Servicio de Salud Metropolitano Central

Transcripción

1 Servicio de Salud Metropolitano Central Número de Informe: 154-1/ de mayo de

2 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 2.106/2011 REMITE INFORME FINAL N 154-1, DE 2011, SOBRE AUDITORíA DE RECUPERACiÓN DE SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL EFECTUADA AL SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL. SANTIAGO, 2 9. MM 1 2 l' 0311 :17 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 154-1, de 2011, con el resultado de la auditoría practicada al Servicio de Salud Metropolitano Central. Sobre el particular, corresponde que esa autoridad implemente las medidas señaladas, cuya efectividad, conforme a las políticas de esta Contraloría General sobre seguimiento de los programas de fiscalización, se comprobará en una próxima visita a la Institución. Saluda atentamente a Ud., ~ Oro "'~I Contraklr Genen~1 Por en "" LLERO MARIA ISABEL CARRIL CN3A AbOgado Jefe.. OlviSión de AuditOfía Admlf\lstratMI AL SEÑOR DIRECTOR DEL SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL PRESENTE LCS/GUP

3 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 2.107/2011 REMITE INFORME FINAL N 154-1,. DE 2011, SOBRE AUDITORíA DE RECUPERACiÓN DE SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL EFECTUADA AL SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL. SANTIAGO, Z 9. MAl 1 Z * Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 154-1, de 2011, con el resultado de la auditoría practicada al Servicio de Salud Metropolitano Central. Saluda atentamente a Ud., Por Orden del COntralar Geneml MAR/A. isa8f::l CARRiL CABALLERO /lé:(xlél jo Jeta DrviSión de AudltOr:3 Administrativa AL SEÑOR JEFE DE AUDITORíA INTERNA DEL SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO PRES NTE LCS/GU CENTRAL

4 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA PNAC: N 13042/2011 INFORME FINAL N 154-1, DE 2011, SOBRE AUDITORíA DE RECUPERACiÓN DE SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL EFECTUADA AL SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL. SANTIAGO, 2 9 MAYO 2012 En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Contraloría General para el año 2011, se efectuó una auditoría a la recuperación de subsidios por incapacidad laboral, en el Servicio de Salud Metropolitano Central, originados por las licencias médicas emitidas en el mes de octubre de OBJETIVO La fiscalización tuvo por finalidad evaluar los procedimientos referidos al cobro, método de cálculo y control de los subsidios por incapacidad laboral, producto de las licencias médicas, maternales y por accidentes del trabajo, otorgadas a los funcionarios del Servicio mencionado de parte de las distintas Instituciones de Salud Previsional, del Fondo Nacional de Salud, en adelante ISAPRE y FONASA, respectivamente, y las Mutuales de Seguridad, verificando además el cumplimiento de la normativa vigente sobre la materia. METODOLOGíA El examen se practicó de acuerdo con las normas y procedimientos de fiscalización aprobados por esta Contraloría General, e incluyó la revisión de los procesos y la identificación de riesgos de la Entidad, determinándose la realización de pruebas en la medida que se estimaron necesarias, de acuerdo con dicha evaluación. UNIVERSO Éste lo constituyen todas las licencias médicas emitidas en el mes de octubre de 2010, pudiendo abarcar otros meses, en la medida que se consideró necesario. A LA SEÑORA JEFE LA DIVISiÓN AUDITORíAADMINISTRATIVA PRE NTE UP/L.

5 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA MUESTRA En la revisron de este proceso de recuperación de subsidios por incapacidad laboral, se auditó un monto total de $ ANTECEDENTES GENERALES El Servicio de Salud Metropolitano Central, tiene como rrusron ser una Red de Establecimientos de Salud, cuyo objetivo es contribuir al mejoramiento de los niveles de salud de la comunidad, a través de una atención oportuna, eficiente y de calidad. Dicha tarea exige desarrollar una planificación y gestión eficiente de todas sus acciones, las que son coordinadas a través de los establecimientos que integran dicha red. SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL 1.EVALUACiÓN DEL CONTROL INTERNO En el examen practicado, se confirmó la existencia de deficiencias en el sistema de control interno de ese Servicio de Salud, referida al proceso auditado, manifestada especialmente en la falta de políticas y directrices que tienen relación con lo siguiente: Omisión de respaldo documental o manuales que establezcan sistemas formales de requerimiento. Deficiencias en la comunicación y entrega de información, entre la Unidad de Recursos Humanos y Finanzas, referida por ejemplo, a reglas claras de procedimiento, lo que conlleva a omisiones administrativas internas. La inexistencia de una persona encargada de la cobranza. La dictación de los actos administrativos que conceden el derecho a hacer uso de licencias médicas se realiza con extemporaneidad, ya que el período auditado, es el mes de octubre de 2010 Y las resoluciones exentas fueron emitidas en el mes de mayo de Falta de control por parte de la Unidad de Recursos Humanos, en cuanto a determinar el número de licencias médicas enviadas para cobranza versus las pagadas. Finalmente, se detectó falta de capacitación interna al personal de las unidades encargadas del proceso auditado, acerca de del procedimiento a tener presente del roceso objeto de la revisión. 2

