Preparación de una propuesta. Desde la idea inicial a la firma del contrato

Transcripción

1 Preparación de una propuesta. Desde la idea inicial a la firma del contrato Paloma Fonseca Centro de Innovación y Transferencia de Tecnología de Andalucía CITAndalucía Lepe, 07 de octubre de 2010

2 Preparación de una propuesta al VII PM Cómo se plantea una propuesta? Cómo debe ser un consorcio? Cómo encontrar socios? Cómo se estima un presupuesto? Qué tipos de proyectos existen y cuál se ajusta mejor a mis necesidades? Tipos de costes Qué es y cómo se redacta un acuerdo de consorcio? Derechos de propiedad intelectual: cómo se distribuyen los resultados? Cuestiones específicas del sector (IST, bío, etc.)

3 Proceso de una propuesta Idea Innovación y Dimensión Int.? SI Consorcio Apertura Convocatoria Programa de Trabajo Consulta idea Convocatoria NO Alternativas Elaboración y presentación de la propuesta Guía del Solicitante Guía Financiera EPSS: Envío telemático Proceso de evaluación ESR PROYECTO Negociación y firma del contrato SI Éxito? NO Alternativas A.S., A.C. y DoW

4 Idoneidad de la idea Debe encajar TOTALMENTE en el Programa de trabajo Sólo se financia 1 vez Hay que identificar el área (challenge challenge, topic) y la línea a la que más se ajuste la idea de proyecto. En muchos casos es necesario asesoramiento externo (NCPs, redes y entidades conocedoras del PM, etc.) Se debe consultar al Punto de Contacto Nacional o a la Comisión si el proyecto es de envergadura.

5 Consorcio Tiene ya relación con otras entidades de la UE?

6 Búsqueda de socios buscar y ser buscado Preparar un resumen adecuado del proyecto, concreto pero sin detalles: cuál es la idea básica y qué exigimos a los posibles socios. Via current project partners Via Cordis (partner search, data bases) Via NCPs network Via Commission events in your area Via brokerage events EEN CESEAND: Enterprise Europe Network Red Europea - European Regions Research and Innovation Network Etc.

7 Búsqueda de socios buscar y ser buscado Bio-Net: Cordis: n.html

8 KBBE. PLATAFORMAS TECNOLOGICAS

9 Plataforma Tecnológica Página Web Contacto Food for Life Plants for the Future Sustainable Chemistry Beate Kettlitz Federico Morais Sylvia Travella Elena Saenz Camille Burel Cristina González Farm Animal Breeding Margareta Haard Global Animal Health Forestry Biofuels Acuicultura Agua Manufuture Declan O'Brien Alfonso Las Heras Andreas Kleinschmit Gabriel Poveda Veronique Hervouet Margarita de Gregorio Courtney Hough Maribel Rodriguez Adriana Hulsmann Ana Picón Jens Fehrmann Naiara Insausti

10 Consejos prácticos Atención a los requisitos establecidos en la convocatoria: número de socios, países, presupuesto Documentación convocatoria Ser exigentes: pedir experiencia y colaboración. No utilizar amigos si no encajan al 100% Si nos ofrecemos como socios: proponer colaboración activa en la propuesta y tener preparado: Descripción de la entidad CVs cortos del personal clave. CERRAR consorcio antes de empezar a redactar. Organizar/asistir a una reunión FACILITA el trabajo y las relaciones con los socios. Llevar un control de tareas de cada socio, responsabilidad, plazo

11 Un buen consorcio Tiene una buena distribución geográfica Incluye pymes Es multidisciplinar, complementario, completo. Se conocen bien los socios Se reacciona con agilidad en fase de propuesta El coordinador TIENE LA ÚLTIMA PALABRA. En fase de propuesta.

12 Roles y responsabilidades Coordinator (Project manager):project direction, cost control, EC contact (reporting) WP Leaders: : deliver work package results, reporting Participants (Contractors): deliver participants contribution Subcontractors: : carry out specific tasks, deliver invoices

13 Getting started Idea innovadora y de carácter transnacional Nuestra idea encaja con el Topic Esquema de financiación: Varios esquemas de financiación en VII PM, pero sólo algunos serán válidos para el Topic de la convocatoria Criterios de elegibilidad Deadline

14 Cordis

15 Código de Identificación del Participante Participant Identification Code: PIC Legal Entity Appointed Representative: LEAR Unique Registration Facility: URF Cada entidad dispondrá de un código único que la identifica PIC. Una única persona (LEAR) de la organización lo gestiona en una web única llamada URF. El LEAR gestiona un PIC en el URF

16 Documentación de referencia For each call, a set of documents is available: Text of the call (published in Official Journal of the EU) Call fiche (part of the Work Programme) Work programme (including General introduction & General annexes) Guide for applicants: one per call and funding scheme Guidelines on Proposal Evaluation and Selection Procedures Read carefully all the documents

17 Redacción de una propuesta

18 Diseño de una propuesta Parte A: Contiene la información administrativa de la propuesta y de los participantes. La información requerida incluye un breve resumen del proyecto, detalles de contacto, presupuestos, etc. Compuesta por 3 formularios (Formularios en el EPSS) : A1: Summary A2: Participants A3: Budget Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto: Incluye descripción del estado del arte, impacto, descripción de las actividades del proyecto, etc. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call Implementation Impact Ethical Issues IDIOMA: Inglés

19 Parte A The coordinator fills in the section A1 and section A3. The participants (including the coordinator) each fill in section A2. Subcontractors are not required to fill in section A2 and should not be listed separately in section A3. When you complete part A, please make sure that: Numbers are always rounded to the nearest whole number All costs are given in (not thousands ), and must exclude VAT (value added tax).

