El CTN50/SC1 de Gestión de Documentos y Aplicaciones

Transcripción

1 El CTN50/SC1 de Gestión de Documentos y Aplicaciones Contexto, actuaciones y proyectos Sevilla, 30 noviembre 2012 CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

2 ISO: Organización Internacional de Normalización Creada en 1947

3 Organización Internacional de Normalización / ISO Red de organizaciones nacionales de normalización 164 países a través de instituciones nacionales de normalización 3335 grupos técnicos (224 TC, 513 SC, 2516 WG) unos expertos Más de normas publicadas desde 1947

4 ISO / Comités Técnicos Programa de trabajo que se extiende tanto a actividades tradicionales (agricultura, construcción, mecánica) como a actividades relacionadas con las TIC. Desarrollan las normas ISO Los grupos técnicos están constituidos por: expertos del sector designados por la organización nacional de normalización (delegaciones nacionales) que deben representar los intereses de todas las partes interesadas (postura consensuada)

5 Asociación Española de Normalización / AENOR Entidad española, privada, independiente, sin ánimo de lucro Se crea en 1986 Entidad de normalización y certificación en todos los sectores industriales y de servicios Cerca de expertos: personas físicas y jurídicas que manifiesten interés en el terreno de la normalización

6 AENOR / Entidad de normalización Reconocida como la única entidad aprobada para elaborar normas españolas (Normas UNE) Miembro español de ISO y otros organismos internacionales de normalización Más de normas en catálogo Más de 200 AEN/CTN

7 CÓMO SE ELABORAN LAS NORMAS NACIONALES? Proveedores del servicio Clientes Administración COMITÉ TÉCNICO DE NORMALIZACIÓN DE AENOR AEN/CTN Centros de Investigación Universidades Seguimiento de los trabajos Internacionales y Europeos Normas UNE ISO CEN

8 ISO y AENOR Comités Técnicos. Estructura Presidente Secretaría Pleno G. de Trabajo Subcomité Subcomité Subcomité Presidente Secretaría GT GT GT

9 Normas ISO / UNE multisectoriales elaboradas por consenso participación de los distintos sectores interesados públicas reconocimiento internacional / nacional voluntarias

10 Tipos de documentos ISO El tipo de documento dependerá del grado de consenso buscado u obtenido Documentos normativos: ISO Standard Technical Specification (ISO/TS) Documentos informativos Technical Report (ISO/TR)

11 Cómo se elabora una norma Comité Técnico de Normalización Difusión Elaboración Información Pública Apertura Transparencia Observaciones Aprobación Consenso Publicación Accesibilidad

12 Fases de elaboración de una NORMA UNE AEN/CTN AENOR Acuerdo CTN emprender nuevo proyecto Traducción norma ISO / Redacción borrador Acuerdo CTN proyecto listo para IP TOMA EN CONSIDERACIÓN INICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Revisión editorial por AENOR Confirmación por Presidencia o Secretaría Comentarios del público FIN INFORMACIÓN PÚBLICA Decisión sobre los comentarios recibidos Acuerdo CTN Proyecto APROBACIÓN ÓRGANOS DE GOBIERNO PUBLICACIÓN NORMA UNE

13 ISO y AENOR. Comités Técnicos de Documentación Nombre Presidencia / Secretaría Estructura Normas publicadas Information and documentation AFNOR 4 SC 113 ISO/TC 46 AEN/CTN 50* Documentación FESABID 1 SC 123 * AEN CTN 50 es también reflejo de ISO/TC 171, Aplicaciones para la gestión de documentos, y de CEN/PC 372, Trabajos cinematográficos

14 ISO y AENOR. Subcomités de gestión de documentos Nombre Presidencia / Secretaría Estructura Normas publicadas ISO/TC 46/SC11 Archives/records management SA 8 WG 16 AEN/CNT50/SC 1* Gestión de documentos y aplicaciones SGAE (MECD) 4 GT 16 * AEN/CNT 50/SC 1 es también reflejo de ISO/TC 171 de Aplicaciones de Gestión Documental CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

15 ISO/TC 46/SC11 Archives/records management Creación: 1998 Campo de actividad Normalización de los principios que rigen la creación y la gestión de documentos ( documents, records and archives ) como testimonio de las actividades, sea cual sea su soporte, incluyendo los soportes digitales y el papel.

