DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 15 de mayo, 2013 DCA-1075

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 15 de mayo, 2013 DCA-1075 Al contestar refiérase al oficio Nº Señora Dagmar Hering Palomar Directora Jurídica Ministerio de Hacienda Estimada señora: Asunto: Aprobación de los contratos No , , y , suscritos en el mismo orden, entre el Ministerio de Hacienda y las empresas Corporación Grupo Q de Costa Rica S.A, Navegación Satelital de Costa Rica S.A., Purdy Motor S.A. y VEINSA S.A. así como las adendas No. 1 a dichos contratos; derivados de la Licitación Pública No. 2010LN CMBYC Licitación para Convenio Marco para la compra de Vehículos para las Instituciones Públicas que utilizan CompraRed. Damos respuesta al oficio No. DJMH de fecha 22 de marzo de 2013 y complementado por el oficio No. DGABCA-NP de fecha 8 de mayo de 2013 mediante el cual se remite para refrendo los contratos No , , y , suscritos en el mismo orden, entre el Ministerio de Hacienda y las empresas Corporación Grupo Q de Costa Rica S.A, Navegación Satelital de Costa Rica S.A., Purdy Motor S.A. y VEINSA S.A. así como las adendas No. 1 a dichos contratos; derivados de la Licitación Pública No. 2010LN CMBYC Licitación para Convenio Marco para la compra de Vehículos para las Instituciones Públicas que utilizan CompraRed. Conviene señalar que para el estudio del trámite se consideró el contenido del oficio No. DGABCA-NP de fecha 15 de enero de 2013 suscrito por la señora Patricia Navarro Vargas, Directora General de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, remitido con ocasión de la solicitud de refrendo de los referidos contratos efectuada por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa mediante oficio No. DGABCA-NP de fecha 30 de noviembre de 2012 y lo requerido por este Despacho mediante oficio No. DCA-0060 de fecha 9 de enero de Así las cosas, debe entenderse como parte integral del análisis efectuado con ocasión del refrendo y para ser considerado en la lectura de los contratos, lo aclarado por la Administración en los citados oficios No. DGABCA-NP y No. DGABCA-NP , aclaraciones y justificaciones que corren bajo entera responsabilidad de la Administración. I. Criterio de la División Efectuadas las consideraciones anteriores, conviene señalar que luego de efectuar el análisis propio del refrendo a los contratos sometidos a aprobación así como sus respectivas adendas

2 2 derivadas del estudio efectuado por este Despacho, de conformidad con lo dispuesto en los numerales 8 y 13 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, modificado mediante resolución No. R-DC de las 13:00 horas del 7 de marzo de 2012 emitida por el Despacho Contralor, se determina que los contratos y adendas se ajustan a lo allí contemplado y se otorga el correspondiente refrendo, con fundamento en lo siguiente: 1. Declaración jurada por parte de los contratistas de no encontrarse afectos al régimen de prohibiciones y de estar al día en el pago de impuestos nacionales, según documentación que se adjunta a los antecedentes de la gestión y que consta en el disco compacto certificado que contiene la totalidad del expediente digital tramitado en el sistema de compras gubernamentales CompraRed. 2. Garantías de cumplimiento aportadas por los contratistas y que constan en los siguientes folios del expediente administrativo: del folio 852 al 855 Vehículos Internacionales VEINSA S.A., del 840 al 841 Navegación Satelital de Costa Rica S.A., del 826 al 827 Corporación Grupo Q de Costa Rica y del 848 al 850 Purdy Motor S.A. 3. Consultas efectuadas en el registro de sanciones a proveedores del sistema de compras electrónicas CompraRed, consultas que se incorporan a los antecedentes de la presente gestión y las cuales no arrojaron como resultado sanciones de inhabilitación. 4. Certificaciones emitidas por la Caja Costarricense de Seguro Social donde consta que los contratistas se encuentran al día en el pago de sus cuotas obrero patronales con tal entidad. 5. Se realizó consulta de morosidad con respecto al Impuesto a las Personas Jurídicas que establece la Ley No. 9024, con la que se determinó que las empresas adjudicatarias se encuentran al día en el pago de dicho impuesto (documentos incorporados en los antecedentes del expediente de esta gestión). 6. El informe de requisitos legales que consta en oficio No. DNP de fecha 18 de abril de 2012 y suscrito por el señor Ahmed Hernandez Gonzalez, abogado de Convenio Marco, Dirección Normas y Procedimientos, en donde se indica que las empresas adjudicatarias cumplen con los requisitos legales establecidos en el cartel. 7. El análisis final de los requisitos técnicos que consta en oficio No. DNP de fecha 30 de marzo de 2012, suscrito por el señor Lorenzo Viales Chaves, Dirección de Normas y Procedimientos, en donde se indica que las empresas adjudicatarias cumplen técnicamente en las opciones de negocio, de la siguiente manera: Corporación Grupo Q de Costa Rica S.A. en las opciones de negocio 1, 2, 3, 5, 6, 7, 13, 14, ALT 14. Se determinó que la empresa Navegación Satelital de Costa Rica S.A cumple técnicamente con todos los requisitos solicitados para cada una de las opciones de negocio que presentó oferta. Purdy Motor S.A. en las opciones 3, 4, 5, ALT 5, ALT 5, 6, 8, ALT 8, 9, ALT 9, 11, 13, ALT 13, 14, ALT 14, ALT 14, 15, 18, entre otras.

3 3 Se determinó que Vehículos Internacionales (VEINSA) S.A. cumple técnicamente con todos los requisitos solicitados para cada una de las opciones de negocio que presentó oferta. 8. El informe económico No. DPN de fecha 18 de abril de 2012, suscrito por la señora Adriana Mora Calderón de la Dirección de Normas y Procedimientos, y revisado por Esteban Zúñiga Salas, Coordinador de Convenio Marco, en el cual se indica que las empresas ahora adjudicatarias cumplen financieramente y en las opciones de negocio expuestas en dicho informe. 9. Análisis integral de la Comisión de Adjudicaciones correspondiente al oficio DGABCA- NP de fecha 23 de mayo del 2012, suscrito por la señora Ericka Solís Acosta, Directora Normas y Procedimientos, por el señor Esteban Zúñiga Salas, Coordinador Unidad de Convenio Marco y el señor Ahmed Hernández, Asesor legal de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa; en donde entre otros aspectos se aborda a cuáles empresas se recomienda adjudicar según las múltiples opciones de negocio ofertadas por cada una. 10. Resolución final No CM, correspondiente a la resolución de adjudicación de la licitación pública No. 2010LN CMBYC, de las 12:00 horas del 19 de junio de 2011, suscrita por la señora Patricia Navarro Vargas, Directora General de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. 11. Publicación de la adjudicación efectuada en el Diario Oficial La Gaceta No. 136 de fecha 13 de julio de 2012 y fe de erratas publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 24 de fecha 4 febrero No obstante, pese a tal otorgamiento se advierte que dada la naturaleza del refrendo éste no constituye un análisis técnico, ni de oportunidad o conveniencia, por lo que el estudio realizado con ocasión del refrendo no implica una revisión integral del contenido del expediente administrativo tramitado por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, ni de todas las actuaciones llevadas a cabo por parte de Administración, toda vez que el análisis se realiza según lo preceptuado en el numeral 8 del reglamento antes citado. Adicionalmente, en relación con el refrendo concedido a los referidos contratos y adendas, procedemos a efectuar las siguientes observaciones y condicionamientos a los que queda sujeta la aprobación otorgada por este Despacho, cuya verificación será responsabilidad de la señora Dagmar Hering Palomar en su calidad de Directora Jurídica del Ministerio de Hacienda, o quien ejerza tal cargo. En caso de no resultar competente para verificarlas, será su responsabilidad instruir a la dependencia o funcionario a quien corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados a continuación. 1. Deben tener claro las instituciones receptoras de los bienes, que todo pago por concepto de la aplicación del citado convenio marco, debe encontrarse previamente reservado en el presupuesto institucional, así como verificar que la empresa adjudicada se encuentra debidamente al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social, al momento de practicarlo.

4 4 Asimsimo, es responsabilidad de la Administración verificar, previo al inicio de la ejecución de la contratación y durante toda la vigencia de ésta, que los contratistas se encuentren al día en el pago de las cuotas obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, tomando en consideración lo dispuesto en el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, así como en el pago de los impuestos nacionales. 2. En cuanto al tema de las especies fiscales, en vista de la cuantía inestimable de la contratación, estas deben ser aportadas al momento en que cada institución efectúe los pedidos o con cada orden de compra y de acuerdo con el monto definido para cada uno. 3. Deberá la Administración constatar que el contratista o subcontratistas en caso de que los hubiere- no se encuentren imposibilitados o inhabilitados para contratar con la Administración, tanto previo a la emisión de la orden de inicio como durante la ejecución de la contratación. Por lo tanto, queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración el desplegar las acciones tendientes a comprobar que no existen violaciones al régimen de prohibiciones estipulado en la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y su Reglamento (RLCA). 4. Es responsabilidad de la Administración, velar porque las empresas contratistas cumplan con la obligación establecida en el artículo 40 del RLCA, de mantener vigente la garantía de cumplimiento por todo el monto, plazo, formalidades y demás términos establecidos en el cartel para cada contrato según corresponda, a efectos de garantizar la debida satisfacción del interés público. Así las cosas, deberá la Administración realizar los ajustes proporcionales a fin de actualizar el monto otorgado por concepto de garantía de cumplimiento al porcentaje establecido cartelariamente, según corresponda. Así, conviene indicar que en cuanto a la vigencia de la garantía de cumplimiento la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) afirmó respecto a la cláusula tercera de los contratos, que la misma se ajusta a lo dispuesto en el pliego de condiciones en su Capítulo V Perfeccionamiento y Eficacia del Convenio Marco, en su punto #2 Garantía de Cumplimiento, párrafo 3 el cual expresa textualmente lo siguiente: Su vigencia será anual, la cual deberá prorrogarse por períodos iguales, hasta cubrir el período de ejecución contractual, más un término de dos meses adicionales posteriores al vencimiento de la ejecución Por lo anterior esta Dirección aclara que dicha cláusula no requiere de modificaciones ya que respecta las indicaciones del cartel (Oficio No. DGABCA-NP ) Lo anterior y la manera en que entiende el cartel para así ser aplicado en los contratos corre bajo entera responsabilidad de la DGABCA. En el mismo tema de la garantía de cumplimiento, debe estarse a lo explicado por la DGABCA en el punto 9 del oficio No. DGABCA-NP cuando se refiere a la lectura que efectúa del requerimiento del cartel en cuanto al porcentaje a solicitar por garantía de cumplimiento a cada una de las empresas contratistas, el cual se solicita por rangos de garantía para las opciones de negocio señaladas en el cartel; así como a la justificación brindada por la Administración en el punto 4 del oficio No. DGABCA-NP sobre la forma en que concibe el porcentaje de garantía solicitado en el cartel. Interpretación y aplicación que corre bajo entera responsabilidad de la Administración.

