Política de Gestión de Documentos Electrónicos

Transcripción

1 Política de Gestión de Documentos Electrónicos CUMPLIMIENTO CON EL ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD (REAL DECRETO 3/2010) Y ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD (REAL DECRETO 4/2010) Ayuntamiento de UTIEL

2 CONTROL DE EDICIÓN FECHA EDICIÓN REVISIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 16/02/ RAFAEL MURGUI CASTILLO Edición inicial.

3 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN NORMATIVA OBJETO DEL DOCUMENTO ÁMBITO DE APLICACIÓN4 2. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DEFINICIÓN Y CONTENIDO DATOS IDENTIFICATIVOS DE LA POLÍTICA6 3. ACTORES INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES8 4. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS9 5. PROCESOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS CAPTURA REGISTRO CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE METADATOS ACCESO CALIFICACIÓN CONSERVACIÓN TRANSFERENCIA DESTRUCCIÓN O ELIMINACIÓN15 6. FORMACIÓN EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS16 7. SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS17 8. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA18

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1. NORMATIVA El Esquema Nacional de Interoperabilidad se define en el apartado 1 del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad. La Norma Técnica de Interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos establece los conceptos relacionados con el desarrollo de políticas de gestión de documentos electrónicos en el marco de la Administración electrónica, incluyendo los aspectos relacionados con su implantación práctica, e identificación de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos necesarios para la recuperación y conservación de los mismos, así como los procesos y acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida. Por ello, para la elaboración y desarrollo del contenido de esta Política, se han tenido en cuenta las siguientes referencias: - Ley 11/2007, de 11 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (LAECSP). - Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. - Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica (ENS). - Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (ENI). - Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de documentos electrónicos. - Guía de aplicación de la NTI de Política de Gestión de documentos electrónicos OBJETO DEL DOCUMENTO El objeto del documento de Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ayuntamiento de Utiel (El Ayuntamiento en adelante) es establecer el conjunto de criterios y de medidas organizativas y técnicas necesarias para garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación, tratamiento y conservación de los documentos y expedientes electrónicos tratados por el Ayuntamiento a lo largo de su ciclo de vida ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Política de Gestión de Documentos Electrónicos está integrada en el contexto de la entidad junto al resto de las políticas implantadas para el desempeño de sus actividades. En particular, esta política está integrada en el marco general de gestión de documentos de la entidad, con independencia del soporte en el que puedan estar materializados dichos documentos. Esta Política de Gestión de Documentos Electrónicos tiene por objeto establecer el conjunto de criterios comunes asumidos por el Ayuntamiento, así como documentar los mismos, en relación con la gestión de los documentos y expedientes producidos o custodiados por la entidad.

5 Esta Política persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, los complementarios o necesarios, para asegurar la gestión, recuperación y conservación de los documentos y expedientes electrónicos del Ayuntamiento manteniendo permanentemente su relación. En particular, se integrará con la Política de Seguridad que establece el Esquema Nacional de Seguridad, puesto que los documentos electrónicos se van a manejar mediante sistemas a los que les es aplicable lo previsto en dicho Esquema.

6 2. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 2.1. DEFINICIÓN Y CONTENIDO Según la definición del ENI, una política de gestión de documentos electrónicos consiste en Orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida. El presente documento de Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ayuntamiento de Utiel incluye los siguientes apartados: 1. Definición del alcance y ámbito de aplicación. 2. Roles de los actores involucrados. 3. Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental. 4. Acciones de formación relacionada contempladas. 5. Actuaciones de actualización, supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos DATOS IDENTIFICATIVOS DE LA POLÍTICA Se incluye en este apartado la información relativa a la identificación del documento y su periodo de validez, así como la información asociada al órgano responsable de su gestión y actualización. A. Identificación del documento Nombre del documento Versión 1.0 Identificación del documento Política de Gestión de Documentos Electrónicos en el Ayuntamiento de Utiel Esta política de gestión de documentos electrónicos se identifica con el siguiente identificador de objeto: Expediente 501/2016 Url de referencia Portal de Transparencia Fecha de emisión Esta política ha sido emitida en fecha 16/02/2016 Identificación del emisor Esta política de firma electrónica ha sido emitida por Rafael Murgui Castillo, Servicio de Organización e Informática. Ámbito de aplicación

