10 de marzo del 2015 DCA-0597

Transcripción

1 División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio Nº de marzo del 2015 DCA-0597 Señora Rocío Fernández Salazar Directora General MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA Estimada señora: Asunto: Se deniega autorización al Museo Nacional de Costa Rica para ampliar el plazo de la contratación producto de la licitación abreviada 2010LA Se otorga autorización al Museo Nacional de Costa Rica para contratar en forma directa los servicios de seguridad, protección y vigilancia en la sede del Cuartel Bellavista y la sede en Pavas, con la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A., por un monto máximo mensual de ,50. Nos referimos a su oficio DG del 16 de febrero del año en curso, presentado en esta Contraloría General el 18 de febrero siguiente, mediante el cual solicita la autorización para ampliar el plazo de la contratación producto de la licitación abreviada 2010LN denominada Servicios de Seguridad, Protección y Vigilancia en la sede Cuartel Bellavista y Sede Pavas suscrito con la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A. Mediante el oficio No (DCA-0469) del 25 de febrero, esta División solicitó información adicional, la cual fue atendida mediante los oficios DG del 27 de febrero y DG del 05 de marzo último. Se advierte que de conformidad con la corrección realizada por el Museo Nacional en su oficio DG del 5 de marzo último, esta División entiende que la autorización que se solicita es para ampliar el plazo de la contratación producto de la licitación abreviada 2010LN y no de la licitación abreviada 2010LN como se consignó en los oficios DG y DG I. Antecedentes Para el análisis del presente caso, destaca los siguientes antecedentes de interés:

2 2 1. Que el Museo Nacional de Costa Rica promovió la licitación pública 2014LN para la contratación de Servicio de seguridad, protección y vigilancia en las instalaciones del Museo Nacional de Costa Rica: Cuartel Bellavista, sede José Fabio Góngora, Pavas y en sede Centro de Visitantes Museo Finca 6. (ver publicación en La Gaceta No. 164 del 27 de agosto del 2014 al folio 4 del expediente de la solicitud) 2. Que el Museo Nacional de Costa Rica adjudicó la licitación pública 2014LN a la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A. por un monto total de ,04. (ver publicación en La Gaceta 245 del 19 de diciembre del 2014 al folio 5 del expediente de la solicitud). II. Justificación de la solicitud Como razones dadas para justificar la solicitud, esa Institución indica lo siguiente: Que la Administración realizó un nuevo proceso de contratación por medio de la licitación pública 2014LN denominada Servicio de seguridad, protección y vigilancia en las instalaciones del Museo Nacional de Costa Rica: Cuartel Bellavista, sede José Fabio Góngora, Pavas y en sede Centro de Visitantes Museo Finca 6. Que después de llevar a cabo el análisis correspondiente, dicha licitación fue adjudicada a la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A. por un monto de ,04. Que actualmente se está en proceso de elaboración, firma del contrato y aprobación interna, y una vez que se cuente con la aprobación interna se remitirá a la Contraloría General de la República para el refrendo correspondiente. Que analizados los plazos de ley, se considera que para el 15 de marzo del presente año no se contará con el refrendo contralor y no se podrá dar la orden de inicio a la empresa adjudicada. Que para esa institución es vitar contar con el servicio de vigilancia, dada la cantidad de patrimonio histórico que se resguarda y se exhibe, así como las vidas de los funcionarios y los visitantes que diariamente ingresan a la institución. Por ello solicita autorización para ampliar el plazo del contrato que actualmente se encuentra vigente con la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A., hasta que se cuente con el refrendo contralor. Adicionalmente, mediante el oficio DG del 27 de febrero último, esa Dirección indica que el costo mensual de los servicios es de ,50. Además, aporta un cronograma de actividades mediante el cual acredita que se requiere un plazo de 62 días hábiles para poder dar la orden de inicio de la licitación pública 2014LN También aporta un Memorando MSG del 26 de febrero pasado, suscrito por Eduardo Chavarría en su condición de Coordinador de Servicios Generales del Museo Nacional en el

3 3 cual se indica que la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A. ha cumplido correctamente con todas las obligaciones derivadas del contrato. 1. Sobre la posibilidad de ampliar el plazo del contrato producto de la licitación abreviada 2010LA : Esa Administración solicita la autorización de este órgano contralor para ampliar el plazo del contrato producto de la licitación abreviada 2010LN Al respecto, debe tenerse presente que la posibilidad de modificar los contratos en ejecución se encuentra regulada en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), normativa que permite a la Administración la modificación unilateral de sus contratos, siempre y cuando se cumplan una serie de requisitos y condiciones. Dicha norma establece, entre otras cosas, que las modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. Por lo tanto, como premisa fundamental resulta necesario determinar si la contratación que se desea ampliar se encuentra vigente y en ejecución, presupuesto fundamental para poder aplicar el artículo 200 del RLCA. De conformidad con la información aportada y que consta en este órgano contralor, se tiene por acreditado que mediante el oficio No.899 (DCA-241) del 02 de febrero del 2011, esta División de Contratación Administrativa refrendó el contrato denominado Servicio de Seguridad, Protección y Vigilancia en la sede Cuartel Bellavista y Pavas suscrito entre el Museo Nacional de Costa Rica y la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A., el cual es producto de la licitación abreviada 2010LA En lo que respecta al plazo de vigencia de dicho contrato, en la cláusula décima octava de éste las partes acordaron lo siguiente: El plazo del presente contrato será de un (1) año con prórrogas facultativas por el Museo Nacional, por períodos iguales, hasta completar un máximo de cuatro (4) años. Además, en la misma cláusula se indicó que: La fecha de inicio se fija dentro de los ocho (8) días hábiles posterior al refrendo del contrato otorgado por la Contraloría General de la República, y de acuerdo a la fecha establecida por el Coordinador del Área de Servicios Generales y/o el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, (ver folio 25 del expediente de la solicitud) Así las cosas, teniendo presente que el refrendo a ese contrato se dio el 02 de febrero del 2011, y que en la propia cláusula décima octava se estableció que la fecha de inicio se fijaba dentro de los ocho días hábiles posterior al refrendo del contrato, se debe concluir que la fecha de inicio del contrato se debió dar a más tardar el 14 de febrero del Ello implica que el

4 4 plazo de vigencia de ese contrato, incluyendo las prórrogas, debió finalizar a más tardar el 14 febrero del Sin embargo, en la nota de remisión esa Dirección General manifiesta expresamente que dicha contratación vence el 15 de marzo del presente año, lo cual no resulta coincidente con lo establecido en la cláusula décima octava del propio contrato. Tal situación hizo que mediante el oficio No (DCA-469) del 25 de febrero recién pasado, esta División solicitara una copia de la orden de inicio dada al contratista, y en caso de que dicha orden de inicio fuera emitida después de los ocho días hábiles siguientes al refrendo del contrato, debía explicar en forma amplia y detallada las razones por las cuales no se cumplió con lo establecido en la cláusula décima octava del contrato. (ver folios 29 al 32 del expediente de la solicitud) Como respuesta, esa Dirección General aportó copia del oficio MSG de 16 de febrero del 2011, donde le indica al representante legal de la empresa contratista lo siguiente: Por este medio le comunico que para el próximo 16 de marzo del 2011, su representada iniciará labores de seguridad y vigilancia en el Museo Nacional de Costa Rica. De acuerdo a la licitación abreviada 2010LA , Servicio de Seguridad, Protección y Vigilancia de las instalaciones del Museo Nacional de Costa Rica. (ver folio 73 del expediente) De conformidad con lo indicado, queda acreditado que esa Administración giró la orden de inicio del contrato producto de la licitación abreviada 2010LA a partir del 16 de marzo del 2011, lo cual no resulta acorde con lo establecido en la cláusula décima octava del contrato respectivo, ya que en dicha cláusula se estableció que la fecha de inicio se fijaba dentro de los ocho (8) días hábiles posterior al refrendo del contrato otorgado por la Contraloría General de la República. Ello implica como ya indicamos, que dicha orden de inicio debió darse a más tardar el 14 de febrero del Ahora bien, como justificación de dicha actuación, en el oficio DG del 27 de febrero pasado, esa Institución explicó lo siguiente: Debido a que el plazo de la contratación Licitación Pública No , Servicios de Vigilancia de las Instalaciones del Cuartel Bellavista y la Sede de Pavas el 30 de setiembre del año 2010, se elaboraron dos trámites de contratación para contratar los Servicios de Seguridad para la Institución, 2008LN Servicio de Seguridad y Vigilancia, y 2009CD , Servicios de Seguridad y Vigilancia, mismos que resultaron infructuosos, por lo que mediante oficio DG de fecha 30 de agosto del año 2010, se solicitó a la Contraloría General de la República la autorización de prorrogar hasta el mes de marzo del año 2011, el plazo de la contratación Licitación Pública N , Servicios de Vigilancia de las Instalaciones del Cuartel Bellavista y la Sede de Pavas. (copia adjunta). Mediante oficio N de fecha 7 de setiembre del año 2010 (DJ-3559), la Contraloría General de la República da respuesta a lo solicitado, indicando entre otras cosas Se autoriza al Museo Nacional de Costa Rica prorrogar el contrato de

5 5 servicios de vigilancia de las instalaciones del Cuartel de Bella Vista y la Sede de Pavas, suscrito con OFICSEVI, por un lapso de 6 meses, contrato derivado de la Licitación Pública N (copia adjunta). Dado lo anterior, se procedió a elaborar la adenda al contrato de Seguridad con la empresa OFICSEVI, por el plazo aprobado por la Contraloría General de la República, suscrito por las partes el 29 de setiembre del 2010, contando con la aprobación interna otorgada por oficio AJ , de fecha 30 de setiembre del 2010, así como orden de compra y servicios N (copias adjunta). Mediante oficio DAF , de fecha 16 de febrero del 2010, se le informa a la Empresa OFICSEVI, Al respecto la licitación mencionada en el párrafo anterior ya fue adjudicada en firme y el contrato refrendado por la Contraloría General de la República, el 2 de febrero de 2011 Por lo anterior le comunico que la prórroga pactada mediante la tercera adenda, se da por vencida el 16 de marzo de 2011, Esta Administración le agradece los servicios prestado (sic) durante este tiempo contractual, (copia adjunta). (ver folios 34 y 35 del expediente de la solicitud) De conformidad con la explicación dada por esa Administración, se observa que el Museo Nacional justifica su actuación de girar la orden de inicio del contrato producto de la licitación abreviada 2010LA a partir del 16 de marzo del 2011, al considerar que el plazo de la prórroga del contrato anterior con la empresa OFICSEVI S.A. finalizaba el 16 de marzo del 2011, ello de conformidad con el plazo de vigencia de la autorización dada por este órgano contralor en el oficio No (DJ-3559) del 07 de setiembre del Revisado el oficio No.8629 (DJ-3559) del 07 de setiembre del 2010, se observa que en él este órgano contralor autorizó al Museo Nacional a prorrogar el contrato de servicios de vigilancia de las instalaciones del cuartel Bellavista y la sede de Pavas, por un plazo máximo de 6 meses, contados a partir del 30 de setiembre del Sin embargo, dicha autorización se otorgó sujeta a una serie de condiciones, concretamente en el punto 2) de las Condiciones se indicó lo siguiente: 2) La presente autorización de prórroga de contrato, se otorga sobre la base del contrato original, de modo tal que la única cláusula que varía es la de la vigencia, misma que se extiende hasta un máximo de seis meses en el tanto la Administración tramita una licitación abreviada, siendo que en el caso de adquirir firmeza dicha adjudicación y de ser aprobado el contrato, la autorización que actualmente se concede quedaría sin efecto. (ver folio 52 del expediente de la solicitud) Como puede observarse, este órgano contralor fue claro en indicar que la autorización que se otorgaba mediante el oficio No quedaba sin efecto una vez aprobado el nuevo contrato que se estaba tramitando, refrendo que como ya indicamos fue dado mediante el oficio No. 899 del 02 de febrero del Ello implica que el plazo de vigencia de la contratación de servicios de seguridad y vigilancia con la empresa OFICSEVI S.A. producto de la citada autorización debió finalizar como máximo ocho días hábiles posteriores al 02 de febrero del 2011, y no el 16 de marzo del 2011 como erróneamente lo consideró esa Institución.

6 6 En razón de todo lo expuesto y en aplicación del plazo de vigencia establecido en la cláusula décima octava del mencionado contrato producto de la licitación abreviada 2010LA y de la fecha de inicio fijada en la misma cláusula, se debe considerar que la contratación venció en el mes de febrero pasado, por lo que en estos momentos resulta legalmente improcedente otorgar una autorización para ampliar dicho contrato. Por lo tanto en este aspecto, se deniega la autorización de contratación directa solicitada. 2. Sobre la posibilidad de otorgar una nueva autorización de contratación directa con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la LCA y 138 del RLCA El artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa establece que la Contraloría General puede autorizar la contratación directa para aquellas actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Como complemento de lo anterior, el artículo 139 del reglamento a la ley establece que: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. Ello implica que esta División puede autorizar la contratación en forma directa en aquellos casos en que así se justifique, y para lo cual se debe realizar una valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si la Administración se encuentra en una situación excepcional. Ahora bien, en el caso bajo análisis, esa Institución explica que realizó un nuevo proceso de contratación por medio de la licitación pública 2014LN , para la contratación de los servicios de seguridad, protección y vigilancia mencionados, la cual fue adjudicada a la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A., y actualmente está en proceso de elaboración de contrato, firma, aprobación interna, y una vez que se cuente con la aprobación interna se remitirá a esta Contraloría General para el refrendo correspondiente. También nos indica que requiere mantener los servicios de seguridad y vigilancia mientras se concluyen los trámites administrativos para iniciar la nueva contratación. En efecto, se tiene acreditado que el Museo Nacional de Costa Rica promovió la licitación pública 2014LN para la contratación de Servicio de seguridad, protección y vigilancia en las instalaciones del Museo Nacional de Costa Rica: Cuartel Bellavista, sede José Fabio Góngora, Pavas y en sede Centro de Visitantes Museo Finca 6., y el acuerdo de adjudicación de dicha licitación pública fue publicado en La Gaceta 245 del 19 de diciembre del 2014.

7 7 Así las cosas, esta División es consciente de que esa Institución requiere tiempo para realizar los trámites administrativos que se requieren para poder dar la orden de inicio de la nueva contratación, la cual resulta relevante para la adecuada protección a los bienes institucionales. De conformidad con lo expuesto, y con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los principios que rigen la materia, este órgano contralor está anuente a autorizar al Museo Nacional de Costa Rica para que contrate en forma directa los servicios de seguridad y vigilancia para las instalaciones en la sede del cuartel Bellavista y la sede en Pavas, por el plazo que media entre la aprobación interna que se otorgue al contrato producto de esta autorización y hasta el 08 de mayo del 2015, como máximo. Durante este plazo de deben concluir todos los trámites relacionados con el nuevo procedimiento de contratación. Ello, sujeto a las condiciones que se dirán más adelante. En lo que respecta a la contratación directa con una empresa en particular, o sea la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A., este Despacho considera atendibles las razones dadas por la Administración, en el tanto dicha empresa es la que ha venido prestando los servicios anteriormente a ese Museo Nacional, además de que mediante el Memorando MSG se indica que dicha empresa ha cumplido correctamente con todas las obligaciones derivadas del contrato. (ver folio 65 del expediente de solicitud) Con respecto al plazo de la autorización, la Administración aportó un cronograma de actividades mediante el cual acredita que podrá girar la fecha de inicio de la nueva contratación en mayo del presente año (ver folio 36 del expediente), razón por la cual esta División considera razonable que el plazo de la autorización sea a partir de la fecha en que se otorgue el refrendo al contrato y por un plazo máximo hasta el 08 de mayo del Sin embargo, se advierte que esta autorización quedará sin efecto en caso de que el contrato producto de la licitación pública realizada por esa Administración, pueda dar inicio. Finalmente, en lo que respecta al trámite de refrendo del contrato que se lleguen a formalizar producto de esta autorización, este Despacho considera conveniente excluirlo del trámite de refrendo y en su lugar disponer que el contrato cuente con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización 1) Se autoriza al Museo Nacional de Costa Rica para que contrate en forma directa a la empresa Consorcio de Información y Seguridad S.A. los servicios de seguridad, protección y vigilancia en las instalaciones de la sede en el cuartel Bellavista y de la sede en Pavas, por un monto máximo mensual de ,50. 2) La Administración deberá contar con el contenido económico suficiente y disponible para atender los pagos producto de la contratación que aquí se autoriza y deberá verificar que tales recursos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto.

8 8 3) La razonabilidad del precio pactado queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración, lo cual debe quedar debidamente acreditado en el expediente mediante documento suscrito por funcionario responsable 4) El plazo de la presente autorización es a partir de la aprobación interna que se otorgue al contrato producto de esta autorización y como máximo hasta el 08 de mayo del Sin embargo, se advierte que esta autorización queda sin efecto en caso de que el contrato producto de la licitación pública No. 2014LN , pueda dar inicio antes de esa fecha, lo cual deberá ser así advertido al contratista. 5) Esta autorización no valora ni emite criterio con respecto a lo actuado por el Museo Nacional en relación con el contrato producto de la licitación abreviada 2010LA , lo cual queda bajo su absoluta y exclusiva responsabilidad. 6) La Administración deberá suscribir un contrato con la empresa contratista, producto de la presente autorización, el cual deberá contar con la aprobación interna según lo regulado en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 7) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 8) Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentra al día en el pago de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo la responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte del contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto a encontrarse al día con el pago de las obligaciones correspondiente al FODESAF, así como encontrarse al día en los impuestos según lo previsto en el ordenamiento jurídico. 9) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República ( ). 10) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

9 9 11) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la empresa contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad de Rocío Fernández Salazar en su condición de Directora General del Museo Nacional de Costa Rica, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos mencionados. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Celina Mejía Chavarría Fiscalizadora CMCH/ksa Ci: Archivo central NI: 4529, 5662, 6212 G: