Señora Floribel Méndez Fonseca Gerente Instituto Nacional de Estadística y Censos DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 27 de febrero de 2014 DCA-0544 Al contestar refiérase al oficio No. 02172 Estimada señora: Asunto: Se otorga autorización al Instituto Nacional de Estadística y Censos, para realizar una contratación directa concursada, para contratar una empresa encargada de brindar los servicios para el desarrollo de las actividades de la etapa censal y post censal, del Censo Nacional Agropecuario, por un monto máximo de 1.643.000.000,00 (mil seiscientos cuarenta y tres millones de colones). Nos referimos a su oficio No. GE-023-2014, recibido en fecha 30 de enero de 2014 en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficio No. GE-042-2014, remitido vía correo electrónico el día 13 de febrero de 2014, se brindó información adicional, en atención a requerimiento realizado por este órgano mediante oficio DCA-0353 de fecha 11 de enero de 2014. I.-Antecedentes y justificación. La Administración fundamenta la solicitud de autorización con base en lo siguiente: 1. Que el último Censo Agropecuario fue ejecutado en 1984, de forma tal que el país no cuenta con la información indispensable como base estadística confiable, para llevar adelante planes y programas de desarrollo y sin un marco muestral actualizado que sirva de referencia para las encuestas especializadas del sector, siendo que esta escasa información sobre la realidad agropecuaria, ha sido una de las causas que han limitado los alcances de las acciones de desarrollo actualmente emprendidas por el gobierno. 2. Que el contar con información estadística actualizada y precisa sobre el estado y estructura del sector agropecuario, es parte de las acciones estratégicas de la Política de Estado para el Sector Agroalimentario y Desarrollo Rural Costarricense 2010-2021. 3. Que la realización del VI Censo Nacional Agropecuario 2014 es fundamental para actualizar la base estadística agropecuaria, insumo fundamental para la toma de decisiones estratégicas a fin de mejorar la gestión y competitividad de este sector y lograr la visión establecida en la Política de
2 Estado: Un sector agroalimentario posicionado como motor del desarrollo costarricense, inclusivo, moderno, competitivo y responsable ambientalmente. 4. Que el censo brindará información detallada, confiable y actualizada sobre estadísticas, por provincia, cantón y distrito y tamaño de la explotación, además de información sobre la ubicación geográfica de las fincas, datos actualizados sobre aspectos ambientales y un marco actualizado para el diseño de encuestas de muestreo. 5. Que la carencia actual de información, dificulta la asignación óptima de recursos nacionales e internacionales para la agricultura y el desarrollo rural. 6. Que el Censo Nacional de la Población y Vivienda 2011 debe ser aprovechado y sus resultados (por ejemplo el listado de hogares que conducen fincas agropecuarias) deben ser utilizados rápidamente antes que pierdan validez. 7. Que la armonización de los dos censos, haría posible la creación de bases de datos de gran utilidad para la toma de decisiones. 8. Que la ejecución de encuestas agropecuarias futuras y la calidad de sus resultados, se facilitaría luego del Censo Agropecuario. 9. Que el Censo Agropecuario es recomendable que se lleve a cabo una vez cada 10 años, según las recomendaciones de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO), misma que establece los lineamientos a seguir para la realización de los censos agropecuarios a nivel mundial. Así, dado que se tiene casi 30 años de no realizarse un censo de este tipo, su ejecución se hace urgente, lo cual fue apoyado por medio de la Ley No. 9071 del 3 de octubre de 2012, en cuyo transitorio se indica que el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), deberá de ejecutarlo dentro del plazo de 3 años a partir de la entrada en vigencia de la ley el censo agropecuario, para lo cual el Ministerio de Hacienda deberá presupuestar los recursos que se requieran, siendo que el MAG, reconociendo al INEC como el ente especializado en la producción de estadísticas nacionales y que por Ley No. 7839 es la institución designada para la ejecución de los censos, les ha solicitado su ejecución. 10. Que el Censo Nacional Agropecuario constituye la base del Sistema Integrado de Estadísticas Agropecuarias del país, que permitirá continuar con el estudio del sector a partir de encuestas y registros. 11. Que el Censo Nacional Agropecuario incluye variables sobre diversos aspectos estructurales del Sector Agropecuario y como producto de la inclusión de ellas, la información a recopilar comprende periodos de referencia diferentes, especialmente establecidos de acuerdo a las variables a investigar, siendo que como producto del estudio de las condiciones propias de las actividades agrícolas y analizando aspectos como los periodos de siembra y cosecha, la
3 realización de ciertas prácticas agrícolas, las condiciones climatológicas, el tipo de cultivo, entre otras, se estableció como año agrícola el periodo que va desde el 1 de mayo de 2013 hasta el 30 de abril de 2014. Lo cual hace que el censo no se pueda realizar en cualquier momento, pues el censo no puede desplazarse mucho a partir del mes de mayo, porque afecta las posibilidades de obtener buenos datos, ya que es difícil para los informantes (productores) proporcionar la información en un momento muy distante del año en referencia (año agrícola). 12. Que desde el año anterior se han venido desarrollando actividades precensales (preparación cartográfica, diseño de documentos técnicos, establecimiento de programas de cómputo, el diseño, la ejecución de un censo de prueba, campaña de comunicación, entre otros), lo cual representa una amplia inversión para llegar al momento censal en el mes de junio próximo. Se advierte que de desplazar la fecha del censo, se afectaría directamente la calidad de la información, por lo cual la opción sería atrasar el censo, lo cual representa una pérdida de la inversión inicial y tener que hacer una mayor inversión para el mes de junio 2015. Además que de llevarse a cabo el censo en junio 2015, ello imposibilitaría que los resultados del mismo sean procesados y comunicados dentro del plazo dispuesto en la Ley No. 9071, el cual vence en octubre 2015. II.-Criterio de la División. Los procedimientos ordinarios de concurso, como derivación del artículo 182 de la Constitución Política, constituyen el mecanismo idóneo a través del cual la Administración debe como tesis de principio, suplirse de los bienes y servicios necesarios para cumplir con los objetivos y fines institucionales, y de ahí, para la satisfacción del interés público. Sin embargo estos mecanismos tradicionales de compras que en su máxima expresión se traducen en la licitación, no deben ser vistos como una barrera insuperable para la Administración en aquellos casos en que de utilizarlos, podría más bien colocar en posición de riesgo el cumplimiento de esa finalidad pública. Estas situaciones, por demás excepcionales y expresamente establecidas en la legislación, permiten a la Administración recurrir a mecanismos más suavizados o alivianados, con el objetivo de solventar aquellas necesidades que requieran de una atención pronta y cuyo cumplimiento a través de un procedimiento ordinario en virtud de sus mayores formalidades-, no garantizaría la efectiva satisfacción del interés general en un plazo razonable, de frente a la naturaleza del bien o servicio que requiera suplir una institución en un momento determinado. En el caso que nos ocupa, la Administración ha expuesto en su oficio de solicitud, la necesidad de llevar a cabo un censo nacional agropecuario con la finalidad de actualizar información que en este momento se encuentra ampliamente desfasada en esa materia, especialmente por el amplio tiempo transcurrido desde el último practicado (1984). Esta situación genera que en la actualidad, la información sobre el tema no sea confiable ni muchos apegada a la realidad actual, aspecto que como bien lo indica la Administración, puede llegar a
4 impactar de no actualizarse en el corto plazo, en las políticas gubernamentales que el país ha definido para el sector agro. Es por ello que este censo, se visualiza como una herramienta fundamental para el desarrollo agropecuario del país en el corto y mediano plazo, el cual no contarse con la prontitud necesaria, llegaría a afectar en la atención adecuada que debe darse a los diferentes actores involucrados, especialmente al sector productor. Ahora bien, en punto a las razones que justifican realizar las actividades de este censo solicitadas por la Administración, prescindiendo de los procedimientos ordinarios de concurso, encontramos varios de interés para este Despacho tales como: a) Que en la estructura del Proyecto se ha considerado como año agrícola el periodo que va desde el 1 de mayo de 2013 hasta el 30 de abril de 2014, lo cual hace que el censo no se pueda realizar en cualquier momento, dado que este no puede desplazarse mucho a partir del mes de mayo, porque afecta las posibilidades de obtener buenos datos. b) Que desde el año anterior se han venido desarrollando actividades precensales, en lo cual ya se ha realizado una amplia inversión para llegar al momento censal en el mes de junio próximo. c) Que la Ley N 9071 ha definido un plazo específico para comunicar los resultados del censo, el cual tomando en cuenta el plazo que demanda un procedimiento licitatorio, más posibles apelaciones, y refrendo, tomando en cuenta además el que se requiere para el desarrollo y procesamiento de los datos del censo, se colocaría en riesgo el cumplirlo antes del momento fijado por la normativa. A partir de lo anterior, valorando la relevancia que para el país representa el contar con información actualizada y fidedigna del sector agropecuario, especialmente por cuanto dependiendo de esta se orientarán las políticas de inversión y atención de las necesidades del sector, tomando además en cuenta el hecho que ya la Administración ha llevado a cabo una fuerte inversión para las actividades