7 B. Periodo de validez La presente Política de Gestión de documentos electrónicos es válida desde la fecha de emisión indicada en el apartado anterior hasta la publicación de una nueva versión actualizada, pudiéndose facilitar un periodo de tiempo transitorio en el cual convivan las dos versiones. Dicho periodo de tiempo transitorio deberá indicarse en la nueva versión, pasado el cual solamente será válida la versión actualizada. C. Identificación del gestor El mantenimiento, actualización y publicación electrónica de los criterios sobre firma electrónica corresponderá al Servicio de Organización e Informática del Ayuntamiento, en coordinación con la Dirección General competente en materia de administración electrónica, en aplicación de sus respectivas competencias.

8 3. ACTORES INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES Para garantizar que la gestión de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida sea realizada de manera eficiente, se definen los siguientes actores involucrados en los procesos de gestión documental y sus responsabilidades: Órgano Competente: responsable de aprobar e impulsar la política, dictar las directrices generales y aprobar el Plan de formación relativo a la gestión de documentos electrónicos. Comité de Seguridad: responsable de garantizar la seguridad de la información en el Ayuntamiento. conforme a lo establecido en la Política de Seguridad. Este rol lo adopta el Comité de Administración Electrónica establecido en la entidad. Responsable de Procesos de Gestión: responsable de aplicar la política en el marco de los procedimientos administrativos a su cargo. Dirección de Departamento de Informática: autorización de toda decisión tecnológica relativa al diseño, implantación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental. Este rol corresponde con el Concejal bajo el cual se encuentre el Servicio de organización e Informática del Ayuntamiento. Responsable de Gestión Documental: responsable de la planificación, diseño, implantación y administración del programa de gestión de documentos y sus operaciones, incluyendo el diseño, la implantación y la actualización del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. Personal implicado en tareas de tratamiento de documentos electrónicos: deberán aplicar lo establecido en la política a través del uso del sistema de gestión implantado.

9 4. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS El Ayuntamiento debe aplicar la política de gestión de documentos mediante el establecimiento de un programa de gestión de documentos, que se debe proyectar sobre la totalidad de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y las fases de gestión. Este programa de gestión de documentos se compone de: GESTIONA. Plataforma utilizada para la gestión de expedientes y documentos del Ayuntamiento. Sede Electrónica. Plataforma online para la interacción del ciudadano con el Ayuntamiento de Utiel. Archivo Digital. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos del Ayuntamiento, incluido en la plataforma GESTIONA. Archivo Digital Histórico. El programa de gestión de documentos del debe establecer los controles y procedimientos para garantizar la identificación, protección y recuperación de los documentos. En concreto, el programa debe establecer las siguientes medidas: - La inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el personal competente del departamento o servicio al que pertenece el expediente, que garantice la integridad del expediente electrónico, en el momento del intercambio, y permita su recuperación. - La identificación única e inequívoca de cada documento por medio de convenciones adecuadas, que permitan clasificarlo, recuperarlo y referenciarlo con facilidad. - Los documentos administrativos electrónicos deberán haber sido expedidos y firmados electrónicamente mediante los sistemas de firma previstos en la Política de Firma Electrónica del Ayuntamiento. - La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, si es necesario, complementarios, asociados al documento, a lo largo de su ciclo de vida, e incorporación al esquema de metadatos. - La clasificación, de acuerdo con un plan de clasificación adaptado a las funciones, tanto generales como específicas, del Ayuntamiento. - El período de conservación de los documentos, de acuerdo con la legislación en vigor, las normas administrativas y obligaciones jurídicas que sean aplicables en cada caso. - En el caso de documentos electrónicos, el acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea que permitan la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la recuperación exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión en papel de los documentos que sean necesarios. El sistema debe permitir la consulta durante todo el período de conservación al menos de la firma electrónica, incluido, si es necesario, la marca de tiempo, y de los metadatos asociados al documento. - La adopción de medidas para asegurar la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, de forma que se pueda asegurar su recuperación de acuerdo con el plazo mínimo de conservación determinado por las normas administrativas y obligaciones jurídicas, se garantice su conservación a largo plazo, se asegure el valor

