DIRECTRÍZ APROBADA EN EL COMITÉ NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL SESION No. 1 DEL 9 DE Abril de 2015

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1 Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRÍZ APROBADA EN EL COMITÉ NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL SESION No. 1 DEL 9 DE Abril de 2015 METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Cada vez existe una mayor cantidad de información en formato digital que debe ser adecuadamente clasificada y descrita para garantizar sus valores y disponibilidad, uno de los propósitos de la Unidad Nacional de Archivo es dar a conocer importantes contenidos digitales de carácter histórico correspondientes al Fondo Documental de la Universidad Nacional y a diversas colecciones que se han recibido en donación, el objetivo es visibilizar estos contenidos y facilitar su consulta por parte de la comunidad universitaria e investigadores externos, para lo cual se requiere un sistema de descripción de los contenidos digitales (metadatos) compatible con las herramientas con que cuenta Universidad y acorde con estándares y requisitos nacionales e internacionales. Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo 1, su importancia radica en que permiten la descripción, localización, recuperación y gestión de un recurso digital. La teoría y práctica de los metadatos tiene sus raíces en la catalogación de documentos impresos y consiste en la incorporación de texto para describir los atributos de los documentos, dotándolos de significado, contexto y organización. La utilidad y beneficios de los metadatos para la gestión de documentos son: 2 - Protegen los documentos como prueba y aseguran su accesibilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo. - Facilitan la comprensión de los documentos. - Contribuyen a garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos. - Respaldan la gestión del acceso, la privacidad y los derechos de propiedad intelectual - Sirven de base para una recuperación eficiente. - Respaldan las estrategias de interoperabilidad de la información. - Proporcionan vínculos lógicos entre los documentos y su contexto de creación, manteniéndolos de forma estructurada, fiable e inteligible. 1 Norma ISO , cap. 3 2 Norma UNE-ISO , cap. 5 Carrera EDIFICIO URIEL GUTIÉRREZ. CuartoPiso. Oficina 472

2 2/16 - Facilitan la identificación del entorno tecnológico en que los documentos digitales fueron creados. - Facilitan la migración eficiente y exitosa de documentos electrónicos de un entorno a otro. Existe una estrecha relación entre los metadatos y la descripción archivística pues con ellos se busca precisamente describir los documentos para preservar su significado a lo largo del tiempo y facilitar su uso y gestión. En este sentido, las normas de descripción archivística, como ISAD(G), tienen gran coincidencia con los metadatos de gestión de documentos y deben ser tenidas en cuenta durante la formulación de proyectos de metadatos. Por lo anterior, se presenta una síntesis de lo establecido en materia de descripción archivística, por la Norma Internacional ISAD(G) y por el Decreto 005 de 2013 del Archivo General de la Nación: NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA - ISAD(G): ISAD(G) son las siglas en inglés de General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística), publicada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) en La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles, en este sentido, la norma ISAD (G) contiene reglas generales para la descripción archivística que puede aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos. Las reglas de ISAD(G) definen 26 elementos que pueden combinarse para constituir la descripción de una entidad archivística. Se admite que las mismas reglas utilizadas para la descripción de un fondo y sus partes, puedan aplicarse a la descripción de una colección 3. En cualquier descripción pueden utilizarse todos los elementos contemplados, aunque solo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. Para el intercambio internacional de la información descriptiva, se consideran esenciales tan solo los siguientes: 4 1. Código de referencia 2. Título 3. Productor 4. Fecha(s) 5. Extensión de la unidad de descripción 6. Nivel de descripción ACUERDO 005 DE AGN 3 Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. Norma ISAD(G), Ibid, p. 15

