1. Introducción de datos

Transcripción

1 1. Introducción de datos El programa NCSS NCSS es un programa diseñado para ayudar al usuario a evaluar y presentar información en un formato de hoja de cálculo. Las hojas de cálculo se usan en negocios para análisis de flujo de dinero, reportes financieros y administración de inventarios. Sin embargo, NCSS es tan flexible que su aplicación se puede extender más allá de las hojas de trabajo tradicionales al análisis de datos. Puede usarlo para introducir datos, analizarlos con pruebas y gráficas básicas, y luego crear los informes que resuman los hallazgos. Trabajar con el programa NCSS Antes de poder trabajar con el programa NCSS se tiene que instalar y abrir. En este curso se asumirá que el programa ya está instalado en la computadora. A continuación se indica cómo iniciar NCSS. Iniciar NCSS 1. Haga clic en el botón de Inicio de la barra de tareas. 2. Apunte a Programas o Todos los programas (según la versión del sistema operativo de Microsoft Windows) y seleccione NCSS. La hoja de cálculo La ventana de NCSS abre y muestra una hoja de cálculo vacío sin nombre ("[Untitled]") que debe ser similar a la siguiente gráfica, donde están indicados los elementos.

2 La ventana NCSS es el entorno en que usted analizará los conjuntos de datos que se utilizan en estas notas. La celda Cada hoja de cálculo puede considerarse como una cuadrícula de celdas, donde cada una puede contener entradas numéricas o de texto que representan los datos. Las celdas se designan por su ubicación en la cuadrícula. Conocer las referencias de una celda 1. Haga clic en la celda de la esquina superior izquierda de la cuadrícula, la cual se ubica en la columna C1 y en la fila 1 (en las notas en adelante referida como celda C1-1). 2. Escriba C1-1.

3 Observe que el indicador de celda muestra los números 1 1; el primer número se refiere a la columna 1 y el segundo número a la fila 1. Si el valor de la celda se fuera a utilizar en una función o comando de NCSS se usaría A1 como referencia de la celda. Esto se ilustrará en la próxima lección. Introducir datos Antes de analizar los datos hay que introducirlos. Hacerlo sin errores es esencial para un análisis de datos preciso. NCSS cuenta con varios métodos para introducir datos. Es posible incluir conjuntos de datos manualmente desde el teclado o recuperarlos de un archivo de texto, base de datos o Internet; también puede hacer que NCSS introduzca patrones de datos en forma automática, lo cual ahorra el problema de crear estos valores de datos. En esta lección estudiaremos todas estas técnicas, pero primero trabajaremos en el tecleo de datos. Introducir datos desde el teclado La tabla muestra el promedio diario de las ventas de víveres y otras ventas (no de víveres) de cada una de los nueve supermercados en el Distrito Federal. Hay tres columnas en este conjunto de datos: Supermercado, Víveres y Otros; la primera contiene el nombre comercial para cada una de los nueve supermercados; la segunda muestra las ventas de víveres en cada tienda, y la tercera presenta las ventas de artículos que no son víveres. Supermercado Víveres Otros Carrecinco $ 6,830 $ 4,422 Castillo de Cristál $ 6,998 $ 5,000 Enorme $ 7,662 $ 5,798 Juliana $ 7,174 $ 4,976

4 MiSilla $ 6,430 $ 5,016 Nano Comercial $ 7,438 $ 4,222 Paco-Mart $ 6,002 $ 2,562 Pedro's Club $ 9,134 $ 17,424 Supertronco $ 8,436 $ 14,112 Con objeto de practicar el tecleo de datos, inserte esta información en una hoja de cálculo en blanco. Cambiar los nombres de los encabezados de columna 1. Asegúrese de que la etiqueta Sheet1 está activada. Si no, haga clic en la etiqueta Sheet1. 2. Haga clic en la primera etiqueta que se llama Variable Info. 3. Cambie el nombre del encabezado de columna C1 a Supermercado, pulse Enter, cambie C2 a Viveres, pulse Enter, y C3 a Otros. Nótense que el paquete NCSS sólo acepta el alfabeto inglés en los encabezados de columna por lo que no se deben incluir acentos, diéresis o tildes. Además, el nombre del encabezado debe empezar con una letra (no con un número) y no debe incluir espacios. Para el formato correcto en los reportes, los nombres de los encabezados deben ser menos de 14 carácteres, aunque no existe un límite. 4. Haga clic en la etiqueta Sheet1. El aspecto de la hoja de cálculo debe ser similar al del fragmento de la siguiente gráfica.

5 Introducir el conjunto de datos de gasolinera Para introducir datos, primero elija la celda C1-1 con lo cual se activa esa celda y escriba el valor (o texto) que desee poner en ella. Para desplazarse entre celdas, presione la tecla Tab (tabulador), avance a la siguiente columna de la misma fila (mismo renglón) o pulse la tecla Enter para pasar a la siguiente fila de la misma columna. 1. Haga clic en la celda C1-1 para activarla. 2. Sobre-escriba C1-1 por el nombre del primer supermercado Carrecinco y luego presione Tab. 3. Teclee 6830 en la celda C2-1 y pulse Tab. 4. Escriba 4422 en la celda C Haga clic en la celda C1-2, con lo cual ésta se activa, y escriba con la misma técnica las siguientes ocho filas de la tabla para exhibir la información de los supermercados. El aspecto de la hoja de cálculo debe ser similar al del fragmento de la siguiente gráfica.

6 Agregar datos nuevos A veces se requerirá agregar nuevos datos a su conjunto. Por ejemplo, si se desea incluir información correspondiente al décimo supermercado con los siguientes datos de ventas Supermercado Víveres Otros 7-Once $ 7,990 $ 3,876 simplemente podría añadir esta información a la tabla ya creada, cubriendo el rango de celda C1-10:C3-10. Por otra parte, para mantener el orden alfabético de los nombres de las tiendas, sería mejor poner esta información en el rango C1-1:C3-1 y luego bajar los otros supermercados en la hoja de cálculo. Esto se puede lograr con el comando Insertar de NCSS. Insertar nueva información en una hoja de cálculo 1. Seleccione el rango de celdas de la segunda fila, haciendo clic en el encabezado de filas con el número Para insertar una nueva fila, haga clic con el botón derecho del ratón en el rango escogido y luego en Insert desde del menú de selección.

7 Observe que el comando Insert tiene un acceso directo para el teclado que aparece al lado derecho en el menú de selección; es decir, la combinación de teclas Ctrl e I, las cuales se presionan al mismo tiempo, ejecuta el comando Insert. NCSS baja los valores de las celdas C1-1:C3-9 a C1-2:C3-10 e inserta la nueva fila en blanco en el rango C1-1:C Introduzca los datos para el supermercado 7-Once desde la tabla anterior en el rango de celda C1-1:C3-1. El aspecto de la hoja de cálculo debe ser similar al del fragmento de la siguiente gráfica.

8 Los formatos de datos Ahora que ya ha introducido su primer conjunto de datos, está listo para trabajar con formatos de datos; esto es, las fuentes y los estilos que NCSS aplica a la presentación de datos. Los formatos se aplican a texto o a números. Hasta ahora NCSS no ha aplicado un formato de moneda a los datos de ventas introducidos. Aplicar formato de moneda 1. Haga clic en la celda C Con el botón del ratón todavía presionado, arrastre el ratón hacía derecha y abajo hasta que esté marcado el rango de las celdas C2-1:C3-10, es decir todos los valores que deben aparecer en el formato de moneda. 3. Haga clic con el botón derecho del ratón en el rango escogido y luego apunte a Variable Info desde del menú de selección hasta que se abre un segundo menú de selección. 4. Haga clic en Format (formato). Se abre una ventana de diálogo que se llama "Format for Viveres Otros". 5. Escoja en la lista la cuarta opción $* #,##0.00.

9 6. Haga clic en el cuadro arriba y edite el formato borrando el asterisco * y el punto con los dos últimos dígitos que indican los centavos de la moneda, así que se queda el formato $ #,##0. 7. Haga clic en el botón Ok. El aspecto de la hoja de cálculo debe ser similar al del fragmento de la siguiente gráfica. Observe que si usted hace clic en la celda C2-1, el valor en la barra de fórmula es 7990, pero el valor mostrado en la celda es $ 7,990. El signo extra de moneda y la coma separadora son aspectos del formato de moneda que usted aplicó.

10 Cambiar la fuente Para los valores que se ilustra en el rango C1-1:C1-10, NCSS ha aplicado un formato muy sencillo. El texto está justificado a la izquierda en su celda y en fuente Arial de 10 puntos. A continuación se indica cómo se puede ver la configuración y aplicar cambios a esta. Aplicar un color 1. Seleccione el rango C1-1:C Haga clic en el botón (Font = Fuente) de la barra de herramientas. 3. En el cuadro de diálogo Fuente, haga clic en el recuadro de la lista "Color:" y cambie el color de la fuente a Azul marino.

11 4. Haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Fuente. Ajustar el tamaño de las celdas Para el "toque final": 1. Apunte el ratón sobre la línea separadora entre los encabezados de la columna Supermercado y Viveres hasta que el apuntador del ratón se convierta en una doble-flecha. 2. Haga clic en la línea separadora. Con el botón del ratón todavía presionado, arrastre la flecha del ratón hacía derecha hasta que se puedan ver el encabezado y los nombres comerciales de los supermercados completamente.

12 3. Suelte el botón. Guardar un trabajo Cada cierto tiempo, debe guardar su trabajo cuando modifique una hoja de cálculo o cuando introduzca gran cantidad de información; esto es para evitar que se pierda el trabajo si su computadora o NCSS sufren una detención anormal, o si se va la luz. NCSS ofrece dos opciones para guardar un trabajo: el comando Save (Guardar) que guarda el archivo, y el comando Save As (= Guardar como ), que permite guardar un archivo existente con un nuevo nombre. Guardar la hoja de cálculo en el disco 1. Haga clic en File de la barra de menú. 2. Seleccione Save para abrir el cuadro de diálogo "Save File As". Observe que se puede usar la combinación de teclas Ctrl y S, o el símbolo de disco (Save Database = Guardar base de datos) en la barra de herramientas para abrir el mismo cuadro de diálogo. 3. Localice su disco.

13 4. Escriba super en el recuadro "Nombre". 5. Haga clic en el botón Guardar. NCSS guarda la información de la hoja de cálculo en los archivos super.s0 y super.s1. Es importante que usted no cambie el nombre de ningún archivo por el Windows Explorer - o algún otro programa - para que NCSS los encuentre al inicio de la próxima sesión cuando desee continuar trabajando con su hoja de cálculo. Salir del programa NCSS Para salir de NCSS 1. haga clic en File de la barra de menú. 2. Seleccione Exit NCSS para cerrar la ventana del programa. Observe que también se puede usar el símbolo de puerta (Exit NCSS = Salir de NCSS) en la barra de herramientas o la "x roja" en la derecha superior de la ventana para cerrarla.