IV JORNADA ARCHIVOS DEL SIGLO XXI:

Transcripción

1 IV JORNADA ARCHIVOS DEL SIGLO XXI: "Políticas de archivos. Planificación y Gestión de los sistemas de archivos en el ámbito de las comunidades autónomas". Valencia, 7 de junio de 2016 Ponencia 4ª: El Sistema de 1 Mª Isabel Valiente Fabero Unidad de Coordinación del Consejería de Cultura

2 SISTEMA (RAE): 1. m. Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí. 2. m. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto. SISTEMA DE INFORMACIÓN : Conjunto de procedimientos, manuales y automatizados, y de funciones dirigidas a la recogida, elaboración, evaluación, almacenamiento, recuperación, condensación y distribución de informaciones dentro de una organización, orientado a promover el flujo de las mismas desde el punto en el que se generan hasta el destinatario final de las mismas. 2

3 SISTEMA DE Sistema en el sentido literal del término que trasciende los aspectos puramente técnicos y funcionales de cualquier aplicación informática. Componentes: Normativa, Estructura organizativa, Infraestructuras, Financiación, Marco conceptual, Planificación y Gestión, Servicios. 3

4 NORMATIVA ESPECÍFICA: ORDEN de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejerías de Justicia y Administración Pública y de Cultura, por la que se regula la implantación y uso del Sistema de Información para la Gestión de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía Andalucía) (BOJA nº 71 de 11 de abril de 2007) LEY 7/ 2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental (BOJA nº 222 de 11/11/2011) 4

5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: Unidad de Coordinación del Decreto 165/2007, de 5 de junio, por el que se modifica parcialmente la Relación de Puestos de Trabajo de la Administración General de la Junta de Andalucía (BOJA nº 126, de 27 de junio). Unidad de Coordinación del / Servicio de Archivos/ Dirección General de Innovación Cultural y del Libro de la Consejería de Cultura Medios humanos y materiales necesarios INFRAESTRUCTURAS Soporte técnico del Servicio de Informática de la Consejería Cultura. Herramientas corporativas Creación y mantenimiento de Entornos 5

6 MARCO CONCEPTUAL: UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL LEY 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (BOJA nº 222, de 11 de noviembre de BOE nº 286, de 28 de noviembre de 2011) - Artículo. 27 Principios de actuación (...) 3. El Sistema Archivístico de Andalucía promoverá un modelo común de gestión documental acorde con la implantación de la administración electrónica, siguiendo los principios de cooperación y colaboración entre las consejerías competentes en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, administración electrónica y política informática. 7

7 La Ley 7/2011 la aborda estableciendo MARCO GENERAL (Art. 53 al Art. 55): - OBJETIVO: Garantizar el acceso y uso de los documentos de titularidad pública, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía (Art. 53). - OBJETO AL QUE SE APLICA: Los documentos de titularidad pública sea cual sea su soporte y a lo largo de su ciclo vital. - CONSTITUYENDOLA EN UNO DE LOS PRINCIPIOS GENERALES QUE INSPIRAN LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS DE ESTA LEY: Carácter transversal de las funciones archivísticas Promoción de la gestión documental electrónica (Art, 4.4) - DISPONIENDO SU APLICACIÓN EN EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE ANDALUCÍA - ESTABLECIENDO SUS FUNCIONES Y ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS - ESTABLECIENDO SU AMBITO DE APLICACIÓN (SAA) 8

8 La Ley establece un modelo de GESTIÓN DOCUMENTAL específico para la JUNTA ANDALUCÍA (Art. 56 al Art. 60) - Un modelo común e integrado en la gestión administrativa. - Especial atención al documento-e Producción de documentos administrativos electrónicos de acuerdo con lo establecido en la Ley 7/2011 y normas que la desarrollan Registro de General de Sistemas de Información de la Junta de Andalucía c El modelo de gestión documental NO DISCRIMINA POR SOPORTE Concepto archivo de oficina Interoperabilidad S.I.@rchivA Custodia - Sistema de Sistema común para la gestión integrada de los documentos de su competencia. 9