preparatorias y además, que este censo no es posible realizarlo en cualquier época del año, estima este Despacho como suficientes las razones de interés público brindadas por la solicitante, para autorizar la contratación en los términos solicitados, no obstante sujeta a los condicionamientos que serán indicados en el apartado siguiente. III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización que se brinda se condiciona a lo siguiente: 1. Se concede autorización para llevar a cabo un procedimiento de contratación directa concursada, para la adquisición de los servicios necesarios para desarrollas las actividades de la etapa censal y pos censal del Censo Nacional Agropecuario, por un monto aproximado de 1.643.000.000,00 (mil seiscientos cuarenta y tres millones de colones exactos), conforme las actividades, etapas y períodos definidos por la Administración en los oficios GE-023-2014 y GE-042-2014 de fechas 29 de enero y 13 de febrero, ambos del 2014. 2. La Administración deberá reservar el contenido presupuestario suficiente para respaldar las erogaciones producto de la contratación derivada de la autorización concedida. En este sentido se aportó la certificación UF-033-2014 del 29 de enero de 2014, suscrita por la coordinadora del
5 Área de Administración y Finanzas. De igual forma queda bajo su responsabilidad, la disponibilidad y procedencia de la partida respectiva para esa finalidad. 3. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 4. De conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración podrá adjudicar a ofertas que superen el monto autorizado hasta en un diez por ciento. Si la propuesta que se debe adjudicar supera ese diez por ciento, deberá requerir autorización previa a esta Contraloría General para continuar con el procedimiento. 5. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 6. La Administración deberá confeccionar un pliego de condiciones donde se describan las condiciones técnicas y legales necesarias para la adecuada definición del objeto y condiciones de la negociación, así como también se fije la hora y fecha para la recepción de ofertas, y contenga un sistema de calificación de ofertas que permita seleccionar de manera objetiva la plica ganadora del concurso que será aquélla que obtenga la máxima calificación. En este sentido, la descripción que se indica en el oficio GE-023-2014, sobre la forma en que se tiene previsto elegir al contratista y los aspectos de evaluación, así como especificaciones que se detallen en el respectivo cartel, quedarán bajo la responsabilidad de esa Administración. De igual forma en dicho cartel, deberá advertirse con claridad que las reglas del procedimiento se sustentan en el presente oficio. 7. La Administración deberá invitar como mínimo a 3 proveedores idóneos, idoneidad que debe quedar acreditada en el expediente administrativo que se levante al efecto. 8. Entre el día que se realicen todas las invitaciones y el día fijado para la apertura de ofertas deberá mediar al menos cinco días hábiles. 9. En razón de la cuantía de la autorización, y a fin de brindar transparencia y garantía a los participantes, contra el cartel del concurso podrá interponerse recurso de objeción el cual será resuelto por la propia Administración. De igual forma contra el acto de adjudicación, el que declare infructuoso o desierto el concurso, se podrá interponer recurso de revocatoria ante la propia Administración, observando los plazos y formalidades señalados en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Esta posibilidad recursiva deberá ser indicada en el cartel. 10. La adjudicación del concurso deberá dictarse en el plazo máximo de un mes contabilizado a partir de la apertura de ofertas. 11. La contratación derivada de dicho procedimiento, deberá ser formalizada mediante contrato, el cual se encontrará sujeto únicamente al trámite de aprobación interna institucional. 12. La valoración de la razonabilidad de los precios corresponde exclusivamente a la Administración.
6 13. Es deber de la Administración verificar, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, que la empresas contratista, se encuentren debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de los oferentes de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, de encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 14. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento. 15. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 16. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que el contratista no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 17. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024, si corresponde. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas, será responsabilidad de la señora Floribel Méndez Fonseca en su condición de Gerente del Instituto Nacional de Estadística y Censos, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Lic. Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado CCF/yhg Ci: Archivo Central NI: 2220, 3532 G: 2014000692-1
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