20 A3: Budget Deben ser reales. Deben haber sido incurridos por el beneficiario. Deben haber sido incurridos durante la duración del proyecto, Excepción costes de informes finales (60 días tras final de proyecto). Deberán determinarse de acuerdo con los principios y prácticas contables y de gestión habituales del beneficiario. Deberán usarse para el único propósito de alcanzar los objetivos del Proyecto Deben quedar registrados en las cuentas del beneficiario. Tienen forzosamente que aparecer indicados en el presupuesto total estimado del Anexo I.

21 A3: Budget Costes no financiables: IVA Intereses Provisiones (posibles pérdidas o cargas futuras) Costes de cambio de moneda Costes declarados en otro proyecto comunitario Gastos excesivos Cualquier otro que no sea coste subvencionable

22 A3: Budget Tipos de Gastos: Gastos Directos Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto Ejemplos: Horas dedicadas al proyecto, viajes para asistir a las reuniones del proyecto, compra de reactivos químicos, etc. Gastos Indirectos Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto Ejemplos: Suministro eléctrico, agua, teléfono, alquileres, personal de administración, etc

23 A3: Budget Categorías de costes directos: Personal Viajes y dietas Equipos Consumibles Subcontratación Auditorías

24 A3: Budget Gastos Indirectos Indirect costs, also called overheads, are all the structural and support costs of an administrative, technical and logistical nature which are crosscutting for the operation of the beneficiary body s various activities and cannot therefore be attributed in full to the project. The nature of an indirect cost is such that it is not possible, or at least not feasible, to measure directly how much of the cost is attributable to a single cost objective.

25 A3: Budget Costes Reales Cálculo de los costes indirectos reales - Normal Cálculo de los costes indirectos reales Método simplificado Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/ Gtos Directos

26 A3:Budget Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales Tarifa fija (flat rate) Quién puede utilizarlo? Cualquier beneficiario. En qué consiste? En calcular el overhead como un % fijo sobre: Gastos Directos Gastos de - - subcontratación Recursos puestos a disposición del Beneficiario por terceros* * Si no realiza trabajo en las instalaciones del beneficiario

27 A3: Budget Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales Tarifa fija (flat rate) Cuál es el %? 20% Es el % habitual. % Puede ser utilizado por: PYMES, Organismos públicos sin ánimo de lucro, Universidades Y Organizaciones de Investigación no lucrativas. 60% Reservado a esquemas de financiación que incluyan actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. Necesario que el sistema contable de la organización no pueda determinar los costes indirectos.

28 A3: Budget Overheads: Cálculo de gastos indirectos con un máx del 7% s/gto Directos Cuándo se utiliza? En el caso de: Acciones Coordinadas Acciones de soporte No incluye actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. Cuál es el %? Un 7% sobre: Gastos Directos Gastos de - - subcontratación Recursos puestos a disposición del Beneficiario por terceros* * Si no realiza trabajo en las instalaciones del beneficiario

29 A3: Part B Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles) Importe de los Gastos elegibles del proyecto x % de financiación = de la CE Condicionado por Contribución Financiera Comunitaria Tipo de organización Actividad PYMEs Resto de Entidades Investigación y Desarrollo Tecnológico Demostración Management y Otras Actividades Organismos públicos sin ánimo de lucro Universidades Organizaciones de investigación no lucrativas

30 A3: Budget Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles) Actividad Pymes/OPIS/ Uni Otros Investigación y desarrollo tecnológico 75% 50% Demostración 50% 50% Otras actividades 100% 100% Ejemplo: Una Universidad, durante el primer periodo de un proyecto, ha tenido gastos por importe de ,00. El desglose por actividades es el siguiente: Actividad Gastos Incurridos en % de Contribución Financiera Contribución Financiera Investigación y desarrollo tecnológico ,00 75% ,00 Demostración ,00 50% ,00 Otras actividades ,00 100% ,00 Total , ,00

31 Ejemplo Beneficiary (university-sme) in a project which has RTD, demonstration and management activities DIRECT COSTS: RTD costs: EUR 100,000 Demonstration costs: EUR 100,000 Management costs: EUR 100,000 Calculation of the Indirect costs: RTD costs: EUR 100,000 x.60% = EUR 60,000 Demonstration costs: EUR 100,000 x.60% = EUR 60,000 Management costs: EUR 100,000 x60% = EUR 60,000 Reimbursement: RTD costs: 75% of (EUR 100,000 + EUR 60,000) = EUR 120,000 Demonstration costs: 50% of (EUR 100,000 + EUR 60,000) = EUR 80,000 Management costs: 100% of (EUR 100,000 + EUR 60,000) = EUR 160,000 Total to be reimbursed = EUR 360,000

