Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA AUDITORÍAS DE PROYECTOS DE IMPLEMENTACIÓN NACIONAL E IMPLEMENTADOS POR ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Revisado en noviembre del 2012
Índice A. Información general B. Administración del proyecto C. Consultas con las partes interesadas D. Descripción de los informes objeto de la auditoría E. Servicios de auditoría requeridos F. El Informe de Auditoría y la Carta a la Administración G. Competencia del auditor Anexos I: Modelo de Informe de auditoría II: Definición de las opiniones del auditor III: Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y 710 IV: Modelo para seguimiento de plan de acción de observaciones de auditorías del año anterior V: Modelo para presentar los datos y observaciones de la auditoría VI: Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría VII: Orientación sobre la materialidad de la auditoría (SAS 220) 2
A. Información general Una breve descripción de los proyectos objeto de la auditoría, puede consultarse en la página web del PNUD Argentina http://www.undp.org.ar. Para los proyectos de implementación nacional (NIM) e implementados por organizaciones no gubernamentales (ONG) son de aplicación los procedimientos que surgen del Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno, disponible en la página web http://www.undp.org.ar/operaciones/manual.html. En este documento se entenderá por "Asociado en la Implementación la entidad designada para administrar un proyecto, pudiendo ser tanto un organismo público como una ONG. B. Administración del proyecto La información a ser auditada se encuentra archivada en las oficinas de los proyectos, las que se encuentran ubicadas mayoritariamente en la Ciudad de Buenos Aires, y para el caso de algunos proyectos, en las capitales provinciales o municipios de determinadas provincias; en el listado preliminar de proyectos adjunto se indican dichos casos. Los datos de contacto correspondientes a las autoridades de los proyectos (Director/a Nacional y Coordinador/a General) se encuentran disponibles en el Sistema de Auditorias http://auditorias.undp.org.ar/. C. Consultas con las partes interesadas El auditor deberá presentar los informes de auditoría y las cartas a la administración de los proyectos en borrador a la oficina del PNUD para informarle brevemente acerca de las principales conclusiones de la auditoría y de las recomendaciones para mejorar en el futuro, además de recabar opiniones de sus interlocutores. La planificación y seguimiento de las tareas de auditoría y la comunicación entre los auditores, los proyectos y el PNUD se realizará a través del Sistema de Auditorías http://auditorias.undp.org.ar/. En dicho Sistema los auditores realizarán y asentarán el seguimiento de las recomendaciones de las auditorías del año anterior y cargarán los informes de la presente auditoría. D. Descripción de los informes objeto de la auditoría Los auditores deben certificar, expresar una opinión y cuantificar el impacto financiero neto de cada uno de los siguientes documentos: Informe combinado de gastos (CDR) durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012 Informe Cuenta de anticipos 2012 Estado de Activos y Equipos en posesión del Proyecto En caso de haber emitido una opinión con reserva, adversa o abstención de opinión sobre el CDR, los auditores deben reflejar el valor monetario del impacto financiero neto del dictamen. 3
Los auditores deben indicar los riesgos implícitos en sus observaciones y clasificarlas como riesgo alto, medio o bajo. Asimismo, deben clasificar las posibles causas de cada una de las observaciones de la auditoría (Anexo VI Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría). 1. Informe combinado de gastos CDR- La preparación de este Informe está a cargo del PNUD, que utiliza un programa contable corporativo denominado ATLAS. El CDR constituye un estado financiero oficial que debe ser certificado por los auditores. Los estados financieros del proyecto, si se certifican, deben conciliarse con los gastos que se consignan en el CDR y deberán adjuntarse al informe de auditoría. El CDR se prepara en dos secciones; la primera sección contiene la información de los gastos totales correspondientes a un año fiscal, desagregados por fuentes de financiamiento y actividades realizados por: Asociado en la Implementación (ya sea gobierno o una ONG) Los procedimientos del PNUD exigen que cuando se realizan anticipos de fondos al Asociado en la Implementación, éste debe presentar a la oficina del PNUD un Informe Financiero trimestral que incluya: 1) el saldo acumulado desde la presentación del informe financiero anterior; 2) los desembolsos efectuados en el período; y 3) la solicitud de un nuevo anticipo. La oficina del PNUD en el país registra los desembolsos en ATLAS durante el transcurso del año a medida que recibe los informes financieros. Estos desembolsos del Asociado en la Implementación se asientan en la columna de gastos Government del CDR. PNUD (oficina de país, sede y otras oficinas de países) La oficina de país del PNUD registra en ATLAS los desembolsos efectuados por el PNUD de sus propias cuentas bancarias. Estos desembolsos del PNUD se registran en las columnas de gastos PNUD del CDR. Los desembolsos pueden clasificarse como pagos directos o como servicios de apoyo del PNUD. Esta distinción, aunque es importante a los efectos de la auditoría, no es evidente en el CDR y solo puede proporcionarla la oficina de país del PNUD como cuadro auxiliar. A continuación se ofrece una breve descripción de cada categoría. a) Pagos directos: El Asociado en la Implementación tiene responsabilidad por los gastos pero le pide al PNUD que efectúe el pago al proveedor/consultor en su nombre. El Asociado en la Implementación responde por el desembolso y mantiene toda la documentación respaldatoria. El PNUD solamente efectúa los pagos después que la solicitud ha sido debidamente autorizada y se lo informa al Asociado en la Implementación a través del Sistema MAERA (http://maera.rblac.undp.org/login.asp) una vez que se ha efectuado el