3 3/16 En el mes de marzo de 2013, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió una serie de actos administrativos que actualizan la reglamentación sobre varios aspectos procedimentales de la Gestión Documental en Colombia, en relación con el tema de descripción archivística se expidió el Acuerdo 005, Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas, que en su artículo 18 establece las pautas generales para la descripción documental y establece una serie de áreas y elementos (60 en total y 36 subelementos) para la descripción, de los cuales se deben diligenciar los que sean requeridos de acuerdo con las necesidades de cada entidad. Las áreas de descripción corresponden casi en su totalidad con las formuladas en la Norma ISAD(G). En el Anexo 1 de este documento se presenta una tabla de equivalencias entre los elementos de las dos normas de descripción mencionadas. ESQUEMAS Y PERFILES DE METADATOS Cuando se aborda un proyecto de metadatos es importante conocer las diferencias entre un esquema de metadatos y un perfil de aplicación de metadatos. Un esquema de metadatos describe los elementos de metadatos mínimos necesarios que contribuyen a que los documentos sean auténticos, fiables, íntegros y disponibles, en un momento determinado y a lo largo del tiempo, garantizando su interoperabilidad. También se refiere a un conjunto de elementos 5. Un perfil de aplicación define el uso de los elementos de metadatos incluidos en un esquema. Mientras que el esquema establece conceptos, expresados por los propios elementos de metadatos, un perfil de aplicación añade las reglas de la organización, las directrices para el uso de los elementos y proporciona comentarios y ejemplos para ayudar a la compresión de los elementos. Los perfiles de aplicación de metadatos se caracterizan por: 6 Pueden basarse en uno o varios esquemas existentes y tomar elementos de varios de ellos, pero no puede crear elementos nuevos. Si fuera necesario crear elementos nuevos sería necesario crear un esquema nuevo y asegurarse el mantenimiento del mismo. Se pueden especificar valores específicos para un elemento particular. Por ejemplo se puede especificar un vocabulario controlado para algún elemento o formatos concretos para fechas, etc. Un perfil de aplicación debe indicar los esquemas en los que se basa y una relación de los elementos que utiliza con la descripción de los mismos. Solo se debería crear un esquema propio si no hay uno previo que se pueda aplicar. 5 Norma UNE-ISO Barrueco, José Manuel. Introducción a los Metadatos para las colecciones digitales.

4 4/16 La diversidad de materiales digitales, de instituciones que trabajan en el tema y de contextos de aplicación existentes, ha generado numerosas propuestas y esquemas de metadatos, varios de los cuales se analizaron para los propósitos de este documento, sin embargo, se presentan en detalle los modelos Dublin Core (DC) y el esquema contemplado en el Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura de Colombia, el primero de ellos por ser uno de los más difundidos e implementados a nivel internacional y el segundo por ser directriz en esta materia para las Entidades del Estado Colombiano. Con base en estos dos esquemas se estructurará el perfil de aplicación de Metadatos para la Universidad. DUBLIN CORE El conjunto de elementos de metadatos Dublin Core es una norma para la descripción de recursos de información elaborado por la DCMI (Dublin Core Metadata Initiative). Consta de 15 elementos que en un principio fueron pensados para que el propio autor los incluyera en el documento o recurso, pero su uso rápidamente se generalizó, convirtiéndose en la norma ISO 15836/2003 en febrero de Estos descriptores resultaron de un esfuerzo por alcanzar un consenso interdisciplinar e internacional y en la actualidad, muchas de las iniciativas de metadatos específicos de una comunidad, como bibliotecas, archivos, aplicaciones educativas o gubernamentales utilizan como base de sus modelos de metadatos el Dublin Core 7. La sencillez del Dublin Core reduce el coste de la creación de metadatos y fomenta la interoperabilidad, sus principales atributos son: Interoperabilidad semántica Consenso internacional Interdisciplinariedad Aplicable a cualquier formato Extensible DECRETO 2609 DE 2012 El Ministerio de Cultura de Colombia expidió en 2012 el Decreto número 2609, a través del cual reglamenta el Título V (Gestión de Documentos) de la Ley General de Archivos y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental para las Entidades del Estado. En el artículo 30 del Decreto se definen los Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo, un total de 22 elementos agrupados en tres áreas: Metadatos de contenido, metadatos de estructura y metadatos de contexto. Se señala que las entidades podrán agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad y recuperación. Esto es de 7 Revista española de documentación científica, Disponible en

5 5/16 especial importancia pues como se verá más adelante, la propuesta de metadatos para la Universidad incluirá una serie de subelementos derivados de los metadatos de Contexto Procedimental y Contexto Tecnológico con los que se busca garantizar la preservación de los recursos digitales a lo largo del tiempo, dichos campos son tomados del trabajo Directrices para la Preservación del Patrimonio Digital realizado por la UNESCO en el año La tabla de equivalencias entre los esquemas de metadatos se presenta en el Anexo 2. DESARROLLO DEL PERFIL DE METADATOS PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL Como se mencionó anteriormente, luego del estudio de algunos de los principales esquemas de metadatos implementados en la actualidad, para la descripción de los recursos digitales de la Universidad Nacional se utilizará un perfil de metadatos basado en el esquema Dublin Core, complementado con algunos campos establecidos en el Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura. El perfil propuesto también es compatible con los elementos esenciales de la norma internacional de descripción archivística ISAD(G), y lo dispuesto por la norma ISO Características del perfil Especifica la obligatoriedad de los elementos, considerando tipologías de metadatos de uso obligatorio, condicional y opcional. Es independiente de la tecnología. El perfil prescribe una serie de elementos de metadatos, pero no el procedimiento para su implantación específica en algún entorno de producción. Interoperabilidad entre distintos sistemas y a lo largo del ciclo de vida de los documentos. El perfil no se estructura en bloques, puesto que los elementos de metadatos pueden tener significados distintos en diversos entornos. Estructura del perfil El perfil de metadatos consta de 21 elementos. Dependiendo del tipo de información a describir, se dividen en: Obligatorios (su uso es requisito absoluto, no puede faltar en el registro): 8 elementos. es (su uso depende del tipo de información que se esté describiendo y su contexto): 10 elementos. Opcionales (pueden utilizarse en circunstancias en que se requiera una descripción más detallada: 3 elementos. En la siguiente tabla se presenta el listado de elementos que conforman el perfil de metadatos propuesto, con sus correspondientes condiciones de obligatoriedad:

6 6/16 PERFIL DE METADATOS UNIVERSIDAD NACIONAL ELEMENTO Título Creador Materias y palabras clave Descripción Fecha(s) Tipo de recurso Formato Identificador del recurso Unidad Administrativa responsable Idioma Editor Colaborador Fuente Relación Cobertura Derechos Serie/sub-serie documental Tipo documental Estado Contexto Procedimental Contexto Tecnológico OBLIGATORIEDAD Obligatorio Opcional Descripción de los elementos del Perfil: Título Un nombre dado al recurso Obligatorio. El título es el nombre por el que se conoce formalmente el recurso, o el título atribuido en caso de que la unidad de descripción carezca de título formal Si el título formal es largo, éste puede abreviarse siempre que no se pierda información esencial.

7 7/16 Creador Entidad que es responsable principal de la elaboración del contenido del recurso Obligatorio. El creador de un recurso puede ser una persona, una organización o una unidad administrativa. Materias y palabras clave Tema del contenido del recurso Obligatorio Normalmente la materia se expresa con palabras clave o descriptores que representen el tema del recurso. Descripción Una descripción del contenido del recurso Opcional La descripción de un recurso puede ser un resumen, un índice de contenido, una explicación en texto libre, entre otros. Fecha(s) Fecha de un hecho relativo al ciclo de vida del recurso Obligatorio Normalmente la fecha se asocia con la producción (creación) del recurso. También puede referirse al momento en que el productor acumuló los documentos. La práctica más recomendable para registrar el valor de la fecha, es la forma AAAA-MM-DD (estándar ISO 8601). Tipo de recurso Naturaleza o género del contenido del recurso Obligatorio El tipo se refiere a términos que describen categorías generales, funciones o géneros del contenido.

8 8/16 Formato Manifestación física o digital del recurso Obligatorio Normalmente el formato se refiere a los tipos de medios (soporte) o dimensiones de un recurso. El formato también puede usarse para identificar el software o hardware necesarios para visualizar el recurso u operar con él. La dimensión de un recurso puede ser su tamaño o duración. Identificador del recurso Una referencia única al recurso dentro de un contexto determinado Obligatorio La práctica más recomendable es identificar al recurso por medio de una cadena de caracteres o un número conforme a un sistema estándar de identificación, como el URL (Uniform Resource Locator) o el ISBN (International Standard Book Number). Idioma El idioma del contenido del recurso La práctica más recomendable es usar los códigos de lenguas ISO-639 que define etiquetas de dos y tres letras para identificar el idioma principal. Editor Entidad responsable de que el recurso esté disponible. El editor de un recurso puede ser una persona o una organización. Colaborador Entidad responsable de realizar contribuciones al contenido de un recurso. Un colaborador puede ser una persona, una organización o una unidad administrativa.

9 9/16 Fuente Referencia a un recurso del cual deriva el que se está describiendo. Un recurso puede derivar, total o parcialmente, de un recurso fuente el cual debe ser identificado para proporcionar información sobre la historia o conformación del recurso actual. Relación Referencia a un recurso relacionado. Se debe informar acerca de los recursos que se encuentren en la misma ubicación o en otro lugar y que tengan alguna relación con el recurso que se está describiendo. Cobertura Extensión o alcance del contenido del recurso. La cobertura puede indicar la localización espacial (un lugar), un período temporal (período, fechas o rango de fechas), o una jurisdicción (por ejemplo una entidad administrativa). La práctica más recomendable es seleccionar un valor de un vocabulario controlado, por ejemplo del Thesaurus of Geographical Names (TGN), y usar preferiblemente nombres de períodos o lugares antes que identificadores numéricos. Derechos Información sobre los derechos contenidos en y sobre el recurso. La información sobre los derechos normalmente abarca los derechos de propiedad intelectual, derechos de autor y otros derechos relacionados con la propiedad y restricciones sobre el recurso. Unidad Administrativa responsable Dependencia responsable de la gestión del recurso. Obligatorio

