Proceso a seguir para la Generación de las Cuentas Anuales en Telemática

Transcripción

1 Proceso a seguir para la Generación de las

2 Ejercicio 2009 El primer paso que tenemos que realizar es rellenar los datos en el menú Global\Datos de empresa. Fiscales Balances 2/22

3 Presentador Una vez rellenados los datos de las tres pestañas, debemos generar todos los documentos obligatorios (variara dependiendo del plan contable) en formato telemática. Para ello accedemos al Menú Financiera\Balances\Situación (por ej.) y seleccionamos la opción para el Balance de Situación y Cuenta de PYG y la de telemática para el ECPN y EFE. Por ejemplo: Para generar el Balance de Situación seleccionamos la pestaña de oficial y pulsamos el botón de aceptar. 3/22

4 Al aceptar nos aparece el siguiente mensaje: El mismo proceso debemos realizar con la Cuenta de PYG. Nota: Para este ejercicio (siempre y cuando tenga la versión 2010 R09) se suprime la opción de Preimpreso y se habilita la opción de PDF válido para la presentación en el Registro. Para el ECPN y EFE Para ambos pulsaremos la opción de Telemática y pulsaríamos Aceptar. 4/22

5 Una vez hemos aceptado y hemos guardado los datos nos aparece el siguiente mensaje Una vez generados todos los documentos en formato oficial tenemos que entrar en el menú Financiera\balances\Presentación Telemática\Mantenimiento de Datos. En este Menú nos encontramos con las siguientes pestañas: Datos de empresas Fiscales y Datos de empresa Balances Estas pestañas están inactivas ya que recogen la información de lo que tengamos relleno en el menú Global\Datos de empresa. En el caso de que el cliente tenga que modificar algún dato deberá ir al menú Global\Datos de empresa y automáticamente se actualizara en estas dos pestañas. Datos empresa Fiscales 5/22

6 Datos empresa Balances Datos de Instancia 6/22

7 En esta pestaña debemos de rellenar los datos que aparecen 1. Provincia donde se encuentra el Registro Mercantil en el cual vamos a presentar las y los datos del Tomo, folio y Hoja en el cual está inscrita la empresa. 2. En la parte de Documentos los check están desactivados y no podemos modificarlos pero los documentos obligatorios que tienen que presentar en la empresa y dependiendo del Plan contable que tengan definida en esta estarán marcados con un punto. En nuestro ejemplo al tener definida en la Empresa con Plan Abreviado, los documentos de Balance, PYG, ECPN están marcados por defecto. En este caso el EFE no es obligatorio para un plan Abreviado, por ello no está marcado. La Memoria la marcaremos si la vamos a presentar con nuestra aplicación. Al marcarla nos saltará el siguiente mensaje Para incluir la memoria en la presentación telemática debemos renombrar el fichero Memoria.rtf por Memoria.txt. Por ello, antes de marcar la opción de Memoria debemos realizar los siguientes pasos: 1. Generar la memoria en nuestra aplicación para re calcular los importes. Para ello debemos entrar en el menú Financiera\Balances\Memoria y EFE\Visualizar Memoria. Al entrar en este menú me saltará el siguiente mensaje: 2. Pulsamos que si o no dependiendo si tenemos ejercicio histórico y realiza el proceso de cálculo. A continuación nos abre la plantilla de la memoria con los datos calculados. 7/22

8 3. Pulsamos en la opción Archivo\Guardar como\ Otros formatos 8/22

9 Al guardar debemos modificar el tipo y poner Texto sin formato (*.txt) y en el nombre de archivo modificar el nombre de memortf por memoria. Esto lo debemos de guardar en la carpeta de Proceso que se encuentra en C:\Gruposp\coe09r01\empxx\Telema\ Proceso. Al Aceptar nos aparecerá el siguiente mensaje: 9/22

10 Como viene por defecto marcado pulsamos aceptar y nos aparece la siguiente pantalla: Y volvemos a pulsar Aceptar. Con esto ya tenemos guardada la memoria en el formato correcto. El resto de opciones no son obligatorias pero dependiendo si marcamos o no las opciones se realizará un proceso diferente. Por defecto viene marcada la opción de Certificado de Acuerdo y Hoja identificativa. 10/22

11 En las cuentas anuales debemos de declarar si tenemos alguna partida de naturaleza medioambiental o no. Por lo que si no tenemos estos movimientos no debemos marcar esta opción en Datos de Instancia. Esto realizará una marca en esta hoja, si posteriormente la importamos al programa D2. 11/22

12 Pestaña Administradores En esta pestaña debemos de rellenar los administradores que firman las cuentas. Pestaña Ficheros Telemática 12/22

13 Como observamos en la imagen, en la parte superior tenemos un punto rojo y verde. Esto significa lo siguiente: Si están en rojo es porque no han generado en formato oficial/telemática el documento en concreto. Por lo que los usuarios deberán de generarlo para su incorporación al fichero de telemática correspondiente. Si están en verde es porque han generado el formato oficial/telemática por lo que los datos ya están incorporados. En la parte inferior, el usuario deberá importar los ficheros que quiere que se incluyan en la telemática. Por ejemplo en nuestro caso la memoria, por lo que pulsaríamos importar y localizaríamos nuestro fichero memoria.txt de la carpeta Proceso. Pulsaríamos aceptar y en este punto ya tendríamos los ficheros obligatorios. Importante: Si fuera un plan normal, es obligatorio adjuntar los ficheros de informe de gestión y el de informe de auditoría por tanto, tendríamos que marcarlo en Datos de instancia y luego importarlos en ficheros de telemática. 13/22

