12 de marzo de 2015 DCA-0624

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio No de marzo de 2015 DCA-0624 Señor Max Valverde Soto Director General CENTRO COSTARRICENSE DE PRODUCCIÓN CINEMATOGRÁFICA Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Centro Costarricense de Producción Cinematográfica, para realizar una contratación directa concursada, a fin de contratar los servicios de producción técnica y logística (preproducción, producción y post producción) del Costa Rica, Festival Internacional de Cine 2015 Paz con la Tierra (CRFIC), que se realizará del 6 al 14 de noviembre de 2015; por un plazo no mayor al 10 de diciembre de 2015 y por el monto máximo de ,00 (trescientos cuatro millones de colones exactos), según los condicionamientos indicados en el presente oficio. Nos referimos a su oficio No. CCPC del 29 de enero de 2015 y recibido en esta Contraloría General en la misma fecha, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficios Nos. CCPC del 12 de febrero y CCPC del 27 de febrero, ambos del año 2015, se remitió información adicional producto de requerimientos efectuados por esta División. I.-Antecedentes y justificación Indica que el Centro Costarricense de Producción Cinematográfica es la Institución técnica y cultural especializada del Estado que se encarga del fomento y desarrollo de la actividad audiovisual y cinematográfica de Costa Rica. Al respecto, señala se encuentran organizando la cuarta edición del Festival Internacional de Cine con el lema Paz con la Tierra, por lo que se requiere contratar a un productor general para que brinde los servicios para la realización festival.

2 2 Menciona que el procedimiento regular que por monto corresponde, no resulta apropiado para satisfacer el interés general en razón del tiempo, ya que el festival se pretende realizar en el mes de noviembre del presente año y, además el Centro no cuenta con Proveeduría ni Departamento Legal, por lo que dependen del Ministerio de Cultura y Juventud. Argumenta que el festival de cine requiere de una producción técnica y logística complicada previo a su realización que conlleva tres etapas: preproducción, producción y post producción. Indica que el monto máximo de la contratación es de ,00 (trescientos cuatro millones de colones exactos). Remite acuerdo del Consejo de Cinematografía, donde se autoriza al señor Director General del Centro Costarricense de Producción Cinematográfica, para presentar solicitud de autorización ante esta Contraloría General en los términos expuestos durante el trámite de la gestión. II.-Criterio de la División. El numeral 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) establece que la Contraloría General puede autorizar la contratación directa para aquellas actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos.... Por su parte, el artículo 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), dispone: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. De frente a lo anterior, le corresponde a este órgano contralor la valoración objetiva de los elementos de hecho que sustentan la situación particular, a efectos de determinar si se encuentra en una situación excepcional. De esta manera, resultan de especial importancia los motivos y justificaciones que brinda la Administración para solicitar la autorización de contratación directa, las cuales deben ser analizadas a fin de determinar si se cumple o no con los supuestos normativos. En el caso particular, en el oficio CCPC , se indica: El Festival de Cine requiere una producción intensa meses antes del Festival presencial, el cual se realizará del 6 al 14 de noviembre del La empresa que

3 3 produzca el Festival debería, idealmente, inicial labores en mayo, junio o julio del 2015, inclusive antes de ser posible. Estamos hablando de una logística complicada, invitados internacionales, negociación de películas recientes que viajan por otros Festivales más prestigiosos del mundo y contra los cuales competimos por primicias, permisos del Ministerio de Salud para actividades públicas, etc. Además, en el oficio CCPC , la Administración señala: Para una realización óptima la empresa contratada debería iniciar sus labores al menos unos meses antes del evento, es decir, en junio del 2015 (antes inclusive mejor). La duración del proceso de Licitación Pública tarda un promedio de 9 o 10 meses en el Ministerio de Cultura y Juventud. Si se sigue el procedimiento ordinario, para cuando se adjudique el servicio ya será imposible organizar el Festival en noviembre. Valorando lo anterior, queda claro que existe una necesidad de contar con los servicios de producción lo antes posible porque la realización del CRFIC requiere una logística técnica complicada que, según indica la Administración, conlleva tres etapas: 1-Preproducción: Se trata de la elaboración del plan operativo y logístico necesario para llevar a cabo el evento presencial así como su ejecución. 2-Producción: Se trata de una fase presencial del Festival durante la semana y media de su desarrollo. Involucra las proyecciones, talleres, actividades masivas, etc. 3-Post Producción: Se trata de las actividades de cierre una vez que ha finalizado la fase presencial. Involucra un informe técnico y financiero, devolución de películas, cierre de contactos con invitados nacionales e internacionales, etc. Se entiende, entonces, que la realización del festival, es un evento complejo que impone contar con una logística adecuada, y que dado que se pretende realizar en noviembre del año en curso, el procedimiento ordinario de concurso no se constituye como el remido procedimental más apto para la satisfacción del interés público. En consecuencia, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su reglamento, se otorga autorización para que se realice una directa concursada, a fin de contratar los servicios de producción técnica y logística (preproducción, producción y post producción) del Costa Rica, Festival Internacional de Cine 2015 Paz con la Tierra (CRFIC), que se realizará del 6 al 14 de noviembre de 2015; por el plazo no mayor al 10 de diciembre de 2015 y por un monto máximo de ,00 (trescientos cuatro millones de colones exactos), según el detalle contemplado en el oficio CCPC , punto 1. Eso sí, no se otorga autorización para que quien se llegue a contratar realice el pago de alquiler del Teatro Nacional y Cine Magaly ya que en el oficio CCPC se indica que tales pagos los hará ese Centro. (Corre bajo responsabilidad del Centro observar los procedimientos correspondientes para la contratación con privados, lo cual se advierte). Tampoco se autoriza la organización del taller internacional para productores y directores; la organización del congreso corto con invitados internacionales expertos; ni la compra de los boletos aéreos de los invitados internacionales, ya que para esto último ese Centro puede recurrir al Convenio Marco para la emisión de Boletos Aéreos, para las