16 ISO/TC 46/SC11 Archives records management Estructura TC 46/SC11/WG 1: Metadata TC 46/SC11/WG 7: Digital records preservation TC 46/SC 11/WG 8 y 9: MSS. Family TC 46/SC 11/WG 10: Records Disposition TC 46/SC11/WG 11: Risk assessment for records systems TC 46/SC11/WG 12: Digital records conversion and migration process TC 46/SC 11/WG 13: Records management (revisión de las ISO 15489) Grupo Ad hoc para Web based technologies

17 ISO/TC 46/SC11 Archives records management Forma de trabajo reuniones anuales: Pleno: toma de decisiones Grupos de trabajo: puesta en común y distribución del trabajo última reunión: Berlín, mayo 2012 próxima reunión: junio 2013, París

18 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Creación en enero de 2004 de un Grupo de Trabajo, dentro de AEN/CTN 50. Actividad principal: traducción de ISO Publicación de las como normas UNE en 2006 Constitución del AEN/CTN 50/SC 1, Gestión de documentos y aplicaciones, en octubre de 2006 CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

19 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Composición: organizaciones interesadas Administración Pública Empresas Asociaciones Clientes Administración Universidades Proveedores del servicio CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

20 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Misión Elaborar y difundir productos normativos, que proporcionen una guía práctica en todos los temas relacionados con la gestión de documentos y sus aplicaciones. Normalización de las prácticas relativas a la gestión de documentos que aseguren la existencia de información fiable y sirvan como evidencia de las actividades que se realizan en todo tipo de organizaciones. Campo de actividad CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

21 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Campo de actividad. Incluye: Establecimiento de infraestructuras de gestión organizativa y los niveles operativos que aseguren el control de los procesos de creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos en todos los formatos. Especificaciones técnicas para procesos de captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución, presentación, migración, intercambio, conservación y eliminación Calidad de los documentos resultantes de procesos técnicos (micrográficos y electrónicos) Implementación, evaluación y procedimientos de control de calidad para el almacenamiento, uso y preservación de documentos (micrográficos o electrónicos), incluyendo sus metadatos. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

22 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Campo de actividad. Incluye: Las aplicaciones de automatización de flujos de trabajo o gestión de procesos El mantenimiento de la calidad y la integridad en el intercambio de información entre sistemas Los procedimientos y procesos que apoyan la admisibilidad legal, la integridad y la seguridad de los documentos La conservación a largo plazo La gestión de los documentos en las tecnologías Web 2.0. La gestión de la información recogida en las pistas de auditoría. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

23 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Forma de trabajo Reuniones grupos de trabajo Reuniones plenarias periódicas Última reunión: octubre 2012 Objetivos estratégicos: - Elaboración de normas - Difusión de las normas publicadas - Participación en los comités espejos internacionales - Colaboración con otros CTN CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

24 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Normas publicadas UNE-ISO :2006. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades. (ISO :2001) UNE-ISO/TR :2006. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR :2001) UNE-ISO :2008. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios UNE-ISO :2011. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales UNE-ISO :2012. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3:Método de auto-evaluación. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

25 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Normas publicadas UNE-ISO :2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). UNE-ISO/TR 15801:2008. Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. UNE-ISO/TR 18492:2008. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. UNE-ISO/TR 26122:2008. Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. UNE-ISO/TR 13028:2011 Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

26 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Normas publicadas UNE-ISO :2012. información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios. UNE-ISO :2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. UNE-ISO :2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

27 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Normas publicadas UNE-ISO 30300:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. UNE-ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

28 AEN/CTN 50/SC 1. Gestión de documentos y aplicaciones Normas UNE en elaboración ISO 13008:2012. Information and documentation. Digital records conversion and migration process. ISO 17068:2012. Information and documentation. Trusted third party repository for digital records. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

29 Proyectos Grupos de Trabajo - GT de Difusión - GT de Gestión de Riesgo. Proyecto norma ISO Gestión de riesgo para procesos y sistemas de documentos. - GT de Revisión de las partes 1 y 2 de ISO GT para comentarios norma Expertos dentro del WG Records Disposition - Expertos dentro del TC171SC2 para hacer comentarios al proyecto de norma Análisis, selección e implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos - GT que se crean para las traducciones de normas (en este momento para las normas ISO Trusted third party repository for digital records e ISO-13008: Digital records conversion and migration

30 Noticias Enlace Boletín FESABID El Grupo de Difusión ha realizado la traducción de la serie de White papers para la gestión de documentos: - Preservación de documentos digitales - Declaración para directivos - Breve declaración para directivos - Construcción de un esquema de metadatos - Por Dónde Empezar - Relaciones entre la serie de normas ISO y otros productos de ISO/TC46/SC11:1. Procesos y controles de documentos. - Relationship between the ISO series of Standards and other products of ISO/TC46/SC11: 2. Vocabulary. se&sort=name

31 GRACIAS POR SU ATENCIÓN

32 ISO :2001, Información y documentación Gestión de documentos -- Parte 1: Generalidades Norma fundacional Constituye la norma esencial para la implementación de un sistema de gestión de documentos. La primera parte es el corazón de la norma: Establece los principios fundamentales y el modelo para la definición e implantación de un sistema de gestión de documentos. Define los procesos clave de la gestión de documentos en términos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestión y el no técnico) pueda entender. Establece los requisitos para la creación, mantenimiento y perdurabilidad de documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles, así como el contexto o sistema en el que deben ser gestionados.