14 Opción Mantenimiento de Auto Cartera Esta opción de Contaplus se rellenará de forma manual. Quién tiene obligación de cumplimentar la información de las Acciones Propias? Partiendo de la base, de que las, y por tanto el Depósito de ha de presentarlo toda empresa constituida como Sociedad, no tienen obligación de ello los empresarios individuales. Toda sociedad, o entidad cuya normativa está basada en la Ley de Sociedades Anónimas o de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada respecto a acciones o participaciones propias tiene la obligación de cumplimentar la documentación al respecto. Por qué tienen que informarlo? Porque tanto en la Ley de Sociedades Anónimas como en la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada se establece la prohibición de adquirir acciones o participaciones propias o de la sociedad dominante. En el supuesto de que se adquieran solo pueden tenerlas con una determinada finalidad, y tienen un plazo para venderlas, de no cumplirse dicho plazo la sociedad está obligada a reducir capital. Para más información, en la misma página A.1 en las notas sobre el campo concepto, aparecen las distintas operaciones con acciones o participaciones propias y en que artículos de la ley están reguladas. Una vez que ya tenemos todo, nos vamos a la opción del Menú Financiera\ Balances\ Presentación Telemática\Proceso de Datos. 14/22

15 En esta ventana realizamos una validación previa a la incorporación en el programa del Depósito (D2) o por el contrario podemos sacar la documentación en PDF válida para su presentación en el Registro. Esta ventana se divide en tres pestañas: Errores de cumplimentación obligatoria Estos son necesarios solucionarlos para la posterior generación del fichero para la presentación de las cuentas. Errores de cumplimentación recomendada No son obligatorios para la generación del fichero desde nuestra aplicación. Otros errores En esta pantalla debemos pulsar previamente en el botón de Comprobar. Nota Si previamente no hemos rellenado en la pestaña de Global \Datos de empresa\balances, las fechas a las que van referidas las cuentas, nos saltará el siguiente mensaje de aviso: 15/22

16 Si lo tenemos todo cumplimentado, al pulsar empezará con la pre validación y nos aparecerá la siguiente pantalla: En este ejemplo, vemos que tenemos diferentes indecencias. En la pestaña de obligatorios tenemos 3, las cuales tenemos que solventar para poder generar el fichero correspondiente. Para identificar estas incidencias, os adjunto un documento de orientación con la tipología de los errores. Como ejemplo En nuestro supuesto, por la descripción y en determinados casos podemos identificar el problema. En la primera línea que nos aparece pone RELLENAR PRIMER ADMINISTRADOR. Esto es debido a que dentro de la opción Financiera \Balances\ Presentación Telemática\ Mantenimiento de Datos\ pestaña de Administradores no tenemos ningún dato. 16/22

17 Para solucionarla debemos rellenar los datos y volver a entrar en la opción de proceso de datos y volver a comprobar. Vemos que la primera incidencia ya esta solventada. 17/22

18 Si por la descripción no lo sabemos debemos de fijarnos en el número que tenemos a la derecha de la columna de descripción. Estos son los Números oficiales de identificación de los balances y tenemos que interpretarlos de la siguiente forma. Si empieza por: 0: Se refiere a Datos de identificación 1: Balance de situación (Activo) 2: Balance de situación (Patrimonio neto) 3: Balance de situación (Pasivo) 4: Cuenta pérdidas y ganancias 5: ECPN 6: EFE 9: Memoria normalizada (Esto no lo gestionamos) Si tiene la extensión anterior + el número 9: Se refiere al mismo dato pero al ejercicio anterior En la pestaña de error de cumplimentación recomendada nos aparecen 9 errores. Estos, como hemos dicho antes, no son obligatorios para la generación del fichero, no obstante nuestros usuarios tienen la opción de solventarlos en nuestra aplicación o bien en el programa del D2. 18/22

19 Una vez hemos solventado por lo menos los errores obligatorios, tal y como vemos en la imagen, pulsaríamos el botón de generar. Y nos aparecerá el siguiente mensaje: Con este proceso ya hemos generado el fichero para la incorporación al programa de validación del Depósito. (D2) Los ficheros necesarios para esta presentación y como vemos en la imagen anterior se guardan en la ruta que c:\gruposp\xx (directorio de la aplicación) \XBRL\xx (en mi ejemplo el código de la empresa). Si pinchamos en el link desde esta pantalla podemos ir directamente a la ruta donde se han guardado estos ficheros. 19/22

20 Toda la información se guarda en el fichero con extensión Zip. Además generamos un fichero PDF con los documentos obligatorios que tienen que adjuntar con el fichero, en el momento de la presentación de las cuentas en el depósito. Este fichero son dos hojas. 20/22

21 Hoja 1 21/22

22 Hoja 2 22/22