Estudio especial Iluminar el dato oscuro: Cómo gestionar el dato para convertirlo en un activo del negocio Alberto Belle IDC OPINION Este documento resume las conclusiones del evento organizado por IDC en colaboración con Commvault el 4 de febrero de 2015, en el que se debatieron las oportunidades que están apareciendo alrededor del dato como activo, y cómo resolver los retos de las organizaciones para rentabilizarlas. El dato se ha convertido en un activo esencial para los negocios. Bien sea para cerrar una transacción en tiempo real, colaborar de forma efectiva o innovar, cada vez es más importante poder acceder con agilidad al dato adecuado. Sin embargo, las organizaciones tienen que partir de su realidad actual, tanto tecnológica (entornos heterogéneos), como organizacional (arquitectura en silos), lo que hace que por un lado tengan escasa visibilidad sobre sus datos (dato oscuro), y por otro, se enfrenten a una gran complejidad para su gestión, teniendo que utilizar una multitud de herramientas para las diferentes operaciones. Además, existe el reto añadido de las normativa interna de las empresas, que limita en muchas ocasiones el acceso a la información. Estas limitaciones se exacerban en el caso de la movilidad. A pesar de todos estos retos, los negocios son conscientes de que si no resuelven la complejidad que existe en relación con sus datos, corren el riesgo de no ser competitivos. Esto se refleja en la duplicidad de costes que se generan, pero sobre todo en el coste de oportunidad, al no explotar las posibilidades que se presentan con un mayor conocimiento y cercanía al cliente, o el desarrollo de mejores productos y servicios. La complejidad en muchos casos va a seguir existiendo, debido al entorno cambiante, y a la propia estructura de muchas organizaciones, en particular multinacionales, o con muchos centros de decisión. El reto que hay por delante es cómo gestionar los datos en un contexto que seguirá siendo complejo. Las organizaciones ya están dando pasos en esta dirección. febrero 2015, IDC #2015
VISIBILIDAD Y ACCESO AL DATO Para que los negocios sean competitivos, y poder servir adecuadamente tanto a los clientes como a los ciudadanos en el caso de las administraciones públicas, es imprescindible que tengan visibilidad y acceso a sus datos. Sin embargo, por la forma en que las organizaciones han evolucionado tecnológicamente, la visibilidad sobre los datos es limitada, y por tanto el acceso también lo es. Es decir, existe una proporción significativa de dato oscuro (sobre el que la organización no tiene visibilidad). A continuación se muestran los resultados de la encuesta, al preguntar a los participantes sobre sus datos oscuros: GRÁFICO 1 Proporción del dato oscuro en las organizaciones Menos del 50% Aproximadamente el 50% Entre el 50 y el 80% Más del 80% N/A 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% n=33 Fuente: IDC, 2015 Las organizaciones son conscientes de la importancia de los datos en su actividad, y perciben la necesidad de cambiar la forma en que realizan sus procesos, incorporando los datos. Por ello, muchas de ellas se han embarcado en iniciativas de digitalización, en las que las consecuencias van mucho más allá de eliminar el papel, de hecho están aprovechando la digitalización para transformar sus procesos, y la forma de realizar las tareas. Este cambio está siendo impulsado por varios factores: 2
Para poder cerrar transacciones, convertir leads o dar un servicio al cliente de calidad es esencial tener acceso a los datos de cliente en tiempo real. Muchos perfiles profesionales se están redefiniendo hacia actividades fuertemente basadas en el conocimiento, lo que va a requerir un uso (y acceso) mucho mayor de la información. Una colaboración efectiva, bien entre departamentos de la empresa o con colaboradores externos, requiere un acceso a información de calidad, estandarizada y compartible. Las crecientes exigencias regulatorias, y en el caso de las administraciones públicas el impulso de la transparencia hacia el ciudadano, se van a traducir en que una cantidad ingente información va a tener que estar disponible para actores externos. Esta necesidad creciente de acceder al dato todavía no se ha resuelto en muchas organizaciones: Muchos empleados no tienen acceso a la información que necesitan. La falta de visibilidad tiene varias dimensiones: Escasa visibilidad sobre el dato en sí porque la organización sabe dónde reside, y no lo puede ubicar. El mayor problema se encuentra cuando los datos son no estructurados. Multiplicidad de versiones de los datos, que circulan simultáneamente en manos de diferentes usuarios, y es difícil determinar qué versión es la válida. Limitación de las herramientas de datos, que solo pueden acceder a una proporción limitada de los datos (ej. estructurados, o que se ajusten a cierto formato). Hay dos factores principales que han generado estas limitaciones: Las organizaciones parten de entornos heterogéneos, en los que los datos residen en múltiples ubicaciones, y hay una amplia variedad de tecnologías, desde el almacenamiento hasta la gestión de los datos. Las restricciones que imponen las normativas internas en muchas organizaciones. Ante la necesidad de acceder a datos de múltiples fuentes internas, la respuesta por defecto de los departamentos TI es negativa, dado que puede suponer un incumplimiento de la normativa o una amenaza potencial a la seguridad. La consecuencia principal de las restricciones internas es que los usuarios terminan buscando soluciones por su cuenta, en ocasiones sin informar al departamento TI, generando el fenómeno de Shadow IT. En un contexto en el que los datos se están convirtiendo en el activo principal de los negocios, la visibilidad sobre los mismos resulta necesaria para crear valor. No se puede crear valor sobre un activo sobre el que no se tiene visibilidad. Las organizaciones son cada vez más conscientes de la necesidad de resolver este reto. 3
OPERAR CON MÚLTIPLES HERRAMIENTAS La evolución de las empresas, tanto tecnológica como organizacional, ha generado una infraestructura organizada en silos. En estos silos, cada departamento u organismo es dueño de la información relacionada directamente con su actividad. Sin embargo, cada vez es más necesario acceder a datos provenientes de múltiples departamentos. De hecho, cuantas más fuentes se combinen, más valor y calidad tendrá el dato. Esto es un reto cuando los datos están organizados en silos con diferentes dueños. Además, esta multiplicidad de silos se traduce en una multiplicidad de herramientas de gestión de la información. A continuación se muestra la cantidad de herramientas utilizadas por los participantes: GRÁFICO 2 Número de herramientas utilizadas en los entornos de datos + de 5 2 a 5 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% Nota: Los entornos de datos se refieren a Backup (Físicos, virtuales y puestos finales/móviles), Archivado, Snapshot / Replicación, Gestión de recursos de almacenamiento (SRM), y ediscovery n=33 Fuente: IDC, 2015 En el caso de empresas multinacionales, la complejidad se multiplica: La subsidiaria de cada país puede tener diferentes herramientas, en particular cuando se trata de una empresa adquirida. Los colaboradores externos tienen sus propias herramientas. 4
Cada país puede favorecer el uso de determinadas herramientas, o limitar el uso de otras por razones de uso, herencia tecnológica, u otras. La consecuencia de esta proliferación de herramientas, es que en muchas ocasiones se termina recurriendo a Excel, como herramienta universal que todo el mundo puede manejar. Esto puede tener implicaciones tanto de eficiencia (copias múltiples de la información en diferentes formatos), como de seguridad (falta de control sobre las versiones de datos sensibles que circulan). Es decir, aunque se resuelva de alguna manera el acceso a los datos, no es la solución más eficiente. A continuación, se muestra el tiempo medio de respuesta ante una solicitud de información: GRÁFICO 3 Tiempo medio de respuesta ante una solicitud de información Más de 3 días 3 días como máximo 1 día como máximo 1 hora como máximo 0% 10% 20% 30% 40% n=33 Fuente: IDC, 2015 Muchas organizaciones están haciendo esfuerzos por unificar las herramientas de gestión de sus datos. Este es un proceso largo, y en muchos casos la proliferación será inevitable, en particular en empresas multinacionales, muy descentralizadas, o que tienen un amplio ecosistema de colaboradores. Va a ser necesario gestionar sus datos en entornos que seguirán siendo complejos y heterogéneos. ACCESO AL DATO EN MOVILIDAD Anteriormente se han comentado las limitaciones al acceso al dato derivadas de la normativa interna. Estas limitaciones se hacen particularmente relevantes en la movilidad. En este caso, tiene lugar una combinación de dos factores: 5
