23 de abril del 2015 DCA-0937

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio Nº de abril del 2015 DCA-0937 Señores Magdalena Rojas Figueredo Subgerente General de Operaciones Maykel Vargas García Jefe BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL Estimados señores: Asunto: Se otorga autorización al Banco Popular y de Desarrollo Comunal para que contrate en forma directa los servicios de transporte de remesas en todo el país, con la empresa Grupo Proval S.A., bajo la modalidad de servicios por demanda y por un plazo máximo de tres meses con una posibilidad de prórroga por un mes adicional. Nos referimos a oficio DCADM del 10 de abril del año en curso, presentado en esta Contraloría General ese mismo día, mediante el cual se solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante el oficio DCADM del 20 de abril último, esta Administración remitió información adicional. I. Justificación de la solicitud Como razones dadas para justificar la solicitud, esa Institución indica lo siguiente: Que la Administración promovió la licitación pública 2012LN PCAD para contratar los servicios del trasiego de remesas y valores en todo el país, la cual fue adjudicada a la empresa VMA Custodia y Valores S.A., y se confeccionó el documento contractual N Que como producto de la ejecución de dicho contrato, la División de Tesorería del Banco señaló que últimamente las oficinas comerciales han externado la problemática que se les presenta con el servicio de remesaje, y a la vez han sugerido propuestas de mejora, por lo que el Área de Bóveda y Custodia del Banco se dio a la tarea de analizar la operación actual del manejo de las remesas y las necesidades de la institución. Producto de ello se determinó que

2 2 es necesario y conveniente modificar el esquema integral para la contratación, administración y fiscalización de los servicios de remesaje. Que para lograr ese cometido, se determinó que es prioritario e imprescindible establecer una nueva metodología para la definición de tarifas para el servicio de remesaje a los cajeros automáticos y una sectorización de las oficinas comerciales, separando el servicio para el Valle Central y para el resto del país, donde la creación de bases es un aspecto fundamental para mejorar y agilizar el servicio. Que actualmente se está tramitando un nuevo procedimiento de licitación para la contratación de estos servicios, o sea la licitación pública 2014LN DCADM cuya apertura de ofertas se realizó el pasado 12 de enero del 2015; el cual se encuentra actualmente en la etapa de validación de la propuesta de adjudicación a cargo de la consultoría jurídica del Banco, y restando la posterior aprobación por parte de la Comisión de Licitaciones Públicas. Que la División de Tesorería Corporativa del Banco tomó la decisión de no prorrogar el contrato N correspondiente a la licitación pública 2012LN PCAD, el cual vence el 01 de mayo del Con respecto a las razones por las cuales se decidió no prorrogar el contrato N , además de las señaladas de carácter administrativo, se menciona la existencia de un procedimiento administrativo contra la empresa VMA Custodia y Valores S.A., donde se llegó a la conclusión que existieron cobros indebidos por parte de dicho contratista, los cuales están en proceso de cobro, por lo que pretender que la empresa continúe prestando sus servicios conllevaría a tener que aceptar que esa empresa ajuste sus precios en forma irregular, pues el contrato establecía una forma de cobro que la empresa incumplió. Con respecto a la importancia de los servicios, indica que es interés público e institucional el contar con el servicio al vencimiento del contrato actual, pues de lo contrario el banco no podría funcionar en su gestión operativa normal, ya que el servicio de transporte de valores es consustancial a la actividad bancaria. Con respecto a la empresa contratista, solicita autorización para contratar en forma directa a la empresa Grupo Proval S.A., ya que es una empresa consolidada a nivel nacional, cuenta con 57 unidades brindadas y en la actualidad el Banco se encuentra dentro de los clientes a los que dicha empresa le brinda servicios, por lo que a nivel operacional se tiene acreditado y demostrado que dicha empresa cuenta con la experiencia adecuada para atender las necesidades. Con respecto a la razonabilidad de los costos ofertados, indica que mediante el oficio DTC de la División de Tesorería Corporativa se garantiza que los costos propuestos por la empresa Grupo Proval S.A. son los más beneficiosos para los intereses de la institución. Con respecto al monto de la autorización, solicita que sea de cuantía inestimable, por ser servicios de consumo por demanda, al ser incierta la cantidad y frecuencia de los servicios a contratar.

3 3 Con respecto al plazo de la autorización, solicita que sea por un período de tres meses con una posibilidad de prórroga por un mes adicional, pero en el contrato se incluirá una cláusula para que en el momento en que se formalice la licitación pública que se tiene en trámite se pondrá fin a esta contratación sin que exista ninguna responsabilidad para las partes. Con respecto al trámite de refrendo, solicita que se exima de dicho trámite y en su lugar se autorice la aplicación del artículo 15 del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, ello como trámite alternativo de revisión previa que sustituya el refrendo. Adicionalmente, mediante el oficio DCADM del 20 de abril último, la División de Contratación Administrativa del Banco aportó un cronograma de actividades mediante el cual indica cuáles son las actividades que faltan por realizar para tener por finalizada la nueva licitación para la contratación de estos servicios, así como el plazo requerido para la ejecución de cada una de esas actividades. II. Criterio de la División El artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa establece que la Contraloría General puede autorizar la contratación directa para aquellas actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Como complemento de lo anterior, el artículo 139 del reglamento a la ley establece que: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. Ello implica que esta División puede autorizar la contratación en forma directa en aquellos casos en que así se justifique, y para lo cual se debe realizar una valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si la Administración se encuentra en una situación excepcional. Ahora bien, en el caso bajo análisis, esa Institución explica que realizó un nuevo proceso de contratación por medio de la licitación pública 2014LN DCADM para la contratación de los servicios de transporte de remesas mencionados, la cual tuvo la apertura de ofertas el pasado 12 de enero, y que actualmente está en proceso de validación de la propuesta de adjudicación pero falta la posterior aprobación por parte de la Comisión de Licitaciones Públicas del Banco.

4 4 También menciona que el contrato actual para la prestación de dichos servicios vence el próximo 01 de mayo, sin embargo es de interés público e institucional contar con el servicio requerido al vencimiento de dicho contrato pues de lo contrario el banco no podría funcionar en su gestión operativa normal, ya que el servicio de transporte de valores es consustancial a la actividad bancaria. En efecto, se tiene acreditado que en La Gaceta No. 194 del 09 de octubre del 2014, el Banco Popular y de Desarrollo Comunal promovió la licitación pública 2014LN DCADM para la contratación de servicios de transporte de remesas en todo el país (modalidad de consumo por demanda). Así las cosas, y tomando en consideración que la apertura de ofertas se realizó el pasado 12 de enero, esta División entiende que esa Institución requiere tiempo para finalizar dicho proceso de contratación y realizar los trámites administrativos respectivos para poder dar la orden de inicio de la nueva contratación. Además, en el caso bajo análisis adquiere especial importancia la naturaleza de los servicios que se pretenden contratar, o sea el servicio de transporte de remesas, el cual como bien lo indica la Administración es de interés institucional contar con el servicio requerido al vencimiento del actual contrato pues de lo contrario el banco no podría funcionar en su gestión operativa normal, ya que el servicio de transporte de valores es consustancial a la actividad bancaria. También menciona que por razones de seguridad no es factible el trasiego de valores si no es en los vehículos con condiciones aptas para tal fin, y con los protocolos y esquemas de protección que a ellos se asocia. Por ello, en este caso es criterio de esta División que se ha acreditado la importancia de contratar los servicios de transporte de remesas en forma directa mientras se concluye el nuevo procedimiento de contratación, ello con el fin de que la Administración no vea interrumpida la prestación de dichos servicios. Además, en ocasiones anteriores esta División ha considerado procedente otorgar una autorización a la Administración para contratar en forma directa servicios que se requieren en forma continua (como es el caso de los servicios de aseo y limpieza, o servicios de seguridad y vigilancia), mientras se concluye el procedimiento de concurso que tramita la institución, y así evitar la interrupción de los servicios. Ello, tomando en consideración que se trata de servicios que la Administración requiere en forma continua, y en aras de la protección del interés público. Así las cosas, y con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los principios que rigen la materia, está anuente a autorizar al Banco Popular y de Desarrollo Comunal para que contrate en forma directa los servicios de transporte de remesas mencionado, por un tiempo prudencial mientras se concluye todos los trámites relacionados con el nuevo procedimiento de contratación. Los servicios a contratar que aquí se autorizan son los detallados en el oficio DCADM para el Valle Central, como para todas las demás zonas, folios 11 a 23 del citado oficio.

