ACTA Nº 100 DE LA REUNIÓN DEL GRUPO DE MEJORA DEL ÁREA DE ALUMNOS

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1 ÁREA DE ALUMNOS ACTA Nº 100 DE LA REUNIÓN DEL GRUPO DE MEJORA DEL ÁREA DE ALUMNOS ASISTEN JUSTIFICAN SU AUSENCIA Dª Mª Teresa Luanco Gracia Dª Belén Rosado Domínguez Dª Esperanza Cruz Villalón Dª Pilar Macarena Marciano Almansa Dª Ruth Casado Laso D. Gregorio Parrilla Barrera D. José Luís Jiménez Gordillo Dª María Trillo Rodríguez Dª Luisa Zamora Jiménez D. Juan Antonio Sánchez Pérez Dª Raquel González Rodríguez Dª Graciela Fernández de Bobadilla Coloma Siendo las 9:10 horas del día 15 de octubre de 2009, se reúnen las personas arriba indicadas en sesión del Grupo de Mejora del Área de Alumnos, previa la oportuna convocatoria, para tratar el siguiente Orden del día: 1) Revisión y Aprobación del Acta nº 99 de 6 de octubre de Asuntos Tratados: 1. Legislación de cada Servicio para presentarla en la web. 2. Encuesta de Satisfacción Área de Alumnos de la Universidad de Sevilla. 3. Procesos que se presentan. Servicio de Acceso. Proceso 1.3 (Archivo General del Servicio de Acceso). Instrucciones particulares. Proceso (Convocatoria General/Movilidad). o Subproceso (Recursos de Reposición). 4. Introducción al Manual de elaboración de los procesos. 5. Paneles Informativos. 1

2 Acuerdos Adoptados: 1. Legislación de cada Servicio para presentarla en la web. Se reitera la necesidad de que los Jefes de Servicio envíen a la Dirección Técnica del Área el índice normativo con los archivos correspondientes para incluirlos en la página web. 2. Encuesta de Satisfacción Área de Alumnos de la Universidad de Sevilla. El impreso modelo de Encuesta de Satisfacción Área de Alumnos estará expuesto en las ventanillas de cada Servicio durante el periodo comprendido entre el 3 de noviembre y el 30, ambos inclusive. Los ítems no serán modificados para facilitar una futura comparativa con las encuestas realizadas el pasado mes de Mayo. 3. Procesos que se presentan. Servicio de Acceso. Proceso 1.3 (Archivo General del Servicio de Acceso). Instrucciones particulares.. Proceso (Convocatoria General/Movilidad). o Subproceso (Recursos de Reposición) En el diagrama se acuerda modificar el símbolo utilizado en la presentación de documentación (por el estudiante) por el de decisión. En la Resolución del Recurso por el Ministerio se cambia el símbolo para que conste el de proceso ya que la finalización sería la notificación al alumno y por último el símbolo que contiene Expediente se cambia por el de Fin de proceso y su contenido pasa a ser Cierre Expediente y Archivo. Por su parte, cuando se menciona la compensación de precios públicos se acuerda indicar la enumeración del proceso en sí. En Resolución Estimada se incluye un conector a Cierre Expediente y Archivo. En la ficha se acuerda incluir en ALCANCE:INCLUYE: Resolución del Recurso por el Ministerio. A su vez, en TERMINA: Se elimina resolución del recurso por el Ministerio y en su lugar debe aparecer Notificación al interesado, Cierre Expediente y Archivo. En SALIDAS añadir Notificación de la Resolución y para finalizar en CLIENTES: añadir Estudiantes. 4. Introducción al Manual de elaboración de los procesos. Queda aprobada la introducción al Manual de los procesos del Área que la Sra. Directora Técnica ha elaborado y ha sido revisada por todos los miembros del Grupo. 6. Paneles Informativos. Debido a la existencia de incidencias en el funcionamiento de los paneles, los Jefes de Servicio trasladarán al funcionario responsable de los mismos, un listado con los problemas que han surgido, para que mediante se ponga en conocimiento de la empresa que instaló el programa las citadas incidencias al objeto de ser subsanadas. Se acuerda presentar para la próxima reunión: Servicio de 1º y 2º Ciclo y Títulos. Proceso 4.4 Diplomas o Subproceso (Gestión del Premio Real Maestranza de Caballería de Sevilla). o Subproceso (Gestión del Premio Excmo. Ayuntamiento de Sevilla). 2

3 Revisión por los miembros del Grupo del punto 2 Elaboración del manual de procesos de la unidad, perteneciente al MANUAL PARA LA APLICACIÓN DEL COMPLEMENTO DE PRODUCTIVIDAD Y MEJORA. Envío de la legislación de cada Servicio para la página web del Área. Sin más asuntos que tratar siendo las 10:02 horas, se levanta la sesión, de todo lo cual, como Secretaria doy fe. LA DIRECTORA TÉCNICA DEL ÁREA LA SECRETARIA Fdo.: Mª Teresa Luanco Gracía Fdo.: Belén Rosado Domínguez 3

