1. Cuál es el periodo elegible para hacer uso de la subvención?

Transcripción

1 PREGUNTAS FRECUENTES de la Convocatoria de 2016 de: AYUDAS A LA CREACIÓN DE GRUPOS OPERATIVOS SUPRAAUTONÓMICOS EN RELACIÓN CON LA ASOCIACIÓN EUROPEA PARA LA INNOVACIÓN EN MATERIA DE PRODUCTIVIDAD Y SOSTENIBILIDAD AGRÍCOLAS 1. Cuál es el periodo elegible para hacer uso de la subvención? El periodo en el que se pueden ejecutar los gastos (periodo elegible o de ejecución, como intervalo de fechas en las que realizar las actividades y fechas de las facturas) sería este: FECHA DE INICIO: Como fecha más temprana se admite la fecha de presentación de la solicitud (cada grupo puede consultar la fecha en su solicitud, o en cualquier caso siempre se admitirá a todos los grupos que el periodo elegible se inicie el 6 de febrero que fue el último día del plazo ampliado). No obstante el grupo operativo (en adelante G.O.) puede escoger una fecha posterior de inicio, según hayan arrancado realmente las actividades. FECHA DE FIN: Hasta 4 meses después de la publicación de la Resolución de Concesión. La primera Resolución de Concesión se publicó el 7 de agosto de 2017, luego la fecha de fin sería como máximo 8 de diciembre. La segunda Resolución de Concesión se producirá en breve, por lo que es previsible que la fecha de fin sea a finales de enero de La normativa equipara PERIODO ELEGIBLE o DE EJECUCIÓN =PERIODO PARA PRESENTAR LA JUSTIFICACIÓN, en un contexto en el que el informe de auditoría es obligatorio. Conviene por tanto, terminar de ejecutar la subvención con tiempo, de que el auditor realice su informe, y luego presentar la justificación al MAPAMA. Pese a esto, es conveniente y muy recomendable presentar la solicitud de pago (y por tanto haber realizado las actuaciones) lo antes posible, ya que, al situarnos en el último trimestre del año, la tramitación de los pagos podría pasar a dilatarse por motivos administrativos y presupuestarios. pág. 1

2 2. Se pueden cambiar los miembros del grupo operativo que ha recibido estas ayudas? estos miembros son los únicos que pueden mencionarse como necesarios en el proyecto innovador que hay que presentar? Los cambios en la composición del GO cuya creación se apoya no están permitidos. Ningún cambio, ya sea cambios que afecten a los miembros que no reciben directamente subvención (miembros del grupo operativo, pero no miembros beneficiarios o de la agrupación beneficiaria en la jerga de subvenciones, como por ejemplo entrada y salida de colaboradores) como mucho menos cambios en los miembros beneficiarios que salen en la resolución de concesión de subvenciones con un importe concreto concedido. La norma lo explica con esta cita (art 17 de las bases reguladoras) dando a entender que si se producen cambios en la composición del grupo operativo se podría perder totalmente el derecho a percibir la subvención: La realización de modificaciones en la composición del grupo operativo, ya sea de miembros beneficiarios, subcontratados o colaboradores respecto a la composición detallada en el momento de la solicitud, supondrá la pérdida de derecho al cobro de la ayuda para la agrupación. Otra cosa es, que en la redacción del proyecto innovador (DOC 2) que se debe presentar con la justificación de gastos y solicitud de pago, pueda valorarse la conveniencia de que el grupo cambie (incorpore a nuevos miembros a futuro por ejemplo, o lo que se considere). Este particular se debe explicar en este documento en el apartado En qué consiste el estampillado de documentos que hay que hacer? Los justificantes originales de gasto presentados deberán marcarse con una estampilla (también se llama sello diligencia) por el propio Grupo Operativo, indicando en la misma la subvención para cuya justificación han sido presentados (grupos operativos supra-autonómicos FEADER), y si el importe del justificante se imputa total o parcialmente a la subvención (en este caso se indicará la cuantía exacta que resulte afectada por la subvención). Como ejemplo valdría una estampilla así: pág. 2

3 Financiado por el MAPAMA con cofinanciación FEADER (PNDR ) Subvención para la creación de grupos operativos de innovación (16.1 convocatoria 2016). Nº reg: Nombre del grupo: nombre que se puede resumir % del Importe imputado a la subvención: puede ser el 100% o menos En amarillo: lo que es fijo de todas las estampillas de todos los grupos En verde: a personalizar por cada G.O. En azul: a consignar siempre, pero a mano en las estampillas sobre facturas en papel, y con la cifra que corresponda en facturas digitales en las que se pida al proveedor que meta esta estampilla en la factura antes de emitirla. 4. Hay que presentar la titulación de las personas para justificar los gastos de personal? En principio no hay que presentar la titulación del personal y conviene recordar, que los únicos gastos de personal admisible son los de personal propio de los miembros de la agrupación beneficiaria (no de los restantes miembros del grupo operativo). La normativa no exige ni las titulaciones, ni tampoco que se presenten los contratos laborales del personal, pero se entenderá que en esos contratos están las categorías profesionales (y el convenio colectivo que les aplique) y en virtud de ellas aplican los límites salariales, de alojamiento y manutención que recoge la convocatoria, y se han trasladado a la guía. La manera de justificar los gastos de personal son las nóminas, junto con el documento que acredite que se han hecho los pagos asociados a las mismas (transferencia bancaria a la cuenta del trabajador, y pago de las cotizaciones sociales, etc). Se puede optar por imputar la nómina a esta subvención al 100%, solo imputar el salario neto que cobra el trabajador y no las cargas salariales, o la opción que se considere, que pueda facilitar no excederse de los limites salariales horarios que la normativa contempla. También es preciso facilitar la declaración del jefe de personal de ese miembro que certifique las horas dedicadas a la innovación (DOC 10). 5. Cómo se va a aplicar la penalización cuando el gasto en una partida no está entre el 80% y el 120% de lo inicialmente planificado? Las ayudas para la creación de grupos operativos supra-autonómicas no contemplan que se puedan hacer modificaciones respecto a la solicitud presentada, tampoco en lo económico. pág. 3

4 Cada miembro beneficiario con un importe de subvención asignado, tiene solo un margen pequeño de flexibilidad, puede gastar como máximo un 120% del importe de la partida de su solicitud (si gasta de más no tendrá derecho a que se le abone), y conviene que cada miembro presente justificación de gasto de al menos el 80% del importe de las partidas en las que tenía reflejado gasto en la solicitud inicial. En el caso de que un miembro de la agrupación gaste por debajo del 80% de la partida inicial, puede haber una penalización, la normativa dice textualmente que la consecuencia es que la subvención que corresponda a la partida se reducirá en un 20 %." Ejemplo: Importe solicitado por el miembro X en la partida o actuación J = 3.196,76 euros Horquilla sin penalización: presentar gasto por valor de 2.557,41 a 3.836,11 (es decir del 80% del importe de la partida al 120%) Importe gastado y justificado en la práctica: (un 62,56% del planificado para la partida de ese miembro, habiendo dejado sin gastar 1.196,76 euros) PENALIZACIÓN: - La interpretación más desfavorable de la normativa es que la penalización sea del 20% de la partida inicial (P= 0,2 x 3196,76 euros =639,35 ) para el que no llegue a gastarse al menos 2.557,41 euros. En este caso la penalización supone que solo son elegibles gastos por valor de 1.360,64 euros (Importe Admitido= ,35 ). Si en otro ejemplo el gasto finalmente en la partida fuera cero, se puede entender que como la penalización se restringe a dicha partida, directamente la penalización sería también cero y no se abonaría nada en esa partida. 6. Se pueden justificar con tickets gastos de pequeño importe? En ciertos gastos subvencionables puede ocurrir que el proveedor emita un ticket (es decir, una factura simplificada) y no una factura completa. Recopilar tickets en el marco de estas ayudas complica notablemente la justificación como veremos, y por eso se recomienda evitar estos justificantes y pedir siempre factura completa. pág. 4