4 4 instituciones Públicas que utilizan suscrito por el Ministerio de Hacienda. (En todo caso, tanto para los boletos como para el pago de gastos de viaje y transporte, deberá observarse lo indicado en el Reglamento de Gastos de Viaje y Trasporte para Funcionarios Públicos). De igual manera, de estar en ejecución algún convenio marco suscrito por el Ministerio de Hacienda para las instituciones que utilizan Compr@red, para los refrigerios y catering, tales servicios deben ser contratados por ese Centro por dicho medio. En todo caso, bajo ningún concepto podrá disponerse que el contratista realice funciones indelegables propias de ese Centro Costarricense de Producción Cinematográfica, lo cual debe ser verificado de previo a confeccionar el cartel y realizar la contratación respectiva. En razón de lo anterior, deben realizarse los ajustes presupuestarios correspondientes, toda vez que la contratación no abarcaría todas las actividades inicialmente contempladas. En lo que se refiere al régimen recursivo aplicable a la contratación, se estima que precisamente por las necesidades señaladas que ameritan iniciar a la mayor brevedad el procedimiento de contratación, debe ajustarse a los plazos menores por los que se ha autorizado un procedimiento de excepción. De esa forma, contra el pliego de condiciones podrá interponerse recurso de objeción que deberá ser presentado y resuelto por la Administración, observando los plazos y formalidades propios de la licitación abreviada. Contra el acto final podrá interponerse recurso de revocatoria que deberá ser presentado y resuelto por la Administración, para lo cual aplicarán los plazos y formalidades establecidos en el artículo 136 del RLCA. En lo que respecta al contrato que se llegue a formalizar producto de esta autorización, deberá contar con la aprobación interna, según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Deberá observarse que no se contraten funciones propias que debe desarrollar ese Centro, según fue dicho. Dado que los procedimientos ordinarios deben ser observados para que la Administración pueda contar con las obras, bienes o servicios que requiera, según lo establece el artículo 182 de la Constitución Política, se deniega la solicitud para que se realice la contratación por períodos anuales hasta un máximo de cuatro años. Es deber de la Administración gestionar su actividad de compra de manera eficiente, de modo que debe adoptar las medidas necesarias para realizar los procedimientos ordinarios que correspondan con la antelación debida para atender sus necesidades. Finalmente, se advierte de manera expresa que dado que el Ministerio de Cultura y Juventud del cual ese Centro es un órgano adscrito- ha sido muy riguroso con este tipo de contrataciones, deberá esa Administración establecer los controles internos idóneos y necesarios para velar por la correcta inversión de los recursos públicos inmersos en la contratación. Además, deberán determinarse los responsables de la fiscalización del contrato que garanticen el estricto ajuste a lo pactado.

5 5 III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se autoriza realizar una contratación directa concursada, a fin de contratar los servicios de producción técnica y logística (preproducción, producción y post producción) del Costa Rica, Festival Internacional de Cine 2015 Paz con la Tierra (CRFIC), que se realizará del 6 al 14 de noviembre de 2015; por un plazo no mayor al 10 de diciembre de 2015 y por el monto máximo de ,00 (trescientos cuatro millones de colones exactos), según el detalle contemplado en el oficio CCPC , punto 1. No se otorga autorización para que el productor realice el pago de alquiler del Teatro Nacional y Cine Magaly ya que en el oficio CCPC se indica que tales pagos los hará ese Centro. Tampoco se autoriza la organización del taller internacional para productores y directores, la organización del congreso corto con invitados internacionales expertos, ni la compra de los boletos aéreos de los invitados internacionales, ya que para esto último ese Centro puede recurrir al Convenio Marco para la emisión de Boletos Aéreos, para las Instituciones Públicas que utilizan Compr@red, suscrito por el Ministerio de Hacienda. De igual manera, de estar en ejecución algún convenio marco suscrito por el Ministerio de Hacienda para las instituciones que utilizan Compr@red, para los refrigerios y catering, tales servicios deben ser contratados por ese Centro por dicho medio. En todo caso, tanto para los boletos como para el pago de gastos de viaje y transporte, deberá observarse lo indicado en el Reglamento de Gastos de Viaje y Trasporte para Funcionarios Públicos. Bajo ningún concepto podrá disponerse que el contratista realice funciones indelegables propias de ese Centro Costarricense de Producción Cinematográfica. 2. El monto máximo de la contratación es por ,00 (trescientos cuatro millones de colones exactos), siendo responsabilidad de la Administración contar con el disponible presupuestario suficiente para amparar dicho gasto, debiendo igualmente verificar que estos recursos puedan utilizarse para el fin propuesto. Se deberán hacer los ajustes presupuestarios correspondientes ya que la presente autorización no abarca todas las actividades inicialmente contempladas. 3. Deberá la Administración realizar una publicación en un diario de circulación nacional invitando al concurso. Entre el día siguiente de la publicación y la fecha fijada para la apertura de ofertas deberá mediar un mínimo de cinco días hábiles. 4. Deberá elaborase un cartel con las bases del concurso, en las cuales se indique el objeto con precisión, el cumplimiento de disposiciones legales, técnicas y financieras que se requieran, fecha y hora para el recibo de ofertas y deberá contar con un sistema de calificación de ofertas que permita seleccionar la oferta ganadora del concurso de manera objetiva. En el cartel deberá señalarse que la contratación se promueve según lo indicado en el presente oficio, así como el régimen recursivo aplicable.

6 6 5. Contra el pliego de condiciones podrá interponerse recurso de objeción que deberá ser presentado y resuelto por la Administración, observando los plazos y formalidades propios de la licitación abreviada, según lo dispuesto en los artículos 170 y 173 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). Contra el acto final podrá interponerse recurso de revocatoria que deberá ser presentado y resuelto por la Administración, para lo cual aplicarán los plazos y formalidades establecidos en el artículo 136 del RLCA. 6. El contrato que se llegue a formalizar producto de esta autorización, deberá contar con la aprobación interna, según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 7. Deberá la Administración establecer los mecanismos de control necesarios y oportunos a efectos de fiscalizar la contratación. Deberá contar con el recurso humano necesario para verificar la correcta ejecución del contrato. De frente al objeto del negocio y las particularidades que presenta, se debe asumir la fiscalización del contrato como aspecto prioritario, designando a funcionarios responsables de la fiscalización a quienes se les deberá comunicar oportunamente tal función. 8. Deberá levantarse un expediente administrativo que contenga todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, entre otras el pliego de condiciones, publicación, ofertas, estudios, acto de adjudicación, recursos, entre otros; ello para efectos de control posterior de este órgano fiscalizador. 9. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar y dejar constancia en el expediente, que los oferentes no se encuentren inhabilitados para contratar con el Estado entendido en sentido amplio- y que no que se encuentren afectados por el régimen de prohibiciones, todo según lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 10. Deberá la Administración verificar que los oferentes se encuentren al día en el pago de sus obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social lo cual también deberá verificar de previo a realizar cualquier pago al contratista- y Fodesaf, así como con el pago de los impuestos nacionales. 11. Quedan bajo responsabilidad absoluta de esa institución, las razones brindadas como justificaciones que motivaron a este órgano contralor, a otorgar la presente autorización en los términos que constan en el presente oficio. 12. De previo a la suscripción del contrato deberá constar en el expediente levantado al efecto un análisis de la razonabilidad del precio, que deberá ser suscrito por funcionario responsable 13. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en el present oficio será responsabilidad del señor Max Valverde Soto, en su condición de Director General del Centro Costarricense de Producción Cinematográfica o quien ejerza este cargo. En el caso

7 7 de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos aquí señalados. Atentamente, Allan Ugalde Rojas Gerente de División Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Natalia López Quirós Fiscalizadora Asociada NLQ/ksa Ci: Archivo Central NI: G: