El papel de los profesionales ante la serie de normas ISO 30300

Transcripción

1 El papel de los profesionales ante la serie de normas ISO Claves de las Normas UNE-ISO para profesionales de la gestión de documentos Ministerio de Educación, Cultura y Deporte Madrid, 21 de Mayo de 2012

2 Una propuesta de profesionales AUTOR: ISO TC46/SC11. Archives/records management (27 países miembros/12 observadores) JUSTIFICACIÓN: A pesar de éxito relativo de la ISO entre los profesionales, el mensaje de la importancia estratégica de la gestión de los documentos no acababa de llegar a la alta dirección EL CAMINO ESCOGIDO: Alinearse con la metodología de gestión y mejora continua más exitosa dentro de ISO: Los Management System Standards LAS BASES: Seguir las pautas para la redacción de este tipo de normas Integrar los procesos y controles documentales definidos en la ISO 15489, en la parte operativa del sistema de gestión. EL OBJETIVO: Poner en la hoja de ruta de las organizaciones que se modernizan la importancia estratégica de la buena gestión de sus documentos y evidencias

3 El escenario de utilización La implantación de estos sistemas tienen fuertes requisitos. Las normas pueden ser utilizadas para: Implantar un SGD formalizado Como inspiración y filosofía formalización comprobación por un tercero inspiración

4 Los profesionales antes de la implantación Proponer, explicar y convencer a la alta dirección Marketing Búsqueda de nuevos aliados entre los encargados de los otros sistemas de gestión Oportunidad de pasar del plano operativo al plano estratégico

5 Qué se necesita? ENTENDIMIENTO DE LA NORMA: -Qué es un sistema de gestión - Que beneficios se pueden obtener de su implantación GANAS ENTENDIMIENTO DEL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN: -Quienes son los aliados - Que es lo que habría que hacer en la organización para implantarla

6 Los profesionales durante la implantación Planificar, diseñar procesos documentales, redactar política y procedimientos En dos niveles: Estratégico Operativo INTERNO- Equipo de implementación EXTERNO- Consultoría de implementación

7 Planificación operativa Implantación de los procesos documentales en las aplicaciones de gestión documental Las buenas prácticas de la ISO convertidas en requerimientos Sistemas de informacion (TIC) que gestionan los documentos tanto electrónicos como en papel Diseño de un proceso de gestión de documentos en un entorno ISO Política Objetivos Riesgos Procesos Controles

8 Qué se necesita? Conocimientos en profundidad: -Sistemas de gestión -Procesos documentales -Entorno de la organización Nueva forma de pensar en términos de objetivos estratégicos y planes para llevarlos a cabo. Sin dar nada por sabido o establecido Nueva dimensión de la gestión de riesgos Nueva visión de la integración con otros sistemas Procedimientos y documentación de los procesos

9 Los profesionales en un SGD implantado Ejecutar procedimientos, asumir las funciones de los roles establecidos Alta dirección Representante dela dirección Representante operativo Papeles asignados Liderazgo Revisión por la dirección Responsable Rinde cuentas Implementa Informa Operan

10 Qué se necesita? Conocimientos técnicos necesarios para cada proceso asignado Capacitación y concienciación NO MUY DISTINTOS A LOS CONOCIMIENTOS TÉCNICOS DE CUALQUIER PROFESIONAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL O DE ARCHIVOS EN EJERCICIO

11 Los profesionales en un SGD implantado Supervisar, auditar, evaluar, proponer cambios -Supervisar el funcionamiento - Auditar ( o ayudar a auditar) siempre que no haya sido parte implicada en la implantación INTERNO- Equipo de Auditoría interna EXTERNO- Consultoría de auditoria interna O auditoría de certificación

12 Que se necesita? Conocimientos de las técnicas de supervisión, análisis y evaluación. Poco énfasis en los programas de formación actual de profesionales Y en caso de auditar: conocimientos propios de auditoría nueva dimensión Entendimiento del ciclo de mejora continua, detección de no conformidades y acciones correctivas.