5 Los tickets no indican claramente quien paga (en un ticket de un peaje de una autopista por ejemplo, no estará el NIF del miembro beneficiario que paga, ni datos del vehículo ni sus viajeros) y pueden faltar también otros datos clave (número de comensales en un ticket de un bar por ejemplo). Si se tiene un ticket y resulta imposible obtener factura, se podría admitir en muy pocos casos, importes menores a 400 euros en gastos como un peaje, uso de instalaciones deportivas, gastos en hostelería como bares o cafeterías, servicios de revelado de fotografías pero podría incurrirse en defectos sobre todo para gastos de alojamiento y manutención que están sujetos a límites por persona y día. 7. Cómo se debe desglosar la factura de un servicio subcontratado? le aplican los límites máximos de salario por horas, alojamiento y manutención? En primer lugar habría que aclarar que es subcontratación y que es simplemente contratación. Según la ley de subvenciones, se entiende que un miembro beneficiario subcontrata cuando concierta con terceros la ejecución total o parcial de la actividad que constituye el objeto de la subvención. Queda fuera de este concepto la contratación de aquellos gastos en que tenga que incurrir el beneficiario para la realización por sí mismo de la actividad subvencionada. Qué quiere decir esto? Pues el ejemplo más claro es que el agente de innovación es una entidad subcontratada, porque su trabajo o servicio (ayudar a redactar el proyecto innovador) es precisamente la actividad nuclear de las ayudas para creación de grupos operativos supra autonómico. Otra forma de verlo, es entender que los miembros beneficiarios de grupo operativo, podrían realizar por sí mismos la tarea del agente de innovación, por ser propia de su objeto social o habitual, y sin embargo, se decide encargarla a un tercero, porque el propio marco legal de las ayudas lo permite. Respecto a servicios que son contratados pero no subcontratados, se entiende fácilmente con dos ejemplos: - Los servicios del auditor: La auditoría no tiene nada que ver con el objeto central de la subvención, ni tampoco es algo que el propio beneficiario pueda hacer, porque el auditor debe ser una entidad externa, sin vinculación con los miembros beneficiarios. - Servicios de una productora de comunicación o de audio, video: tener un video, una web, o folletos sobre la idea innovadora puede ayudar mucho para la divulgación, pero se entiende que es legítimo que el miembro beneficiario (una cooperativa, o un centro tecnológico) aunque tenga que hacer por sí mismo la divulgación, no tenga los medios técnicos o humanos, por los que puede contratarlos. Por qué importa esta diferencia entre subcontratación y contratación? Porque la normativa recoge, que los gastos de PERSONAL SUBCONTRATADO están sujetos a los limites salariales, pág. 5

6 límites de coste de alojamiento, y límites de dietas de manutención, que aplican al personal propio con contrato laboral en los miembros beneficiarios. Por consiguiente, para los MIEMBROS SUBCONTRATADOS de un grupo operativo, y para personal subcontratado (autónomos o free-lance, el caso más claro es un agente de innovación que sea un autónomo) por un miembro beneficiario, las facturas de servicios deben permitir demostrar que no se superan estos límites de salario, alojamiento y manutención. O bien se desglosa mucho la factura, en distintos conceptos y subconceptos para poder saber honorarios por hora, alojamiento y dietas, o bien conviene que quede en la factura una frase del tipo: En la realización de las actividades descritas, no se han sobrepasado los límites a los que se refieren los artículos 7.6 y 7.7 del Real Decreto 253/2016, cuyos importes máximos quedan reflejados en la convocatoria del año 2016 mediante la Orden de 17 de noviembre de 2016, por la que se convocan subvenciones para la creación de grupos operativos supra-autonómicos en relación a la Asociación Europea para la Innovación en materia de productividad y sostenibilidad agrícola (AEI-AGRI) en el año Se pueden incluir en esta subvención gastos para los que se tarda en tener toda la documentación justificativa? Por ejemplo: congresos para los que se ha pagado la inscripción y el avión a personal de un miembro pero son pasado el momento de la justificación, pagos de cotizaciones laborales a la seguridad social TC1, TC2). Este tipo de gastos conviene evitarlos, porque puede ocurrir que si no está la totalidad de la base documental no se pueda abonar esos gastos al miembro beneficiario. No obstante en determinadas circunstancias, se pude aportar todo lo que se disponga, y completar a posteriori. Siguiendo los ejemplos mencionados: - Si se tiene la factura de la inscripción a un trabajador de un miembro beneficiario, y la factura de su avión, se puede imputar este gasto a la subvención y como máximo un par de semanas después de presentar la justificación de gastos y solicitud de pagos, mostrar quien fue mediante alguna fuente de verificación clara. - Respecto al TC1. Es un documento que obligatoriamente la entidad tiene que presentar, y abonar antes del último día del mes siguiente al que correspondan las cotizaciones. Si se imputa un poco de salario y cargas sociales de un trabajador del mes de octubre de 2017, la justificación se presenta al MAPAMA a mitad de mes y no se dispone del TC1, se podrá enviar al MAPAMA en cuanto se disponga del mismo, por ejemplo a mediados de noviembre (en tanto que el último día para enviar el TC1 a la Seguridad Social en este ejemplo sería el 30 de noviembre de 2017). El órgano instructor de estas ayudas puede pedir vía subsanaciones que se facilite este documento, si no lo recibe con prontitud. pág. 6

