POLÍTICA DE CONTRATACIÓN ISAGEN S.A. E.S.P.

Transcripción

1 POLÍTICA DE CONTRATACIÓN ISAGEN S.A. E.S.P. El Gerente General de ISAGEN S.A. E.S.P. (en adelante ISAGEN o la Sociedad ), en uso de sus facultades legales y estatutarias, y observando la Política de Delegaciones aprobada por la Junta Directiva de la Sociedad, procede a expedir la Política de Contratación, previas las siguientes: CONSIDERACIONES 1. Que ISAGEN S.A. E.S.P. es una empresa de servicios públicos de naturaleza privada sometida al régimen de los servicios públicos domiciliarios de la Ley 142 de Que en virtud de lo establecido en las Leyes 142 y 143 de 1994 y de la naturaleza misma de la Sociedad, los contratos que celebre ISAGEN se regirán exclusivamente por el derecho privado. 3. Que ISAGEN participa en un mercado en competencia, por lo que requiere agilidad y eficiencia en sus procesos de negociación y contratación de bienes y servicios. CAPÍTULO I - ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ARTÍCULO PRIMERO OBJETIVOS: El objetivo de la Política de Contratación de ISAGEN es definir los principios, criterios, instrumentos y procedimientos de contratación para la celebración de manera oportuna y eficiente de los actos y contratos que requiera la empresa para el cumplimiento de sus propósitos y metas. Así mismo, la Política de Contratación busca asegurar el adecuado manejo del riesgo implícito en la celebración y ejecución de contratos, preservando la estabilidad jurídica y financiera de ISAGEN. La aplicación de estos objetivos generales deberán traducirse en:

2 Un manejo disciplinado de los recursos de la Sociedad, enfocado en la eficiencia de los mismos y en la generación de valor. Gestión del riesgo operativo y de contraparte en las decisiones relacionadas con cada uno de los procesos de contratación de bienes y servicios. Transparencia en las decisiones relacionadas con cada uno de los procesos de contratación de bienes y servicios. Realizar seguimiento y control así como facilitar la trazabilidad en cada uno de los procesos de contratación de bienes y servicios. ARTÍCULO SEGUNDO NORMATIVIDAD INTERNA DE CONTRATACIÓN: Todos los procesos de contratación se regirán por la normatividad interna de contratación la cual, en orden de jerarquía, está compuesta por: los Estatutos de la Sociedad, la Política de Delegaciones aprobada por la Junta Directiva, la presente Política y los Documentos Normativos Internos sobre asuntos relacionadas con contratación y los documentos que sustituyan, modifiquen o adicionen los aquí establecidos. ARTÍCULO TERCERO OBLIGATORIEDAD: Las normas contenidas en el presente Documento son de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores y directivos de ISAGEN. El Gerente General podrá autorizar para adelantar procesos de contratación en condiciones diferentes a las previstas en esta Política, para lo cual deberá dejar constancia de la justificación correspondiente. ARTÍCULO CUARTO ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente Documento aplicará a todos los procesos de contratación realizados por ISAGEN, independientemente de su naturaleza o cuantía. A título de excepción, los Capítulos III (CONTRATACIÓN) y IV (FORMALIZACIÓN, MODIFICACIONES Y TERMINACIÓN DE CONTRATOS) de este Documento no aplicarán a: i. Los contratos, transacciones y operaciones comerciales, las cuales se regirán de conformidad con la Política de Operaciones Comerciales; ii. Las Operaciones de tesorería y cobertura, las cuales se regirán de conformidad con la Política de Operaciones de Tesorería y Coberturas Financieras;

3 iii. Las alianzas, acuerdos, entendimientos e instrumentos similares, dirigidos a desarrollar negocios conjuntos. Estos instrumentos se regirán por la normativa interna que le sea aplicable. iv. Los Convenios celebrados entre ISAGEN y otra u otras personas jurídicas de derecho público o privado, así como con personas naturales. Estos convenios se regirán por la normativa interna que le sea aplicable. v. Contratos laborales, que se regirán por la legislación aplicable; vi. Las compras con cargo a la caja menor de la empresa, las cuales se regirán de conformidad al reglamento que para tal efecto emita el Gerente General; vii. Actos o contratos de operaciones de financiamiento o asimilados a operaciones de financiamiento u operaciones conexas, las cuales se contratarán bajo criterios de conveniencia, condiciones de mercado y normatividad aplicable. viii. ix. Contratos para la adquisición y arrendamiento de bienes inmuebles o relacionados con derechos sobre bienes inmuebles, que se regirán por la legislación aplicable. Las adquisiciones de bienes estandarizados cuyo monto sea inferior a tres mil millones de pesos (COP$ ), las cuales se regirán por la normativa interna que les sea aplicable. PARÁGRAFO: A las excepciones aquí mencionadas les aplicarán siempre los principios y criterios que rigen la contratación de ISAGEN. De igual manera, se utilizarán para su perfeccionamiento las minutas que para el efecto se definan por parte de la Gerencia Jurídica, cuando sea aplicable, y contarán siempre con el análisis legal y acompañamiento por parte de la Gerencia jurídica. ARTÍCULO QUINTO PRINCIPIOS: Los principios que regirán la contratación de bienes y servicios en ISAGEN son los siguientes: Autonomía de la Voluntad Privada: ISAGEN puede disponer de sus intereses autónomamente y, por lo tanto, puede elegir contratar o no contratar, escoger con quién contratar, determinar el tipo de contrato y definir el contenido del acto jurídico, entre otras, con los límites generales impuestos por la ley, el orden público, las buenas costumbres y la Normatividad Interna de Contratación..

4 Buena Fe: ISAGEN procederá de buena fe en todas sus actuaciones. Transparencia y Ética: Los procesos de negociación y contratación de bienes y servicios de ISAGEN se realizarán con reglas que permitan la transparencia en las actuaciones, siempre observando el componente ético que debe guiar todas las actuaciones de la Sociedad. Economía: Los procesos de negociación y contratación de bienes y servicios se adelantarán de tal manera que ISAGEN pueda celebrar el negocio que más convenga a sus intereses. ARTÍCULO SEXTO - FACULTADOS PARA CONTRATAR: Los facultados para contratar en ISAGEN son aquellos definidos en la Política de Delegaciones así como en la Política de Operaciones Comerciales y en la Política de Operaciones de Tesorería y Cobertura vigentes. ARTÍCULO SÉPTIMO FUNCIONES DE LA GERENCIA JURÍDICA EN MATERIA DE CONTRATACIÓN: La Gerencia Jurídica, en su rol de habilitador jurídico en materia de contratación, tendrá las siguientes funciones: i. Elaborar y mantener actualizadas, las minutas y demás documentos tipo e instrumentos requeridos para el correcto desarrollo de los procesos de contratación. ii. Acompañar y asesorar a los responsables de la contratación en la aplicación de la Normatividad Interna de Contratación, buscando la mejor solución desde el punto de vista jurídico para las necesidades de la organización, para lo cual los responsables de la contratación deberán mantener informada a la Gerencia Jurídica de los términos comerciales que se esperan acordar. iii. Realizar la revisión y eventuales ajustes, de la parte de las minutas y documentos contractuales que sean susceptibles de modificación con el fin de identificar el negocio específico, para otorgar el visto bueno a lo incluido por los responsables de la contratación. iv. Aprobar las modificaciones que se encuentren convenientes a las minutas tipo; así como aprobar el uso de cualquier otra minuta o documento de contratación. v. Servir como órgano de última instancia en relación con la armonización y coherencia jurídica de los diferentes documentos que regulan la contratación en ISAGEN y también sobre las diferencias de concepto de carácter jurídico que puedan surgir respecto de la aplicación y desarrollo de los mismos;

5 vi. Acompañar, en los casos que considere conveniente, el seguimiento a la ejecución y cumplimiento de los contratos celebrados por ISAGEN, sin perjuicio de lo dispuesto en el Artículo Octavo de esta Política. vii. Tomar acción respecto de cualquier incumplimiento o desviación de cualquiera de las partes, así como respecto de cualquier otro hecho que pueda poner en riesgo la adecuada ejecución de las obligaciones contractuales de las partes, para lo cual el área encargada del contrato será responsable de mantener debidamente informada a la Gerencia Jurídica sobre la ejecución del mismo. ARTÍCULO OCTAVO - SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: La supervisión del proceso de contratación y de la ejecución de cada contrato estará a cargo de la respectiva Gerencia, Equipo o Grupo donde se adelanta la contratación y por tanto uno de los Facultados (según este término se define en la Política de delegaciones) será el responsable de la misma (el Directivo ). El Directivo podrá designar, para cada contrato, uno o varios trabajadores de su gerencia, equipo o grupo, para acompañarlo en las actividades de Supervisión del Contrato, sin que esto pueda ser considerado como una delegación de la responsabilidad del Directivo. La actividad de supervisión estará regida por lo dispuesto para el efecto en la Directriz Corporativa reglamentaria de esta Política ARTÍCULO NOVENO - CARPETA DE TRAZABILIDAD: El Directivo responsable de la contratación y de la Supervisión del Contrato deberá crear y mantener actualizada una carpeta (la Carpeta de Trazabilidad ) según lo dispuesto para el efecto en la Directriz Corporativa reglamentaria de esta Política. ARTÍCULO DÉCIMO MINUTAS: Para adelantar los procesos de contratación y ejecución de contratos en todas sus etapas, será obligatorio utilizar las minutas e instrumentos contractuales vigentes que para tal fin haya aprobado la Gerencia Jurídica, de acuerdo con lo establecido en la Normatividad Interna de Contratación, a menos que se cuente con la autorización de aquella para utilizar una minuta diferente o modificar las existentes. Salvo por los espacios a ser diligenciados por los responsables de la contratación, las minutas únicamente podrán ser modificadas por la Gerencia Jurídica. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO - EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: El Comité de Contratación es un órgano consultivo y de direccionamiento de la contratación en ISAGEN, que asesorará en materia de negociación y contratación los