10 probatorio y la fiabilidad como evidencia electrónica de sus actividades y procedimientos, así como la transparencia, la trazabilidad e histórico de los movimientos. - La coordinación horizontal entre el Responsable de Gestión Documental y los Responsables de Procesos de Gestión. - La transferencia, si es necesario, de los expedientes entre los diferentes repositorios electrónicos a los efectos de conservación, de acuerdo con lo que establece la legislación en materia de archivos, de forma que se pueda asegurar su conservación, y recuperación a medio y largo plazo. - El borrado de la información o, si es necesario, la destrucción física de los soportes de acuerdo con la legislación aplicable, registrando dicha eliminación si así se requiere.

11 5. PROCESOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Dentro del marco del programa de gestión de documentos, el Ayuntamiento debe desarrollar y documentar los procedimientos que garanticen la interoperabilidad a medio y largo plazo, así como las medidas de identificación, recuperación, control y tratamiento de los documentos. Todos los procesos de gestión de documentos deben considerar, en cuanto a la gestión de los documentos electrónicos, los requerimientos establecidos tanto por el ENI como por el ENS. Los procedimientos son los que se describen a continuación CAPTURA El proceso de captura se refiere a la entrada en un sistema de gestión de documentos electrónicos, que bien pueden ser generados por la entidad o bien pueden proceder de otras entidades. Las directrices establecidas en el presente procedimiento se aplicarán a: Documentos administrativos electrónicos. Expedientes administrativos electrónicos. Copias electrónicas auténticas de documentos administrativos electrónicos. Los documentos y expedientes electrónicos capturados generados por el sistema de gestión de documentos del Ayuntamiento seguirán una codificación específica propia de la aplicación GESTIONA y dispondrán de un conjunto de metadatos mínimos obligatorios previstos en la NTI de Documento Electrónico, que se cumplimentarán en el momento de su captura. Cuando proceda, los documentos administrativos electrónicos deberán estar firmados conforme a la Política de Firma Electrónica existente, mediante un sistema de firma electrónica admitido. Generalmente se hará uso del módulo de firma electrónica incorporado en la aplicación GESTIONA. Los documentos electrónicos capturados dispondrán de un identificador unívoco (código) generado por la aplicación GESTIONA. De esta forma cada documento podrá ser recuperado mediante su código, así como podrá consultarse la validez del mismo mediante el código a través de la sede electrónica de la entidad ( El modelo de gestión de metadatos de documentos y expedientes electrónicos se encuentra incorporado dentro de la propia aplicación GESTIONA. La aplicación se encuentra acreditada para cumplir con las disposiciones tanto del ENI como del ENS por parte del proveedor REGISTRO La plataforma GESTIONA del Ayuntamiento incorpora funcionalidades para el registro de documentos, asociados a los expedientes, para aquellos documentos administrativos electrónicos que requieran ser registrados. Dicha plataforma deberá cumplir con la NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos. La digitalización de documentos para su incorporación dentro de la plataforma se realizará conforme a los estándares de calidad definidos por el ENS y ENI. Para ello, se dotará a las diferentes unidades que lo requieran de dispositivos digitalizadores que cumplan con la política establecida. El procedimiento de registro electrónico de documentos, tanto de entrada como de salida, se realizará en tres etapas: 1. Captura del documento a registrar, siguiendo el proceso de captura descrito en el apartado anterior del presente documento.

12 2. Cumplimentación de los metadatos o datos complementarios correspondientes al asiento registral definidos en la NTI de Modelo de datos de intercambio de asientos entre las entidades registrales, y dependiendo de si se trata de entrada o de salida de documentos. 3. Y cuando sea requerido, foliado del libro electrónico de asientos en el que queda registrado el documento, garantizando su autenticidad e integridad, siguiendo el proceso de foliado o indizado de expedientes establecido en la NTI de Expediente electrónico, mediante la generación y firma de un índice electrónico que relaciona todos los asientos contenidos en el correspondiente libro. La aplicación GESTIONA, usada por el Ayuntamiento, está adaptada a los requisitos del estándar SICRES v.3, garantizando así la consistencia a efectos de cómputo de plazos en los documentos presentados por Convenios Marco de Ventanilla Única CLASIFICACIÓN La clasificación funcional consiste en agrupar documentos según criterios de actividad, lo cual sirve para: 1. Establecer vínculos entre diferentes actuaciones representadas en documentos y expedientes electrónicos constituyendo agrupaciones. 2. Ayudar a la recuperación de documentos electrónicos referentes a una función o una actividad concreta. 3. Definir niveles de seguridad y acceso para documentos, expedientes y otras agrupaciones de documentos, en aplicación de las políticas de acceso y las actuaciones de calificación, lo que le permite atribuir permisos de acceso a los usuarios. 4. Asignar a las agrupaciones documentales los plazos de conservación correspondientes en atención a los valores de los documentos y a los calendarios de conservación existentes. La clasificación de los documentos se concreta en la práctica en un cuadro de clasificación funcional, definido como una estructura de categorías funcionales organizadas de manera jerárquica, lógica y coherente que vincula los documentos que generan las Administraciones con las funciones o actividades que desempeñan, estableciendo categorías funcionales. La clasificación de un documento parte de las funciones principales del Cuadro de Clasificación y llega hasta las actividades concretas, que se materializan en la unidad básica de archivo, el expediente. Por ello, en el caso de los expedientes electrónicos, se aplicará lo dispuesto en la NTI de Expediente electrónico. Desde el Ayuntamiento se dispondrá de un cuadro de clasificación de los documentos y de un calendario de conservación digital de los mismos, atendiendo a los requisitos legales y regulatorios vigentes DESCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE METADATOS Una adecuada gestión de documentos permite al Ayuntamiento identificar y recuperar los documentos electrónicos cuando sean requeridos. La descripción es un proceso de gestión documental que se alimenta principalmente de la información aportada durante la asignación de los metadatos necesarios para la gestión de los documentos electrónicos y se orienta a la recuperación de la información. La descripción de los documentos y expedientes electrónicos permitirá la recuperación de los mismos y su contexto. A tal efecto, la aplicación GESTIONA garantiza el cumplimiento de las NTI que regulan el desarrollo del ENI, incorporando a los documentos los metadatos requeridos.

13 5.5. ACCESO El acceso a los documentos electrónicos registrados en la aplicación GESTIONA se realiza mediante consulta del expediente relacionado. Adicionalmente, se puede recuperar un documento electrónico mediante la sede electrónica, introduciendo el código alfanumérico identificativo del propio documento. En cualquier caso, en relación con el acceso, a los documentos y expedientes electrónicos les son aplicables las medidas de protección de la información previstas en el Anexo II del Esquema Nacional de Seguridad. En particular, aplican los controles Datos de carácter personal [mp.info.1] y Calificación de la información [mp.info.2], sin perjuicio de otras medidas de protección que puedan ser de aplicación a la luz de la categorización del sistema, de la calificación de la información y de las medidas relativas al control de acceso ([op.acc]). En consecuencia el acceso a los documentos y expedientes electrónicos estará sometido a un control de acceso en función de la calificación de la información y de los permisos y responsabilidades del actor en cuestión. Asimismo, contemplará la trazabilidad de las acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrónicos y sus metadatos asociados, siguiendo lo establecido en la Política de Seguridad y en los procedimientos de control de accesos del Ayuntamiento. A su vez, se deberá cumplir con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y su Reglamento de desarrollo (RD 1720/2007) CALIFICACIÓN Los documentos esenciales son aquellos que resultan indispensables para que la entidad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio y contractuales, respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas. La categorización del sistema (ENS, Anexo I), el Análisis de riesgos ([op.pl.1]) y la Calificación de la información ([mp.info.2]), aportan criterios para identificar documentos esenciales y las medidas de seguridad y nivel requerido aplicables. El Ayuntamiento deberá definir un cuadro de clasificación de los documentos y un calendario de conservación digital de los mismos, incluyendo los documentos que se consideren esenciales. La gestión de los documentos calificados como esenciales en el programa de gestión de documentos requerirá de: 1. Obtención de una copia electrónica auténtica u original, según lo dispuesto en la NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos. 2. Tratamiento y conservación, de original y copia en su caso, según lo establecido en el procedimiento de Conservación y con las medidas de seguridad adecuadas según el ENS CONSERVACIÓN La conservación de los documentos y expedientes electrónicos atenderá a los plazos legales que sean de aplicación en el Ayuntamiento y a su estrategia de preservación, debiendo desarrollar a tal efecto un cuadro de clasificación y un calendario de conservación digital de documentos. Una vez transcurrido el periodo de validez administrativa de un expediente, el cual puede resultar de un periodo sin actividad sobre los documentos, la información podrá ser eliminada, siempre de manera segura a través de los procedimientos y sistemas establecidos al efecto.

14 En este sentido, se establece con carácter general que el periodo de conservación de los documentos electrónicos en el Archivo Digital será de cinco años, excepto en los casos en que las Administraciones definan específicamente los periodos de conservación de los documentos de los que son propietarias y que éstos sean comunicados de manera formal al Ayuntamiento, o en los casos en que los documentos formen parte de procedimientos sancionadores o judiciales aún en vigor. Asimismo, el Ayuntamiento no tiene la obligación de conservar la información más allá de quince años, salvo que forme parte de procedimientos en curso, o tenga valor a largo plazo en atención a su utilidad administrativa, jurídica, archivística, histórica o de investigación, y así se haya decidido por parte del Órgano Competente. Así, se distinguen tres valores esenciales en un documento electrónico: Valor administrativo: determinado por la vigencia administrativa y la frecuencia de su consulta con fines administrativos. Si un documento es útil para la resolución de asuntos, posee valor administrativo. Valor legal: existe en tanto el documento sirva como prueba ante los tribunales. La vigencia legal de un documento está regulada por la legislación. Valor histórico: cuando la consulta del documento solamente tiene una finalidad cultural o de investigación. La vigencia de los valores administrativo e histórico estará determinada, una vez concluida la tramitación administrativa, por la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos. Dichas variables (tramitación administrativa y frecuencia de consultas) fijarán el valor y las edades de los documentos, y como consecuencia, las etapas de formación del Archivo Digital Histórico. Por otra parte, en ocasiones será necesario que los documentos electrónicos sean convertidos de un formato a otro o migrados de un sistema a otro para garantizar su uso adecuado, mantener la capacidad de procesamiento y/o evitar la obsolescencia tecnológica. En estas situaciones, se aplicarán medidas que garanticen el mantenimiento del contenido, contexto y componentes del documento, así como su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica a lo largo del tiempo. Dichos controles incluirán sistemas de copia de respaldo y operaciones concretas orientadas a la conservación de los documentos electrónicos y la funcionalidad de los repositorios, y se diseñarán e implementarán según lo establecido en la NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos. Asimismo, atendiendo a lo dispuesto en el ENS, y proporcionalmente a los riesgos a los que estén expuestos los documentos, la entidad contará con un Plan de Continuidad para preservar los documentos y expedientes electrónicos conservados, así como sus metadatos asociados, el cual incluirá lo previsto sobre copias de seguridad ([mp.info.9]), junto con las medidas de protección de la información ([mp.info]), de protección de los soportes de información ([mp.si]), y, en cualquier caso, de protección de datos de carácter personal según lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre y su Reglamento de desarrollo. El establecimiento del valor administrativo de cada documento electrónico indicará el periodo de permanencia de dichos documentos en el Archivo Digital. El valor de los documentos condicionará la organización del fondo en sus distintas etapas TRANSFERENCIA La transferencia de documentos y expedientes electrónicos entre repositorios o archivos electrónicos, así como la transferencia de las responsabilidades en cuanto a su custodia, se

