Proceso de envío comunicaciones VIII Congreso Internacional de la Asociación Española de Ciencias del Deporte

Transcripción

1 Proceso de envío comunicaciones VIII Congreso Internacional de la Asociación Española de Ciencias del Deporte Contenido 1. Traducción del Sistema Easy Chair Registro en Easy Chair Envío de la comunicación Subir el fichero con la presentación de los trabajos Subir el video con la presentación de e-posters El presente documento, tiene como finalidad la explicación detallada del proceso de envío de comunicaciones y manuscritos al VIII Congreso Internacional de la Asociación Española de Ciencias del Deporte. Para ello se va a utilizar la plataforma Easy Chair que permitirá al autor gestionar los trabajos enviados. Este sistema, que está muy extendido para el envío de artículos a revistas científicas, le permitirá conocer el estado de su trabajo de forma inmediata. Easy Chair está disponible únicamente en inglés, y aunque el contenido es sencillo, se va a detallar en este tutorial la manera de poder gestionarlo en español. Posteriormente, se detallarán los pasos para registrarse en el sistema Easy Chair y realizar un envío. 1. Traducción del Sistema Easy Chair Recomendamos utilizar el navegador Google Chrome ( por contener un traductor automático de páginas web, aunque se pueden encontrar alternativas que permitan realizar dicha función (Mozilla Firefox, Opera, etc.). Una vez descargado e instalado el navegador Google Chrome, ejecutamos dicho navegador desde el icono que se haya creado en el escritorio o en la barra de tareas. 1

2 A continuación vamos a indicar cómo activar o desactivar la función de traducción 1. Hacer clic en el menú de Chrome situado en la barra de herramientas del navegador (en la parte superior derecha). 2. Selecciona Configuración. 3. Hacer clic en Mostrar opciones avanzadas (al final de la página). 4. En la sección "Idiomas", activa o desactiva la casilla de verificación "Preguntar si quieres traducir páginas que no estén escritas en un idioma que entiendas". A partir de este momento, en cualquier página que accedamos desde el navegador que no se encuentre en castellano, nos sugerirá traducirla a español. Por ejemplo, si accedemos a la web de la European College of Sport Science ( se nos mostrara una barra de mensaje en la parte superior tal que así: Si pulsamos el botón Traducir, traducirá automáticamente la página al español, pero únicamente la página actual. En el botón Configuración de esa misma barra, seleccionaremos Traducir siempre para que las páginas de ese idioma se traduzcan de forma automática. Llegados a este punto, ya tendríamos activada la traducción en el navegador Google Chrome. A continuación, procederíamos a registrarnos en la plataforma Easy Chair para poder enviar un manuscrito. 2

3 2. Registro en Easy Chair Accedemos a la plataforma Easy Chair habilitada para el congreso en y pinchamos en el enlace Create an account. Este enlace nos llevará a la siguiente página web. Rellenamos el CAPCHA con las palabras/números que aparezcan y pulsamos Continuar, lo que nos llevará a la siguiente pantalla. 3

4 Rellenamos los campos con nuestra información, pulsamos Continuar y si todo ha ido correcto, nos aparecerá la siguiente página: En este punto, nos habrán remitido un correo con un enlace de activación: Abrimos el correo y hacemos clic en el enlace. 4

5 Al abrir este enlace en el Google Chrome nos aparecerá una pantalla como la siguiente: A continuación, rellenaremos todos los campos con nuestros datos, incluidos nombre de usuario y una contraseña para poder acceder a Easy Chair (estos datos luego serán los que aparezcan en la correspondencia de los trabajos enviados). Finalmente pulsamos Crear mi cuenta y aparecerá la siguiente pantalla que nos indica que todo ha ido correctamente: 5

6 En este punto volvemos a acceder al apartado que tiene el VIII Congreso Internacional de la AECD en Easy Chair desde el siguiente enlace: Y aparecerá la misma pantalla que cuando iniciamos el proceso de registro: Ponemos los datos de usuario y contraseña que introdujimos anteriormente y pulsamos en Iniciar Sesión. Y nos aparecerá la página con la información del congreso (enlaces web, fechas, etc.): 3. Envío de la comunicación Para proceder al envío de la comunicación, pulsamos en el menú superior en Enviar un nuevo artículo. La primera vez que realicemos un envío es necesario aceptar los términos y condiciones. Marcamos la casilla Estoy de acuerdo con estos Términos y Condiciones y pulsamos Continuar. 6

