CONTACTOS OUTLOOK A OFFICE 365 (3 PASOS)

Transcripción

1 2017 HELPDESK Toni Romano CONTACTOS OUTLOOK A OFFICE 365 (3 PASOS)

2 PASO 1 Para la exportación de contactos desde el gestor de correo electrónico Outlook; en versiones 2003 y 2007, deberemos seguir las siguientes indicaciones para poder convertirlos a la nueva plataforma Office365: (Para las versiones 2010, 2013 y 2016, sólo se realizarán los pasos 1 y 3) Con Outlook 2003 ó 2007 abierto, clic en Archivo e Importar y exportar Para el siguiente paso (Outlook 2003 ó 2007), salta directamente a la página 5. Con Outlook 2010 abierto, clic en Archivo y Opciones (dentro del apartado de Ayuda). Página 2 de 19

3 A continuación, clic en Avanzado y en Exportar. Para el siguiente paso (Outlook 2010), salta directamente a la página 5. Con Outlook 2013 ó 2016 abierto, clic en Archivo Página 3 de 19

4 Clic en Abrir y exportar Clic en Importar o exportar Para el siguiente paso, (Outlook 2013 ó 2016), salta directamente a la página 5. Página 4 de 19

5 Continuamos con la exportación, sea cual sea la versión de Outlook. Seleccionamos Exportar a un archivo y clic en Siguiente. Seleccionamos Valores separados por comas (Windows) y clic en Siguiente. Página 5 de 19

6 Seleccionar Contactos del archivo de Outlook donde tengamos los contactos a exportar. Clic en Examinar. Página 6 de 19

7 Seleccionaremos la ubicación de destino, así como el nombre que queramos darle. (En este caso, lo guardamos en el escritorio y le llamaremos Mis contactos. IMPORTANTE: Para la correcta exportación, es necesario seleccionar en el tipo Valores separado por comas (Windows), y clic en Aceptar A continuación nos mostrará la ruta completa donde se guardará nuestro archivo con todos los contactos, con la extensión. (No cambiar nada). Clic en Siguiente. Página 7 de 19

8 Clic en Asignar campos personalizados. Clic en Asignación predeterminada y en Aceptar. Se cerrará la pantalla anterior. Clic en Finalizar para iniciar el proceso de exportación de todos los contactos. Por favor, esperar hasta que finalice el proceso. Página 8 de 19

9 A la finalización del proceso, y dependiendo de la versión de Outlook instalada, haga clic en Finalizar o Aceptar. Obtendremos un nuevo icono llamado Mis contactos.csv en nuestro escritorio con nuestros contactos exportados. *Nota1: La extensión al final del nombre del archivo,.csv, puede no aparecer. *Nota2: El icono mostrado en la imagen puede variar en función del programa instalado en nuestro ordenador (Excel o scalc [OpenOffice o LibreOffice]). Si la versión de Expert que utilizamos es la antigua, tenemos que tener en cuenta que necesitamos copiar nuestro archivo Mis contactos.csv a una carpeta compartida la cual sea visible desde Expert. Para ello podemos utilizar la carpeta Compartido. Todos los servidores antiguos de Expert cuentan con dicha carpeta para copiarlo. Pero cuidado, al ser una carpeta compartida todos utilizaréis el nombre de Mis contactos.csv con lo que podríais mezclar información entre compañeros. Mi recomendación es utilizar el mismo nombre mencionado, pero añadiéndole nuestro nombre de usuario. Por Ejemplo, en mi caso sería, Mis contactos-aromano.csv Si no podéis copiarlo en la carpeta Compartido, no dudéis en llamarnos y os lo solucionaremos en la misma llamada. Página 9 de 19

10 PASO 2 ATENCION: Si tu versión de Outlook es 2010, 2013 ó 2016, omite este paso y ves directamente al PASO 3 (Página 16) Para poder utilizar esta herramienta, previamente, hemos tenido que haber realizado una exportación de contactos de nuestro programa de correo electrónico, sea cual sea. Desde Expert Suite Electrónico., ir a Ayuda y clic en Convertidor Contactos Correo Clic en Seleccionar fichero Página 10 de 19

11 En la parte señalada, clic en Destkop (Escritorio en Inglés), para ir hasta nuestro escritorio, lugar donde se encuentra guardado el archivo de los todos los contactos exportados. Nota: Para los empleados de Dielectro Industrial, la selección de la carpeta donde se ha guardado el archivo exportado es Mis documentos dentro de la unidad H:\ (unidad personalizada por usuario). Automáticamente aparecerá el archivo exportado por nosotros desde nuestro correo electrónico (Mis contactos.csv), el cual nos aseguraremos de seleccionarlo y hacer clic en Abrir para procesarlo. Página 11 de 19

12 En esta pantalla nos muestra la ruta completa del archivo a convertir. Para continuar, por favor pulsar en Convertir Agenda. Una vez finalizado el proceso, Expert, nos mostrará un mensaje notificándonos el número total de registros (contactos) convertidos. Este número deberá ser el mismo obtenido en el proceso de exportación realizado en el programa de correo electrónico. Pulsar en Aceptar para finalizar el proceso. Esta pantalla se cerrará de forma automática. Página 12 de 19

13 Desde Expert, ir a Ayuda y clic en Convertidor Contactos Correo Electrónico. 1. Clic en Seleccionar fichero 2. Clic en Buscar en y seleccionar Disco local (C:) 3. Doble clic en Compartido Página 13 de 19

14 Dentro de Compartido debería aparcer nuestro, el habíamos copiado en la página 9 de este manual. 1. Clic en dicho archivo 2. Clic en Abrir En esta pantalla nos muestra la ruta completa del archivo a convertir. Para continuar, por favor pulsar en Convertir Agenda. Página 14 de 19

15 Una vez finalizado el proceso, Expert, nos mostrará un mensaje notificándonos el número total de registros (contactos) tratados. En este punto, el programa nos indicará cuantos contactos han sido convertidos correctamente y cuáles no. Para los que no hayan sido posible la conversión, deberán ser añadidos de forma manual en Office 365. Pulsar en Aceptar para finalizar el proceso. Esta pantalla se cerrará de forma automática. Página 15 de 19

16 PASO 3 Para finalizar, y habiendo entrado ya en la página web del Office 365, clic en Contactos. En el caso que nos encontremos la pantalla de la misma manera que se muestra en la siguiente imagen, por favor, hacer clic en >>. En la barra lateral izquierda, y en la sección Mis contactos, hacer clic en Contactos Para iniciar el proceso de importación, desde la barra superior del menú de Office 365, hacer clic en Administrar y luego en Importar contactos. Página 16 de 19

17 A continuación, y la parte derecha de la pantalla, aparecerán varias opciones, por favor, seleccionar Outlook 2010, 2013 o (Cualquier otra opción no será válida para nuestro proceso de importación). Para continuar, hacer clic en Examinar Seleccionamos nuestro archivo ( convertido_mis contactos.csv ) de contactos convertido previamente de nuestro Escritorio. Página 17 de 19

18 Continuamos la carga de los contactos, pulsando en Cargar. Este proceso se tomará su tiempo en finalizar en función de la cantidad de contactos a subir. Una vez finalizado el proceso anterior, nos mostrará el nº de contactos importados de forma correcta. Atención. La cantidad exportada a la importada podría variar en función de: Contactos duplicados (campo correo electrónico), sólo se mostrará un registro. (Si el segundo registro tiene información extra en otros campos, el registro importado tendrá toda la información). Grupos de contactos o listas de distribución. Estos no computan como contactos. Página 18 de 19

19 Para comprobar la información de nuestros contactos, por favor, haz clic a la izquierda de los contactos (parte borrosa de la pantalla), para salir del proceso de importación. Ahora ya tenemos todos nuestros los contactos disponibles en nuestro espacio personal del Office365. Página 19 de 19