Seminario Aplicación en España del Modelo de Metadatos Dublin Core. Blanca Desantes Fernández Subdirección General de Archivos Estatales

Transcripción

1 Seminario Aplicación en España del Modelo de Metadatos Dublin Core Metadatos, DCMI y servicios de Blanca Desantes Fernández Subdirección General de Archivos Estatales Metadatos, Dublin Core y los servicios de Metadatos: Qué son? Es uno de los campos más interesantes desarrollados hoy en día en los Archivos. Datos sobre datos. Información estructurada que describe y/o nos permite encontrar, gestionar, controlar, entender o conservar otra información a lo largo del tiempo. Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los registros y su gestión a lo largo del tiempo. Archivos Estatales 1

2 Algunos tipos de metadatos en Archivos Sistemas de metadatos de gestión documental (recordkeeping metadata systems). ISAD(G): Norma empleada para describir documentos de archivos históricos. ISAAR(CPF): Norma empleada para describir a los productores de los documentos de archivo (instituciones, personas y familias). ISO : Norma empleada para describir documentos administrativos, tanto de tipo tradicional como electrónicos. MOREQ: Sistema de gestión aplicable a documentos electrónicos. Sistemas de metadatos para acceder a los recursos (resource discovery metadata standard). Dublin Core: Australian Government Locator Service (AGLS) ISAD(G) y Dublin Core: Características ISAD(G) dispone de un conjunto de 26 metadatos distribuidos en las siguientes áreas: Área de identificación Área de contexto Área de contenido y estructura Área de condiciones de acceso y uso Área de documentación asociada Área de notas Área de control de la descripción Sólo son obligatorios los siguientes campos: Código de referencia Título Productor Fecha(s) Extensión de la unidad de descripción Nivel de descripción Dublin Core tiene 15 elementos: Todos estos elementos son opcionales y se pueden repetir Todos tienen también un conjunto limitado de cualificadores o atributos. El Australian Government Locator Service (AGLS) es un estándar basado en el Dublin Core, al que ha añadido cuatro elementos descriptivos: Función Disponibilidad Legislación Destinatario Archivos Estatales 2

3 Tabla de elementos de Dublin Core CONTENT INTELLECTUAL PROPERTY INSTANTATION Title Creator Date Subject Publisher Type Description Contributor Format Source Rights Identifier Language Relation Coverage Ventajas del uso de Dublin Core en el ámbito de los Archivos Proporciona acceso integrado a los recursos de diferentes tipos (libros, archivos, fotografías, objetos museísticos, obras de arte, etc.). Visibilidad de los documentos de archivo en la red. No podemos confinarnos en un ghetto archivístico que los usuarios potenciales nunca visitarán. Nos permite compartir nuestros datos con otros sectores, como museos y bibliotecas. Archivos Estatales 3

4 Sin embargo Hoy en día, Dublin Core metadata sólo es útil en Archivos para un primer nivel de acceso a la información en la web. Una vez que los usuarios entran en nuestro ámbito de información archivística podemos ofrecer otros niveles de descripción con más detalles y opciones más sofisticadas, basadas en ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD, EAC, etc. Problemas y retos Dublin core es un esfuerzo internacional e interdisciplinar, pero de claro cariz bibliotecario. Dentro del grupo de trabajo de Dublin Core ha intervenido escaso número de profesionales del ámbito de los Archivos. Comparado con ISAD(G) e ISAAR(CPF) Dublin Core tiene menos poder para expresar los contenidos de los documentos de archivo. Dublin Core carece de tres elementos fundamentales para la descripción archivística: Principio de procedencia. Contextualización. Descripción multinivel. Algunos elementos que pueden parecer comunes, tienen, sin embargo, diferente significado. El proceso de normalización en la descripción archivística ha sido mucho más lento que en las bibliotecas. De hecho, estamos en plena etapa de desarrollo de nuestras propias normas de descripción. Archivos Estatales 4

5 Dos proyectos de acceso a los archivos en la Red de la Subdirección General de los Archivos Estatales AER (Archivos Españoles en Red) Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica Qué es el Proyecto AER? El Proyecto del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte para incorporar la descripción y las imágenes de los documentos de los Archivos a la Red. Archivos Estatales 5

6 Objetivos de AER 1. Ofrecer acceso inmediato y gratuito de los Archivos Españoles a la comunidad investigadora y al público en general. 2. Facilitar y potenciar el trabajo de investigación. 3. Acercar los Archivos a los ciudadanos para la mejor defensa de sus derechos. 4. Asegurar la mejor conservación y difusión de los fondos de los Archivos a través de su digitalización. 5. Difundir contenidos culturales en español en Internet. Contenidos de AER Descripción normalizada (ISAD G) de los documentos de los Archivos. Incorporación de las bases de datos normalizadas existentes en los Archivos Estatales a Internet. Vinculación de las descripciones archivísticas a la imagen de los documentos para su consulta en pantalla. Archivos Estatales 6

7 Contenidos del Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica El Censo Guía de Archivos proporciona información de: Los Centros de Archivo: encargados de la custodia y servicio de la documentación. Desde este punto de vista, el Censo Guía es un directorio de Archivos. Descripción de la documentación que custodia cada centro en el nivel de Fondo(s) y Colección(es). Proyecto con una voluntad normalizadora Desde el Censo Guía de Archivos se está contribuyendo a la normalización de las descripciones archivísticas y a la consolidación de las normas internacionales entre la comunidad de profesionales de los Archivos. Archivos Estatales 7

8 Modelo de información y estructura de datos Descripciones de Centros de Archivo, con una estructura de datos elaborada por el CIDA. Creación de una DTD de XML denominada EAG (Guía de Archivo Codificada) Descripciones de los fondos y colecciones que se gestionan en esos Archivos, con una estructura de datos ajustada a la ISAD (G) 2ª ed. y a la DTD de XML/SGML EAD Términos de indización como puntos de acceso. Otros recursos de información: ficheros de imágenes, instrumentos de descripción electrónicos, etc. En un futuro próximo se incorporará otro importante componente de datos vinculado a los anteriores: descripción de los sujetos productores. Estructura de datos de ISAAR (CPF) 2ª Versión. DTD XML/SGML EAC (Encoded Archival Context). Interconexión de todos estos componentes. La Guía de Archivo Codificada (EAG) Encoded Archival Guide (I) EAG es una sencilla DTD de XML (actualmente en versión Alfa 0.2), que regula el mercado de la información general sobre los Centros de Archivo, proporcionando un formato electrónico de almacenamiento, publicación e intercambio para las representaciones de Centros de Archivo. Es una DTD diseñada para funcionar únicamente como DTD de XML. Es un documento XML bien formado y válido: Respeta las reglas básicas de la sintaxis XML. Cumple las restricciones que en ella se expresan. Archivos Estatales 8

9 La Guía de Archivo Codificada (EAG) Encoded Archival Guide (II) La DTD EAG ha sido elaborada por un grupo de trabajo de la Subdirección General de los Archivos Estatales de España (Octubre de 2001/ Julio de 2002): Respeta las reglas básicas de la sintaxis XML. Documentos Técnicos esenciales: DTD EAG: Repertorio de Etiquetas: eag.dtd.txt Documento de Microsoft Word El objetivo fundamental es proporcionar en la Red y de forma electrónica la información que tradicionalmente se ha recogido en los Instrumentos de Descripción denominados Guías. Estos dos proyectos disponen de sus propios criterios de búsqueda Archivos Estatales 9

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11 Problemas y retos Dublin core es un esfuerzo internacional e interdisciplinar, pero de claro cariz bibliotecario. Dentro del grupo de trabajo de Dublin Core ha intervenido escaso número de profesionales del ámbito de los Archivos. Comparado con ISAD(G) e ISAAR(CPF) Dublin Core tiene menos poder para expresar los contenidos de los documentos de archivo. Dublin Core carece de tres elementos fundamentales para la descripción archivística: Principio de procedencia. Contextualización. Descripción multinivel. Algunos elementos que pueden parecer comunes, tienen, sin embargo, diferente significado. El proceso de normalización en la descripción archivística ha sido mucho más lento que en las bibliotecas. De hecho, estamos en plena etapa de desarrollo de nuestras propias normas de descripción. Archivos Estatales 11

12 Conclusiones Los profesionales de los Archivos no deben ignorar Dublin Core. Este sistema y otros conjuntos de normas son muy valiosos para cualquier proyecto que tenga como objetivo difundir información a través de Internet. Sin embargo, el contenido de las páginas web a las que se puede acceder mediante Dublin Core debería describirse de acuerdo con las Normas Archivísticas de Descripción. Es muy importante establecer y reflexionar equivalencias o mapeos entre unos y otros sistemas de metadatos, para que los circuitos de información sean coherentes, claros y rentables. ISO MOREQ ISAD(G)/ISAAR(CPF) DUBLIN CORE Description elements used by the EVA system for the description of images DUBLIN CORE QUALIFIER Title Creator Subject / Keyword Description Publisher Date Identifier Language Relation Coverage Type Format Source Rights INTERPRETATION OF THE DC QUALIFIER BY THE EVA PROJECT Short description in the original language of what is visible on the digital image. The title can include a date. Name of photographer that took the original photograph Descriptive terms related to the content in the original language according to the documentation policy as used by the local archive. No adjustment to any common authority list Free text description of what is visible on the digital image. Name ofarchive that provides the EVA system with the images. Date connected to the creation of the original photograph. Two alternatives: Exactdate ( day/month/year) Or Period: (begin year) and(end year) Name of the reference image and the thumbnail image. Language used in the elements: title, description, subject/keyword and coverage. Reference to original photograph in the physicalarchive, e.g. its inventory code. All geographic terms connected to the description in the national language (e.g. street, district, city, and country). No adjustment to any common authority list. Not used Not used Not used Not used. Note: the archive createsa separate "Copyright statement" that is valid for its complete collection that is available online. Archivos Estatales 12

13 ISAD(G) ISO Área de identificación Código(s) de referencia 1. Unique identifier Description Título 2. Title area Fecha(s) 3. Date/time Nivel de descripción Volumen y soporte de la unidad de descripción 4. Extent 3.2. Área de contexto Nombre del o de los productor(es) 6. Creator 3.3 Área de contenido y estructura 3.4 Área de condiciones de acceso y uso 3.5 Área de documentación asociada Historia institucional/reseña biográfica Historia archivística Forma de ingreso Alcance y contenido 7. Function Description Valoración, selección y eliminación area Nuevos ingresos Organización 8. Classification 11. Arrangement Condiciones de acceso 7. Access conditions Management area Condiciones de reproducción Lengua/escritura(s) de documentación Características físicas y requisitos técnicos 5. Tecnical requirements Description Instrumentos de descripción area Existencia y localización de los originales 9. Relationship(s) Description Existencia y localización de copias area Unidades de descripción relacionadas Nota de publicaciones 3.6 Área de notas Notas 12. Authorized 3.7 Área de control de la Nota del archivero amendments 6. Creator(s) Description descripción Reglas o normas area Fecha(s) de la(s) descripción(es) 3. Date/time Description area DUBLIN CORE MOREQ Título Identifier Creador Autor Tema Name Descriptive keyword refs Keyword-based name Subject Descripción Description Editor Contribuidor Fecha Date/time Registration date/time Date sent Date received Tipo del recurso Record type Formato Preservation metadata Identificador del recurso Unique identifier Fuente Identifier of original record (extracts only) Lengua Relación Links to related records Cobertura Derechos Intellectual property restrictions Archivos Estatales 13

14 ISAD(G) MOREQ 3.1 Área de Código(s) de referencia identificación Título Identifier Fecha(s) Date/time Registration date/time Date sent Date received Nivel de descripción Volumen y soporte de la unidad de descripción Preservation metadata 3.2 Área de contexto Nombre del o de los productores Autor Historia institucional/reseña geográfica Historia archivística Forma de ingreso 3.3 Área de contenido y Alcance y contenido Name estructura Descriptive keyword refs. Keyword-based name Subject Record type Valoración, selección y eliminación Nuevos ingresos Organización 3.4 Área de condiciones Condiciones de acceso de acceso y uso Condiciones de reproducción Lengua/escritura(s) de documentación Características físicas y requisitos técnicos Preservation metadata Instrumentos de descripción Área de Existencia y localización de los originales Identifier of original record documentación Existencia y localización de copias (extracts only) Unidades de descripción relacionadas asociada Links to related records Nota de publicaciones 3.6 Área de notas Notas Nota del archivero Autor 3.7 Área de control de la Reglas o normas Intellectual property restrictions 5 descripción Fecha(s) de las descripcion(es) Date/time Registration date/time Date sent Date received 3 Archivos Estatales 14