6 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA En respuesta a estas observaciones, ese Servicio manifiesta que se han dispuesto diversas acciones para solucionar lo señalado, las cuales en algunos casos se pondrán en implementación en forma inmediata y se levanta parcialmente dicha observación, toda vez que la comprobación de la efectiva implementación será verificada en una próxima visita. 1. Auditoría Interna En relación con esta Unidad, es preciso señalar que de acuerdo a conversaciones sostenidas con el Jefe de Auditoría, éste informó que no se han efectuado auditorías ni controles internos relacionados con la recuperación de subsidios por incapacidad laboral. Sobre el particular, cabe advertir la importancia de que se efectúen análisis periódicos en el área de Recursos Humanos, por cuanto el control interno es un instrumento de gestión que se utiliza para proporcionar una garantía razonable del cumplimiento de los objetivos implementados por la Dirección de ese Servicio de Salud, ya que sus observaciones deben considerarse como antecedentes en la corrección de errores y en la optimización de los procesos institucionales. Ello debe realizarse especialmente con el proceso que es materia de examen en esta oportunidad, toda vez que significa obtener recursos financieros que pasan a ser propios del Servicio. En lo que concierne a lo indicado, se hace presente que en el plan de auditoría 2011, que regula las actividades de la Dirección del Servicio y sus establecimientos dependientes, se estableció realizar una auditoría de Control Interno al proceso de Subsidios de Licencias Médicas. Dicha inspección fue iniciada el 1 de agosto del citado año, superponiéndose a esa fecha, con la que realizaba este Organismo de Control, por lo que se levanta la observación, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que realice esta Entidad Fiscalizadora acerca de la efectividad de las medidas adoptadas en el seguimiento del presente informe. 11. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Información Administrativa En lo que atañe a la información administrativa con que cuenta la Entidad, ésta se lleva a través de un procedimiento de información denominado Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, con la finalidad de mejorar y optimizar la gestión del personal. En esta base, se deben registrar los cargos, destinaciones, comisiones de servicios, ascensos, calificaciones, capacitaciones, licencias médicas y otros datos que deben quedar almacenados y registrados. No obstante lo anterior, se advierte que el sistema informático implementado, no se encuentra utilizado en su totalidad, sobre todo en lo referente al módulo de licencias médicas y recuperación de subsidios, por lo que no se cumple con la finalidad de su creación, esto es, el de permitir una gestión más eficiente, contando con información veraz, confiable y oportuna. 3

7 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA AREACONTROLDEPERSONAL 2. Recuperación de Subsidios por Incapacidad laboral De la revision de las licencias médicas extendidas en el período auditado, se pudo comprobar que existen deficiencias en la recuperación de subsidios, ya que la modalidad que se utiliza depende exclusivamente de la entrega de la información de las respectivas Instituciones de Salud Previsional, del Fondo Nacional de Salud o de las Mutuales de Seguridad, puesto que la Unidad de Personal, sólo se limita a recepcionar las licencias medicas de los funcionarios, registrando la narración y luego, enviándola a las Instituciones de Salud respectiva, ISAPRE, FONASA o MUTUAL. Posteriormente, los subsidios obtenidos del FONASA, son traspasados internamente a través de trasferencia electrónica, y los provenientes de las ISAPRES, se envía el cheque a la Unidad de Finanzas del Servicio, sin comprobar que los valores aportados correspondan al monto real a recuperar por concepto del equivalente del citado subsidio. Del mismo modo, cabe mencionar que al requerir información al encargado de personal, éste manifiesta que no maneja el proceso a cabalidad, debido a que no se efectúan los cálculos y estimaciones, ni se controla el proceso, como tampoco el cruce de información necesaria, que permita determinar lo adeudado, como lo que falta por recuperar por el concepto que nos ocupa. Situación esta última, que debido a la falta de información proporcionada, no resultó factible determinar con precisión por esta Contraloría General. Por otra parte, en lo que respecta al procedimiento de cálculo del subsidio que se genera a través de un Informe de licencia médica del Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), corresponde señalar lo siguiente: a) Para determinar la renta neta que da origen al subsidio, no se descuenta como cotización de salud, el total del plan contratado en unidades de fomento (UF) de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, encontrándose en esta situación los siguientes funcionarios: -Cordero Rojas, María -Danyau Argandoña, Carmen -Inostroza Cifuentes, Rosa -Palma Rojas, Carmen -Valencia González, Fanny b) Del mismo modo, respecto a la determinación de esta misma renta neta en aquellos casos en que el funcionario percibe una remuneración que excede el límite máximo de imponibilidad, se deduce por concepto de impuesto único el monto calculado sobre el total de los estipendios pagados, en circunstancias que en tales situaciones se debe recalcular el referido impuesto, realizándolo sobre la remuneración imponible que está afecta a los descuentos previsionales, tal como lo determina el artículo yo del decreto con fuerza de ley N 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. A modo de ejemplo se cita a las siguientes personas: -Armijo Tobar, Tomás -Palma Rojas, Carmen -Stack Herreros, María -Valenci González, Fanny 4

8 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA e) En lo que atañe a las licencias maternales, se deberá verificar en el sistema, la variación del IPC utilizado, por existir diferencias en la determinación del mismo. Finalmente, cabe recordar la importancia de implementar un sistema de cobro de subsidios por incapacidad laboral que permita determinar cuáles son las Instituciones deudoras, y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para el Servicio. Al respecto, cabe agregar que con cargo a las aludidas recuperaciones sólo se podrán disponer suplencias y reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se propongan para incorporar tales recursos, sólo podrán considerarse para estos efectos. Luego, atendido lo expuesto en el párrafo anterior, se deberá informar a este Organismo de Control, en el término de 15 días hábiles sobre la utilización de los dineros obtenidos por este concepto. En relación a las observaciones efectuadas sobre el examen de cuentas, esa Dirección señala que se han dispuesto diversas acciones tales como: 1.- La realización de capacitación sobre el módulo de Licencias Médicas de SIRH, por parte de la empresa INDRA. 2.- Se incluirán procedimientos formales a los responsables de las diferentes etapas del proceso. 3.- Que se han efectuado gestiones de cobranza, y que el dinero percibido durante el año 2010 Y 2011 asciende a la suma de $ , el cual se ha utilizado en su totalidad para financiar suplencias y reemplazos. 4.- Finalmente, se señala que respecto al procedimiento de cálculo, se ha enviado un correo electrónico al Ministerio de Salud, para que corrija las observaciones efectuadas sobre la materia, por ser esa entidad el administrador del sistema SIRH. En consideración a las medidas adoptadas, y de acuerdo a los antecedentes tenidos a la vista, se levanta la observación en forma parcial, por cuanto toda su implementación será analizada y verificada en forma detallada en una próxima visita de seguimiento que se practicará a esa Entidad. CONCLUSIONES El Servicio de Salud, ha aportado antecedentes e iniciado diversas acciones, algunas en forma inmediata y otras las efectuaría a futuro, que han permitido, en parte, salvar las observaciones planteadas en el reinforme de Observaciones. 5

9 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA argumentos No obstante lo anterior, y atendiendo los vertidos por esa Dirección, se concluye lo siguiente: Sobre Evaluación de Control Interno Desarrollar, formalizar e implementar manuales que permitan especificar las Unidades y actividades que intervienen en el proceso, los controles asociados, las autorizaciones y la oportunidad de registro tanto de la información como la documentación respectiva y las transacciones a efectuar. administrativos Emitir de forma oportuna los actos que aprueban las licencias médicas de sus funcionarios. Sobre Examen de Cuentas La Entidad fiscalizada, deberá atender los requerimientos formulados, especialmente lo relacionado con las siguientes materias: Revisar y ajustar la metodología de cálculo de la recuperación de subsidios por incapacidad laboral, en base a la normativa que regula la materia, contenida entre otros, en el decreto N 3, de 1984, del Ministerio de Salud, sobre Reglamento de Autorización de Licencias Médicas por la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez e Instituciones de Salud Previsional. Implementar acciones tendientes a recuperar las diferencias observadas entre la estimación que inicialmente calculó cada Entidad, respecto a lo efectivamente recaudado. En relación con los errores de cálculo, corresponde aclarar las diferencias detectadas, así como también, determinar los motivos que llevó a una menor recuperación de los recursos. Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 de la ley N Y en el artículo 5 de la ley N , exigiendo a las Instituciones de Salud el pago de intereses y reajustes por aquellos subsidios pagados con posterioridad a los diez primeros días del mes siguiente al de la presentación de cobro de la respectiva licencia médica. Respecto a las Unidades de Auditoría Interna, deberán arbitrar las medidas necesarias con el objeto de que se efectúen controles aleatorios o deliberados sobre el proceso de recuperaciones que se produzcan por subsidios por incapacidad laboral. Respecto del Sistema Integrado de Recurso Humano (SIRH) Se debe instruir el uso obligatorio de la totalidad de los módulos del sistema SIRH.,1 6

10 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA En relación a los funcionarios que dispongan de cuentas de accesos al sistema SIRH, sin estar asignadas formalmente o desactualizadas, corresponde la adopción de medidas que permitan subsanar dicha falencia. Asimismo, se deberán implementar los procedimientos formales tendientes a una mejor utilización del módulo de licencias médicas, por parte del Área Financiera, en lo que respecta a la recuperación de subsidios por incapacidad laboral, con claves de acceso a dicho módulo, lo cual permitirá un mejor control sobre los recursos obtenidos por este tipo de subsidio. Registrar las licencias médicas en el SIRH, cambiando su estado oportunamente, cuando éstas sean reducidas en sus plazos o rechazadas. Asimismo, utilizar la totalidad de los módulos e ingresar permanentemente la recuperación de los valores correspondientes, permitiendo contar con un registro integral que reporte la totalidad de la información. La efectividad de las medidas adoptadas será comprobada en las próximas visitas que se realicen a esa entidad, conforme a las políticas de este Organismo de Control, sobre seguimiento de los programas de fiscalización. Transcríbase el presente Informe, al Jefe de Auditoría del Servicio de Salud Metropolitano Central. Saluda atentamente a Ud., 7

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