pago. b) Servicios de apoyo del PNUD: El gobierno y el PNUD acuerdan que el PNUD preste servicios de apoyo al proyecto y firman una Carta Acuerdo (con una descripción de dichos servicios). El PNUD es plenamente responsable y rendirá cuentas por estos gastos y, en consecuencia, mantiene toda la documentación respaldatoria relacionada con el desembolso. Este gasto queda fuera de la auditoría y, por consiguiente, no será examinado por los auditores. Esta limitación del ámbito no deberá utilizarse como motivo para emitir una opinión con reservas acerca del CDR. Cuando no exista una Carta Acuerdo firmada en relación con los servicios de apoyo del PNUD o un Plan de Acción del Programa País CPAP- con las respectivas cláusulas de la Carta Acuerdo relativas a los servicios de apoyo del PNUD, la auditoría deberá abarcar también los gastos del PNUD relacionados con el apoyo de la oficina de país. La oficina de país debe incluir esta información en el contrato de los auditores. 4
Organismos de las Naciones Unidas El organismo de las Naciones Unidas informa sus gastos al PNUD y al gobierno. La oficina del PNUD en el país registra los gastos en ATLAS. Estos gastos de los organismos de las Naciones Unidas se registran en la columna de gastos UN Agencies en el CDR. Estos gastos quedan fuera de la auditoría y, por consiguiente, no serán examinados por los auditores. Esta limitación del ámbito no deberá utilizarse como motivo para emitir una opinión con reservas acerca del CDR. La segunda sección del CDR muestra la siguiente información: Anticipos pendientes: Si figura una cantidad dentro de esta categoría, los auditores deben conciliarla con el efectivo en caja a nivel de proyecto. En principio, esta cantidad debe representar el balance de cualquier anticipo transferido al asociado en la implementación menos el total de los gastos reportados en los informes financieros trimestrales que el asociado en la implementación entrega al PNUD. Activos fijos No-depreciables: Puede haber casos en los que los activos fijos que pertenecen o son utilizados por el proyecto, estén bajo el control del PNUD (un ejemplo sería aquellas situaciones en las que el PNUD proporciona servicios de apoyo al proyecto y no existe Carta de Acuerdo firmada). Si figura una cantidad dentro de esta categoría en el CDR, los auditores deben investigar y determinar si los activos están o no relacionados con el proyecto, y si están relacionados, deben seguir los mismos procedimientos de auditoría que se siguen para validar los activos, así como los que se siguen para certificar el Estado de Activo y Equipo. Por favor, remítase al manual de las Políticas y Procedimientos de Programas y Operaciones (POPP por sus siglas en inglés), y consulte la sección de Servicios Administrativos/Gestión de Activos/Propiedad, Planta y Equipo/Adquisición y Mantenimiento de Muebles y Equipo para obtener información relacionada con la custodia/control/propiedad de los activos. Inventario: De forma similar al caso de los Activos Fijos No- depreciables, puede haber situaciones en las que determinadas partidas del inventario que fueron adquiridas para el proyecto estén temporalmente bajo el control/custodia del PNUD. Si figura una cantidad dentro de esta categoría, los auditores deben determinar la naturaleza del inventario y si está o no destinado para el proyecto. Si se determina que el inventario está relacionado con el proyecto, entonces se deben aplicar los mismos procedimientos de auditoría que se siguen para la certificación del Estado de Activos y Equipo. Prepagos: Los auditores deberán validar cualquier cantidad que figure dentro de esta categoría, es decir, determinar lo que representa y si de alguna forma está relacionada con el proyecto. Compromisos: Cualquier cantidad que figure dentro de esta categoría sería proporcionada solamente con fines informativos y, por lo tanto, no se pedirá a los auditores que efectúen procedimientos de auditoría en relación a la verificación o validación de los mismos. Al finalizar el año, tras recibir el Informe Financiero del cuarto trimestre del Asociado en la Implementación y el informe de gastos de cierre del año del organismo de las Naciones Unidas, el PNUD prepara el CDR y lo presenta al Asociado en la Implementación para que lo firme. El PNUD proporcionará al auditor el CDR firmado. 2. Informe Cuenta de anticipos La preparación de esta información está a cargo del PNUD, que utiliza un programa contable corporativo denominado ATLAS. El Informe Cuenta de anticipos refleja el detalle del saldo 5
disponible en poder del Proyecto (saldo de cierre según informe financiero) al 31 diciembre 2012. Al finalizar el año, tras recibir el Informe Financiero del cuarto trimestre del Asociado en la Implementación y el informe de gastos de cierre del año del organismo de las Naciones Unidas, el PNUD prepara el Informe Cuenta de anticipos y lo presenta al Asociado en la Implementación para que lo firme. El PNUD proporcionará al auditor dicho informe firmado. 3. Estado de Activos y Equipos en posesión del Proyecto En base a los registros del Libro Mayor de Bienes y Equipos, los Proyectos elaborarán, firmarán y presentarán a los auditores el Estado de Activos y Equipos en posesión del Proyecto, que reflejará los bienes del inventario que aún no han sido transferidos al gobierno. Dicho estado certificado por los auditores y firmado por el PNUD, formará parte del Informe de Auditoría. E. Servicios de auditoría requeridos 1. Una definición de las entidades objeto de las auditorías. 2. La auditoría se debe llevar a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA) publicadas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores u Organización de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). 3. El período de auditoría es del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2012. 4. El alcance de la auditoría se limita a los gastos de los Asociados en la Implementación: 1) todos los desembolsos incluidos en los informes financieros trimestrales presentados por el Asociado en la Implementación; y 2) los pagos directos tramitados por el PNUD a solicitud del Asociado en la Implementación. 5. Verificar la exactitud matemática de los CDR cerciorándose de la conciliación de los gastos descritos en los documentos justificativos (los informes financieros trimestrales, la lista de pagos directos tramitados por el PNUD a solicitud del Asociado en la Implementación) con los gastos descritos, por fuente de desembolso, en los CDR. 6. Consignar en el informe de auditoría el monto de los gastos excluidos del alcance de la auditoría, porque fueron efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo directo y el monto de los gastos totales excluidos porque fueron efectuados por un organismo de las Naciones Unidas (Remítase a la sección D supra). Esta limitación del ámbito no es razón válida para que los auditores emitan una opinión con reservas sobre el CDR. Se debe indicar en el Informe, si la auditoría se ajustó o no a algunas de las condiciones mencionadas e indicar las normas o procedimientos alternativos aplicados. 7. Expresar una opinión en cuanto a la situación financiera general del proyecto durante el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2012 y certificar: El informe combinado de gastos (CDR) correspondiente al período transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012; Informe Cuenta de anticipos 2012; y El estado del activo y equipos en poder del proyecto al 31 de diciembre de 2012. 6
Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: a) sin reservas; b) con reservas; c) adversa o d) abstención de emitir una opinión. Si en lugar de una opinión "sin reservas" el auditor tiene otra opinión, en el informe de la auditoría se deberá explicar la naturaleza y el monto de los posibles efectos (impacto financiero neto) en los estados (CDR, saldo de cierre según informe financiero y estado del activo y equipos). El informe deberá contener también una referencia a la sección de la carta a la administración donde figura el número de la observación de auditoría conexa y la medida adoptada o prevista para abordar y rectificar de manera concluyente la salvedad correspondiente. Ver Anexo II Definición de las opiniones del auditor. 8. Informar, si procede, en valor monetario, el impacto financiero neto de cualquier opinión con comentarios (las opiniones con comentarios pueden ser con reserva, adversas o con abstención de emitir una opinión) acerca del CDR, saldo de cierre y/o estado del activo y equipos, si procede. 9. La auditoría deberá abarcar la gestión general del proyecto. Si bien no es posible suministrar información vinculada a volumen (tipo y cantidad de pagos) de operaciones para cada proyecto ni cantidad de bienes y servicios contratados, se aclara que en general los pagos de los proyectos están relacionados con la contratación de consultores individuales, pasajes, viáticos y compra de equipos y suministros. Nota: Se deberá incluir un examen de los planes de trabajo, el informe anual, los recursos, los presupuestos y gastos, la ejecución presupuestaria y financiera, la contratación de bienes y servicios, la contratación de consultores, la enajenación o transferencia del activo, y el cierre operativo y financiero (si procede). La auditoría abarcará los siguientes aspectos: Recursos humanos Se deberá considerar la competitividad, transparencia y eficacia de la contratación de personal. Se deberá incluir una evaluación de los resultados, el control de la asistencia, el cálculo de remuneraciones, la preparación y el pago de la nómina y la administración de los registros del personal. Finanzas Se deberá considerar la idoneidad de las operaciones contables y financieras y de los sistemas de presentación de informes, lo que incluirá el control del presupuesto, la administración del efectivo, la facultad de certificación y aprobación, la recepción y el desembolso de fondos, el registro de todas las transacciones financieras, los informes de gastos, mantenimiento y control de archivos. Adquisiciones Se deberá considerar la competitividad, transparencia y eficacia de las actividades de adquisición del proyecto a fin de garantizar que el equipo y los servicios adquiridos cumplan con la normativa. Se deberá incluir: - Si procede, las delegaciones de autoridad, los límites de adquisición, la convocatoria de licitación y propuestas, la evaluación de las licitaciones y propuestas y la aprobación/firma de contratos y órdenes de compra. - Procedimientos de recepción e inspección para determinar la concordancia del equipo con las especificaciones acordadas y, si procede, el uso de expertos independientes para inspeccionar la entrega de equipo sumamente técnico y costoso. 7
- Evaluación de los procedimientos establecidos para mitigar el riesgo de que se adquieran equipos que no cumplan las especificaciones técnicas o que posteriormente resulten defectuosos. - Gestión y control de las órdenes con variación de precios. Se deberá incluir el uso de consultorías y la idoneidad de los procedimientos para contratar personal experimentado y plenamente calificado y evaluar su trabajo antes de que se efectúe el pago final. Gestión del activo Se deberá incluir el equipo (por regla general, vehículos e informática) adquirido para uso del proyecto. Se examinarán los procedimientos de recepción, almacenamiento y enajenación. Gestión del efectivo en caja Se deberán incluir los fondos en efectivo en poder del proyecto y los procedimientos utilizados para salvaguardar el efectivo en caja. Administración general Se deberán incluir las actividades de viajes, gestión del parque móvil, servicios de carga, gestión de locales de oficina y alquiler, sistemas de comunicaciones y de tecnología de la información de las oficinas y mantenimiento de archivos. Considerar las transacciones de cada proyecto incluyendo los pagos directos efectuados por la oficina del PNUD en el país a solicitud de la administración del proyecto. 10. Presentar un borrador de los informes de auditoría antes del 15/04/2013 y los informes finales de auditoría firmados a más tardar el 30/04/2013. 8