32 Parte B Estructura: 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call 2. Implementation 3. Impact 4. Ethical Issues 5. Consideration of gender aspects Respetar limitación de páginas e indicaciones de formato

33 Part B: S/T Quality 1.1 Concept and objectives 1.2 Progress beyond the state of the art (CP)/ Contribution to the co-ordination of high quality research (CSA)/ 1.3 S/T methodology and associated work plan (CP)/ Quality and effectiveness of the support mechanisms, and associated work plan (CSA

34 Part B: S/T Quality

35 Part B: S/T Quality

36 Part B: S/T Quality

37 Part B: S/T Quality

38 Part B: Implementation 2.1 Management structure and procedures 2.2 Individual participants 2.3 Consortium as a whole: i) Subcontracting ii) Other countries iii)) Additional partners 2.4 Resources to be committed

39 Part B: Impact 3.1 Expected impacts listed in the work program 3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property

40 Part B: Ethical Issues

41 Part B: Ethical Issues

42 Part B: Gender Considerations

43 Presentación de la propuesta Mediante EPSS (Electronic Proposal Submission System) 1 etapa 2 etapas: Necesario preparar propuesta preliminar corta Si es evaluada favorablemente: preparación de propuesta definitiva

44 Evaluación Elegibility IAR = Individual Assessment Report CR = Consensus Report

45 Evaluación Cada criterio puntúa igual: 1 a 5 Cada criterio tiene un umbral: 3 Nota global mínima para aprobación: 10

46 Evaluación Cada criterio puntúa igual: 1 a 5 Cada criterio tiene un umbral: 3 Nota global mínima para aprobación: 10

47 Evaluación Cada criterio puntúa igual: 1 a 5 Cada criterio tiene un umbral: 3 Nota global mínima para aprobación: 10

48 Evaluación Cada criterio puntúa igual: 1 a 5 Cada criterio tiene un umbral: 3 Nota global mínima para aprobación: 10

49 Utilizar toda la ayuda disponible CDTI : CITAndalucía: SOST: CORDIS (7PM): VII PM (UE): Documentos en CORDIS: Envío de propuestas (EPSS): Puntos Nacionales de Contacto: Socios en CORDIS: Apuntarse como expertos: Derechos de Propiedad Intelectual: Solicitud de Información: Viabilidad financiera PYMEs: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialviability-checktool-v3.xls

50 Ayudas preparación de propuestas APC+ (CDTI) Objetivo: Ayudar a las empresas a sufragar los gastos derivados de la preparación de propuestas al VII PM Beneficiarios: Sociedades mercantiles que participen o lideren proyectos / actividades en el VII PM Instrumento: Contrato privado de préstamo entre el CDTI y la entidad beneficiaria Requisitos: La participación de la empresa en el presupuesto del proyecto / actividad deberá superar los en caso de pymes ( en caso de NO pyme) y que represente, a su vez, como mínimo un 5% de participación Condiciones de las ayudas: Se establece un límite máximo de Plazo Se establece un límite máximo de /empresa cada tres años de APC no devueltas, de los cuales como máximo de APC no recuperadas en el programa de Capacidades. Plazo: : Desde fecha apertura hasta 30 días naturales después de la fecha de cierre de cada convocatoria

51 Ayudas preparación de propuestas APC+ (CDTI) Ayuda a Conceder: Para el PROGRAMA DE COOPERACIÓN (Proyectos colaborativos (CP) y Redes de Excelencia (NoE): Cantidad fija en función del presupuesto total de la propuesta, el porcentaje de participación de la empresa en el presupuesto de la propuesta y del rol PRESUPUESTO total de la propuesta M < 5 5 PARTICIPACIÓN DE LA EMPRESA española en el presupuesto AYUDA máxima a conceder 10 % y < 25% % La ayuda máxima a conceder por propuesta es de % y < 15 % % La ayuda máxima a conceder por propuesta es de LIDERAZGO Cantidad adicional

52 RECOMENDACIONES Contribuir a la elaboración del WP. Participar (aunque sea a distancia, pero activamente) en las redes clave de cada temática. Participar como evaluador (especialmente la industria). Preparar las propuestas con tiempo suficiente. Ajustarse al programa de trabajo y no al revés. Contar con toda la ayuda posible y a tiempo (APCs). Seguir los eventos informativos en Bruselas y Madrid. Contrastar la idea inicial y un borrador de propuesta. Cuidar en particular las primeras páginas: ganarse al evaluador en 2 páginas.

53 Conclusiones Altamente competitivo (sólo las mejores propuestas) Participar en la definición es posible. LEER BIEN supone una gran diferencia. Contexto muy importante en la preparación (estrategia, política, competidores, etc.) La preparación incrementa las posibilidades de éxito definir la mejor estrategia. 25 Enero días, 109, 108, 107,. Juntos hacia el éxito!

54 Gracias por su atención Paloma Fonseca CITAndalucia Área de Programas Internacionales