2. Fórmulas y funciones Fórmulas y funciones Otra forma de introducir datos es por medio de fórmulas y funciones. Ambas son herramientas cruciales de NCSS. Abrir una hoja de cálculo ya guardada Para trabajar con los datos que usted introdujo y guardó durante la última lección, se tiene que abrir el programa NCSS. 1. Haga clic en File en la barra de menú. 2. Escoja Open... y entonces se abrirá el cuadro con el título "Select a File to Open". Observe que se puede usar la combinación de teclas Ctrl y O, o el símbolo de carpeta amarilla (Open Database = Abrir base de datos) en la barra de herramientas para abrir el mismo cuadro de diálogo. 3. Localice y escoja el archivo super. 4. Haga clic en el botón Abrir. Note que cuando se abre el menú File, los últimos archivos guardados se encuentran al final de la lista de opciones del menú (debajo de la opción Exit NCSS); como es el caso con su archivo SUPER.S0. Cuando hace clic en esta opción se abre el archivo directamente. Otra manera aún más rápida es hacer clic en el símbolo de carpeta roja (Open Last Database = Abrir último base de datos) en la barra de herramientas, con la cual se abre automáticamente la hoja de cálculo con los datos de los supermercados.
Por último, es pertinente mencionar que también es posible abrir el programa NCSS por el archivo super.s0 mismo, el cual se activa por un doble-clic con el ratón en el Windows Explorer. Insertar una fórmula sencilla La fórmula se inserta en las celdas de la hoja de cálculo y siempre empieza con el signo = (igual), seguido por un nombre de función, número, texto, secuencia o referencia de celda. Para ver cómo se introduce una fórmula sencilla, agregue una nueva columna a su conjunto de datos que muestre las ventas totales de víveres y otras fuentes en cada supermercado. Escribir la fórmula en la celda 1. Haga clic en la etiqueta Variable Info. 2. Cambie el nombre del encabezado de columna C4 a Total. 3. Haga clic en la celda que contiene el formato de moneda de Otro (fila 3). 4. Presione Ctrl y C al mismo tiempo o haga clic en el símbolo de las dos hojas (Copy = Copiar) en la barra de herramientas para copiar el formato. 5. Haga clic en la celda vacía abajo donde se inserta el formato de moneda para Total (fila 4). 6. Presione Ctrl y V al mismo tiempo o haga clic en el símbolo de la hoja en frente del portafolio (Paste = Pegar) en la barra de herramientas para pegar en la celda seleccionada el formato que usted copió anteriormente. 7. Haga clic en la etiqueta Sheet1. 8. Teclee =b1+c1 en la celda C4-1 y pulse Enter.
Recuerde que B1 corresponde a la celda C2-1 y C1 a la celda C3-1, las cuales contienen las ventas de víveres y otros para el supermercado 7- Once. El valor mostrado en C4-1 es $ 11,866, que es la suma de estos dos valores. Otra manera de introducir la fórmula, que evita errores de teclear las letras y números de las celdas adecuadas, es: 1. Haga clic en la celda C4-1. 2. Teclee =. 3. Haga clic en la celda C2-1. 4. Teclee +. 5. Haga clic en la celda C3-1. 6. Pulse Enter. Copiar la formula a otras celdas 1. Haga clic en C4-1. 2. Apunte el ratón sobre el cuadrito que se ubica en la inferior derecha del marco de la celda activada.