5 5 5. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF por parte de los contratistas. 6. Es responsabilidad de la Administración haber constatado el cumplimiento de requisitos legales, garantías, permisos, licencias, pólizas de fidelidad, responsabilidad civil entre otras así como verificar que las mismas se encuentren vigentes durante todo el plazo contractual y por los montos que corresponda, en caso de que ello proceda, tomando en consideración las particularidades que presenta el objeto contractual. En todo caso, dichos aspectos no forman parte del análisis de refrendo conforme a la normativa citada. 7. La Administración deberá tomar en consideración lo expuesto por esta Contraloría General en lo pertinente, en resoluciones No. R-DCA de las 10:00 horas del 10 de octubre de 2012, No. R-DCA de las 10:00 horas del 13 de mayo de 2011 y No. R-DCA de las 12:00 horas del 31 de enero de 2011, esto, en fase de ejecución. 8. Tratándose de bienes actualizados es responsabilidad de la Administración someterse a los términos que dispone el artículo 197 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, debiendo someterse a los límites allí expuestos a la hora de ejecutar los contratos. 9. Es responsabilidad exclusiva de la Administración haber constatado la razonabilidad del precio unitario contemplado en los contratos para cada opción de negocio ofertada y adjudicada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, así como la procedencia y pertinencia técnica del objeto. 10. Deberá asumir la Administración la fiscalización de los contratos en los términos del artículo 13 de la LCA, ello asociado a lo dispuesto en los artículos 1, 8, 10 y 14 de la Ley de Control Interno, en particular en cuanto a la identificación de riesgos, medidas para minimizarlos y el establecimiento de un ambiente de control adecuado para el alcance de los objetivos propuestos con la contratación. Para tal efecto, deberá contar con el recurso humano idóneo para constatar la adecuada ejecución de las contrataciones en los términos dispuestos cartelariamente y pactados, debiendo sujetarse a las regulaciones de la LCA y su reglamento. 11. En cuanto a los montos unitarios adjudicados por posición ha de estarse a lo aclarado por la Administración en el punto 3 del oficio DGABCA-NP al afirmar que ( )los precios adjudicados corresponde a los montos en dólares los cuales se reflejan a nivel de contratos y del sistema de Compr@Red, por lo anterior los montos indicados en los documentos de resolución de adjudicación y al análisis integral corresponden al precio base ofertado por el tipo de cambio al momento de la apertura a fin de realizar el (sic) comparación de precios en cumplimiento de las condiciones indicadas en el pliego de condiciones en sus Capítulos I Condiciones Generales, punto 6 Moneda de Comparación de Precios y Capítulo II Condiciones Específicas, punto 10 Oferta Económica.

6 6 12. Respecto al contenido de la cláusula cuarta del contrato No , para efectos de una adecuada lectura de de dicha cláusula, se debe entender ésta frente al contenido de lo expuesto por la Administración en oficios No. DGABCA-NP y No. DGABCA- NP , lo cual corre bajo su entera responsabilidad. 13. Se entiende como error material cuando en la fecha de suscripción de los contratos No , , se hace referencia al año 2011, entendiéndose de una lectura integral de los contratos que el año de suscripción corresponde al La variación efectuada en la adenda No. 1 al contrato No de cambiar de días hábiles a naturales corre bajo entera responsabilidad de la Administración, debiendo ajustarse en todo caso al contenido del pliego cartelario. Atentamente, Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado María Jesús Induni Vizcaíno Fiscalizadora MJIV/yhg Ni: 7121, Ci: Archivo central G: , 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 21