7 Posteriormente, nos aparecerá esta pantalla y ya podremos enviar una comunicación. Hacemos clic en Enviar un nuevo artículo y se muestra una pantalla como la siguiente: 7

8 Rellenaríamos los datos de los autores, aunque si pulsamos en haga clic aquí para añadir usted mismo, aparecerán los datos de nuestro perfil que se rellenaron anteriormente en el registro. En caso de que haya más de un autor, deberá completar los datos del resto de autores. Si en la comunicación participaran 4 o más autores, se deberá seleccionar el enlace Haz clic aquí para agregar más autores. A continuación, se rellena la información referente al propio trabajo (título, resumen, formato de presentación, palabras clave). El autor seleccionará el área científica en la cual presentará la comunicación. Además, y para facilitar la revisión y posterior maquetación, adjuntará el resumen en un fichero de texto en cualquiera de los 3 formatos siguientes:.doc,.docx y.odt. 8

9 Una vez rellenado todo, se pulsa Presentar y se mostrará la siguiente pantalla resumen con la información del envío: En el menú superior aparecerá una nueva pestaña (Presentación) con el número de su envío. Este número será el código con el cual podrá identificar su comunicación enviada. Si desea realizar algún cambio en los datos de los autores o en el contenido del trabajo podrá realizarlo pulsando en el menú lateral derecho, hasta el plazo del 29 de septiembre a las 23:59h (fecha máxima de envío de comunicaciones). 9

10 En la ventana del envío, podrá acceder para conocer la valoración final de su trabajo. En esta ventana además, podrá seguir el estado de la comunicación y la revisión que se haga. Y con esto, habremos finalizado el envío de los trabajos. No obstante, para cualquier duda o cuestión, pueden ponerse en contacto con nosotros a través de la siguiente dirección de correo electrónico: comunicaciones@congresocienciadeporte2014.com 4. Subir el fichero con la presentación de los trabajos En el caso de que la comunicación/poster haya sido aceptada, es necesario remitir a través de EasyChair el fichero PowerPoint/PDF con la presentación de la comunicación/poster para poder copiarlas en los ordenadores de las salas correspondientes. A continuación se va a detallar el proceso para el envío de dicho documento. Accedemos a EasyChair con nuestro usuario y contraseña. En la pestaña My submissions seleccionamos el envío al que vayamos a adjuntar el PowerPoint. Una vez en la ventana del envío, aparece un menú a la derecha como el siguiente: 10

11 Seleccionamos Upload a new versión y nos lleva a la siguiente pantalla: Solo se debe seleccionar en Attachment el fichero de presentación correspondiente (PowerPoint en caso de comunicación y PDF en caso de los posters). No es necesario subir ningún fichero en Submission puesto que esa fase ya ha finalizado. Como único inconveniente, es que solo se puede subir un fichero adjunto. 5. Subir el video con la presentación de e-posters Para este formato de presentación, se ha intentado facilitar el envío lo máximo posible y se ha pensado que aparte de remitir el fichero con el poster según el apartado anterior, es necesario enviar el video que se proyectara al mismo tiempo que se presente el póster. Viendo las posibilidades que proporcionan los correos, entendemos que el tamaño permitido es bastante limitado. Por eso, proponemos el uso de la herramienta Dropbox ( Instalar la aplicación de Dropbox para escritorio en tu ordenador y crear una cuenta (si no lo has hecho ya). Una vez se hayan seguido todos los pasos de la instalación (completamente en castellano), se habrá creado en el explorador de Windows una carpeta con la estructura de ficheros de Dropbox. 11

12 1. Copiamos el video de la presentación en la cualquier carpeta de esa jerarquía de Dropbox. 2. Haz clic con el botón derecho en el archivo para abrir el menú contextual y selecciona Compartir enlace a Dropbox. El enlace se copiará y podrás pegarlo de inmediato donde quieras. 3. Enviarnos un correo a comunicaciones@congresocienciadeporte2014.com y pegar el enlace para que podamos descargarlo desde la secretaria. Y eso es todo. Si hay alguna duda o hay algún problema, por favor, poneros en contacto con nosotros en secretaria@congresocienciadeporte2014.com. 12