5 5 En lo que respecta a la contratación directa con una empresa en particular, o sea la empresa Grupo Proval S.A., se considera que por razones de tiempo, concretamente en vista de que el contrato actual vence el próximo 01 de mayo, no resulta conveniente otorgar una autorización de contratación directa concursada, además de que la Administración menciona que la empresa Grupo Proval S.A. tiene las condiciones para prestar el servicio y que los precios ofertados por dicha empresa son razonables. Con respecto al plazo de la autorización, esta División considera razonable otorgar la autorización a partir del 01 de mayo próximo, y por un plazo máximo de 3 meses, con una posibilidad de prórroga de un mes más, plazo suficiente para que la Administración pueda concluir todos los trámites relacionados con el procedimiento de licitación pública 2014LN DCADM que actualmente tiene en trámite. Sin embargo, la ejecución del contrato derivado de la presente autorización deberá tenerse por finalizada anticipadamente, al momento en que el contrato producto del procedimiento ordinario pueda dar inicio, y así deberá ser advertido a la contratista. Finalmente, en lo que respecta al contrato, se considera conveniente excluirlo del trámite de refrendo y en su lugar disponer que el contrato cuente con la aprobación interna según lo establecido en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Cabe añadir que si bien en la gestión se solicita la aplicación del artículo 15 del reglamento antes citado, es lo cierto que tal numeral no resulta de aplicación al caso concreto por cuanto esa disposición consiste en una autorización de un trámite alternativo de revisión previa que aplica a categorías contractuales y no para contratos específicos aislados, tal y como se regula en el inciso 3) del citado artículo. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización 1) Se autoriza al Banco Popular y de Desarrollo Comunal para que contrate en forma directa a la empresa Grupo Proval S.A. los servicios de transporte de remesas, en todo el país, bajo la modalidad de consumo por demanda. 2) La autorización es por los precios unitarios ofertados por la empresa y avalados por la Administración mediante el oficio DTC de 08 de abril pasado, suscrito por el licenciado Sergio Morales Sáenz en su condición de Jefe de la División de Tesorería Corporativa del Banco. De igual manera, los servicios a contratar que aquí se autorizan son los detallados en el oficio DCADM para el Valle Central, como para todas las demás zonas, folios 11 a 23 del citado oficio. 3) La Administración deberá acreditar en el expediente administrativo que cuenta con el contenido económico suficiente y disponible para atender los pagos producto de la contratación que aquí se autoriza, debiendo verificar que tales recursos puedan válidamente ser utilizados para ello. 4) La razonabilidad del precio pactado queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración.

6 6 5) El plazo de la presente autorización lo es a partir del 01 de mayo del 2015 y por un plazo máximo de 3 meses, con la posibilidad de prórroga de un mes más. Sin embargo, la ejecución del contrato derivado de la presente autorización deberá tenerse por finalizada anticipadamente, al momento en que el contrato producto del procedimiento ordinario pueda dar inicio, y así deberá ser advertido a la contratista. 6) Esta autorización no valora ni emite criterio con respecto a lo actuado por el Banco en relación con el contrato producto de la licitación pública 2012LN PCAD, lo cual queda bajo su absoluta y exclusiva responsabilidad. 7) La Administración deberá suscribir un contrato con la empresa contratista, producto de la presente autorización, el cual deberá contar con la aprobación interna según lo regulado en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 8) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 9) Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentra al día en el pago de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo la responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de la contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto a encontrarse al día con el pago de las obligaciones correspondiente al FODESAF. 10) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República ( ). 11) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 12) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la empresa contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

7 7 13) La Administración deberá verificar que la empresa contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley No ) En razón de la modalidad de contratación, deberán establecerse los mecanismos de control interno suficientes y oportunos que garanticen la sana inversión de recursos públicos, de modo que únicamente se cancelen los servicios efectivamente prestados a satisfacción. En cuanto al pago, debe observarse lo indicado en el artículo 195 del RLCA que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. 15) De precio a dar la orden de inicio se deberá verifica que el contratista cumple con los permisos, autorizaciones y en general cualquier habilitación que exija el ordenamiento jurídico para prestar el servicio. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad de Magdalena Rojas Figueredo en su condición de Subgerente General de Operaciones del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos mencionados. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Celina Mejía Chavarría Fiscalizadora Anexo: Expediente Administrativo CMCH/ksa CI: Archivo central NI: 9246, G: