PROCESO: GESTION FINANCIERA MANUAL DE INTERVENTORÍA

Transcripción

1 PAG. 1 de 9 1. INTRODUCCIÓN El manual de Interventoría ha sido elaborado con el fin de implementar y reglamentar todos los controles y actividades que debe desempeñar el Interventor, para brindarle las herramientas técnicas y procedimentales que faciliten su labor como representante de la Cámara de Comercio de Neiva ante el Contratista o el Aliado; ejerciendo el control técnico, administrativo, financiero y legal, de los contratos, convenios, órdenes de compra o de servicios. El manual contiene las obligaciones, el alcance, los principios y las responsabilidades, entre otros aspectos, que deben ser observados por el interventor, a medida en que éste desarrolla su labor. 2.1 Objetivo del Manual 2. OBJETIVOS El manual de interventoría tiene como propósito fundamental proporcionar a los responsables de la interventoría de la Cámara de Comercio de Neiva, la información necesaria y relacionada con las diferentes definiciones, reglamentaciones y controles que se aplicarán en el desarrollo del proceso de Interventoría. El manual se constituye en la herramienta básica para el trabajo del Interventor, por cuanto resume el marco de actuación establecido para el desempeño de sus funciones. 1.2 Objetivo de la Interventoría La interventoría será obligatoria para todos los contratos y/o convenios en los cuales la Cámara de Comercio de Neiva funja como contratante o aliado aportante, en relación a las ordenes de servicio y/o de compras dicha interventoría tendrán carácter discrecional por parte de la Dirección Administrativa Financiera, dependiendo de la materialidad de las mismas o de la complejidad de algunos aspectos técnicos que lo ameriten. La interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y control a las acciones del Contratista o del Aliado, contempladas en el convenio, Contrato, Orden de servicio y/o de compra para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos, respeto de las especificaciones técnicas, la ejecución y supervisión de las actividades administrativas y la sujeción al presupuesto asignado. PARÁGRAFO: La Interventoría y ejecución de los Contratos o convenios celebrados por la Cámara de Comercio de Neiva, será ejercida de conformidad con los lineamientos establecidos en el Reglamento Interno de Contratación, en el presente manual y acorde con lo dispuesto en el Proceso de Gestión Financiera, Procedimiento de Compras, Servicios y Contratos.

2 PAG. 2 de 9 3. ALCANCE El Presente manual aplica para el ejercicio de la labor de interventoría a los contratos, convenios, órdenes de de servicio y/o de compra que suscriba la Cámara de Comercio de Neiva. 4. DEFINICIONES Para la mejor comprensión de los interventores sobre los alcances de su actividad y las instrucciones generales que se establecen en este Manual, se definen los siguientes conceptos: Acta de Compras: Documento mediante el cual el Comité de Compras soporta la decisión tomada por la Cámara de Comercio de Neiva, de adquirir un bien o servicio de acuerdo a los criterios previamente establecidos por ésta, a través de invitación pública o invitación directa. Acta de Iniciación: Es el documento que suscriben el interventor y el contratista y/o el Aliado en el que fijan la fecha de iniciación del contrato, convenio, orden de servicio y/o de compra cuando ésta lo requiera. Acta de Suspensión: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista y/o el Aliado formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, convenio, órdenes de servicio y/o de compra, por circunstancias sobrevinientes que imponen el cese de su ejecución. Acta de Reiniciación: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, convenio, orden de servicio y/o de compra, previa modificación de la vigencia de las pólizas y en los convenios cuando éstos las requieran. Acta de Terminación y Liquidación: Este documento se emite cuando se han cumplido las obligaciones establecidas por las partes dentro de la ejecución del contrato, convenio, orden de servicio y/o de compra, es decir que no queda ningún acto u obligación pendiente y en consecuencia se toma la decisión de finalizarlos y liquidarlos. Acta de Terminación: Documento por medio del cual se deja constancia de la finalización del contrato, convenio, orden de servicio y/o de compra, por una de las causales establecidas en el los mismos o en el reglamento Interno de contratación de la Cámara de Comercio de Neiva, quedando obligaciones pendientes, las cuales deberán cumplirse conforme al plazo estipulado para que proceda posteriormente la liquidación dentro de los términos previstos. Acta de Liquidación: Documento por medio del cual se da por finalizada la ejecución del contrato, convenio, orden de servicio y/o de compra, una vez se cumplan las obligaciones pendientes indicadas en el acta de terminación.

3 PAG. 3 de 9 Anticipo: Porcentaje del valor total del contrato, convenio, orden de servicio y/o de compra, pactado por las partes, que deberá ser girado al contratista o aliado una vez cumplidos los requisitos de legalización establecidos, para facilitar el cumplimiento del objeto y la ejecución del contrato, convenio, orden de servicio y/o de compra. Dicho anticipo no podrá ser superior al 50% del valor total del contrato o convenio. Tratándose de las órdenes de compra o de servicios dicho porcentaje no podrá ser superior al 30% del valor total de las mismas. Contrato: : Documento o acuerdo de voluntades mediante el cual un contratante y un contratista establecen el objeto, las obligaciones de las partes, el plazo, la forma de pago y las garantías entre otras, para la adquisición de bienes o servicios por cuantías superiores a los 20 S.M.L.M.V. Convenio: Acuerdo de voluntades que se debe celebrar entre dos o más partes, mediante el cual una se obliga para con la otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo: Conjunto de normas procedimentales y de comportamiento que están previstas para los empleados de la entidad, los oferentes, los contratistas y/o Aliados, las cuales deberán cumplirse en todas las etapas del proceso contractual (Etapa pre-contractual, contractual y pos-contractual). Este Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo se encuentra colgado en la Página Web de la Institución. Contratista: Persona natural o jurídica con quien se celebra el respectivo contrato. Cotización: Es el escrito mediante el cual el interesado ofrece a la Cámara de Comercio de Neiva sus bienes o servicios, a propia iniciativa o a solicitud de la Entidad, el cual deberá contener de manera detallada la descripción de los productos o servicios ofertados como objeto del contrato, orden de servicio o de compra, la cual una vez aceptada, se convierten en el soporte para la elaboración del documento respectivo. Documento Equivalente: Es el documento mediante el cual la Cámara de Comercio de Neiva convalida el pago de un producto o servicio prestado por una persona natural del régimen simplificado. Evaluación de Propuestas: Documento mediante el cual se evalúan las propuestas presentadas por los proveedores de acuerdo con la invitación y los criterios establecidos por la Cámara de Comercio de Neiva. Factura: Documento mediante el cual un proveedor o un aliado formaliza el cobro de un bien o servicio entregado o prestado a la Cámara de Comercio de Neiva, previa celebración del respectivo contrato, convenio, orden de servicio o de compra. Invitación: Instrumento a través del cual se informa a los posibles proponentes u oferentes sobre la necesidad de adquirir determinados bienes y/o servicios. Interventor: Persona natural o jurídica, interna o externa que representa a la Cámara de Comercio de Neiva en el contrato, convenio, orden de servicio o de compra, encargada de ejercer el control técnico, administrativo, financiero y legal, garantizando con ello el cumplimiento de las obligaciones que de éstos se deriven.

