una fotocopia de dichos documentos. Las copias del documento se guardan en el expediente del Archivo de Gestión de Becas o Central, según corresponda. 7.- Se avisa al interesado por teléfono, para indicarle que puede recoger los documentos que solicitó, en el mostrador de Becas. 2

9 Área de Alumnos Servicio de Becas 8.- Los documentos solicitados se guardan en el Archivo de Gestión (sitio habilitado en el lugar de atención al público) del mostrador de Becas, hasta que el interesado venga a recogerlos. 9.- El interesado o persona autorizada, previa identificación, firma el recibí, que es archivado en el expediente del interesado Se entrega el documento solicitado. REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN: El proceso comienza: 1.- Petición de revisión de la documentación que el interesado va a entregar. Esta documentación puede ser: - Solicitud de becas y /o ayudas propias. - Documentación complementaria que exige la convocatoria de becas. - Documentación solicitada por los tramitadores de becas. - Instancias. - Alegaciones. - Recursos. 2.- Se comprueba que la documentación que presenta es la adecuada. Si para ello se necesita más información, se obtiene a través de las consultas a: - Base de datos de Becas: UNIVERSITAS XXI. Secretaría Virtual. Página Web de la Universidad de Sevilla. Página Web del Ministerio de Educación. Página Extranet del Ministerio de Educación. - El expediente de becas. - Consulta a los tramitadores. Si con estas consultas se considera correcta la documentación, se le indica que puede proceder a su entrega. Si la documentación no es la correcta se le comunica, así como las posibles formas de subsanación. 3