10 10/16 La gestión del recurso abarca acciones como la organización, descripción, publicación o actualización de la información. Serie / Subserie documental Agrupación documental a la que pertenece el recurso. Si el recurso que se describe forma parte del Fondo Documental de la Universidad, se debe identificar la Serie y subserie a la que pertenece. El valor correspondiente se selecciona de las Tablas de Retención Documental (TRD) o de las Tablas de Valoración Documental (TVD), según el tipo de información. Tipo documental Nombre de la unidad documental correspondiente al recurso que se describe. Si el recurso que se describe forma parte del Fondo Documental de la Universidad, se debe identificar el Tipo Documental correspondiente de acuerdo con los valores de las TRD o TVD. Estado Referencia al estado de activo o inactivo del recurso que se describe. Opcional Para los registros bibliográficos, este campo describe el estado de publicación del recurso; respecto a documentos, se registra si el recurso se encuentra activo como parte del trámite al que pertenece, o se trata de un documento inactivo. Contexto procedimental Descripción de los procedimientos técnicos asociados al recurso que se describe. Este elemento, junto con sus subelementos, tienen como objetivo el mantenimiento de los atributos de un recurso a largo plazo, permiten mantener la trazabilidad de todo proceso al que se somete un documento digital (creación reproducción, migración de formato, emulación, etc), sus responsables y fechas de realización. Contexto tecnológico Descripción de características tecnológicas asociadas al recurso que se describe.

11 11/16 En conjunto con el elemento anterior, se deben describir los elementos de tecnología (software, hardware) necesarios para la utilización o funcionamiento del recurso. METADATOS DE PRESERVACIÓN DOCUMENTAL El Diccionario de datos PREMIS define los metadatos de preservación como la información que un repositorio utiliza para llevar a cabo el proceso de preservación digital. En otras palabras, son el conjunto de metadatos destinados al mantenimiento de los atributos de un recurso a largo plazo, están asociados con cualquier tipo de información relacionada con la integridad del documento digital (procesos de creación y reproducción, responsables, procesos de verificación, etc), por tanto, permiten mantener la trazabilidad de todo proceso al que se somete un documento digital. En la siguiente tabla se presenta el grupo de subelementos de preservación documental propuestos: ELEMENTO SUBELEMENTO * Contexto Procedimental Contexto Tecnológico Nombre del proceso aplicado al recurso digital Propósito del proceso Persona que realizó el proceso Persona que aprobó el proceso y fecha Equipos utilizados Programa informáticos utilizados Etapas del proceso Resultados Normas o especificaciones empleadas Fecha en que se terminó el proceso Nombre del creador y fecha de creación de los metadatos Persona que modificó los metadatos Fecha de la modificación Campo modificado Equipo requerido para el funcionamiento del recurso Programa informático para el funcionamiento del recurso Instrucciones de instalación especiales *Los subelementos heredan las condiciones de obligatoriedad del elemento al cual pertenecen. REPOSITORIO INSTITUCIONAL UN

12 12/16 El Repositorio Institucional UN, administrado por el Sistema nacional de Bibliotecas de la Universidad, almacena y mantiene información digital de la producción académica de la Universidad. El almacenamiento de la información se realiza a través de un proceso de autoarchivo en el que el autor del recurso diligencia los campos (metadatos) necesarios para publicar la información. En términos generales, los campos definidos por el Repositorio Institucional coinciden con la propuesta de metadatos contenida en este documento, sin embargo, existe un grupo de elementos que deben adicionarse para garantizar, por ejemplo, la preservación de los recursos digitales que se incorporen al repositorio; este aspecto se trató en reunión con la Directora Nacional de Bibliotecas y el Ingeniero encargado de la parametrización del Repositorio, quienes indicaron que es viable la inclusión de los nuevos elementos que se requieran para el material documental. Una vez se apruebe la propuesta de metadatos para documentos electrónicos, deberá remitirse a la Dirección Nacional de Bibliotecas para realizar los ajustes pertinentes en el Repositorio. La tabla de equivalencias entre los metadatos definidos en el Repositorio Institucional UN y los propuestos en este documento para la gestión documental, se presenta en el Anexo 3.