4 PAG. 4 de 9 Otrosí: Son aquellas modificaciones, adiciones o prórrogas, realizadas a los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra que celebre la Cámara de Comercio de Neiva, las cuales deben constar por escrito y estar debidamente motivadas de común acuerdo entre las partes, siempre y cuando se preserve su objeto y que cualquier adición no supere el 50% del valor inicial de los mismos. Orden de Compra o Servicio: Es el documento mediante cual la Cámara de Comercio de Neiva solicita a un proveedor el suministro de un bien o la prestación de un servicio o de compra por una cuantía inferior o igual a 20 S.M.L.M.V. Contratos u órdenes de Prestación de Servicios Profesionales: Documento mediante el cual la Cámara de Comercio de Neiva contrata los servicios especializados de personas Naturales o Jurídicas para la realización de actividades propias de su ámbito profesional. Contratos u órdenes Prestación de Servicios: Documento mediante el cual la Cámara de Comercio de Neiva contrata diversos servicios con personas Naturales o Jurídicas. Estas actividades pueden ser permanentes, temporales o por una sola vez. Póliza: Documento mediante el cual el contratista, y/o Aliado otorga una garantía para preservar el cumplimiento del objeto y las obligaciones estipuladas en los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra celebrados con la Institución, conforme a lo dispuesto en el Reglamento Interno de Contratación. En general, los convenios que suscriba la Cámara de Comercio de Neiva no requerirán pólizas, salvo en los que la Institución realice un aporte en dinero y no sea ejecutado por ésta. Reglamento Interno de Contratación: Documento mediante el cual se definen las reglas que rigen la contratación de la Cámara de Comercio de Neiva. Este documento se encuentra colgado en la Página Web de la Institución. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 Principios que rigen la Interventoría. La interventoría asignada por la Cámara de Comercio de Neiva desarrollará su función de acuerdo con los principios de Responsabilidad, Respeto, Transparencia, Igualdad, Confianza, Buena Fe, Sostenibilidad, Economía, Confidencialidad de la Información, Eficacia y Eficiencia, Publicidad y Difusión, Ética y Moralidad, Celeridad, Imparcialidad, Participación, Valoración Ambiental, e Integridad; contemplados en el Reglamento Interno de Contratación. La observancia de dichos principios: Garantizarán que los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra se ejecuten cumpliendo con la programación establecida.

5 PAG. 5 de 9 Garantizarán que los recursos sean ejecutados en forma adecuada y de acuerdo a las asignaciones presupuestales de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra. Garantizarán el cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas, financieras y legales de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra. 5.2 Finalidades de la Interventoría. Para dar cumplimiento a la finalidad de la interventoría, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos en los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra. Asegurar que el Contratista o el Aliado en la ejecución de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás condiciones pactadas. Revisar las solicitudes de adición en dinero o prorroga requeridas por el contratista o el aliado, de conformidad con lo establecido en el Artículo 24 del Reglamento de Contratación, que establece que los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial. Informar oportunamente sobre los incumplimientos del contratista o del Aliado con el fin que la Cámara de Comercio de Neiva tome las medidas judiciales y sancionatorias del caso y realice las reclamaciones a que haya lugar. Velar porque la ejecución del los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra no se interrumpa injustificadamente. Garantizar que el contratista o el Aliado presente la totalidad de los documentos exigidos por la Institución para proceder a la terminación y/o liquidación del convenio o contrato, así como que el contratista mantenga actualizadas las vigencias de las garantías contractuales y post contractuales. 5.3 Facultades de la Interventoría. En ejercicio de la función de la interventoría, el interventor está facultado para actuar conforme a lo establecido en el Reglamento Interno de Contratación, Manual de Interventoría, de acuerdo a lo estipulado en los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, en el marco de la legislación vigente. Compete al Interventor:

6 PAG. 6 de 9 Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista o Aliado sobre el cumplimiento de las obligaciones. Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que considere pertinente y contribuir a la mejor ejecución de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto del mismo. Exigir al contratista o Aliado, entregar todos los documentos requeridos para la terminación y/o liquidación de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, así como mantener vigentes las garantías de los mismos, en todas las etapas contractuales. 5.4 Prohibiciones a la Interventoría. La Cámara de Comercio de Neiva se abstendrá de designar como interventores a quienes se encuentren en situación de conflicto que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría de conformidad con las previsiones contempladas en el Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo, igualmente a los interventores les estará prohibido: Adoptar decisiones que le corresponden a la Cámara de Comercio de Neiva, tales como la aprobación de adiciones, prórrogas, suspensiones y demás que impliquen modificaciones de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas por parte del contratista o aliado. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato o convenio. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato o convenio. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato o convenio. Exonerar al contratista o al Aliado de cualquiera de sus obligaciones. Autorizar la ejecución de ítems no previstos, obras adicionales o mayores cantidades de obra sin la autorización de la Cámara de Comercio de Neiva, formalizada mediante la celebración de contratos o convenios adicionales u otrosí que así lo establezca. Autorizar la ejecución del contrato o convenio por fuera de los plazos contractuales sin haber realizado la modificación del mismo. Delegar las funciones de interventoría asignadas.