4 ÁREA DE ALUMNOS PROCESO RECURSOS DE REPOSICIÓN DE BECAS DE CONVOCATORIA GENERAL Y DE MOVILIDAD Versión:00 Octubre 2009

5 ÁREA DE ALUMNOS PROCESO: Recursos de Reposición de Becas de Convocatoria General y Movilidad FICHA: P Versión:00 Fecha: Octubre 2009 PROCESO: Recursos de Reposición de Becas de Convocatoria General y de Movilidad MISIÓN: Estudiar, informar y enviar al Ministerio de Educación los recursos de reposición presentados por los solicitantes de las becas de convocatoria general y de movilidad del Ministerio PROPIETARIO: JEFE DE SERVICIO DE BECAS DIRECTORA TÉCNICA DEL ÁREA DE ALUMNOS DOCUMENTACIÓN: R.D. 1721/2007, de 21 de diciembre, por el que se establece el régimen de las becas y ayudas al estudio personalizadas. Convocatoria anual de becas de carácter general y de movilidad del Ministerio de Educación. Real Decreto de umbrales y ayudas del Ministerio de Educación. Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Ley de Protección de Datos ALCANCE: EMPIEZA: Interposición de recurso contra la resolución de la beca por parte del interesado INCLUYE: Entrada del recurso. Recepción del Recurso. Consultas Bases de datos. Grabación de entrada del Recurso. Extracción del expediente del Archivo de Gestión. Estudio alegaciones y expediente. Petición de documentación. Entrega documentación. Recepción y estudio de la documentación. Elaboración de informes y propuestas de Resolución. Grabación de la propuesta y resumen de las alegaciones. Revisión de informe y propuesta. Firma del informe. Fotocopia del expediente. Ordenación y clasificación de expedientes. Preparación de envío. Envío de expediente. Resolución del Ministerio. Recepción Resolución por el. Grabación de la Resolución. Archivo en documentación compensación TERMINA: -Notificación Resolución del Recurso al interesado -Cierre expediente y archivo en el ENTRADAS: - Recurso interpuesto - Documentación aportada - Resolución del recurso PROVEEDOR: - Solicitantes -Ministerio de Educación SALIDAS: -Expediente y propuesta de resolución -Oficios de remisión -Resolución CLIENTES: -Ministerio de Educación -Estudiante REGISTRO: Convocatorias Anuales de Beca. Recursos interpuestos. Bases de datos. Informes del. Resoluciones de los Recursos INDICADORES PRINCIPALES: FICHAS: VARIABLES DE CONTROL: -Disponibilidad de documentación solicitada -Acumulación de tareas

6 ÁREA DE ALUMNOS SERVICIO DE BECAS PROCESO DE DE RECURSOS DE REPOSICIÓN DE BECAS DE CONVOCATORIA GENERAL Y DE MOVILIDAD (Esquema general) D.P.: /Versión 00 Fecha: septiembre 2009 PRESENTA RECURSO SI PRESENTA DOCUMENTACIÓN? RECIBE CONTESTACIÓN NO ENTRADA DEL RECURSO ENTRADA DOCUMENTACIÓN ENTRADA RECEPCIÓN DEL RECURSO CONSULTA BASE DE DATOS RECEPCIÓN DOCUMENTACÓN ESTUDIO ALEGACIONES/ EXPEDIENTE DEL SOLICITANTE CONSULTA BASES DE DATOS FOTOCOPIA DE EXPEDIENTES REVISION Y FIRMA JEFE DE SERVICIO ARCHIVO FOTOCO PIA EXP ORDENAR EXPEDIENTE Y CLASIFICARLOS POR DENEGACIÓN RECEPCIÓN GRABACIÓN DESESTIMADA ESTIMADA GRABACIÓN ENTRADA RECURSO PETICION DE DATOS? SI REVISADO POR GESTORA EL INFORME Y PROPUESTA PREPARACIÓN ENVÍO ORIGINAL DE LA FOTOCOPIAR EXTRAER EXPEDIENTE ARCHIVO DE GESTIÓN NO ELABORACIÓN INFORME Y PROPUESTA GRABACIÓN BASE DE DATOS ENVÍO EXPEDIENTES ORIGINALES CON INFORME AL ME CIERRE EXPEDIENTE Y ARCHIVO COMPENS ACIÓN PRECIOS PÚBLICOS P: RECURSO

7 Área de Alumnos INSTRUCCIONES PROCESO: RECURSO DE REPOSICION DE BECAS DE CONVOCATORIA GENERAL Y DE MOVILIDAD. TIPO DE PROCESO: Proceso de apoyo, por el que se estudia, informa y envía al Ministerio de Educación los Recursos de Reposición interpuestos por los solicitantes de becas de convocatoria general y de movilidad del Ministerio de Educación contra la denegación de la ayuda o solicitando un aumento de la cuantía concedida. RESPONSABLES: Jefe de, bajo la supervisión de la Directora Técnica del Área de Alumnos. VERSIÓN: 00 FECHA: Octubre de 2009 REFERENCIA NORMATIVA: - R.D. 1721/2007, de 21 de Diciembre, por el que se establece el régimen de las becas y ayudas al estudio personalizadas. - R.D. anual por el que se establecen los umbrales de renta y patrimonio familiar y las cuantías anuales de las becas y ayudas al estudio del Ministerio de Educación. - Convocatorias anuales de becas del Ministerio de Educación. - Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999 (B.O.E. de 27 de Noviembre). - Ley de Protección de datos 15/99 de 13 de Diciembre. ÓRGANOS QUE INTERVIENEN: - Registro - - Dirección Técnica del Área de Alumnos - Ministerio de Educación 1

8 Área de Alumnos PROCEDIMIENTO GENERAL: - El procedimiento se inicia con la presentación por el solicitante de beca de convocatoria general y de movilidad de un recurso de reposición contra la Resolución definitiva del Ministerio de Educación, que pone fin al procedimiento de resolución de esta convocatoria de becas. - El solicitante puede presentar el Recurso en el plazo de un mes, a partir de la publicación de la Resolución definitiva, en el Registro General/Auxiliar de la Universidad, así como en los Registros, Oficinas de Correos, Oficinas Consulares y en cualquier otra de las dependencias a las que refiere el art de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. (Modificada por la Ley 4/1999 de 13 de enero y por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos). - El recepciona el Recurso de Reposición. - Se consulta en el programa informático Universitas XXI-Becas para identificar el expediente del solicitante y las causas de denegación o las ayudas concedidas, en su caso. - Se graba la fecha de presentación del recurso en el programa informático Universitas XXI- Becas. - Se procede a extraer el expediente del archivo de Gestión de Becas y se le adjunta el Recurso. - Se pasa el expediente junto con el recurso al Negociado de Convocatoria General para su estudio. - Se proceden a estudiar todas las circunstancias que figuran en el expediente, así como las alegaciones presentadas por el solicitante, tanto económicas como académicas que provocan la resolución que se ha dado a la beca, para lo que se utilizan las distintas bases de datos a disposición del Servicio, en función del tipo de Recurso presentado: a) Recurso presentado contra una denegación económica: Se consulta la Extranet del Ministerio de Educación y la aplicación informática Universitas XXI-Becas b) Recurso presentado contra una denegación académica o por otras causas: Se consulta la aplicación informática Universitas XXI-Becas y la Secretaría Virtual de la Universidad de Sevilla c) Recurso solicitando un aumento de cuantía: Se consulta la Extranet del Ministerio de Educación y la aplicación informática Universitas XXI-Becas - Si para informar el recurso se necesita mayor documentación, ésta se le requiere al solicitante. - Si el solicitante presenta la documentación requerida, se vuelve a estudiar el expediente y el recurso, incorporando al mismo la nueva documentación. Si no aporta la documentación requerida, se informa el recurso con la documentación que existe en su expediente, indicando dicha circunstancia en el propio informe. - Se elabora el informe motivado y se realiza una propuesta de resolución (Estimación completa, estimación parcial de ayudas, desestimación, a criterio del Ministerio). - Se graba en la base de datos UNIVERSITAS XXI-Becas un resumen de las alegaciones del alumno y la propuesta formulada. - El informe y propuesta junto con el expediente es revisado por la Gestora de Convocatoria General. - El informe y la propuesta es revisado y firmado por el Jefe del Servicio Becas, como Secretario de la Comisión de Selección de Becarios. - Se fotocopia el expediente completo y el recurso. - Se archiva la copia del expediente y el recurso en el Archivo de Gestión del. - Se ordena el expediente de cada solicitante y estos se clasifican por causas de denegación o por aumento de cuantía. 2

9 Área de Alumnos - Se elabora el oficio de remisión de recursos, que junto con los expedientes originales se remiten al Ministerio. - Se elabora un memorándum para Conserjería, para que se realice el envío por mensajería, con acuse de recibo. - El Ministerio de Educación resuelve el recurso y lo notifica al interesado y al. - Se graba en la aplicación informática UNIVERSITAS XXI-Becas la resolución del Ministerio. - Si la resolución es desestimatoria se archiva en el expediente del solicitante. - Si la resolución es estimatoria se hace fotocopia, el original se archiva en el expediente del solicitante y la copia se archiva para el trámite de la compensación de precios públicos (Proceso 2.1.3) 3