La descripción archivística: medio para la gestión de documentos

Transcripción

1 La descripción archivística: medio para la gestión de documentos XXII Jornadas de Archivos Universitarios La gestión de documentos en el entorno digital Tarragona, 19 de mayo de 2016 Beatriz Franco Espiño Subdirección General de los Archivos Estatales (MECD)

2 Qué es la descripción archivística? Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su caso, de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, etc.) (CNEDA) Un proceso continuo. Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo. Mediante el registro de información estructurada sobre el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo. Información organizada en redes, sistemas, bases, tablas, registros y campos (o elementos) de datos Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicación y comprensión de los documentos de archivo. [Javier Barbadillo]

3 Qué es la descripción archivística? Finalidad: Hacer comprensibles los fondos documentales Coincide con la finalidad de la propia documentación: informar Facilita la comprensión del contexto y del contenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen.

4 Los metadatos cumplen una función esencial en relación con los documentos electrónicos: Facilitan la recuperación. Mejoran la gestión de documentos Aseguran el mantenimiento de la integridad, y por lo tanto, la autenticidad de los documentos. MISMA FUNCIÓN DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

5 Entonces, los metadatos pueden sustituir a la descripción archivística? NO No pueden sustituir a la base de la descripción: La información contextual No pueden tomar en cuenta las necesidades de los usuarios Se necesita una participación activa de los archiveros en el diseño de los SGD

6 Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos. Para la valoración, difusión, servicios de referencia y consulta. Para preservar el contexto original de producción de los documentos, a través de la salvaguarda de su autenticidad y valor probatorio DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

7 Descripción: Parte de un proceso integral de gestión de documentos

8 Beneficios de la normalización en la descripción archivística Mejora de identificación de fondos Intercambio de informaciónó Prácticas archivísticas homogéneas y adecuadas Obtención de descripciones uniformes Integración de archivos en un único sistema Control de series documentales fragmentadas Homogeneización de las entradas y salidas de datos Mejora del acceso a los recursos archivísticos De aplicación a cualquier centro / cualquier recurso

9 Instrumentos descriptivos individuales Vs. Sistemas descriptivos y herramientas integradas

10 Actividad individual vs. Actividad cooperativa Somos una comunidad, no debemos trabajar solos Las normas son la base para el trabajo en común Podemos trabajar juntos en la descripción de los contextos, y Nuestra principal voluntad es la recuperación de la información

11 CONTEXTO

12 Normas de contenido Normas de intercambio <EAG> ENCODED ARCHIVAL GUIDE

13 Innovación en los procesos técnicos archivísticos: Descripción archivística Momento de cambios A nivel nacional CNEDA Abierto período de información pública Parte 3 Atributos Fecha límite: 15 de mayo A nivel internacional EGAD Reunión abril Presentación Congreso ICA Seúl 2016 (5 10 sept)

14 Modelos conceptuales Records in Contexts A Conceptual Model for Archival Description

15 El modelo conceptual de la CNEDA permite implantaciones flexibles y graduales: Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades y recursos de cada organización. Permitirá establecer estructuras de datos con diferentes grados de descomposición de sus elementos y diferente intensidad descriptiva. Favorece la implantación de sistemas lógicos relacionales capaces de aprovechar correctamente las posibilidades de las nuevas tecnologías. Es una guía para desarrollar sistemas descriptivos relacionales que permitan garanticen la interoperabilidad y la compartición de datos.

16 Web CNEDA

17 EGAD/ICA Expert Group on Archival Description Misión: Promover y facilitar el intercambio internacional de información sobre recursos archivísticos. Principal proyecto: Desarrollar un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos.

