Segundo Módulo: Gestión Documental y Archivos

Transcripción

1 Segundo Módulo: Gestión Documental y Archivos Primer Taller: Ley Modelo de Acceso a la Información Pública 2.0 Santiago de Chile, 16 de abril de 2018 Beatriz Franco Espiño Ricard Pérez Alcázar

2 OBJETO Propuesta de borrador para una Ley Modelo Interamericana de Gestión Documental Propuesta de borrador para una Guía de aplicación

3 DEFINICIÓN ISO :2016. Información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios Gestión de documentos Campo de la gestión responsable del control sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, y disposición de documentos, que incluye procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos, e información sobre éstas.

4 MARCO Principio Desarrollo de la gestión documental como uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.

5 MARCO Proyecto Acceso a la información administrativa indicador del grado de transparencia y democracia de una sociedad Normalización de políticas y procedimientos de la gestión de documentos protección y disponibilidad eficaz y eficiente recuperación de la información. Leyes de Acceso a la Información sistemas de gestión para el buen gobierno. Controlar el flujo de la información provecho para Administraciones y ciudadanos

6 CONSIDERACIONES Reflejo y respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales Visión integral de los distintos ámbitos de la gestión documental: sistema de gestión de documentos debe facilitar la conservación y disponibilidad de los mismos y aplicar decisiones relativas a los documentos en cualquier momento de la vida de los mismos

7 CONSIDERACIONES Aplicación Todo tipo de documento, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por una organización o institución, pública o privada, en el curso de sus funciones o actividades Durante toda la vida del documento y, por tanto, para toda clase de organizaciones

8 METODOLOGÍA Identificación de Buenas prácticas Búsqueda de respuestas a los diferentes tratamientos archivísticos Talleres de retroalimentación

9 ESTADO DE LOS DOCUMENTOS Se trata de documentos en estado de BORRADOR Hay que homogeneizar la profundidad Hay que normalizar el estilo Hay que completar las referencias

10 CONSULTA PÚBLICA PROCESOS ISO Creación de documentos Captura de documentos Clasificación e indización Control de acceso Almacenami ento de documentos Uso y la reutilización OBSERVACIONES Registros de información Información Identificación de documentos electrónica Identificación de información relevante Fiabilidad de los documentos Preconcepciones del funcionario Lenguaje claro Interrelación con leyes Firma electrónica Correos electrónicos Vías no tradicionales (teléfonos ) Información electrónica Información electrónica Información electrónica Preservación de documentos Información Archiveros, depositarios o servidores electrónica Mapas de ruta [trazabilidad] Información Plazos máximos para la publicación electrónica Datos abiertos Información presupuestaria Migración o Digitalización de documentos Información conversión Recuperabilidad de documentos electrónica Disposición Información electrónica

11 BORRADOR DE LA LEY CAPÍTULO 1. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS CAPÍTULO 2. IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS 2.1. Identificación y organización 2.2. Clasificación de documentos 2.3. Descripción documental CAPÍTULO 3. VALORACIÓN, TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 3.1. Valoración de documentos 3.2. Calendarios de conservación / Tablas de retención documental 3.3. Transferencia de documentos de Archivo 3.4. Eliminación de documentos

12 BORRADOR DE LA LEY CAPÍTULO 4. ACCESO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 4.1. Gobierno abierto, transparencia y acceso a los documentos públicos 4.2. Acceso a la información Accesibilidad legal de las series documentales Gestión de las solicitudes de acceso a documentos 4.3. Restricciones y control de acceso 4.4. Protección de datos de carácter personal Medidas mínimas de seguridad para la documentación en formato papel Medidas mínimas de seguridad para los documentos electrónicos Ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación y supresión de los datos Seguridad de la información

13 BORRADOR DE LA LEY CAPÍTULO 5. CONSERVACIÓN Y GESTIÓN DE CONTINGENCIAS 5.1. Plan integrado de conservación Custodia y control de las instalaciones Gestión de espacios 5.2. Gestión de contingencias CAPÍTULO 6. SERVICIOS DE ATENCIÓN A LOS USUARIOS 6.1. Difusión 6.2. Reutilización de la información 6.2. Atención a la Administración 6.3. Atención al público: servicio de referencia 6.4. Formación de usuarios

14 BORRADOR DE LA LEY CAPÍTULO 7. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA 7.1. Interoperabilidad 7.2. Metadatos 7.3. Digitalización de documentos CAPÍTULO 8. PERFILES Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL CON RELACIÓN A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

15 GUÍA DE APLICACIÓN Estructura (como Anexo actualizable) Definición Descripción de la buena práctica Recomendaciones Bibliografía Recursos

16 TEMAS Y CONTENIDOS Escenarios / Consensos Decisiones a tomar sobre inclusión de temas. Por ejemplo, Incluir o no Captura y Registro como Capítulo nuevo Definir conveniencia de correos electrónicos Incluir Firma electrónica Incluir o no Normalización de procesos como Capítulo nuevo Información en la Guía de aplicación, no en el articulado Sopesar conveniencia del Capítulo de Servicio de Archivo Tradicionalmente sólo piensa en investigadores

17 TEMAS Y CONTENIDOS Escenarios / Consensos Decisiones a tomar en cuanto presentación de contenidos. Por ejemplo, sobre documentos electrónicos: Desglosar las especificidades de los documentos electrónicos en los distintos procesos archivísticos Ejemplo, en el proceso de Eliminación se ha diferenciado Administración electrónica orientada a Políticas o a procesos Confirmar conveniente orientación de planteamientos sobre el tema

18 Gracias por su atención