«Contabilización de los gastos de la formación programada por las empresas»

Transcripción

1 Encuentro: «Contabilización de los gastos de la formación programada por las empresas» Se pretende ofrecer a los usuarios la posibilidad de resolver las dudas relacionadas con la contabilidad de los costes de la formación financiada mediante bonificaciones en las cuotas de la seguridad social.. 14/10/2016 Carmen Prieto - (Directora Gestión Técnica y Verificación) Fundación Estatal PARA LA FORMACIÓN EN EL EMPLEO

2 Fundación Estatal PARA LA FORMACIÓN EN EL EMPLEO Según norma: Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación o epígrafe de formación profesional para el empleo. Si tenemos una cuenta donde contabilizamos los pagos a proveedores de cursos que presentamos a la fundación estatal, los hacemos en la cuenta: F.C. Formación de Personal interna , es oportuno que cambiemos el nombre por este otro: Formación profesional para el empleo ?, no habría ningún problema ya que el cambio de nombre no afecta a la naturaleza de la cuenta porque no se altera la naturaleza de los gastos contabilizados, o podemos mantener el nombre de la que tenemos? La cuenta específica para la formación bonificada debe estar claramente contabilizada en un epígrafe específico denominado formación profesional para el empleo. En dicho epígrafe no se podrán incluir otros costes no relacionados con esta iniciativa. Según nos informa la Tripartita: todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación formación profesional para el empleo. En el caso de costes externos, se pueden contabilizar en cuenta separada o epígrafe específico en las cuentas del subgrupo 62 Servicios exteriores con la referencia formación continua o formación profesional para el empleo. En el caso de imputación de costes internos (personal, amortización, ) para justificar la actividad formativa bonificada, no será necesaria su contabilización en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización. En caso de que finalmente algunas de las acciones formativas y/o permisos individuales de formación no sean objeto de bonificación, los gastos relativos a las mismas pueden reclasificarse de la cuenta o epígrafe específico indicado a otra cuenta. Los costes de personal, tanto Directo como Indirecto, que intervengan en una Acción Formativa tienen que estar asociados a la Cuenta Global de Formación? Como indicamos en las orientaciones de costes publicadas, no será necesaria la contabilización de los costes internos relacionados con la formación programada por las empresas, en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual para contabilizar los gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización. Con respecto a la justificación de costes relacionados con desplazamientos urbanos, es suficiente con presentar el metrobus o billete de tren? Y si hay gastos de manutención? Es posible justificarlos con los tickets del restaurante o del supermercado (en caso de haberse comprado la comida)? Pág 1

3 Los gastos de desplazamiento, manutención y alojamiento podrán acreditarse mediante hojas de autoliquidación de gastos de los formadores o de participantes en las que figuren los datos identificativos de la empresa bonificada y del receptor del importe, así como la firma del receptor, datos que relacionan el gasto con la actividad bonificada. Asimismo, deberán adjuntarse las facturas que acrediten el gasto. Qué documentos se deben cumplimentar para justificar los gastos de formación? Se debe hacer por acción formativa o de manera anual? Las empresas deberán mantener a disposición (durante un período mínimo de 4 años) de los órganos de control competentes la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Para información sobre los requisitos que debe cumplir dicha documentación le remitimos a los documentos de Orientaciones de costes y Aclaraciones de costes disponible en el apartado Documentación de la sección Empresas y Organizaciones de nuestra web. En el apartado de documentación para la formación programada, en costes constan dos documentos: el B1 resumen de costes y anexos costes. Para todas las acciones formativas hay que utilizar estos documentos? El anexos costes es para toda la formación que se realice durante el año? Esta documentación entiendo que la debe custodiar únicamente la empresa bonificada. La documentación referida sólo deberá utilizarse en el caso de que las acciones formativas sean objeto de actuaciones de seguimiento y control por parte del SEPE, en cuyo caso se indicará forma e instrucciones para su cumplimentación. Una sociedad que se bonifica el crédito con perfil empresa bonificada tiene una cuenta en su contabilidad con el epígrafe de Formación Continua para el Empleo. En esa cuenta contabiliza las facturas de todos los gastos de formación de la formación que realiza para sus trabajadores, tanto de los cursos que se bonifica como de los cursos que no se bonifica. Es correcto tener en la misma cuenta contable las facturas de los cursos que se bonifica y las facturas de los cursos que no se bonifica? No es correcto, los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación bonificados, así como las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación formación profesional para el empleo. En dicho epígrafe no se podrán incluir otros costes no relacionados con esta iniciativa. Un curso empieza en noviembre y acaba en febrero. El curso se comunica de noviembre a diciembre y de enero a febrero. La factura se emite, se contabiliza y se paga en noviembre. La parte del curso que se comunica de enero a febrero. Sería válido como justificante del coste del curso la factura contabilizada en el ejercicio anterior? Pág 2