F. El Informe de Auditoría y la Carta a la Administración Informe de auditoría En el Informe de auditoría deberá quedar claramente expuesta la opinión del auditor según lo establecido en el Anexo I Modelo de informe de auditoría y V Modelo para presentar los datos y observaciones de la auditoría), y se deberá especificar, al menos, lo siguiente: Que se trata de un informe confidencial y con fines especiales. Las normas de auditoría aplicadas (Normas internacionales de Auditoría ISA, o normas nacionales que se ajusten a una de las normas ISA en todos los aspectos importantes). El período que abarca la opinión del auditor. El monto de gastos objeto de la auditoría. El monto del impacto financiero neto de la opinión con comentarios del auditor, si procede. Las razones que motivaron que se emitiera una opinión con reservas, adversa o con abstención de emitir una opinión (estas razones deben incluirse también en la carta a la administración como observaciones de la auditoría). La limitación del ámbito (descripción y valor) de las transacciones que son responsabilidad del PNUD (como parte de los servicios de apoyo directo de la oficina de país) o de un organismo de las Naciones Unidas. Es importante destacar que esa limitación del ámbito no deberá ser motivo para una opinión con reservas, ya que esas transacciones, en general, quedarán excluidas del ámbito de la auditoría. Si el CDR correspondiente al período transcurrido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2012 ha sido presentado en forma adecuada y razonable y si los desembolsos se han efectuado de conformidad con los fines para los cuales fueron asignados los fondos del proyecto. a) Una auditoría financiera para expresar una opinión sobre el CDR, el Informe Cuenta de anticipos y el estado del activo y equipos en poder de los proyectos, que incluya: Expresión de una opinión sobre si el CDR refleja fielmente los gastos incurridos por el proyecto en el período especificado de conformidad con las políticas contables del PNUD y si los gastos incurridos: i) estuvieron en consonancia con los presupuestos aprobados de los proyectos; ii) fueron utilizados para los fines aprobados del proyecto; iii) cumplieron el reglamento y las normas, las políticas y procedimientos pertinentes del gobierno o el PNUD y iv) estuvieron respaldados debidamente por los correspondientes comprobantes y otros documentos justificativos aprobados. El CDR es el estado de gastos obligatorio y oficial que hay que certificar. No se aceptarán otras formas de declaración de gastos que pueda preparar una oficina de proyecto. Si el resultado de auditorías de años anteriores que diera lugar a opiniones con comentarios sobre el CDR redundó en medidas concluyentes para abordar debidamente la salvedad expresada en la auditoría del año precedente y el impacto financiero neto conexo. Si no se adoptaron medidas concluyentes, los auditores deberán tener en cuenta el posible efecto de no haberse buscado solución o rectificación a una opinión con comentarios expresada el año anterior. Nota: En consecuencia, la opinión con comentarios emitida un año antes que no haya quedado debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este aspecto, el riesgo podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas de años anteriores. Ver Anexo III Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y 710 y IV Modelo para seguimiento de plan de acción de observaciones de auditorías del año anterior. 9
Expresión de una opinión sobre el valor y la existencia del estado del activo y equipos en poder del proyecto al 31 de diciembre de 2012. Se debe incluir todo el activo y el equipo disponible al 31 de diciembre de 2012 y no solo los adquiridos en el período. Cuando un proyecto no posea activos ni equipo, no será necesario expresar una opinión de esa índole, sin embargo, habrá que dejar constancia de ello en el informe de auditoría. Expresión de una opinión sobre el valor y la existencia del efectivo en poder del proyecto al 31 de diciembre de 2012. La auditoría tiene que expresar una opinión sobre el Informe Cuenta de Anticipos cuando se haya establecido una cuenta bancaria específica para el proyecto o cuando el proyecto posea efectivo en caja. Cuando el proyecto no posea efectivo alguno, se dejará constancia de ello en el informe de auditoría. b) Una auditoría para evaluar y expresar una opinión sobre los controles internos y los sistemas del proyecto. El producto será un informe de auditoría análogo a una carta a la administración detallada que abarque las deficiencias de los controles internos detectadas y las recomendaciones del auditor para solucionarlas. Deberá abarcar los siguientes aspectos/problemas: Una reseña general de los avances del proyecto y la puntualidad respecto de los hitos más importantes señalados y fechas previstas en el Documento del Proyecto. La finalidad no es determinar si se ha cumplido o no con convenciones específicas en relación con determinados criterios de actuación o productos específicos. No obstante, se podrían formular observaciones acerca del cumplimiento general de las convenciones generales, como la ejecución del proyecto con economía y eficiencia, pero no respecto de la fuerza legal de una opinión del auditor. Una evaluación del sistema de controles internos del proyecto que haga hincapié tanto en: i) la eficacia del sistema para proporcionar a la administración del proyecto información útil y oportuna que permita gestionar adecuadamente el proyecto, como en ii) la eficacia general del sistema de controles internos en la protección de los activos y los recursos del proyecto. Una descripción de cualquier deficiencia específica en los controles internos observada en la gestión financiera del proyecto y los procedimientos de auditoría aplicados para buscar solución a esas deficiencias o compensarlas. Se deberán formular recomendaciones para resolver/eliminar las deficiencias observadas en los controles internos. Carta a la administración La carta a la administración deberá incluir también lo siguiente: Observaciones y recomendaciones del auditor (ver Anexo VI Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría) Clasificación de las observaciones por riesgo: alto, medio o bajo (ver Anexo VI Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría). Clasificación de las posibles causas de las observaciones (ver Anexo VI Orientación sobre la formulación de observaciones de la auditoría). Comentarios/respuesta del proyecto a las observaciones y recomendaciones del auditor. Indicación de las observaciones que afectan a la opinión del auditor (cuando es con salvedad, adversa o con abstención de emitir una opinión). Indicación si las observaciones son recurrentes, es decir si se reiteran del año anterior. A continuación se detallan las categorías generales analizadas supra. 10
Examen de los avances del proyecto Como parte del examen general de los avances del proyecto, se deberá: Examinar los planes de trabajo anuales y los informes financieros y solicitudes de pagos directos, y evaluar su puntualidad y cumplimiento respecto de lo establecido en el Documento de Proyecto. Examinar el informe anual del proyecto preparado por el Asociado en la Implementación y evaluar el cumplimiento de las directrices del PNUD y si el Asociado en la Implementación cumplió lo establecido en el Documento del Proyecto. Examinar el avance del proyecto y cumplimiento de plazos esperado de acuerdo a las actividades planeadas en el Documento de Proyecto y formular observaciones sobre las causas de la demoras. Evaluación del control interno El auditor tiene que llevar a cabo una evaluación de los controles internos conforme a las normas de control interno establecidas. Las normas de INTOSAI presentan un ejemplo de normas reconocidas de control interno 1 ; son utilizadas por los administradores de organismos públicos como marco para establecer estructuras eficaces de control interno. Adicionalmente, se deberá: Examinar los gastos incurridos por el Asociado en la Implementación y determinar si concuerdan con el Documento de Proyecto, el plan de trabajo anual y los presupuestos. Examinar los procesos de adquisición/las actividades de contratación y determinar si fue transparente y competitivo. Examinar el uso, el control y la enajenación de equipo no fungible. Determinar si el equipo adquirido cubre las necesidades señaladas y si su uso se ajusta a los fines previstos. Examinar los procesos de contratación de personal de proyectos y consultores y determinar si fue transparente y competitivo. Examinar los asientos contables del Asociado en la Implementación y evaluar su idoneidad para mantener asientos exactos y completos de los comprobantes y los desembolsos de efectivo; y apoyar la preparación del informe financiero trimestral. Examinar el registro de solicitudes de pagos directos y asegurarse de que estén firmados por los funcionarios públicos autorizados. Recomendaciones Deben estar dirigidas al Asociado en la Implementación. Las respuestas y comentarios de la entidad deben incluirse en la Carta a la Administración, inmediatamente después de las recomendaciones. Cabe destacar que en su respuesta/comentarios, la entidad deberá especificar la/s acción/es que se llevarán a cabo para implementar las recomendaciones de los auditores y la fecha de cumplimiento prevista. Asimismo, el auditor puede formular buenas prácticas (de haberlas) y que deberán ser de conocimiento del resto de proyectos. Servicios disponibles y derecho de acceso El auditor tendrá acceso pleno y total en todo momento a todos los registros y documentos (incluidos los libros de contabilidad, acuerdos legales, minutas de reuniones, registros bancarios, facturas, contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. El auditor tiene derecho de acceso a los bancos, consultores, contratistas y otras personas relacionadas con la administración del proyecto. 1 Para más información se pueden consultar las Guidelines for Internal Control Standards del INTOSAI en la página web: www.intosai.org. 11
G. Competencia del auditor El auditor debe ser totalmente imparcial e independiente en todos los aspectos de la gestión o los intereses financieros de la entidad objeto de auditoría. Durante el período que abarque la auditoría y no durante la realización de la auditoría, el auditor no deberá haber estado empleado por la entidad ni haber prestado servicios como director ni mantenido relaciones financieras o comerciales directas con ningún alto funcionario de la administración de la entidad. El auditor deberá tener experiencia en la aplicación de las normas de auditoría ISA o INTOSAI. El auditor debe emplear personal suficiente con la competencia profesional idónea y la experiencia pertinente con las normas ISA o INTOSAI, incluso experiencia en auditoría de la contabilidad de entidades parecidas en tamaño y complejidad a la entidad objeto de la auditoría. 12
Anexo I: Modelo de Informe de auditoría Informe del auditor: Al Director Nacional del Proyecto y al Representante Residente del PNUD Formato para las certificaciones financieras I. Modelo de Certificación para el Estado de los Gastos (CDR) INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES AL PNUD [incluya el nombre del proyecto] (Remítase a la ISA 700) Hemos efectuado la auditoría del Estado de gastos ( el estado ) adjunto del proyecto [incluya número(s) del proyecto y el título oficial del proyecto] correspondiente al período [incluya el período de que se trate]. La administración tiene la responsabilidad de preparar el estado del proyecto <nombre/título> y del control interno que la administración determine sea necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes materiales, ya sea por fraude o por error. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría. Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para tener una seguridad razonable de que los estados están libres de inexactitudes materiales. Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener evidencias sobre las cantidades y declaraciones consignadas en el estado. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de inexactitudes materiales en el estado de cuentas, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación del estado que lleva a cabo el proyecto, para determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría también incluye la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas, y si son razonables las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado de cuentas. Creemos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores. Opinión Limpia: Opción 1: (Sin salvedades) En nuestra opinión, el estado de gastos adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos materiales, los gastos por una cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] durante el período [indique el período de que se trate] de conformidad con las políticas contables acordadas [de ser necesario, añada: y la nota que figura en el estado], y: i) concuerda con los presupuestos aprobados del proyecto; ii) se ajusta a los propósitos aprobados del proyecto; iii) cumple el reglamento y las normas, las políticas y los procedimientos pertinentes del PNUD y iv) viene avalado por los comprobantes debidamente aprobados y otros documentos justificantes. 13
Opiniones Modificadas (Remítase a la ISA 705) Opción 2: (Opinión con Salvedades) En nuestra opinión, el estado de gastos adjunto, salvo por las razones indicadas más arriba en los párrafos 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión con Salvedades donde se explique claramente las bases para la opinión con salvedades] presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, los gastos por una cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] durante el período [indique el período de que se trate] de conformidad con las políticas contables del PNUD (IPSAS) [de ser necesario, añada: y la nota que figura en el estado]. Opción 3: (Opinión Adversa) En nuestra opinión, y considerando la importancia del asunto discutido en los párrafos (1), (2), (3) etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión Adversa donde se explique claramente las bases para la opinión adversa] el estado de gastos no da una imagen verdadera y fiel de el gasto de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] durante el período [incluya el período de que se trate]. Opción 4: (Abstención de opinión) Debido a la importancia del asunto descrito en los párrafos 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Abstención de Opinión, donde se explique claramente las bases para abstenerse de opinar], no hemos podido obtener evidencias suficientes y apropiadas para fundamentar una opinión de auditoría. Por lo tanto, no podemos expresar una opinión sobre el estado de gastos por la cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurridos por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] y auditados por nosotros, durante el período [incluya el período de que se trate]. Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706) Queremos resaltar la Nota [incluya número] del estado de gastos, la cual describe la incertidumbre relacionada con el [incluya el asunto de que se trate]. Nuestra opinión no está modificada con respecto a este asunto. Nombre y Firma del auditor Fecha del informe del auditor Dirección del auditor II. Modelo de Certificación del Estado del Activo (Remítase a la ISA 700) Hemos efectuado la auditoría del Estado del activo ( el estado ) adjunto del proyecto número [incluya número(s) y el título oficial del proyecto] al [incluya la fecha]. La administración tiene la responsabilidad de preparar el estado del proyecto <nombre/título> y del control interno que la administración determine sea necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes materiales, ya sea por fraude o por error. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría. Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de 14
Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados están libres de inexactitudes materiales. Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener evidencias sobre las cantidades y declaraciones consignadas en el estado. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de inexactitudes materiales en el estado de cuentas, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación del estado que lleva a cabo el proyecto, para determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría también incluye la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas, y si son razonables las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado. Creemos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores. Opinión Limpia: Opción 1: (Sin salvedades) En nuestra opinión, el estado del activo adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos materiales, el saldo de inventario del proyecto [incluya el título oficial del proyecto] por valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] al [incluya la fecha] de conformidad con las políticas de contabilidad del PNUD (IPSAS) [si es necesario, añada: mencionadas en la nota incluida en el justificante]. Opiniones Modificadas (Remítase a la ISA 705) Opción 2: (Opinión con Salvedades) En nuestra opinión, el estado del activo adjunto, salvo por las razones señaladas más arriba en los párrafos 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión con Salvedades donde se explique claramente las bases para la opinión con salvedades] presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, el saldo del inventario por la cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurrido por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] al [incluya la fecha], según las políticas contables acordadas [de ser necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el justificante]. Opción 3: (Opinión adversa) En nuestra opinión, y considerando la importancia del asunto discutido en los párrafos (1), (2), (3) etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión Adversa donde se explique claramente las bases para la opinión adversa] el estado del activo no da una imagen verdadera y fiel de el gasto de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurrido por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] y auditado por nosotros al [incluya la fecha]. Opción 4: (Abstención de opinión) Debido a la importancia del asunto descrito en los párrafos 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Abstención de Opinión, donde se explique claramente las bases para abstenerse de opinar], no hemos podido obtener evidencias suficientes y apropiadas que formen la base para emitir una opinión de auditoría. Por lo tanto, no podemos expresar una opinión sobre el estado del activo por un valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] incurrido por el proyecto [incluya el título oficial del proyecto] y auditados por nosotros, al [incluya la fecha]. 15
Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706) Queremos resaltar la Nota [incluya número] del estado del activo, la cual describe la incertidumbre relacionada con el [incluya el asunto de que se trate]. Nuestra opinión no está modificada con respecto a este asunto. Nombre y Firma del Auditor Fecha del Informe del Auditor Dirección del Auditor III. Modelo de certificación del Informe Cuenta de anticipos (solo se requiere si existe una cuenta bancaria aparte para cada uno de los proyectos y/o efectivo en caja) (Remítase a la ISA 700) Hemos auditado el estado Cuenta de anticipos ( el estado ) adjunto del proyecto número [incluya los número(s) de la adjudicación y el proyecto], [incluya el título oficial del proyecto] al XXX [incluya la fecha]. La administración del proyecto <nombre/título> tiene la responsabilidad de preparar el estado de cuenta del proyecto y del control interno que la administración determine que sea necesario para facilitar la preparación de un estado que no contenga inexactitudes de importancia, ya sea por fraude o por error. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el estado basada en nuestra auditoría. Hemos realizado nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA). Esas normas exigen que cumplamos requisitos éticos y que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados están libres de inexactitudes significativas. Una auditoría supone la realización de procedimientos para obtener evidencias de auditoría sobre las cantidades y declaraciones consignadas en el estado. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, que incluye la evaluación de los riesgos de inexactitudes significativas en el estado de cuentas, ya sea por fraude o por error. Al evaluar esos riesgos, el auditor toma en consideración el control interno relativo a la preparación del estado que lleva a cabo el proyecto, para determinar los procedimientos de auditoría adecuados a las circunstancias, pero no con el fin de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno del proyecto. La auditoría también incluye la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas, y si son razonables las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de la presentación del estado. Consideramos que las evidencias de auditoría que hemos obtenido son suficientes y apropiadas para fundamentar nuestra opinión de auditores. Opinión Limpia: Opción 1: (Sin salvedades) En nuestra opinión, el Estado de la situación de caja adjunto refleja fielmente, en todos los aspectos importantes, el saldo del efectivo en caja y de la cuenta bancaria del proyecto [incluya el título oficial del proyecto] por valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] al 16
[incluya la fecha] y de conformidad con las políticas contables del PNUD (IPSAS) [de ser necesario, añádase: mencionadas en la nota incluida en el estado]. Opiniones Modificadas (Remítase a la ISA 705) Opción 2: (Opinión con Salvedades) En nuestra opinión, el estado de la situación de caja adjunto, salvo por las razones señaladas más arriba en los párrafos 1), 2), 3), etc., [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión con Salvedades donde se explique claramente las bases para la opinión con salvedades] presenta razonablemente, en todos los aspectos significativos el saldo del efectivo en caja y la cuenta bancaria por la cantidad de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] al [incluya la fecha] de conformidad con las políticas contables del PNUD (IPSAS) [si es necesario, añada: mencionadas en la nota incluida en el estado]. Opción 3: (Opinión Adversa) En nuestra opinión, y considerando la importancia del asunto discutido en los párrafos (1), (2), (3) etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Opinión Adversa donde se explique claramente las bases para la opinión adversa], el estado de la situación de caja no da una imagen verdadera y fiel de el saldo del efectivo en caja y de la cuenta bancaria por el valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] y auditado por nosotros al [incluya la fecha] Opción 4: (Abstención de opinión) Debido a la importancia del asunto descrito en los párrafos 1), 2), 3), etc. [deberá redactarse aparte un Párrafo para las Bases de una Abstención de Opinión, donde se explique claramente las bases para abstenerse de opinar], no hemos podido obtener evidencias suficientes y apropiadas que formen la base para emitir una opinión de auditoría. Por lo tanto, no podemos expresar una opinión sobre el estado de la situación de caja por un valor de [incluya la cantidad en dólares de los EE.UU.] y auditado por nosotros al [incluya la fecha]. Párrafo de énfasis [si procede] (Remítase a la ISA 706) Queremos resaltar la Nota [incluya el número] del estado de la situación de caja, la cual explica la incertidumbre relacionada con [explique la incertidumbre]. Nuestra opinión no está modificada con respecto a este asunto. Nombre y Firma del Auditor Fecha del informe del auditor Dirección del Auditor Fecha de emisión: NOMBRE DEL AUDITOR (En mayúsculas, por favor): FIRMA DEL AUDITOR: CUÑO Y SELLO DE LA EMPRESA DE AUDITORÍA: DIRECCIÓN DE LA EMPRESA DE AUDITORÍA: Nº TEL EMPRESA DE AUDITORÍA 17