15 realizarán teniendo presentes las medidas de Protección de los soportes de información [mp.si] previstas en el ENS, en particular en cuanto a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad implementados, y demás normativa que pueda ser de aplicación. En concreto, el control de la trazabilidad es un proceso esencial de la gestión de documentos en caso de que se produzcan movimientos dentro del repositorio o archivo electrónico o transferencias a cualquier otra organización, facilitando el seguimiento del movimiento y el uso de los documentos dentro del sistema de gestión de documentos. Por tanto, deberán implementarse metadatos de trazabilidad en los documentos electrónicos, con el objeto de: Identificar una acción pendiente de ejecución. Permitir la recuperación de un documento. Prevenir la pérdida de documentos. Mantener un sistema de auditoría de las operaciones relacionadas con los documentos. Mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los documentos individuales cuando los sistemas se hayan migrado o fusionado. Como norma general, los expedientes electrónicos cerrados se moverán a los cinco años del Archivo Digital al Archivo Digital Histórico, excepto en los casos previstos en el documento Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación Digital. El Comité de Seguridad será el actor encargado de adoptar todas las decisiones tecnológicas relacionadas con los Archivos Digitales y su conservación. A su vez, el Departamento de Informática será el responsable de mantener la trazabilidad de los documentos electrónicos en los términos descritos DESTRUCCIÓN O ELIMINACIÓN La eliminación de documentos electrónicos de los Archivos Digitales requerirá la autorización por parte del Responsable de Procesos de Gestión del procedimiento en cuestión, y se realizará según lo previsto en la medida Borrado y destrucción [mp.si.5] del ENS y conforme al procedimiento de destrucción y reutilización de la información establecido en el Ayuntamiento. En su caso, esto incluirá la destrucción anticipada de originales en soporte papel en caso de cambio de soporte con valor original. No se eliminará ningún documento o expediente con valor de original bajo estos supuestos: Calificado como de valor histórico o de investigación de acuerdo con lo previsto con en la legislación vigente al respecto. No haya transcurrido el plazo establecido para su conservación, durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas físicas o jurídicas. No se haya aprobado previamente por el Responsable de Procesos de Gestión correspondiente.

16 6. FORMACIÓN EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS El Ayuntamiento dispone de un programa de formación continua, que incluye la formación tecnológica del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión de documentos, así como del tratamiento y la conservación en archivos o repositorios electrónicos. El Ayuntamiento realizará acciones de formación específica dirigidas a todo el personal con responsabilidades de gestión o cualquier individuo que esté encargado de la totalidad o parte de una actividad en la organización relacionada con la creación de documentos, gestión del sistema o conservación de los documentos.

17 7. SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Los procedimientos y actuaciones seguidas en los distintos procesos de gestión de documentos electrónicos, así como el programa de gestión de documentos electrónicos (incluyendo los Archivos Digitales), serán sometidos a auditorías periódicas, con el fin de garantizar que se realizan conforme a lo previsto en esta Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ayuntamiento. Estas auditorías podrán ser abordadas en el contexto de las auditorías del ENS/ENI y deberán estar documentadas. Los sistemas de gestión de documentos y los procesos vinculados a dichos sistemas se deben modificar en el caso de que se consideren inapropiados o ineficaces a raíz de los resultados de las evaluaciones o auditorías. Asimismo, los resultados de dichas auditorías se tendrán en cuenta para incluirlos en su caso en la actualización de la presente Política de Gestión de Documentos Electrónicos. Sin perjuicio de lo anterior, el contenido de la Política de Gestión de documentos se debe revisar (y actualizar en su caso) anualmente para garantizar su adecuación a las necesidades reales de gestión de documentos electrónicos y normativa aplicable.

18 8. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA Los siguientes documentos complementan la Política de Gestión de documentos electrónicos: - Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación Digital. - Política de Firma Electrónica. - Política de Seguridad. - Procedimientos, guías y recomendaciones de gestión de documentos electrónicos: procedimiento de destrucción y reutilización de soportes, procedimiento de clasificación, marcado y etiquetado de información, procedimientos de copias de respaldo, procedimientos y manuales de control de acceso, manual de usuario para la tramitación electrónica, etc.