13 13/16 ANEO 1. TABLA DE EQUIVALENCIAS - NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ÁREAS DE INFORMACIÓN DESCRIPTIVA ELEMENTOS ISAD(G) - CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS ELEMENTOS ACUERDO 005 DE ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Código de referencia Código de referencia: Título Título Fechas Fechas extremas Nivel de Descripción Nivel de descripción: IDENTIFICACIÓN Volumen y soporte Soporte Volumen de la unidad de descripción Unidad de instalación Signaturas antiguas. Signatura de procedencia Signatura en otros soportes Nombre del Productor Autor responsable del contenido Nombre del productor / Unidad administrativa / Oficina productora CONTETO Historia institucional / Reseña biográfica Historia institucional o Biografía Historia archivística Historia de la custodia Fuentes de información Fechas extremas del productor Forma de ingreso Forma de ingreso Alcance y contenido Alcance y contenido Valoración, selección y eliminación Criterios de valoración, selección y eliminación Nuevos ingresos Nuevos ingresos Organización Organización Lugar de emisión CONTENIDO Y Características internas ' ESTRUCTURA Características externas Datos del autor Datos de la publicación Datos matemáticos Documentación anexa Edición Fuente de información Condiciones de acceso Condiciones de acceso Condiciones de reproducción Derechos del autor / Normas sobre reproducción CONDICIONES DE Lengua / escritura de los documentos Lengua (Idioma) de los documentos ACCESO Y UTILIZACIÓN Características físicas y requisitos técnicos Características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción Instrumentos de descripción Situación jurídica Conmutador: (57-1) extensión 18544; Estado telefax de conservación

14 14/16 ÁREAS DE INFORMACIÓN DESCRIPTIVA NOTAS CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN DESCRIPTORES CON FUNCIONES Y RELACIONES ELEMENTOS ISAD(G) - CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Notas Nota del archivero Reglas o normas Fecha(s) de la(s) descripción(es) ELEMENTOS ACUERDO 005 DE ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Notas Documentos anexos Nota del archivero Reglas o normas utilizadas Fecha (s) de la (s) descripción (es) indices Relación 2 Descriptor 3 (cargos) Descriptor 4 (títulos) Descriptor 5 (profesión) Descriptor 6 (condición étnica) Descriptor 7 (geográficos) Descriptor 8 (tipo documental) Descriptor 9 (entidades) Descriptor 10 (temáticos) Descriptor 11 (grados militares) Descriptor 13 (anexos)

15 15/16 ANEO 2. TABLA DE EQUIVALENCIAS ESQUEMAS DE METADATOS Título Creador Colaborador ELEMENTOS DUBLIN CORE - DCMI Materias y palabras clave Descripción Fecha Tipo de recurso Formato Identificador del recurso Fuente Derechos Editor Idioma Relación Cobertura ELEMENTOS DECRETO 2609 DE MINISTERIO DE CULTURA DE COLOMBIA Título del documento. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de persona o sistema desde donde el documento es creado. Palabras clave Descripción Fecha de creación, transmisión y recepción. Tipo de recurso de información Formato Ubicación (en el sistema físico y/o lógico) Contexto de procedencia Contexto jurídico-administrativo. Clasificación de acceso (nivel de acceso) Perfil autorizado Unidad Administrativa responsable Estado Folio (físico o electrónico) Serie/sub-serie documental Tipo documental Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). Proceso administrativo Contexto Documental Contexto Procedimental Contexto Tecnológico

16 16/16 ANEO 3. TABLA DE EQUIVALENCIAS METADATOS GESTIÓN DOCUMENTAL METADATOS REPOSITORIO INSTITUCIONAL UN METADATOS GESTIÓN DOCUMENTAL METADATOS REPOSITORIO INSTITUCIONAL UN Título Título Creador Autores Temática Materias y palabras clave Palabras Clave Descripción Resumen Fecha(s) Fecha Tipo de recurso Tipo de documento Formato Formato Identificador del recurso Código ID Unidad Administrativa responsable Unidad Administrativa Idioma Editor Editores Colaborador Colaborador Fuente Relación Cobertura Derechos Declaración de derechos Serie/sub-serie documental Tipo documental Estado Estado Contexto Procedimental Contexto Tecnológico Programa Académico Título de la revista o publicación Tipo de Tesis Aprobado mediante evaluación por pares Envíado por Enviado el día Última modificación