6 procesos de adquisición de bienes y servicios definidos en el Documento Normativo Interno que lo regula. Corresponde al Gerente General reglamentar en este Documento Normativo interno específico, todos los aspectos relacionados con el Comité de Contratación, tales como la conformación, las facultades, las excepciones, el procedimiento y funcionamiento del mismo. CAPÍTULO II - PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO - CONOCIMIENTO DEL MERCADO: Es obligación de todos los trabajadores y directivos de ISAGEN que adelanten procesos de contratación estar lo suficientemente familiarizados con el mercado de bienes o servicios con el que se pretenda realizar una contratación, por lo que es su responsabilidad realizar los análisis para conocimiento de mercado que se estimen convenientes. En ningún caso los procedimientos de conocimiento de mercado deben ser entendidos como mecanismos vinculantes que comprometen a ISAGEN, ya que el objetivo de los mismos es exclusivamente el de obtener conocimiento e información. Lo anterior se informará oportunamente a los terceros involucrados cuando se adelante el proceso de conocimiento de mercado, en documento escrito o de manera verbal, según aplique. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO REQUISITOS PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIÓN: Para iniciar un proceso de contratación para la adquisición de bienes y servicios y celebrar cualquiera de las modalidades de contratos o convenios conforme a esta Política, es requisito que previamente exista la correspondiente justificación en cualquier medio que deje evidencia (el Documento de Justificación, tal como este se define en la Directriz Corporativa reglamentaria de esta Política) y que se cumplan las demás normas establecidas por ISAGEN en materia presupuestal y de planeación, así como con los requisitos establecidos internamente para el proceso de contratación que se adelante, tal y como la participación del Comité de Contratación cuando sea procedente. Cuando se trate de adiciones del valor de los contratos, éstas deberán constar en el Documento de Justificación. CAPÍTULO III CONTRATACIÓN ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO INVITACIÓN A VARIOS OFERENTES:

7 ISAGEN podrá realizar invitaciones a presentar ofertas a un número plural de personas, naturales o jurídicas, incluidas en el Registro de Proveedores Potenciales de ISAGEN, sujeto a lo establecido en la Directriz Corporativa reglamentaria de esta política. Dichas invitaciones se realizarán con sujeción a lo establecido en la Normatividad Interna de Contratación. En cualquier caso, si realizada la invitación a varias personas sólo se presenta un oferente, se podrá negociar (si aplica) y contratar con éste siempre y cuando satisfaga las necesidades e intereses de ISAGEN. ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO ÚNICO OFERENTE: ISAGEN podrá realizar contratación con un único oferente cuando existan razones de conveniencia para tal fin y sujeto a lo establecido en el presente artículo: 1- Toda contratación con un único oferente requerirá, en adición al cumplimiento de lo establecido en la Política de Delegaciones, la aprobación previa de al menos, el Gerente General, un Gerente de Área o un Representante Legal tipo A o B. 2- Cuando el Directivo encargado de la contratación considere que el proceso puede o debe ser adelantando con un único oferente, este dejará constancia de las razones para ello en el Documento de Justificación, el cual deberá estar suscrito por el Directivo y una de las personas indicadas en el numeral 1 anterior. 3- En estos casos, no será necesario enviar un documento de invitación, sino que se podrán adelantar negociaciones directas con ese único oferente. El contrato deberá ser elaborado siguiendo lo dispuesto en el Capítulo IV de la presente Política. ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO NO CELEBRACIÓN DE CONTRATO: ISAGEN podrá desistir de la contratación en cualquier momento antes de la suscripción del respectivo contrato, con el fin de velar por los mejores intereses de la Sociedad y siempre actuando de la mayor buena fe y lealtad con los invitados. El Directivo responsable del respectivo proceso de contratación deberá justificar al interior de la Sociedad y dejar evidencia de ello, la razón o las razones por las cuales se ha decidido proceder con la terminación anticipada del proceso de contratación. ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO EVALUACIÓN: Una vez recibidas la totalidad de las ofertas, en caso de varios oferentes, el Directivo responsable de la contratación deberá evaluarlas en virtud de los criterios de evaluación previamente definidos en la etapa de planeación y deberá dejar constancia de los