18 EGAD/ICA Expert Group on Archival Description Objetivos: fomentar y facilitar el desarrollo e implementación de normas y buenas prácticas en la descripción archivística, apoyar la comunicación y el intercambio de información sobre estándares descriptivos y buenas prácticas, y proporcionar enlace con otros organismos profesiones de la información como la IFLA, ICOM y con organismos de normalización

19 EGAD/ICA Expert Group on Archival Description Resultados previstos El modelo conceptual desarrollado por la EGAD se presentará de dos formas, en las que se trabajará de manera simultánea: Representación en forma gráfica Representación en formatos normalizados para ontologías La expresión formal del modelo conceptual facilitará el desarrollo de sistemas eficientes y flexibles de descripción archivística y sentará las bases para el desarrollo de un sistema que proporcione un acceso integrado a la información.

20 ISAAR (CPF) CONSEJO DE GUERRA (1.2) Institución (1.1) (2.1) ES28079MCU192 (4.1) RR1 Consejo de Guerra ES AGS/14 Fondo [Productor] ISAD (G) Consejo de Guerra (1.2) ES AGS/14 (1.1) Fondo (1.3) (1.4) 4015 leg. y 438 lib. (1.5) CONSEJO DE GUERRA (2.1)

21 ctordetail.htm?id=46764

22 CBPS Compendio. París (2010)

23 Esquema de relaciones entre las normas descriptivas del CIA CBPS Compendio. París (2010)

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25 Mandate Agent Record Set Function Record Record component Activity Date Occupation Place Movement Subject (abstract) Function (abstract) Documentary Form Named Period Named event Figure/Character/Being Named Animal

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27 Necesaria y obligada colaboración y cooperación El centro de atención de la descripción pasa a ser el contexto, no el contenido Necesidad de creación de sistemas complejos y relacionales de descripción archivística Importancia de la normalización Importancia de los profesionales de archivo y gestión documental en el cambio

28 ISO 15489:2016 ACTUALIZACIÓN CTN50/SC1 Gestión de documentos y aplicaciones

29 Estamos pasando de: Documentos datos Entornos aislados Entornos colaborativos Información centralizada Información descentralizada Repositorios físicos En la nube Papel Electrónico CTN50/SC1 Gestión de documentos y aplicaciones

30 Punto de partida de la norma Documentos = Activos de información Oportunidades para el uso y reutilización Entornos de trabajo colaborativos y multi jurisdiccionales Análisis recurrente del contexto Importancia de la identificación y valoración de los documentos Importancia de la gestión de riesgos CTN50/SC1 Gestión de documentos y aplicaciones

31 Qué se mantiene? Es una norma preparada para su implementación en entornos electrónicos pero útil también para entornos en papel o híbridos Sus principios están diseñados para guiar la implementación de cualquier documento La estructura general de la norma es similar a la versión anterior CTN50/SC1 Gestión de documentos y aplicaciones

32 ÍNDICES 2001 vs : 2001 Beneficios de la GD Marco reglamentario Política y responsabilidades Requisitos de la GD Diseño e implementación de un SGD Procesos y controles de la GD Supervisión y auditoría Formación 15489: 2016 Beneficios de la Gestión de Documentos Principios para la GD Documentos y sistemas de Gestión de Documentos Políticas y responsabilidades Identificación y valoración (appraisal) Instrumentos de GD Procesos para la creación, captura y gestión de los documentos

33 Cambios sustanciales

34 Qué es nuevo? La noción de Authoriative records Mejorada referencia a los metadatos Importancia de la identificación y valoración No presenta una metodología sobre diseño de sistemas Explicaciones más claras sobre controles de los documentos CTN50/SC1 Gestión de documentos y aplicaciones

35 15489: Conceptos y principios. Es la parte central de una serie de normas e informes técnicos que van a tratar: El uso de metadatos para el mantenimiento de los documentos electrónicos Analizar los procesos de creación de documentos La evaluación de riesgos y el uso de los documentos para administrar / mitigar dichos riesgos Sistemas de gestión de documentos Migración y conversión de documentos electrónicos Consejos prácticos para la identificación y valoración de documentos CTN50/SC1 Gestión de documentos y aplicaciones

36 MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN ) beatriz.franco@mecd.es