V Jornada de encuentro entre Diputación de Palencia y Alcaldes PROTOCOLO
PROTOCOLO NOMBRE DEL DEPARTAMENTO SITUACIÓN PALACIO PROVINCIAL, PRIMERA PLANTA TELÉFONO 979.715.129 FAX 979.715.135 CORREO ELECTRÓNICO protocolo@dip-palencia.es RESPONSABLE DEPARTAMENTO Marta Mª Ausin Sáez 979.715.129 mausin@dip-palencia.es PERSONAL COORDINADO CON PROTOCOLO Araceli Villegas Villegas (Jefe de Ordenanzas) Servicio de Seguridad Alejandro Merino (Capataz Servicio eléctrico y montajes) Empresas contratadas (catering, azafatas, floristería, decoración, iluminación y sonido, amenización, etc.) 979.715.100 979 715 293 979 180 022 239
FUNCIONES LA OFICINA DE PROTOCOLO La Oficina de tendrá a su cargo la organización y atención del protocolo oficial de todos los ACTOS PÚBLICOS que se celebren. El estudio, gestión, organización y control de todos los actos de carácter institucional que emanan de la Diputación, desde cualquiera de sus áreas u organismos autónomos. Coordinación con la Secretaría Particular del Presidente de la agenda oficial del Presidente tanto en actos internos como externos. Elaborar y mantener actualizadas las diferentes listas de invitados utilizadas por la Oficina de. Preparar y extender invitaciones para los actos oficiales de la Diputación Provincial y del Presidente. Control de la correspondencia protocolaria, gestionando y contestando todos los asuntos al respecto. Recepción de autoridades, altas personalidades, colectivos de cualquier tipo en visita oficial al Presidente o al Palacio Provincial Supervisión de la Identidad Corporativa en todas sus aplicaciones internas y externas (papelería, cartelería, indumentaria, elementos decorativos, etc) generadas por la propia institución u otras entidades públicas y privadas. Velar por el cumplimiento del Reglamento de Ceremonial y en todos sus aspectos. Velar por el cumplimiento del Reglamento de Distinciones Honoríficas en todos sus aspectos. Supervisar la colocación y ubicación de las banderas que se utilizan en los diferentes actos institucionales, así como las que ondeen en la dependencias de la Institución Mantener un calendario mensual de eventos a llevarse a cabo en el Edificio Principal para su distribución interna. Asistir y asesorar en materia de protocolo a los miembros de la Corporación. Cuando en un acto oficial concurran otras autoridades de la Administración Central o Autonómicas o de organismos o entidades privadas, la Jefatura de señalará el orden de precedencia, atendiendo a lo dispuesto en el Real Decreto 2099/83 de 4 de agosto y en las normas establecidas para el protocolo privado. 240
EL JEFE DE PROTOCOLO El Jefe de como responsable del protocolo de la Institución tiene a su cargo Gestionar y organizar los diferentes actos de la Diputación Provincial Dirigir y organizar a las personas que intervengan en los actos Despachar con el Presidente de la Diputación, la organización de los distintos actos institucionales Llevar a cabo el desarrollo y cumplimiento de las funciones encomendadas al Servicio de Asesorar en aspectos tales como: Símbolos Vestuario Seguridad Objetivos Realizar el Proyecto y diseño del Acto Realizar los guiones, listas de invitados y necesidades Recepción de confirmaciones. Planos de distribución y ordenación de invitados. Contratar Servicios. Ajustar y ensayar la secuencia del programa de los actos. ACTOS LLEVADOS A CABO DESDE PROTOCOLO 1. Planificación y dirección de los Actos Oficiales de la Diputación. Tomas de Posesión de las nuevas Corporaciones Provinciales Entrega de Medallas de la Provincia (Oro, Plata y Bronce). Recepción de Autoridades Firmas de Convenios. Inauguraciones y Clausuras de Congresos, Jornadas y Cursos. Colocación de Primeras Piedras Inauguraciones de instalaciones y locales. Entrega de Premios, Diplomas y Distinciones Visitas Institucionales y de grupos Visitas guiadas al Palacio Provincial Hermanamientos. Homenajes a Jubilados y personal de la Diputación. Presentaciones de Proyectos, Libros, Programas Conmemoraciones y efemérides Celebración de Actos relacionados con festividades 241
Jornadas y Maratones de Extracción de Sangre Decoración Navideña Resolución de solicitudes enviadas 2. Colaboración y Asesoramiento de los Actos en los distintos Servicios de la Institución Servicios Sociales Día Internacional de la Mujer Día Internacional contra la violencia de género Inauguración y Clausura de Cursos Olimpiadas Matemáticas Patronato de Turismo Día de la Provincia Premios de Turismo Recepción de autoridades y Presentación en las Ferias de INTUR Y FITUR Presentaciones de Programas Firmas de Convenios Fundación Provincial de Deportes Gala del Deporte Gala Juegos Populares Presentaciones Desarrollo Agrario y Medio Ambiente Feria de la Vendimia Inauguración de Exposiciones Promoción Económica y Empleo Inauguración de Exposiciones, cursos y locales Cultura Inauguración de exposiciones Inauguraciones de Congresos y Jornadas Conciertos Personal 242
Entrega de diplomas Homenajes a Jubilados y Personal Fundación Tello Telléz de Meneses Inauguración y Clausura del Curso Toma de Posesión de nuevos académicos Residencia de Mayores Día de la Familia Semana del Mayor Festividad de San Telmo Celebración de Navidad y Reyes Magos Escuela de Enfermería Clausura del Curso y Entrega de Becas a los alumnos de Fin de Carrera 3. Otras colaboraciones Con los Ayuntamientos y JJ.VV. de la Provincia Apoyo técnico y Logístico de los Municipios que lo demanden Resolución de cualquier duda en la organización de sus actos Ayuda en la elaboración de sus proyectos Envío de material festivo para sus Fiestas Patronales Envío de Bandera de la provincia de Palencia Con otras Instituciones y Asociaciones Asesoramiento telefónico de normas de Envío de Bases de Datos actualizadas Colaboración técnica. Con particulares que lo demanden Solicitudes y peticiones diversas de particulares Control y recepción de visitas guiadas al Palacio 243
OBJETIVOS Enriquecer el desarrollo de cualquier actividad o actuación desde el punto de vista de su organización Garantizar el éxito de cualquier evento gracias a un montaje cuidado y eficaz. Informar y ayudar a los invitados y asistentes a un evento Resolver dificultades, problemas y situaciones Aplicar las normas, reglas, leyes y/o decretos para facilitar la consecución de unos logros. 244