33 UNE-ISO/TR :2006. Información y documentación. Gestión UNE-ISO de documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR :2001) La segunda parte de la norma es un informe técnico: Especifica los elementos que componen la gestión de documentos y define los resultados que deberían alcanzarse Recoge la metodología de implantación de la gestión de documentos Está orientada al personal responsable de gestionar documentos en una organización. Principales responsabilidades: Creación de documentos adecuados Mantenimiento de los sistemas informáticos Gestión del ciclo vital de los documentos para facilitar el control de acceso y el servicio a los usuarios Conservación de los documentos Control de la eliminación de los documentos CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

34 Norma ISO/TS Metadatos de gestión de documentos Conjunto de normas pensadas para comprender, implementar y usar metadatos en un contexto de gestión de documentos electrónicos. Define el conjunto de metadatos, su uso para las políticas de protección, descripción y comunicación de los documentos y establece correlaciones estables con la norma ISO Actualmente consta de tres partes y está en proceso de elaboración una cuarta. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

35 UNE-ISO :2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). Especifica cómo se usa el Formato de Documento Portátil (PDF) 1.4 para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. Forma parte de una familia muy extensa de normas basadas en el uso del PDF, formato de gran difusión debido, fundamentalmente, a que es un formato abierto y libre. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

36 Norma ISO/TR 15801:2004. Recomendaciones para la veracidad y fiabilidad de la información almacenada electrónicamente. Este informe técnico: - Establece los procedimientos orientados a asegurar la autenticidad, veracidad y fiabilidad de los documentos que se pueden congelar como imagen (sobre todo para garantizar su admisibilidad legal). - Contempla, entre otros temas, la captura de los documentos, el escaneo, la transmisión de ficheros, la destrucción de la información, el work-flow, el control de versiones o la firma digital. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

37 Norma ISO/TR 18492:2005. Conservación de información electrónica basada en documentos. Estrategias de conservación y recuperación a largo plazo, para ello la información debe: ser legible en el futuro ser inteligible identificarse poder recuperarse ser comprensible mantener su autenticidad CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

38 ISO/TR 26122:2008. El análisis en clave documental de los procesos de trabajo. Parte de la perspectiva que todas las organizaciones, independientemente de su dimensión y actividad, existen y operan para alcanzar una misión y unos objetivos. Para alcanzarlos, cada organización establece sus procesos de trabajo, orientados a sus actividades. Es a partir de los procesos de trabajo en que cada organización genera documentos de función, que deben gestionarse como un activo de la organización. El análisis de los procesos de trabajo sirve de base para poder integrar la captura de documentos desde el inicio de la actividad.

39 UNE-ISO/TR 13028:2011. Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. Este informe técnico establece: directrices para la creación y el mantenimiento de documentos digitalizados que se obtienen de documentos originales en papel u otros soportes no digitales; directrices sobre buenas prácticas en el proceso de digitalización con para asegurar la veracidad y fiabilidad de los documentos digitalizados, y permitir la consideración de la eliminación de los documentos originales; directrices sobre buenas prácticas para la veracidad de los documentos digitalizados en lo que afecta a la validez jurídica y su peso como prueba; directrices sobre buenas prácticas para el acceso a los documentos digitalizados durante el tiempo que se necesiten; estrategias para la creación de documentos digitalizados aptos para su conservación a largo plazo; directrices sobre buenas prácticas para la gestión de los documentos originales tras su digitalización.

40 partes. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Conjunto de requisitos funcionales para el software destinado a la producción y gestión de documentos electrónicos en entornos de oficina. También se dirige a cualquier producto de software que incorpore funcionalidades de gestión documental. Parte 1: Generalidades y declaración de principios. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos de la organización. CTN50/SC1- Gestión de documentos y aplicaciones

41 Normas ISO de gestión de documentos: hacia un MSS family Las Normas (2001) entran en proceso de revisión Propuesta española (abril 2007): Management System Standards de gestión de documentos Las Normas de sistemas de gestión proporcionan una guía para que una organización establezca, desarrolle y haga un seguimiento de un sistema de gestión