El acceso a datos en tiempo real en movilidad puede suponer la oportunidad de generar ingresos, por ejemplo, el cierre de una venta, aprovechando la cercanía al cliente, o la oportunidad de generar ahorros, por ejemplo resolviendo incidencias in-situ, y reduciendo o incluso evitando paradas en el cliente. Los datos sensibles en movilidad representan un riesgo potencial de seguridad o incumplimiento de normativa para muchas organizaciones, lo que implica todavía más restricciones para el usuario que quiera acceder a ellos. En consecuencia, el acceso a datos en movilidad es limitado, por la sensibilidad a los aspectos de seguridad y normativa. Así lo expresaron los participantes al ser preguntados sobre la movilidad: GRÁFICO 4 Acceso de los empleados a datos para colaborar de forma segura en movilidad La información en los dispositivos móviles es accesible y tiene un alto nivel de securización El acceso a la información sensible en dispositivos portátiles está muy limitado tanto en personas como en aplicaciones No, dado que es difícil securizar la información, cuando se trata de colaboración en movilidad Otros (por favor, especificar) 0% 10% 20% 30% 40% 50% n=33 Fuente: IDC, 2015 Las organizaciones quieren apostar por la movilidad, pero con cautela, asegurando que dan los pasos adecuados. En el evento valoraron especialmente el contar con un partner de confianza para este proceso. 6
CONCLUSIONES Las organizaciones son conscientes de la importancia de gestionar adecuadamente sus datos, asegurando su visibilidad y acceso, no ya como una oportunidad, sino como una necesidad. Si no dan este paso se arriesgan a no ser competitivos en un entorno cambiante, con unos clientes tecnificados y una economía en su conjunto cada vez más orientada hacia el conocimiento. También son conscientes de que parten de entornos heterogéneos, y con los datos organizados en silos departamentales, con diferentes dueños según de qué dato se trate, así como múltiples herramientas para los mismos. Las limitaciones en relación con los datos están generando costes a tres niveles: Coste tecnológico, debido a la duplicación de almacenamiento, o la complejidad de integrar tecnologías heterogéneas. Coste de negocio, relacionado con la falta de agilidad para proporcionar información, o ineficiencia de procesos. Coste de oportunidad: Este es el más importante: las oportunidades de nuevos ingresos o innovaciones que se pierden, debido a no contar con los datos adecuados en el contexto adecuado. Las organizaciones están dando pasos en varias direcciones para resolver estos retos: Unificar de herramientas y procesos en las diferentes subsidiarias o departamentos. Interconectar los departamentos y administraciones, de forma que se facilite y simplifique el acceso a la información que provenga de diferentes fuentes. Asegurar la calidad e interoperabilidad del dato. Asegurar el dato tenga un formato estándar acordado, de forma que pueda ser compartido y utilizado por múltiples usuarios, sabiendo que es la versión adecuada. Estas acciones contribuirán en gran medida a simplificar los entornos de datos en las organizaciones. No obstante, en las organizaciones de gran tamaño, muy descentralizadas o multinacionales, siempre persistirá un elemento de complejidad ligado a la propia estructura de sus negocios. En definitiva, las organizaciones tendrán que gestionar sus datos en entornos que van a seguir siendo complejos y cambiantes. 7
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