Nota: La opinión del auditor debe ser una de las siguientes: (a) con salvedades, (b) sin salvedades, (c) adversa, o (d) con abstención de opinión. Si en lugar de una opinión "sin salvedades" el auditor tiene otra opinión, el informe de auditoría debe describir tanto la naturaleza como la cantidad de los posibles efectos en el estado financiero (Número o cantidad de reservas o salvedades/impacto Financiero Neto). Anexo II: Definición de las opiniones del auditor Opinión sin reservas (sin comentarios o positiva) Se deberá expresar una opinión sin reservas cuando el auditor llegue a la conclusión de que los estados financieros reflejan fielmente (o presentan adecuadamente) todos los aspectos importantes, de conformidad con el marco aplicable de presentación de informes financieros. Opinión con reservas opinión con comentarios (negativa) Se deberá expresar una opinión con reservas cuando el auditor llega a la conclusión de que no se puede expresar una opinión sin reservas, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o cualquier limitación en el alcance no es tan importante ni tan omnipresente que obligue a expresar una opinión adversa o una abstención de emitir una opinión. Se expresará una opinión con reservas con la salvedad de los efectos de la cuestión a la que se refiere la reserva. Abstención de emitir una opinión opinión con comentarios (negativa) Se deberá expresar una abstención de emitir una opinión cuando el posible efecto de una limitación en el alcance sea tan importante y omnipresente que el auditor no ha podido obtener suficientes pruebas apropiadas en la auditoría y, en consecuencia, no puede expresar una opinión sobre los estados financieros. Opinión adversa opinión con comentarios (negativa) El auditor expresará una opinión adversa cuando los estados financieros muestren importantes tergiversaciones, inexactitudes y no reflejen fielmente los gastos incurridos y comunicados en los estados presentados (informe combinado de gastos, saldo de cierre según informe financiero, estado del activo y el equipo). Se expresa una opinión adversa cuando el efecto de un desacuerdo es tan importante y omnipresente en los estados financieros que el auditor llega a la conclusión de que no basta expresar una reserva sobre el informe para revelar que los estados financieros son fraudulentos o no están completos. Anexo III: Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y 710 Notificación de una opinión con comentarios no corregida, formulada el año anterior En aplicación de la Norma internacional de auditoría (ISA) 450 y la ISA 710, que entraron en vigor en diciembre de 2010, se ha establecido un nuevo requisito respecto de una opinión con comentarios del año anterior 2. Esta norma de auditoría exige que los auditores, al expresar una opinión sobre los estados de este año, tengan en cuenta el posible efecto de una opinión con comentarios del año precedente que no haya sido corregida o resuelta debidamente. 2 Se entiende por opinión "con comentarios" ya sea una opinión con reservas, una abstención de emitir una opinión o una opinión adversa. 18
En consecuencia, la opinión con comentarios del año precedente que no haya quedado debidamente resuelta podrá obligar a los auditores a emitir una opinión con comentarios en su informe de auditoría del año en curso. Si no se presta la debida atención a este asunto, el riesgo podría ser una gran acumulación de opiniones con comentarios no resueltas que se arrastren de años anteriores, que haría que la Junta de Auditores emitiese una opinión de auditoría con comentarios sobre los estados financieros del PNUD. 19
Anexo IV: Modelo para los planes de acción sobre observaciones y recomendaciones de las auditorías del año anterior No. de Proyecto: Título de Proyecto: Dictamen del auditor: Obs No Observación Recomendación Área Causa Riesgo Comentarios del Proyecto Medidas prevista Fecha prevista Oficina a cargo Responsable de la acción Estado actualizado* Fecha de aplicación efectiva Descripción de la situación Asociado en la Implementación Oficina de país del PNUD Auditores estatales/empresa de auditoría Firma del funcionario: Firma del funcionario del PNUD: Firma: Nombre y cargo: Nombre y cargo: Nombre y cargo: Fecha: Fecha: Fecha: Sello: * Ejecutado, en marcha, sin ejecutar, no se aplica (N/A) o retirado. N/A se utilizará cuando se produzca un cambio general en el entorno de trabajo de un proyecto que haga perder validez a una observación formulada por el auditor el año precedente. Por ej. Cuando se cierra un proyecto, o un proyecto que tenía cuenta bancaria con una recomendación de conciliar mensualmente el estado de cuenta, si al año siguiente, el auditor observa que la cuenta bancaria está cerrada. Retirado se utilizará cuando se produzca un cambio general en el entorno de trabajo de un proyecto que deje sin efecto la observación y la recomendación del auditor formuladas el año precedente. Anexo V: Modelo para presentar los datos y observaciones de la auditoría Los auditores deberán completar la información que se indica en los cuatro cuadros siguientes y firmarla. Cuadro 1 Informe sobre el CDR al 31.12.12 No. de proyecto Título de Proyecto Monto auditado y certificado (U$S) Opinión del auditor (sin reservas, con reservas, adversa, con abstención de emitir una opinión) Monto total objeto de la opinión (si es con reservas, adversa o con abstención de emitir una opinión) Causa (s) del comentario en la opinión de auditoría y desglose del monto del impacto financiero neto (U$S) Observación que repercutió en la clasificación de la opinión del auditor (inclúyase el número de la observación y la página del informe de auditoría/de la carta a la administración) 20
Cuadro 2 Informe Cuenta de anticipos 2012 No. de proyecto Título de Proyecto Monto del saldo de cierre según IIFF al 31.12.12 (en US$) Opinión del auditor (sin reservas, con reservas, adversa, con abstención de emitir una opinión) Monto total objeto de la opinión Cuadro 3 Estado del activo y el equipo en posesión del proyecto No. de proyecto Título de Proyecto Valor del activo y el equipo al 31.12.12 en USD Opinión del auditor Monto total objeto de la opinión Cuadro 4 Observaciones y recomendaciones de la auditoría No. de proyecto Título de Proyecto Obs. No Observación Recomendación Área Causa Riesgo Nombre y cargo del Auditor: Firma del Auditor: Fecha: Sello: Comentarios del Proyecto 21