4 Contablemente, sería necesario periodificar los costes relacionados con la formación al objeto de encuadrarlos correctamente en el ejercicio al que corresponde aplicar la bonificación. En un grupo de empresas las facturas de los proveedores las recibe, contabiliza y paga una de las sociedades del grupo. La sociedad que recibe las facturas emite facturas a cada una de las sociedades que han participado en la formación repartiendo proporcionalmente el coste entre el número de participantes por sociedad. Es correcto que una de las sociedades reciba las facturas del proveedor y luego facture al resto de las empresas que han participado en la formación? En el caso que usted describe sería posible. Le recordamos que el total del importe facturado por impartición no debe incrementarse. En un grupo de empresas las facturas que se realizan entre las empresas del grupo se compensan contablemente. No existe por tanto una transferencia que justifique el pago de las facturas pero sí la trazabilidad contable del pago a través de una cuenta de compensación. Sirve como justificante del pago de la factura la cuenta contable que acredita la compensación de pagos entre la empresa del grupo que emite la factura y la empresa del grupo que la recibe? En el caso de que se trate de costes relativos a servicios prestados entre las empresas del grupo, sería suficiente el soporte descrito, siempre que se acredite la condición de grupo de empresas y de la existencia del método de compensación de saldos con la memoria de cuentas anuales. En el caso de que existen proveedores externos al grupo habría que acreditar, además, el pago con los extractos bancarios. Pueden convivir en una misma epígrafe contable referente a una formación motivo de bonificación costes que se imputan y coste que no de la misma formación? Los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación bonificados, así como las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación formación profesional para el empleo. En dicho epígrafe no se podrán incluir otros costes no relacionados con esta iniciativa. En una formación se pueden imputar otros costes directos como podrían ser desplazamientos si no hay costes de impartición? Es imprescindible que existan costes de impartición para poder aplicarse la bonificación de la formación. Se puede contabilizar como coste directo el derivado del pago de una matrícula a un curso? Siempre que se trate de una acción formativa y el pago no lo abone el alumno. Pág 3

5 En una empresa que opta por la autogestión, cuando el gestor externo factura a la empresa beneficiaria unos honorarios superiores al 10% (por la gestión administrativa necesaria para la correcta aplicación de las bonificaciones), la diferencia a partir del 10%, se puede considerar cofinanciación? La cofinanciación se calcula en base a los costes totales admitidos. Por tanto, la cantidad que exceda de los límites establecidos en la normativa no se considerará a efectos del cálculo de cofinanciación privada. Actuamos como entidad impartidora y organizadora para el desarrollo de la formación de las empresas clientes. En la emisión de la factura desglosamos los costes de impartición y los costes de organización. Los costes de organización están sujetos a IVA? Los costes de organización, como cualquier otro servicio empresarial, están sujetos a IVA. En el caso de los costes de impartición, dependerá de las características de la formación impartida, por lo que deberá dirigirse a su agencia tributaria para conocer si se encuentra sujeto o no al impuesto. Actuamos como entidad organizadora, para lo cual contratamos una entidad de formación acreditada o inscrita para el desarrollo de la formación. Al emitir la factura al cliente desglosamos los costes de impartición y de organización, ambos costes se encuentran exentos de IVA? En este caso como la entidad presta dos servicios distintos, ambos están sujetos a IVA. En el caso de los costes de impartición, la empresa que imparte deberá dirigirse a su agencia tributaria para conocer si se encuentra sujeto o no al impuesto. En el caso de que un curso bonificado se realice en 2 años diferentes (un master, por ejemplo) se puede emitir la factura (entiendo que diferenciando la parte de cada año: nº de horas, importe) y pagar la totalidad de la formación en el año 2016 aunque parte del curso se realice y bonifique en el año 2017? Contablemente, sería necesario periodificar los costes relacionados con la formación al objeto de encuadrarlos correctamente en el ejercicio al que corresponde aplicar la bonificación. Mi consulta es acerca de la contabilización de los gastos salariales de los trabajadores que se forman en horario laboral que figurará como cofinanciación privada. Deben reflejarse en la cuenta de formación profesional para el empleo?. Tengo entendido que en esta cuenta solo deben aparecer los gastos bonificables y no los salarios contra aportación privada. Dado que se trata de costes internos, aunque pueden contabilizarse en cuentas específicas, para una mayor operatividad se recomienda que se contabilicen en las cuentas que les correspondan, en este caso, gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización. Pág 4