9 En relación a la gestión del mismo : Su coordinación corresponde a la Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental (Art. 60.2). En atención a las necesidades de una gestión integrada en la gestión administrativa, transversal, común, sin discriminación por soportes, se establece que el Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía: Interoperará con el resto de sistemas de información de la Junta de Andalucía para gestionar la transferencia de la custodia de los documentos electrónicos conforme a los plazos establecidos. Dicha transferencia irá acompañada de los elementos necesarios que permitan asegurar las condiciones de autenticidad e integridad de los documentos públicos y garantizar el acceso y difusión de los mismos (Art. 60.3). Interoperará, con el sistema en el que se almacenen los documentos electrónicos de la Junta de Andalucía para facilitar el acceso y uso de los documentos que en él se custodian (Art. 60.4). Para garantizar la independencia en la gestión de los archivos de la Administración de Justicia radicados en la Comunidad Autónoma: El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía contará con un modelo específico aplicado a los archivos de los órganos de la Administración de Justicia en Andalucía, correspondiendo su coordinación a la consejería competente en materia de Administración de Justicia (Art.60.4). 10

10 PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN Implantación: Atendiendo a su carácter corporativo el Sistema de tiene como destinatarios a los siguientes Archivos: Archivos de titularidad estatal y gestión autonómica: Archivos Históricos Provinciales Archivo de la Real Chancillería de Granada Archivos de titularidad y gestión autonómica Archivo General de Andalucía Archivos Centrales de las Consejerías de la Junta de Andalucía. Archivos de las Delegaciones Provinciales de las Consejerías de la Junta de Andalucía. Archivos de Entes Instrumentales de la Junta de Andalucía (Agencias y Entidades instrumentales privadas en la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía. BOJA nº 215 de 31 de octubre de 2007). Archivos de Órganos Estatutarios: Parlamento, Consejo Consultivo, Cámara de Cuentas, Defensor del Pueblo, Consejo Audiovisual de Andalucía. Archivos de los Órganos Judiciales en la Comunidad Autónoma de Andalucía Resto de Archivos del S.A.A. e- cooperación Gestión y coordinación implantación: UC@ 11

11 Gestión mantenimiento y desarrollo - Herramienta corporativa LUMEM - Contratación servicios desarrollo y mantenimiento - Diversas líneas de trabajo:evolutivo, Correctivo, Datos, Perfectivo - Gestión de las distintas ramas de desarrollo - Gestión de Proyecto Atención al Usuario - Número de usuarios: (3937 rol oficinas; 344 roles técnicos) - Herramienta corporativa IRIS - Equipo de atención permanente - 2 Niveles de atención: CSU_CCUL / - Demandas atendidas: 2015: (a 30/05):554 12

12 Formación usuarios: Cursos Homologados por el IAAP. No Homologados por el IAAP. Aula de Formación permanente de la Unidad de Coordinación (CCUL). Teleformación. Herrramienta IRIS. Hojas Informativas. Manual de Usuarios. 13

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15 DATOS Nº de archivos alta en Sistema : 163 Nº actual de usuarios dados de alta en el sistema: perfil de oficinas entre perfiles de administradores y archiveros Nº de depósitos: 483 Nº total de unidades de instalación : Volumen actual de documentos: Nº total de ingresos: ( están registrados) Nº total de salidas: Nº total de servicios internos: consultas préstamos administrativos. 17

16 ARQUITECTURA V

17 ENTORNOS C CULTURA Producción Preproducción evolutivos Preproducción correctivos Integración Formación 19

18 GESTIÓN DE USUARIOS ROL + ÁMBITO = PERFIL 20

19 FUNCIONALIDADES PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS 21

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23 EXPLOTACIÓN INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS Cuadro de mandos (Pentaho) 25

24 Estadísticas 26

25 DIFUSIÓN 27

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29 PRINCIPALES EVOLTIVOS EN DESARROLLO Tramitación electrónica: ingresos, salidas y servicios (en el marco legal de las leyes 39/2015 y 40/2015) Clasificación funcional de Fondos y gestión cambios organizativos en la estructura de la Junta de Andalucía Integración en el Módulo CAVD de las herramientas de e- Administración. Integración con la aplicación ARTHE, para la gestión de descriptores. Integración con Sistema Gestión Estadística CCUL Migración a Oracle 11g. Optimización de Bases de Datos. EN PLANIFICACIÓN Gestión de documentos electrónicos a través Integración del Sistema con el Archivo Electrónico de la Junta de Andalucía. 31

30 MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN 32