PODERES Y FORMALIZACIÓN DE DECISIONES

Transcripción

1 PODERES Y FORMALIZACIÓN DE DECISIONES Indice I. Objetivos II. Alcance III. Procedimientos III. 1 Análisis de la organización III. 2. Otorgamiento, modificación y revocación de poderes III. 3. Formalización de decisiones I. OBJETIVOS Determinar si se dispone de un procedimiento formalizado para el control y utilización de los poderes y la autorización interna de las decisiones. Verificar si los niveles de apoderamiento y de delegación de autoridad establecidos son los adecuados para las actividades que lleva a cabo. Comprobar si existe un control y registro adecuado de los poderes en vigor. Verificar que se cumplen las disposiciones legales y la normativa interna aplicables. II. ALCANCE DEL TRABAJO El otorgamiento modificación y revocación de los poderes otorgados. El control de su utilización. La formalización de decisiones (delegación de autoridad) La formalización de decisiones puede ser analizada de forma global o bien en cada trabajo de auditoría al revisar las operaciones correspondientes. 1

2 III. III.1. PROCEDIMIENTOS ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN 1. Determinar quién tiene asignada la responsabilidad de la concesión, revocación y gestión de poderes, así como la formalización de decisiones. 2. Verificar la existencia de una política y procedimientos de asignación, revocación y control de poderes; y formalización de decisiones. Determinar si: PARA LOS PODERES OTORGADOS A PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN Existe un proceso de propuesta y solicitud. Tienen el nivel de autorización adecuado. Están formalmente otorgados. Son controlados correctamente. Se actualizan periódicamente. Se revocan al cumplir su finalidad o por baja de sus apoderados PARA LA FORMALIZACIÓN DE DECISIONES Están contempladas las acciones a cubrir. Están designados los cargos jerárquicos que proponen. Están designados los cargos jerárquicos que aprueban. 3. Revisar si el procedimiento incluye la forma de ejercer las facultades concedidas o cualquier otro aspecto, tales como: Establecimiento de los trámites para su aprobación. Definición de las facultades que se precisan para poderes especiales, para un acto específico o generales. Participación para su tramitación de la Asesoría Jurídica, Secretaría del Consejo u otra área establecida. Requisitos establecidos, previo a la aprobación en Consejo. 4. Identificar los órganos de administración, áreas o niveles que intervienen en la asignación y formalización de poderes, tales como: Consejo de Administración. Secretaría del Consejo. Asesoría Jurídica. Notaría. Tesorería. Nivel jerárquico directo de la persona para la que se le solicita el poder. Otras áreas que intervienen hasta que el poder queda formalmente autorizado. 2

3 5. Revisar los estatutos y reglamentos de los órganos de administración, comprobando los apartados referidos a los poderes. Verificar que los procedimientos establecidos son congruentes con los mismos. III.2. OTORGAMIENTO, MODIFICACIÓN Y REVOCACIÓN DE PODERES 1. Recabar todas las actas del Consejo de Administración y Comité Ejecutivo relacionadas con el otorgamiento y revocación de poderes. 2. Obtener una relación de los poderes otorgados, detallando: Nombre y apellidos, denominación o razón social y NIF del poderdante Titular o apoderado. Nivel jerárquico del apoderado. Facultades otorgadas. Fecha del otorgamiento. Nivel de responsabilidad que lo otorga. Periodo de vigencia del poder. Trámites y actuaciones objeto de apoderamiento. Escritura formalizada (Notaría, fecha y número) Registro formalizado. Número de referencia del alta y fecha de alta. Evaluar si son congruentes con la finalidad y autorización establecidas. 3. Contrastar los poderes en vigor con las actas del Consejo de Administración o del Comité Ejecutivo, verificando que están incluidos en las actas correspondientes y hacen referencia al otorgamiento y revocación de poderes. 4. Verificar si los poderes otorgados y revocaciones cuentan con cartas de envío a terceros y comprobar la recepción de los mismos y su actualización. 5. Solicitar a las entidades financieras los correspondientes registros de autorización de poderes y contrastarlos, a través de una muestra, con los poderes otorgados por el órgano de administración o supervisión. 6. Obtener una relación de las personas con firma autorizada en entidades financieras. Realizar circularización bancaria, si fuera necesario, y comprobar que no existen poderes no operativos. 7. Describir los titulares con más de un poder otorgado, motivos y autorizaciones. 8. Verificar si existe alguna incompatibilidad de facultades que sean indelegables con la legislación vigente. 9. Para los poderes otorgados a personal ajeno, comprobar si para los pleitos ha otorgado poderes a procuradores y abogados con la facultad de representar a la misma ante los Tribunales. Revisar su contenido en cuanto a: 3

4 Nombre y apellidos, denominación o razón social y NIF del poderdante Titular o apoderado. Las peculiaridades que se especifiquen en el poder. Si sirven para otros usos distintos del inicialmente previsto. El control que se realiza. Si se avisan a los interesados cuando se revocan. 10. Para el detalle de los poderes obtenidos en los pasos anteriores, verificar si se lleva a cabo una actualización de los poderes cuando se producen cambios que obliguen a modificaciones de las facultades o su revocación. Asegurarse que la relación o registro de poderes está actualizada. 11. Identificar los apoderados que tienen poder especial para sustituir facultades. Verificar, a un periodo determinado, si las modificaciones o revocaciones realizadas responden a los apoderamientos concedidos. III.3. FORMALIZACIÓN DE DECISIONES 1. Determinar si existen formalmente establecidas las competencias y los niveles de autoridad delegados para la toma de decisiones. Comprobar si han sido fijadas por el Consejo de Administración y/o la Dirección. 2. Analizar si los niveles de delegación de autoridad asignados para la formalización de las diferentes decisiones son operativos y no existen transacciones relevantes no contempladas en el mismo. 3. Evaluar los criterios que son de obligado cumplimiento por los directivos facultados para tomas decisiones en el ámbito de sus competencias, tales como: Clase de las decisiones. Si los límites económicos de autorización son los aprobados. Tipos de autorización de operaciones. Prohibiciones o excepciones establecidas. Existencias de comités. Formalización de decisiones con terceros Contratos Revisar que estos criterios están siendo aplicados. 4. Determinar el nivel de propuesta y autorización que requieren las decisiones en asuntos tales como: Societarios. Financieros Administrativos. Recursos Humanos. Sucursales en el extranjero (apertura y cierre) Inversiones y desinversiones. 4

5 Nombramientos. Etc. Evaluar si son congruentes con los objetivos, finalidad y autorización establecidos. PARA LA FORMALIZACIÓN DE DECISIONES QUE SE LLEVEN A CABO A TRAVÉS DE INTERNET 5. Determinar si se registra y gestiona certificados otorgados por medio de Internet ante los órganos de la Administración competentes para realizar trámites y actuaciones en materia tributaria, seguridad social, etc. 6. Cuando se efectúan revocaciones comprobar que tienen efectos desde el momento en que se comunica fehacientemente a la Agencia Estatal correspondiente. 5