7 PAG. 7 de 9 6. DESARROLLO 6.1 Obligaciones del Interventor Obligaciones Administrativas Comprende las siguientes actividades: Recibir la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la interventoría. Revisar los documentos que dieron origen a los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, con el propósito de establecer criterios claros y precisos, que le permitan adelantar con efectividad su labor como interventor. Verificar la existencia de las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato o convenio, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio. Verificar que se otorguen las garantías exigidas para los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, y velar porque éstas permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en los mismos. Elaborar y suscribir las actas de iniciación, suspensión, reiniciación, recibo parcial de obra, terminación y/o liquidación, entre otras. Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista o aliado y emitir los conceptos u opiniones respectivas con el fin de dar solución a las mismas, con las formalidades correspondientes. Revisar las solicitudes de adición, modificaciones, suspensiones y/o prórrogas, requeridas para los contratos, convenios, órdenes de servicio o de compra, presentadas por el contratista o el aliado, y si es procedente gestionar oportunamente las correspondientes modificaciones ante el representante legal de la Cámara de Comercio de Neiva. Revisar permanentemente la vigencia de las pólizas de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra. Se entenderá como comunicación formal la que obre de manera escrita entre el interventor y el contratista Obligaciones Técnicas

8 PAG. 8 de 9 Abarca el control y seguimiento de todas las actividades y obligaciones de carácter técnico contenidas en los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, conforme a los protocolos o estándares propios de cada sector. El interventor deberá verificar que el contratista o el aliado cumplan con las normas y especificaciones técnicas establecidas para el desarrollo de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra. En caso de identificación de cambios en las mismas, deberá informar a la Administración de la Cámara de Comercio de Neiva, antes de su ejecución, para su evaluación y aprobación Obligaciones Financieras y contables Contemplan las siguientes actividades: Verificar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista o aliado. Verificar los pagos y deducciones del contrato o convenio. Verificar la correspondiente imputación y respaldo presupuestal de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra Legales Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del Reglamento Interno de Contratación y las disposiciones legales vigentes: Verificar que de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, se desarrollen dentro de los plazos estipulados y los valores establecidos. Exigir la afiliación y pago de los aportes a los sistemas generales de seguridad social en salud y pensión de conformidad la normatividad legal vigente. Verificar la vigencia de las garantías amparadas en las pólizas. Garantizar el inicio, terminación y/o liquidación de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, dentro de los términos establecidos. 7. RESPONSABILIDAD El interventor responderá por el incumplimiento de sus obligaciones, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño a la Entidad. La Cámara de Comercio de Neiva tendrá plena autonomía para iniciar las acciones civiles o penales en contra del interventor

9 PAG. 9 de 9 y estará obligada a llamar en garantía o iniciar acción de repetición por dolo o culpa grave para obtener de éste la indemnización integral por los perjuicios que logre probar. 8. DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR La Institución hará la Interventoría de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra, que se celebren a través de un empleado designado por el Director del Departamento Administrativo y Financiero, salvo que sea éste quien deba cumplir esta función; en tal caso será el Presidente Ejecutivo quien lo designe. Para los contratos de ejecución de obra y prestación de servicios cuyo valor supere los 60 S.M.L.M.V., y que los requerimientos técnicos así lo exijan, la Institución podrá designar un interventor externo que garantice el cumplimiento del contrato o convenio cuando la Cámara de Comercio de Neiva no cuente con recurso humano calificado para este fin. En este caso, el interventor podrá prestar sus servicios como contratista o a través de convenios con entidades de educación superior en calidad de pasantes, siempre y cuando estén acompañados de profesores o decanos con el debido respaldo y visto bueno de estos. REVISÓ DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APROBÓ PRESIDENTE EJECUTIVO Por Resolución No. 629 de septiembre 22 de.