7 9. Cuántos informes de auditoría hay que presentar con la justificación de gastos y solicitud de pago, uno por miembro, uno para todos, pueden hacerlos distintos auditores? La normativa no es suficientemente clara al respecto, por lo que aunque en la Guía de la normativa inicialmente se indica que se trata de un único informe por grupo, habría otra lectura de que se trata de un informe de auditoría por miembro (en la memoria económica de cada miembro beneficiarios). Por consiguiente se puede admitir que cada miembro beneficiario tenga un auditor contratado y obtenga un informe de auditoría de su parte de la subvención (el auditor por ejemplo podrá ser el mismo que hace el informe de auditoría anual de la entidad en el caso de aquellas obligadas a someterse a estas auditorías) o que haya un único informe, de un único auditor para todos los miembros y el total de la subvención del grupo operativo. Que exista un único informe del grupo, o que, aun habiendo un informe por miembro, haya un auditor que pueda tener la visión de conjunto y consolidar los informes de todos, parece especialmente interesante en estas ayudas, en las que lo que pueda hacer un miembro con la flexibilidad del gasto de la que disfruta en sus partidas (80%-120%), influye en el presupuesto de gasto final del GO, que tiene unos límites porcentuales tasados y globales para ciertas partidas. Respecto al modelo de informe de auditoría de la Guía de la normativa (Anejo III) cuando haya un auditor por miembro, ningún auditor podrá respaldar el presupuesto completo por grupo operativo y la tabla de dicho presupuesto se podrá eliminar, lo cual, como se ha mencionado antes, no está exento de riesgos. Deberá ajustarse también la tabla de la página 35 para reflejar solo el presupuesto del miembro que se trate, y no el de todos los miembros. 10. se pueden pagar con la subvención gastos de kilometraje hechos en vehículo propio o de empresa? La respuesta es depende. Para empezar hay que saber quién es el que viaja, porque estos gastos solo son subvencionables si el que viaja es personal propio (con contrato laboral) de los miembros beneficiarios (no de cualquier entidad del G.O., sino de aquellos que tienen un importe concreto de subvención asociado a su entidad). Dentro de la partida de viajes, la normativa solo dice que los gastos de transporte son subvencionables, por lo que el vacío respecto al método de transporte, y como justificarlo es importante. Ante este escenario habrá que tener en cuenta, que el gasto de kilometraje tiene que cumplir los requisitos de cualquier otro gasto subvencionables: pág. 7

8 - Que se haya realizado materialmente dentro del periodo elegible, que haya una relación directa con la creación del G.O. y el objetivo del grupo, y que no sea un gasto ligado a investigación. Qué significa esto? Que las entidades con un buen sistema de liquidación o compensación al trabajador de sus gastos de transporte, lo tendrán más fácil, y podrán justificar gastos de kilometraje. Por analogía con la compensación en la administración pública española, se compensará el kilometraje como máximo a 0,19 euros por kilómetro, únicamente a trabajadores de miembros beneficiarios y únicamente para desplazamientos que tengan que ver con la innovación. El sistema tendrá que tener el recibí del trabajador que recibe el dinero, explicación del desplazamiento (motivo del desplazamiento, día, longitud recorrida, en el modelo de liquidación de dietas que tenga la entidad y además del kilometraje se puede aportar justificante de peaje, o parking) y por analogía con los gastos de personal, conviene que vaya firmado por el jefe de personal, o por el representante legal de la empresa o entidad que corresponda. pág. 8