3. Cuando la cruz blanca del ratón se convierte en una cruz negra más chiquita, haga clic en el cuadrito del marco. Con el botón del ratón todavía presionado, arrastre el apuntador del ratón sobre la celda C4-4, así jalando el marco hacía abajo y marcando el rango de celdas C4-1:C4-4. 4. Suelte el botón. Las celdas marcadas contienen la suma de las ventas de víveres y otros para los cuatro primeros supermercados, como se puede ver en la siguiente gráfica. Transformar toda la columna
Se puede "transformar" la columna completa de Total por esta fórmula sencilla. 1. Haga clic en la etiqueta Variable Info. 2. Haga clic en la celda Transformation de Total (fila 4). 3. Escriba Viveres+Otros (sin signo de igual, ni acento en Viveres). 4. Haga clic en la etiqueta Sheet1. Nótense que todavía no se aplicó la fórmula a toda la columna. 5. Haga clic en Data en la barra de menú y escoja Recalc All (Recalcular todo), o haga clic en el símbolo de calculadora (Apply Transformations = Aplicar transformaciones). Ahora, todas las celdas del rango C4-1:C4-10 contienen la suma de las ventas de víveres y otros para los supermercados, como se puede ver en la siguiente gráfica. Nótense que si usted cambia o introduce datos, la hoja de cálculo no se recalcula automáticamente. Usted tiene que recalcular la base de datos usando el símbolo de de calculadora o la opción Recalc All del menú de Data. Insertar una función de NCSS
NCSS cuenta con una biblioteca que contiene cientos de funciones que cubren la mayor parte de las necesidades financieras, estadísticas y matemáticas. Por eso, la mayor parte de las funciones contienen operadores matemáticos como + (adición), - (resta), / (división), * (multiplicación) o ^ (exponenciación). Una función está compuesta por el nombre de la función y una lista de argumentos, que son los valores que requiere la función. Añadir una función Aquí se ilustra cómo añadir otra columna que contiene la raíz cuadrada de las ventas de víveres. 1. Haga clic en la etiqueta Variable Info. 2. Sobre-escriba C5 por RaizViveres. Recuerde que los encabezados de columnas no aceptan espacios vacíos; se convierten en guiones bajos automáticamente. 3. Haga doble-clic en la celda de RaizViveres y Transformation para que se abra el diálogo "Tranforming RaizViveres". Observe que, una vez marcada la celda adecuada, un clic en el símbolo de operadores matemáticos (Enter Transformation = Entrar transformación) abre el mismo diálogo. 4. Escoja Math-Trig en la lista de "Available Functions:" (funciones disponibles). 5. Busque la función SQRT y haga doble-clic en esta para que aparezca la función SQRT(X) en el cuadro superior que estuvo vacío. 6. Escoja Viveres de la lista de "Argument Variables:" (variables de argumentos) para que aparezca la función completa SQRT(Viveres) en el cuadro superior, como se ve en la siguiente gráfica.
7. Haga clic en el botón OK. 8. Haga doble-clic en la celda de RaizViveres y Format para abrir el diálogo "Format for RaizViveres". 9. Escoja la opción 0.00. 10. Haga clic en el botón Ok. 11. Haga clic en la etiqueta Sheet1. 12. Ajuste la longitud de la columna RaizViveres para que se vea el encabezado completamente. 13. Haga clic en el símbolo de calculadora (Apply Transformations) para aplicar la función. Observe que las celdas de la columna RaizViveres tienen el formato con dos dígitos después del punto, pero en la barra de formulas la función conserva 13 dígitos después del punto.
Re-codificar datos A veces es necesario reemplazar un juego de valores por otros. Se usa la función RECODE(X; (A=B) ) de NCSS, indicando de cual juego de valores se trata (X) y en que se convierten sus datos (B) cuando cumplen ciertos requisitos (A). Para comprender mejor la función, usted la aplicará en la hoja de cálculo de los supermercados. Ordenar valores a categorías Se puede añadir otra columna que contiene los grupos A, B y C, en los cuales las raíces de ventas de víveres se ordenan según su valor. 1. Haga clic en la etiqueta Variable Info. 2. Sobre-escriba C6 por GruposViveres. 3. Haga doble-clic en la celda de GruposViveres y Transformation para que se abra el diálogo "Tranforming GruposViveres". 4. Escoja Rearrange en el recuadro de "Available Functions:".
5. Busque la función RECODE en la lista debajo y haga doble-clic en esta para que aparezca la función RECODE(X; (A=B) ) en el cuadro superior que estuvo vacío. 6. Marque la letra X del cuadro superior. 7. Escoja RaizViveres de la lista de "Argument Variables:" (variables de argumentos) para que se convierta la variable X en el argumento RaizViveres en el cuadro superior. 8. Reemplace A por 70:79.99 y B por "A". Nótense que es importante poner el texto, en este caso la letra A, entre comillas. 9. Añada dos más paréntesis más que dicen (80:89.99="B") (90:99.99="C") hasta que se queda la función completa RECODE(RaizViveres; (70:79.99="A") (80:89.99="B") (90:99.99="C")). 10. Haga clic en el botón Ok. 11. Haga clic en la etiqueta Sheet1. 12. Ajuste la longitud de la columna GruposViveres para que se vea el encabezado completamente. 13. Haga clic en el símbolo de calculadora (Apply Transformations) para aplicar la función, y aparecerán las categorías A, B y C en la columna nuevamente creada.
Guardar el trabajo Al fin de esta lección no olvide guardar su hoja de cálculo. 1. Haga clic en el símbolo de disco (Save Database = Guardar base de datos) en la barra de herramientas. 2. Aparecerá un mensaje con el título "Database Message" que avisará que super.s0 ya existe y preguntará si todavía quiere guardar el trabajo. Haga clic en el botón OK para guardar la hoja de cálculo actualizada, sobreescribiendo el archivo ya existente. Su trabajo ya está guardado y usted puede salir del programa NCSS.