8 resultados de dicha evaluación siguiendo lo dispuesto en la Directriz Corporativa reglamentaria de esta Política. ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO - PRESELECCIÓN Y NEGOCIACIÓN: Evaluadas las ofertas, el Directivo a cargo del proceso podrá proceder a seleccionar al oferente mejor calificado, o entrar a negociar con este las condiciones de la oferta, con el fin de obtener mejores condiciones para la Sociedad. En caso de que sean varios los oferentes que a juicio del Directivo responsable del proceso cumplan o puedan cumplir a satisfacción con la necesidad determinada, esta podrá realizar una preselección entre los oferentes y adelantar una etapa de negociación con los que hayan sido preseleccionados, con el fin de lograr una mejora en sus ofertas en los aspectos identificados. Una vez finalizada la negociación, el Directivo que adelanta la contratación evaluará nuevamente las ofertas de los preseleccionados y seleccionará la mejor oferta globalmente considerada. En los eventos en los cuales el Comité de Contratación haya determinado su intención de intervenir en la etapa de negociación de las ofertas, se deberá convocar dicho Comité previamente a iniciar la etapa de negociación. Toda la información relacionada con el procedimiento de preselección y/o negociación deberá quedar documentada, de forma que se resuma el proceso y se detallen los criterios utilizados y los elementos negociados, en caso de ser aplicables. Por regla general, no se compartirán o pondrán a disposición de los oferentes los criterios de evaluación y selección, ni el resultado de la evaluación de oferentes. ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO - SELECCIÓN: El Directivo responsable de la contratación seleccionará la oferta que cumpla de la mejor manera con los criterios de evaluación. En todos los casos se documentara el informe de evaluación y selección que dé cuenta de los criterios que se aplicaron para la selección, el cual será de uso interno. ARTÍCULO VIGÉSIMO CONTRATACIÓN DE EMERGENCIA: En situaciones de emergencia o en caso de siniestro, cualquier trabajador de nivel Directivo en el lugar en donde se presente la emergencia o el siniestro, podrá ordenar gastos destinados exclusivamente al restablecimiento del servicio o a la atención de la emergencia o siniestro sin necesidad de aplicar las normas y el procedimiento establecidos en ésta Política de Contratación. Se consideran como situaciones de emergencia o siniestro aquellos eventos inesperados y/o súbitos que afecten materialmente la producción, transformación y transferencia de energía eléctrica y, consecuentemente, el normal cumplimiento de las obligaciones adquiridas por ISAGEN en materia de generación y comercialización de energéticos, en la

9 prestación de servicios asociados con la comercialización de los mismos y en la construcción de proyectos destinados a la generación de energía. Se consideran también situaciones de emergencia o siniestro aquellos acontecimientos relacionados directa o indirectamente con las actividades de ISAGEN que implican peligro para sus trabajadores o la comunidad en general, pérdida de vidas humanas, pérdida de ingresos, graves daños en bienes, a recursos ambientales o comunitarios o indisponibilidad de equipos necesarios para la generación de energía eléctrica o a la plataforma requerida para la actividad de comercialización, o que impidan el desarrollo de su objeto social o el cumplimiento de sus funciones y actividades. La simple falta de tiempo para completar un proceso de contratación no se entenderá como una situación de emergencia. PARÁGRAFO: El trabajador que haya ordenado los gastos dejará trazabilidad de lo actuado. Si los gastos ordenados superan la cuantía de su propia delegación, informará por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ordenamiento, a los Facultados respectivos, de acuerdo con los límites de autoridad establecidos en la Política de Delegaciones, para que ratifique lo actuado. ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: Los procesos de contratación de bienes o servicios iguales o inferiores a sesenta millones de pesos (COP$ ) se someterán a las reglas previstas en esta Política de Contratación y en la Política de Delegaciones, sin embargo, en caso de ser invitación a único oferente no requerirán de la aprobación mencionada en el artículo Décimo Quinto Único Oferente- del presente capítulo, sino que únicamente requerirán la aprobación del Directivo que adelante la contratación. CAPÍTULO IV - FORMALIZACIÓN, MODIFICACIONES Y TERMINACIÓN DE CONTRATOS ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO - FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO: Las adquisiciones de bienes o servicios de ISAGEN se formalizarán mediante el uso de los siguientes documentos jurídicos: Orden de Compra: Se utiliza para la contratación de bienes o servicios, cuya cuantía sea inferior o igual a sesenta millones de pesos ($ ). Contrato: Se utilizará para la negociación y contratación de bienes y servicios cuya cuantía supere sesenta millones de pesos ($ ) o cuando el Directivo, según la delegación otorgada para contratar, considere procedente optar por un contrato en reemplazo de una orden de compra.

10 En todos los casos se utilizarán las minutas que para el efecto se definan por parte de la Gerencia Jurídica y los Facultados para contratar deberán dar cumplimiento a lo establecido en la Política de Delegaciones con respecto de los requisitos para la formalización de los contratos, incluyendo lo relacionado con la doble firma. En los procesos de contratación podrá analizarse la posibilidad de incluir fórmulas de ajuste, para lo cual deberá contarse con el acompañamiento de la Gerencia Jurídica. ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO - CONDICIONES GENERALES: El Gerente General aprobará el Documento de Condiciones Generales, así como las modificaciones que considere apropiadas. Este Documento hará parte integral de todos los contratos y órdenes de compra que celebre ISAGEN. El incumplimiento de las Condiciones Generales aprobadas por el Gerente será causal válida para la terminación unilateral de los contratos por parte de ISAGEN en caso de que así lo considere conveniente. De todo esto deberá quedar constancia en los contratos celebrados por ISAGEN. ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO MODIFICACIONES DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES: Todas las disposiciones de los contratos y demás documentos contractuales podrán modificarse, contando con la debida justificación por parte del Directivo que adelante el proceso de contratación y previo análisis y aprobación por parte de la Gerencia Jurídica. Todas las modificaciones deben constar por escrito y se perfeccionarán mediante cláusulas adicionales (otrosí) a los contratos iniciales. En los casos en los cuales un contrato con su adición llegare a superar el nivel de delegación del Facultado que lo suscribió inicialmente, la adición y demás documentos de ese contrato pasaran a ser suscritas por el o los Facultados correspondientes según el nuevo nivel de delegación, de acuerdo con lo establecido en la Política de Delegaciones. El Supervisor del Contrato velará por la renovación de las pólizas o garantías inicialmente pactadas, en caso de ser esto necesario en relación con la modificación respectiva. ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO TERMINACIÓN DE LOS CONTRATOS: Terminado un contrato suscrito por ISAGEN, el Supervisor del Contrato elaborará un documento de terminación, que archivará junto con los demás documentos del contrato, en el que dé fe acerca de la finalización del contrato, así como del hecho que las partes se encuentran o no a paz y salvo y sobre la existencia o no de reclamaciones pendientes. Cuando se trate de la ejecución de contratos de tracto sucesivo y otros contratos en los que haya habido modificaciones al valor de los mismos, anticipos, retenciones, sanciones u otros movimientos de dinero entre las partes, diferentes al pago de las obligaciones económicas ordinarias del mismo, las partes deberán elaborar un acta de liquidación

11 que se archivará junto con los demás documentos del contrato, en la que se declaren a paz y salvo por sus obligaciones y derechos contractuales. Por lo anterior, no se requerirá elaborar acta de liquidación en contratos cuya cuantía sea inferior o igual a sesenta millones de pesos (COP$ ) y en aquellos que no cumplan con lo señalado en el párrafo precedente, salvo que el Directivo que adelanta la contratación lo considere necesario o conveniente. PARÁGRAFO: El documento de liquidación no es una herramienta para reconocer ajustes, modificaciones o valores adicionales generados durante la ejecución del contrato. Los ajustes, modificaciones o valores adicionales deberán constar siempre en cláusulas adicionales (Otrosí) suscritas por las partes durante la vigencia del contrato. ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO EVALUACIÓN DE CONTRATISTAS: El Directivo responsable de la supervisión del contrato es responsable de que se efectúe la evaluación del desempeño del contratista en la ejecución del contrato específico. Dicha evaluación se adelantara según lo establece la Directriz Corporativa reglamentaria de esta Política.