División de Contratación Administrativa. Al contestar refiérase al oficio No

Transcripción

1 División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No de enero de 2015 DCA-0253 Señora Erika Solís Acosta Directora de Normas y Procedimientos Dirección General de Administración y Bienes de Contratación Administrativa Ministerio de Hacienda Estimada señora: Asunto: Se refrendan los contratos y adendas celebradas para el Convenio Marco para la emisión de Boletos Aéreos, para las instituciones Públicas que utilizan Compr@red, suscrito entre el Ministerio de Hacienda y la empresas Agencias de Viajes Colón S. A., Caravana Internacional S. A., Viajes Ejecutivos Mundiales S. A. (Licitación Pública No. 2014LN CMBYC). Nos referimos a su oficio No. DNP de fecha 2 de diciembre de 2014, recibido en este órgano contralor el día tres del mismo mes y año, mediante el cual solicita el refrendo contralor a los contratos descritos en el asunto. Mediante oficios No. DGABCA-NP y DVMI del 23 y 28 de enero de 2015 respectivamente, la Administración remitió información adicional. Por disposición del artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se tiene por acreditado lo siguiente: 1. Análisis técnico de la contratación de las 15:00 del 23 de mayo de 2014, y el análisis integral de 10:20 del 26 de mayo de 2014, ambos realizados por Lorenzo Viales Chávez, Analista del Convenio Marco y revisados por Ronald Bustamante Ballestero (Documentos denominados #2ANAL-1.PDF, #4ANAI-1.PDF de la carpeta No. 10 Análisis Legal-Técnico- Económico-Integral del expediente electrónico de la contratación, folios 37 y 38 del expediente correspondiente al oficio No (DCA- 2966) del 12 de noviembre de 2014). 2. Resolución de Adjudicación No. DGABCA-NP de las 14:00 del 30 de mayo de 2014 (Documento denominado Resolución de Adjudicación Boletos.pdf, folios 37 y 38 del expediente correspondiente al oficio No (DCA-2966) del 12 de noviembre de 2014). 3. Declaraciones juradas emitidas por los contratistas en la cuales declaran que no les afecta el régimen de prohibiciones previsto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de

2 2 Contratación Administrativa, y que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales (Folios 49 a 51 del expediente correspondiente al oficio No (DCA- 2966) del 12 de noviembre de 2014)). 4. Garantías de cumplimiento, a saber: 1. Caravana Internacional, Garantía emitida por el Banco Nacional, con la referencia No del 7 de julio del 2014, vigente del 7 de julio de 2014 al 15 de setiembre de Viajes Ejecutivos Mundiales, cheque de Gerencia del Banco de Costa Rica No del 3 de julio de Agencia de Viajes Colon S. A., Garantía de Banco de Costa Rica No vigente del 07 de julio de 2014 al 06 de julio de 2015 (Documento denominado # 14 Garantía de cumplimiento Comprobante, folios 37, 38 y 47 del expediente correspondiente al oficio No (DCA-2966) del 12 de noviembre de 2014). 5. Se ha consultado el registro oficial sobre inhabilitaciones a particulares que de conformidad con el artículo 215 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, lleva el sistema CompraRed, y en Merlink del cual se desprende que las adjudicatarias no se encuentran inhabilitadas para contratar con la Administración (Folios 46 a 48 del expediente de solicitud oficio No. DNP ). 6. Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social respecto a la condición de las empresas contratistas en sus obligaciones con dicha Institución al momento de firma de los contratos y las adendas (Folios 13, 22, 33 del expediente correspondiente al oficio No (DCA-2966) del 12 de noviembre de 2014 y 6, 15, 32 del expediente del solicitud oficio No. DNP ). 7. Constancia de consulta al Registro Público sobre el pago de Impuestos de Personas Jurídicas de la contratista (Folios 27, 28 y 36 del expediente de solicitud oficio No. DNP ). 8. Cancelación de especies fiscales (Copia a folios 11 vuelto, 21 y 32 del expediente correspondiente al oficio No (DCA-2966) del 12 de noviembre de 2014 y 30 del expediente de solicitud oficio No. DNP ). 9. Certificación de personería jurídica que acredita la representación legal de la empresa para el día de suscripción de los contratos y las adendas (Folios 15, 25 y 54 del expediente correspondiente al oficio No (DCA-2966) del 12 de noviembre de 2014 y 10, 11, 16, 21 del expediente de solicitud oficio No. DNP ). Una vez analizado el expediente de la contratación según lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se devuelve los contratos suscritos con los contratistas los días 08 de agosto de 2014 y las adendas No. 1 a estas suscritas el 10 de noviembre de 2014; debidamente refrendados con las siguientes observaciones:

3 3 1. Queda a entera responsabilidad de las entidades amparadas al convenio contar oportunamente con el disponible presupuestario suficiente y disponible para hacer frente a las obligaciones que deriven de los contratos que se refrendan. En este sentido, deberá verificarse previamente que los recursos puedan legalmente ser utilizados para la necesidad propuesta. 2. La Administración debe tener presente que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, ( ) la solución técnica adoptada por la Administración es de su entera discrecionalidad y responsabilidad ( ). Asimismo, en virtud del artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se deja a entera responsabilidad de la Administración el haber verificado el cumplimiento de todos los aspectos técnicos de la contratación, así como la razonabilidad del monto de la contratación. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento. 3. Será responsabilidad de la Administración verificar que las garantías de cumplimiento se mantengan vigentes por todo el plazo y por el monto dispuesto en la cláusula cartelaria 5.2, conforme con el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). 4. Es deber de la Administración Licitante verificar además, durante la fase de ejecución, que las empresas adjudicatarias, se encuentren al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 5. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento por parte de las contratistas de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 6. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento. 7. Será responsabilidad exclusiva de la Administración, verificar y fiscalizar que los contratistas cumplan con los plazos establecidos en el contrato.

4 4 8. De conformidad con los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa, se deben tomar las medidas necesarias para hacer efectiva la responsabilidad de fiscalizar la adecuada ejecución de lo contratado. En este sentido, se deberán adoptar las medidas de control interno necesarias y suficientes para tal fin y contar con el recurso humano idóneo 9. El refrendo se otorga en el entendido que, de conformidad con la información que consta en el expediente que corresponde al oficio No (DCA-2966) del 12 de noviembre de 2014 y al expediente de solicitud de refrendo, los contratistas aportaron declaraciones juradas en las cuales declararon bajo juramento que no le alcanzan las prohibiciones para contratar con la Administración Pública, previstas en el artículo 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Aspecto cuya verificación queda a entera responsabilidad de esa Administración. 10. La contratación se refrenda en el entendido que en la aplicación de la cláusula primera de los contratos, se respetará el régimen jurídico dispuesto en el artículo 4 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 11. En lo que atañe a las especies fiscales, la Administración debe velar porque se cancelen las mismas con cada orden de compra o pedido, según la estimación que corresponda a cada una. 12. La ejecución de la presente contratación deberá tener lugar en estricto apego a las disposiciones de la Ley Reguladora de Gastos de Viaje y Transporte de Funcionarios del Estado y del Reglamento de Gastos de Viaje y Trasporte para Funcionarios Públicos; aspecto que queda a entera responsabilidad de la Administración y queda aquí expresamente advertido. 13. En relación con el inciso de la cláusula cuarta de los contratos, se otorga refrendo en el entendido que las facturas será emitidas de conformidad con lo dispuesto en la cláusula cartelaria 2.9 Descripción del Servicio Requerido y Condiciones. 14. Los contratos se refrendan en el entendido que a efectos de aplicar la cesión contractual dispuesta en la cláusula contractual cuarta, se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 36 de LCA y 209 del RLCA. 15. En relación con el inciso de la cláusula contractual quinta Ejecución del convenio marco, - modificada en la cláusula primera de las adendas del 10 de noviembre de 2014-, se otorga refrendo contralor en el entendido que el servicio requerido será brindado dentro del plazo menor a cuarenta y ocho horas después de emitido el boleto; plazo que de conformidad con la cláusula cartelaria 2.9 Descripción del Servicio Requerido y Condiciones, y la explicación brindada por la Administración en el oficio No. DGABCA-NP del 23 de enero de 2015, no refiere a horas hábiles.

5 5 16. Respecto del inciso de la cláusula contractual quinta Ejecución del convenio marco, y la cláusula décima primera Forma de pago, la contratación se refrenda en el entendido que los pagos respectivos se realizarán en los plazos dispuestos al efecto para cada tipo de institución pública, en el artículo 34 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 17. En cuanto a lo dispuesto en el inciso 3. Solicitud de retiro temporal o definitivo del servicio de convenio marco, de la cláusula contractual Quinta: Ejecución del convenio marco, respecto a que El silencio de la DGABCA se entenderá como no aceptación de lo requerido, y la explicación brindada sobre el particular por la Administración en el oficio No. DNP del 21 de octubre de 2014; se advierte que la Administración debe atender las gestiones que se presenten con ocasión de la presente contratación dentro de los plazos previstos en el ordenamiento jurídico. Lo anterior, a efectos de satisfacer oportunamente el interés público y no incurrir en responsabilidad administrativa. Asimismo, respecto al retiro temporal y definitivo del contrato cláusula cartelaria 5.10-, deberán establecerse los mecanismos de control a fin de que se acredite que no se dan situaciones de incumplimiento a los términos de los contratos. De llegar a tener lugar dichos supuestos, deberá verificarse si se debe o no imponer algún tipo de responsabilidad y/o sanción al contratista. 18. De conformidad con la explicación rendida por la Administración en el oficio No. DGABCA-NP del 23 de enero de 2015, se otorga refrendo contralor en el entendido que la frase ( ) valor mínimo indicado por el contratista en su oferta., dispuesta en el inciso 2.2 de la cláusula contractual quinta Ejecución del convenio marco, refiere a que ( ) el contratista, puede rechazar la orden de compra que envía cada Institución, si ésta es inferior al monto que el cotizo en el mini concurso que debe crear cada Administración. Por lo anterior este monto no se incluyó en cada una de las oferta en cuestión, debido a que el mismo es variable y va a depender de la cotización de cada boleto aéreo. 19. La contratación se refrenda en el entendido que en la aplicación de la cláusula contractual sétima Resolución y Rescisión Contractual, se tendrá presente lo resuelto sobre el procedimiento de resolución contractual, en las resoluciones de la Sala Constitucional No del 1 de abril de 2011 y No del 6 de abril de En relación con la cláusula contractual octava, la cual regula la aplicación de cláusulas penales y multas, se refrenda el contrato bajo el entendido de que si durante la ejecución contractual se amerita la aplicación de esa sanción pecuniaria, deberá respetarse lo señalado por la Sala Constitucional en la resolución No del 15 de mayo del 2013.

6 6 21. La contratación se refrenda en el entendido que todas las opciones de negocio previstas en la cláusula contractual décima, será contratadas en estricto cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Gastaos de Viaje y Transponte de Funcionarios Públicos y del Reglamento de Gastos de Viaje y Trasporte para Funcionarios Públicos; debiendo tener la Administración especial diligencia respecto de las opciones de negocio No. 1, 3 y 4. Aspectos que deberán, constar en el expediente respectivo, y son entera responsabilidad de la Administración, lo cual queda aquí expresamente advertido. Aunado a lo anterior, se advierte que a efectos de que se contrate la opción de negocio No. 4, la Administración deberá verificar que se cumpla con los supuestos del artículo 4 inciso e) del Reglamento de Gastos de Viaje y Trasporte para Funcionarios Públicos. 22. La contratación se refrenda en el entendido que la contratación de los Elementos de valor agregado previstos en la cláusula cartelaria 2.9, serán contratados en estricto cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Gastaos de Viaje y Transponte de Funcionarios Públicos y del Reglamento de Gastos de Viaje y Trasporte para Funcionarios Públicos; sin resultar procedente la contratación de servicios que excedan los alcances de estas normas. 23. Se otorga refrendo contralor en el entendido que, respecto del Sistema de millaje del inciso Elementos de valor agregado de la cláusula cartelaria 2.9 Descripción del servicio requerido y condiciones, se procederá de conformidad con la explicación brindada por la Administración en el oficio No. DNP , en cuanto a que ( ) para contar con ese sistema de millaje por parte de las instituciones, se debe realizar un proceso de sesión (sic) de las mismas con cada funcionario, para que posteriormente el estado el Estado pueda hacer uso de las mismas ( ) aclarando que en ningún caso el funcionario que viaje puede disfrutarlas, en atención a la normativa vigente (negrita agregada). En este sentido, se advierte que el refrendo se otorga en el entendido de que ningún funcionario público o particular, podrá hacer uso personal de las millas que obtenga en razón de los viajes que realice con sustento en la presente contratación. 24. En relación con la cláusula cartelaria 5.4.b, la contratación se refrenda en el entendido que, de conformidad con la explicación rendida por la Administración en el oficio No. DGABCA-NP del 23 de enero de 2015, en caso de empate se acudirá a la suerte. 25. En cuanto al cheque aportado por la Viajes Ejecutivos Mundiales S. A., a efectos de rendir la respectiva garantía de cumplimiento, queda a entera responsabilidad de la Administración lo indicado en el oficio No. DNP del 21 de octubre de 2014, en cuanto a que ( ) dicho cheque ya se hizo efectivo y se encuentra custodiado en la Unidad de Garantías de la Proveeduría Institucional del Ministerio de Hacienda ( ). 26. La Contratación se refrenda en el entendido que de conformidad con lo expuesto por Fernando Rodríguez Garro, en el oficio No. DVMI del 28 de enero de 2015,

7 7 ( ) los contratos DGABCA , DGABCA y DGABCA , correspondientes a Agencias de Viajes Colón S. A., Caravana Internacional S. A., Viajes Ejecutivos Mundiales S. A., respectivamente, fueron firmados por mi persona antes de las 15:56 horas del 08 de agosto del año 2014, cuando aún ostentaba la representación del Ministerio de Hacienda (folios 45 y 49 del expediente de solicitud); manifestación que queda a entera responsabilidad del señor Rodríguez Garro. La verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de Erika Solís Acosta, Directora de Normas y Procedimientos de la Administración, o de quien ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Pamela Tenorio Calvo Gerente Asociada a.i. Olga Salazar Rodríguez Fiscalizadora Asociada OSR/ksa Ci: Archivo central NI: G: